Kjørebok
Når du trenger å registrere kjørte kilometer i jobbsammenheng, klikk på knappen Opprett ny fra siden Oversikt for å opprette dine kjøringer.
Før en kjøring kan registreres, må den Generelle informasjonen legges inn.
Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din.
Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen:
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt |
|---|---|---|
| Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo | Obligatorisk |
| Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt |
| Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk |
Når den Generelle informasjonen er lagret, er det mulig å starte registreringen av kjøringen. For å opprette en ny kjøring, klikk på knappen Legg til ny og velg Kjøring
GPS transaksjoner
Hvis du har en GPS integrasjon med en ekstern GPS leverandør, vil knappen GPS / Employee app la deg velge mellom å bruke GPS-loggen eller bruke utkast fra Visma Employee appen.
Ved å klikke på denne knappen vil en dialog åpnes hvor det er mulig å velge enten GPS eller Visma Employee. Ved å velge GPS vil en liste over alle importerte transaksjoner fra GPS leverandøren være tilgjengelig.
Følgende funksjonalitet er tilgjengelig for GPS transaksjoner:
- Importere transaksjoner (en eller flere i samme prosess, ved å bruke boksen for å velge)
- Slette transaksjoner
- Importere utlegg tilknyttet kjøretransaksjoner (parkering, bompenger, ferje)
- Importere ekstra godtgjørelser (passasjer, tilhenger etc.)
- Endre transaksjoner som er lagt til i kombinasjon med manuell inntasting og/eller fra filvedlegg (lokale filer eller Visma Employee)
Visma Employee
Hvis du har opprettet kjøringer i appen Visma Employee, vil knappen GPS / Visma Employee (eller knappen Visma Employee derson det ikke finnes noen integrasjon med ekstern GPS leverandør) la deg velge kjøringer fra appen.
Under fanen Visma Employee vil du se en liste over opprettede kjøringer i appen. Følgende funksjonalitet er tilgjengelig for kjøringer fra appen:
- Importere transaksjoner (en eller flere i samme prosess, ved å bruke boksen for å velge)
- Slette transaksjoner
- Endre registrerte transaksjoner i kombinasjon med manuell intasting og/eller filvedlegg
Google maps
Du kan bruke knappen Kart og bompenger for å kalkulere kjørte kilometer. Ved å klikke på denne knappen, vil en dialog åpnes hvor du kan legge til en rute for å få beregnet distansen. Ruten vil også synes på kartet. Du kan justere ruten ved å bruke dra og slipp funksjonen i kartet. Da vil en ‘via adresse’ bli lagt til som også kan fjernes. Det er også mulig å legge til flere destinasjoner ved å klikke på linken +Legg til flere destinasjoner.
Alternativet for tur-retur vil legge til den samme Fra adressen som retur.
Hvis du ønsker at systemet skal beregne bompenger, kan du velge Inkluder bompenger.
Beløpet som blir beregnet er basert på noen preferanser. Du kan se hvilke preferanser som har blitt benyttet under feltet for beløp Hvis du trenger å endre disse preferansene, klikk på tannhjulikonet. Her kan du velge type drivstoff, om det er rushtid eller ikke, og om du har AutoPass eller ikke. Beløpet vil bli oppdatert basert på hva du velger her.
Preferansene du angir her vil bli lagret som standard for neste gang du ønsker å beregne bompenger.
Alle referanser og regler for beregning av bompenger er det ikke støtte for i Visma.net Expense, så hvis du trenger å endre det beregnede beløpet, så kan dette manuelt endres.
Klikk Bruk for å legge til ruten og den beregnede avstanden til kjøretransaksjonen.
Dersom det er en beregnet bompengekostnad vil denne legges til i feltet Bompenger.
Skjemaet for kjøring inneholder følgende felter
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Dato | Dato for kjøreturen. Kun datoer 3 år fra dagens dato og 30 dager før dagens dato kan legges til. |
| Kjøretype | Liste over tilgjengelige Kjøretyper basert på hva som er lagt til på Innstillinger/Kjøring. Standard type er Bil |
| Kjørelengde (km) | Kjørelengden vil bestemme det beregnede beløpet basert på satsen som er registrert på kjøretypen. Flere desimaler er tillatt men blir avrundet til 1 desimal. Feltet er obligatorisk |
| Bompenger | Bompenger i forbindelse med kjøringen. Feltet er valgfritt. |
| Kjørerute | Start- og sluttdestinasjonen/adressen for kjøreturen, og den kjørte ruten. Feltet er obligatorisk. |
| Formål/arrangement | Formålet eller Arrangementet for turen. Hvis turen er en del av en reise, vil feltet automatisk fylles ut med detaljer om formålet som er registrert på reisen. Feltet er obligatirisk. |
| Formål med evt omkjøring | Formålet med eventuelle omkjøringer. Feltet er valgfritt. |
| Passasjer | Når navnet på passasjer fylles inn vil også feltet km bli tilgjengelig. Fyll ut antall kilometer kjørt med passasjer. Dette vil legge til ekstra godtgjørelse til kjøreturen. |
Ekstra godtgjørelser
Det er forskjellige bokser for ekstra godtgjørelser avhengig av land og hvilke kjøretyper som er aktivert på firmaet.
Følgende ekstra godtgjørelser kan velges
- Skog- og anleggsvei
- Tung last
- Tilhenger
Når en ekstra godtgjørelse blir valgt ved registrering av kjøring, må antall kilometer legges inn i det tilsvarende feltet for å få riktige beregninger.
Vedlegg
Det er mulig å velge vedlegg til kjøreturen fra enten lokal fil eller ved å bruke den mobile appen Visma Employee. Ved å bruke Visma Employee, vil ingen annen data enn filen og filnavnet bli importert.
Hvis et vedlegg fra en mobil app har et formål utfylt, vil denne informasjonen blir lagt til i feltet for formål.
Kostnadsfordeling
Det er mulig å tildele forskjellige kostnadsbærere på godtgjørelsen. Da vil kjøregodtgjørelsen bli belastet de valgte kostnadsbærerene.
Det er også mulig å spitte forskjellige kostnadsbærere på forskjellige prosenter ved å endre prosent verdien til mindre enn 100%. Ved å klikke på linken +Kostnadsfordeling, vil en ny rad legges til hvor en annen kostnadsbærer kan velges. Totalen for alle kostnadsbærere må være 100%.
Se detaljer
Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på den registrerte kjøringen. Følgende informasjon er tilgjengelig:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Trekkpliktig / Trekkfritt | Viser trekkpliktig og trekkfritt beløp, inkludert valuta |
| Reiserute | Viser hele reiseruten for kjøreturen |
| Bompenger | Beløpet for bompenger hvis registrert |
| Ekstra godtgjørelse | Synlig når minst en ekstra godtgjørelse er lagt til |
| Passasjer | Synlig når minst en passasjer er lagt til |
| Vedlegg | Vises som en miniatyrbildeversjon hvis lagt til |
| Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene |
| Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon |
| Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon |
Endre / slette / kopiere opprettet kjøring
Det er mulig å endre eller slette en kjøring ved å bruke handlingsknappene. For å endre en kjøring, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde all informasjon om kjøringen som tidligere er lagret for denne.
Det er også mulig å kopiere kjøringen ved å klikke på kopieringsikonet. Dette vil kopiere allerede registrert informasjon i feltene, untatt vedlegg.
For å slette en kjøring, klikk på søplebøttesymbolet. Hvis du har lagt til vedlegg eller GPS transaksjoner, vil disse bli tilgjengelig for å benyttes igjen.