Reiseregning

Transaksjonsoversikt

Transaksjonsoversikten gir alle med administratorrollen tilgang til en oversikt med alle registrerte reiseregninger, uavhengig av status. Oversikten kan benyttes for å sjekke status på reiseregningene og for å se transaksjonsdetaljer.

Filtrering kan gjøres på dato og deretter kan oversikten lastes ned til en excel/csv fil hvor administrator kan gjøre ytterligere filtreringer.

Det er bare mulig å velge en periode for maksimalt ett år av gangen.

Når en datoperiode er valgt, må bruker klikke på knappen Last ned fil for å laste ned filen.

Kjørebok (admin)

Rapporten Kjørebok inneholder kjøring gjort av de ansatte basert på hva som er registrert på siden Kjørebok. Rapporten inneholder alle kjøringer uavhengig av status på de individuelle reiseregningene.

Firmaadministrator kan ta ut rapporten for alle ansatte i firmaet. Følgende kriterier kan velges:

• Ansatte. Alle ansatte er valgt som standard
• Kjøreperiode (dato fra/til)

Når et kriteria er valgt, kan administrator klikke på knappen Last ned fil.

Filen vil bli lastet ned i et csv format.

Kjørebok (vanlig bruker)

Med rapporten Kjørebok kan den ansatte få en oversikt over alle refunderbare kjøringer i et spesifikt tidsrom. Rapporten inneholder alle kjøringer uavhengig av status på de individuelle reiseregningene.

Brukeren kan kun ta ut kjøreboken i henhold til egen registrert kjørelengde. Brukeren kan velge kjøreperiode for rapporten.

Når et kriteria er valgt, kan bruker klikke på knappen Last ned fil.

Filen vil bli lastet ned i et csv format.

Nedlasting av reiseregninger

Med rapporten Nedlasting av reiseregninger kan firmaadministrator laste ned alle godkjente reiseregninger inkludert vedlegg i PDF format.

Rapporten kan benyttes ved off-boarding eller når det er behov for å laste ned alle reiseregninger for alle eller spesifikke ansatte.

Følgende er tilgjengelig i denne rapporten:

Felt/knapp	Beskrivelse
Ansatte	Hvis det er behov for å laste ned reiseregninger for en spesifikk ansatt, kan du velge dette her. Bare aktive ansatte vises i listen. Hvis du velger Alle ansatte, vil reiseregninger fra alle ansatte (inkludert inaktive) bli lastet ned.
Dato (Fra og Til)	Velg en fra og til dato. Begge felter må fylles ut Filtrering gjøres basert på Godkjenningsdato. Det er bare mulig å velge en periode for maksimalt ett år av gangen.
Generer	Dette vil generere en forespørsel om nedlasting

Når en nedlasting blir forespurt, vil den bli synlig på siden hvor du kan se:

• et ikon som viser status på forespørselen
• dato for når forespørselen ble utført
• datoperioden for forespørselen
• navnet på den ansatte dersom det var valgt en spesifikk ansatt

Avhengig av mengden av reiseregninger i forespørselen, kan det ta litt tid før nedlastingen er ferdig. Siden vil bli oppfrisket automatisk når nedlastningen er ferdig.

Når nedlastningen er ferdig, vil status endres og du vil i tillegg se:

• antall nedlastede filer
  • hvis filen inneholder mange reiseregninger, vil den splittes i flere filer Begrensningen for 1 fil er 1 GB.
• når de nedlastede filene vil bli fjernet fra siden
  • etter 7 dager, vil filene bli fjernet fra siden. Så hvis du ikke laster ned filene i løpet av denne periode, må en ny forespørsel gjøres.

De nedlastede filene vil vises i en liste. Hvis det er flere filer kan du velge å laste ned alle valgte filer eller velge spesifikke filer.

Filnavnet inneholder:

• navnet “ClaimReports”
• firmaet organisasjonsnummer
• dato og klokkeslett for når filen ble generert
• navnet på bruker som genererte filen
• et ekstra nummer for å skille filene fra hverandre dersom det er flere

Nedlastningen vil inneholde zip filer med alle godkjente reiseregninger inkldert vedlegg i PDF format.