/expense/online-help/visma-employee section 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Visma Employee (mobile app) Appen **Visma Employee** er en app som gir deg mulighet til å opprette kvitteringer og kjøringer som en Expense bruker. Den er automatisk synkronisert til Visma.net Expense og vil gi deg varsel når dine utlegg er godkjent (eller ikke godkjent). Hvis du har flere roller enn en Expense bruker kan du også se dine lønnsslipper og legge til tid og fravær i appen. Hvis du lurer på om appen fungerer for deg - ta kontakt med din lønnsadministrator. Hvorfor vente med å registrere alle dine utlegg til du sitter ved datamaskinen igjen? Legg dem til i appen og send de direkte til godkjenning. For kvitteringer, gir appen deg mulighet til å ta bilder av de direkte i appen, laste de opp fra fotogallerier eller dele de fra andre apper på telefonen. Last ned appen i Appstore (iOS) eller Google play store (Android). Bruk din vanlige bruker for Expense for å logge inn i appen. I de følgende sidene kan du lese om hver funksjon i appen og hvordan du kan jobbe med appen på den enkleste måten. /expense/online-help/visma-employee/settings page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Innstillinger I **Innstillinger** finner du all informasjon om appen, og ting du kan endre. Det er forskjellig innstillinger om du har en Android- eller iOS-enhet. #### Android - Øverst på siden finner du informasjon om appen og OS-versjonen, og e-postadressen du er pålogget med. - Du kan velge mellom ulike moduser i appen, som mørk modus og du kan også velge språk. Merk at noen maler i appen kommer fra språket du bruker i Visma.net (f.eks. utlegg og kjørelengde). - Det er mulig å åpne appen med en pinkode. Hvis du slår på det alternativet, må du logge på appen med en pinkode. - I Android kan du slå varsler av og på, og også sette spesifikke varsler av og på. - En viktig del av innstillingene i Android er "Tillat skjermbilder". Hvis bryteren er av, må du slå den på før du kan ta et skjermbilde / skjermopptak i appen. - Ettersom Visma synes miljøet er viktig har vi en del i utslippssammendraget. Når du åpner denne kan du se en oppsummering av alle utgiftene dine, med et fint diagram og prosenter av hver utgiftskategori. Merk at dette er tilgjengelig dersom din lønnsadministrator har aktivert dette i innstillingene i Visma.net Expense. - Du kan også se vår tilgjengelighetserklæring i innstillingene. #### iOS - Øverst på siden finner du informasjon om appen og OS-versjonen, og e-postadressen du er logget på med. - Du kan velge mellom ulike moduser i appen, som mørk modus og du kan også velge språk. Merk at noen maler i appen kommer fra språket du bruker i Visma home (f.eks. utgifter og kjørelengde). - Det er mulig å logge på appen med FaceID. Hvis du slår på det alternativet, må du logge på appen med FaceID. - Ettersom Visma synes miljøet er viktig har vi en del i utslippssammendraget. Når du åpner denne kan du se en oppsummering av alle utgiftene dine, med et fint diagram og prosenter av hver utgiftskategori. Merk at dette er tilgjengelig dersom din lønnsadministrator har aktivert dette i innstillingene i Visma.net Expense. - Du kan også se vår tilgjengelighetserklæring i innstillingene. /expense/online-help/visma-employee/startpage page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Startsiden På **Startsiden** vil du finne de mest viktige funksjonene i appen; nye varsler og muligheten for å opprette nye hendelser uten å gå inn på andre faner. Startsiden gir deg en enkel tilgang og oversikt, og den tilpasser seg avhengig av din rolle. Hvis du kun har tilgang til lønnsslipper, vil din startside se annerledes ut for noen med en annen rolle. Den er din lønnsadministrator som gir deg roller for appen. Hvis du er en bruker i mer enn et firma, kan du endre firmaet på startsiden. Klikk på firmanavnet øverst på siden og velg et annet firma i listen. Merk, dette er kun tilgjengelig dersom du er lagt til som bruker i flere firmaer med den samme e-postadressen. Hvis du er lagt til som bruker i flere firmaer, men ser de ikke øverst i listen, vennligst kontakt din lønnsadministrator og be om å få endret e-postadressen for din bruker i det firmaet. ## Varslingskort / Startsidekort Varslingskortene på startsiden viser den nyeste informasjonen. For eksempel hvis du har nylig sendt tre reiseregninger til godkjenning, hvis du har en ny lønnsslipp, hvis din ferie ble godkjent, hvilket beløp dine usendte kvitteringer har og mere. Hvilke varsler som vises er avhengig av hvilken rolle du har. For å kunne se alle varsler, sveip til venstre og et nytt varselskort vises. Når du klikker på et av varselkortene, blir du tatt videre til det spesifikke stedet i appen hvor du kan redigere eller se informasjon. ## Sjekk inn, sjekk ut Hvis din bruker har rolle for Time, med en betalingsregel, kan du sjekke inn og ut direkte i appen. Det er så enkelt som det virker - klikk Sjekk inn når du ønsker å sjekke inn ditt skift, and klikk sjekk ut når du er ferdig. Knappen Sjekk ut er kun tilgjengelig når du har sjekket inn. Informasjon om tiden du har sjekket inn og hvor lenge skiftet har vart, er tilgjengelig etter du har sjekket inn. En melding vil vises hvis du glemmer å sjekke ut, eller trenger å tilbake en dag for å endre noe (for eksempel hvis du har glemt å sjekke ut dagen før og forsøker å sjekke inn i dag). ## Hurtigvalg Du kan bruke hurtigvalg for å opprette nye utlegg, kalenderhendelser eller vise lønnssammendrag. De har samme funksjonalitet som "Legg til" i de andre fanene. Avhengig av din rolle, så vil forskjellige alternativer være mulig å velge. **Opprett kjørebok**: Du kan bruke kartet for å beregne avstand eller legge inn kilometer manuelt. Les mer om fanen [Utlegg](../expense) **Legg til ny kvittering**: Du kan bruke kamerate for å ta et bilde, eller laste opp bilder fra galleriet på din telefon. Les mer om fanen [Utlegg](../expense) **Registrer tid eller fravær**: Legg til en ny hendelse i kalenderen for arbeidede timer, overtid, ferie, sykdom og mer. Les mer om fanen [Kalender](../calendar) **Ansattassistent**: I samme knapp som du registrer tid eller fravær finner du vår ansattassistent. Assistenten kan hjelpe deg med registreringer, informere deg om saldoene dine (som feriedager, fleksitid, sykdom med mer). Klikk på bot-ikonet for å starte. Du kan bruke både tekst og tale. **Vis lønnssammendrag**: Dette vil ta deg til en side hvor du kan eksportere alle lønnsslipper og se lønnsoppgaven (hvis den er publisert av lønnsadministrator). Du vil få en PDF av alle dine lønnsslipper som du kan sende på epost eller skrive ut (hvis du har en printer knyttet til din mobile enhet). Les mer på fanen [Lønnsslipp](../payslip) /expense/online-help/visma-employee/expense page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Utlegg Den første fanen du ser når du går inn på fanen Utlegg, er Utlegg Her kan du se alle opprettede kvitteringer og kjøringer som ikke er lagt til i en reiseregning ennå. Det kan være utkast eller kvitteringer du ikke ønsker å legge til en reiseregning ennå. Alle utlegg du kan sende til godkjenning er markert automatisk, men du kan oppheve alle i øvre høyre hjørne. Du kan også oppheve spesifikke utlegg manuelt ved å klikke på den blå huken ved utlegget. ### iOS **Legg til ny kvittering**: 1. Startsiden - klikk på Legg til ny kvittering 2. Ta et bilde eller last opp et fra telefonens galleri (via knappen for galleri i det nedre venstre hjørne). 3. Gjør justeringer av den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Velg Ferdig 4. Velg Utleggstype, og fyll ut Formål i feltet for formål. Annen informasjon vil fylles ut via SmartScan automatisk. Hvis ikke all informasjon blir utfylt, må du legge inn dette manuelt. 5. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 6. Hvis du ønsker å legge til en kvittering til en reiseregning, klikker du på Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre den til senere, klikker du på Lagre. 7. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kvitteringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. Hvis du allerede er på fanen Utlegg når du vil legge til et utlegg, klikker du på Legg til ny kvittering. På denne måten trenger du ikke å gå tilbake til startsiden. Det samme gjelder for å sende utlegg til godkjenning - bare klikk på Send utlegg i denne fanen. **Opprett kjørebok**: 1. Startsiden - klikk på Opprett kjørebok 2. Velg beregn avstand (og søk eller se kart) hvis du ønsker å benytte kartet for automatisk berergning av avstand og få reiseruten utfylt automatisk. Hvis ikke, hopp over dette trinnet. 3. Velg dato, kjøretøy, kjørelengde og reiserute hvis du ikke valgte steg 2. 4. Skriv formålet med turen i feltet for formål. 5. Legg til bompenger ved behov. 6. Utvid "Annen" hvis du ønsker å legge til passasjerer, tung last og mer. 7. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 8. Hvis du ønsker å legge til kjøringen direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre kjøringen til senere, velg Lagre. 9. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kjøringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. ### Android **Legg til ny kvittering**: 1. Startsiden - klikk på Registrer ny kvittering. 2. Ta et bilde eller last opp et fra telefonens galleri (via knappen for galleri i det nedre venstre hjørne). 3. Gjør justeringer av den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Klikk på den blå knappen med huke. 4. Velg Utleggstype, og fyll ut Formål i feltet for formål. Annen informasjon vil fylles ut via SmartScan automatisk. Hvis ikke all informasjon blir utfylt, må du legge inn dette manuelt. 5. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 6. Hvis du ønsker å legge til en kvittering til en reiseregning, klikker du på Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre den til senere, klikker du på Lagre. 7. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kvitteringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. Hvis du allerede er på fanen Utlegg når du vil legge til et utlegg, klikker du på pluss ikonet i øvre høyre hjørne. På denne måten trenger du ikke å gå tilbake til startsiden. Hvis du ikke ønsker å sende alle på en gang, klikker du på knappen for å oppheve alle i øvre høyre hjørne og manuelt velger de du ønsker før du klikker på Send. **Opprett kjørebok**: 1. Startsiden - klikk på Opprett kjørebok. 2. Velg beregn avstand (og søk eller se kart) hvis du ønsker å benytte kartet for automatisk berergning av avstand og få reiseruten utfylt automatisk. Hvis ikke, hopp over dette trinnet. 3. Velg dato, kjøretøy, kjørelengde og reiserute hvis du ikke valgte steg 2. 4. Skriv formålet med turen i feltet for formål. 5. Legg til bompenger ved behov. 6. Utvid "Annen" hvis du ønsker å legge til passasjerer, tung last og mer. 7. Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her. 8. Hvis du ønsker å legge til kjøringen direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre kjøringen til senere, velg Lagre. 9. Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kjøringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under. #### Bompenger Muligheten for å få bompenger kalkulert automatisk er tilgjengelig når du har benyttet "Beregn avstand" ved opprettelse av kjøring. Du kan endre beløpet ved behov. Du kan også velge om kjøreturen var i rushtiden eller om du bruker Autopass. Hvis du ikke har beregnet avstand, kan du fortsatt legge til bompenger manuelt. Hvis du ikke ønsker at bompenger skal bli beregnet automatisk, kan du skru av dette når du klikker på "Beregn avstand". Appen vil huske dine innstillinger, om du har valgt Autopass og rushtid, for neste kjøretur - men du kan alltid endre disse innstilingene ved behov. Hvis du trenger å legge til diett må du gå til Visma.net Expense på nettet. Les mer om endre utlegg, slette utlegg og mer under. ## Reiseregning Neste fane er Reiseregning. Her kan du se alle opprettede reiseregninger, både sendte og ikke sendte. I listevisningen kan du se en oversikt over alle statusene på reiseregningene. Åpne en reiseregning ved å klikke på den, og du vil se alle utlegg og/eller kjøringer som er lagt til i den spesifikke reiseregningen. Reiseregninger som ikke er sendt kan redigeres i appen. Klikk på den reiseregningen du ønsker å endre. Vennligst merk at hvordan du endrer ser forskjellig ut i iOS og Android. I iOS er det en Slett knapp og i Android klikker du på det grønne pluss symbolet i bunn. Du kan velge å slette, legge til flere kvitteringer og kjøringer og sende til godkjenning. Maksimalt antall utlegg som kan legges til en reiseregning er 20. Det er ikke mulig å ta bort eksisterende kvitteringer, kun slette hele reiseregningen. Alternativet for sletting er ikke tilgjengelig når reiseregningen er Godkjent. Hvis reiseregninger allerede er sendt må du gjøre endringer i Visma.net Expense på nettet. Måten å jobbe med utlegg/kjøring i apper er: Opprette utlegg (kvitteringer eller kjøringer) og legge de til en reiseregning direkte via utlegget eller under fanen for utlegg - ikke under fanen for reiseregning. Fanen for reiseregning er kun for å se og endre, ingen nye reiseregninger kan opprettes her. ### Legg til ny reiseregning For å legge til en ny reiseregning, i både iOS og Android, må du først opprette utlegg/kjøring. Som nevnt i avsnittet om "Legg til ny kvittering" og "Opprett kjørebok" får du valget "Legg til på reiseregning" når du lagrer utlegget/kjøringen. Dette er motsatt av slik det gjøres i Visma.net Expense på nettet. Når du har lagret eller sendt, vil du finne reiseregningen under fanen Utlegg → Reiseregning. ## Slette eller endre utlegg ### Utlegg under fanen Utlegg Det er mulig å slette eller endre et opprettet utlegg i appen. **For iOS**: Gå til fanen Utlegg og sveip til venstre på det utlegget du ønsker å slette. Hvis du ønsker å endre et utlegg, åpner du utlegget og gjør de endringene du ønsker. Når du har gjort alle endringer kan du Lagre til senere ved å velge Lagre knappen eller legge den direkte til på en reiseregning via knappen Flere valg. Via knappen Flere valg kan du også laste ned bildet av kvitteringen. Merk at du kan bare slette eller endre utlegg somer under fanen Utlegg og som ikke er lagt til en reiseregning. Dette betyr at de ikke er sendt. **For Android**: Gå til fanen Utlegg og trykk og hold på den reiseregningen du ønsker å slette. Nederst på siden vil det synes et alternativ for sletting. Hvis du ønsker å endre et utlegg, åpner du utlegget og gjør de endringene du ønsker. Når du har gjort alle endringer kan du Lagre til senere ved å velge huken for Lagre eller legge den direkte til på en reiseregning via knappen på siden. Merk at du kan bare slette eller endre utlegg somer under fanen Utlegg og som ikke er lagt til en reiseregning. Dette betyr at de ikke er sendt. ### Utlegg under fanen Reiseregninger Hvis du trenger å slette eller endre et utlegg som er under Reiseregninger, må du slette reiseregningen først før utlegget vil være redigerbart igjen. Når du har slettet reiseregningen vil utlegg bli sendt tilbake til fanen Utlegg og du kan gjøre endringer ved å følge instruksene ovenfor. **For iOS:** Gå til fanen Utlegg og klikk på Reiseregninger. Åpne reiseregningen du ønsker å slette og velg Slett. Via Endre har du også alternativer for å Legge til kvitteringer og kjøringer og Sende til godkjenning. Merk at funksjonen for å slette kun er tilgjengelig hvis reiseregningen har status: Hvis status er Avventer godkjenning, må du klikke på Avbryt godkjenning når du har åpnet reiseregningen. Hvis du ønsker å avbryte godkjenningen, vil status endres til Tilbakekalt og reiseregningen vil nå være åpen igjen. Dette betyr at reiseregninger med status Tilbakekalt og Ikke sendt i utgangspunktet er det samme. Status Avvist betyr at godkjenner har avvist reiseregningen av en eller annen grunn. Avvisningen er gjort manuelt av en godkjenner og det er en kommentar til denne statusen. Kommentaren vises når du åpner reiseregningen. Hvis reiseregningen har status Godkjent, er reiseregningen på vei til å bli utbetalt eller er allerede utbetalt. Du kan ikke slette eller endre godkjente reiseregninger. Hvis det er noe feil med en godkjent reiseregning må du kontakte din lønnsadministrator. Linker til resten av dokumentasjonen: [Startsiden](../startpage) [Lønnsslipp](../payslip) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/calendar page 2024-12-09T13:31:51+01:00 # Kalender På fanen **Kalender** kan du legge til, se, endre og slette hendelser. Listen inneholder alle dine registrerte kalender hendelser, inkludert tilstedeværelse og fravær. Hvis du er en sjekk inn / sjekk ut bruker, vil også disse hendelsene vises her. ## Registrer hendelse **iOS**: For å legge til en ny hendelse, klikk på knappen Registrer hendelse nederst på siden. Velg en type, som Arbeidstid, velg dato, starttid og sluttid, kostnadsbærere hvis aktuelt og deretter Lagre når du er ferdig. Du kan velge å bruke fanen Klokkeslett eller Timer. Hvis du velger Timer istedet for, så legger du ikke inn start og slutttid, men hvor mange timer du har jobbet. For noen typer er kommentar obligatorisk. Du vil da se at Kommentar feltet er påkrevd. Dette betyr at du ikke kan lagre uten å fylle ut en kommentar. Dette er en innstilling som kommer fra lønnssystemet, og det er din lønnsadministrator som er ansvarlig for denne innstillingen. **Android:** For å legge til en ny hendelse, klikk på knappen Registrer hendelse nederst på siden. Velg en type, som Arbeidstid, velg dato, starttid og sluttid, kostnadsbærere hvis aktuelt og deretter Lagre når du er ferdig. Du kan velge å bruke Klokkeslett eller Timer i nedtrekklisten øverst på siden. Hvis du velger Timer istedet for, så legger du ikke inn start og slutttid, men hvor mange timer du har jobbet. For noen typer er kommentar obligatorisk. Du vil da se at Kommentar feltet er påkrevd. Dette betyr at du ikke kan lagre uten å fylle ut en kommentar. Dette er en innstilling som kommer fra lønnssystemet, og det er din lønnsadministrator som er ansvarlig for denne innstillingen. ## Endre eller slette en hendelse **iOS:** Hvis du ønsker å endre eller slette en hendelse går du til fanen Kalender og åpner hendelsen. Klikk på Endre og gjør de endringene du ønsker, deretter velger du Lagre. For å slette en hendelse, klikker du bare på Slette knappen på denne siden. **Android:** Hvis du ønsker å endre eller slette en hendelse går du til fanen Kalender og åpner hendelsen. Klikk på pennsymbolet i øvre høyre hjørne for å gjøre endringer. Når endringene er gjort, klikker du på Lagre endringer. For å slette en hendelse, åpner du hendelsen og velger sletteikonet i øvre høyre hjørne. ## Saldoer / Vis sammendrag I øvre høyre hjørne av Kalender listen finner du en Vis sammendrag knapp. Her vil du se din feriesaldo, fleksitid, overtid og registrerte sykedager. Linker til resten av dokumentasjonen: [Lønnsslipp](../payslip) [Utlegg](../expense) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/payslip page 2024-12-11T15:55:35+01:00 # Lønnsslipper Under fanen **Lønnsslipper** finner du alle dine publiserte lønnsslipper. Du kan også eksportere et sammendrag av alle dine lønnsslipper i PDF. Denne PDF er utskriftsvennlig (hvis du har en printer knyttet til din mobile enhet) og sende som epost via epostapper på din enhet. For å åpne en lønnsslipp, klikk på den spesifikke lønnsslipper og du vil se informasjon på skjermen. Du kan også klikke på Vis PDF fra lønnsslippen for å vise hele den spesifikke lønnsslippen. Hvis det mangler informasjon på lønnsslippen, må du kontakte din lønnsadministrator for å legge til mer informasjon fra lønnssystemet. Malen for lønnsslipper er definert i hvert firma i lønnssystemet. Dersom du er ansatt i flere firmaer (registrert med samme e-postadresse), kan du se lønnsslipper fra alle firmaer i firmaet du er i. Du kan filtrere på firma ved å trykke på filterknappen i øvre høyre hjørne. Hvis du ikke kan finne en spesifikk lønnsslipp (eller noen i det hele tatt) - vennligst kontakt din lønnsadministrator slik at de kan publisere dette. Hvis det ikke finnes noen publiserte lønnsslipper, vil du se en melding som informerer deg om at Dine lønnsslipper vil vises her. På denne fanen kan du kun se informasjon, det er ikke mulig å legge til noe. Linker til resten av dokumentasjonen: [Startsiden](../startpage) [Utlegg](../expense) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/vismanet-payslip page 2025-02-06T12:33:31+01:00 # Visma.net Payslip (på web) I **Visma.net Payslip** kan du se alle lønnsslipper og årsrapporter. Dersom du ikke bruker appen Visma Employee er dette et godt alternativ. Hvis du ikke ser noen lønnsslipper eller årsrapporter, må du kontakte din lønnsadministrator. Vedkommende er ansvarlig for å sende dem fra lønnssystemet. På venstre side finner du den enkle menyen. Du kan enkelt bytte mellom år og måneder, avhengig av hvilke lønnsslipper du ønsker å se. Når du åpner en lønnsslipp ser du all informasjon direkte på nettet, som beløp, betalingsdato og saldo. Du kan også laste ned en PDF fra denne visningen. Ønsker du å laste ned alle lønnsslipper i en PDF, klikker du på Eksporter alle lønnsslipper i menyen til venstre. For å se årsrapportene, klikk på den blå menylinjen øverst på siden. Årsrapporter sendes en gang i året og inneholder årets summering av beløp.