--- title: "Ansatte og grupper" description: "Avsnittet Ansatte og grupper på siden Innstillinger inneholder følgende: Ansatte Grupper Ansatte En Visma.net Expense bruker må være en ansatt for å kunne få tilgang og for å kunne opprette reiseregninger. Informasjon om ansatte kan importeres fra et lønnssystem, via en filimport (.csv) eller registreres manuelt. For å opprette en ansatt manuelt, klikk på knappen Legg til ansatte og fyll ut følgende under fanen Generell. Felt Beskrivelse Obligatorisk ja/nei Aktiv boks…" lang: no languages: no: https://docs.vismasoftware.no/no/expense/online-help/settings/employees_and_groups/index.md en: https://docs.vismasoftware.no/expense/online-help/settings/employees_and_groups/index.md sv: https://docs.vismasoftware.no/sv/expense/online-help/settings/employees_and_groups/index.md lastmod: 2026-04-22 --- > Documentation index: https://docs.vismasoftware.no/no/expense/online-help/settings/llms.txt # Ansatte og grupper Sist endret 22.04.2026 > Avsnittet Ansatte og grupper på siden Innstillinger inneholder følgende: Ansatte Grupper Ansatte En Visma.net Expense bruker må være en ansatt for å kunne få tilgang og for å kunne opprette reiseregninger. Informasjon om ansatte kan importeres fra et lønnssystem, via en filimport (.csv) eller registreres manuelt. For å opprette en ansatt manuelt, klikk på knappen Legg til ansatte og fyll ut følgende under fanen Generell. Felt Beskrivelse Obligatorisk ja/nei Aktiv boks… Avsnittet **Ansatte og grupper** på siden **Innstillinger** inneholder følgende: - Ansatte - Grupper ## Ansatte En Visma.net Expense bruker må være en ansatt for å kunne få tilgang og for å kunne opprette reiseregninger. Informasjon om ansatte kan importeres fra et lønnssystem, via en filimport (.csv) eller registreres manuelt. For å opprette en ansatt manuelt, klikk på knappen Legg til ansatte og fyll ut følgende under fanen Generell. | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | | ---- | ---- | ---- | | Aktiv boks | Aktiverer/deaktiverer den ansattes tilgang. Vises ikke for kunder med **Payroll - Expense - integrasjon**. |   | | Aktiv stilling | Aktiverer/deaktiverer den ansattes tilgang. Aktiv status for kunder med **Payroll – Expense - integrasjon** håndteres på samme måte som filtreringen i Employees/Payroll. **Active in Payroll** ansatt har en aktiv stilling. **Inactive in Payroll** ansatt har en sluttdato på stillingen eller mangler stilling. |   | | Ansatt ID | Den ansattes ID som benyttes i lønnssystemet. | Ja | | Fornavn | Den ansattes fornavn. | Ja | | Mellomnavn | Den ansattes mellomnavn. | Nei | | Etternavn | Den ansattes etternavn. | Ja | | E-post adresse | Den ansattes e-postadresse. | Ja | | Gruppe | Tilgjengelig når en eller flere grupper har blitt opprettet under menyen Innstillinger - Ansatte og grupper - Grupper. | Nei | | Adresse 1 | Gateadresse til den ansatte. | Nei | | Adresse 2 | Postboksadresse til den ansatte. | Nei | | Postnummer | Postnummeret til den ansatte. | Nei | | Sted | Stedet/byen til den ansatte. | Nei | | Land | Landet til den ansatte. |   | | Tillate registrering av regelmessig reise | Når dette feltet er aktivert. Regelmessig reise settes automatisk som standard for den ansatte ved registrering av nye reiser og godtgjørelser. Systemet beregner full skattepliktig godtgjørelse i henhold til gjeldende regelverk. Den ansatte kan likevel manuelt endre til vanlig godtgjørelse dersom reisen ikke er regelmessig. | Nei | Det finnes også en annen fane på den ansatte som heter **Tilleggsinformasjon** hvor følgende kan fylles ut: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | | ---- | ---- | ---- | | Bankkonto | Bankkontoen til den ansatte, benyttes kun når betaling skjer via Bank eller AutoPay. | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay | | IBAN konto | Internasjonalt bankkontonummer. Blir utfylt automatisk når en bankkonto blir lagt inn. | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay | | BIC | Identifiseringskoden på bankkontoen. | Nei | | Standard kostnadsbærere | Velg standard kostnadsbærer(e) som den ansatte tilhører. Knytningen til kostnadsbærer som angis på den ansatte vil benyttes som standard kostnadsbærer ved registrering av reiseregning, og kan benyttes for å bestemme hvem som skal godkjenne reiseregningen. | Nei | Fanen **Stilling** er kun tilgjengelig når ansettelsesmelding benyttes i integrasjoner (eHRM og Visma.net Payroll). Vil inneholde følgende: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | | ---- | ---- | ---- | | Navn/nummer på stillingen | I Employees så er dette kun et nummer, i andre integrasjoner (eHRM) er det i tillegg lagt til et navn. | N/A | | Ansatt ID | Ansatt ID. | Bare lesbart felt | | Stillingsprosent | Den ansattes stillingsprosen. | Bare lesbart felt | | Gyldig fra | Den ansattes stilling gyldig fra dato. | Bare lesbart felt | | Gyldig til | Den ansattes stilling gyldig til dato. | Bare lesbart felt | | Organisasjonsenhet | Den ansattes organisasjonsenhet (kun for eHRM integrasjon). | Bare lesbart felt | | Beskrivelse | Beskrivelse av stillingen. | Bare lesbart felt | | Stillingstype | Stillingstype | Bare lesbart felt | Klikk **Lagre** for å lagre den ansatte. De ansatte vil motta en aktiverings-e-post når de er overført fra et lønnssystem eller etter at de er lagret ved opprettelse manuelt. Så det anbefales at alle innstillingene i Visma.net Expense gjøres før overføring eller oppretting av ansatte. ### Masseoppdatering av ansatte Denne funksjonen lar deg som administrator utføre store vedlikeholdsoppgaver effektivt ved å oppdatere spesifikke felt for mange ansatte samtidig, i stedet for å måtte oppdatere hvert enkelt felt manuelt. #### Oversikt over prosessen **Masseoppdateringen** skjer gjennom en stegvis veiviser som består av følgende hovedtrinn: 1. Velg ansatte 2. Velg knappen masseoppdatering 3. Velg data som skal oppdateres 4. Oppdater endringer #### Slik går du frem - **Velg ansatte** Du starter arbeidsflyten i ansattlisten. - **Søk og filtrer:** Bruk søkefunksjonen for å finne de ansatte du ønsker å endre. - **Marker ansatte:** Bruk avkrysningsboksene ved siden av navnet på hver ansatt. - **Velg alle:** Du kan markere alle ansatte i listen ved å bruke avkrysningsboksen øverst i tabellen. #### Masseoppdatering og velg data som skal oppdateres Etter at du har valgt ansatte, klikker du på **Masseoppdatering**. Vinduet **Masseendring av ansatt** åpnes. Deretter velger du hvilket felt som skal endres. Tilgjengelige felt kan variere avhengig av integrasjoner og selskapstype. | Felt | Beskrivelse | Kommentar | | ------ | ------------- | ----------- | | Grupper | Huk av for Grupper, og velg gruppe fra rullegardinmeny. | Kun én gruppe kan velges og oppdateres om gangen. | | Regelmessig reise 'Tillate registrering av regelmessig reise' | Bruk bryteren for å slå funksjonen av eller på. | Kun tilgjengelig for norske selskaper. | | Kostnadsbærere | Huk av for kostnadsbærere og velg type fra rullegardinmeny. | Kan kun oppdateres hvis Expense er eier av kostnadsbærere. Kun aktive kostnadsbærere vises. | #### Kontroller og utfør Før endringene oppdateres, vises et sammendrag av endringene. - **Sammendrag:** Viser hvor mange ansatte som blir påvirket, og hvilke verdier som blir lagt til. - **Tilbake:** Klikk på *Tilbake* hvis du vil justere feltvalgene uten å miste det du har lagt inn. - **Fullfør:** Klikk på *Bruk endringer* for å starte oppdateringen. **Merk:** Masseoppdateringen overskriver gjeldende verdier for alle valgte ansatte. Endringen kan ikke angres, og tidligere verdier kan ikke gjenopprettes automatisk. ### Importere ansatte fra fil Import av ansatte lar firmaadministrator importere ansattdata fra en CSV-fil. Filen må inneholde obligatoriske data i henhold til spesifisert format. For å importere ansatte må følgende steg følges: - Klikk på knappen Filimport under listen av de ansatte. - Velg CSV filen som skal importeres (eller dra fil til dialogboksen). - Etter at filen er valgt så vil importen starte, dette indikeres med en fremdriftslinje som viser prosentandelen av de fullførte postene. - Etter endt import vil resultatet av importen vises i et dialogvindu. Denne vil inneholde antall rader som ble korrekt importert. De radene som ikke ble importert vil være merket med radnummer og en begrunnelse vil vises. - De ansatte er nå tilgjengelige i ansattlisten. #### Filformatet for CSV filen Kolonnedata må separeres med semikolon (;) | Kolonnenavn | Beskrivelse | Data type/format | Obligatorisk (J/N) | | ---- | ---- | ---- | ---- | | Kode | Unikt ansattnummer. | Alfanumerisk | J | | Aktiv | Indikator om den ansatte er aktiv eller ikke. | Boolean (TRUE/FALSE) | N/A | | Visma.net e-post | Unik bruker ID i Visma.net. | E-postadresse format | J | | Fornavn | Fornavnet til ansatt. | Alfanumerisk | J | | Mellomnavn | Mellomnavnet til ansatt. | Alfanumerisk | N | | Etternavn | Etternnavnet til ansatt. | Alfanumerisk | J | | Adresse 1 | Adressefelt 1 | Alfanumerisk | N | | Adresse 2 | Adressefelt 2 | Alfanumerisk | N | | Postnummer | Postnummer felt | Alfanumerisk | N | | Poststed | By | Alfanumerisk | N | | Land | Land | Alfanumerisk | N | | Bankkonto | Kontonummer | Alfanumerisk | N | | IBAN | IBAN nummer | Alfanumerisk | N | | BIC | BIC nummer | Alfanumerisk | N | | Nivå av kostnadsbærertype | I de påfølgende radene legges kodene for kostnadsbærere under den angitte kostnadsbærertypen. Overskriften inneholder kostnadsbærertyper (1:2), mens radene inneholder kostnadsbærernummer. | Numerisk/Alfanumerisk | N | #### Eksempler på fil - [Employee import NO/DK](./EmployeeImportNO_DK.csv) - [Employee import FI](./EmployeeImportFI.csv) - [Employee import SE](./EmployeeImportSE.csv) ### Slette ansatte Det er mulig å slette en ansatt selv om reiseregninger er registrert. Dette er i henhold il GDPR regelverket. Ved å velge en av de ansatte fra listen, vil en **Slett** knapp bli tilgjengelig. Dette gjelder også for firmaer integrert med andre systemer, men da må sletting gjøres fra det integrerte systemet. ### Grupper Firmaadministratøren kan opprette grupper av ansatte, som hver kan ha egne innstillinger og satser. For eksempel kan en gruppe ansatte ha en annen sats for typen Bil eller at kun en gruppe ansatte skal kunne registrere reiser med diettgodtgjørelse. #### For å legge til en ny gruppe Klikk på knappen **Legg til Gruppe** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på gruppen - Kode - koden/nummeret på gruppen - Aktiv boks - for å indikere om gruppen er aktiv eller inaktiv - Klikk **Lagre** for å lagre den nye gruppen Når gruppen er opprettet kan den legges til på de ansatte. - Gå till **Innstillinger - Ansatte & Grupper - Ansatte** og velg en av de ansatte fra listen. - Under fanen **Generell** og feltet **Gruppe**, velg den korrekte gruppen. - Klikk **Lagre** for å lagre endringen. Når en gruppe har blitt lagt til på de ansatte, kan spesifikke innstillinger for gruppen settes. #### Eksempel 1 - Forskjellig sats på kjøretypen Bil for en spesifikk gruppe For å legge til en forskjellig sats for en spesifikk gruppe: - Gå til **Innstillinger - Typer - Kjøring** - Klikk på den spesifikke gruppen i filteret - presentert over listen med typene - Velg typen **Bil** - Legg til satsen i kolonnen **Firmasats** og lagre kolonnen ved å klikke på det grønne symbolet - Lagre typen ved å klikke på knappen **Lagre**. De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå få firmasatsen ved registrering av kjøring på denne typen i reiseregningen. #### Eksempel 2 - Ikke tillat diettgodtgjørelse for en spesifikk gruppe For å endre innstillingen for å tillate beregning av diettgodtgjørelse: - Gå til **Innstillinger - Oppsett - Innstillinger** for reiseregninger - Klikk på den spesifikke gruppen i filteret øverst på siden - Boksene for å tillate beregning av diettgodtgjørelse kan deretter skrus av De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå ikke få beregnet diettgodtgjørelse ved registrering av reiser i reiseregningen. --- [View this page](https://docs.vismasoftware.no/no/expense/online-help/settings/employees_and_groups/)