/expense/online-help/reports section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Rapporter Siden Rapporter er tilgjengelig for alle brukere, men innholdet er forskjellig basert på hvilken rolle du har (Expense firmaadministrator eller Expense vanlig bruker). Ved å gå inn på siden Rapporter vil du se informasjon om rapportene og hvordan de kan benyttes. #### For brukere med rollen Expense vanlig bruker så er følgende rapporter tilgjengelige - Kjørebok #### For brukere med rollen Expense firma administrator så er følgende rapporter tilgjengelige - Utbetalinger - Lønn - Regnskap - Skatt - Reiseregning - Klima Rapportene som presenteres på denne siden er avhengig av valgt arbeidsflyt eller hvilken integrasjon som er i bruk. /expense/online-help/reports/payments page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Utbetalinger I menyen **Utbetalinger** kan administrator opprette og se betalingsfiler og sende disse til Visma.net AutoPay gitt at Visma.net AutoPay er satt opp og aktivert. Betalingsfiler kan benyttes i følgende scenarier: - Når AutoPay arbeidsflyt benyttes: Godkjente reiseregninger kan sendes til Visma.net AutoPay for betaling. ### Generer betalingsfil Under **Generer betalingsfil** er det mulig å utbetale reiseregninger til de ansattes bankkontoer. Ved åpning av siden vises en oversikt over alle tilgjengelige reiseregninger. Standard vises alle reiseregninger som er godkjent for alle ansatte innenfor en standard periode (siste 3 måneder). Alle godkjente reiseregninger er valgt som standard, men det er mulig å velge bort reiseregninger som det ikke er bruk for. Standard bankkonto for firmaet er forhåndsvalgt og betalingsdato er satt til dagens dato. Det er ikke mulig å velge reiseregninger hvor bankkonto mangler på den ansatte. ### Send til Visma.net AutoPay Ved å bruke AutoPay vil de valgte reiseregningene sendes til Visma.net AutoPay ved å klikke på knappen **Send til AutoPay**. Denne knappen vil ikke være tilgjengelig dersom firmaets IBAN mangler. En dialog vil vises med informasjon om hvor mange reiseregninger som er valgt, betalingsdato, firmaets IBAN og det totale beløpet. Bruker kan deretter velge å sende reiseregningene for utbetaling til Visma.net AutoPay eller avbryte. Reiseregningene kan deretter behandles videre av brukeren i Visma.net AutoPay. Når filen er betalt i Visma.net AutoPay, vil de valgte reiseregningene fjernes fra listen og bli tilgjengelige under menyen **Betalingsfiler**. ### Betalingsfiler Siden **Betalingsfiler** gir en oversikt over alle opprettede **Betalingsfiler** fra siden **Generer betalingsfil**. ### AutoPay Listen over betalingsfiler sendt til Visma.net AutoPay vises med følgende informasjon: - Betalingsdato for hele betalingsfilen satt i menyen **Generer betalingsfil**, når reiseregningene ble sendt til Visma.net AutoPay. - Total beløpet for reiseregningene inkludert i betalingsfilen. - Firmaets IBAN fra hvor betalingen ble belastet. - Betalingsmetode AutoPay. - Betalingsreferanse fra AutoPay. - PDF ikon: For å laste ned Betalingsrapporten. Ved å klikke på betalingsfilen, vil en tabell utvides med mer detaljert informasjon som ansatt, reiseregning, godkjenningsdato og totalt beløp. Status på reiseregningen vises også, men ingen endringer kan gjøres av bruker for endre dette fra Visma.net Expense. /expense/online-help/reports/payroll page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Lønn I menyen **Lønn** kan administrator opprette og se lønnsfiler. Lønnsfiler benyttes for å: - Opprette betalinger i et separat lønnssystem uten en integrasjon. - Hvis arbeidsflyt med AutoPay eller Lønn benyttes, overføres skattefri / skattepliktig godtgjørelse til lønnssystemet for rapportering til myndighetene. ### Generere lønnsfil Under **Generer lønnsfil** er det mulig å generere og laste ned en lønnsfil. Ved åpning av siden vises en oversikt over alle tilgjengelige reiseregninger. Standard vises alle reiseregninger som er godkjent for alle ansatte innenfor en standard periode (siste 3 måneder). Det er også mulig å filtrere på de ulike statusene. Alle godkjente reiseregninger er valgt som standard, men det er mulig å velge bort reiseregninger som det ikke er bruk for. Når reiseregninger er valgt er det mulig å klikke på knappen **Last ned lønnsfil**. En dialog vises med følgende felt: - Filformat - velg mellom følgende: - CSV fil - filnavn payrollTransfer.csv - Overføringsdato - valgt dato vil vises i lønnsfilen som overføringsdato Sett status til **Overført til Lønn** - denne innstillingen endrer status på de inkluderte reiseregningene i rapporten/filen til **Overført til Lønn**. Etter at status er endret kan reiseregningene bli funnet i menyen **Lønnsfiler**. For reiseregninger med status **Betalt** eller **Bokført** kan ikke status endres og denne huken vil være nedtonet. Bruker kan klikke **Last ned** for å laste ned lønnsfilen i det valgte formatet eller **Avbryt**. Når filen er lastet ned, vil de valgte reiseregningene forsvinne fra listen og bli tilgjengelige under menyen Lønnsfiler - gitt at status har blitt endret i prosessen. ### Lønnsfiler Siden **Lønnsfiler** gir en oversikt over alle opprettede Lønnsfiler fra siden **Generer lønnsfil**. Ved åpning av siden, vil alle opprettede lønnsfiler innenfor valgte fra og til datoer vises, uavhengig av hvilken status de har. Oversikten viser dato for opprettelse, det totale beløpet for reiseregningen og om noe skal håndteres. Ved å klikke på lønnsfilen, vil en tabell utvides med mer detaljert informasjon som ansatt, reiseregning, overføringsdato og totalt beløp. Klikk på **Marker alle som Betalt** eller linken **Markert som betalt** for hver reiseregning individuelt. Klikk på **OK** for å bekrefte endring av status og de valgte reiseregningene blir markert som **Betalt** og ingen flere endringer kan nå gjøres. Denne statusen vises også for den vanlige brukeren på oversiktssiden. Det er også mulig å avbryte reiseregningene. Klikk **Avbryt alle** i kolonneoverskriften eller bruk linken **Avbryt** for hver reiseregning individuelt. Klikk OK for å bekrefte statusendringen og de valgte reiseregningene blir markert som **Avbrutt**. Etter dette vil reiseregningene igjen bli tilgjengelige til å bli valgt og overført til lønn. /expense/online-help/reports/bookkeeping page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Regnskap I menyen **Regnskap** er det mulig for administrator å opprette regnskapsfiler for import til et økonomisystem. Alle reiseregninger må ha status **Betalt** før en regnskapsfil kan opprettes. ### Generer regnskapsfil Under **Generer regnskapsfil** er det mulig å generere og laste ned en regnskapsfil. Ved åpning av siden vises en oversikt over alle tilgjengelige reiseregninger i en liste. Standard vises alle reiseregninger som er **Betalt** for alle ansatte innenfor en standard periode (siste 3 måneder). Det er også mulig å filtrere på de ulike statusene. Alle reiseregninger som er **Betalt er valgt** som standard men det er mulig å velge bort reiseregninger som det ikke er bruk for. Når reiseregninger er valgt er det mulig å klikke på knappen **Last ned regnskapsfil**. En dialogboks vises da med følgende felt: - Filformat - velg mellom følgende: - Rapport - vil resultere i et sammendrag i et .pdf format. - CSV fil - filnavn regnskap.csv - Bokføringsdato - valgt dato vil bli presentert i regnskapsfilen som bokføringsdatoen. - Endre status til **Overført til bokføring**. Denne innstillingen endrer status på de inkluderte reiseregningene i rapporten/filen til **Overført til bokføring**. Etter at status er endret kan reiseregningene bli funnet i menyen **Regnskapsfiler**. For reiseregninger med status **Godkjent** eller **Bokført** kan ikke status endres og denne huken vil være nedtonet. Huken vil også være nedtonet for firmaer som bruker en arbeidsflyt med integrasjon til ERP. Bruker kan klikke **Last ned** for å laste ned regnskapsfilen i det valgte formatet eller **Avbryt**. Når filen er lastet ned, og status er oppdatert, vil de valgte reiseregningene forsvinne fra listen og bli tilgjengelige under menyen **Regnskapsfiler**, gitt at status har blitt endret i prosessen. ### Regnskapsfiler Siden **Regnskapsfiler** vises en oversikt over alle opprettede **Regnskapsfiler** fra siden **Generer regnskapsfil**. Ved åpning av siden, vil alle opprettede regnskapsfiler innenfor valgte fra og til datoer vises, uavhengig av hvilken status de har. Oversikten vil vise dato for opprettelse, det totale beløpet for reiseregningen og om noe skal håndteres. Ved å klikke på en spesifikk regnskapsfil, blir tabellen utvidet med mer detaljert informasjon som ansatte, reiseregning, utbetalingsdato og totalt beløp. Klikk **Marker som bokført** i kolonneoverskriften eller bruk linken **Marker som bokført** for hver reiseregning individuelt. Klikk **OK** for å bekrefte statusendringer og de valgte reiseregningene vil bli markert som Bokført og ingen flere tiltak kan nå gjøres. Det er også mulig å avbryte reiseregninger. Klikk **Avbryt** alle i kolonneoverskriften eller bruke linken **Avbryt** for hver reiseregning individuelt. Klikk **OK** for å bekrefte statusendringen og de valgte reiseregningene blir markert som Avbrutt. Etter dette vil reiseregningene igjen bli tilgjengelig til å bli valgt og overført til bokføring. /expense/online-help/reports/claim page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Reiseregning ## Transaksjonsoversikt **Transaksjonsoversikten** gir alle med administratorrollen tilgang til en oversikt med alle registrerte reiseregninger, uavhengig av status. Oversikten kan benyttes for å sjekke status på reiseregningene og for å se transaksjonsdetaljer. Filtrering kan gjøres på dato og deretter kan oversikten lastes ned til en excel/csv fil hvor administrator kan gjøre ytterligere filtreringer. Det er bare mulig å velge en periode for maksimalt ett år av gangen. Når en datoperiode er valgt, må bruker klikke på knappen 'Last ned fil' for å laste ned filen. ## Kjørebok (admin) Rapporten **Kjørebok** inneholder kjøring gjort av de ansatte basert på hva som er registrert på siden Kjørebok. Rapporten inneholder alle kjøringer uavhengig av status på de individuelle reiseregningene. Firmaadministrator kan ta ut rapporten for alle ansatte i firmaet. Følgende kriterier kan velges: - Ansatte. Alle ansatte er valgt som standard - Kjøreperiode (dato fra/til) Når et kriteria er valgt, kan administrator klikke på knappen Last ned fil. Filen vil bli lastet ned i et csv format. ## Kjørebok (vanlig bruker) Med rapporten **Kjørebok** kan den ansatte få en oversikt over alle refunderbare kjøringer i et spesifikt tidsrom. Rapporten inneholder alle kjøringer uavhengig av status på de individuelle reiseregningene. Brukeren kan kun ta ut kjøreboken i henhold til egen registrert kjørelengde. Brukeren kan velge kjøreperiode for rapporten. Når et kriteria er valgt, kan bruker klikke på knappen Last ned fil. Filen vil bli lastet ned i et csv format. ## Nedlasting av reiseregninger Med rapporten **Nedlasting av reiseregninger** kan firmaadministrator laste ned alle godkjente reiseregninger inkludert vedlegg i PDF format. Rapporten kan benyttes ved off-boarding eller når det er behov for å laste ned alle reiseregninger for alle eller spesifikke ansatte. Følgende er tilgjengelig i denne rapporten: | Felt/knapp | Beskrivelse | |----|----| | Ansatte | Hvis det er behov for å laste ned reiseregninger for en spesifikk ansatt, kan du velge dette her. Bare aktive ansatte vises i listen. Hvis du velger Alle ansatte, vil reiseregninger fra alle ansatte (inkludert inaktive) bli lastet ned. | | Dato (Fra og Til) | Velg en fra og til dato. Begge felter må fylles ut Filtrering gjøres basert på Godkjenningsdato. Det er bare mulig å velge en periode for maksimalt ett år av gangen. | | Generer | Dette vil generere en forespørsel om nedlasting | Når en nedlasting blir forespurt, vil den bli synlig på siden hvor du kan se: - et ikon som viser status på forespørselen - dato for når forespørselen ble utført - datoperioden for forespørselen - navnet på den ansatte dersom det var valgt en spesifikk ansatt Avhengig av mengden av reiseregninger i forespørselen, kan det ta litt tid før nedlastingen er ferdig. Siden vil bli oppfrisket automatisk når nedlastningen er ferdig. Når nedlastningen er ferdig, vil status endres og du vil i tillegg se: - antall nedlastede filer - hvis filen inneholder mange reiseregninger, vil den splittes i flere filer Begrensningen for 1 fil er 1 GB. - når de nedlastede filene vil bli fjernet fra siden - etter 7 dager, vil filene bli fjernet fra siden. Så hvis du ikke laster ned filene i løpet av denne perioden, må en ny forespørsel gjøres. De nedlastede filene vil vises i en liste. Hvis det er flere filer kan du velge å laste ned alle valgte filer eller velge spesifikke filer. Filnavnet inneholder: - navnet "ClaimReports" - firmaet organisasjonsnummer - dato og klokkeslett for når filen ble generert - navnet på bruker som genererte filen - et ekstra nummer for å skille filene fra hverandre dersom det er flere Nedlastningen vil inneholde zip filer med alle godkjente reiseregninger inkludert vedlegg i PDF format. /expense/online-help/reports/climate page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Klimarapport ## Aktiver klimarapportering Hvis du har opprettet egne utleggstyper i ditt firma, må du gjøre noen konfigureringer før du kan benytte klimarapporten. Når du klikker på knappen Aktiver, må du knytte alle utleggstyper til en utslippskategori for alle ansattgrupper. Dette må gjøres for å kunne kalkulere utslipp mer nøyaktig. Les mer om utslippskategorier [her.](../../../faq/whataremcc) Velg en utslippskategori fra listen for hver utleggstype. Hvis du ikke finner riktig gruppe, vennligst velg en som er nærmest utleggstypen. Knappen Aktiver vil bli tilgjengelig når alle utleggstyper er knyttet til en utslippskategori. Merk! Alle standard utleggstyper er automatisk knyttet til en utslippskategori så hvis du ikke har noen egenopprettede utleggstyper vil du ikke se dette steget. ## Klimarapporten Klimarapporten gir alle med administratortilgang mulighet til å få en oversikt over karbonutslipp fra godkjente reiser/utlegg registrert i Visma.net Expense. Rapporten kan filtreres ved å velge følgende perioder: - Siste 7 dager - Siste 30 dager - Denne måneden til dags dato - I år til dags dato - I fjor Det er også mulig å filtrere rapporten basert på kostnadsbærertyper og kostnadsbærere. Rapporten vises alltid total utslipp øverst i skjermbildet i et sammendrag. I selve rapporten er utslippene vist per type separat. Både sammendraget og rapporten viser alltid utslipp for nåværende periode og forrige periode. - Nåværende periode er den valgte perioden i datofilteret. - Forrige periode er nøyaktig samme tidsperiode, men før det valgte filteret. - Siste 7 dager: 7 dager før dagens dato - Siste 30 dager: 30 dager før dagens dato - Denne måneden til dags dato: Fra starten av måneden til nåværende dato - I år til dags dato: Fra starten av dette året til dagens dato - I fjor: Året før nåværende år. Rapporten kan lastes ned i et .csv format. [Hvordan kalkulerer Expense utslipp?](../../../faq/calculateemissions) [Er klimarapporten oppdatert?](../../../faq/climatedate)