Utlegg
Når du trenger å registrere dine utlegg for å få refusjon eller for å registrere utlegg betalt av ditt firma, klikk på knappen Opprett ny fra siden Oversikt.
Før en utleggstransaksjon kan registreres, må den Generelle informasjonen legges inn på reiseregningen.
Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din.
Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen:
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt |
|---|---|---|
| Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo | Obligatorisk |
| Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt |
| Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk |
Når den Generelle informasjonen er lagret, er det mulig å starte registreringen av utlegg. For å opprette et nytt utlegg, klikk på knappen Legg til ny og velg Utlegg
Kredittkorttransaksjoner
Hvis firmaet har satt opp en kredittkortintegrasjon, er det mulig å importere disse til utlegget. Ved å legge til en kredittkorttransaksjon, vil det være mulig å gjenbruke informasjon som beløp, beskrivelse og kjøpsdato.
Knappen Transaksjoner er kun tilgjengelig når du har tilgjengelige kredittkorttransaksjoner. Tallet på denne knappen viser hvor mange kredittkorttransaksjoner som er tilgjengelig og som kan benyttes.
Ved å klikke på denne knappen vil en dialog vises med en liste over tilgjengelige kredittkorttransaksjoner. Denne dialogen inneholder følgende:
| Felt | Forklaring |
|---|---|
| Boks | For å velge en eller flere transaksjoner. Boksen øverst kan benyttes for å velge alle. |
| Dato | Dato for transaksjonen. |
| Kjøpspunkt | Hvor kjøpet ble gjort. |
| Beløp | Beløpet i landets valuta hvor kjøpet ble gjort. |
| Lokalt beløp | Beløpet i firmaets standard valuta. |
I tillegg er disse knappene tilgjengelige
| Knapp | Forklaring |
|---|---|
| Slett valgte | Sletter valgte transaksjoner. Transaksjonene vil da ikke lenger være tilgjengelige i listen. |
| Legg til på reiseregning | Legge til de valgte transaksjonene til reiseregningen. |
| Avbryt | Vil avbryte den startede prosessen og lukke dialogen. |
Etter at valgt kredittkorttransaksjon er lagt til på reiseregningen, vil Utleggstype og andre detaljer bli utfylt. Utleggtype kan bli forhåndsvalgt til en av de typene firmaet har aktivert, hvis kredittkorttransaksjonen identifiseres ved å bruke den såkalte MCC-kartleggingen. Den forhåndsvalgte Utleggstypen kan endres.
Når alle detaljer er utfylt, klikk på Legg til for å lagre utlegget eller Legg til og neste hvis flere transaksjoner har blitt lagt til.
Splitt transaksjoner
Når en kredittkorttransaksjon har blitt lagt til et utlegg, er det mulig å splitte transaksjonen. Ved å klikke på knappen Splitt, vil siden oppdateres med muligheten for å legge til følgende detaljer til den delen som har blitt splittet ut fra den opprinnelige transaksjonen.
- Type utlegg
- Beløp
- Endre kostnadsbærere
Informasjonen vil vises for å informere hvor mye som er igjen av det opprinnelige beløpet for å hjelpe deg i å fylle inn korrekt beløp.
Det er ikke mulig å legge til beløp som totalt er høyere enn det opprinnelige transaksjonsbeløpet. En advarsel vil da bli vist.
Når alle data er lagt inn og validert, vil utleggene bli lagt til når du klikker på knappen Legg til.
Transaksjoner som er lagt til på reiseregningen vil ikke lenger være tilgjengelige i listen. Men hvis registrerte utlegg med kredittkorttransaksjoner slettes eller at hele reiseregningen blir slettet, så vil kredittkorttransaksjonene bli tilgjengelige for å kunne velges i dialogen igjen.
Kredittkortleverandører
Visma.net Expense støtter følgende kredittkortleverandører:
- American Express Card
- Danske Bank Corporate Mastercard
- Handelsbanken Mastercard
- Nordea FirstCard
- SEB Eurocard & Diners
Kredittkorttransaksjoner i sanntid fra Nordea First Card
Hvis du bruker et kredittkort fra Nordea og firmaet har satt opp en integrasjon for å bruke disse i sanntid, er det mulig å få kredittkorttransaksjonene dine synlige i Expense rett etter at kjøpet er gjennomført.
Disse transaksjonene kan brukes umiddelbart og reiseregningen kan også sendes til godkjenning.
En reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner vil først gå til en spesifikk status (Venter på kredittkortgodkjenning) før den sendes fullstendig til godkjenning. Dette er fordi det kan skje at en transaksjon blir endret før banken godkjenner transaksjonen på sin side. Men du trenger ikke å gjøre noe mer på Expense sin side, reiseregningen sendes automatisk til godkjenning når Expense mottar den godkjente meldingen fra banken.
Dersom det skulle skje at transaksjonen endres etter at du har sendt den til godkjenning, vil reiseregningen bli returnert til Åpen status og en e-post vil bli sendt til deg. Transaksjonen med det nye beløpet vil automatisk oppdateres i Expense, men du må kontrollere dette før du sender reiseregningen til godkjenning på nytt.
Vedlegg
Ved å klikke på knappen “Legg ved fil”, vil en dialog åpnes hvor du kan velge vedlegg ved å bruke en lokal fil (dra-og-slipp eller velg fil) eller ved å bruke en kvittering fra den mobile appen Visma Employee.
Vedlegg fra mobil app er tilgjengelig kun når app benyttes og det finnes tilgjengelige kvitteringer.
Hvis detaljer har blitt lagt til på kvitteringen i den mobile appen, så vil disse automatisk bli fylt ut på utlegget når vedlegget legges til.
Det er også mulig å slette vedlegg fra dialogen ved å velge vedlegget og klikke på Slett.
Hvis lokale filer har blitt lagt til i dialogen, men ikke på utlegget, er det mulig å lagre vedleggene til senere bruk.
Når dialogen lukkes vil en ny dialog åpnes hvor du kan velge å enten beholde de opplastede filene eller slette de.
Det er mulig å legge til flere vedlegg til samme utlegg men det er en grense på maksimalt 50 vedlegg per reiseregning.
Merk at det kan være at et vedlegg er obligatorisk å legge til for enkelte utlegg. Dette er basert på innstillingene for de ulike typene bestemt av firmaadministratoren.
Forhåndsutfylling av data
Når du legger til et vedlegg til ditt utlegg, skanner systemet dokumentet og forhåndsutfyller data der dette kan finnes.
Følgende datatyper kan forhåndsutfylles:
- Kjøpsdato
- Beløp
- Valuta
- MVA
- Utleggstype
Skjemaet for Utlegg inneholder følgende felter
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Dato | Dato for utlegget. Kun datoer 3 år fra dagens dato og 30 dager før dagens dato kan legges til. Standard dato er dagens dato hvis ingen reise har blitt registrert. Hvis en reise er registrert, vil standard dato være første dag av reisen |
| Utleggstype | Utleggstypen, f.eks. hotell, togbillett eller kontorutstyr. Tilgjengelige typer i listen er avhengig av firmainnstillingene. |
| Valuta | Firmaets valuta er valgt som standard. Det er mulig å velge en annen valuta ved å bla eller søke i feltet. Når en annen valuta velges, vil dette aktivere feltene Lokalt beløp og Valutakurs. Valutakurs legges til automatisk basert på dato og kan endres dersom den ikke tilsvarer den faktiske kursen. |
| Beløp | Beløpet for utlegget. |
| Lokalt beløp | Aktivert når en annen valuta en standard er valgt. Standard er basert på Beløp og Valutakurs for den valgte datoen |
| Valutakurs | Aktivert når en annen valuta en standard er valgt. Automatisk utfylt basert på valutakurs i databasen |
| Formål | Formålet med utlegget. Hvis et vedlegg importeres fra en mobil app som inneholder formål, vil dette feltet bli automatisk utfylt med denne informasjonen, og vil overskrive formål fra reisen.Hvis du har manuelt lagt inn formål før import fra mobil app, vil ikke den manuelle inntastingen bli overskrevet med informasjonen fra den mobile appen. |
| Utlegg utenlands | Velg om utlegget er kjøpt utenlands eller om billetter/overnatting er gjort i utlandet. Vil automatisk bli utfylt hvis en annen valuta enn standard er valgt. |
| Betalt av arbeidsgiver | Denne boksen er kun tilgjengelig når den er aktivert i firmainnstillingene. Når denne er valgt, vil det ikke bli noen utbetalinger til den ansatte. |
Ekstra felter
Enkelte utleggstyper krever ekstra informasjon og basert på valgt utleggstype, kan forskjellige felter vises.
| Type utlegg | Felt / beskrivelse |
|---|---|
| Overnatting | Frokost inkludert |
| Representasjon | Navn på deltagere, Firmanavn |
| Fly/Buss/Leiebil/Tog/Taxi/Ferje/Annen transport | Kjørerute |
Se detaljer
Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på det registrerte utlegget. Følgende informasjon er tilgjengelig:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Utlegg utenlands | Indikerer at utlegget er utenlands |
| Lokalt beløp | Viser beløpet i lokal valuta |
| Firmabeløp | Kun synlig når et utlegg er registrert som betalt av firma |
| Kjørerute | Viser reiseruten som er tilgjengelig for noen utlegg, som Fly, Bus, Leiebil osv |
| Representasjon | Viser felter for representasjon når type Representasjon er valgt |
| Overnatting inkludert frokost | Viser beløp for overnatting og frokost |
| Splitt transaksjoner | Symbol som viser om transaksjoner har blitt splittet (for kredittkorttransakjoner) |
| Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene |
| Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon |
| Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon |
| Vedlegg | Vises som en miniatyrbildeversjon hvis lagt til |
Endre / Slette / kopiere opprettet utlegg
Det er mulig å endre, slette eller kopiere et utlegg ved å bruke handlingsknappene. For å endre et utlegg, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde all informasjon om utlegget som tidligere er lagret for denne.
Det er også mulig å utlegget ved å klikke på kopieringssymbolet. Dette vil kopiere allerede registrert informasjon i feltene, untatt vedlegg.
For å slette et utlegg, klikk på søplebøttesymbolet. Hvis du har lagt til vedlegg eller kredittkorttransaksjoner, vil disse bli tilgjengelig for å benyttes igjen.