Reise med diett
Når du har vært på en reise og har krav på diettgodtgjørelse, klikk på knappen Opprett ny fra siden Oversikt for å opprette din reise.
Før en reise kan registreres, må den Generelle informasjonen legges inn.
Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din.
Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen:
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt |
|---|---|---|
| Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo | Obligatorisk |
| Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt |
| Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk |
Når den Generelle informasjonen er lagret, er det mulig å starte registreringen av reise. For å opprette en ny reise, klikk på knappen Legg til ny og velg Reise/diett.
Merk: Det er kun mulig å opprette en reise med diett når innstilling for å tillate beregning av diett er slått på av administrator.
Informasjon om reise
Når ny reise med diett legges til, vil en dialog vises hvor detaljer om reisen kan registreres De tilgjengelige alternativene i denne dialogen er avhengig av landet eller firmainnstillingene. Når en ny reise settes i gang, bruker dialogen standard verdier.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Formål/arrangement | Formålet eller Arrangementet for reisen. |
| Dato/tid | Reisedatoene kan registreres ved å klikke på datoene i kalenderen og velge klokkeslett. Klikk først på startdatoen for reisen, velg klokkeslett, og klikk deretter på sluttdato og velg klokkeslett. |
| Sted | Hjemlandet blir valgt som standard. Hvis reisen er i utlandet, velg en annen destinasjon ved å bruke listen. |
| Reisetype | Avhengig av firmainnstillingene, kan diettgodtgjørelse eller ingen diettgodtgjørelse velges for reisen. Hvis reisen er et privat opphold, vil ingen diettgodtgjørelse beregnes. |
| Reise til flere steder | Ved å klikke på denne linken, vil en ny linje med informasjon om den neste destinasjonen legges til. |
| Lagre og neste | Når alle obligatoriske felter er lagt inn, kan reisen lagres. Delen for Måltid og losji blir deretter åpnet. |
| Avbryt | Dialogen vil lukkes uten lagring. |
Måltid og losji
Når informasjon om reisen er lagt til, vil delen for Måltid og losji åpnes.
For å sikre at viktig informasjon angis, har denne delen forskjellige felter og knapper baser på lover og regler.
Hva som legges inn på denne siden, vil sammen med detaljer fra reiseinformasjonen bestemme diettgodtgjørelsen som blir beregnet.
Delen Måltid og losji inneholder følgende felter
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Frokost / Lunsj / Middag | Når Inkludert i losji, (måltidet er inkludert i overnattingsprisen) eller Måltid dekket (når den ansatte har betalt for måltidet) er valgt vil dette føre til et fradrag av godtgjørelsen. Beløpet for fradraget avhenger av type måltid. |
| Overnattingstype | Beregnet godtgørelse er avhengig av valgt overnattingstype. Når Privat overnatting er valgt, vil Nattillegg bli valgt automatisk og et nattillegg vil bli lagt til per periode. Overnattingstypen Reise om natten kan benyttes for å få dagdiett for dagsreiser som er om natten. |
| Nattillegg | Hvis dette er valgt, vil nattillegg legges til på godtgjørelsen for hver periode dette blir valgt. |
Informasjon om overnattingssted
Det er obligatorisk å fylle ut informasjon om overnattingssted for et hotell eller pensjonat (uten kokemuligheter).
Følgende felter må fylles ut:
- Hotellnavn og adresse
- Til dato
Datoen Til er standard satt til sluttdatoen for perioden. Dette kan endres i datovelgeren.
Hvis datoen endres til en tidligere dato, vil en ny linje med informasjon om overnattingen legges til med denne datoen som startdato.
Kostnadsfordeling
Det er mulig å tildele forskjellige kostnadsbærere på godtgjørelsen. Da vil beløpet bli tildelt til de valgte kostnadsbærerene.
Det er også mulig å spitte forskjellige kostnadsbærere på forskjellige prosenter ved å endre prosent verdien til mindre enn 100%. Ved å klikke på linken +Kostnadsfordeling, vil en ny rad legges til hvor en annen kostnadsbærer kan velges. Totalen for alle kostnadsbærere må være 100%.
Se detaljer
Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på den registrerte reisen. Følgende informasjon er tilgjengelig:
| Felt | Beskrielse |
|---|---|
| Trekkpliktig / Trekkfritt | Viser trekkpliktig og trekkfritt beløp, inkludert valuta |
| Diettdetaljer | Viser start og sluttdato for reisen. Alle diettyper for denne reisen inkludert beløp og valuta |
| Overnattingsdetaljer | Overnattingsdetaljer |
| Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene |
| Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon |
| Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon |
Endre/slette reise
Det er mulig å endre eller slette en reise ved å bruke handlingsknappene. For å endre en reise, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde alle reisedetaljene som tidligere er lagret for denne reisen.
For å slette en reise, klikk på søplebøttesymbolet. Hvis en reise slettes, vil godtgjørelsen tilhørende reisen også bli fjernet. Derimot fjernes det ingen kjøringer eller utlegg. Du vil få en advarsel som informerer om dette ved sletting.
Flere reiser i samme reiseregning
I samme reiseregning er det mulig å registrere flere reiser. Når en reise lagres, vil du kunne opprette flere reiser med diett ved å benytte knappen Legg til diett. Reiser kan ikke overlappes da Visma.net Expense validerer på dato og tid.