Oppsett

Siden Oppsett på siden Innstillinger inneholder følgende menyer:

• Hovedbokskontoer
• Lønnsarter
• MVA-oppsett
• Innstillinger for reiseregninger
• Arbeidsflyt
• Kostnadsbærere
• Slå av registrering av reise/utlegg
• Bankkontoer
• Integrasjonsbruker

Menyene kan variere avhengig av land, integrasjoner og firmaets arbeidsflyt.

Hovedbokskontoer

Hovedbokskontoer kan benyttes i firmaer som trenger å overføre data fra Visma.net Expense til et ERP system. De kan opprettes og/eller endres av firmaadministrator, eller importeres fra et lønnssystem eller et ERP system hvis en integrasjon er satt opp.

Hensikten er å knytte korrekte debet og kreditt kontoer til typene (utlegg, diett og kjøring) i Visma.net Expense. Når disse er knyttet, kan de trekkes ut for manuelle eller automatiske oppdateringer i et regnskapssystem og / eller lønnssystem.

For å opprette en ny Hovedbokskonto

Klikk på knappen Legg til konto og fyll ut følgende:

• Navn - navnet på kontoen.
• Nummer - det unike nummeret på kontoen.
• Aktiv huke - for å indikere om Hovedbokskontoen er aktiv eller inaktiv.
• Klikk Lagre for å lagre den nye kontoen.

Det er også mulig å slette kontoen når den er opprettet i Visma.net Expense.

Hvis det ikke er mulig å opprette eller endre Hovedbokskontoer i Visma.net Expense, betyr dette at firmaet er integrert med et lønns- eller økonomisystem. Hovedbokskontoer må derfor vedlikeholdes i det integrerte systemet.

Lønnsarter

Lønnsarter benyttes i hovedsak for firmaer som trenger å overføre data fra Visma.net Expense til et lønnssystem. De kan opprettes og/eller endres manuelt av firmaadministrator, eller importeres fra et lønnssystem hvis en integrasjon er satt opp.

Hensikten er å knytte korrekte lønnsarter til de forskjellige typene (utlegg, diett og kjøring) i Visma.net Expense. Når disse er knyttet, kan de trekkes ut for manuelle eller automatiske oppdateringer i et lønnssystem. Dette kan gjøres enten for å utbetale ut beløpene på reiseregningen eller for rapportering via et lønnssystem til skattemyndighetene, eller begge deler.

For å legge til en ny lønnsart manuelt

Klikk på knappen Legg til lønnsart og fyll ut følgende:

• Navn - navnet på lønnsarten
• Lønnsart - det unike nummeret på lønnsarten
• Aktiv huke - for å indikere om lønnsarten er aktiv eller inaktiv.
• Klikk Lagre for å lagre den nye lønnsarten.

Det er også mulig å slette lønnsarten når den er opprettet manuelt i Visma.net Expense.

Hvis det ikke er mulig å opprette eller endre Lønnsarter i Visma.net Expense, betyr dette at firmaet er integrert med et lønnssystem. Lønnsarter må derfor vedlikeholdes i det integrerte systemet.

MVA-oppsett

Firmaadministratoren kan definere MVA koder som skal benyttes for firmaet i denne menyen.

MVA koder kan enten opprettes manuelt eller de kan overføres fra et integrert system som kan sende disse.

For å opprette en ny MVA kode

Klikk på knappen Legg til MVA og fyll ut følgende:

• Navn - navnet på MVA koden
• Kode - det unike nummeret på MVA koden
• Prosent - velg en av standardverdiene eller fyll ut en Egendefinert verdi
• Aktiv huke - for å indikere om MVA koden er aktiv eller inaktiv.
• Debetkonto - Hovedbokskontoen hvor debet beløp skal konteres
• Kredittkonto - Hovedbokskontoen hvor kredit beløp skal konteres
• Lønnsart - Lønnsarten hvor MVA beløpet skal konteres (for lønn)
• Klikk Lagre for å lagre den nye MVA koden

Opprettede og aktive MVA koder kan nå knyttes til utlegsstyper. MVA koder vil inkluderes når transaksjoner sendes til et lønns- og/eller ERP system, enten basert på manuelt filuttrekk eller via en integrasjon.

Innstillinger for reiseregninger

På denne siden kan firmaadministrator slå av eller på forskjellige funksjoner for brukeren.

Ved oppsett av et nytt firma, kan firmaadministrator velge standard alternativer for innstillinger av reiseregninger, og senere endre disse på denne siden.

Følgende områder er tilgjengelige (disse er avhengig av land):

Kostnadsbærere

For alternativet kostnadsbærere er det mulig å sette kostnadsbærere til å være synlige eller ikke, og redigerbar eller ikke for den ansatte under registrering av reiseregningen. Det er også mulig å tillatte at de ansatte kan splitte kostnadsbærere på reiseregningen, ved å aktivere eller deaktivere splitting av kostnadsbærerfunksjonen.

For hvert av alternativene vil en hjelpetekst synes for å kunne veilede administrator å ta riktig valg for firma.

Diettgodtgjørelse

For alternativet diettgodtgjørelse er det mulig å velge om dette skal beregnes eller ikke og om det skal være redigerbart eller ikke for de ansatte ved registrering av reiser.

For hvert av alternativene vil en hjelpetekst synes for å kunne veilede administrator å ta riktig valg for firma.

MVA-håndtering

MVA-håndtering er kun tilgjengelig for Sverige og Finland og alternativene vil være ulike avhengig av land.

Viderefakturering

Innstillingen Viderefakturering vil kun være tilgjengelig for firmaer som bruker en arbeidsflyt som inkluderer en ERP integrasjon.

Følgende alternativer er tilgjengelig:

• Når boksen Tillat viderefakturering av reiseregning til kunde ikke er valgt, kan ikke de ansatte viderefakturere en reiseregning.
• Når boksen Tillat viderefakturering av reiseregning til kunde er valgt, kan de ansatte viderefakturere en reiseregning (eller en transaksjon) til en valgt kunde.

Frokost ved overnatting

Denne innstillingen vil gjøre det mulig å bestemme om frokost inkludert for overnattingsutlegg skal være obligatorisk eller ikke for brukerne.

Arbeidsflyt

På denne siden kan firmaadministrator velge hvilken arbeidsflyt som skal benyttes, og deretter hvilken flyt en reiseregning har fra start til slutt.

Arbeidsflyt

Følgende arbeidsflyter er tilgjengelige:

Arbbeidsflyt	Resultat	Land
Betaling i lønnssystem, manuell bokføring	En lønnsfil kan genereres for å håndtere de godkjente reiseregningene. I tillegg kan en regnskapsfil genereres for referanse eller import til et regnskapssystem. Lønnsarter må legges til og hovedbokskontoer er anbefalt for å støtte denne arbeidsflyten.	NO, SE, DK
Betaling i lønnssystem, bokføring/viderefakturering via ERP integrasjon	Når reiser er godkjent, vil de bli tilgjengelige for overføring til ERP systemet for viderefakturering og/eller bokføring. En lønnsfil kan genereres for å overføre reiseregninger til et lønnssystem for utbetaling. Lønnsarter og hovedbokskontoer må legges til for å støtte denne arbeidsflyten.	NO, SE, DK
Betaling i AutoPay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem	Overføring av betaling til AutoPay kan genereres - for å initiere utbetaling av reiseregninger. Betalte reiseregninger er tilgjengelig for overføring til et ERP system for viderefakturering og/eller bokføring. En lønnsrapport kan genereres for å rapporere diett/kjøring via lønnssystemet. Bankkontoer, hovedbokskontoer og lønnsarter må legges til for å støtte denne arbeidsflyten.	NO, SE
Betaling via AutoPay, manuell bokføring, rapportering via lønnssystem	Overføring av betaling til AutoPay kan genereres - for å initiere utbetaling av reiseregninger. Betalte reiseregninger kan inkluderes i en regnskapsfil som kan genereres for referanse og/eller import til et regnskapssystem. En lønnsrapport kan genereres for å rapporere diett/kjøring via lønnssystemet. Bankkontoer må legges til, hovedbokskontoer og lønnsarter anbefales for å støtte denne arbeidsflyte	NO, SE

Endre arbeidsflyt

Det er mulig å endre fra en arbeidsflyt til en annen som en gyldig for landet.

Som en generell regel er det ikke mulig å endre hvis ikke alle reiseregninger har status Åpen/Avvist/Avbrutt/Venter på godkjenning/Godkjent eller Betalt/Bokført (avhengig av hva som er siste status i nåværende flyt)

Hvis det finnes reiseregninger med status imellom Godkjent og den siste status for flyten, vil de andre alternativene være deaktivert og en advarsel vil vises over utvalget.

Cost units

Kostnadsbærere er designet for å gi kundene en mulighet til å registrere kostnader til forskjellige enheter uten å sette opp flere firmaer.

Ved å bruke kostnadsbærere, kan kostnader registreres og rapporteres til for eksempel forskjellige prosjekter, kostnadssentre, avdelinger etc.

Konfigurasjonen Kostnadsbærere består av to forskjellige områder:

• Kostnadsbærertype
• Kostnadsbærer

Kostnadsbærertype

En kostnadsbærertype kan for eksempel være Avdeling eller Prosjekt, og alle de ulike avdelingene og prosjektene er oppført under denne typen.

Kostnadsbærertyper kan importeres fra et annet system integrert med Visma.net Expense eller opprettes manuelt.

Slik legger du til en kostnadsbærertype manuelt:

Klikk på knappen Legg til type og fyll ut følgende:

• Navn - navnet på kostnadsbærertypen
• Nivå - indikerer nivået kostnadsbærertypen har
• Boksen Tillat at kostnadsbærere fra “ny kostnadsbærer type” benyttes ved registrering av dokumenter: indikerer om kostnadsbærertypen skal være tilgjengelig ved registrering av reise eller ikke.
• Klikk Lagre for å lagre den nye kostnadsbærertypen.

Det er ikke mulig å legge til, endre eller slette kostnadsbærertyper hvis firmaet har en integrasjon med et lønns-/ERP system.

Kostnadsbærere

Når en kostnadsbærertype er opprettet, kan forskjellige kostnadsbærere opprettes relatert til hver type.

Det er ingen begrensning på hvor mange kostandsbærere som kan registreres til hver type.

Kostnadsbærere kan importeres fra et annet system integrert med Visma.net Expense eller opprettes manuelt.

For å manuelt legge til en kostnadsbærer:

Velg en kostnadsbærertype, klikk på knappen Legg til kostnadsbærere og fyll ut følgende:

• Navn - navnet på kostnadsbæreren
• Kode - koden på kostnadsbæreren
• Gyldig fra - datoen for når kostnadsbæreren skal gjelde fra
• Gyldig til - datoen for når kostnadsbæreren gjelder til (inkludert angitt dato)
• Aktiv huke - indikerer om kostnadsbæreren er aktiv eller inaktiv.
• Klikk Lagre for å lagre den nye kostnadsbæreren.

Det er ikke mulig å legge til, endre eller slette kostnadsbærere hvis firmaet har en integrasjon med et lønns-/ERP system.

Slå av registrering av reiseregninger

Det er mulig for firmaadministrator å slå av registrering av reiseregninger for et firma

Når boksen Slå av registrering av reiseregning er valgt, vil en Fra dato bli lagt til. Etter den valgte datoen vil det ikke være mulig for de ansatte å registrere reiseregninger. Ansatte vil fortsatt ha tilgang til å logge på og se historiske reiseregninger.

Du vil kunne aktivere registrering av reiseregninger igjen senere om nødvendig.

Når boksen Slå av registrering av reiseregning ikke er valgt, kan alle ansatte registrere reiseregninger.

Bankkontoer

Bankkontoer benyttes for å generere betalingsfiler for rapportering, og kan registreres og/eller oppdateres av firmaadministrator.

Ved å klikke på knappen Legg til eller ved å velge en eksisterende bankkonto åpnes en dialogboks med følgende felt:

Felt	Beskrivelse
Standard bankkonto	Boks som indikerer om bankkonto er standard.
Kontonummer	Når en bankkonto registreres først, vil IBAN og BIC oppdateres automatisk. Vil bli oppdatert automatisk når IBAN legges inn først. Den automatiske oppdatering er basert på en integrasjon med AutoPay.
BIC	Blir utfylt automatisk når en bankkonto eller IBAN blir lagt inn. Den automatiske oppdatering er basert på en integrasjon med AutoPay.
IBAN	Ved å legge inn dette først, vil bankkonto og BIC oppdateres automatisk. Vil bli oppdatert automatisk når bankkonto legges inn først.
Bankavtale ID	En alfanumerisk oppføring
Gyldig fra	Brukes til å finne ut om angitt bankkonto er tilgjengelig for betalingsfiler.
Gyldig til	Brukes til å finne ut om angitt bankkonto er tilgjengelig for betalingsfiler.

Integrasjonsbruker

Integrasjonsbruker benyttes for integrasjonen gjennom web service med andre systemer.

Firmaadministrator kan generere en integrasjonsbruker for firmaet ved å legge inn et passord. Brukernavnet opprettes da automatisk.

Passordkravet for integrasjonsbrukeren er en stor bokstav, en liten bokstav, ett siffer, ett spesialtegn, ingen mellomrom og minst 20 tegn.