Ansatte og grupper
Avsnittet Ansatte og grupper på siden Innstillinger inneholder følgende:
- Ansatte
- Grupper
Ansatte
En Visma.net Expense bruker må være en ansatt for å kunne få tilgang og for å kunne opprette reiseregninger. Informasjon om ansatte kan importeres fra et lønnssystem, via en filimport (.csv) eller registreres manuelt.
For å opprette en ansatt manuelt, klikk på knappen Legg til ansatte og fyll ut følgende under fanen Generell.
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei |
|---|---|---|
| Aktiv boks | Aktiverer/deaktiverer den ansattes tilgang | |
| Ansatt ID | Den ansattes ID som benyttes i lønnssystemet | Ja |
| Fornavn | Den ansattes fornavn | Ja |
| Mellomnavn | Den ansattes mellomnavn | Nei |
| Etternavn | Den ansattes etternavn | Ja |
| E-post adresse | Den ansattes e-postadresse | Ja |
| Gruppe | Tilgjengelig når en eller flere grupper har blitt opprettet under menyen Innstillinger - Ansatte og grupper - Grupper | Nei |
| Adresse 1 | Gateadresse til den ansatte | Nei |
| Adresse 2 | Postboksadresse til den ansatte | Nei |
| Postnummer | Postnummeret til den ansatte | Nei |
| Sted | Stedet/byen til den ansatte | Nei |
| Land | Landet til den ansatte |
Det finnes også en annen fane på den ansatte som heter Tilleggsinformasjon hvor følgende kan fylles ut:
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei |
|---|---|---|
| Bankkonto | Bankkontoen til den ansatte, benyttes kun når betaling skjer via Bank eller AutoPay | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay |
| IBAN konto | Internasjonalt bankkontonummer. Blir utfylt automatisk når en bankkonto blir lagt inn | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay |
| BIC | Identifiseringskoden på bankkontoen | Nei |
| Standard kostnadsbærere | Velg standard kostnadsbærer(e) som den ansatte tilhører. Knytningen til kostnadsbærer som angis på den ansatte vil benyttes som standard kostnadsbærer ved registrering av reiseregning, og kan benyttes for å bestemme hvem som skal godkjenne reiseregningen | Nei |
Fanen Stilling er kun tilgjengelig når ansettelsesmelding benyttes i integrasjoner (eHRM og Visma.net Payroll). Vil inneholde følgende:
| Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei |
|---|---|---|
| Navn/nummer på stillingen | I Employees så er dette kun et nummer, i andre integrasjoner (eHRM) er det i tillegg lagt til et navn | N/A |
| Ansatt ID | Ansatt ID | Bare lesbart felt |
| Stillingsprosent | Den ansattes stillingsprosen | Bare lesbart felt |
| Gyldig fra | Den ansattes stilling gyldig fra dato | Bare lesbart felt |
| Gyldig til | Den ansattes stilling gyldig til dato | Bare lesbart felt |
| Organisasjonsenhet | Den ansattes organisasjonsenhet (kun for eHRM integrasjon) | Bare lesbart felt |
| Beskrivelse | Beskrivelse av stillingen | Bare lesbart felt |
| Stillingstype | Stillingstype | Bare lesbart felt |
Klikk Lagre for å lagre den ansatte.
De ansatte vil motta en aktiverings-e-post når de er overført fra et lønnssystem eller etter at de er lagret ved opprettelse manuelt. Så det anbefales at alle innstillingene i Visma.net Expense gjøres før overføring eller oppretting av ansatte.
Importere ansatte fra fil
Import av ansatte lar firmaadministrator importere ansattdata fra en CSV-fil. Filen må inneholde obligatoriske data i henhold til spesifisert format.
For å importere ansatte må følgende steg følges:
- Klikk på knappen Filimport under listen av de ansatte.
- Velg CSV filen som skal importeres (eller dra fil til dialogboksen).
- Etter at filen er valgt så vil importen starte, dette indikeres med en fremdriftslinje som viser prosentandelen av de fullførte postene.
- Etter endt import vil resultatet av importen vises i et dialogvindu. Denne vil inneholde antall rader som ble korrekt importert. De radene som ikke ble importert vil være merket med radnummer og en begrunnelse vil vises.
- De ansatte er nå tilgjengelige i ansattlisten.
File format of the CSV file
Kolonnedata må separeres med semikolon (;)
| Kolonnenavn | Beskrivelse | Data type/format | Obligatorisk (J/N) |
|---|---|---|---|
| Kode | Unikt ansattnummer | Alfanumerisk | J |
| Aktiv | Indikator om den ansatte er aktiv eller ikke | Boolean (TRUE/FALSE) | N/A |
| Visma.net e-post | Unik bruker ID i Visma.net | E-postadresse format | J |
| Fornavn | Fornavnet til ansatt | Alfanumerisk | J |
| Mellomnavn | Mellomnavnet til ansatt | Alfanumerisk | N |
| Etternavn | Etternnavnet til ansatt | Alfanumerisk | J |
| Adresse 1 | Adressefelt 1 | Alfanumerisk | N |
| Adresse 2 | Adressefelt 2 | Alfanumerisk | N |
| Postnummer | Postnummer felt | Alfanumerisk | N |
| Poststed | By | Alfanumerisk | N |
| Land | Land | Alfanumerisk | N |
| Bankkonto | Kontonummer | Alfanumerisk | N |
| IBAN | IBAN nummer | Alfanumerisk | N |
| BIC | BIC nummer | Alfanumerisk | N |
| Nivå av kostnadsbærertype | I de påfølgende radene legges kodene for kostnadsbærere under den angitte kostnadsbærertypen. Overskriften inneholder kostnadsbærertyper (1:2), mens radene inneholder kostnadsbærernummer | Numerisk/Alfanumerisk | N |
Eksempler på fil
Slette ansatte
Det er mulig å slette en ansatt selv om reiseregninger er registrert. Dette er i henhold il GDPR regelverket. Ved å velge en av de ansatte fra listen, vil en Slett knapp bli tilgjengelig.
Dette gjelder også for firmaer integrert med andre systemer, men da må sletting gjøres fra det integrerte systemet.
Grupper
Firmaadministratøren kan opprette grupper av ansatte, som hver kan ha egne innstillinger og satser. For eksempel kan en gruppe ansatte ha en annen sats for typen Bil eller at kun en gruppe ansatte skal kunne registrere reiser med diettgodtgjørelse.
For å legge til en ny gruppe
Klikk på knappen Legg til Gruppe og fyll ut følgende:
- Navn - navnet på gruppen
- Kode - koden/nummeret på gruppen
- Aktiv boks - for å indikere om gruppen er aktiv eller inaktiv
- Klikk Lagre for å lagre den nye gruppen
Når gruppen er opprettet kan den legges til på de ansatte.
- Gå till Innstillinger - Ansatte & Grupper - Ansatte og velg en av de ansatte fra listen.
- Under fanen Generell og feltet Gruppe, velg den korrekte gruppen.
- Klikk Lagre for å lagre endringen.
Når en gruppe har blitt lagt til på de ansatte, kan spesifikke innstillinger for gruppen settes.
Eksempel 1 - Forskjellig sats på kjøretypen Bil for en spesifikk gruppe
For å legge til en forskjellig sats for en spesifikk gruppe:
- Gå til Innstillinger - Typer - Kjøring
- Klikk på den spesifikke gruppen i filteret - presentert over listen med typene
- Velg typen Bil
- Legg til satsen i kolonnen Firmasats og lagre kolonnen ved å klikke på det grønne symbolet
- Lagre typen ved å klikke på knappen Lagre.
De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå få firmasatsen ved registrering av kjøring på denne typen i reiseregningen.
Eksempel 2 - Ikke tillat diettgodtgjørelse for en spesifikk gruppe
For å endre innstillingen for å tillate beregning av diettgodtgjørelse:
- Gå til Innstillinger - Oppsett - Innstillinger for reiseregninger
- Klikk på den spesifikke gruppen i filteret øverst på siden
- Boksene for å tillate beregning av diettgodtgjørelse kan deretter skrus av
De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå ikke få beregnet diettgodtgjørelse ved registrering av reiser i reiseregningen.