/expense/online-help/settings section 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Innstillinger Siden **Innstillinger** er tilgjengelig for alle brukere med rollen Expense firmaadministrator. Formålet er å vedlikeholde forskjellige innstillinger i Visma.net Expense. På siden Innstillinger vises en startside. Startsiden inneholder korte beskrivelser om hvilke vedlikehold som kan gjøres. Følgende menyer er tilgjengelige: - **Typer** - Diett - Utland - Kjøring - Utlegg - Annet - **Oppsett** - Tilknytt hovedbokskonto - Lønnsarter - Innstillinger for reiseregninger - Arbeidsflyt - Avvikle registrering av reise/utlegg - Bankkontoer - Integrasjonsbruker - **Kostnadsbærere** - **Ansatte og grupper** - Ansatte - Grupper - **Integrasjoner** /expense/online-help/settings/company_configuration_wizard page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Oppstartsveiviser Ved oppstart av et nytt firma, vil firmaadministrator få presentert en veiviser ved første tilgang til firmaet. Veiviseren vil hjelpe administratoren å velge de viktigste innstillingene for firmaet i Visma.net Expense. Administrator kan enten velge standardinnstillinger eller gjøre justeringer. Følgende steg er tilgjengelige: #### Velkommen Steget velkommen presenterer kun en forklarende tekst for å informere administrator om hensikten med veiviseren. #### Arbeidsflyt I dette steget kan administrator velge hvilken arbeidsflyt som skal benyttes, og deretter hvilken flyt en reiseregning har fra start til slutt. Vennligst følg denne linken for å lese mer om [Arbeidsflyt](../company_configuration). #### Innstillinger for reiseregninger I dette steget vil firmaadministrator kunne slå av og på forskjellig funksjonalitet for brukeren som skal være standard ved registrering av reiseregninger. Vennligst følg denne linken for å lese mer om [Innstillinger for reiseregninger](../company_configuration). #### Klimarapportering I dette steget er det mulig å aktivere en funksjon for klimarapportering. Dette vil legge til en rapport hvor det vil være mulig å se kalkulert karbonutslipp fra reise- og utleggsaktiviteter. Valg som gjøres i dette oppsettet kan senere endres på siden [Innstillinger](../company_configuration). /expense/online-help/settings/types page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Typer I menyen **Typer** kan administrator se, oppdatere og opprette forskjellige typer som kan benyttes ved registrering av utlegg og kjøring eller ved beregning av godtgjørelse i reiseregistreringen. - Diett - Utland - Kjøring - Utlegg - Annet ### Diett Visma.net Expense bruker de offisielle diettypene og de respektive offisielle satsene. Disse satsene er spesifikke for hvert land og oppdateres av Visma.net Expense i henhold til gjeldende regler. De offisielle diettypene benyttes ved registrering av reiser og i beregninger. Enkelte Diettyper kan deaktiveres eller oppdateres av firmaadministrator. Hver diettype, både innland og utland, kan knyttes til lønnsarter og kontoer. Typene har et sett med trekkfrie og trekkpliktige lønnsarter og et sett med trekkfrie og trekkpliktige kontoer. Diettypene for utland er knyttet til menyen Utland. Det er mulig å angi en firmaspesifikk sats for spesifikke tidsrom på alle eksisterende typer som vil overstyre den offisielle satsen. #### Følg de neste stegene for å angi en firmasats for diettyper 1. Velg relevant diettype ved å klikke på den. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats. 2. Klikk på knappen **Ny beløpssats**. 3. Fyll inn en **Gyldig fra dato**. **Gyldig til** kan stå tomt eller fylles ut dersom satsen bare skal gjelde for en begrenset periode. 4. I feltet **Firmasats**, legg til firmasatsen for denne typen. 5. Klikk på knappen **Lagre** for å lagre og lukke dialogen eller  for å lagre linjen. For å avbryte registreringen, klikk . Den nye firmasatsen som er registrert for diettypen, brukes når det registreres en ny reise med denne typen innenfor tidsrommet. Denne nye firmasatsen brukes også til å beregne beløpet som skal betales for denne diettypen. Hvis firmasatsen er høyere enn den offisielle satsen, vil differansen bli trekkpliktig. Endringene som gjøres på typene, påvirker ikke tidligere registrerte eller godkjente reiseregninger. Når en reiseregning som benytter denne bestemte diettypen blir endret, vil beregningene bli oppdatert. ### Utland Visma.net Expense bruker de offisielle satsene for destinasjoner i utlandet. Disse satsene er spesifikke for hvert land og oppdateres av Visma.net Expense i henhold til gjeldende regler. De offisielle destinasjonene i utlandet og de tilhørende satsene brukes i registreringen av utenlandsreiser og i beregninger. Typene for utland kan ikke deaktiveres. Det er mulig å angi en firmaspesifikk sats for spesifikke tidsrom på alle eksisterende typer som vil overstyre den offisielle satsen. De offisielle satsene gjelder hvis det ikke er angitt firmasatser. #### Følg de neste stegene for å angi en firmasats på utland 1. Velg relevant destinasjon ved å klikke på den. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats. 2. Klikk på knappen **Ny beløpssats**. 3. Fyll inn en **Gyldig fra dato**. **Gyldig til** kan stå tomt eller fylles ut dersom satsen bare skal gjelde for en begrenset periode. 4. I feltet **Firmasats**, legg til firmasatsen for denne typen. 5. Klikk på knappen **Lagre** for å lagre og lukke dialogen eller  for å lagre linjen. For å avbryte registreringen, klikk . Den nye firmasatsen brukes når det registreres en ny utenlandsreise, og bruker denne spesielle utlandsdestinasjonen innenfor det angitte datointervallet. Endringene som gjøres på utenlandstypene, påvirker ikke tidligere registrerte eller godkjente reiseregninger. Når en reiseregning som benytter denne bestemte destinasjonen blir endret, vil beregningene bli oppdatert. ### Kjøring Visma.net Expense har som standard alle de offisielle kjøretypene og de offisielle satsene. De offisielle kjøretypene bruker den offisielle trekkfrie satsen (og statens særavtale for Norge), og Visma.net Expense holder disse satsene oppdatert. Hvert firma kan registrere en egen sats for typene. Når en firmasats registreres, vil denne satsen benyttes som den betalbare satsen per kilometer, når den ansatte registrerer en reiseregning med denne kjøretypen. Hvis satsen er høyere enn den offisielle satsen, beregner Visma.net Expense beløpet som skal betales. Beløpet deles inn i et trekkfritt og et trekkpliktig beløp ved bruk av den offisielle skattefrie satsen. Det samme gjelder for statens særavtale i Norge. Firmaadministratoren kan opprette egne kjøretyper: For eksempel **Sykkel**. #### For å opprette en ny kjøretøytype Klikk på knappen **Legg til** og fyll ut følgende: 1. Navn - dette vil vises ved registrering av kjøring. 2. Aktiv - aktiv eller inaktiv status for kjøretypen Standard er aktiv. 3. Klikk **Ny beløpssats** for å fylle inn firmasats, i tillegg til Gyldig fra og Gyldig til dato. Satsen vil benyttes i beregninger og siden dette er en ny firmasats og den ikke har noen offisiell trekkfri sats, vil hele beløpet bli trekkpliktig. 4. Under fanen **Lønn/Bokføring** kan du velge trekkfrie og trekkpliktige kontoer og/eller trekkfrie og trekkpliktige lønnsarter for den valgte kjøretypen. Disse kontoene/lønnsartene vil bli overført til lønnssystemet eller økonomisystemet. 5. Klikk **Lagre** for å lagre den nye kjøretypen. 6. Det er også mulig å slette ubrukte Kjøretyper som har blitt opprettet av administrator. Ved å velge en egendefinert Kjøretype, vil knappen **Slett** være tilgjengelig. Alle Kjøretyper, både standard og egendefinerte, kan oppdateres. For eksempel legge til en ny firmasats som skal benyttes i stedet for den offisielle satsen, endre eller legge til kontoer / lønnsarter eller deaktivere / aktivere en kjøretype. Hovedkjøretypene kan ha tilleggsinformasjon tilknyttet, for å sikre at det er mulig å registrere alle godtgjørelsene. Eksempel på disse tilleggstypene er **Passasjer, Tung last, Skogs- og anleggsvei etc.** ### Utlegg Visma.net Expense har en liste over landspesifikke utleggstyper som kan brukes i utleggsregistreringen. Denne listen over standard utleggstyper er relatert til forskjellige kategorier innenfor reise som overnatting, togbilletter, måltider, og andre utlegg som kontorrekvisita og telefon. Firmaadministrator kan opprette nye typer ved behov, eller deaktivere noen av standard typene som ikke skal være tilgjengelige ved registrering. #### For å opprette en ny utleggstype Klikk på knappen **Legg** til og fyll ut følgende: 1. Navn - dette vil vises ved registrering av utlegg. 2. Aktiv - aktiv eller inaktiv status for utleggstypen, standard er aktiv. 3. Obligatorisk vedlegg - for å angi at vedlegg må legges til av den ansatte. 4. Fast pris - ved å velge Fast pris og en Enhetspris, vil bruker i stedet for beløpet legge inn et antall for denne typen. 5. Utslippskategori - for kalkulering av CO2 utslipp (kun når klimarapportering er aktivert). 6. Under fanen Lønn/Bokføring kan du velge kontoer for innland og utland og/eller lønnsarter for innland og utland for den valgte utleggstypen. Disse kontoene/lønnsartene vil bli overført til lønnssystemet eller økonomisystemet. 7. Klikk **Lagre** for å lagre den nye utleggstypen. Det er også mulig å slette ubrukte Utleggstyper som har blitt opprettet av administrator. Ved å velge en egendefinert **Utleggstype**, vil knappen **Slett** være tilgjengelig. Alle **Utleggstyper**, både standard og egendefinerte, kan oppdateres. For eksempel endre eller legge til kontoer / lønnsarter eller deaktivere / aktivere en utleggstype. ### Utleggstyper for Klimarapportering Når klimarapportering har blitt aktivert, må en utslippskategori knyttes til alle utleggstyper. En utslippskategori benyttes for å kalkulere estimert karbonutslipp basert på gjennomsnittlig data. Alle standard utleggstyper er automatisk knyttet til en utslippskategori og disse kan ikke endres. For alle egenopprettede typer kan du selv bestemme å knytte til en utslippskategori eller ikke. #### Bompenger på siden Kjørebok Utleggstypen Bompenger er også tilgjengelig for registrering på siden Kjørebok. Dette for at brukerne skal kunne registrere bompenger i forbindelse med kjøringen. Utleggstypen Bompenger er av den grunn aktivert som standard, men det er mulig å deaktivere denne typen. Egne typer for bompenger kan derfor kun registreres som et utlegg på siden Utlegg. #### Import og eksport av utleggstyper Med denne funksjonen er det mulig å eksportere og importere **Utleggstyper**. Knappene **Filimport** og **Eksporter fil** finnes nederst til høyre på siden **Utlegg**. Ved å klikke på knappen **Filimport** vil en fil som inneholder alle eksisterende utleggstyper og relaterte kontoer, lønnsarter og MVA koder (kun for Finland og Sverige) bli eksportert i et .csv format, uavhengig av status (aktiv / inaktiv). Filen vil inneholde korrekt header og kolonner basert på land/firma og innholdet vil bli presentert på standardspråket til brukeren. Ved å klikke på knappen **Filimport** er det mulig å velge en .csv fil for import. Filen må inneholde følgende datastruktur: | Kolonnenavn | Obligatorisk / Redigerbar | Kommentar | |----|----|----| | Kode | Ja / Nei | If blank, Expense will consider this a new type to be created | | Navn | Ja / Nei | Only editable for company specific expense types | | Aktiv | Ja / Ja |   | | Innland konto kreditt | Nei / Ja |   | | Innland konto debet | Nei / Ja |   | | Utland konto kreditt | Nei / Ja |   | | Utland konto debit | Nei / Ja |   | | Innland lønnsart | Nei / Ja |   | | Utland lønnsart | Nei / Ja |   | #### Eksempel Kode;Navn;Aktiv;Innland Konto Kreditt;Innland Konto Debet;Utland Konto Kreditt;Utland Konto Debet;Innland Lønnsart;Utland Lønnsart ;Overtidsmat;TRUE;;;;;300;300 Eksempel på fil: [Expense types](./ExpenseTypesExample.csv) ### Annen Denne siden benyttes for å se og oppdatere spesielle typer som ikke er dekket av de andre typene. #### Betalt av arbeidsgiver Firmaadministrator kan aktivere og bruke typen **Betalt av arbeidsgiver**. Når denne typen er aktivert, kan brukeren markere boksen **Betalt av arbeidsgiver** ved registrering av utlegg. Dette betyr at beløpet ikke vil bli utbetalt til den ansatte, men det kan fortsatt inkluderes i overføring til lønn / regnskap. Det er også mulig å aktivere dette alternativet på gruppenivå. /expense/online-help/settings/company_configuration page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Oppsett Siden **Oppsett** på siden **Innstillinger** inneholder følgende menyer: - Hovedbokskontoer - Lønnsarter - MVA-oppsett - Innstillinger for reiseregninger - Arbeidsflyt - Kostnadsbærere - Slå av registrering av reise/utlegg - Bankkontoer - Integrasjonsbruker Menyene kan variere avhengig av land, integrasjoner og firmaets arbeidsflyt. ### Hovedbokskontoer **Hovedbokskontoer** kan benyttes i firmaer som trenger å overføre data fra Visma.net Expense til et ERP system. De kan opprettes og/eller endres av firmaadministrator, eller importeres fra et lønnssystem eller et ERP system hvis en integrasjon er satt opp. Hensikten er å knytte korrekte debet og kredit kontoer til typene (utlegg, diett og kjøring) i Visma.net Expense. Når disse er knyttet, kan de trekkes ut for manuelle eller automatiske oppdateringer i et regnskapssystem og / eller lønnssystem. #### For å opprette en ny Hovedbokskonto Klikk på knappen **Legg til konto** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på kontoen. - Nummer - det unike nummeret på kontoen. - Aktiv huke - for å indikere om Hovedbokskontoen er aktiv eller inaktiv. - Klikk Lagre for å lagre den nye kontoen. Det er også mulig å slette kontoen når den er opprettet i Visma.net Expense. Hvis det ikke er mulig å opprette eller endre **Hovedbokskontoer** i Visma.net Expense, betyr dette at firmaet er integrert med et lønns- eller økonomisystem. **Hovedbokskontoer** må derfor vedlikeholdes i det integrerte systemet. ### Lønnsarter **Lønnsarter** benyttes i hovedsak for firmaer som trenger å overføre data fra Visma.net Expense til et lønnssystem. De kan opprettes og/eller endres manuelt av firmaadministrator, eller importeres fra et lønnssystem hvis en integrasjon er satt opp. Hensikten er å knytte korrekte lønnsarter til de forskjellige typene (utlegg, diett og kjøring) i Visma.net Expense. Når disse er knyttet, kan de trekkes ut for manuelle eller automatiske oppdateringer i et lønnssystem. Dette kan gjøres enten for å utbetale ut beløpene på reiseregningen eller for rapportering via et lønnssystem til skattemyndighetene, eller begge deler. #### For å legge til en ny lønnsart manuelt Klikk på knappen **Legg til lønnsart** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på lønnsarten - Lønnsart - det unike nummeret på lønnsarten - Aktiv huke - for å indikere om lønnsarten er aktiv eller inaktiv. - Klikk **Lagre** for å lagre den nye lønnsarten. Det er også mulig å slette lønnsarten når den er opprettet manuelt i Visma.net Expense. Hvis det ikke er mulig å opprette eller endre **Lønnsarter** i Visma.net Expense, betyr dette at firmaet er integrert med et lønnssystem. **Lønnsarter** må derfor vedlikeholdes i det integrerte systemet. ### MVA-oppsett Firmaadministratoren kan definere MVA koder som skal benyttes for firmaet i denne menyen. MVA koder kan enten opprettes manuelt eller de kan overføres fra et integrert system som kan sende disse. #### For å opprette en ny MVA kode Klikk på knappen **Legg til MVA** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på MVA koden - Kode - det unike nummeret på MVA koden - Prosent - velg en av standardverdiene eller fyll ut en Egendefinert verdi - Aktiv huke - for å indikere om MVA koden er aktiv eller inaktiv. - Debetkonto - Hovedbokskontoen hvor debet beløp skal konteres - Kreditkonto - Hovedbokskontoen hvor kredit beløp skal konteres - Lønnsart - Lønnsarten hvor MVA beløpet skal konteres (for lønn) - Klikk **Lagre** for å lagre den nye MVA koden Opprettede og aktive MVA koder kan nå knyttes til utleggsstyper. MVA koder vil inkluderes når transaksjoner sendes til et lønns- og/eller ERP system, enten basert på manuelt filuttrekk eller via en integrasjon. ### Innstillinger for reiseregninger På denne siden kan firmaadministrator slå av eller på forskjellige funksjoner for brukeren. Ved oppsett av et nytt firma, kan firmaadministrator velge standard alternativer for innstillinger av reiseregninger, og senere endre disse på denne siden. Følgende områder er tilgjengelige (disse er avhengig av land): #### Kostnadsbærere For alternativet kostnadsbærere er det mulig å sette kostnadsbærere til å være synlige eller ikke, og redigerbar eller ikke for den ansatte under registrering av reiseregningen. Det er også mulig å tillatte at de ansatte kan splitte kostnadsbærere på reiseregningen, ved å aktivere eller deaktivere splitting av kostnadsbærerfunksjonen. For hvert av alternativene vil en hjelpetekst synes for å kunne veilede administrator å ta riktig valg for firma. #### Diettgodtgjørelse For alternativet diettgodtgjørelse er det mulig å velge om dette skal beregnes eller ikke og om det skal være redigerbart eller ikke for de ansatte ved registrering av reiser. For hvert av alternativene vil en hjelpetekst synes for å kunne veilede administrator å ta riktig valg for firma. #### MVA-håndtering MVA-håndtering er kun tilgjengelig for Sverige og Finland og alternativene vil være ulike avhengig av land. #### Viderefakturering Innstillingen Viderefakturering vil kun være tilgjengelig for firmaer som bruker en arbeidsflyt som inkluderer en ERP integrasjon. Følgende alternativer er tilgjengelig: - Når boksen Tillat viderefakturering av reiseregning til kunde ikke er valgt, kan ikke de ansatte viderefakturere en reiseregning. - Når boksen Tillat viderefakturering av reiseregning til kunde er valgt, kan de ansatte viderefakturere en reiseregning (eller en transaksjon) til en valgt kunde. #### Frokost ved overnatting Denne innstillingen vil gjøre det mulig å bestemme om frokost inkludert for overnattingsutlegg skal være obligatorisk eller ikke for brukerne. ### Arbeidsflyt På denne siden kan firmaadministrator velge hvilken arbeidsflyt som skal benyttes, og deretter hvilken flyt en reiseregning har fra start til slutt. #### Arbeidsflyt Følgende arbeidsflyter er tilgjengelige: | Arbbeidsflyt | Resultat | Land | |----|----|----| | Betaling i lønnssystem, manuell bokføring | En lønnsfil kan genereres for å håndtere de godkjente reiseregningene. I tillegg kan en regnskapsfil genereres for referanse eller import til et regnskapssystem. Lønnsarter må legges til og hovedbokskontoer er anbefalt for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE, DK | | Betaling i lønnssystem, bokføring/viderefakturering via ERP integrasjon | Når reiser er godkjent, vil de bli tilgjengelige for overføring til ERP systemet for viderefakturering og/eller bokføring. En lønnsfil kan genereres for å overføre reiseregninger til et lønnssystem for utbetaling. Lønnsarter og hovedbokskontoer må legges til for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE, DK | | Betaling i AutoPay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem | Overføring av betaling til AutoPay kan genereres - for å initiere utbetaling av reiseregninger. Betalte reiseregninger er tilgjengelig for overføring til et ERP system for viderefakturering og/eller bokføring. En lønnsrapport kan genereres for å rapportere diett/kjøring via lønnssystemet. Bankkontoer, hovedbokskontoer og lønnsarter må legges til for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE | | Betaling via AutoPay, manuell bokføring, rapportering via lønnssystem | Overføring av betaling til AutoPay kan genereres - for å initiere utbetaling av reiseregninger. Betalte reiseregninger kan inkluderes i en regnskapsfil som kan genereres for referanse og/eller import til et regnskapssystem. En lønnsrapport kan genereres for å rapporere diett/kjøring via lønnssystemet. Bankkontoer må legges til, hovedbokskontoer og lønnsarter anbefales for å støtte denne arbeidsflyten. | NO, SE | ### Endre arbeidsflyt Det er mulig å endre fra en arbeidsflyt til en annen som en gyldig for landet. Som en generell regel er det ikke mulig å endre hvis ikke alle reiseregninger har status **Åpen/Avvist/Avbrutt/Venter på godkjenning/Godkjent eller Betalt/Bokført** (avhengig av hva som er siste status i nåværende flyt). Hvis det finnes reiseregninger med status imellom Godkjent og den siste status for flyten, vil de andre alternativene være deaktivert og en advarsel vil vises over utvalget. ### Cost units Kostnadsbærere er designet for å gi kundene en mulighet til å registrere kostnader til forskjellige enheter uten å sette opp flere firmaer. Ved å bruke kostnadsbærere, kan kostnader registreres og rapporteres til for eksempel forskjellige prosjekter, kostnadssentre, avdelinger etc. Konfigurasjonen **Kostnadsbærere** består av to forskjellige områder: - Kostnadsbærertype - Kostnadsbærer ### Kostnadsbærertype En kostnadsbærertype kan for eksempel være **Avdeling** eller **Prosjekt**, og alle de ulike avdelingene og prosjektene er oppført under denne typen. Kostnadsbærertyper kan importeres fra et annet system integrert med Visma.net Expense eller opprettes manuelt. Slik legger du til en kostnadsbærertype manuelt: Klikk på knappen **Legg til type** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på kostnadsbærertypen - Nivå - indikerer nivået kostnadsbærertypen har - Boksen **Tillat at kostnadsbærere fra "ny kostnadsbærer type"** benyttes ved registrering av dokumenter: indikerer om kostnadsbærertypen skal være tilgjengelig ved registrering av reise eller ikke. - Klikk **Lagre** for å lagre den nye kostnadsbærertypen. Det er ikke mulig å legge til, endre eller slette kostnadsbærertyper hvis firmaet har en integrasjon med et lønns-/ERP system. #### Kostnadsbærere Når en kostnadsbærertype er opprettet, kan forskjellige kostnadsbærere opprettes relatert til hver type. Det er ingen begrensning på hvor mange kostandsbærere som kan registreres til hver type. Kostnadsbærere kan importeres fra et annet system integrert med Visma.net Expense eller opprettes manuelt. For å manuelt legge til en kostnadsbærer: Velg en kostnadsbærertype, klikk på knappen **Legg til kostnadsbærere** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på kostnadsbæreren - Kode - koden på kostnadsbæreren - Gyldig fra - datoen for når kostnadsbæreren skal gjelde fra - Gyldig til - datoen for når kostnadsbæreren gjelder til (inkludert angitt dato) - Aktiv huke - indikerer om kostnadsbæreren er aktiv eller inaktiv. - Klikk **Lagre** for å lagre den nye kostnadsbæreren. Det er ikke mulig å legge til, endre eller slette kostnadsbærere hvis firmaet har en integrasjon med et lønns-/ERP system. ### Slå av registrering av reiseregninger Det er mulig for firmaadministrator å slå av registrering av reiseregninger for et firma. Når boksen **Slå av registrering** av reiseregning er valgt, vil en **Fra dato** bli lagt til. Etter den valgte datoen vil det ikke være mulig for de ansatte å registrere reiseregninger. Ansatte vil fortsatt ha tilgang til å logge på og se historiske reiseregninger. Du vil kunne aktivere registrering av reiseregninger igjen senere om nødvendig. Når boksen **Slå av registrering av reiseregning** ikke er valgt, kan alle ansatte registrere reiseregninger. ### Bankkontoer **Bankkontoer** benyttes for å generere betalingsfiler for rapportering, og kan registreres og/eller oppdateres av firmaadministrator. Ved å klikke på knappen **Legg til** eller ved å velge en eksisterende bankkonto åpnes en dialogboks med følgende felt: | Felt | Beskrivelse | |----|----| | Standard bankkonto | Boks som indikerer om bankkonto er standard. | | Kontonummer | Når en bankkonto registreres først, vil IBAN og BIC oppdateres automatisk. Vil bli oppdatert automatisk når IBAN legges inn først. Den automatiske oppdatering er basert på en integrasjon med AutoPay. | | BIC | Blir utfylt automatisk når en bankkonto eller IBAN blir lagt inn. Den automatiske oppdatering er basert på en integrasjon med AutoPay. | | IBAN | Ved å legge inn dette først, vil bankkonto og BIC oppdateres automatisk. Vil bli oppdatert automatisk når bankkonto legges inn først. | | Bankavtale ID | En alfanumerisk oppføring. | | Gyldig fra | Brukes til å finne ut om angitt bankkonto er tilgjengelig for betalingsfiler. | | Gyldig til | Brukes til å finne ut om angitt bankkonto er tilgjengelig for betalingsfiler. | ### Integrasjonsbruker Integrasjonsbruker benyttes for integrasjonen gjennom web service med andre systemer. Firmaadministrator kan generere en integrasjonsbruker for firmaet ved å legge inn et passord. Brukernavnet opprettes da automatisk. Passordkravet for integrasjonsbrukeren er en stor bokstav, en liten bokstav, ett siffer, ett spesialtegn, ingen mellomrom og minst 20 tegn. /expense/online-help/settings/employees_and_groups page 2025-04-09T10:31:54+02:00 # Ansatte og grupper Avsnittet **Ansatte og grupper** på siden **Innstillinger** inneholder følgende: - Ansatte - Grupper ## Ansatte En Visma.net Expense bruker må være en ansatt for å kunne få tilgang og for å kunne opprette reiseregninger. Informasjon om ansatte kan importeres fra et lønnssystem, via en filimport (.csv) eller registreres manuelt. For å opprette en ansatt manuelt, klikk på knappen Legg til ansatte og fyll ut følgende under fanen Generell. | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | |----|----|----| | Aktiv boks | Aktiverer/deaktiverer den ansattes tilgang. |   | | Ansatt ID | Den ansattes ID som benyttes i lønnssystemet. | Ja | | Fornavn | Den ansattes fornavn. | Ja | | Mellomnavn | Den ansattes mellomnavn. | Nei | | Etternavn | Den ansattes etternavn. | Ja | | E-post adresse | Den ansattes e-postadresse. | Ja | | Gruppe | Tilgjengelig når en eller flere grupper har blitt opprettet under menyen Innstillinger - Ansatte og grupper - Grupper. | Nei | | Adresse 1 | Gateadresse til den ansatte. | Nei | | Adresse 2 | Postboksadresse til den ansatte. | Nei | | Postnummer | Postnummeret til den ansatte. | Nei | | Sted | Stedet/byen til den ansatte. | Nei | | Land | Landet til den ansatte. |   | Det finnes også en annen fane på den ansatte som heter **Tilleggsinformasjon** hvor følgende kan fylles ut: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | |----|----|----| | Bankkonto | Bankkontoen til den ansatte, benyttes kun når betaling skjer via Bank eller AutoPay. | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay | | IBAN konto | Internasjonalt bankkontonummer. Blir utfylt automatisk når en bankkonto blir lagt inn. | Ja hvis arbeidsflyt = AutoPay | | BIC | Identifiseringskoden på bankkontoen. | Nei | | Standard kostnadsbærere | Velg standard kostnadsbærer(e) som den ansatte tilhører. Knytningen til kostnadsbærer som angis på den ansatte vil benyttes som standard kostnadsbærer ved registrering av reiseregning, og kan benyttes for å bestemme hvem som skal godkjenne reiseregningen. | Nei | Fanen **Stilling** er kun tilgjengelig når ansettelsesmelding benyttes i integrasjoner (eHRM og Visma.net Payroll). Vil inneholde følgende: | Felt | Beskrivelse | Obligatorisk ja/nei | |----|----|----| | Navn/nummer på stillingen | I Employees så er dette kun et nummer, i andre integrasjoner (eHRM) er det i tillegg lagt til et navn. | N/A | | Ansatt ID | Ansatt ID. | Bare lesbart felt | | Stillingsprosent | Den ansattes stillingsprosen. | Bare lesbart felt | | Gyldig fra | Den ansattes stilling gyldig fra dato. | Bare lesbart felt | | Gyldig til | Den ansattes stilling gyldig til dato. | Bare lesbart felt | | Organisasjonsenhet | Den ansattes organisasjonsenhet (kun for eHRM integrasjon). | Bare lesbart felt | | Beskrivelse | Beskrivelse av stillingen. | Bare lesbart felt | | Stillingstype | Stillingstype | Bare lesbart felt | Klikk **Lagre** for å lagre den ansatte. De ansatte vil motta en aktiverings-e-post når de er overført fra et lønnssystem eller etter at de er lagret ved opprettelse manuelt. Så det anbefales at alle innstillingene i Visma.net Expense gjøres før overføring eller oppretting av ansatte. ### Importere ansatte fra fil Import av ansatte lar firmaadministrator importere ansattdata fra en CSV-fil. Filen må inneholde obligatoriske data i henhold til spesifisert format. For å importere ansatte må følgende steg følges: - Klikk på knappen Filimport under listen av de ansatte. - Velg CSV filen som skal importeres (eller dra fil til dialogboksen). - Etter at filen er valgt så vil importen starte, dette indikeres med en fremdriftslinje som viser prosentandelen av de fullførte postene. - Etter endt import vil resultatet av importen vises i et dialogvindu. Denne vil inneholde antall rader som ble korrekt importert. De radene som ikke ble importert vil være merket med radnummer og en begrunnelse vil vises. - De ansatte er nå tilgjengelige i ansattlisten. #### Filformatet for CSV filen Kolonnedata må separeres med semikolon (;) | Kolonnenavn | Beskrivelse | Data type/format | Obligatorisk (J/N) | |----|----|----|----| | Kode | Unikt ansattnummer. | Alfanumerisk | J | | Aktiv | Indikator om den ansatte er aktiv eller ikke. | Boolean (TRUE/FALSE) | N/A | | Visma.net e-post | Unik bruker ID i Visma.net. | E-postadresse format | J | | Fornavn | Fornavnet til ansatt. | Alfanumerisk | J | | Mellomnavn | Mellomnavnet til ansatt. | Alfanumerisk | N | | Etternavn | Etternnavnet til ansatt. | Alfanumerisk | J | | Adresse 1 | Adressefelt 1 | Alfanumerisk | N | | Adresse 2 | Adressefelt 2 | Alfanumerisk | N | | Postnummer | Postnummer felt | Alfanumerisk | N | | Poststed | By| Alfanumerisk | N | | Land | Land | Alfanumerisk | N | | Bankkonto | Kontonummer | Alfanumerisk | N | | IBAN | IBAN nummer | Alfanumerisk | N | | BIC | BIC nummer | Alfanumerisk | N | | Nivå av kostnadsbærertype | I de påfølgende radene legges kodene for kostnadsbærere under den angitte kostnadsbærertypen. Overskriften inneholder kostnadsbærertyper (1:2), mens radene inneholder kostnadsbærernummer. | Numerisk/Alfanumerisk | N | #### Eksempler på fil - [Employee import NO/DK](./EmployeeImportNO_DK.csv) - [Employee import FI](./EmployeeImportFI.csv) - [Employee import SE](./EmployeeImportSE.csv) ### Slette ansatte Det er mulig å slette en ansatt selv om reiseregninger er registrert. Dette er i henhold il GDPR regelverket. Ved å velge en av de ansatte fra listen, vil en **Slett** knapp bli tilgjengelig. Dette gjelder også for firmaer integrert med andre systemer, men da må sletting gjøres fra det integrerte systemet. ### Grupper Firmaadministratøren kan opprette grupper av ansatte, som hver kan ha egne innstillinger og satser. For eksempel kan en gruppe ansatte ha en annen sats for typen Bil eller at kun en gruppe ansatte skal kunne registrere reiser med diettgodtgjørelse. #### For å legge til en ny gruppe Klikk på knappen **Legg til Gruppe** og fyll ut følgende: - Navn - navnet på gruppen - Kode - koden/nummeret på gruppen - Aktiv boks - for å indikere om gruppen er aktiv eller inaktiv - Klikk **Lagre** for å lagre den nye gruppen Når gruppen er opprettet kan den legges til på de ansatte. - Gå till **Innstillinger - Ansatte & Grupper - Ansatte** og velg en av de ansatte fra listen. - Under fanen **Generell** og feltet **Gruppe**, velg den korrekte gruppen. - Klikk **Lagre** for å lagre endringen. Når en gruppe har blitt lagt til på de ansatte, kan spesifikke innstillinger for gruppen settes. #### Eksempel 1 - Forskjellig sats på kjøretypen Bil for en spesifikk gruppe For å legge til en forskjellig sats for en spesifikk gruppe: - Gå til **Innstillinger - Typer - Kjøring** - Klikk på den spesifikke gruppen i filteret - presentert over listen med typene - Velg typen **Bil** - Legg til satsen i kolonnen **Firmasats** og lagre kolonnen ved å klikke på det grønne symbolet - Lagre typen ved å klikke på knappen **Lagre**. De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå få firmasatsen ved registrering av kjøring på denne typen i reiseregningen. #### Eksempel 2 - Ikke tillat diettgodtgjørelse for en spesifikk gruppe For å endre innstillingen for å tillate beregning av diettgodtgjørelse: - Gå til **Innstillinger - Oppsett - Innstillinger** for reiseregninger - Klikk på den spesifikke gruppen i filteret øverst på siden - Boksene for å tillate beregning av diettgodtgjørelse kan deretter skrus av De ansatte knyttet til denne gruppen vil nå ikke få beregnet diettgodtgjørelse ved registrering av reiser i reiseregningen. /expense/online-help/settings/integrations page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Integrasjoner Siden **Integrasjoner** gir en oversikt over tilgjengelige integrasjoner du kan bruke sammen med Expense. Noen integrasjoner kan aktiveres direkte fra denne siden. Tilgjengelige integrasjoner som kan aktiveres fra Expense er: - Nordea First Card (via OpenCard) ### Integrasjon med Nordea First Card (via OpenCard) Hvis du bruker en eksisterende integrasjon med Nordea First Card, kan du også begynne å få kredittkorttransaksjonene i sanntid. Dette betyr at et kjøp med kredittkortet ditt, vil kunne være tilgjengelig for bruk med en gang i Expense. Under **Legg til integrasjon** i menyen til venstre kan du finne mer informasjon om integrasjonen samt prisene, ved å klikke på knappen "Info og priser". Når du er klar til å komme i gang, klikker du på knappen "Oppsett". Følgende felt må fylles ut: | Felt | Beskrivelse |----|---- | Firmanavn | Navnet på firmaet. Dette fylles automatisk ut. | Org.nummer | Firmaets organisasjonsnummer. Dette fylles automatisk ut. | E-post for faktura | E-post som skal benyttes som mottaker for faktura. | Fakturareferanse | Valgfritt felt for referanse på faktura. | Kort med firmaansvar (faktura sendes til firmaet) | Automatisk valgt, men kan tas bort hvis ikke i bruk | Kort med privat ansvar (faktura sendes til kortinnehaver) | Automatisk valgt, men kan tas bort hvis ikke i bruk | Transaksjonsbehandlingsavtalen (TPA) | Her skal du fylle ut hvilke personer (e-postadresser) som skal signere avtalen (TPA). Flere e-postadresser kan angis, atskilt med komma. | Underskriftsoppslag | Dette vil åpne en dialog med forslag til autoriserte personer som kan være signatorer. | Send | Når alle felter er utfylt vil knappen Send bli tilgjengelig. Når integrasjonen er aktivert, sendes avtalen (TPA) til de autoriserte personene som ble oppgitt i oppsettet. Avtalen (TPA) må signeres før transaksjonene kan sendes til Expense. #### Kortholdere Du kan allerede nå, når du venter på signering, begynne å legge til kortholdere. Alle ansatte som har Nordea firmakort og ønsker å motta transaksjonene i Expense, må legges til her. For å legge til en ansatt, klikk i nedtrekkslisten under kolonnen Ansatt ID. Velg deretter den ansatte fra listen. Det er kun mulig å legge til én ansatt om gangen. Den ansatte legges deretter til på listen og en avtale (PDPC) sendes til e-postadressen som den ansatte må godta. Følgende kolonner vises i listen: | Kolonne | Beskrivelse |----|---- | Ansatt ID | Ansatt ID som registrert i Expense | Fornavn | Ansattes fornavn | Etternavn | Ansattes etternavn | Epostadresse | Ansattes epostadresse | Status | Status på PDPC avtalen, om den ansatte har signert eller ikke | Actions | Inviter på nytt: Sender invitasjonen til den ansatte på nytt. Slett: Deaktiverer integrasjonen til den valgte ansatte Når selskapets TPA er signert vil integrasjonsstatusen endres til **Integrasjon aktiv**. Når de ansatte er aktivert som kortholdere, vil de begynne å motta transaksjoner i Expense. **Merk!** Brukere får transaksjonene i sanntid og en reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner kan sendes til godkjenning. Det kan imidlertid skje at en transaksjon endres ved avregning i banken. For å unngå mismatch av beløp, sendes reiseregninger deretter til en "på vent"-status, og først når Expense får den klarerte transaksjonen fra banken (normalt innen noen få dager) sendes reiseregningen fullt ut til godkjenning.