Regnskap

I menyen Regnskap er det mulig for administrator å opprette regnskapsfiler for import til et økonomisystem. Alle reiseregninger må ha status Betalt før en regnskapsfil kan opprettes.

Generer regnskapsfil

Under Generer regnskapsfil er det mulig å generere og laste ned en regnskapsfil. Ved åpning av siden vises en oversikt over alle tilgjengelige reiseregninger i en liste.

Standard vises alle reiseregninger som er Betalt for alle ansatte innenfor en standard periode (siste 3 måneder). Det er også mulig å filtrere på de ulike statusene.

Alle reiseregninger som er Betalt er valgt som standard men det er mulig å velge bort reiseregninger som det ikke er bruk for.

Når reiseregninger er valgt er det mulig å klikke på knappen Last ned regnskapsfil. En dialogboks vises da med følgende felt:

• Filformat - velg mellom følgende:
• Rapport - vil resultere i et sammendrag i et .pdf format.
• CSV fil - filnavn regnskap.csv
• Bokføringsdato - valgt dato vil bli presentert i regnskapsfilen som bokføringsdatoen.
• Endre status til Overført til bokføring. Denne innstillingen endrer status på de inkluderte reiseregningene i rapporten/filen til Overført til bokføring. Etter at status er endret kan reiseregningene bli funnet i menyen Regnskapsfiler. For reiseregninger med status Godkjent eller Bokført kan ikke status endres og denne huken vil være nedtonet. Huken vil også være nedtonet for firmaer som bruker en arbeidsflyt med integrasjon til ERP.

Bruker kan klikke Last ned for å laste ned regnskapsfilen i det valgte formatet eller Avbryt. Når filen er lastet ned, og status er oppdatert, vil de valgte reiseregningene forsvinne fra listen og bli tilgjengelige under menyen Regnskapsfiler, gitt at status har blitt endret i prosessen.

Regnskapsfiler

Siden Regnskapsfiler vises en oversikt over alle opprettede Regnskapsfiler fra siden Generer regnskapsfil.

Ved åpning av siden, vil alle opprettede regnskapsfiler innenfor valgte fra og til datoer vises, uavhengig av hvilken status de har.

Oversikten vil vise dato for opprettelse, det totale beløpet for reiseregningen og om noe skal håndteres.

Ved å klikke på en spesifikk regnskapsfil, blir tabellen utvided med mer detaljert informasjon som ansatte, reiseregning, utbetalingsdato og totalt beløp.

Klikk Marker som bokført i kolonneoverskriften eller bruk linken Marker som bokført for hver reiseregning individuelt. Klikk OK for å bekrefte statusendringer og de valgte reiseregningene vil bli markert som Bokført og ingen flere tiltak kan nå gjøres.

Det er også mulig å avbryte reiseregninger. Klikk Avbryt alle i kolonneoverskriften eller bruke linken Avbryt for hvert reiseregning individuelt. Klikk OK for å bekrefte statusendringen og de valgte reiseregningne blir markert som Avbrutt. Etter dette vil reiseregningene igjen bli tilgjengelige til å bli valgt og overført til bokføring.