/expense section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Expense Visma.net Expense er en skybasert løsning for reise og utlegg, tilgjengelig i Norge, Finland, Sverige og Danmark i forskjellige markeder. Løsningen dekker de viktigste og mest brukte tilfellene for reise og utleggshåndtering, og regler og lovgivning i de ulike landene er alltid oppdatert for å sikre at ansatte registrerer riktige reiseregninger. Les mer om produktet her: /expense/online-help section Lær mer om de ulike modulene i Visma.net Expense og hvordan bruke ulike funksjoner og arbeidsflyter. 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hjelp Lær mer om de ulike modulene i Visma.net Expense og hvordan bruke ulike funksjoner og arbeidsflyter. Under **Nyheter**, kan du lese om de nyeste funksjonalitetene i Visma.net Expense. /expense/online-help/news page 2025-04-29T16:01:35+02:00 # Nyheter Expense Visma jobber kontinuerlig med å forbedre standarden og øke funksjonaliteten som inngår i Visma.net Expense basert på tilbakemeldinger fra kunder. Derfor lanseres nye funksjonaliteter og forbedringer kontinuerlig. ### April 2025 Det er gjort flere forbedringer og forenkling på hvordan du registrerer reiser med diett. Registrering av kostnadsfordeling er nå flyttet til siden informasjon om reisen. De største endringene er hvordan du registrerer diett: Du ser informasjon om 'Dato og Land/by' når du registrerer måltidsalternativer. #### Måltidsalternativer Du kan nå velge og registrere for alle datoer for reisen eller for periode av reisen. #### Sett for alle datoer Har reisen samme diett for alle dager kan du velge 'Sett for alle datoer'. Frokost, lunsj, middag,overnattingstype og nattillegg blir satt for alle datoene i reisen. #### Sett for en periode Har du forskjellige dekning av diett, overnattingstyper og nattilegg velger du 'Sett for periode'. Det er lagt inn nye knapper hvor du velger 'Måltid dekket 'eller 'Inkludert i overnatting'.  Måltid dekket  Måltid ikke dekket #### Informasjon om overnattingsted Du kan nå legge til flere overnattingssteder, velg '+ Legg til flere'. Du kan velge 'Fra dato' på overnattingsted når du har flere. #### Oppsumering av måltider Nederst i skjermbildet får du nå en oppsummering av måltider, måltidsfradrag og diett beløp på reisen. #### Detaljer om diett Viser nå måltidsdetaljer for perioden, frokost, lunsj og middag for hele reisen. Viser nå alle diettyper for denne reisen, inkludert beløp og valuta. ### Januar 2025 #### Nye satser for diett og kjøregodtgjørelse Nye satser for 2025 er oppdatert i Visma.net Expense for alle land (Danmark, Finland, Norge og Sverige). Disse oppdateringene inkluderer nye satser for kjøregodtgjørelse, diett og nye utenlandssatser. ### Oktober 2024 #### Obligatorisk frokost inkludert for overnatting Det er nå mulig å sette feltet Frokost inkludert for utleggsstypen overnatting som obligatorisk. Dette kan gjøres av firma administrator under menyen Innstillinger for reiseregning. Når denne innstillingen er aktivert, må brukerne legge til et beløp for frokost inkludert ved registrering av overnatting. ### Juli/August 2024 #### Videresending av e-post til Expense Som bruker vil du nå kunne videresende e-postene dine og importere dem som vedlegg til Visma.net Expense. Du kan sette opp denne e-postfunksjonen direkte fra siden Tilleggstjenester, som også har blitt redesignet. #### Favoritter for kjørelengder Visma.net Expense kan nå lagre dine favorittruter og -steder for kjørelengder. Denne funksjonen er designet for å forenkle registreringen av dine vanlige reiseruter. ### Juni 2024 #### Integrasjon med Nordea First Card (via OpenCard) Vi har inngått et samarbeid med Opencard for å bringe sanntids kredittkorttransaksjoner og digitale kvitteringer fra Nordea direkte inn i Expense. Nå kan brukere se kredittkorttransaksjonene sine i sanntid og automatisk matche digitale kvitteringer, noe som effektiviserer prosessen med føring av utlegg. Som administrator kan du aktivere integrasjonen i Expense. Denne funksjonen muliggjør onboarding for kunden selv. Det er opprettet en ny side i Expense for administratorer for å starte integrasjonsaktiveringen og administrere kortholdere. ### Mai 2024 #### Obligatoriske vedlegg Vi har introdusert en funksjonalitet som lar administratorer angi at vedlegg skal være obligatorisk for spesifikke utleggstyper. Denne endringen sikrer overholdelse av lover og forskrifter som krever dokumentasjon på utlegg. Manglende vedlegg er en vanlig årsak til avvisning av reiseregninger, og denne funksjonen hjelper både brukere og godkjennere ved å kreve obligatoriske vedlegg på forhånd. Denne endringen inkluderer en ny kolonne i oversikten over utleggstyper, og de tilsvarende import/eksport-CSV-filene er oppdatert. Brukere vil nå se obligatoriske indikatorer og motta feilmeldinger når de forsøker å opprette et utlegg som mangler nødvendige vedlegg. ### April 2024 #### Forbedringer - klimarapportering Flere forbedringer av klimarapporten er nå introdusert for å gi mer innsikt i beregningene i rapporten. Vi har også innført flere muligheter for å velge hvilke utleggstyper som skal inkluderes i rapporten eller ikke. ### Januar 2024 #### Bruke SmartScan på vedlegg Vi har nå introdusert SmartScan-funksjonen for vedlegg i Expense. Systemet vil automatisk skanne vedlegg og legge den tolkede informasjonen til utlegget, som blant annet beløp, dato og valuta. Systemet vil også foreslå utleggstypen basert på vedlegget. /expense/online-help/home section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Oversikt Siden **Oversikt** er startsiden for registrering av reiseregning i Visma.net Expense og er siden som lastes som standard etter du har logget inn. Hovedformålet med denne siden er å gjøre det mulig å opprette nye reiseregninger og utlegg, samt gi oversikt og tilgang til alle eksisterende reiseregninger/utlegg. For å registrere en ny reiseregning/utlegg fra siden Oversikt, klikk på knappen: - **Opprett ny** for å registrere en reise med diett, kjørebok og/eller utlegg. Mer informasjon om de forskjellige reiseregningstypene og hvordan registrere kan bli funnet her: [Reise med diett](./travel_allowance), [Kjørebok](./mileage), [Utlegg](./expenses). I oversikten har alle registrerte reiseregninger/utlegg et ikon som viser hva reiseregningen/utlegget inneholder.  for reise med diett  for kjørebok  for utlegg Hvis reiseregningen inneholder mer enn en type, for eksempel kjøring og utlegg, vises ikonet for begge disse typene. Ikonene vises med et tall under. Tallet angir hvor mange reiser, kjøringer eller utlegg som er registrert i reiseregningen. Symbolene  indikerer at reiseregningen inneholder to kjøringer og tre utlegg. ## Håndtering av reiseregninger Fra siden Oversikt er det mulig å sende en reiseregning til godkjenning, avbryte godkjenning og slette en reiseregning ved hjelp av knappen helt til høyre på reiseregningen. De tilgjengelige alternativene er avhengig av status på reiseregningen. ## Sortering og filtrering Eksisterende reiseregninger kan filtreres og sorteres slik at du enkelt kan finne reiseregningene du leter etter. Standard filtrering på siden viser alle statuser for alle reiseregninger. Standard sortering på siden er "Sist oppdatert" og de reiseregningene som ble oppdatert sist vil vises øverst. Når sorter etter dato benyttes, er det start dato i reiseregningen som benyttes ved sortering, det være seg en reise, kjørebok eller utlegg. /expense/online-help/home/travel_allowance page 2025-04-29T16:01:35+02:00 # Reise med diett Når du har vært på en reise og har krav på diettgodtgjørelse, klikk på knappen **Opprett ny** fra siden Oversikt for å opprette din reise. Før en reise kan registreres, må den **Generelle informasjonen** legges inn. Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din. Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt | |----|----|----| |Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo. | Obligatorisk | |Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt | |Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk | Når den **Generelle informasjonen** er lagret, er det mulig å starte registreringen av reise. For å opprette en ny reise, klikk på knappen **Fortsett**, **Legg til ny** og deretter **Diett**. **Merk:** Det er kun mulig å opprette en reise med diett når innstilling for å tillate beregning av diett er slått på av administrator. ## Informasjon om reise Når ny reise med diett opprettes, vil en dialog vises hvor detaljer om reisen kan registreres. De tilgjengelige alternativene i denne dialogen er avhengig av landet eller firmainnstillingene. Når en ny reise opprettes, bruker dialogen standard verdier. | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Formål/arrangement | Formålet eller Arrangementet for reisen. | | Dato og land/by | Reisedatoene kan registreres ved å klikke på datoene i kalenderen og velge klokkeslett. Klikk først på startdatoen for reisen, velg klokkeslett, og klikk deretter på sluttdato og velg klokkeslett. Hjemlandet blir valgt som standard. Hvis reisen er i utlandet, velg en annen destinasjon ved å bruke listen.| | Reisetype | Avhengig av firmainnstillingene, kan diettgodtgjørelse eller ingen diettgodtgjørelse velges for reisen. Hvis reisen er et privat opphold, vil ingen diettgodtgjørelse beregnes. | | Reise til flere steder | Ved å klikke på denne linken vil en ny linje med informasjon om den neste destinasjonen legges til. | | Kostnadsfordeling | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. For mer detaljer, se: Innstillinger for reiseregninger. | | Neste | Når alle obligatoriske felter er lagt inn, velg neste og siden blir lagret. | | Avbryt | Dialogen vil lukkes uten lagring. | ## Kostnadsfordeling Det er mulig å tildele forskjellige kostnadsbærere på godtgjørelsen. Da vil beløpet bli tildelt til de valgte kostnadsbærerne. Det er også mulig å splitte forskjellige kostnadsbærere på forskjellige prosenter ved å endre prosent verdien til mindre enn 100%. Ved å klikke på linken **+Kostnadsfordeling**, vil en ny rad legges til hvor en annen kostnadsbærer kan velges. Totalen for alle kostnadsbærere må være 100%. ## Måltidsalternativer For å sikre at viktig informasjon angis, har denne delen for måltidsalternativer forskjellige felter og knapper basert på lover og regler. Hva som legges inn på denne siden, vil sammen med detaljer fra reiseinformasjonen bestemme diettgodtgjørelsen som blir beregnet. ### Delen Måltidsalternativer inneholder følgende felter | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Sett for alle datoer | Velger du 'Sett for alle datoer', kan du velge om måltidsalternativene skal gjelde for alle datoene i reisen. | | Sett per periode | Velger du 'Sett per periode', kan du velge om måltidsalternativene har forskjellig verdi innenfor en periode/reisen. | | Frokost / Lunsj / Middag | Når **Inkludert i losji**, (måltidet er inkludert i overnattingsprisen) eller **Måltid dekket** (når den ansatte har betalt for måltidet) er valgt, vil dette føre til et fradrag av godtgjørelsen. Beløpet for fradraget avhenger av type måltid. Diett Innland hotell over 24 timer. Frokost er normalt inkludert i hotellprisen, og foreslås som standard. Brukeren kan endre valget om nødvendig. Det vil kun være standard når reisen er mer enn et døgn (24 timer) og overnattingstypen er hotell.| | Overnattingstype | Beregnet godtgjørelse er avhengig av valgt overnattingstype.Når **Privat overnatting** er valgt, vil **Nattillegg** bli valgt automatisk og et nattillegg vil bli lagt til per periode. Overnattingstypen **Reise om natten** kan benyttes for å få dagdiett for dagsreiser som er om natten. | | Nattillegg | Hvis dette er valgt, vil nattillegg legges til på godtgjørelsen for hver periode dette blir valgt. | #### Frokost Lunsj Middag Når **Inkludert i losji**, er Måltid dekket, vil dette føre til et fradrag av godtgjørelsen.  Måltid dekket Når **Ikke Inkludert i losji**, er Måltid ikke dekket, vil dette ikke føre til et fradrag av godtgjørelsen.  Måltid ikke dekket ## Informasjon om overnattingssted Det er obligatorisk å fylle ut informasjon om overnattingssted for et hotell eller pensjonat (uten kokemuligheter). Følgende felter må fylles ut: - Hotellnavn og adresse Datoen **Til** er standard satt til sluttdatoen for perioden. Har du benyttet flere overnattingssteder velger du 'Legg til flere' og du vil kunne velge og legge inn Hotellnavn og adresse samt fra dato for flere overnattingsteder. Nederst i skjermbilde ser du oppsummeringen av reisen. Hvor mange frokost, lunsj og middag som er beregnet, samt hvor mye som er beregnet i diett, hvor mange måltidsfradrag og totalt beløp for alle måltider. ## Se detaljer Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på den registrerte reisen. Følgende informasjon er tilgjengelig: | Felt | Beskrielse | |----|----| | Trekkpliktig / Trekkfritt | Viser trekkpliktig og trekkfritt beløp, inkludert valuta. | | Overnattingsdetaljer | Overnattingsdetaljer, viser start og sluttdato for reisen. | | Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene. | | Måltidsdetaljer | Viser periode, frokost, lunsj og middag for hele reisen. | | Diettdetaljer | Alle diettyper for denne reisen, inkludert beløp og valuta. | | Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon. | | Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon. | ## Endre/slette reise Det er mulig å endre eller slette en reise ved å bruke handlingsknappene. For å endre en reise, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde alle reisedetaljene som tidligere er lagret for denne reisen. For å slette en reise, klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis en reise slettes, vil godtgjørelsen tilhørende reisen også bli fjernet. Derimot fjernes det ingen kjøringer eller utlegg. Du vil få en advarsel som informerer om dette ved sletting. ## Flere reiser i samme reiseregning I samme reiseregning er det mulig å registrere flere reiser. Når en reise lagres, vil du kunne opprette flere reiser med diett ved å benytte knappen **Legg til diett**. Reiser kan ikke overlappes da Visma.net Expense validerer på dato og tid. [Kjørebok](../mileage) [Utlegg](../expenses) /expense/online-help/home/mileage page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Kjørebok Når du trenger å registrere kjørte kilometer i jobbsammenheng, klikk på knappen **Opprett ny** fra siden **Oversikt** for å opprette dine kjøringer. Før en kjøring kan registreres, må den **Generelle informasjonen** legges inn. Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din. Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt | |----|----|----| |Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo. | Obligatorisk | | Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt | | Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk | Når den **Generelle informasjonen** er lagret, er det mulig å starte registreringen av kjøringen. For å opprette en ny kjøring, klikk på knappen **Legg til ny** og velg **Kjøring** ### GPS transaksjoner Hvis du har en GPS integrasjon med en ekstern GPS leverandør, vil knappen **GPS / Employee app** la deg velge mellom å bruke GPS-loggen eller bruke utkast fra **Visma Employee appen**. Ved å klikke på denne knappen vil en dialog åpnes hvor det er mulig å velge enten **GPS** eller **Visma Employee**. Ved å velge **GPS** vil en liste over alle importerte transaksjoner fra GPS leverandøren være tilgjengelig. Følgende funksjonalitet er tilgjengelig for GPS transaksjoner: - Importere transaksjoner (en eller flere i samme prosess, ved å bruke boksen for å velge) - Slette transaksjoner - Importere utlegg tilknyttet kjøretransaksjoner (parkering, bompenger, ferje) - Importere ekstra godtgjørelser (passasjer, tilhenger etc.) - Endre transaksjoner som er lagt til i kombinasjon med manuell inntasting og/eller fra filvedlegg (lokale filer eller Visma Employee) ### Visma Employee Hvis du har opprettet kjøringer i appen **Visma Employee**, vil knappen **GPS / Visma Employee** (eller knappen Visma Employee dersom det ikke finnes noen integrasjon med ekstern GPS leverandør) la deg velge kjøringer fra appen. Under fanen **Visma Employee** vil du se en liste over opprettede kjøringer i appen. Følgende funksjonalitet er tilgjengelig for kjøringer fra appen: - Importere transaksjoner (en eller flere i samme prosess, ved å bruke boksen for å velge) - Slette transaksjoner - Endre registrerte transaksjoner i kombinasjon med manuell intasting og/eller filvedlegg ### Google maps Du kan bruke knappen **Kart og bompenger** for å kalkulere kjørte kilometer. Ved å klikke på denne knappen, vil en dialog åpnes hvor du kan legge til en rute for å få beregnet distansen. Ruten vil også synes på kartet. Du kan justere ruten ved å bruke dra og slipp funksjonen i kartet. Da vil en 'via adresse' bli lagt til som også kan fjernes. Det er også mulig å legge til flere destinasjoner ved å klikke på linken **+Legg til flere destinasjoner**. Alternativet for tur-retur vil legge til den samme Fra adressen som retur. Hvis du ønsker at systemet skal beregne bompenger, kan du velge **Inkluder bompenger**. Beløpet som blir beregnet er basert på noen preferanser. Du kan se hvilke preferanser som har blitt benyttet under feltet for beløp Hvis du trenger å endre disse preferansene, klikk på tannhjulikonet. Her kan du velge type drivstoff, om det er rushtid eller ikke, og om du har AutoPass eller ikke. Beløpet vil bli oppdatert basert på hva du velger her. Preferansene du angir her vil bli lagret som standard for neste gang du ønsker å beregne bompenger. Alle referanser og regler for beregning av bompenger er det ikke støtte for i Visma.net Expense, så hvis du trenger å endre det beregnede beløpet, så kan dette manuelt endres. Klikk **Bruk** for å legge til ruten og den beregnede avstanden til kjøretransaksjonen. Dersom det er en beregnet bompengekostnad vil denne legges til i feltet Bompenger. #### Skjemaet for kjøring inneholder følgende felter | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Dato | Dato for kjøreturen. Kun datoer 3 år fra dagens dato og 30 dager før dagens dato kan legges til. | | Kjøretype | Liste over tilgjengelige Kjøretyper basert på hva som er lagt til på Innstillinger/Kjøring. Standard type er **Bil**. | | Kjørelengde (km) | Kjørelengden vil bestemme det beregnede beløpet basert på satsen som er registrert på kjøretypen. Flere desimaler er tillatt men blir avrundet til 1 desimal. Feltet er obligatorisk | | Bompenger | Bompenger i forbindelse med kjøringen. Feltet er valgfritt. | | Kjørerute | Start- og sluttdestinasjonen/adressen for kjøreturen, og den kjørte ruten. Feltet er obligatorisk. | | Formål/arrangement | Formålet eller Arrangementet for turen. Hvis turen er en del av en reise, vil feltet automatisk fylles ut med detaljer om formålet som er registrert på reisen. Feltet er obligatirisk. | | Formål med evt omkjøring | Formålet med eventuelle omkjøringer. Feltet er valgfritt. | | Passasjer | Når navnet på passasjer fylles inn vil også feltet km bli tilgjengelig. Fyll ut antall kilometer kjørt med passasjer. Dette vil legge til ekstra godtgjørelse til kjøreturen. | ### Ekstra godtgjørelser Det er forskjellige bokser for ekstra godtgjørelser avhengig av land og hvilke kjøretyper som er aktivert på firmaet. Følgende ekstra godtgjørelser kan velges - Skog- og anleggsvei - Tung last - Tilhenger Når en ekstra godtgjørelse blir valgt ved registrering av kjøring, må antall kilometer legges inn i det tilsvarende feltet for å få riktige beregninger. ## Vedlegg Det er mulig å velge vedlegg til kjøreturen fra enten lokal fil eller ved å bruke den mobile appen Visma Employee. Ved å bruke Visma Employee, vil ingen annen data enn filen og filnavnet bli importert. Hvis et vedlegg fra en mobil app har et formål utfylt, vil denne informasjonen bli lagt til i feltet for formål. ## Kostnadsfordeling Det er mulig å tildele forskjellige kostnadsbærere på godtgjørelsen. Da vil kjøregodtgjørelsen bli belastet de valgte kostnadsbærerene. Det er også mulig å splitte forskjellige kostnadsbærere på forskjellige prosenter ved å endre prosent verdien til mindre enn 100%. Ved å klikke på linken **+Kostnadsfordeling**, vil en ny rad legges til hvor en annen kostnadsbærer kan velges. Totalen for alle kostnadsbærere må være 100%. ## Se detaljer Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på den registrerte kjøringen. Følgende informasjon er tilgjengelig: | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Trekkpliktig / Trekkfritt | Viser trekkpliktig og trekkfritt beløp, inkludert valuta. | | Reiserute | Viser hele reiseruten for kjøreturen. | | Bompenger | Beløpet for bompenger hvis registrert. | | Ekstra godtgjørelse | Synlig når minst en ekstra godtgjørelse er lagt til. | | Passasjer | Synlig når minst en passasjer er lagt til. | | Vedlegg | Vises som en miniatyrbildeversjon hvis lagt til. | | Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene. | | Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon. | | Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon. | ## Endre / slette / kopiere opprettet kjøring Det er mulig å endre eller slette en kjøring ved å bruke handlingsknappene. For å endre en kjøring, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde all informasjon om kjøringen som tidligere er lagret for denne. Det er også mulig å kopiere kjøringen ved å klikke på kopieringsikonet. Dette vil kopiere allerede registrert informasjon i feltene, unntatt vedlegg. For å slette en kjøring, klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis du har lagt til vedlegg eller GPS transaksjoner, vil disse bli tilgjengelig for å benyttes igjen. [Reise med diett](../travel_allowance) [Utlegg](../expenses) /expense/online-help/home/expenses page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Utlegg Når du trenger å registrere dine utlegg for å få refusjon eller for å registrere utlegg betalt av ditt firma, klikk på knappen **Opprett ny** fra siden **Oversikt**. Før en utleggstransaksjon kan registreres, må den **Generelle informasjonen** legges inn på reiseregningen. Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din. Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt | |----|----|----| |Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo. | Obligatorisk | |Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt | |Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk | Når den **Generelle informasjonen** er lagret, er det mulig å starte registreringen av utlegg. For å opprette et nytt utlegg, klikk på knappen **Legg til ny** og velg **Utlegg** ### Kredittkorttransaksjoner Hvis firmaet har satt opp en kredittkortintegrasjon, er det mulig å importere disse til utlegget. Ved å legge til en kredittkorttransaksjon, vil det være mulig å gjenbruke informasjon som beløp, beskrivelse og kjøpsdato. Knappen **Transaksjoner** er kun tilgjengelig når du har tilgjengelige kredittkorttransaksjoner. Tallet på denne knappen viser hvor mange kredittkorttransaksjoner som er tilgjengelig og som kan benyttes. Ved å klikke på denne knappen vil en dialog vises med en liste over tilgjengelige kredittkorttransaksjoner. Denne dialogen inneholder følgende: | Felt | Forklaring | |----|----| | Boks | For å velge en eller flere transaksjoner. Boksen øverst kan benyttes for å velge alle. | | Dato | Dato for transaksjonen. | | Kjøpspunkt | Hvor kjøpet ble gjort. | | Beløp | Beløpet i landets valuta hvor kjøpet ble gjort. | | Lokalt beløp | Beløpet i firmaets standard valuta. | #### I tillegg er disse knappene tilgjengelige | Knapp | Forklaring | |----|----| | Slett valgte | Sletter valgte transaksjoner. Transaksjonene vil da ikke lenger være tilgjengelige i listen. | | Legg til på reiseregning | Legge til de valgte transaksjonene til reiseregningen. | | Avbryt | Vil avbryte den startede prosessen og lukke dialogen. | Etter at valgt kredittkorttransaksjon er lagt til på reiseregningen, vil **Utleggstype** og andre detaljer bli utfylt. Utleggtype kan bli forhåndsvalgt til en av de typene firmaet har aktivert, hvis kredittkorttransaksjonen identifiseres ved å bruke den såkalte MCC-kartleggingen. Den forhåndsvalgte Utleggstypen kan endres. Når alle detaljer er utfylt, klikk på **Legg til** for å lagre utlegget eller **Legg til og neste** hvis flere transaksjoner har blitt lagt til. ### Splitt transaksjoner Når en kredittkorttransaksjon har blitt lagt til et utlegg, er det mulig å splitte transaksjonen. Ved å klikke på knappen Splitt, vil siden oppdateres med muligheten for å legge til følgende detaljer til den delen som har blitt splittet ut fra den opprinnelige transaksjonen. - Type utlegg - Beløp - Endre kostnadsbærere Informasjonen vil vises for å informere hvor mye som er igjen av det opprinnelige beløpet for å hjelpe deg med å fylle inn korrekt beløp. Det er ikke mulig å legge til beløp som totalt er høyere enn det opprinnelige transaksjonsbeløpet. En advarsel vil da bli vist. Når alle data er lagt inn og validert, vil utleggene bli lagt til når du klikker på knappen **Legg til**. Transaksjoner som er lagt til på reiseregningen vil ikke lenger være tilgjengelige i listen. Men hvis registrerte utlegg med kredittkorttransaksjoner slettes eller at hele reiseregningen blir slettet, så vil kredittkorttransaksjonene bli tilgjengelige for å kunne velges i dialogen igjen. ### Kredittkortleverandører Visma.net Expense støtter følgende kredittkortleverandører: - American Express Card - Danske Bank Corporate Mastercard - Handelsbanken Mastercard - Nordea FirstCard - SEB Eurocard & Diners #### Kredittkorttransaksjoner i sanntid fra Nordea First Card Hvis du bruker et kredittkort fra Nordea og firmaet har satt opp en integrasjon for å bruke disse i sanntid, er det mulig å få kredittkorttransaksjonene dine synlige i Expense rett etter at kjøpet er gjennomført. Disse transaksjonene kan brukes umiddelbart og reiseregningen kan også sendes til godkjenning. En reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner vil først gå til en spesifikk status (Venter på kredittkortgodkjenning) før den sendes fullstendig til godkjenning. Dette er fordi det kan skje at en transaksjon blir endret før banken godkjenner transaksjonen på sin side. Men du trenger ikke å gjøre noe mer på Expense sin side, reiseregningen sendes automatisk til godkjenning når Expense mottar den godkjente meldingen fra banken. Dersom det skulle skje at transaksjonen endres etter at du har sendt den til godkjenning, vil reiseregningen bli returnert til Åpen status og en e-post vil bli sendt til deg. Transaksjonen med det nye beløpet vil automatisk oppdateres i Expense, men du må kontrollere dette før du sender reiseregningen til godkjenning på nytt. ### Vedlegg Ved å klikke på knappen "Legg ved fil", vil en dialog åpnes hvor du kan velge vedlegg ved å bruke en lokal fil (dra-og-slipp eller velg fil) eller ved å bruke en kvittering fra den mobile appen **Visma Employee**. Vedlegg fra mobil app er tilgjengelig kun når app benyttes og det finnes tilgjengelige kvitteringer. Hvis detaljer har blitt lagt til på kvitteringen i den mobile appen, så vil disse automatisk bli fylt ut på utlegget når vedlegget legges til. Det er også mulig å slette vedlegg fra dialogen ved å velge vedlegget og klikke på Slett. Hvis lokale filer har blitt lagt til i dialogen, men ikke på utlegget, er det mulig å lagre vedleggene til senere bruk. Når dialogen lukkes vil en ny dialog åpnes hvor du kan velge enten beholde de opplastede filene eller slette dem. Det er mulig å legge til flere vedlegg til samme utlegg men det er en grense på maksimalt **50** vedlegg per reiseregning. Merk at det kan være at et vedlegg er obligatorisk å legge til for enkelte utlegg. Dette er basert på innstillingene for de ulike typene bestemt av firmaadministratoren. #### Forhåndsutfylling av data Når du legger til et vedlegg til ditt utlegg, skanner systemet dokumentet og forhåndsutfyller data der dette kan finnes. Følgende datatyper kan forhåndsutfylles: - Kjøpsdato - Beløp - Valuta - MVA - Utleggstype #### Skjemaet for **Utlegg** inneholder følgende felter | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Dato | Dato for utlegget. Kun datoer 3 år fra dagens dato og 30 dager før dagens dato kan legges til. Standard dato er dagens dato hvis ingen reise har blitt registrert. Hvis en reise er registrert, vil standard dato være første dag av reisen | | Utleggstype| Utleggstypen, f.eks. hotell, togbillett eller kontorutstyr. Tilgjengelige typer i listen er avhengig av firmainnstillingene. | | Valuta | Firmaets valuta er valgt som standard. Det er mulig å velge en annen valuta ved å bla eller søke i feltet. Når en annen valuta velges, vil dette aktivere feltene Lokalt beløp og Valutakurs. Valutakurs legges til automatisk basert på dato og kan endres dersom den ikke tilsvarer den faktiske kursen. | | Beløp | Beløpet for utlegget. | | Lokalt beløp | Aktivert når en annen valuta en standard er valgt. Standard er basert på **Beløp** og **Valutakurs** for den valgte datoen | | Valutakurs | Aktivert når en annen valuta en standard er valgt. Automatisk utfylt basert på valutakurs i databasen | | Formål | Formålet med utlegget. Hvis et vedlegg importeres fra en mobil app som inneholder formål, vil dette feltet bli automatisk utfylt med denne informasjonen, og vil overskrive formål fra reisen.Hvis du har manuelt lagt inn formål før import fra mobil app, vil ikke den manuelle inntastingen bli overskrevet med informasjonen fra den mobile appen. | | Utlegg utenlands | Velg om utlegget er kjøpt utenlands eller om billetter/overnatting er gjort i utlandet. Vil automatisk bli utfylt hvis en annen valuta enn standard er valgt. | | Betalt av arbeidsgiver | Denne boksen er kun tilgjengelig når den er aktivert i firmainnstillingene. Når denne er valgt, vil det ikke bli noen utbetalinger til den ansatte. | ### Ekstra felter Enkelte utleggstyper krever ekstra informasjon og basert på valgt utleggstype, kan forskjellige felter vises. | Type utlegg | Felt / beskrivelse | |----|----| | Overnatting | Frokost inkludert | | Representasjon | Navn på deltagere, Firmanavn | | Fly/Buss/Leiebil/Tog/Taxi/Ferje/Annen transport | Kjørerute | ## Se detaljer Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på det registrerte utlegget. Følgende informasjon er tilgjengelig: | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Utlegg utenlands | Indikerer at utlegget er utenlands | | Lokalt beløp | Viser beløpet i lokal valuta | | Firmabeløp | Kun synlig når et utlegg er registrert som betalt av firma | | Kjørerute | Viser reiseruten som er tilgjengelig for noen utlegg, som Fly, Bus, Leiebil osv | | Representasjon | Viser felter for representasjon når type Representasjon er valgt | | Overnatting inkludert frokost | Viser beløp for overnatting og frokost | | Splitt transaksjoner | Symbol som viser om transaksjoner har blitt splittet (for kredittkorttransaksjoner). | | Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene | | Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon | | Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon | | Vedlegg | Vises som en miniatyrbildeversjon hvis lagt til | ## Endre / Slette / kopiere opprettet utlegg Det er mulig å endre, slette eller kopiere et utlegg ved å bruke handlingsknappene. For å endre et utlegg, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde all informasjon om utlegget som tidligere er lagret for denne. Det er også mulig å utlegget ved å klikke på kopieringssymbolet. Dette vil kopiere allerede registrert informasjon i feltene, unntatt vedlegg. For å slette et utlegg, klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis du har lagt til vedlegg eller kredittkorttransaksjoner, vil disse bli tilgjengelig for å benyttes igjen. [Reise med diett](../travel_allowance) [Kjørebok](../mileage) /expense/online-help/home/claim_summary page Se sammendrag av en reiseregning og håndter reiseregninger. 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Sammendrag og handlinger for reiseregningen Se sammendrag av en reiseregning og håndter reiseregninger. ### Sammendrag På høyre siden i reiseregningen, kan du finne et sammendrag av alle dine registreringer Du vil se det totale beløpet, splittet på trekkpliktig og trekkfritt beløp. Hvis et utlegg har blitt markert som Betalt av arbeidsgiver, vil dette beløpet synes. I sammendraget, er det også mulig å legge til en kommentar. Denne kommentaren vil være synlig for godkjenner som mottar reiseregningen. Det er også mulig å laste opp generelle dokumenter. ### Håndtering av reiseregninger Det er forskjellige handlinger som kan gjøres for reiseregningen. - **Send til godkjenning** - Dette vil sende reiseregningen til godkjenner og du vil returnere til siden Oversikt. - **Avbryt godkjenning** - Denne knappen er kun tilgjengelig hvis reiseregningen har blitt sendt til godkjenning, og vil avbryte godkjenningen og åpne reiseregningen for redigering igjen. - **Lagre til senere** - Denne vil lagre reiseregningen og du vil returnere til siden **Oversikt**. Dette kan kun gjøres når reiseregningen er i redigeringsmodus (ikke sendt til godkjenning eller godkjent). - **Slette reiseregning** - Dette vil slette hele reiseregningen. Dette kan kun gjøres når reiseregningen er i redigeringsmodus (ikke sendt til godkjenning eller godkjent). /expense/online-help/additional_services section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Tilleggstjenester Siden **Tilleggstjenester** gir bruker med rollen Expense vanlig bruker en oversikt over tjenester som kan knyttes til Visma.net Expense for import av data. #### Følgende tjenester vises her - E-postintegrasjon - Visma Employee app - Kredittkortkjøp - GPS sporing ##### E-postintegrasjon Ønsker du å bruke kvitteringer eller fakturaer du har fått i e-post, kan du sende dem direkte til Expense ved å aktivere denne tjenesten. Klikk på Aktiver og definer en e-postadresse som du kan bruke til å videresende e-post til. Systemet kommer med et forslag til deg basert på brukernavnet ditt. Klikk Lagre når dette er gjort. Du kan nå sende e-post fra innboksen din til denne e-postadressen, og e-posten blir tilgjengelig for deg som et vedlegg. E-postadressen du definerer her er unik per firma, så har du tilgang til flere firmaer må du sette opp dette per firma med ulike e-postadresser. ##### Visma Employee app I mobilappen Visma Employee kan du ta bilder av kvitteringene dine og registrere kjørelengder mens du er på farten. Du kan også sende dine reiseregninger direkte til godkjenning eller lagre dem for senere bruk i Expense. ##### Kredittkortkjøp Hvis du bruker et firmakort, er det mulig å få kredittkorttransaksjonene dine tilgjengelig i Expense avhengig av bank. Ta kontakt med din lønnsadministrator for å få mer informasjon om dette. ##### GPS sporing Hvis du bruker et GPS-sporingssystem, er det mulig å få registrerte kilometer importert til Expense avhengig av hvilken leverandør du bruker. Ta kontakt med din lønnsadministrator for å få mer informasjon om dette. Hvis du allerede har en forbindelse med et GPS-sporingssystem, vil navnet på leverandøren vises. Du kan også fjerne tilkoblingen til denne leverandøren fra denne visningen. /expense/online-help/reports section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Rapporter Siden Rapporter er tilgjengelig for alle brukere, men innholdet er forskjellig basert på hvilken rolle du har (Expense firmaadministrator eller Expense vanlig bruker). Ved å gå inn på siden Rapporter vil du se informasjon om rapportene og hvordan de kan benyttes. #### For brukere med rollen Expense vanlig bruker så er følgende rapporter tilgjengelige - Kjørebok #### For brukere med rollen Expense firma administrator så er følgende rapporter tilgjengelige - Utbetalinger - Lønn - Regnskap - Skatt - Reiseregning - Klima Rapportene som presenteres på denne siden er avhengig av valgt arbeidsflyt eller hvilken integrasjon som er i bruk. /expense/online-help/reports/payments page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Utbetalinger I menyen **Utbetalinger** kan administrator opprette og se betalingsfiler og sende disse til Visma.net AutoPay gitt at Visma.net AutoPay er satt opp og aktivert. Betalingsfiler kan benyttes i følgende scenarier: - Når AutoPay arbeidsflyt benyttes: Godkjente reiseregninger kan sendes til Visma.net AutoPay for betaling. ### Generer betalingsfil Under **Generer betalingsfil** er det mulig å utbetale reiseregninger til de ansattes bankkontoer. Ved åpning av siden vises en oversikt over alle tilgjengelige reiseregninger. Standard vises alle reiseregninger som er godkjent for alle ansatte innenfor en standard periode (siste 3 måneder). Alle godkjente reiseregninger er valgt som standard, men det er mulig å velge bort reiseregninger som det ikke er bruk for. Standard bankkonto for firmaet er forhåndsvalgt og betalingsdato er satt til dagens dato. Det er ikke mulig å velge reiseregninger hvor bankkonto mangler på den ansatte. ### Send til Visma.net AutoPay Ved å bruke AutoPay vil de valgte reiseregningene sendes til Visma.net AutoPay ved å klikke på knappen **Send til AutoPay**. Denne knappen vil ikke være tilgjengelig dersom firmaets IBAN mangler. En dialog vil vises med informasjon om hvor mange reiseregninger som er valgt, betalingsdato, firmaets IBAN og det totale beløpet. Bruker kan deretter velge å sende reiseregningene for utbetaling til Visma.net AutoPay eller avbryte. Reiseregningene kan deretter behandles videre av brukeren i Visma.net AutoPay. Når filen er betalt i Visma.net AutoPay, vil de valgte reiseregningene fjernes fra listen og bli tilgjengelige under menyen **Betalingsfiler**. ### Betalingsfiler Siden **Betalingsfiler** gir en oversikt over alle opprettede **Betalingsfiler** fra siden **Generer betalingsfil**. ### AutoPay Listen over betalingsfiler sendt til Visma.net AutoPay vises med følgende informasjon: - Betalingsdato for hele betalingsfilen satt i menyen **Generer betalingsfil**, når reiseregningene ble sendt til Visma.net AutoPay. - Total beløpet for reiseregningene inkludert i betalingsfilen. - Firmaets IBAN fra hvor betalingen ble belastet. - Betalingsmetode AutoPay. - Betalingsreferanse fra AutoPay. - PDF ikon: For å laste ned Betalingsrapporten. Ved å klikke på betalingsfilen, vil en tabell utvides med mer detaljert informasjon som ansatt, reiseregning, godkjenningsdato og totalt beløp. Status på reiseregningen vises også, men ingen endringer kan gjøres av bruker for endre dette fra Visma.net Expense. /expense/online-help/reports/payroll page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Lønn I menyen **Lønn** kan administrator opprette og se lønnsfiler. Lønnsfiler benyttes for å: - Opprette betalinger i et separat lønnssystem uten en integrasjon. - Hvis arbeidsflyt med AutoPay eller Lønn benyttes, overføres skattefri / skattepliktig godtgjørelse til lønnssystemet for rapportering til myndighetene. ### Generere lønnsfil Under **Generer lønnsfil** er det mulig å generere og laste ned en lønnsfil. Ved åpning av siden vises en oversikt over alle tilgjengelige reiseregninger. Standard vises alle reiseregninger som er godkjent for alle ansatte innenfor en standard periode (siste 3 måneder). Det er også mulig å filtrere på de ulike statusene. Alle godkjente reiseregninger er valgt som standard, men det er mulig å velge bort reiseregninger som det ikke er bruk for. Når reiseregninger er valgt er det mulig å klikke på knappen **Last ned lønnsfil**. En dialog vises med følgende felt: - Filformat - velg mellom følgende: - CSV fil - filnavn payrollTransfer.csv - Overføringsdato - valgt dato vil vises i lønnsfilen som overføringsdato Sett status til **Overført til Lønn** - denne innstillingen endrer status på de inkluderte reiseregningene i rapporten/filen til **Overført til Lønn**. Etter at status er endret kan reiseregningene bli funnet i menyen **Lønnsfiler**. For reiseregninger med status **Betalt** eller **Bokført** kan ikke status endres og denne huken vil være nedtonet. Bruker kan klikke **Last ned** for å laste ned lønnsfilen i det valgte formatet eller **Avbryt**. Når filen er lastet ned, vil de valgte reiseregningene forsvinne fra listen og bli tilgjengelige under menyen Lønnsfiler - gitt at status har blitt endret i prosessen. ### Lønnsfiler Siden **Lønnsfiler** gir en oversikt over alle opprettede Lønnsfiler fra siden **Generer lønnsfil**. Ved åpning av siden, vil alle opprettede lønnsfiler innenfor valgte fra og til datoer vises, uavhengig av hvilken status de har. Oversikten viser dato for opprettelse, det totale beløpet for reiseregningen og om noe skal håndteres. Ved å klikke på lønnsfilen, vil en tabell utvides med mer detaljert informasjon som ansatt, reiseregning, overføringsdato og totalt beløp. Klikk på **Marker alle som Betalt** eller linken **Markert som betalt** for hver reiseregning individuelt. Klikk på **OK** for å bekrefte endring av status og de valgte reiseregningene blir markert som **Betalt** og ingen flere endringer kan nå gjøres. Denne statusen vises også for den vanlige brukeren på oversiktssiden. Det er også mulig å avbryte reiseregningene. Klikk **Avbryt alle** i kolonneoverskriften eller bruk linken **Avbryt** for hver reiseregning individuelt. Klikk OK for å bekrefte statusendringen og de valgte reiseregningene blir markert som **Avbrutt**. Etter dette vil reiseregningene igjen bli tilgjengelige til å bli valgt og overført til lønn. /expense/online-help/reports/bookkeeping page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Regnskap I menyen **Regnskap** er det mulig for administrator å opprette regnskapsfiler for import til et økonomisystem. Alle reiseregninger må ha status **Betalt** før en regnskapsfil kan opprettes. ### Generer regnskapsfil Under **Generer regnskapsfil** er det mulig å generere og laste ned en regnskapsfil. Ved åpning av siden vises en oversikt over alle tilgjengelige reiseregninger i en liste. Standard vises alle reiseregninger som er **Betalt** for alle ansatte innenfor en standard periode (siste 3 måneder). Det er også mulig å filtrere på de ulike statusene. Alle reiseregninger som er **Betalt er valgt** som standard men det er mulig å velge bort reiseregninger som det ikke er bruk for. Når reiseregninger er valgt er det mulig å klikke på knappen **Last ned regnskapsfil**. En dialogboks vises da med følgende felt: - Filformat - velg mellom følgende: - Rapport - vil resultere i et sammendrag i et .pdf format. - CSV fil - filnavn regnskap.csv - Bokføringsdato - valgt dato vil bli presentert i regnskapsfilen som bokføringsdatoen. - Endre status til **Overført til bokføring**. Denne innstillingen endrer status på de inkluderte reiseregningene i rapporten/filen til **Overført til bokføring**. Etter at status er endret kan reiseregningene bli funnet i menyen **Regnskapsfiler**. For reiseregninger med status **Godkjent** eller **Bokført** kan ikke status endres og denne huken vil være nedtonet. Huken vil også være nedtonet for firmaer som bruker en arbeidsflyt med integrasjon til ERP. Bruker kan klikke **Last ned** for å laste ned regnskapsfilen i det valgte formatet eller **Avbryt**. Når filen er lastet ned, og status er oppdatert, vil de valgte reiseregningene forsvinne fra listen og bli tilgjengelige under menyen **Regnskapsfiler**, gitt at status har blitt endret i prosessen. ### Regnskapsfiler Siden **Regnskapsfiler** vises en oversikt over alle opprettede **Regnskapsfiler** fra siden **Generer regnskapsfil**. Ved åpning av siden, vil alle opprettede regnskapsfiler innenfor valgte fra og til datoer vises, uavhengig av hvilken status de har. Oversikten vil vise dato for opprettelse, det totale beløpet for reiseregningen og om noe skal håndteres. Ved å klikke på en spesifikk regnskapsfil, blir tabellen utvidet med mer detaljert informasjon som ansatte, reiseregning, utbetalingsdato og totalt beløp. Klikk **Marker som bokført** i kolonneoverskriften eller bruk linken **Marker som bokført** for hver reiseregning individuelt. Klikk **OK** for å bekrefte statusendringer og de valgte reiseregningene vil bli markert som Bokført og ingen flere tiltak kan nå gjøres. Det er også mulig å avbryte reiseregninger. Klikk **Avbryt** alle i kolonneoverskriften eller bruke linken **Avbryt** for hver reiseregning individuelt. Klikk **OK** for å bekrefte statusendringen og de valgte reiseregningene blir markert som Avbrutt. Etter dette vil reiseregningene igjen bli tilgjengelig til å bli valgt og overført til bokføring. /expense/online-help/reports/claim page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Reiseregning ## Transaksjonsoversikt **Transaksjonsoversikten** gir alle med administratorrollen tilgang til en oversikt med alle registrerte reiseregninger, uavhengig av status. Oversikten kan benyttes for å sjekke status på reiseregningene og for å se transaksjonsdetaljer. Filtrering kan gjøres på dato og deretter kan oversikten lastes ned til en excel/csv fil hvor administrator kan gjøre ytterligere filtreringer. Det er bare mulig å velge en periode for maksimalt ett år av gangen. Når en datoperiode er valgt, må bruker klikke på knappen 'Last ned fil' for å laste ned filen. ## Kjørebok (admin) Rapporten **Kjørebok** inneholder kjøring gjort av de ansatte basert på hva som er registrert på siden Kjørebok. Rapporten inneholder alle kjøringer uavhengig av status på de individuelle reiseregningene. Firmaadministrator kan ta ut rapporten for alle ansatte i firmaet. Følgende kriterier kan velges: - Ansatte. Alle ansatte er valgt som standard - Kjøreperiode (dato fra/til) Når et kriteria er valgt, kan administrator klikke på knappen Last ned fil. Filen vil bli lastet ned i et csv format. ## Kjørebok (vanlig bruker) Med rapporten **Kjørebok** kan den ansatte få en oversikt over alle refunderbare kjøringer i et spesifikt tidsrom. Rapporten inneholder alle kjøringer uavhengig av status på de individuelle reiseregningene. Brukeren kan kun ta ut kjøreboken i henhold til egen registrert kjørelengde. Brukeren kan velge kjøreperiode for rapporten. Når et kriteria er valgt, kan bruker klikke på knappen Last ned fil. Filen vil bli lastet ned i et csv format. ## Nedlasting av reiseregninger Med rapporten **Nedlasting av reiseregninger** kan firmaadministrator laste ned alle godkjente reiseregninger inkludert vedlegg i PDF format. Rapporten kan benyttes ved off-boarding eller når det er behov for å laste ned alle reiseregninger for alle eller spesifikke ansatte. Følgende er tilgjengelig i denne rapporten: | Felt/knapp | Beskrivelse | |----|----| | Ansatte | Hvis det er behov for å laste ned reiseregninger for en spesifikk ansatt, kan du velge dette her. Bare aktive ansatte vises i listen. Hvis du velger Alle ansatte, vil reiseregninger fra alle ansatte (inkludert inaktive) bli lastet ned. | | Dato (Fra og Til) | Velg en fra og til dato. Begge felter må fylles ut Filtrering gjøres basert på Godkjenningsdato. Det er bare mulig å velge en periode for maksimalt ett år av gangen. | | Generer | Dette vil generere en forespørsel om nedlasting | Når en nedlasting blir forespurt, vil den bli synlig på siden hvor du kan se: - et ikon som viser status på forespørselen - dato for når forespørselen ble utført - datoperioden for forespørselen - navnet på den ansatte dersom det var valgt en spesifikk ansatt Avhengig av mengden av reiseregninger i forespørselen, kan det ta litt tid før nedlastingen er ferdig. Siden vil bli oppfrisket automatisk når nedlastningen er ferdig. Når nedlastningen er ferdig, vil status endres og du vil i tillegg se: - antall nedlastede filer - hvis filen inneholder mange reiseregninger, vil den splittes i flere filer Begrensningen for 1 fil er 1 GB. - når de nedlastede filene vil bli fjernet fra siden - etter 7 dager, vil filene bli fjernet fra siden. Så hvis du ikke laster ned filene i løpet av denne perioden, må en ny forespørsel gjøres. De nedlastede filene vil vises i en liste. Hvis det er flere filer kan du velge å laste ned alle valgte filer eller velge spesifikke filer. Filnavnet inneholder: - navnet "ClaimReports" - firmaet organisasjonsnummer - dato og klokkeslett for når filen ble generert - navnet på bruker som genererte filen - et ekstra nummer for å skille filene fra hverandre dersom det er flere Nedlastningen vil inneholde zip filer med alle godkjente reiseregninger inkludert vedlegg i PDF format. /expense/online-help/reports/climate page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Klimarapport ## Aktiver klimarapportering Hvis du har opprettet egne utleggstyper i ditt firma, må du gjøre noen konfigureringer før du kan benytte klimarapporten. Når du klikker på knappen Aktiver, må du knytte alle utleggstyper til en utslippskategori for alle ansattgrupper. Dette må gjøres for å kunne kalkulere utslipp mer nøyaktig. Les mer om utslippskategorier [her.](../../../faq/whataremcc) Velg en utslippskategori fra listen for hver utleggstype. Hvis du ikke finner riktig gruppe, vennligst velg en som er nærmest utleggstypen. Knappen Aktiver vil bli tilgjengelig når alle utleggstyper er knyttet til en utslippskategori. Merk! Alle standard utleggstyper er automatisk knyttet til en utslippskategori så hvis du ikke har noen egenopprettede utleggstyper vil du ikke se dette steget. ## Klimarapporten Klimarapporten gir alle med administratortilgang mulighet til å få en oversikt over karbonutslipp fra godkjente reiser/utlegg registrert i Visma.net Expense. Rapporten kan filtreres ved å velge følgende perioder: - Siste 7 dager - Siste 30 dager - Denne måneden til dags dato - I år til dags dato - I fjor Det er også mulig å filtrere rapporten basert på kostnadsbærertyper og kostnadsbærere. Rapporten vises alltid total utslipp øverst i skjermbildet i et sammendrag. I selve rapporten er utslippene vist per type separat. Både sammendraget og rapporten viser alltid utslipp for nåværende periode og forrige periode. - Nåværende periode er den valgte perioden i datofilteret. - Forrige periode er nøyaktig samme tidsperiode, men før det valgte filteret. - Siste 7 dager: 7 dager før dagens dato - Siste 30 dager: 30 dager før dagens dato - Denne måneden til dags dato: Fra starten av måneden til nåværende dato - I år til dags dato: Fra starten av dette året til dagens dato - I fjor: Året før nåværende år. Rapporten kan lastes ned i et .csv format. [Hvordan kalkulerer Expense utslipp?](../../../faq/calculateemissions) [Er klimarapporten oppdatert?](../../../faq/climatedate) /expense/online-help/settings section 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Innstillinger Siden **Innstillinger** er tilgjengelig for alle brukere med rollen Expense firmaadministrator. Formålet er å vedlikeholde forskjellige innstillinger i Visma.net Expense. På siden Innstillinger vises en startside. Startsiden inneholder korte beskrivelser om hvilke vedlikehold som kan gjøres. Følgende menyer er tilgjengelige: - **Typer** - Diett - Utland - Kjøring - Utlegg - Annet - **Oppsett** - Tilknytt hovedbokskonto - Lønnsarter - Innstillinger for reiseregninger - Arbeidsflyt - Avvikle registrering av reise/utlegg - Bankkontoer - Integrasjonsbruker - **Kostnadsbærere** - **Ansatte og grupper** - Ansatte - Grupper - **Integrasjoner** /expense/online-help/settings/company_configuration_wizard page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Oppstartsveiviser Ved oppstart av et nytt firma, vil firmaadministrator få presentert en veiviser ved første tilgang til firmaet. Veiviseren vil hjelpe administratoren å velge de viktigste innstillingene for firmaet i Visma.net Expense. Administrator kan enten velge standardinnstillinger eller gjøre justeringer. Følgende steg er tilgjengelige: #### Velkommen Steget velkommen presenterer kun en forklarende tekst for å informere administrator om hensikten med veiviseren. #### Arbeidsflyt I dette steget kan administrator velge hvilken arbeidsflyt som skal benyttes, og deretter hvilken flyt en reiseregning har fra start til slutt. Vennligst følg denne linken for å lese mer om [Arbeidsflyt](../company_configuration). #### Innstillinger for reiseregninger I dette steget vil firmaadministrator kunne slå av og på forskjellig funksjonalitet for brukeren som skal være standard ved registrering av reiseregninger. Vennligst følg denne linken for å lese mer om [Innstillinger for reiseregninger](../company_configuration). #### Klimarapportering I dette steget er det mulig å aktivere en funksjon for klimarapportering. Dette vil legge til en rapport hvor det vil være mulig å se kalkulert karbonutslipp fra reise- og utleggsaktiviteter. Valg som gjøres i dette oppsettet kan senere endres på siden [Innstillinger](../company_configuration). /expense/online-help/settings/types page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Typer I menyen **Typer** kan administrator se, oppdatere og opprette forskjellige typer som kan benyttes ved registrering av utlegg og kjøring eller ved beregning av godtgjørelse i reiseregistreringen. - Diett - Utland - Kjøring - Utlegg - Annet ### Diett Visma.net Expense bruker de offisielle diettypene og de respektive offisielle satsene. Disse satsene er spesifikke for hvert land og oppdateres av Visma.net Expense i henhold til gjeldende regler. De offisielle diettypene benyttes ved registrering av reiser og i beregninger. Enkelte Diettyper kan deaktiveres eller oppdateres av firmaadministrator. Hver diettype, både innland og utland, kan knyttes til lønnsarter og kontoer. Typene har et sett med trekkfrie og trekkpliktige lønnsarter og et sett med trekkfrie og trekkpliktige kontoer. Diettypene for utland er knyttet til menyen Utland. Det er mulig å angi en firmaspesifikk sats for spesifikke tidsrom på alle eksisterende typer som vil overstyre den offisielle satsen. #### Følg de neste stegene for å angi en firmasats for diettyper 1. Velg relevant diettype ved å klikke på den. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats. 2. Klikk på knappen **Ny beløpssats**. 3. Fyll inn en **Gyldig fra dato**. **Gyldig til** kan stå tomt eller fylles ut dersom satsen bare skal gjelde for en begrenset periode. 4. I feltet **Firmasats**, legg til firmasatsen for denne typen. 5. Klikk på knappen **Lagre** for å lagre og lukke dialogen eller  for å lagre linjen. For å avbryte registreringen, klikk . Den nye firmasatsen som er registrert for diettypen, brukes når det registreres en ny reise med denne typen innenfor tidsrommet. Denne nye firmasatsen brukes også til å beregne beløpet som skal betales for denne diettypen. Hvis firmasatsen er høyere enn den offisielle satsen, vil differansen bli trekkpliktig. Endringene som gjøres på typene, påvirker ikke tidligere registrerte eller godkjente reiseregninger. Når en reiseregning som benytter denne bestemte diettypen blir endret, vil beregningene bli oppdatert. ### Utland Visma.net Expense bruker de offisielle satsene for destinasjoner i utlandet. Disse satsene er spesifikke for hvert land og oppdateres av Visma.net Expense i henhold til gjeldende regler. De offisielle destinasjonene i utlandet og de tilhørende satsene brukes i registreringen av utenlandsreiser og i beregninger. Typene for utland kan ikke deaktiveres. Det er mulig å angi en firmaspesifikk sats for spesifikke tidsrom på alle eksisterende typer som vil overstyre den offisielle satsen. De offisielle satsene gjelder hvis det ikke er angitt firmasatser. #### Følg de neste stegene for å angi en firmasats på utland 1. Velg relevant destinasjon ved å klikke på den. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats. 2. Klikk på knappen **Ny beløpssats**. 3. Fyll inn en **Gyldig fra dato**. **Gyldig til** kan stå tomt eller fylles ut dersom satsen bare skal gjelde for en begrenset periode. 4. I feltet **Firmasats**, legg til firmasatsen for denne typen. 5. Klikk på knappen **Lagre** for å lagre og lukke dialogen eller  for å lagre linjen. For å avbryte registreringen, klikk . Den nye firmasatsen brukes når det registreres en ny utenlandsreise, og bruker denne spesielle utlandsdestinasjonen innenfor det angitte datointervallet. Endringene som gjøres på utenlandstypene, påvirker ikke tidligere registrerte eller godkjente reiseregninger. Når en reiseregning som benytter denne bestemte destinasjonen blir endret, vil beregningene bli oppdatert. ### Kjøring Visma.net Expense har som standard alle de offisielle kjøretypene og de offisielle satsene. De offisielle kjøretypene bruker den offisielle trekkfrie satsen (og statens særavtale for Norge), og Visma.net Expense holder disse satsene oppdatert. Hvert firma kan registrere en egen sats for typene. Når en firmasats registreres, vil denne satsen benyttes som den betalbare satsen per kilometer, når den ansatte registrerer en reiseregning med denne kjøretypen. Hvis satsen er høyere enn den offisielle satsen, beregner Visma.net Expense beløpet som skal betales. Beløpet deles inn i et trekkfritt og et trekkpliktig beløp ved bruk av den offisielle skattefrie satsen. Det samme gjelder for statens særavtale i Norge. Firmaadministratoren kan opprette egne kjøretyper: For eksempel **Sykkel**. #### For å opprette en ny kjøretøytype Klikk på knappen **Legg til** og fyll ut følgende: 1. Navn - dette vil vises ved registrering av kjøring. 2. Aktiv - aktiv eller inaktiv status for kjøretypen Standard er aktiv. 3. Klikk **Ny beløpssats** for å fylle inn firmasats, i tillegg til Gyldig fra og Gyldig til dato. Satsen vil benyttes i beregninger og siden dette er en ny firmasats og den ikke har noen offisiell trekkfri sats, vil hele beløpet bli trekkpliktig. 4. Under fanen **Lønn/Bokføring** kan du velge trekkfrie og trekkpliktige kontoer og/eller trekkfrie og trekkpliktige lønnsarter for den valgte kjøretypen. Disse kontoene/lønnsartene vil bli overført til lønnssystemet eller økonomisystemet. 5. Klikk **Lagre** for å lagre den nye kjøretypen. 6. Det er også mulig å slette ubrukte Kjøretyper som har blitt opprettet av administrator. Ved å velge en egendefinert Kjøretype, vil knappen **Slett** være tilgjengelig. Alle Kjøretyper, både standard og egendefinerte, kan oppdateres. For eksempel legge til en ny firmasats som skal benyttes i stedet for den offisielle satsen, endre eller legge til kontoer / lønnsarter eller deaktivere / aktivere en kjøretype. Hovedkjøretypene kan ha tilleggsinformasjon tilknyttet, for å sikre at det er mulig å registrere alle godtgjørelsene. Eksempel på disse tilleggstypene er **Passasjer, Tung last, Skogs- og anleggsvei etc.** ### Utlegg Visma.net Expense har en liste over landspesifikke utleggstyper som kan brukes i utleggsregistreringen. Denne listen over standard utleggstyper er relatert til forskjellige kategorier innenfor reise som overnatting, togbilletter, måltider, og andre utlegg som kontorrekvisita og telefon. Firmaadministrator kan opprette nye typer ved behov, eller deaktivere noen av standard typene som ikke skal være tilgjengelige ved registrering. #### For å opprette en ny utleggstype Klikk på knappen **Legg** til og fyll ut følgende: 1. Navn - dette vil vises ved registrering av utlegg. 2. Aktiv - aktiv eller inaktiv status for utleggstypen, standard er aktiv. 3. Obligatorisk vedlegg - for å angi at vedlegg må legges til av den ansatte. 4. Fast pris - ved å velge Fast pris og en Enhetspris, vil bruker i stedet for beløpet legge inn et antall for denne typen. 5. Utslippskategori - for kalkulering av CO2 utslipp (kun når klimarapportering er aktivert). 6. Under fanen Lønn/Bokføring kan du velge kontoer for innland og utland og/eller lønnsarter for innland og utland for den valgte utleggstypen. Disse kontoene/lønnsartene vil bli overført til lønnssystemet eller økonomisystemet. 7. Klikk **Lagre** for å lagre den nye utleggstypen. Det er også mulig å slette ubrukte Utleggstyper som har blitt opprettet av administrator. Ved å velge en egendefinert **Utleggstype**, vil knappen **Slett** være tilgjengelig. Alle **Utleggstyper**, både standard og egendefinerte, kan oppdateres. For eksempel endre eller legge til kontoer / lønnsarter eller deaktivere / aktivere en utleggstype. ### Utleggstyper for Klimarapportering Når klimarapportering har blitt aktivert, må en utslippskategori knyttes til alle utleggstyper. En utslippskategori benyttes for å kalkulere estimert karbonutslipp basert på gjennomsnittlig data. Alle standard utleggstyper er automatisk knyttet til en utslippskategori og disse kan ikke endres. For alle egenopprettede typer kan du selv bestemme å knytte til en utslippskategori eller ikke. #### Bompenger på siden Kjørebok Utleggstypen Bompenger er også tilgjengelig for registrering på siden Kjørebok. Dette for at brukerne skal kunne registrere bompenger i forbindelse med kjøringen. Utleggstypen Bompenger er av den grunn aktivert som standard, men det er mulig å deaktivere denne typen. Egne typer for bompenger kan derfor kun registreres som et utlegg på siden Utlegg. #### Import og eksport av utleggstyper Med denne funksjonen er det mulig å eksportere og importere **Utleggstyper**. Knappene **Filimport** og **Eksporter fil** finnes nederst til høyre på siden **Utlegg**. Ved å klikke på knappen **Filimport** vil en fil som inneholder alle eksisterende utleggstyper og relaterte kontoer, lønnsarter og MVA koder (kun for Finland og Sverige) bli eksportert i et .csv format, uavhengig av status (aktiv / inaktiv). Filen vil inneholde korrekt header og kolonner basert på land/firma og innholdet vil bli presentert på standardspråket til brukeren. Ved å klikke på knappen **Filimport** er det mulig å velge en .csv fil for import. Filen må inneholde følgende datastruktur: | Kolonnenavn | Obligatorisk / Redigerbar | Kommentar | |----|----|----| | Kode | Ja / Nei | If blank, Expense will consider this a new type to be created | | Navn | Ja / Nei | Only editable for company specific expense types | | Aktiv | Ja / Ja |   | | Innland konto kreditt | Nei / Ja |   | | Innland konto debet | Nei / Ja |   | | Utland konto kreditt | Nei / Ja |   | | Utland konto debit | Nei / Ja |   | | Innland lønnsart | Nei / Ja |   | | Utland lønnsart | Nei / Ja |   | #### Eksempel Kode;Navn;Aktiv;Innland Konto Kreditt;Innland Konto Debet;Utland Konto Kreditt;Utland Konto Debet;Innland Lønnsart;Utland Lønnsart ;Overtidsmat;TRUE;;;;;300;300 Eksempel på fil: [Expense types](./ExpenseTypesExample.csv) ### Annen Denne siden benyttes for å se og oppdatere spesielle typer som ikke er dekket av de andre typene. #### Betalt av arbeidsgiver Firmaadministrator kan aktivere og bruke typen **Betalt av arbeidsgiver**. Når denne typen er aktivert, kan brukeren markere boksen **Betalt av arbeidsgiver** ved registrering av utlegg. Dette betyr at beløpet ikke vil bli utbetalt til den ansatte, men det kan fortsatt inkluderes i overføring til lønn / regnskap. Det er også mulig å aktivere dette alternativet på gruppenivå. /expense/online-help/settings/company_configuration page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Oppsett Siden **Oppsett** på siden **Innstillinger** inneholder følgende menyer: - Hovedbokskontoer - Lønnsarter - MVA-oppsett - Innstillinger for reiseregninger - Arbeidsflyt - Kostnadsbærere - Slå av registrering av reise/utlegg - Bankkontoer - Integrasjonsbruker Menyene kan variere avhengig av land, integrasjoner og firmaets arbeidsflyt. ### Hovedbokskontoer **Hovedbokskontoer** kan benyttes i firmaer som trenger å overføre data fra Visma.net Expense til et ERP system. De kan opprettes og/eller endres av firmaadministrator, eller importeres fra et lønnssystem eller et ERP system hvis en integrasjon er satt opp. Hensikten er å knytte korrekte debet og kredit kontoer til typene (utlegg, diett og kjøring) i Visma.net Expense. Når disse er knyttet, kan de trekkes ut for manuelle eller automatiske oppdateringer i et regnskapssystem og / eller lønnssystem. #### For å opprette en ny Hovedbokskonto Klikk på knappen **Legg til konto** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på kontoen. - Nummer - det unike nummeret på kontoen. - Aktiv huke - for å indikere om Hovedbokskontoen er aktiv eller inaktiv. - Klikk Lagre for å lagre den nye kontoen. Det er også mulig å slette kontoen når den er opprettet i Visma.net Expense. Hvis det ikke er mulig å opprette eller endre **Hovedbokskontoer** i Visma.net Expense, betyr dette at firmaet er integrert med et lønns- eller økonomisystem. **Hovedbokskontoer** må derfor vedlikeholdes i det integrerte systemet. ### Lønnsarter **Lønnsarter** benyttes i hovedsak for firmaer som trenger å overføre data fra Visma.net Expense til et lønnssystem. De kan opprettes og/eller endres manuelt av firmaadministrator, eller importeres fra et lønnssystem hvis en integrasjon er satt opp. Hensikten er å knytte korrekte lønnsarter til de forskjellige typene (utlegg, diett og kjøring) i Visma.net Expense. Når disse er knyttet, kan de trekkes ut for manuelle eller automatiske oppdateringer i et lønnssystem. Dette kan gjøres enten for å utbetale ut beløpene på reiseregningen eller for rapportering via et lønnssystem til skattemyndighetene, eller begge deler. #### For å legge til en ny lønnsart manuelt Klikk på knappen **Legg til lønnsart** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på lønnsarten - Lønnsart - det unike nummeret på lønnsarten - Aktiv huke - for å indikere om lønnsarten er aktiv eller inaktiv. - Klikk **Lagre** for å lagre den nye lønnsarten. Det er også mulig å slette lønnsarten når den er opprettet manuelt i Visma.net Expense. Hvis det ikke er mulig å opprette eller endre **Lønnsarter** i Visma.net Expense, betyr dette at firmaet er integrert med et lønnssystem. **Lønnsarter** må derfor vedlikeholdes i det integrerte systemet. ### MVA-oppsett Firmaadministratoren kan definere MVA koder som skal benyttes for firmaet i denne menyen. MVA koder kan enten opprettes manuelt eller de kan overføres fra et integrert system som kan sende disse. #### For å opprette en ny MVA kode Klikk på knappen **Legg til MVA** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på MVA koden - Kode - det unike nummeret på MVA koden - Prosent - velg en av standardverdiene eller fyll ut en Egendefinert verdi - Aktiv huke - for å indikere om MVA koden er aktiv eller inaktiv. - Debetkonto - Hovedbokskontoen hvor debet beløp skal konteres - Kreditkonto - Hovedbokskontoen hvor kredit beløp skal konteres - Lønnsart - Lønnsarten hvor MVA beløpet skal konteres (for lønn) - Klikk **Lagre** for å lagre den nye MVA koden Opprettede og aktive MVA koder kan nå knyttes til utleggsstyper. MVA koder vil inkluderes når transaksjoner sendes til et lønns- og/eller ERP system, enten basert på manuelt filuttrekk eller via en integrasjon. ### Innstillinger for reiseregninger På denne siden kan firmaadministrator slå av eller på forskjellige funksjoner for brukeren. Ved oppsett av et nytt firma, kan firmaadministrator velge standard alternativer for innstillinger av reiseregninger, og senere endre disse på denne siden. Følgende områder er tilgjengelige (disse er avhengig av land): #### Kostnadsbærere For alternativet kostnadsbærere er det mulig å sette kostnadsbærere til å være synlige eller ikke, og redigerbar eller ikke for den ansatte under registrering av reiseregningen. Det er også mulig å tillatte at de ansatte kan splitte kostnadsbærere på reiseregningen, ved å aktivere eller deaktivere splitting av kostnadsbærerfunksjonen. For hvert av alternativene vil en hjelpetekst synes for å kunne veilede administrator å ta riktig valg for firma. #### Diettgodtgjørelse For alternativet diettgodtgjørelse er det mulig å velge om dette skal beregnes eller ikke og om det skal være redigerbart eller ikke for de ansatte ved registrering av reiser. For hvert av alternativene vil en hjelpetekst synes for å kunne veilede administrator å ta riktig valg for firma. #### MVA-håndtering MVA-håndtering er kun tilgjengelig for Sverige og Finland og alternativene vil være ulike avhengig av land. #### Viderefakturering Innstillingen Viderefakturering vil kun være tilgjengelig for firmaer som bruker en arbeidsflyt som inkluderer en ERP integrasjon. Følgende alternativer er tilgjengelig: - Når boksen Tillat viderefakturering av reiseregning til kunde ikke er valgt, kan ikke de ansatte viderefakturere en reiseregning. - Når boksen Tillat viderefakturering av reiseregning til kunde er valgt, kan de ansatte viderefakturere en reiseregning (eller en transaksjon) til en valgt kunde. #### Frokost ved overnatting Denne innstillingen vil gjøre det mulig å bestemme om frokost inkludert for overnattingsutlegg skal være obligatorisk eller ikke for brukerne. ### Arbeidsflyt På denne siden kan firmaadministrator velge hvilken arbeidsflyt som skal benyttes, og deretter hvilken flyt en reiseregning har fra start til slutt. #### Arbeidsflyt Følgende arbeidsflyter er tilgjengelige: | Arbbeidsflyt | Resultat | Land | |----|----|----| | Betaling i lønnssystem, manuell bokføring | En lønnsfil kan genereres for å håndtere de godkjente reiseregningene. I tillegg kan en regnskapsfil genereres for referanse eller import til et regnskapssystem. Lønnsarter må legges til og hovedbokskontoer er anbefalt for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE, DK | | Betaling i lønnssystem, bokføring/viderefakturering via ERP integrasjon | Når reiser er godkjent, vil de bli tilgjengelige for overføring til ERP systemet for viderefakturering og/eller bokføring. En lønnsfil kan genereres for å overføre reiseregninger til et lønnssystem for utbetaling. Lønnsarter og hovedbokskontoer må legges til for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE, DK | | Betaling i AutoPay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem | Overføring av betaling til AutoPay kan genereres - for å initiere utbetaling av reiseregninger. Betalte reiseregninger er tilgjengelig for overføring til et ERP system for viderefakturering og/eller bokføring. En lønnsrapport kan genereres for å rapportere diett/kjøring via lønnssystemet. Bankkontoer, hovedbokskontoer og lønnsarter må legges til for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE | | Betaling via AutoPay, manuell bokføring, rapportering via lønnssystem | Overføring av betaling til AutoPay kan genereres - for å initiere utbetaling av reiseregninger. Betalte reiseregninger kan inkluderes i en regnskapsfil som kan genereres for referanse og/eller import til et regnskapssystem. En lønnsrapport kan genereres for å rapporere diett/kjøring via lønnssystemet. Bankkontoer må legges til, hovedbokskontoer og lønnsarter anbefales for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE | ### Endre arbeidsflyt Det er mulig å endre fra en arbeidsflyt til en annen som en gyldig for landet. Som en generell regel er det ikke mulig å endre hvis ikke alle reiseregninger har status **Åpen/Avvist/Avbrutt/Venter på godkjenning/Godkjent eller Betalt/Bokført** (avhengig av hva som er siste status i nåværende flyt). Hvis det finnes reiseregninger med status imellom Godkjent og den siste status for flyten, vil de andre alternativene være deaktivert og en advarsel vil vises over utvalget. ### Cost units Kostnadsbærere er designet for å gi kundene en mulighet til å registrere kostnader til forskjellige enheter uten å sette opp flere firmaer. Ved å bruke kostnadsbærere, kan kostnader registreres og rapporteres til for eksempel forskjellige prosjekter, kostnadssentre, avdelinger etc. Konfigurasjonen **Kostnadsbærere** består av to forskjellige områder: - Kostnadsbærertype - Kostnadsbærer ### Kostnadsbærertype En kostnadsbærertype kan for eksempel være **Avdeling** eller **Prosjekt**, og alle de ulike avdelingene og prosjektene er oppført under denne typen. Kostnadsbærertyper kan importeres fra et annet system integrert med Visma.net Expense eller opprettes manuelt. Slik legger du til en kostnadsbærertype manuelt: Klikk på knappen **Legg til type** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på kostnadsbærertypen - Nivå - indikerer nivået kostnadsbærertypen har - Boksen **Tillat at kostnadsbærere fra "ny kostnadsbærer type"** benyttes ved registrering av dokumenter: indikerer om kostnadsbærertypen skal være tilgjengelig ved registrering av reise eller ikke. - Klikk **Lagre** for å lagre den nye kostnadsbærertypen. Det er ikke mulig å legge til, endre eller slette kostnadsbærertyper hvis firmaet har en integrasjon med et lønns-/ERP system. #### Kostnadsbærere Når en kostnadsbærertype er opprettet, kan forskjellige kostnadsbærere opprettes relatert til hver type. Det er ingen begrensning på hvor mange kostandsbærere som kan registreres til hver type. Kostnadsbærere kan importeres fra et annet system integrert med Visma.net Expense eller opprettes manuelt. For å manuelt legge til en kostnadsbærer: Velg en kostnadsbærertype, klikk på knappen **Legg til kostnadsbærere** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på kostnadsbæreren - Kode - koden på kostnadsbæreren - Gyldig fra - datoen for når kostnadsbæreren skal gjelde fra - Gyldig til - datoen for når kostnadsbæreren gjelder til (inkludert angitt dato) - Aktiv huke - indikerer om kostnadsbæreren er aktiv eller inaktiv. - Klikk **Lagre** for å lagre den nye kostnadsbæreren. Det er ikke mulig å legge til, endre eller slette kostnadsbærere hvis firmaet har en integrasjon med et lønns-/ERP system. ### Slå av registrering av reiseregninger Det er mulig for firmaadministrator å slå av registrering av reiseregninger for et firma. Når boksen **Slå av registrering** av reiseregning er valgt, vil en **Fra dato** bli lagt til. Etter den valgte datoen vil det ikke være mulig for de ansatte å registrere reiseregninger. Ansatte vil fortsatt ha tilgang til å logge på og se historiske reiseregninger. Du vil kunne aktivere registrering av reiseregninger igjen senere om nødvendig. Når boksen **Slå av registrering av reiseregning** ikke er valgt, kan alle ansatte registrere reiseregninger. ### Bankkontoer **Bankkontoer** benyttes for å generere betalingsfiler for rapportering, og kan registreres og/eller oppdateres av firmaadministrator. Ved å klikke på knappen **Legg til** eller ved å velge en eksisterende bankkonto åpnes en dialogboks med følgende felt: | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Standard bankkonto | Boks som indikerer om bankkonto er standard. | | Kontonummer | Når en bankkonto registreres først, vil IBAN og BIC oppdateres automatisk. Vil bli oppdatert automatisk når IBAN legges inn først. Den automatiske oppdatering er basert på en integrasjon med AutoPay. | | BIC | Blir utfylt automatisk når en bankkonto eller IBAN blir lagt inn. Den automatiske oppdatering er basert på en integrasjon med AutoPay. | | IBAN | Ved å legge inn dette først, vil bankkonto og BIC oppdateres automatisk. Vil bli oppdatert automatisk når bankkonto legges inn først. | | Bankavtale ID | En alfanumerisk oppføring. | | Gyldig fra | Brukes til å finne ut om angitt bankkonto er tilgjengelig for betalingsfiler. | | Gyldig til | Brukes til å finne ut om angitt bankkonto er tilgjengelig for betalingsfiler. | ### Integrasjonsbruker Integrasjonsbruker benyttes for integrasjonen gjennom web service med andre systemer. Firmaadministrator kan generere en integrasjonsbruker for firmaet ved å legge inn et passord. Brukernavnet opprettes da automatisk. Passordkravet for integrasjonsbrukeren er en stor bokstav, en liten bokstav, ett siffer, ett spesialtegn, ingen mellomrom og minst 20 tegn. /expense/online-help/settings/employees_and_groups page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Ansatte og grupper Avsnittet **Ansatte og grupper** på siden **Innstillinger** inneholder følgende: - Ansatte - Grupper ## Ansatte En Visma.net Expense bruker må være en ansatt for å kunne få tilgang og for å kunne opprette reiseregninger. Informasjon om ansatte kan importeres fra et lønnssystem, via en filimport (.csv) eller registreres manuelt. For å opprette en ansatt manuelt, klikk på knappen Legg til ansatte og fyll ut følgende under fanen Generell. | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | |----|----|----| | Aktiv boks | Aktiverer/deaktiverer den ansattes tilgang. |   | | Ansatt ID | Den ansattes ID som benyttes i lønnssystemet. | Ja | | Fornavn | Den ansattes fornavn. | Ja | | Mellomnavn | Den ansattes mellomnavn. | Nei | | Etternavn | Den ansattes etternavn. | Ja | | E-post adresse | Den ansattes e-postadresse. | Ja | | Gruppe | Tilgjengelig når en eller flere grupper har blitt opprettet under menyen Innstillinger - Ansatte og grupper - Grupper. | Nei | | Adresse 1 | Gateadresse til den ansatte. | Nei | | Adresse 2 | Postboksadresse til den ansatte. | Nei | | Postnummer | Postnummeret til den ansatte. | Nei | | Sted | Stedet/byen til den ansatte. | Nei | | Land | Landet til den ansatte. |   | Det finnes også en annen fane på den ansatte som heter **Tilleggsinformasjon** hvor følgende kan fylles ut: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | |----|----|----| | Bankkonto | Bankkontoen til den ansatte, benyttes kun når betaling skjer via Bank eller AutoPay. | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay | | IBAN konto | Internasjonalt bankkontonummer. Blir utfylt automatisk når en bankkonto blir lagt inn. | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay | | BIC | Identifiseringskoden på bankkontoen. | Nei | | Standard kostnadsbærere | Velg standard kostnadsbærer(e) som den ansatte tilhører. Knytningen til kostnadsbærer som angis på den ansatte vil benyttes som standard kostnadsbærer ved registrering av reiseregning, og kan benyttes for å bestemme hvem som skal godkjenne reiseregningen. | Nei | Fanen **Stilling** er kun tilgjengelig når ansettelsesmelding benyttes i integrasjoner (eHRM og Visma.net Payroll). Vil inneholde følgende: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | |----|----|----| | Navn/nummer på stillingen | I Employees så er dette kun et nummer, i andre integrasjoner (eHRM) er det i tillegg lagt til et navn. | N/A | | Ansatt ID | Ansatt ID. | Bare lesbart felt | | Stillingsprosent | Den ansattes stillingsprosen. | Bare lesbart felt | | Gyldig fra | Den ansattes stilling gyldig fra dato. | Bare lesbart felt | | Gyldig til | Den ansattes stilling gyldig til dato. | Bare lesbart felt | | Organisasjonsenhet | Den ansattes organisasjonsenhet (kun for eHRM integrasjon). | Bare lesbart felt | | Beskrivelse | Beskrivelse av stillingen. | Bare lesbart felt | | Stillingstype | Stillingstype | Bare lesbart felt | Klikk **Lagre** for å lagre den ansatte. De ansatte vil motta en aktiverings-e-post når de er overført fra et lønnssystem eller etter at de er lagret ved opprettelse manuelt. Så det anbefales at alle innstillingene i Visma.net Expense gjøres før overføring eller oppretting av ansatte. ### Importere ansatte fra fil Import av ansatte lar firmaadministrator importere ansattdata fra en CSV-fil. Filen må inneholde obligatoriske data i henhold til spesifisert format. For å importere ansatte må følgende steg følges: - Klikk på knappen Filimport under listen av de ansatte. - Velg CSV filen som skal importeres (eller dra fil til dialogboksen). - Etter at filen er valgt så vil importen starte, dette indikeres med en fremdriftslinje som viser prosentandelen av de fullførte postene. - Etter endt import vil resultatet av importen vises i et dialogvindu. Denne vil inneholde antall rader som ble korrekt importert. De radene som ikke ble importert vil være merket med radnummer og en begrunnelse vil vises. - De ansatte er nå tilgjengelige i ansattlisten. #### Filformatet for CSV filen Kolonnedata må separeres med semikolon (;) | Kolonnenavn | Beskrivelse | Data type/format | Obligatorisk (J/N) | |----|----|----|----| | Kode | Unikt ansattnummer. | Alfanumerisk | J | | Aktiv | Indikator om den ansatte er aktiv eller ikke. | Boolean (TRUE/FALSE) | N/A | | Visma.net e-post | Unik bruker ID i Visma.net. | E-postadresse format | J | | Fornavn | Fornavnet til ansatt. | Alfanumerisk | J | | Mellomnavn | Mellomnavnet til ansatt. | Alfanumerisk | N | | Etternavn | Etternnavnet til ansatt. | Alfanumerisk | J | | Adresse 1 | Adressefelt 1 | Alfanumerisk | N | | Adresse 2 | Adressefelt 2 | Alfanumerisk | N | | Postnummer | Postnummer felt | Alfanumerisk | N | | Poststed | By| Alfanumerisk | N | | Land | Land | Alfanumerisk | N | | Bankkonto | Kontonummer | Alfanumerisk | N | | IBAN | IBAN nummer | Alfanumerisk | N | | BIC | BIC nummer | Alfanumerisk | N | | Nivå av kostnadsbærertype | I de påfølgende radene legges kodene for kostnadsbærere under den angitte kostnadsbærertypen. Overskriften inneholder kostnadsbærertyper (1:2), mens radene inneholder kostnadsbærernummer. | Numerisk/Alfanumerisk | N | #### Eksempler på fil - [Employee import NO/DK](./EmployeeImportNO_DK.csv) - [Employee import FI](./EmployeeImportFI.csv) - [Employee import SE](./EmployeeImportSE.csv) ### Slette ansatte Det er mulig å slette en ansatt selv om reiseregninger er registrert. Dette er i henhold il GDPR regelverket. Ved å velge en av de ansatte fra listen, vil en **Slett** knapp bli tilgjengelig. Dette gjelder også for firmaer integrert med andre systemer, men da må sletting gjøres fra det integrerte systemet. ### Grupper Firmaadministratøren kan opprette grupper av ansatte, som hver kan ha egne innstillinger og satser. For eksempel kan en gruppe ansatte ha en annen sats for typen Bil eller at kun en gruppe ansatte skal kunne registrere reiser med diettgodtgjørelse. #### For å legge til en ny gruppe Klikk på knappen **Legg til Gruppe** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på gruppen - Kode - koden/nummeret på gruppen - Aktiv boks - for å indikere om gruppen er aktiv eller inaktiv - Klikk **Lagre** for å lagre den nye gruppen Når gruppen er opprettet kan den legges til på de ansatte. - Gå till **Innstillinger - Ansatte & Grupper - Ansatte** og velg en av de ansatte fra listen. - Under fanen **Generell** og feltet **Gruppe**, velg den korrekte gruppen. - Klikk **Lagre** for å lagre endringen. Når en gruppe har blitt lagt til på de ansatte, kan spesifikke innstillinger for gruppen settes. #### Eksempel 1 - Forskjellig sats på kjøretypen Bil for en spesifikk gruppe For å legge til en forskjellig sats for en spesifikk gruppe: - Gå til **Innstillinger - Typer - Kjøring** - Klikk på den spesifikke gruppen i filteret - presentert over listen med typene - Velg typen **Bil** - Legg til satsen i kolonnen **Firmasats** og lagre kolonnen ved å klikke på det grønne symbolet - Lagre typen ved å klikke på knappen **Lagre**. De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå få firmasatsen ved registrering av kjøring på denne typen i reiseregningen. #### Eksempel 2 - Ikke tillat diettgodtgjørelse for en spesifikk gruppe For å endre innstillingen for å tillate beregning av diettgodtgjørelse: - Gå til **Innstillinger - Oppsett - Innstillinger** for reiseregninger - Klikk på den spesifikke gruppen i filteret øverst på siden - Boksene for å tillate beregning av diettgodtgjørelse kan deretter skrus av De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå ikke få beregnet diettgodtgjørelse ved registrering av reiser i reiseregningen. /expense/online-help/settings/integrations page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Integrasjoner Siden **Integrasjoner** gir en oversikt over tilgjengelige integrasjoner du kan bruke sammen med Expense. Noen integrasjoner kan aktiveres direkte fra denne siden. Tilgjengelige integrasjoner som kan aktiveres fra Expense er: - Nordea First Card (via OpenCard) ### Integrasjon med Nordea First Card (via OpenCard) Hvis du bruker en eksisterende integrasjon med Nordea First Card, kan du også begynne å få kredittkorttransaksjonene i sanntid. Dette betyr at et kjøp med kredittkortet ditt, vil kunne være tilgjengelig for bruk med en gang i Expense. Under **Legg til integrasjon** i menyen til venstre kan du finne mer informasjon om integrasjonen samt prisene, ved å klikke på knappen "Info og priser". Når du er klar til å komme i gang, klikker du på knappen "Oppsett". Følgende felt må fylles ut: | Felt | Beskrivelse |----|---- | Firmanavn | Navnet på firmaet. Dette fylles automatisk ut. | Org.nummer | Firmaets organisasjonsnummer. Dette fylles automatisk ut. | E-post for faktura | E-post som skal benyttes som mottaker for faktura. | Fakturareferanse | Valgfritt felt for referanse på faktura. | Kort med firmaansvar (faktura sendes til firmaet) | Automatisk valgt, men kan tas bort hvis ikke i bruk | Kort med privat ansvar (faktura sendes til kortinnehaver) | Automatisk valgt, men kan tas bort hvis ikke i bruk | Transaksjonsbehandlingsavtalen (TPA) | Her skal du fylle ut hvilke personer (e-postadresser) som skal signere avtalen (TPA). Flere e-postadresser kan angis, atskilt med komma. | Underskriftsoppslag | Dette vil åpne en dialog med forslag til autoriserte personer som kan være signatorer. | Send | Når alle felter er utfylt vil knappen Send bli tilgjengelig. Når integrasjonen er aktivert, sendes avtalen (TPA) til de autoriserte personene som ble oppgitt i oppsettet. Avtalen (TPA) må signeres før transaksjonene kan sendes til Expense. #### Kortholdere Du kan allerede nå, når du venter på signering, begynne å legge til kortholdere. Alle ansatte som har Nordea firmakort og ønsker å motta transaksjonene i Expense, må legges til her. For å legge til en ansatt, klikk i nedtrekkslisten under kolonnen Ansatt ID. Velg deretter den ansatte fra listen. Det er kun mulig å legge til én ansatt om gangen. Den ansatte legges deretter til på listen og en avtale (PDPC) sendes til e-postadressen som den ansatte må godta. Følgende kolonner vises i listen: | Kolonne | Beskrivelse |----|---- | Ansatt ID | Ansatt ID som registrert i Expense | Fornavn | Ansattes fornavn | Etternavn | Ansattes etternavn | Epostadresse | Ansattes epostadresse | Status | Status på PDPC avtalen, om den ansatte har signert eller ikke | Actions | Inviter på nytt: Sender invitasjonen til den ansatte på nytt. Slett: Deaktiverer integrasjonen til den valgte ansatte Når selskapets TPA er signert vil integrasjonsstatusen endres til **Integrasjon aktiv**. Når de ansatte er aktivert som kortholdere, vil de begynne å motta transaksjoner i Expense. **Merk!** Brukere får transaksjonene i sanntid og en reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner kan sendes til godkjenning. Det kan imidlertid skje at en transaksjon endres ved avregning i banken. For å unngå mismatch av beløp, sendes reiseregninger deretter til en "på vent"-status, og først når Expense får den klarerte transaksjonen fra banken (normalt innen noen få dager) sendes reiseregningen fullt ut til godkjenning. /expense/online-help/visma-employee section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Visma Employee (mobile app) Appen **Visma Employee** er en app som gir deg mulighet til å opprette kvitteringer og kjøringer som en Expense bruker. Den er automatisk synkronisert til Visma.net Expense og vil gi deg varsel når dine utlegg er godkjent (eller ikke godkjent). Hvis du har flere roller enn en Expense bruker kan du også se dine lønnsslipper og legge til tid og fravær i appen. Hvis du lurer på om appen fungerer for deg - ta kontakt med din lønnsadministrator. Hvorfor vente med å registrere alle dine utlegg til du sitter ved datamaskinen igjen? Legg dem til i appen og send de direkte til godkjenning. For kvitteringer, gir appen deg mulighet til å ta bilder av de direkte i appen, laste de opp fra fotogallerier eller dele de fra andre apper på telefonen. Last ned appen i Appstore (iOS) eller Google play store (Android). Bruk din vanlige bruker for Expense for å logge inn i appen. I de følgende sidene kan du lese om hver funksjon i appen og hvordan du kan jobbe med appen på den enkleste måten. /expense/online-help/visma-employee/settings page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Innstillinger I **Innstillinger** finner du all informasjon om appen, og ting du kan endre. Det er forskjellig innstillinger om du har en Android- eller iOS-enhet. #### Android - Øverst på siden finner du informasjon om appen og OS-versjonen, og e-postadressen du er pålogget med. - Du kan velge mellom ulike moduser i appen, som mørk modus og du kan også velge språk. Merk at noen maler i appen kommer fra språket du bruker i Visma.net (f.eks. utlegg og kjørelengde). - Det er mulig å åpne appen med en pinkode. Hvis du slår på det alternativet, må du logge på appen med en pinkode. - I Android kan du slå varsler av og på, og også sette spesifikke varsler av og på. - En viktig del av innstillingene i Android er "Tillat skjermbilder". Hvis bryteren er av, må du slå den på før du kan ta et skjermbilde / skjermopptak i appen. - Ettersom Visma synes miljøet er viktig har vi en del i utslippssammendraget. Når du åpner denne kan du se en oppsummering av alle utgiftene dine, med et fint diagram og prosenter av hver utgiftskategori. Merk at dette er tilgjengelig dersom din lønnsadministrator har aktivert dette i innstillingene i Visma.net Expense. - Du kan også se vår tilgjengelighetserklæring i innstillingene. #### iOS - Øverst på siden finner du informasjon om appen og OS-versjonen, og e-postadressen du er logget på med. - Du kan velge mellom ulike moduser i appen, som mørk modus og du kan også velge språk. Merk at noen maler i appen kommer fra språket du bruker i Visma home (f.eks. utgifter og kjørelengde). - Det er mulig å logge på appen med FaceID. Hvis du slår på det alternativet, må du logge på appen med FaceID. - Ettersom Visma synes miljøet er viktig har vi en del i utslippssammendraget. Når du åpner denne kan du se en oppsummering av alle utgiftene dine, med et fint diagram og prosenter av hver utgiftskategori. Merk at dette er tilgjengelig dersom din lønnsadministrator har aktivert dette i innstillingene i Visma.net Expense. - Du kan også se vår tilgjengelighetserklæring i innstillingene. /expense/online-help/visma-employee/startpage page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Startsiden På **Startsiden** vil du finne de mest viktige funksjonene i appen; nye varsler og muligheten for å opprette nye hendelser uten å gå inn på andre faner. Startsiden gir deg en enkel tilgang og oversikt, og den tilpasser seg avhengig av din rolle. Hvis du kun har tilgang til lønnsslipper, vil din startside se annerledes ut for noen med en annen rolle. Den er din lønnsadministrator som gir deg roller for appen. Hvis du er en bruker i mer enn et firma, kan du endre firmaet på startsiden. Klikk på firmanavnet øverst på siden og velg et annet firma i listen. Merk, dette er kun tilgjengelig dersom du er lagt til som bruker i flere firmaer med den samme e-postadressen. Hvis du er lagt til som bruker i flere firmaer, men ser de ikke øverst i listen, vennligst kontakt din lønnsadministrator og be om å få endret e-postadressen for din bruker i det firmaet. ## Varslingskort / Startsidekort Varslingskortene på startsiden viser den nyeste informasjonen. For eksempel hvis du har nylig sendt tre reiseregninger til godkjenning, hvis du har en ny lønnsslipp, hvis din ferie ble godkjent, hvilket beløp dine usendte kvitteringer har og mere. Hvilke varsler som vises er avhengig av hvilken rolle du har. For å kunne se alle varsler, sveip til venstre og et nytt varselskort vises. Når du klikker på et av varselkortene, blir du tatt videre til det spesifikke stedet i appen hvor du kan redigere eller se informasjon. ## Sjekk inn, sjekk ut Hvis din bruker har rolle for Time, med en betalingsregel, kan du sjekke inn og ut direkte i appen. Det er så enkelt som det virker - klikk Sjekk inn når du ønsker å sjekke inn ditt skift, and klikk sjekk ut når du er ferdig. Knappen Sjekk ut er kun tilgjengelig når du har sjekket inn. Informasjon om tiden du har sjekket inn og hvor lenge skiftet har vart, er tilgjengelig etter du har sjekket inn. En melding vil vises hvis du glemmer å sjekke ut, eller trenger å tilbake en dag for å endre noe (for eksempel hvis du har glemt å sjekke ut dagen før og forsøker å sjekke inn i dag). ## Hurtigvalg Du kan bruke hurtigvalg for å opprette nye utlegg, kalenderhendelser eller vise lønnssammendrag. De har samme funksjonalitet som "Legg til" i de andre fanene. Avhengig av din rolle, så vil forskjellige alternativer være mulig å velge. **Opprett kjørebok**: Du kan bruke kartet for å beregne avstand eller legge inn kilometer manuelt. Les mer om fanen [Utlegg](../expense) **Legg til ny kvittering**: Du kan bruke kamerate for å ta et bilde, eller laste opp bilder fra galleriet på din telefon. Les mer om fanen [Utlegg](../expense) **Registrer tid eller fravær**: Legg til en ny hendelse i kalenderen for arbeidede timer, overtid, ferie, sykdom og mer. Les mer om fanen [Kalender](../calendar) **Ansattassistent**: I samme knapp som du registrer tid eller fravær finner du vår ansattassistent. Assistenten kan hjelpe deg med registreringer, informere deg om saldoene dine (som feriedager, fleksitid, sykdom med mer). Klikk på bot-ikonet for å starte. Du kan bruke både tekst og tale. **Vis lønnssammendrag**: Dette vil ta deg til en side hvor du kan eksportere alle lønnsslipper og se lønnsoppgaven (hvis den er publisert av lønnsadministrator). Du vil få en PDF av alle dine lønnsslipper som du kan sende på epost eller skrive ut (hvis du har en printer knyttet til din mobile enhet). Les mer på fanen [Lønnsslipp](../payslip) /expense/online-help/visma-employee/expense page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Utlegg Den første fanen du ser når du går inn på fanen Utlegg, er Utlegg Her kan du se alle opprettede kvitteringer og kjøringer som ikke er lagt til i en reiseregning ennå. Det kan være utkast eller kvitteringer du ikke ønsker å legge til en reiseregning ennå. Alle utlegg du kan sende til godkjenning er markert automatisk, men du kan oppheve alle i øvre høyre hjørne. Du kan også oppheve spesifikke utlegg manuelt ved å klikke på den blå huken ved utlegget. ### iOS **Legg til ny kvittering**: 1. Startsiden - klikk på Legg til ny kvittering 2. Ta et bilde eller last opp et fra telefonens galleri (via knappen for galleri i det nedre venstre hjørne). 3. Gjør justeringer av den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Velg Ferdig 4. Velg Utleggstype, og fyll ut Formål i feltet for formål. Annen informasjon vil fylles ut via SmartScan automatisk. Hvis ikke all informasjon blir utfylt, må du legge inn dette manuelt. 5. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 6. Hvis du ønsker å legge til en kvittering til en reiseregning, klikker du på Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre den til senere, klikker du på Lagre. 7. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kvitteringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. Hvis du allerede er på fanen Utlegg når du vil legge til et utlegg, klikker du på Legg til ny kvittering. På denne måten trenger du ikke å gå tilbake til startsiden. Det samme gjelder for å sende utlegg til godkjenning - bare klikk på Send utlegg i denne fanen. **Opprett kjørebok**: 1. Startsiden - klikk på Opprett kjørebok 2. Velg beregn avstand (og søk eller se kart) hvis du ønsker å benytte kartet for automatisk berergning av avstand og få reiseruten utfylt automatisk. Hvis ikke, hopp over dette trinnet. 3. Velg dato, kjøretøy, kjørelengde og reiserute hvis du ikke valgte steg 2. 4. Skriv formålet med turen i feltet for formål. 5. Legg til bompenger ved behov. 6. Utvid "Annen" hvis du ønsker å legge til passasjerer, tung last og mer. 7. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 8. Hvis du ønsker å legge til kjøringen direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre kjøringen til senere, velg Lagre. 9. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kjøringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. ### Android **Legg til ny kvittering**: 1. Startsiden - klikk på Registrer ny kvittering. 2. Ta et bilde eller last opp et fra telefonens galleri (via knappen for galleri i det nedre venstre hjørne). 3. Gjør justeringer av den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Klikk på den blå knappen med huke. 4. Velg Utleggstype, og fyll ut Formål i feltet for formål. Annen informasjon vil fylles ut via SmartScan automatisk. Hvis ikke all informasjon blir utfylt, må du legge inn dette manuelt. 5. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 6. Hvis du ønsker å legge til en kvittering til en reiseregning, klikker du på Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre den til senere, klikker du på Lagre. 7. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kvitteringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. Hvis du allerede er på fanen Utlegg når du vil legge til et utlegg, klikker du på pluss ikonet i øvre høyre hjørne. På denne måten trenger du ikke å gå tilbake til startsiden. Hvis du ikke ønsker å sende alle på en gang, klikker du på knappen for å oppheve alle i øvre høyre hjørne og manuelt velger de du ønsker før du klikker på Send. **Opprett kjørebok**: 1. Startsiden - klikk på Opprett kjørebok. 2. Velg beregn avstand (og søk eller se kart) hvis du ønsker å benytte kartet for automatisk berergning av avstand og få reiseruten utfylt automatisk. Hvis ikke, hopp over dette trinnet. 3. Velg dato, kjøretøy, kjørelengde og reiserute hvis du ikke valgte steg 2. 4. Skriv formålet med turen i feltet for formål. 5. Legg til bompenger ved behov. 6. Utvid "Annen" hvis du ønsker å legge til passasjerer, tung last og mer. 7. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 8. Hvis du ønsker å legge til kjøringen direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre kjøringen til senere, velg Lagre. 9. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kjøringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. #### Bompenger Muligheten for å få bompenger kalkulert automatisk er tilgjengelig når du har benyttet "Beregn avstand" ved opprettelse av kjøring. Du kan endre beløpet ved behov. Du kan også velge om kjøreturen var i rushtiden eller om du bruker Autopass. Hvis du ikke har beregnet avstand, kan du fortsatt legge til bompenger manuelt. Hvis du ikke ønsker at bompenger skal bli beregnet automatisk, kan du skru av dette når du klikker på "Beregn avstand". Appen vil huske dine innstillinger, om du har valgt Autopass og rushtid, for neste kjøretur - men du kan alltid endre disse innstilingene ved behov. Hvis du trenger å legge til diett må du gå til Visma.net Expense på nettet. Les mer om endre utlegg, slette utlegg og mer under. ## Reiseregning Neste fane er Reiseregning. Her kan du se alle opprettede reiseregninger, både sendte og ikke sendte. I listevisningen kan du se en oversikt over alle statusene på reiseregningene. Åpne en reiseregning ved å klikke på den, og du vil se alle utlegg og/eller kjøringer som er lagt til i den spesifikke reiseregningen. Reiseregninger som ikke er sendt kan redigeres i appen. Klikk på den reiseregningen du ønsker å endre. Vennligst merk at hvordan du endrer ser forskjellig ut i iOS og Android. I iOS er det en Slett knapp og i Android klikker du på det grønne pluss symbolet i bunn. Du kan velge å slette, legge til flere kvitteringer og kjøringer og sende til godkjenning. Maksimalt antall utlegg som kan legges til en reiseregning er 20. Det er ikke mulig å ta bort eksisterende kvitteringer, kun slette hele reiseregningen. Alternativet for sletting er ikke tilgjengelig når reiseregningen er Godkjent. Hvis reiseregninger allerede er sendt må du gjøre endringer i Visma.net Expense på nettet. Måten å jobbe med utlegg/kjøring i apper er: Opprette utlegg (kvitteringer eller kjøringer) og legge de til en reiseregning direkte via utlegget eller under fanen for utlegg - ikke under fanen for reiseregning. Fanen for reiseregning er kun for å se og endre, ingen nye reiseregninger kan opprettes her. ### Legg til ny reiseregning For å legge til en ny reiseregning, i både iOS og Android, må du først opprette utlegg/kjøring. Som nevnt i avsnittet om "Legg til ny kvittering" og "Opprett kjørebok" får du valget "Legg til på reiseregning" når du lagrer utlegget/kjøringen. Dette er motsatt av slik det gjøres i Visma.net Expense på nettet. Når du har lagret eller sendt, vil du finne reiseregningen under fanen Utlegg → Reiseregning. ## Slette eller endre utlegg ### Utlegg under fanen Utlegg Det er mulig å slette eller endre et opprettet utlegg i appen. **For iOS**: Gå til fanen Utlegg og sveip til venstre på det utlegget du ønsker å slette. Hvis du ønsker å endre et utlegg, åpner du utlegget og gjør de endringene du ønsker. Når du har gjort alle endringer kan du Lagre til senere ved å velge Lagre knappen eller legge den direkte til på en reiseregning via knappen Flere valg. Via knappen Flere valg kan du også laste ned bildet av kvitteringen. Merk at du kan bare slette eller endre utlegg somer under fanen Utlegg og som ikke er lagt til en reiseregning. Dette betyr at de ikke er sendt. **For Android**: Gå til fanen Utlegg og trykk og hold på den reiseregningen du ønsker å slette. Nederst på siden vil det synes et alternativ for sletting. Hvis du ønsker å endre et utlegg, åpner du utlegget og gjør de endringene du ønsker. Når du har gjort alle endringer kan du Lagre til senere ved å velge huken for Lagre eller legge den direkte til på en reiseregning via knappen på siden. Merk at du kan bare slette eller endre utlegg somer under fanen Utlegg og som ikke er lagt til en reiseregning. Dette betyr at de ikke er sendt. ### Utlegg under fanen Reiseregninger Hvis du trenger å slette eller endre et utlegg som er under Reiseregninger, må du slette reiseregningen først før utlegget vil være redigerbart igjen. Når du har slettet reiseregningen vil utlegg bli sendt tilbake til fanen Utlegg og du kan gjøre endringer ved å følge instruksene ovenfor. **For iOS:** Gå til fanen Utlegg og klikk på Reiseregninger. Åpne reiseregningen du ønsker å slette og velg Slett. Via Endre har du også alternativer for å Legge til kvitteringer og kjøringer og Sende til godkjenning. Merk at funksjonen for å slette kun er tilgjengelig hvis reiseregningen har status: Hvis status er Avventer godkjenning, må du klikke på Avbryt godkjenning når du har åpnet reiseregningen. Hvis du ønsker å avbryte godkjenningen, vil status endres til Tilbakekalt og reiseregningen vil nå være åpen igjen. Dette betyr at reiseregninger med status Tilbakekalt og Ikke sendt i utgangspunktet er det samme. Status Avvist betyr at godkjenner har avvist reiseregningen av en eller annen grunn. Avvisningen er gjort manuelt av en godkjenner og det er en kommentar til denne statusen. Kommentaren vises når du åpner reiseregningen. Hvis reiseregningen har status Godkjent, er reiseregningen på vei til å bli utbetalt eller er allerede utbetalt. Du kan ikke slette eller endre godkjente reiseregninger. Hvis det er noe feil med en godkjent reiseregning må du kontakte din lønnsadministrator. Linker til resten av dokumentasjonen: [Startsiden](../startpage) [Lønnsslipp](../payslip) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/calendar page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Kalender På fanen **Kalender** kan du legge til, se, endre og slette hendelser. Listen inneholder alle dine registrerte kalender hendelser, inkludert tilstedeværelse og fravær. Hvis du er en sjekk inn / sjekk ut bruker, vil også disse hendelsene vises her. ## Registrer hendelse **iOS**: For å legge til en ny hendelse, klikk på knappen Registrer hendelse nederst på siden. Velg en type, som Arbeidstid, velg dato, starttid og sluttid, kostnadsbærere hvis aktuelt og deretter Lagre når du er ferdig. Du kan velge å bruke fanen Klokkeslett eller Timer. Hvis du velger Timer istedet for, så legger du ikke inn start og slutttid, men hvor mange timer du har jobbet. For noen typer er kommentar obligatorisk. Du vil da se at Kommentar feltet er påkrevd. Dette betyr at du ikke kan lagre uten å fylle ut en kommentar. Dette er en innstilling som kommer fra lønnssystemet, og det er din lønnsadministrator som er ansvarlig for denne innstillingen. **Android:** For å legge til en ny hendelse, klikk på knappen Registrer hendelse nederst på siden. Velg en type, som Arbeidstid, velg dato, starttid og sluttid, kostnadsbærere hvis aktuelt og deretter Lagre når du er ferdig. Du kan velge å bruke Klokkeslett eller Timer i nedtrekklisten øverst på siden. Hvis du velger Timer istedet for, så legger du ikke inn start og slutttid, men hvor mange timer du har jobbet. For noen typer er kommentar obligatorisk. Du vil da se at Kommentar feltet er påkrevd. Dette betyr at du ikke kan lagre uten å fylle ut en kommentar. Dette er en innstilling som kommer fra lønnssystemet, og det er din lønnsadministrator som er ansvarlig for denne innstillingen. ## Endre eller slette en hendelse **iOS:** Hvis du ønsker å endre eller slette en hendelse går du til fanen Kalender og åpner hendelsen. Klikk på Endre og gjør de endringene du ønsker, deretter velger du Lagre. For å slette en hendelse, klikker du bare på Slette knappen på denne siden. **Android:** Hvis du ønsker å endre eller slette en hendelse går du til fanen Kalender og åpner hendelsen. Klikk på pennsymbolet i øvre høyre hjørne for å gjøre endringer. Når endringene er gjort, klikker du på Lagre endringer. For å slette en hendelse, åpner du hendelsen og velger sletteikonet i øvre høyre hjørne. ## Saldoer / Vis sammendrag I øvre høyre hjørne av Kalender listen finner du en Vis sammendrag knapp. Her vil du se din feriesaldo, fleksitid, overtid og registrerte sykedager. Linker til resten av dokumentasjonen: [Lønnsslipp](../payslip) [Utlegg](../expense) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/payslip page 2024-12-11T15:55:35+01:00 # Lønnsslipper Under fanen **Lønnsslipper** finner du alle dine publiserte lønnsslipper. Du kan også eksportere et sammendrag av alle dine lønnsslipper i PDF. Denne PDF er utskriftsvennlig (hvis du har en printer knyttet til din mobile enhet) og sende som epost via epostapper på din enhet. For å åpne en lønnsslipp, klikk på den spesifikke lønnsslipper og du vil se informasjon på skjermen. Du kan også klikke på Vis PDF fra lønnsslippen for å vise hele den spesifikke lønnsslippen. Hvis det mangler informasjon på lønnsslippen, må du kontakte din lønnsadministrator for å legge til mer informasjon fra lønnssystemet. Malen for lønnsslipper er definert i hvert firma i lønnssystemet. Dersom du er ansatt i flere firmaer (registrert med samme e-postadresse), kan du se lønnsslipper fra alle firmaer i firmaet du er i. Du kan filtrere på firma ved å trykke på filterknappen i øvre høyre hjørne. Hvis du ikke kan finne en spesifikk lønnsslipp (eller noen i det hele tatt) - vennligst kontakt din lønnsadministrator slik at de kan publisere dette. Hvis det ikke finnes noen publiserte lønnsslipper, vil du se en melding som informerer deg om at Dine lønnsslipper vil vises her. På denne fanen kan du kun se informasjon, det er ikke mulig å legge til noe. Linker til resten av dokumentasjonen: [Startsiden](../startpage) [Utlegg](../expense) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/vismanet-payslip page 2025-02-06T12:33:31+01:00 # Visma.net Payslip (på web) I **Visma.net Payslip** kan du se alle lønnsslipper og årsrapporter. Dersom du ikke bruker appen Visma Employee er dette et godt alternativ. Hvis du ikke ser noen lønnsslipper eller årsrapporter, må du kontakte din lønnsadministrator. Vedkommende er ansvarlig for å sende dem fra lønnssystemet. På venstre side finner du den enkle menyen. Du kan enkelt bytte mellom år og måneder, avhengig av hvilke lønnsslipper du ønsker å se. Når du åpner en lønnsslipp ser du all informasjon direkte på nettet, som beløp, betalingsdato og saldo. Du kan også laste ned en PDF fra denne visningen. Ønsker du å laste ned alle lønnsslipper i en PDF, klikker du på Eksporter alle lønnsslipper i menyen til venstre. For å se årsrapportene, klikk på den blå menylinjen øverst på siden. Årsrapporter sendes en gang i året og inneholder årets summering av beløp. /expense/faq section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # FAQ Her vil du finne nyttig informasjon for Visma.net Expense basert på våre kunders ofte stilte spørsmål. Velg et emne du ønsker å lære mer om. Du kan navigere ved å bruke menyen eller linkene under. /expense/faq/find_payslip page 2025-02-06T12:33:31+01:00 # Hvor kan jeg finne min lønnsslipp? I Visma.net Expense kan du opprette og se dine reiser, kjøringer og utlegg, men lønnsslipper kan ikke finnes her. Avhengig av tilgangen din kan det være at lønnsslippene dine publiseres i tjenesten Visma.net Payslip og/eller i mobilappen Visma Employee. Les mer om dette her: [Lønnsslipper](../payslip) (i mobil app) [Visma.net Payslip (på web)](../vismanet-payslip) Hvis du trenger hjelp til å finne lønnsslippene dine, ta kontakt med din lønnsadministrator. /expense/faq/different_rate page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvordan kan jeg angi en egen sats for kjøring for kun enkelte ansatte? Som firmaadministrator kan du opprette grupper i Visma.net Expense. Disse gruppene kan ha forskjellige innstillinger og satser. For å definere forskjellige satser for ulike ansatte må du først opprette en gruppe. 1. Gå til menyen **Innstillinger**. 2. Klikk på **Ansatte og grupper** og deretter **Grupper** i menyen til venstre. 3. Klikk på **Legg til gruppe**. 4. Velg en unik kode for gruppen du vil opprette, og deretter et navn for gruppen. 5. Klikk **Lagre**. Når du har lagret, kan du knytte til ansatte til denne gruppen. 1. Klikk på **Ansatte** i menyen til venstre 2. Velg en ansatt 3. Under fanen **Generell** velg korrekt gruppe fra listen. 4. Klikk **Lagre**. Gjenta dette for andre ansatte som også skal tilknyttes gruppen. Du kan nå definere satsen som skal gjelde for denne gruppen. 1. Gå til menyen **Typer** og velg deretter **Kjøring**. 2. Øverst på siden velger du den spesifikke gruppen som du ønsker å angi egen sats for. 3. Deretter velger du type, for eksempel **Bil**, og klikker på **Ny beløpssats**. 4. Velg en gyldig fra dato og eventuelt til dato, og angi den nye satsen i kolonnen **Firmasats**. 5. Lagre raden ved å klikke på symbolet for godkjenn og klikk deretter **Lagre**. Innstillingen for denne typen er nå lagret og er gyldig kun for den valgte gruppen Husk at ingen ansatt kan tilhøre flere enn en gruppe om gangen. /expense/faq/bookkeepingfile_format page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvilket format kan regnskapsfilen lastes ned til, og hva inneholder denne? Regnskapsfilen kan lastes ned i tre ulike formater; Rapport (pdf), CSV fil og Visma Nova CSV filen inneholder (kolonnenavn på engelsk): | Kolonne | Kommentar | |----|----| | Employee | Ansattnummer | | Claim ID | Reiseregningsnummer | | Description | Beskrivelse av reiseregningen | | BookkeepingDate | Bokføringsdatoen | | TransactionDate | Transaksjonsdato i Expense, enten for diettgodtgjørelse, et utlegg elller en kjøring | | Type | Diettgodtgjørelse, kjøring, utlegg | | Purpose | Formål lagt til på transaksjonen | | Account | Kontonummer | | VATCode | MVA kode | | Debit | Total debet beløp | | Credit | Total kredit beløp | | Currency | Lokal valuta | | Taxable | 1=trekkpliktig, 0=trekkfri | | CostUnit 1-x | Valgt kostnadsbærer | /expense/faq/calculateemissions page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Hvordan kalkulerer Expense utslipp? Utslipp kalkuleres ved å bruke: [Ducky.eco](https://www.ducky.eco/) /expense/faq/exchange_rate_retrieved_from page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvor hentes valutakursen fra? Valutakursen bestemmes ut i fra hvilken dato som er angitt på utlegget og den hentes fra tjenesten Visma.net AutoPay som sikrer at kursen er korrekt. Hvis du benytter en kredittkorttransaksjon så ble valutakursen bestemt da kjøpet ble gjort, og det er ikke mulig å endre denne valutakursen i Visma.net Expense. Når et utlegg med utenlandsk valuta registreres vil det lokale beløpet kalkuleres basert på registrert beløp og valutakurs. Utlegget betales alltid i lokal valuta. /expense/faq/whataremcc page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hva blir utslippskategorier benyttet til? Utslippskategorier består av flere kategorier. Utslippskategorier benyttes for å klassifisere type varer og tjenester. Dette er en måte å kategorisere varer og tjenester på en generisk måte over hele verden. Disse Utslippskategoriene lar oss bruke en stor database med utslippsinformasjon til å basere våre beregninger på. Hvis du er en administrator og trenger å knytte en utslippskategori til en egenopprettet utleggstype, sørg for å velge en utslipsskategori med en tittel som er så nær som mulig den utleggstypen du ønsker å knytte den til. /expense/faq/how_do_i_register_allowance page 2025-04-08T15:12:36+02:00 # Hvordan registrerer jeg diettgodtgjørelse? #### Hva er diettgodtgjørelse? Når du reiser i forbindelse med jobb, kan du ha rett til diettgodtgjørelse. Dette er et beløp som skal kompensere for utgifter til mat på reisen. Hvor mye diettgodtgjørelse du får bestemmes av varigheten på reisen din og typen overnatting du har hatt (hvis reisen din inkluderte flere dager). #### Hvilke måltider er dekket? Alle måltider du har betalt for selv som ikke er inkludert i et annet utlegg du har hatt. Dette betyr at for følgende eksempler har du ikke rett til diettgodtgjørelse: - Noen andre enn deg betalte for måltidet ditt. For eksempel en kollega, en kunde eller lederen din. - Måltidet ditt var en del av en hotellregning som enten ble betalt av deg som et utlegg separat, eller betalt direkte av arbeidsgiveren din. #### Hvordan skal jeg registrere måltider? Expense beregner hvor mange måltider du har rett til basert på dato og tiden du har angittl for reisen. For hvert av disse måltidene kan du angi om måltidet: - Ble betalt av deg, inkludert i diettgodtgjørelsen. - Ble ikke betalt av deg, trukket fra diettgodtgjørelsen. #### Hvorfor ser jeg tre måltider når jeg har reist en halv dag? Regelverket sier at når du reiser i en viss periode (over 6 timer), har du rett til diettgodtgjørelse delt over tre måltider. Dette gir deg fleksibilitet til å angi hvilke måltider som skal trekkes fra diettgodtgjørelsen din. #### Hvorfor vises frokost først, selv om jeg startet reisen på ettermiddagen? Tre måltidsalternativer vises alltid hvis du har rett til det, uavhengig av når reisen din startet. Rekkefølgen måltidene vises sier ingenting om når reisen din startet. /expense/faq/mark_payrollfile_paid page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvordan markerer jeg lønnsfilen som Utbetalt? (for firmaer som ikke er integrert til noen lønnssystemer) Hvis du ønsker å markere en godkjent reiesregning som Utbetalt, må du først endre status til Overført til lønn. - Gå til menyen **Rapporter > Generer lønnsfil** og velg en eller flere reiseregninger du ønsker å endre status på. - Deretter klikker du på knappen **Last ned lønnsfil**. - Velg hvilket format du ønsker å laste ned filen til. - Alternativene er CSV fil og Visma Nova (tilpasset for finsk ERP system). - Deretter velger du overføringsdato og huker av for **Overført til lønn**. - Vennligst merk at denne huken kun er tilgjengelig når reiseregningene har status **Godkjent**. Etter du har endret status, vil reiseregningene bli tilgjengelige i menyen **Lønnsfiler**. På denne siden kan du se alle opprettede lønnsfiler innenfor valgt fra og til dato. - Klikk **Marker alle som betalt** øverst eller på linken **Marker som betalt** for hver enkelt reiseregning. - Bekreft endring av status, og de valgte reiseregningene er nå markert som **Utbetalt** og ingen ytterligere endringer kan nå gjøres. - Denne statusen vises også på reiseregningen for de ansatte på siden **Oversikt**. /expense/faq/how_to_change_language page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvordan endrer jeg språket? Hvis du trenger å endre språket i Visma.net, kan du gjøre dette på to ulike måter: - Når du er logget inn i Visma.net Expense kan du klikke i øvre høyre hjørne og velge Mine opplysninger. - Klikk på penn symbolet for å gjøre endringer, og endre deretter språket. - Etter du har lagret må du logge inn på nytt i Visma.net før de nye endringene trer i kraft. Du kan også bestemme språket før du logger inn i Visma.net. - I nedre høyre hjørne i innloggingsbildet, kan du velge språk. - Dette språket vil bli angitt når du logger inn i Visma.net /expense/faq/climatedate page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Er klimarapporten oppdatert? Ja, klimarapporten genereres i sanntid når du åpner siden. /expense/faq/credit_card_import page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvordan komme i gang med import av kredittkorttransaksjoner? Det finnes flere kredittkortleverandører som kan sende transaksjoner til Visma.net Expense. Følgende kredittkortleverandører kan sende transaksjoner til Visma.net Expense. - American Express Card - Danske Bank Corporate Mastercard - Handelsbanken Mastercard - Nordea FirstCard - SEB Eurocard & Diners Du må kontakte din kredittkortleverandør for å bestille overføring av kredittkorttransaksjoner til Visma.net Expense. Det er ingen innstillinger som må gjøres i Visma.net Expense. Transaksjonene knyttes til de ansatte i Visma.net Expense ved hjelp av ansattnummeret. Så det er viktig at kredittkortleverandøren får korrekt informasjon om dette. Det er ingen ytterligere kostnader fra Visma for å sette opp kredittkortintegrasjon, men kredittkortleverandøren kan ta en kostnad for å sette det opp på deres side. Kontakt din kredittkortleverandør for mer informasjon. /expense/faq/mark_bookkeepin_booked page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvordan markerer jeg regnskapfilen som Bokført? (for firmaer som ikke er integrert med noen ERP systemer) Hvis du ønsker å markere en utbetalt reiesregning som Bokført, må du først endre status til Overført til bokføring. - Gå til menyen **Rapporter > Generer regnskapsfil** og velg en eller flere reiseregninger du ønsker å endre status på. - Deretter klikker du på knappen **Last ned regnskapsfil**. - Velg hvilket format du ønsker å laste ned filen til. - Alternativene er Rapport, CSV fil eller Visma Nova (tilpasset for finsk ERP system) - Deretter velger du overføringsdato og huker av for **Overført til bokføring**. - Vennligst merk at denne huken kun er tilgjengelig når reiseregningene har status Utbetalt. Etter du har endret status, vil reiseregningene bli tilgjengelige i menyen Regnskapsfiler. På denne siden kan du se alle opprettede regnskapsfiler innenfor valgt fra og til dato. - Klikk **Marker alle som bokført** øverst eller på linken **Marker som bokført** for hver enkelt reiseregning - Bekreft endring av status og de valgte reiseregningene er nå markert som Bokført og ingen ytterligere endringer kan nå gjøres. - Denne statusen vises ikke på reiseregningen for de ansatte på siden Oversikt, reiseregningene vil fortsatt vises som Utbetalt. /expense/faq/change_workflow page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Jeg kan ikke endre arbeidsflyt - hva kan være årsaken? Hvis du ikke kan endre arbeidsflyt, betyr dette at det finnes reiseregninger som er i mellom to statuser. Som en generell regel så er det ikke mulig å endre arbeidsflyt hvis ikke alle reiseregninger har status Åpen/Avvist/Avbrutt/Venter på godkjenning/Godkjent eller Betalt/Bokført Så hvis det finnes reiseregninger som er i mellom status Godkjent og siste status for nåværende arbeidsflyt (Betalt eller bokført, avhenging av nåværend arbeidsflyt), så må du markere disse som Betalt eller Bokført. /expense/faq/howto_get_started_mobile page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvordan komme i gang med app på mobil? Du kan ta bilder av kvitteringer og laste de direkte opp til Visma.net Expense ved å bruke appen Visma Employee, som kan lastes ned til din mobil eller nettbrett Innloggingen for denne appen er det samme brukernavnet og passordet du benytter for å logge inn på Visma.net Expense. Ta et bilde av kvitteringene, og smartscan-funksjonaliteten i appen vil tolke bildet og fylle ut informasjon som dato og beløp hvis dette blir identifisert. Du kan også legge til ytterligere informasjon i feltene som smartscan-funksjonaliteten ikke identifiserer. Bildet av kvitteringen inkludert detaljene, kan deretter sendes til Visma.net Expense. Hvis du lagt lagt til detaljer som dato og beløp på kvitteringen i appen, vil disse detaljene bli fylt ut automatisk på utlegget i Visma.net Expense når du legger til vedlegg. Ved å bruke appen Visma Employee er det også mulig å opprette en reiseregning med utlegg og sende denne direkte til Visma.net Approval uten å logge inn i Visma.net Expense. Les mer om Visma Employee appen [her.](../../online-help/visma-employee) /expense/faq/how_to_attach_receipts page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvordan legger jeg til mine kvitteringer i Visma.net Expense? Det er mulig å legge til dine kvitteringer til et utlegg på siden Utlegg eller til en kjøring på siden Kjøring. Klikk på knappen Legg ved fil og en dialog vises hvor du kan velge vedlegg enten ved å bruke en lokal fil (dra-og-slipp fil eller utforsk), eller ved å bruke en kvittering fra mobil app Visma Employee/Visma Attach. Vedlegg fra mobil app er kun tilgjengelig dersom app har blitt benyttet og dersom det finnes tilgjengelige kvitteringer. Du kan også slette vedlegg fra denne dialogen ved å velge vedlegget og klikke Slett. Det er også mulig å laste opp et generelt vedlegg som gjelder for hele reiseregningen, for eksempel en møteinvitasjon. Dette kan gjøres fra siden Sammendrag. /expense/faq/payrollfile_format page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Hvilket format kan lønnsfilen lastes ned til, og hva inneholder denne? Lønnsfilen kan lastes ned i to ulike formater; CSV fil og Visma Nova CSV filen inneholder (kolonnenavn på engelsk): | Kolonne | Kommentar | |----|----| | Employee | Ansattnummer | | Claim ID | Reiseregningsnummer | | Description | Beskrivelse av reiseregningen | | TransferDate | Dato for når filen ble overført | | PayCode | Lønnsart for korrekt behandling i lønnssystemet | | Quantity | Det faktiske antall (det samme som vises i reiseregningsrapporten) | | UnitPrice | Sats per enhet | | TotalValue | Antall * Sats| | DebitAccount | Debet konto på typen | | DebitAmount | Debet beløp | | CreditAccount | Kredit konto på typen | | CreditAmount | Kredit beløp | | VATCode | MVA koden knyttet til utleggstypen | | CostUnit 1-x | Valgt kostnadsbærer | | TransactionDate | Transaksjonsdato i Expense, enten for diettgodtgjørelse, et utlegg eller en kjøring |