/expense/faq/for_admins section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Innstillinger (Administrator) Er du systemansvarlig? Her finner du teknisk veiledning for oppsett og vedlikehold, svar knyttet til rapporter, samt landspesifikk informasjon og regelverk for din bedrift. Her finner du mer om: - **Firmaoppsett** - **Typer** - **Ansatte og grupper** - **Utbetalinger** - **Lønn** - **Regnskap** - **Utslippsrapportering** /expense/faq/for_admins/company_setup section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Firmaoppsett Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om firmaoppsett. /expense/faq/for_admins/company_setup/change_workflow page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Jeg kan ikke endre arbeidsflyt - hva kan være årsaken? Hvis du ikke kan endre arbeidsflyt, betyr dette at det finnes reiseregninger som er i mellom to statuser. Som en generell regel så er det ikke mulig å endre arbeidsflyt hvis ikke alle reiseregninger har status Åpen/Avvist/Avbrutt/Venter på godkjenning/Godkjent eller Betalt/Bokført Så hvis det finnes reiseregninger som er i mellom status Godkjent og siste status for nåværende arbeidsflyt (Betalt eller bokført, avhenging av nåværend arbeidsflyt), så må du markere disse som Betalt eller Bokført. /expense/faq/for_admins/types section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Typer Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om typer. /expense/faq/for_admins/types/allowance_for_long_distance_transport_drivers page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvordan Aktivere og Registrere Diett for Langtransport-Sjåfører? ## Hva er støtte for langtransport-sjåfører? Funksjonen gir støtte for registrering av diett for langtransport-sjåfører, både i Norge og utlandet. Den følger egne regler for beregning av diett per 24-timersperiode, og det beregnes ikke måltidsfradrag eller nattillegg. ### Må funksjonen aktiveres? Ja. Funksjonen er deaktivert som standard og må aktiveres manuelt av en administrator. ### Hvordan aktiverer administrator diettypene for langtransport-sjåfører? **For å aktivere typene:** - Gå til Innstillinger \ Diett - Velg Inaktive **Aktiver:** - Innland – Langtransportsjåfør - Utland – Langtransportsjåfør Når du aktiverer en type må du også legge inn lønnsartnummer under Lønn / Bokføring. ### Må både innland og utland aktiveres? Ja. Typene er ikke synkronisert, derfor må begge typene være aktive for at funksjonen skal fungere riktig. ### Hvilken diett-sats brukes for langtransport-sjåfører? - Systemet støtter en skattefri standardsats per døgn. - Det er også mulig å konfigurere egne firmaspesifikke satser. ### Hvor legger jeg inn en firmaspesifikk sats? - Firmaspesifikke satser legges inn på diettypen Innland Langtransportsjåfør. - Dersom en firmasats brukes, gjelder den automatisk for både innland og utland. ### Hvordan registrerer en bruker diett som langtransport-sjåfør? Når funksjonen er aktivert kan brukeren: - Opprette en diettregistrering. - Velge **Sjåfør for langtransport** i nedtrekkslisten for diettypen. - Systemet vil da bruke reglene for langtransport. ### Hvordan beregnes dietten? - Diett beregnes kun for hele 24-timersperioder. - Eksempel: En tur på 32 timer gir 1 dag diett. ### Beregnes måltidsfradrag? Nei. Måltidsfradrag gjelder ikke for diettypen langtransport sjåfører. ### Beregnes nattillegg? Nei. Nattillegg gjelder ikke for diettypen langtransport-sjåfør. /expense/faq/for_admins/employees_and_groups section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Ansatte og grupper Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om ansatte og grupper. /expense/faq/for_admins/employees_and_groups/bulk_update_employee page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvordan kan jeg masseoppdatere ansatte? ## Hva er masseoppdatering? En funksjon som lar deg oppdatere spesifikke data på mange ansatte samtidig, slik at du slipper å gjøre det manuelt for hver enkelt. ### Hvordan velger jeg hvem som skal oppdateres? Du starter i ansattlisten. Bruk søk og filter, og huk av i boksene ved siden av personene du vil endre. Du kan også velge **alle**. ### Hvilke felt kan jeg endre? Tilgjengelige felt varierer ut ifra selskap og integrasjoner, men inkluderer vanligvis: - **Grupper:** Velg fra en liste (kun én gruppe kan oppdateres av gangen). - **Regelmessig reise:** Slå av/på (gjelder kun norske selskaper). - **Kostnadsbærere:** Velg aktive kostnadsbærere (kun mulig hvis Expense er eier). /expense/faq/for_admins/employees_and_groups/different_rate page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvordan kan jeg angi en egen sats for kjøring for kun enkelte ansatte? Som firmaadministrator kan du opprette grupper i Visma.net Expense. Disse gruppene kan ha forskjellige innstillinger og satser. For å definere forskjellige satser for ulike ansatte må du først opprette en gruppe. 1. Gå til menyen **Innstillinger**. 2. Klikk på **Ansatte og grupper** og deretter **Grupper** i menyen til venstre. 3. Klikk på **Legg til gruppe**. 4. Velg en unik kode for gruppen du vil opprette, og deretter et navn for gruppen. 5. Klikk **Lagre**. Når du har lagret, kan du knytte til ansatte til denne gruppen. 1. Klikk på **Ansatte** i menyen til venstre 2. Velg en ansatt 3. Under fanen **Generell** velg korrekt gruppe fra listen. 4. Klikk **Lagre**. Gjenta dette for andre ansatte som også skal tilknyttes gruppen. Du kan nå definere satsen som skal gjelde for denne gruppen. 1. Gå til menyen **Typer** og velg deretter **Kjøring**. 2. Øverst på siden velger du den spesifikke gruppen som du ønsker å angi egen sats for. 3. Deretter velger du type, for eksempel **Bil**, og klikker på **Ny beløpssats**. 4. Velg en gyldig fra dato og eventuelt til dato, og angi den nye satsen i kolonnen **Firmasats**. 5. Lagre raden ved å klikke på symbolet for godkjenn og klikk deretter **Lagre**. Innstillingen for denne typen er nå lagret og er gyldig kun for den valgte gruppen. Husk at ingen ansatt kan tilhøre flere enn en gruppe om gangen. /expense/faq/for_admins/reports section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Rapporter Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om rapporter. /expense/faq/for_admins/reports/payment section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Utbetalinger Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om utbetalinger. /expense/faq/for_admins/reports/payment/mark_payrollfile_paid page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvordan markerer jeg lønnsfilen som Utbetalt? (for firmaer som ikke er integrert til noen lønnssystemer) Hvis du ønsker å markere en godkjent reiesregning som Utbetalt, må du først endre status til Overført til lønn. - Gå til menyen **Rapporter > Generer lønnsfil** og velg en eller flere reiseregninger du ønsker å endre status på. - Deretter klikker du på knappen **Last ned lønnsfil**. - Velg hvilket format du ønsker å laste ned filen til. - Alternativene er CSV fil og Visma Nova (tilpasset for finsk ERP system). - Deretter velger du overføringsdato og huker av for **Overført til lønn**. - Vennligst merk at denne huken kun er tilgjengelig når reiseregningene har status **Godkjent**. Etter du har endret status, vil reiseregningene bli tilgjengelige i menyen **Lønnsfiler**. På denne siden kan du se alle opprettede lønnsfiler innenfor valgt fra og til dato. - Klikk **Marker alle som betalt** øverst eller på linken **Marker som betalt** for hver enkelt reiseregning. - Bekreft endring av status, og de valgte reiseregningene er nå markert som **Utbetalt** og ingen ytterligere endringer kan nå gjøres. - Denne statusen vises også på reiseregningen for de ansatte på siden **Oversikt**. /expense/faq/for_admins/reports/payroll section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Lønn Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om lønn. /expense/faq/for_admins/reports/payroll/payrollfile_format page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvilket format kan lønnsfilen lastes ned til, og hva inneholder denne? Lønnsfilen kan lastes ned i to ulike formater; CSV fil og Visma Nova CSV filen inneholder (kolonnenavn på engelsk): | Kolonne | Kommentar | | ---- | ---- | | Employee | Ansattnummer | | Claim ID | Reiseregningsnummer | | Description | Beskrivelse av reiseregningen | | TransferDate | Dato for når filen ble overført | | PayCode | Lønnsart for korrekt behandling i lønnssystemet | | Quantity | Det faktiske antall (det samme som vises i reiseregningsrapporten) | | UnitPrice | Sats per enhet | | TotalValue | Antall * Sats | | DebitAccount | Debet konto på typen | | DebitAmount | Debet beløp | | CreditAccount | Kredit konto på typen | | CreditAmount | Kredit beløp | | VATCode | MVA koden knyttet til utleggstypen | | CostUnit 1-x | Valgt kostnadsbærer | | TransactionDate | Transaksjonsdato i Expense, enten for diettgodtgjørelse, et utlegg eller en kjøring | /expense/faq/for_admins/reports/bookkeeping section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Regnskap Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om regnskap. /expense/faq/for_admins/reports/bookkeeping/bookkeepingfile_format page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvilket format kan regnskapsfilen lastes ned til, og hva inneholder denne? Regnskapsfilen kan lastes ned i tre ulike formater; Rapport (pdf), CSV fil og Visma Nova CSV filen inneholder (kolonnenavn på engelsk): | Kolonne | Kommentar | | ---- | ---- | | Employee | Ansattnummer | | Claim ID | Reiseregningsnummer | | Description | Beskrivelse av reiseregningen | | BookkeepingDate | Bokføringsdatoen | | TransactionDate | Transaksjonsdato i Expense, enten for diettgodtgjørelse, et utlegg elller en kjøring | | Type | Diettgodtgjørelse, kjøring, utlegg | | Purpose | Formål lagt til på transaksjonen | | Account | Kontonummer | | VATCode | MVA kode | | Debit | Total debet beløp | | Credit | Total kredit beløp | | Currency | Lokal valuta | | Taxable | 1=trekkpliktig, 0=trekkfri | | CostUnit 1-x | Valgt kostnadsbærer | /expense/faq/for_admins/reports/bookkeeping/mark_bookkeeping_booked page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvordan markerer jeg regnskapfilen som Bokført? (for firmaer som ikke er integrert med noen ERP systemer) Hvis du ønsker å markere en utbetalt reiesregning som Bokført, må du først endre status til Overført til bokføring. - Gå til menyen **Rapporter > Generer regnskapsfil** og velg en eller flere reiseregninger du ønsker å endre status på. - Deretter klikker du på knappen **Last ned regnskapsfil**. - Velg hvilket format du ønsker å laste ned filen til. - Alternativene er Rapport, CSV fil eller Visma Nova (tilpasset for finsk ERP system) - Deretter velger du overføringsdato og huker av for **Overført til bokføring**. - Vennligst merk at denne huken kun er tilgjengelig når reiseregningene har status Utbetalt. Etter du har endret status, vil reiseregningene bli tilgjengelige i menyen Regnskapsfiler. På denne siden kan du se alle opprettede regnskapsfiler innenfor valgt fra og til dato. - Klikk **Marker alle som bokført** øverst eller på linken **Marker som bokført** for hver enkelt reiseregning - Bekreft endring av status og de valgte reiseregningene er nå markert som Bokført og ingen ytterligere endringer kan nå gjøres. - Denne statusen vises ikke på reiseregningen for de ansatte på siden Oversikt, reiseregningene vil fortsatt vises som Utbetalt. /expense/faq/for_admins/reports/emission_report section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Utslippsrapport Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om utslippsrapporten. /expense/faq/for_admins/reports/emission_report/calculateemissions page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hvordan kalkulerer Expense utslipp? Utslipp kalkuleres ved å bruke: [Ducky.eco](https://www.ducky.eco/) /expense/faq/for_admins/reports/emission_report/climatedate page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Er klimarapporten oppdatert? Ja, klimarapporten genereres i sanntid når du åpner siden. /expense/faq/for_admins/reports/emission_report/emission_categories_used_for page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hva blir utslippskategorier benyttet til? Utslippskategorier består av flere kategorier. Utslippskategorier benyttes for å klassifisere type varer og tjenester. Dette er en måte å kategorisere varer og tjenester på en generisk måte over hele verden. Disse Utslippskategoriene lar oss bruke en stor database med utslippsinformasjon til å basere våre beregninger på. Hvis du er en administrator og trenger å knytte en utslippskategori til en egenopprettet utleggstype, sørg for å velge en utslipsskategori med en tittel som er så nær som mulig den utleggstypen du ønsker å knytte den til.