/expense/online-help/home section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Oversikt Siden **Oversikt** er startsiden for registrering av reiseregning i Visma.net Expense og er siden som lastes som standard etter du har logget inn. Hovedformålet med denne siden er å gjøre det mulig å opprette nye reiseregninger og utlegg, samt gi oversikt og tilgang til alle eksisterende reiseregninger/utlegg. For å registrere en ny reiseregning/utlegg fra siden Oversikt, klikk på knappen: - **Opprett ny** for å registrere en reise med diett, kjørebok og/eller utlegg. Mer informasjon om de forskjellige reiseregningstypene og hvordan registrere kan bli funnet her: [Reise med diett](./travel_allowance), [Kjørebok](./mileage), [Utlegg](./expenses). I oversikten har alle registrerte reiseregninger/utlegg et ikon som viser hva reiseregningen/utlegget inneholder.  for reise med diett  for kjørebok  for utlegg Hvis reiseregningen inneholder mer enn en type, for eksempel kjøring og utlegg, vises ikonet for begge disse typene. Ikonene vises med et tall under. Tallet angir hvor mange reiser, kjøringer eller utlegg som er registrert i reiseregningen. Symbolene  indikerer at reiseregningen inneholder to kjøringer og tre utlegg. ## Håndtering av reiseregninger Fra siden Oversikt er det mulig å sende en reiseregning til godkjenning, avbryte godkjenning og slette en reiseregning ved hjelp av knappen helt til høyre på reiseregningen. De tilgjengelige alternativene er avhengig av status på reiseregningen. ## Sortering og filtrering Eksisterende reiseregninger kan filtreres og sorteres slik at du enkelt kan finne reiseregningene du leter etter. Standard filtrering på siden viser alle statuser for alle reiseregninger. Standard sortering på siden er "Sist oppdatert" og de reiseregningene som ble oppdatert sist vil vises øverst. Når sorter etter dato benyttes, er det start dato i reiseregningen som benyttes ved sortering, det være seg en reise, kjørebok eller utlegg. /expense/online-help/home/travel_allowance page 2025-04-29T16:01:35+02:00 # Reise med diett Når du har vært på en reise og har krav på diettgodtgjørelse, klikk på knappen **Opprett ny** fra siden Oversikt for å opprette din reise. Før en reise kan registreres, må den **Generelle informasjonen** legges inn. Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din. Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt | |----|----|----| |Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo. | Obligatorisk | |Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt | |Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk | Når den **Generelle informasjonen** er lagret, er det mulig å starte registreringen av reise. For å opprette en ny reise, klikk på knappen **Fortsett**, **Legg til ny** og deretter **Diett**. **Merk:** Det er kun mulig å opprette en reise med diett når innstilling for å tillate beregning av diett er slått på av administrator. ## Informasjon om reise Når ny reise med diett opprettes, vil en dialog vises hvor detaljer om reisen kan registreres. De tilgjengelige alternativene i denne dialogen er avhengig av landet eller firmainnstillingene. Når en ny reise opprettes, bruker dialogen standard verdier. | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Formål/arrangement | Formålet eller Arrangementet for reisen. | | Dato og land/by | Reisedatoene kan registreres ved å klikke på datoene i kalenderen og velge klokkeslett. Klikk først på startdatoen for reisen, velg klokkeslett, og klikk deretter på sluttdato og velg klokkeslett. Hjemlandet blir valgt som standard. Hvis reisen er i utlandet, velg en annen destinasjon ved å bruke listen.| | Reisetype | Avhengig av firmainnstillingene, kan diettgodtgjørelse eller ingen diettgodtgjørelse velges for reisen. Hvis reisen er et privat opphold, vil ingen diettgodtgjørelse beregnes. | | Reise til flere steder | Ved å klikke på denne linken vil en ny linje med informasjon om den neste destinasjonen legges til. | | Kostnadsfordeling | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. For mer detaljer, se: Innstillinger for reiseregninger. | | Neste | Når alle obligatoriske felter er lagt inn, velg neste og siden blir lagret. | | Avbryt | Dialogen vil lukkes uten lagring. | ## Kostnadsfordeling Det er mulig å tildele forskjellige kostnadsbærere på godtgjørelsen. Da vil beløpet bli tildelt til de valgte kostnadsbærerne. Det er også mulig å splitte forskjellige kostnadsbærere på forskjellige prosenter ved å endre prosent verdien til mindre enn 100%. Ved å klikke på linken **+Kostnadsfordeling**, vil en ny rad legges til hvor en annen kostnadsbærer kan velges. Totalen for alle kostnadsbærere må være 100%. ## Måltidsalternativer For å sikre at viktig informasjon angis, har denne delen for måltidsalternativer forskjellige felter og knapper basert på lover og regler. Hva som legges inn på denne siden, vil sammen med detaljer fra reiseinformasjonen bestemme diettgodtgjørelsen som blir beregnet. ### Delen Måltidsalternativer inneholder følgende felter | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Sett for alle datoer | Velger du 'Sett for alle datoer', kan du velge om måltidsalternativene skal gjelde for alle datoene i reisen. | | Sett per periode | Velger du 'Sett per periode', kan du velge om måltidsalternativene har forskjellig verdi innenfor en periode/reisen. | | Frokost / Lunsj / Middag | Når **Inkludert i losji**, (måltidet er inkludert i overnattingsprisen) eller **Måltid dekket** (når den ansatte har betalt for måltidet) er valgt, vil dette føre til et fradrag av godtgjørelsen. Beløpet for fradraget avhenger av type måltid. Diett Innland hotell over 24 timer. Frokost er normalt inkludert i hotellprisen, og foreslås som standard. Brukeren kan endre valget om nødvendig. Det vil kun være standard når reisen er mer enn et døgn (24 timer) og overnattingstypen er hotell.| | Overnattingstype | Beregnet godtgjørelse er avhengig av valgt overnattingstype.Når **Privat overnatting** er valgt, vil **Nattillegg** bli valgt automatisk og et nattillegg vil bli lagt til per periode. Overnattingstypen **Reise om natten** kan benyttes for å få dagdiett for dagsreiser som er om natten. | | Nattillegg | Hvis dette er valgt, vil nattillegg legges til på godtgjørelsen for hver periode dette blir valgt. | #### Frokost Lunsj Middag Når **Inkludert i losji**, er Måltid dekket, vil dette føre til et fradrag av godtgjørelsen.  Måltid dekket Når **Ikke Inkludert i losji**, er Måltid ikke dekket, vil dette ikke føre til et fradrag av godtgjørelsen.  Måltid ikke dekket ## Informasjon om overnattingssted Det er obligatorisk å fylle ut informasjon om overnattingssted for et hotell eller pensjonat (uten kokemuligheter). Følgende felter må fylles ut: - Hotellnavn og adresse Datoen **Til** er standard satt til sluttdatoen for perioden. Har du benyttet flere overnattingssteder velger du 'Legg til flere' og du vil kunne velge og legge inn Hotellnavn og adresse samt fra dato for flere overnattingsteder. Nederst i skjermbilde ser du oppsummeringen av reisen. Hvor mange frokost, lunsj og middag som er beregnet, samt hvor mye som er beregnet i diett, hvor mange måltidsfradrag og totalt beløp for alle måltider. ## Se detaljer Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på den registrerte reisen. Følgende informasjon er tilgjengelig: | Felt | Beskrielse | |----|----| | Trekkpliktig / Trekkfritt | Viser trekkpliktig og trekkfritt beløp, inkludert valuta. | | Overnattingsdetaljer | Overnattingsdetaljer, viser start og sluttdato for reisen. | | Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene. | | Måltidsdetaljer | Viser periode, frokost, lunsj og middag for hele reisen. | | Diettdetaljer | Alle diettyper for denne reisen, inkludert beløp og valuta. | | Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon. | | Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon. | ## Endre/slette reise Det er mulig å endre eller slette en reise ved å bruke handlingsknappene. For å endre en reise, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde alle reisedetaljene som tidligere er lagret for denne reisen. For å slette en reise, klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis en reise slettes, vil godtgjørelsen tilhørende reisen også bli fjernet. Derimot fjernes det ingen kjøringer eller utlegg. Du vil få en advarsel som informerer om dette ved sletting. ## Flere reiser i samme reiseregning I samme reiseregning er det mulig å registrere flere reiser. Når en reise lagres, vil du kunne opprette flere reiser med diett ved å benytte knappen **Legg til diett**. Reiser kan ikke overlappes da Visma.net Expense validerer på dato og tid. [Kjørebok](../mileage) [Utlegg](../expenses) /expense/online-help/home/mileage page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Kjørebok Når du trenger å registrere kjørte kilometer i jobbsammenheng, klikk på knappen **Opprett ny** fra siden **Oversikt** for å opprette dine kjøringer. Før en kjøring kan registreres, må den **Generelle informasjonen** legges inn. Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din. Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt | |----|----|----| |Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo. | Obligatorisk | | Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt | | Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk | Når den **Generelle informasjonen** er lagret, er det mulig å starte registreringen av kjøringen. For å opprette en ny kjøring, klikk på knappen **Legg til ny** og velg **Kjøring** ### GPS transaksjoner Hvis du har en GPS integrasjon med en ekstern GPS leverandør, vil knappen **GPS / Employee app** la deg velge mellom å bruke GPS-loggen eller bruke utkast fra **Visma Employee appen**. Ved å klikke på denne knappen vil en dialog åpnes hvor det er mulig å velge enten **GPS** eller **Visma Employee**. Ved å velge **GPS** vil en liste over alle importerte transaksjoner fra GPS leverandøren være tilgjengelig. Følgende funksjonalitet er tilgjengelig for GPS transaksjoner: - Importere transaksjoner (en eller flere i samme prosess, ved å bruke boksen for å velge) - Slette transaksjoner - Importere utlegg tilknyttet kjøretransaksjoner (parkering, bompenger, ferje) - Importere ekstra godtgjørelser (passasjer, tilhenger etc.) - Endre transaksjoner som er lagt til i kombinasjon med manuell inntasting og/eller fra filvedlegg (lokale filer eller Visma Employee) ### Visma Employee Hvis du har opprettet kjøringer i appen **Visma Employee**, vil knappen **GPS / Visma Employee** (eller knappen Visma Employee dersom det ikke finnes noen integrasjon med ekstern GPS leverandør) la deg velge kjøringer fra appen. Under fanen **Visma Employee** vil du se en liste over opprettede kjøringer i appen. Følgende funksjonalitet er tilgjengelig for kjøringer fra appen: - Importere transaksjoner (en eller flere i samme prosess, ved å bruke boksen for å velge) - Slette transaksjoner - Endre registrerte transaksjoner i kombinasjon med manuell intasting og/eller filvedlegg ### Google maps Du kan bruke knappen **Kart og bompenger** for å kalkulere kjørte kilometer. Ved å klikke på denne knappen, vil en dialog åpnes hvor du kan legge til en rute for å få beregnet distansen. Ruten vil også synes på kartet. Du kan justere ruten ved å bruke dra og slipp funksjonen i kartet. Da vil en 'via adresse' bli lagt til som også kan fjernes. Det er også mulig å legge til flere destinasjoner ved å klikke på linken **+Legg til flere destinasjoner**. Alternativet for tur-retur vil legge til den samme Fra adressen som retur. Hvis du ønsker at systemet skal beregne bompenger, kan du velge **Inkluder bompenger**. Beløpet som blir beregnet er basert på noen preferanser. Du kan se hvilke preferanser som har blitt benyttet under feltet for beløp Hvis du trenger å endre disse preferansene, klikk på tannhjulikonet. Her kan du velge type drivstoff, om det er rushtid eller ikke, og om du har AutoPass eller ikke. Beløpet vil bli oppdatert basert på hva du velger her. Preferansene du angir her vil bli lagret som standard for neste gang du ønsker å beregne bompenger. Alle referanser og regler for beregning av bompenger er det ikke støtte for i Visma.net Expense, så hvis du trenger å endre det beregnede beløpet, så kan dette manuelt endres. Klikk **Bruk** for å legge til ruten og den beregnede avstanden til kjøretransaksjonen. Dersom det er en beregnet bompengekostnad vil denne legges til i feltet Bompenger. #### Skjemaet for kjøring inneholder følgende felter | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Dato | Dato for kjøreturen. Kun datoer 3 år fra dagens dato og 30 dager før dagens dato kan legges til. | | Kjøretype | Liste over tilgjengelige Kjøretyper basert på hva som er lagt til på Innstillinger/Kjøring. Standard type er **Bil**. | | Kjørelengde (km) | Kjørelengden vil bestemme det beregnede beløpet basert på satsen som er registrert på kjøretypen. Flere desimaler er tillatt men blir avrundet til 1 desimal. Feltet er obligatorisk | | Bompenger | Bompenger i forbindelse med kjøringen. Feltet er valgfritt. | | Kjørerute | Start- og sluttdestinasjonen/adressen for kjøreturen, og den kjørte ruten. Feltet er obligatorisk. | | Formål/arrangement | Formålet eller Arrangementet for turen. Hvis turen er en del av en reise, vil feltet automatisk fylles ut med detaljer om formålet som er registrert på reisen. Feltet er obligatirisk. | | Formål med evt omkjøring | Formålet med eventuelle omkjøringer. Feltet er valgfritt. | | Passasjer | Når navnet på passasjer fylles inn vil også feltet km bli tilgjengelig. Fyll ut antall kilometer kjørt med passasjer. Dette vil legge til ekstra godtgjørelse til kjøreturen. | ### Ekstra godtgjørelser Det er forskjellige bokser for ekstra godtgjørelser avhengig av land og hvilke kjøretyper som er aktivert på firmaet. Følgende ekstra godtgjørelser kan velges - Skog- og anleggsvei - Tung last - Tilhenger Når en ekstra godtgjørelse blir valgt ved registrering av kjøring, må antall kilometer legges inn i det tilsvarende feltet for å få riktige beregninger. ## Vedlegg Det er mulig å velge vedlegg til kjøreturen fra enten lokal fil eller ved å bruke den mobile appen Visma Employee. Ved å bruke Visma Employee, vil ingen annen data enn filen og filnavnet bli importert. Hvis et vedlegg fra en mobil app har et formål utfylt, vil denne informasjonen bli lagt til i feltet for formål. ## Kostnadsfordeling Det er mulig å tildele forskjellige kostnadsbærere på godtgjørelsen. Da vil kjøregodtgjørelsen bli belastet de valgte kostnadsbærerene. Det er også mulig å splitte forskjellige kostnadsbærere på forskjellige prosenter ved å endre prosent verdien til mindre enn 100%. Ved å klikke på linken **+Kostnadsfordeling**, vil en ny rad legges til hvor en annen kostnadsbærer kan velges. Totalen for alle kostnadsbærere må være 100%. ## Se detaljer Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på den registrerte kjøringen. Følgende informasjon er tilgjengelig: | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Trekkpliktig / Trekkfritt | Viser trekkpliktig og trekkfritt beløp, inkludert valuta. | | Reiserute | Viser hele reiseruten for kjøreturen. | | Bompenger | Beløpet for bompenger hvis registrert. | | Ekstra godtgjørelse | Synlig når minst en ekstra godtgjørelse er lagt til. | | Passasjer | Synlig når minst en passasjer er lagt til. | | Vedlegg | Vises som en miniatyrbildeversjon hvis lagt til. | | Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene. | | Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon. | | Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon. | ## Endre / slette / kopiere opprettet kjøring Det er mulig å endre eller slette en kjøring ved å bruke handlingsknappene. For å endre en kjøring, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde all informasjon om kjøringen som tidligere er lagret for denne. Det er også mulig å kopiere kjøringen ved å klikke på kopieringsikonet. Dette vil kopiere allerede registrert informasjon i feltene, unntatt vedlegg. For å slette en kjøring, klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis du har lagt til vedlegg eller GPS transaksjoner, vil disse bli tilgjengelig for å benyttes igjen. [Reise med diett](../travel_allowance) [Utlegg](../expenses) /expense/online-help/home/expenses page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Utlegg Når du trenger å registrere dine utlegg for å få refusjon eller for å registrere utlegg betalt av ditt firma, klikk på knappen **Opprett ny** fra siden **Oversikt**. Før en utleggstransaksjon kan registreres, må den **Generelle informasjonen** legges inn på reiseregningen. Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din. Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt | |----|----|----| |Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo. | Obligatorisk | |Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt | |Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk | Når den **Generelle informasjonen** er lagret, er det mulig å starte registreringen av utlegg. For å opprette et nytt utlegg, klikk på knappen **Legg til ny** og velg **Utlegg** ### Kredittkorttransaksjoner Hvis firmaet har satt opp en kredittkortintegrasjon, er det mulig å importere disse til utlegget. Ved å legge til en kredittkorttransaksjon, vil det være mulig å gjenbruke informasjon som beløp, beskrivelse og kjøpsdato. Knappen **Transaksjoner** er kun tilgjengelig når du har tilgjengelige kredittkorttransaksjoner. Tallet på denne knappen viser hvor mange kredittkorttransaksjoner som er tilgjengelig og som kan benyttes. Ved å klikke på denne knappen vil en dialog vises med en liste over tilgjengelige kredittkorttransaksjoner. Denne dialogen inneholder følgende: | Felt | Forklaring | |----|----| | Boks | For å velge en eller flere transaksjoner. Boksen øverst kan benyttes for å velge alle. | | Dato | Dato for transaksjonen. | | Kjøpspunkt | Hvor kjøpet ble gjort. | | Beløp | Beløpet i landets valuta hvor kjøpet ble gjort. | | Lokalt beløp | Beløpet i firmaets standard valuta. | #### I tillegg er disse knappene tilgjengelige | Knapp | Forklaring | |----|----| | Slett valgte | Sletter valgte transaksjoner. Transaksjonene vil da ikke lenger være tilgjengelige i listen. | | Legg til på reiseregning | Legge til de valgte transaksjonene til reiseregningen. | | Avbryt | Vil avbryte den startede prosessen og lukke dialogen. | Etter at valgt kredittkorttransaksjon er lagt til på reiseregningen, vil **Utleggstype** og andre detaljer bli utfylt. Utleggtype kan bli forhåndsvalgt til en av de typene firmaet har aktivert, hvis kredittkorttransaksjonen identifiseres ved å bruke den såkalte MCC-kartleggingen. Den forhåndsvalgte Utleggstypen kan endres. Når alle detaljer er utfylt, klikk på **Legg til** for å lagre utlegget eller **Legg til og neste** hvis flere transaksjoner har blitt lagt til. ### Splitt transaksjoner Når en kredittkorttransaksjon har blitt lagt til et utlegg, er det mulig å splitte transaksjonen. Ved å klikke på knappen Splitt, vil siden oppdateres med muligheten for å legge til følgende detaljer til den delen som har blitt splittet ut fra den opprinnelige transaksjonen. - Type utlegg - Beløp - Endre kostnadsbærere Informasjonen vil vises for å informere hvor mye som er igjen av det opprinnelige beløpet for å hjelpe deg med å fylle inn korrekt beløp. Det er ikke mulig å legge til beløp som totalt er høyere enn det opprinnelige transaksjonsbeløpet. En advarsel vil da bli vist. Når alle data er lagt inn og validert, vil utleggene bli lagt til når du klikker på knappen **Legg til**. Transaksjoner som er lagt til på reiseregningen vil ikke lenger være tilgjengelige i listen. Men hvis registrerte utlegg med kredittkorttransaksjoner slettes eller at hele reiseregningen blir slettet, så vil kredittkorttransaksjonene bli tilgjengelige for å kunne velges i dialogen igjen. ### Kredittkortleverandører Visma.net Expense støtter følgende kredittkortleverandører: - American Express Card - Danske Bank Corporate Mastercard - Handelsbanken Mastercard - Nordea FirstCard - SEB Eurocard & Diners #### Kredittkorttransaksjoner i sanntid fra Nordea First Card Hvis du bruker et kredittkort fra Nordea og firmaet har satt opp en integrasjon for å bruke disse i sanntid, er det mulig å få kredittkorttransaksjonene dine synlige i Expense rett etter at kjøpet er gjennomført. Disse transaksjonene kan brukes umiddelbart og reiseregningen kan også sendes til godkjenning. En reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner vil først gå til en spesifikk status (Venter på kredittkortgodkjenning) før den sendes fullstendig til godkjenning. Dette er fordi det kan skje at en transaksjon blir endret før banken godkjenner transaksjonen på sin side. Men du trenger ikke å gjøre noe mer på Expense sin side, reiseregningen sendes automatisk til godkjenning når Expense mottar den godkjente meldingen fra banken. Dersom det skulle skje at transaksjonen endres etter at du har sendt den til godkjenning, vil reiseregningen bli returnert til Åpen status og en e-post vil bli sendt til deg. Transaksjonen med det nye beløpet vil automatisk oppdateres i Expense, men du må kontrollere dette før du sender reiseregningen til godkjenning på nytt. ### Vedlegg Ved å klikke på knappen "Legg ved fil", vil en dialog åpnes hvor du kan velge vedlegg ved å bruke en lokal fil (dra-og-slipp eller velg fil) eller ved å bruke en kvittering fra den mobile appen **Visma Employee**. Vedlegg fra mobil app er tilgjengelig kun når app benyttes og det finnes tilgjengelige kvitteringer. Hvis detaljer har blitt lagt til på kvitteringen i den mobile appen, så vil disse automatisk bli fylt ut på utlegget når vedlegget legges til. Det er også mulig å slette vedlegg fra dialogen ved å velge vedlegget og klikke på Slett. Hvis lokale filer har blitt lagt til i dialogen, men ikke på utlegget, er det mulig å lagre vedleggene til senere bruk. Når dialogen lukkes vil en ny dialog åpnes hvor du kan velge enten beholde de opplastede filene eller slette dem. Det er mulig å legge til flere vedlegg til samme utlegg men det er en grense på maksimalt **50** vedlegg per reiseregning. Merk at det kan være at et vedlegg er obligatorisk å legge til for enkelte utlegg. Dette er basert på innstillingene for de ulike typene bestemt av firmaadministratoren. #### Forhåndsutfylling av data Når du legger til et vedlegg til ditt utlegg, skanner systemet dokumentet og forhåndsutfyller data der dette kan finnes. Følgende datatyper kan forhåndsutfylles: - Kjøpsdato - Beløp - Valuta - MVA - Utleggstype #### Skjemaet for **Utlegg** inneholder følgende felter | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Dato | Dato for utlegget. Kun datoer 3 år fra dagens dato og 30 dager før dagens dato kan legges til. Standard dato er dagens dato hvis ingen reise har blitt registrert. Hvis en reise er registrert, vil standard dato være første dag av reisen | | Utleggstype| Utleggstypen, f.eks. hotell, togbillett eller kontorutstyr. Tilgjengelige typer i listen er avhengig av firmainnstillingene. | | Valuta | Firmaets valuta er valgt som standard. Det er mulig å velge en annen valuta ved å bla eller søke i feltet. Når en annen valuta velges, vil dette aktivere feltene Lokalt beløp og Valutakurs. Valutakurs legges til automatisk basert på dato og kan endres dersom den ikke tilsvarer den faktiske kursen. | | Beløp | Beløpet for utlegget. | | Lokalt beløp | Aktivert når en annen valuta en standard er valgt. Standard er basert på **Beløp** og **Valutakurs** for den valgte datoen | | Valutakurs | Aktivert når en annen valuta en standard er valgt. Automatisk utfylt basert på valutakurs i databasen | | Formål | Formålet med utlegget. Hvis et vedlegg importeres fra en mobil app som inneholder formål, vil dette feltet bli automatisk utfylt med denne informasjonen, og vil overskrive formål fra reisen.Hvis du har manuelt lagt inn formål før import fra mobil app, vil ikke den manuelle inntastingen bli overskrevet med informasjonen fra den mobile appen. | | Utlegg utenlands | Velg om utlegget er kjøpt utenlands eller om billetter/overnatting er gjort i utlandet. Vil automatisk bli utfylt hvis en annen valuta enn standard er valgt. | | Betalt av arbeidsgiver | Denne boksen er kun tilgjengelig når den er aktivert i firmainnstillingene. Når denne er valgt, vil det ikke bli noen utbetalinger til den ansatte. | ### Ekstra felter Enkelte utleggstyper krever ekstra informasjon og basert på valgt utleggstype, kan forskjellige felter vises. | Type utlegg | Felt / beskrivelse | |----|----| | Overnatting | Frokost inkludert | | Representasjon | Navn på deltagere, Firmanavn | | Fly/Buss/Leiebil/Tog/Taxi/Ferje/Annen transport | Kjørerute | ## Se detaljer Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på det registrerte utlegget. Følgende informasjon er tilgjengelig: | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Utlegg utenlands | Indikerer at utlegget er utenlands | | Lokalt beløp | Viser beløpet i lokal valuta | | Firmabeløp | Kun synlig når et utlegg er registrert som betalt av firma | | Kjørerute | Viser reiseruten som er tilgjengelig for noen utlegg, som Fly, Bus, Leiebil osv | | Representasjon | Viser felter for representasjon når type Representasjon er valgt | | Overnatting inkludert frokost | Viser beløp for overnatting og frokost | | Splitt transaksjoner | Symbol som viser om transaksjoner har blitt splittet (for kredittkorttransaksjoner). | | Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene | | Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon | | Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon | | Vedlegg | Vises som en miniatyrbildeversjon hvis lagt til | ## Endre / Slette / kopiere opprettet utlegg Det er mulig å endre, slette eller kopiere et utlegg ved å bruke handlingsknappene. For å endre et utlegg, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde all informasjon om utlegget som tidligere er lagret for denne. Det er også mulig å utlegget ved å klikke på kopieringssymbolet. Dette vil kopiere allerede registrert informasjon i feltene, unntatt vedlegg. For å slette et utlegg, klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis du har lagt til vedlegg eller kredittkorttransaksjoner, vil disse bli tilgjengelig for å benyttes igjen. [Reise med diett](../travel_allowance) [Kjørebok](../mileage) /expense/online-help/home/claim_summary page Se sammendrag av en reiseregning og håndter reiseregninger. 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Sammendrag og handlinger for reiseregningen Se sammendrag av en reiseregning og håndter reiseregninger. ### Sammendrag På høyre siden i reiseregningen, kan du finne et sammendrag av alle dine registreringer Du vil se det totale beløpet, splittet på trekkpliktig og trekkfritt beløp. Hvis et utlegg har blitt markert som Betalt av arbeidsgiver, vil dette beløpet synes. I sammendraget, er det også mulig å legge til en kommentar. Denne kommentaren vil være synlig for godkjenner som mottar reiseregningen. Det er også mulig å laste opp generelle dokumenter. ### Håndtering av reiseregninger Det er forskjellige handlinger som kan gjøres for reiseregningen. - **Send til godkjenning** - Dette vil sende reiseregningen til godkjenner og du vil returnere til siden Oversikt. - **Avbryt godkjenning** - Denne knappen er kun tilgjengelig hvis reiseregningen har blitt sendt til godkjenning, og vil avbryte godkjenningen og åpne reiseregningen for redigering igjen. - **Lagre til senere** - Denne vil lagre reiseregningen og du vil returnere til siden **Oversikt**. Dette kan kun gjøres når reiseregningen er i redigeringsmodus (ikke sendt til godkjenning eller godkjent). - **Slette reiseregning** - Dette vil slette hele reiseregningen. Dette kan kun gjøres når reiseregningen er i redigeringsmodus (ikke sendt til godkjenning eller godkjent).