Typer
I menyen Typer kan administrator se, oppdatere og opprette forskjellige typer som kan benyttes ved registrering av utlegg og kjøring eller ved beregning av godtgjørelse i reiseregistreringen.
- Diett
- Utland
- Kjøring
- Utlegg
- Annet
Diett
Visma.net Expense bruker de offisielle diettypene og de respektive offisielle satsene. Disse satsene er spesifikke for hvert land og oppdateres av Visma.net Expense i henhold til gjeldende regler.
De offisielle diettypene benyttes ved registrering av reiser og i beregninger. Enkelte Diettyper kan deaktiveres eller oppdateres av firmaadministrator.
Hver diettype, både innland og utland, kan knyttes til lønnsarter og kontoer. Typene har et sett med trekkfrie og trekkpliktige lønnsarter og et sett med trekkfrie og trekkpliktige kontoer.
Diettypene for utland er knyttet til menyen Utland.
Det er mulig å angi en firmaspesifikk sats for spesifikke tidsrom på alle eksisterende typer som vil overstyre den offisielle satsen.
Følg de neste stegene for å angi en firmasats for diettyper
- Velg relevant diettype ved å klikke på den. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats. a. Klikk på knappen Ny beløpssats b. Fyll inn en Gyldig fra dato. Gyldig til kan stå tomt eller fylles ut dersom satsen bare skal gjelde for en begrenset periode. c. I feltet Firmasats, legg til firmasatsen for denne typen.
- Klikk på knappen Lagre for å lagre og lukke dialogen eller for å lagre linjen. For å avbryte registreringen, klikk .
Den nye firmasatsen som er registrert for diettypen, brukes når det registreres en ny reise med denne typen innenfor tidsrommet. Denne nye firmasatsen brukes også til å beregne beløpet som skal betales for denne diettypen. Hvis firmasatsen er høyere enn den offisielle satsen, vil differansen bli trekkpliktig.
Endringene som gjøres på typene, påvirker ikke tidligere registrerte eller godkjente reiseregninger. Når en reiseregning som benytter denne bestemte diettypen blir endret, vil beregningene bli oppdatert.
Utland
Visma.net Expense bruker de offisielle satsene for destinasjoner i utlandet. Disse satsene er spesifikke for hvert land og oppdateres av Visma.net Expense i henhold til gjeldende regler.
De offisielle destinasjonene i utlandet og de tilhørende satsene brukes i registreringen av utenlandsreiser og i beregninger. Typene for utland kan ikke deaktiveres.
Det er mulig å angi en firmaspesifikk sats for spesifikke tidsrom på alle eksisterende typer som vil overstyre den offisielle satsen.
De offisielle satsene gjelder hvis det ikke er angitt firmasatser.
Følg de neste stegene for å angi en firmasats på utland
- Velg relevant destinasjon ved å klikke på den. Du kan legge til en firmasats eller oppdatere den, uansett om den offisielle satsen brukes eller det allerede er definert en firmasats. a. Klikk på knappen Ny beløpssats b. Fyll inn en Gyldig fra dato. Gyldig til kan stå tomt eller fylles ut dersom satsen bare skal gjelde for en begrenset periode. c. I feltet Firmasats, legg til firmasatsen for denne typen. 2.Klikk på knappen Lagre for å lagre og lukke dialogen eller for å lagre linjen. For å avbryte registreringen, klikk .
Den nye firmasatsen brukes når det registreres en ny utenlandsreise, og bruker denne spesielle utlandsdestinasjonen innenfor det angitte datointervallet.
Endringene som gjøres på utenlandstypene, påvirker ikke tidligere registrerte eller godkjente reiseregninger. Når en reiseregning som benytter denne bestemte destinasjonen blir endret, vil beregningene bli oppdatert.
Kjøring
Visma.net Expense har som standard alle de offisielle kjøretypene og de offisielle satsene.
De offisielle kjøretypene bruker den offisielle trekkfrie satsen (og statens særavtale for Norge), og Visma.net Expense holder disse satsene oppdatert. Hvert firma kan registrere en egen sats for typene.
Når en firmasats registreres, vil denne satsen benyttes som den betalbare satsen per kilometer, når den ansatte registrerer en reiseregning med denne kjøretypen.
Hvis satsen er høyere enn den offisielle satsen, beregner Visma.net Expense beløpet som skal betales. Beløpet deles inn i et trekkfritt og et trekkpliktig beløp ved bruk av den offisielle skattefrie satsen. Det samme gjelder for statens særavtale i Norge.
Firmaadministratoren kan opprette egne kjøretyper: For eksempel Sykkel.
For å opprette en ny kjøretøytype
- Klikk på knappen Legg til og fyll ut følgende: a. Navn - dette vil vises ved registrering av kjøring b. Aktiv - aktiv eller inaktiv status for kjøretypen Standard er aktiv. c. Klikk Ny beløpssats for å fylle inn firmasats, i tillegg til Gyldig fra og Gyldig til dato. Satsen vil benyttes i beregninger og siden dette er en ny firmasats og den ikke har noen offisiell trekkfri sats, vil hele beløpet bli trekkpliktig. d. Under fanen Lønn/Bokføring kan du velge trekkfrie og trekkpliktige kontoer og/eller trekkfrie og trekkpliktige lønnsarter for den valgte kjøretypen. Disse kontoene/lønnsartene vil bli overført til lønnssystemet eller økonomisystemet e. Klikk Lagre for å lagre den nye kjøretypen. f. Det er også mulig å slette ubrukte Kjøretyper som har blitt opprettet av administrator. Ved å velge en egendefinert Kjøretype, vil knappen Slett være tilgjengelig.
Alle Kjøretyper, både standard og egendefinerte, kan oppdateres. For eksempel legge til en ny firmasats som skal benyttes i stedet for den offisielle satsen, endre eller legge til kontoer / lønnsarter eller deaktivere / aktivere en kjøretype.
Hovedkjøretypene kan ha tilleggsinformasjon tilknyttet, for å sikre at det er mulig å registrere alle godtgjørelsene. Eksempel på disse tilleggstypene er Passasjer, Tung last, Skogs- og anleggsvei etc.
Utlegg
Visma.net Expense har en liste over landsspesifikke utleggstyper som kan brukes i utleggsregistreringen.
Denne listen over standard utleggstyper er relatert til forskjellige kategorier innenfor reise som overnatting, togbilletter, måltider, og andre utlegg som kontorrekvisita og telefon.
Firmaadministrator kan opprette nye typer ved behov, eller deaktivere noen av standard typene som ikke skal være tilgjengelige ved registrering.
For å opprette en ny utleggstype
- Klikk på knappen Legg til og fyll ut følgende: a. Navn - dette vil vises ved registrering av utlegg b. Aktiv - aktiv eller inaktiv status for utleggstypen, standard er aktiv c. Obligatorisk vedlegg - for å angi at vedlegg må legges til av den ansatte d. Fast pris - ved å velge Fast pris og en Enhetspris, vil bruker i stedet for beløpet legge inn et antall for denne typen. e. Utslippskategori - for kalkulering av CO2 utslipp (kun når klimarapportering er aktivert) f. Under fanen Lønn/Bokføring kan du velge kontoer for innland og utland og/eller lønnsarter for innland og utland for den valgte utleggstypen. Disse kontoene/lønnsartene vil bli overført til lønnssystemet eller økonomisystemet g. Klikk Lagre for å lagre den nye utleggstypen.
Det er også mulig å slette ubrukte Utleggstyper som har blitt opprettet av administrator. Ved å velge en egendefinert Utleggstype, vil knappen Slett være tilgjengelig.
Alle Utleggstyper, både standard og egendefinerte, kan oppdateres. For eksempel endre eller legge til kontoer / lønnsarter eller deaktivere / aktivere en utleggstype.
Bompenger på siden Kjørebok
Utleggstypen Bompenger er også tilgjengelig for registrering på siden Kjørebok. Dette for at brukerne skal kunne registrere bompenger i forbindelse med kjøringen. Utleggstypen Bompenger er av den grunn aktivert som standard, men det er mulig å deaktivere denne typen. Egne typer for bompenger kan derfor kun registreres som et utlegg på siden Utlegg.
Import og eksport av utleggstyper
Med denne funksjonen er det mulig å eksportere og importere Utleggstyper. Knappene Filimport og Eksporter fil finnes nederst til høyre på siden Utlegg.
Ved å klikke på knappen Filimport vil en fil som inneholder alle eksisterende utleggstyper og relaterte kontoer, lønnsarter og MVA koder (kun for Finland og Sverige) bli eksportert i et .csv format, uavhengig av status (aktiv / inaktiv). Filen vil inneholder korrekt header og kolonner basert på land/firma og innholdet vil bli presentert på standardspråket til brukeren.
Ved å klikke på knappen Filimport er det mulig å velge en .csv fil for import. Filen må inneholde følgende datastruktur:
Kolonnenavn | Obligatorisk / Redigerbar | Kommentar |
---|---|---|
Kode | Ja / Nei | If blank, Expense will consider this a new type to be created |
Navn | Ja / Nei | Only editable for company specific expense types |
Aktiv | Ja / Ja | |
Innland konto kreditt | Nei / Ja | |
Innland konto debet | Nei / Ja | |
Utland konto kreditt | Nei / Ja | |
Utland konto debit | Nei / Ja | |
Innland lønnsart | Nei / Ja | |
Utland lønnsart | Nei / Ja |
Eksempel
Kode;Navn;Aktiv;Innland Konto Kreditt;Innland Konto Debet;Utland Konto Kreditt;Utland Konto Debet;Innland Lønnsart;Utland Lønnsart
;Overtidsmat;TRUE;;;;;300;300
Eksempel på fil: Expense types
Annen
Denne siden benyttes for å se og oppdatere spesielle typer som ikke er dekket av de andre typene.
Betalt av arbeidsgiver
Firmaadministrator kan aktivere og bruke typen Betalt av arbeidsgiver. Når denne typen er aktivert, kan brukeren markere boksen Betalt av arbeidsgiver ved registrering av utlegg. Dette betyr at beløpet ikke vil bli utbetalt til den ansatte, men det kan fortsatt inkluderes i overføring til lønn / regnskap.
Det er også mulig å aktivere dette alternativet på gruppenivå.