For den ansatte
Hvorfor har jeg fått beskjed om at jeg må godkjenne en fullmakt?
Fordi en stedfortreder er satt opp med fullmakt til å opprette og administrere reiseutgifter på dine vegne. Fullmakten gjelder først når du har godkjent den.
Hvorfor må jeg samtykke?
Stedfortrederen får tilgang til dine data, og derfor kreves samtykke før tilgangen aktiveres.
Hva får stedfortrederen tilgang til?
- Inbox – kvitteringer du har lagt inn via Visma Employee-appen eller videresendt på e-post til Expense
- Kredittkort – oversikt over kredittkortkjøp, hvis du bruker et integrert kredittkort
- GPS-data – dine GPS-registrerte turer, hvis du bruker en GPS-basert rutelogg
- Historikk – alle reiseutgifter som er registrert tidligere
Hvordan godkjenner eller avslår jeg?
Du kan gjøre det på to måter:
- I Expense. Øverst på oversiktssiden vises meldingen Handling påkrevd, godkjenn fullmakter. Klikk Gjennomgå forespørsel.
- Via e-post. Klikk Behandle forespørsel i e-posten du har fått.
Begge veier åpner dialogboksen Godkjenn tilgang til registrering av reiseutgifter, der du velger Godkjenn forespørsel eller Avslå forespørsel.
Hvor lang tid har jeg på å svare?
Lenken i e-posten er gyldig i 24 timer. Går den ut, kan du fortsatt behandle forespørselen fra oversiktssiden i Expense, eller be administrator sende en ny.
Jeg fikk beskjed om at en stedfortreder er satt opp, men ble ikke spurt om samtykke?
Da har administrator bekreftet at samtykke allerede er innhentet utenfor systemet, og fullmakten er aktiv med én gang. Kontakt administrator hvis dette ikke stemmer.
Kan stedfortrederen sende inn reiseregningen for meg?
Det avhenger av fullmaktsnivået. Stedfortrederen kan enten registrere og sende reiseregninger til godkjenning på dine vegne, eller bare klargjøre dem – da må du selv sende dem inn.
Ser jeg hva stedfortrederen har registrert?
Ja. Hjemmesiden viser status for alle reiseregninger og utlegg, både de du har laget selv og de en stedfortreder har registrert på dine vegne. På de sistnevnte vises navnet på stedfortrederen som sendte dem til godkjenning.
Kan jeg sende reiseregninger til godkjenning fra mobilappen?
Ja, hvis fullmaktsnivået tilsier at du selv skal sende dem inn. Du ser også hvem som har registrert på dine vegne.
Kan jeg trekke tilbake tilgangen?
Ja, når som helst – på to måter:
- I Expense. Øverst på oversiktssiden vises meldingen Aktive fullmakter. Klikk Gjennomgå fullmakter for å åpne dialogboksen, og velg Tilbakekall tilgang.
- Via administrator. Kontakt administrator for å få tilgangen fjernet.
Du får e-post når fullmakten er slettet.