Inbox

I Inbox samles kvitteringer fra e-post, kredittkort, GPS-tur, utlegg i mobilappen eller kjørebok i mobilappen. Du kan enkelt filtrere vedleggene etter dato eller type, slik at du raskt finner det du trenger.

E-postintegrasjon lar deg sende eller videresende kvitteringer og fakturaer direkte til din personlige Expense-adresse. Dokumentene blir automatisk tilgjengelige i personlig Inbox, slik at du raskt kan bruke dem når du registrerer utlegg.

Dette gjør det enklere å samle alle kvitteringer på ett sted, uten å måtte laste opp filer manuelt.

Du kan videresende e-poster som inneholder fakturaer eller kvitteringer. Når du gjør dette, blir dokumentene automatisk lagt ved som vedlegg i utlegget ditt.

Kom i gang med e-postintegrasjon

Du kan aktivere e-postintegrasjonen på to måter:

Gå til Tilleggstjenester i menyen og velg E-postintegrasjon – Aktiver.
Åpne Inbox og trykk på Aktiver der.

Når funksjonen er aktivert, får du en personlig e-postadresse.

Ønsker du å endre adressen? Klikk på pennesymbolet.
Vil du kopiere adressen? Bruk kopifunksjonen.

Alt du videresender til denne adressen – kvitteringer, fakturaer (PDF/JPG), blir automatisk tilgjengelig i Visma.net Expense.

Slik fungerer det:

Videresend kvitteringer eller fakturaer til din personlige Expense-adresse.
Kvitteringer fra e-post, kredittkort, GPS-tur, mobilutlegg og kjørebok i mobilappen vises automatisk i Inbox.
Velg vedleggene du ønsker, og legg dem til i utleggene dine.

Vedlegg i E-post

Du kan sende inn vedlegg i JPG- eller PDF-format.

Hvordan bruke Inbox

Inbox finner du i skjermbildet for registrering av utlegg.

Velg utgifter du vil legge til reiseregningen din.

Legg til filter

Du kan filtrere vedlegg etter dato eller etter type, for eksempel om de kommer fra e-post, kredittkort, GPS-tur, utlegg i mobilappen eller kjørebok i mobilappen.

Filter etter dato

Du kan filtrere kvitteringer etter en bestemt periode ved å angi en fra–til dato. Da vises kun kvitteringene som ligger innenfor det valgte tidsrommet.

For eksempel, dersom du har vært på en reise og bare ønsker å se kvitteringer fra denne, kan du angi reisens datoer som filter.

Filter etter dato	Beskrivelse
Dato fra	Du kan legge inn en dato fra og kvitteringer innenfor valgt fra dato vises.
Dato til	Du kan legge inn en dato til og kvitteringer innenfor valgt til dato vises.

Filter etter type

Du kan filtrere etter type. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Filter etter type	Beskrivelse
E-post	Hvis du huker av for E-post, får du opp en liste over vedlegg som er sendt til inbox fra din e-post.
Kredittkort	Hvis du huker av for Kredittkort, får du opp en liste over kvitteringer som kommer fra kredittkorttransaksjoner.
GPS-tur	Hvis du huker av for GPS-tur, får du opp en liste over tilgjengelige GPS-turer.
Utlegg mobil	Hvis du velger Utlegg Mobil, vises kvitteringer som er lagt inn via Employee-appen.
Kjørebok mobil	Hvis du velger Kjørebok Mobil, vises kjørebokoppføringer som er lagt inn via Employee-appen.

Du kan kombinere filterene dine med dato og type.

Hvis du velger Fjern alle blir alle filtere du har valgt fjernet, og du vil se alle kvitteringer i Inbox.

I oversikten har alle utlegg som ligger i Inbox et ikon som viser hvor utlegget kommer fra.

Du kan redigere vedleggene som ligger i Inbox:

Klikk på de tre prikkene ved vedlegget.
Du får da alternativene Rediger og Legg til og Slett utgift.
Hvis du ser en rød trekant, betyr det at noen obligatoriske data mangler, utlegget må gjennomgås før det kan sendes til godkjenning.

Forhåndsvisning

Når du klikker på pil ned på et utlegg, kan du forhåndsvise vedleggene ved å klikke på selve vedlegget.

Hvordan registrerer Utlegg fra Inbox

Når du åpner Inbox, vises siden Velg utgifter du vil legge til i reiseregningen.

Huk av for ett eller flere vedlegg du ønsker å legge til, eller bruk Velg alle for å inkludere alle vedlegg.
Trykk på Legg til valgte.
Utlegget opprettes, og de valgte vedleggene legges automatisk til.
Vedlegg som er lagt til et utlegg, fjernes automatisk fra Inbox.

Oversikt reiseregning

Nødvendig informasjon

Utlegg som mangler nødvendig informasjon eller obligatoriske data, vises med en rød trekant.

Åpne utlegget ved å klikke på pennesymbolet for å se hvilke felter som må fylles ut. Feltene som mangler informasjon er markert med rødt.
Rediger og fyll ut de obligatoriske feltene, og trykk Lagre. Utlegget flyttes da til Klar til å sendes.

Slette utlegg

Hvis du sletter et utlegg fra oversiktssiden med søppelbøttesymbolet, legges vedlegget automatisk tilbake i Inbox.
For å slette et utlegg permanent, gjør du dette direkte i Inbox ved å klikke på søppelbøttesymbolet.

Klar til å sendes

Når et utlegg ligger under Klar til å sendes, kan du sende det videre til godkjenning.

Klikk på Send til godkjenning.