Forståelse av Arbeidsflyt

Hva er en Arbeidsflyt

En arbeidsflyt beskriver hele prosessen en reiseregning går gjennom i organisasjonen din fra innsending og godkjenning til utbetaling og bokføring. Ved å velge riktig arbeidsflyt sikrer du at reiseregningen behandles korrekt og følger selskapets rutiner, systemer og krav.

Viktig

Valget av arbeidsflyt avgjør hvilke funksjoner og innstillingssider som er tilgjengelige i Expense. Velg nøye basert på dine lønns, ERP og betalingssystemer.

Tilgjengelige Arbeidsflyter

Ulike arbeidsflyter er tilgjengelige avhengig av land og integrerte systemer. Bruk alternativene nedenfor for din bedrift. (Tilgjengelig for Norge, Sverige, Danmark).

Betaling i lønnssystem, bokføring/viderefakturering via ERP integrasjon

Reiseregningene betales via lønn, mens bokføring og viderefakturering håndteres automatisk gjennom integrasjonen med ERP systemet ditt.

Reiseregningsflyt

Godkjent → Overført til ERP → Overført til Lønn → Betalt & Bokført

Krav til oppsett

• Aktiv ERP-integrasjon (Visma.net, Visma Business eller Visma Global)
• Hovedbokskontoer er lagt til på utgiftstyper
• Lønnsarter (anbefalt)
• Integrasjon med lønnssystem

Hva Skjer - Steg for Steg

1. Godkjenning av reiseregning
2. Overføring til ERP system
3. Behandling i ERP
4. Overføring til Lønn
5. Behandling i Lønnssystem
6. Betaling til Ansatte

Betaling i lønnssystem, manuell bokføring

Reiseregningene betales gjennom lønnssystemet ditt, med bokføringsfiler generert for manuell import eller referanse i regnskapssystemet ditt.

Reiseregningsflyt

Godkjent → Overført til Lønn → Betalt → Overført til Bokføring → Bokført

Krav til oppsett

• Lønnsarter (obligatorisk Lønn, Agda)
• Hovedbokskontoer (anbefalt)
• MVA (obligatorisk Agda)

Hva Skjer - Steg for Steg

1. Godkjenning av reiseregning
2. Import til lønnssystem
3. Behandling i Lønnssystem
4. Marker som betalt
5. Generer bokføringsfil
6. Import til regnskapssystem

Betaling i AutoPay, ERP integrasjon for bokføring, innberetning via lønnssystem

Arbeidsflyt ved bruk av AutoPay for betalinger, ERP for bokføring, og lønnssystem kun for skatterapportering.

Reiseregningsflyt

Godkjent → Overført til Betaling → Betalt (AutoPay) → Overført til ERP → Bokført

Krav til oppsett

• Ansattes bankkonti (obligatorisk)
• Aktiv ERP-integrasjon
• Hovedbokskontoer er lagt til på utgiftstyper
• Lønnskoder (anbefalt for rapporterbare typer)

Hva Skjer - Steg for Steg

1. Godkjenning av reiseregning
2. Overføring til ERP-system
3. Behandling i ERP
4. Overføring til Lønn
5. Behandling i Lønnssystem
6. Betaling til Ansatte

Viktig

• Reiseregningene må ha både “Betalt” og “Bokført” statuser for å være fullførte. Rekkefølgen spiller ingen rolle.
• Hovedbokskonto: Ved godkjenning sikrer systemet at alle utgiftstyper er korrekt tilknyttet hovedbokskontoer for å unngå feil senere.
• Agda Integrasjon: For Agda må alle utgiftstyper ha lønnsarter og MVA kode før overføring.
• Automatisk Viderefakturering: Utlegg med kundekoder blir automatisk viderefakturert til kunder i ERP systemet.

Betaling via AutoPay, manuell bokføring, rapportering via lønnssystem

Egnet for selskaper som bruker AutoPay for betalinger, men ikke har ERP-integrasjon. Bokføringsfiler genereres for manuell behandling.

Reiseregningsflyt

Godkjent → Overført til Betaling → Betalt (AutoPay) → Overført til Bokføring → Bokført

Krav til oppsett

• Ansattes bankkonti (obligatorisk)
• Hovedbokskontoer (anbefalt)
• Lønnsarter (anbefalt for rapporterbare typer)

Hva Skjer - Steg for Steg

1. Godkjenning av reiseregning
2. Overført til Betaling
3. Betalt (Status fra AutoPay)
4. Overført til Bokføring
5. Bokført
6. Skatterapportering via Lønn

Viktig: Ansatte uten gyldige bankkonti kan ikke få sin reiseregning betalt gjennom AutoPay. Sørg for at alle ansattes bankkonti er registrert før behandling av betalinger.