Reise med diett
Når du har vært på en reise og har krav på diettgodtgjørelse, klikk på knappen Opprett ny fra siden Oversikt for å opprette din reise.
Før en reise kan registreres, må den Generelle informasjonen legges inn.
Hovedformålet med denne delen er å kunne se og legge til detaljer som er felles for hele reiseregningen din.
Denne delen åpnes som standard ved opprettelse av ny reiseregning og er kun mulig å lukke når alle påkrevde felter er utfylt. Følgende felter er inkludert i denne delen:
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk/Valgfritt |
|---|---|---|
| Beskrivelse av reiseregning | Navn på hele reiseregningen, f.eks. Konferanse i Oslo. | Obligatorisk |
| Kostnadsbærere | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. | Valgfritt |
| Stilling og Organisasjonsenhet | Kun tilgjengelig for eHRM firmaer (NO). | Obligatorisk |
Når den Generelle informasjonen er lagret, er det mulig å starte registreringen av reise. For å opprette en ny reise, klikk på knappen Fortsett, Legg til ny og deretter Diett.
Merk: Det er kun mulig å opprette en reise med diett når innstilling for å tillate beregning av diett er slått på av administrator.
Informasjon om reise
Når ny reise med diett opprettes, vil en dialog vises hvor detaljer om reisen kan registreres. De tilgjengelige alternativene i denne dialogen er avhengig av landet eller firmainnstillingene. Når en ny reise opprettes, bruker dialogen standard verdier.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Formål/arrangement | Formålet eller Arrangementet for reisen. |
| Dato og land/by | Reisedatoene kan registreres ved å klikke på datoene i kalenderen og velge klokkeslett. Klikk først på startdatoen for reisen, velg klokkeslett, og klikk deretter på sluttdato og velg klokkeslett. Hjemlandet blir valgt som standard. Hvis reisen er i utlandet, velg en annen destinasjon ved å bruke listen. |
| Reisetype | Avhengig av firmainnstillingene, kan diettgodtgjørelse eller ingen diettgodtgjørelse velges for reisen. Hvis reisen er et privat opphold, vil ingen diettgodtgjørelse beregnes. |
| Reise til flere steder | Ved å klikke på denne linken vil en ny linje med informasjon om den neste destinasjonen legges til. |
| Kostnadsfordeling | Hvis en kostnadsbærer er valgt som standard, vises dette her. Om du kan endre kostnadsbærer eller ikke er avhengig av firmainnstillingene som er angitt av administrator i ditt firma. For mer detaljer, se: Innstillinger for reiseregninger. |
| Neste | Når alle obligatoriske felter er lagt inn, velg neste og siden blir lagret. |
| Avbryt | Dialogen vil lukkes uten lagring. |
Kostnadsfordeling
Det er mulig å tildele forskjellige kostnadsbærere på godtgjørelsen. Da vil beløpet bli tildelt til de valgte kostnadsbærerne.
Det er også mulig å splitte forskjellige kostnadsbærere på forskjellige prosenter ved å endre prosent verdien til mindre enn 100%. Ved å klikke på linken +Kostnadsfordeling, vil en ny rad legges til hvor en annen kostnadsbærer kan velges. Totalen for alle kostnadsbærere må være 100%.
Måltidsalternativer
For å sikre at viktig informasjon angis, har denne delen for måltidsalternativer forskjellige felter og knapper basert på lover og regler.
Hva som legges inn på denne siden, vil sammen med detaljer fra reiseinformasjonen bestemme diettgodtgjørelsen som blir beregnet.
Delen Måltidsalternativer inneholder følgende felter
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Sett for alle datoer | Velger du ‘Sett for alle datoer’, kan du velge om måltidsalternativene skal gjelde for alle datoene i reisen. |
| Sett per periode | Velger du ‘Sett per periode’, kan du velge om måltidsalternativene har forskjellig verdi innenfor en periode/reisen. |
| Frokost / Lunsj / Middag | Når Inkludert i losji, (måltidet er inkludert i overnattingsprisen) eller Måltid dekket (når den ansatte har betalt for måltidet) er valgt, vil dette føre til et fradrag av godtgjørelsen. Beløpet for fradraget avhenger av type måltid. Diett Innland hotell over 24 timer. Frokost er normalt inkludert i hotellprisen, og foreslås som standard. Brukeren kan endre valget om nødvendig. Det vil kun være standard når reisen er mer enn et døgn (24 timer) og overnattingstypen er hotell. |
| Overnattingstype | Beregnet godtgjørelse er avhengig av valgt overnattingstype.Når Privat overnatting er valgt, vil Nattillegg bli valgt automatisk og et nattillegg vil bli lagt til per periode. Overnattingstypen Reise om natten kan benyttes for å få dagdiett for dagsreiser som er om natten. |
| Nattillegg | Hvis dette er valgt, vil nattillegg legges til på godtgjørelsen for hver periode dette blir valgt. |
Frokost Lunsj Middag
Når Inkludert i losji, er Måltid dekket, vil dette føre til et fradrag av godtgjørelsen.
Måltid dekket
Når Ikke Inkludert i losji, er Måltid ikke dekket, vil dette ikke føre til et fradrag av godtgjørelsen.
Måltid ikke dekket
Informasjon om overnattingssted
Det er obligatorisk å fylle ut informasjon om overnattingssted for et hotell eller pensjonat (uten kokemuligheter).
Følgende felter må fylles ut:
- Hotellnavn og adresse
Datoen Til er standard satt til sluttdatoen for perioden.
Har du benyttet flere overnattingssteder velger du ‘Legg til flere’ og du vil kunne velge og legge inn Hotellnavn og adresse samt fra dato for flere overnattingsteder.
Nederst i skjermbilde ser du oppsummeringen av reisen. Hvor mange frokost, lunsj og middag som er beregnet, samt hvor mye som er beregnet i diett, hvor mange måltidsfradrag og totalt beløp for alle måltider.
Se detaljer
Det er mulig å se mer detaljert informasjon ved å klikke på den registrerte reisen. Følgende informasjon er tilgjengelig:
| Felt | Beskrielse |
|---|---|
| Trekkpliktig / Trekkfritt | Viser trekkpliktig og trekkfritt beløp, inkludert valuta. |
| Overnattingsdetaljer | Overnattingsdetaljer, viser start og sluttdato for reisen. |
| Kostnadsbærere | Viser de valgte kostnadsbærene. |
| Måltidsdetaljer | Viser periode, frokost, lunsj og middag for hele reisen. |
| Diettdetaljer | Alle diettyper for denne reisen, inkludert beløp og valuta. |
| Prosjektdetaljer | Kun for ERP integrasjon. |
| Viderfakturering for kunde | Kun for ERP integrasjon. |
Endre/slette reise
Det er mulig å endre eller slette en reise ved å bruke handlingsknappene. For å endre en reise, klikk på pennsymbolet. Dialogen som vises vil inneholde alle reisedetaljene som tidligere er lagret for denne reisen.
For å slette en reise, klikk på søppelbøttesymbolet. Hvis en reise slettes, vil godtgjørelsen tilhørende reisen også bli fjernet. Derimot fjernes det ingen kjøringer eller utlegg. Du vil få en advarsel som informerer om dette ved sletting.
Flere reiser i samme reiseregning
I samme reiseregning er det mulig å registrere flere reiser. Når en reise lagres, vil du kunne opprette flere reiser med diett ved å benytte knappen Legg til diett. Reiser kan ikke overlappes da Visma.net Expense validerer på dato og tid.