--- title: "Fullmakter" description: "Fullmaktsfunksjonen gjør det mulig for en stedfortreder å opprette reiser og utlegg på vegne av en annen ansatt. Det er administrator som gir fullmakten, og som bestemmer fullmaktsnivået — om stedfortrederen kan sende reiseregningen direkte til godkjenning, eller om den skal til gjennomgang hos den ansatte, som deretter sender den til godkjenning selv. Den ansatte må samtykke før stedfortrederen får tilgang, med mindre administrator bekrefter at samtykke allerede er innhentet…" lang: no languages: no: https://docs.vismasoftware.no/no/expense/online-help/settings/delegations/index.md en: https://docs.vismasoftware.no/expense/online-help/settings/delegations/index.md sv: https://docs.vismasoftware.no/sv/expense/online-help/settings/delegations/index.md lastmod: 2026-09-29 --- > Documentation index: https://docs.vismasoftware.no/no/expense/online-help/settings/llms.txt # Fullmakter Sist endret 29.09.2026 > Fullmaktsfunksjonen gjør det mulig for en stedfortreder å opprette reiser og utlegg på vegne av en annen ansatt. Det er administrator som gir fullmakten, og som bestemmer fullmaktsnivået — om stedfortrederen kan sende reiseregningen direkte til godkjenning, eller om den skal til gjennomgang hos den ansatte, som deretter sender den til godkjenning selv. Den ansatte må samtykke før stedfortrederen får tilgang, med mindre administrator bekrefter at samtykke allerede er innhentet… Fullmaktsfunksjonen gjør det mulig for en stedfortreder å opprette reiser og utlegg på vegne av en annen ansatt. Det er administrator som gir fullmakten, og som bestemmer fullmaktsnivået — om stedfortrederen kan sende reiseregningen direkte til godkjenning, eller om den skal til gjennomgang hos den ansatte, som deretter sender den til godkjenning selv. Den ansatte må samtykke før stedfortrederen får tilgang, med mindre administrator bekrefter at samtykke allerede er innhentet utenfor systemet. ## Godt å vite - Både stedfortrederen og den ansatte må være registrert som ansatte i Expense med rollen som vanlig bruker (Expense Regular User). - Én stedfortreder kan ha fullmakt for flere ansatte, flere ansattgrupper og flere organisasjonsenheter (organisasjonsenheter kun for eHRM-integrasjon). - Registrering på vegne av andre gjøres kun på web, ikke i mobilappen. ## Fullmakter Gå til **Innstillinger → Ansatte og grupper → Fullmakter**. Her setter administrator opp koblingene mellom stedfortreder og ansatte, og får oversikt over alle tildelte fullmakter. ### Ansatte Fanen viser alle ansatte som er registrert i Expense, slik at du kan vurdere hvem som skal ha en stedfortreder. Du kan tildele fullmakt til én ansatt om gangen, eller til flere samtidig med masseoppdatering. Bruk søkefunksjonen for å finne de ansatte du vil endre. Du kan søke på gruppe, ansattnavn og organisasjonsenhet (organisasjonsenheter kun for eHRM-integrasjon). 1. Filtrer eller søk fram en ansatt eller en gruppe ansatte i listen. 2. Merk den eller de ansatte, eller klikk på en enkelt ansatt. 3. Velg **Tildel fullmakter**. Vinduet *Tildel fullmakter* åpnes. ### Tildel fullmakter I vinduet velger du hvilke fullmakter stedfortrederen skal ha på vegne av den ansatte. 1. Velg brukeren som skal være stedfortreder. 2. Velg fullmaktsnivå: - **Opprett reiser og utlegg** – stedfortrederen kan registrere, men den ansatte må selv sende til godkjenning. - **Opprett reiser og utlegg OG send til godkjenning** – stedfortrederen kan både registrere og sende til godkjenning. 3. Velg årsak til fullmakt: - Administrative årsaker - Begrensede digitale ferdigheter eller utstyr - Særlige behov eller nedsatt funksjonsevne - Språkproblemer i programvaren - Ansattes sykdom eller permisjon - Registrering etter at arbeidsforholdet er avsluttet - Annet – årsaken er forklart i vedlagte dokument 4. Velg hvordan den ansatte skal godkjenne fullmakten: - **Krever godkjenning fra den ansatte** – en samtykkeforespørsel sendes på e-post til den ansatte når du lagrer. - **Aktiver direkte (autorisasjon er på plass)** – velges kun når samtykke allerede er innhentet utenfor systemet. Du må da bekrefte: *«Jeg bekrefter at det foreligger et gyldig grunnlag for å registrere reiser og utlegg på vegne av den/de ansatte. De ansatte er blitt informert om registreringen, samt om sine rettigheter etter gjeldende regelverk.»* 5. Last eventuelt opp vedlegg, for eksempel en e-post eller et dokument som bekrefter at stedfortrederen har rett til å registrere. > Vedlegg kan bare legges til når du tildeler fullmakt til én ansatt. Ved masseoppdatering er feltet deaktivert. Du kan legge til vedlegg i ettertid ved å klikke på den ansatte under *Tildelte fullmakter* og velge **Last opp fil(er)**. 6. **Lagre.** - Har du valgt *Krever godkjenning fra den ansatte*, sendes samtykkemeldingen automatisk, og fullmakten får status **Avventer** under *Tildelte fullmakter*. Statusen endres til **Godkjent** når den ansatte har godkjent forespørselen i e-posten. - Har du valgt *Aktiver direkte (autorisasjon er på plass)*, får fullmakten status **Godkjent** med én gang. ### Samtykkelenken er gyldig i 24 timer Lenken i samtykke-e-posten er gyldig i 24 timer fra den sendes. Godkjenner ikke den ansatte innen denne fristen, utløper lenken, og fullmakten blir stående med status **Utløpt**. Åpner den ansatte en utløpt lenke, får de melding om at lenken ikke lenger er gyldig. Den ansatte kan fortsatt godkjenne fullmakten direkte i Expense. Øverst på oversiktssiden vises meldingen *Handling påkrevd, godkjenn fullmakter*, og ved å klikke **Gjennomgå forespørsel** åpnes dialogboksen der forespørselen kan godkjennes eller avslås. Denne veien er ikke tidsbegrenset. Som administrator kan du også sende en ny forespørsel. Klikk på den ansatte under *Tildelte fullmakter* og velg **Send forespørsel om godkjenning på nytt**. Lenken kan bare sendes til én ansatt om gangen, så ved masseoppdatering må hver enkelt ansatt følges opp separat. ### Tildelte fullmakter Oversikten viser alle ansatte som har fått tildelt en stedfortreder, med status **Godkjent**, **Avslått**, **Avventer** eller **Utløpt**. Du kan søke og filtrere på: - Ansatt eller gruppe - Stedfortreder - Fullmaktsnivå - Årsak til fullmakt - Status ### Endre stedfortreder Hvem som er stedfortreder, kan ikke endres i en eksisterende fullmakt. Skal stedfortrederen byttes, må du slette fullmakten og opprette en ny med den nye personen. ### Slette en fullmakt Velg søppelbøtteikonet og bekreft slettingen i varselet som vises. Når fullmakten fjernes, får både stedfortrederen og den ansatte e-post om det. ## For den ansatte: samtykke Når en stedfortreder er satt opp med fullmakt til å opprette og administrere reiseregninger på den ansattes vegne, gjelder fullmakten først når den ansatte har godkjent den. Stedfortrederen får tilgang til den ansattes data, og derfor kreves samtykke før tilgangen aktiveres. Samtykket omfatter: - **Inbox** – kvitteringer du har lagt inn via Visma Employee-appen eller videresendt på e-post til Expense - **Kredittkort** – oversikt over kredittkortkjøp, hvis du bruker et integrert kredittkort - **GPS-data** – dine GPS-registrerte turer, hvis du bruker en GPS-basert rutelogg - **Historikk** – alle reiseutgifter som er registrert tidligere Avhengig av fullmaktsnivået kan stedfortrederen enten registrere og sende reiseregninger til godkjenning på den ansattes vegne, eller bare klargjøre dem, slik at den ansatte selv må sende dem inn. ### Godkjenne eller avslå Den ansatte kan behandle forespørselen på to måter: - **I Expense.** Øverst på oversiktssiden vises meldingen *Handling påkrevd, godkjenn fullmakter*. Klikk **Gjennomgå forespørsel** for å åpne dialogboksen *Godkjenn tilgang til registrering av reiseutgifter*. - **Via e-post.** Klikk **Behandle forespørsel** i e-posten. Lenken er gyldig i 24 timer. I begge tilfeller velger den ansatte **Godkjenn forespørsel** eller **Avslå forespørsel**. Har lenken i e-posten gått ut, kan forespørselen fortsatt behandles fra oversiktssiden i Expense, eller administrator kan sende en ny forespørsel. ## For stedfortrederen Du kan registrere på vegne av en ansatt når administrator har gitt deg fullmakt og den ansatte har godkjent den. Når godkjenningen er på plass, får du en e-post med beskjed om at du har fått rollen som stedfortreder og kan registrere reiseregninger på vegne av den ansatte. ### Velg hvem du skal registrere utlegg og reiser for Når du har fått rollen som stedfortreder, vises nedtrekkslisten **Mine utlegg** øverst på oversiktssiden din. Her velger du hvilken ansatt du skal registrere for. Etter at du har valgt en ansatt, ser du oversiktssiden til denne personen, og du registrerer utlegg og reiseregninger på samme måte som du gjør for deg selv. ### Fullmaktsnivå Hva du kan gjøre, avhenger av hva administrator har satt opp: - **Opprett reiser og utlegg** – du kan registrere, men ikke sende inn. Under sammendraget av reiseregningen får du valget **Send til gjennomgang**, og den ansatte må selv sende den til godkjenning. - **Opprett reiser og utlegg OG send til godkjenning** – du kan både registrere og sende reiseregningen til godkjenning på vanlig måte. ### Den ansattes hjemmeside Hjemmesiden viser status for alle reiseregninger og utlegg, både de du har laget selv og de en stedfortreder har registrert på dine vegne. På de sistnevnte vises navnet på stedfortrederen som sendte dem til godkjenning. ## For godkjenner Som godkjenner ser du hvem som har sendt reiseregningen til godkjenning, og at signaturen er gitt på vegne av den ansatte. ## Logg for tildeling av stedfortrederrollen Du finner rapporten under **Rapporter → Logg for tildeling av stedfortrederrollen**. Loggen viser historikken over tildelte fullmakter og gir deg som administrator full sporbarhet: hvem som ga fullmakten, hvem den ble gitt til, hvilket fullmaktsnivå som ble satt, og når den ansatte godkjente, avslo eller fjernet den. Du kan filtrere på stedfortreder, ansatt og datoperiode, og eksportere loggen til CSV. --- [View this page](https://docs.vismasoftware.no/no/expense/online-help/settings/delegations/)