Autogenerert balansedokumentasjon

Avstemmingsmodulen i Periode & År har fått en oppgradering som forenkler dokumentasjonen for sentrale balansekontoer. Dette gjøres ved å automatisk generere dokumentasjonsvedlegg basert på importerte saldoer og poster fra selskapets ERP-system (regnskapssystem).

---

Autogenererte dokumentasjonstyper

Følgende grupper av balansekontoer har nå autogenererte dokumentasjonsvedlegg:

• Påløpte kostnader (Ubetalte/ikke-fakturerte kostnader)
• Forskuddsbetalte inntekter (Utsatt inntekt, f.eks. leieinntekter betalt på forskudd)
• Påløpte inntekter (Opptjent, men ikke-fakturert inntekt)
• Forskuddsbetalte kostnader (Betalte kostnader som gjelder for fremtidige perioder)
• Annet mellomværende (Kontoer for midlertidige poster/klaring)

---

Handlinger for dokumentasjon

For å dokumentere saldoen på disse kontogruppene, vil du kunne utføre handlinger knyttet til utligning og spesifikasjon av de importerte postene:

• Delutligning av poster: Registrere at deler av en post er kostnadsført/inntektsført.
• Fullstendig utligning av poster: Registrere at hele posten er fullstendig kostnadsført/inntektsført.
• Spesifikasjon av åpne poster: Detaljert beskrivelse av hvilke poster som utgjør den gjenstående saldoen på avstemmingstidspunktet.

---

---

Utligning av egne og importerte poster

Etter at du har spesifisert den inngående balansen med egendefinerte linjer (som vist i eksemplet), kan disse linjene og alle andre transaksjoner i gruppen nå utlignes.

Utføre delutligning/full utligning

Funksjonene for delutligning/full utligning av åpne poster anvendes på:

1. De egendefinerte linjene (som utgjør inngående balanse).
2. Periodens transaksjoner (netto bevegelser importert fra ERP).
3. Eventuelle andre transaksjoner som tilhører denne transaksjonsgruppen.

Du behandler altså de manuelt opprettede linjene på samme måte som de automatisk importerte postene.

Hvordan du velger og kalkulerer

Når du skal velge hvilke poster du vil utligne eller spesifisere:

• Marker posten: Klikk på “Avmerkingboksen” (checkboxen) bak den aktuelle transaksjonen eller den egendefinerte linjen.
• Dialogboks vises: En ny dialogboks dukker opp til høyre for periodens transaksjoner.
• Kalkulering: Denne boksen kalkulerer og viser summen av alle postene du har markert.

Delutligning av poster: Håndtering av restsaldo

Delutligning brukes når du markerer flere poster hvor summen ikke går i null, og det dermed gjenstår en restsaldo på kontoen.

---

Automatisk og manuell behandling

Modulen gir deg fleksibilitet i hvordan poster uten differanse håndteres:

• Automatikk aktivert: Når automatikken er på, vil systemet selv behandle og utligne alle poster der summen går ut i null. Dette er den raskeste måten å jobbe på.
• Automatikk deaktivert: Hvis du deaktiverer automatikken, må du manuelt behandle og utligne selv de beløpene som går ut i null.

Utføre delutligning

Når du markerer poster og det gjenstår en restsaldo (dvs. summen av valgte poster ikke er 0), blir valget “Delutligne” automatisk aktivert.

1. Velg poster: Marker de transaksjonene og/eller de egendefinerte linjene som utgjør delutligningen.
2. Delutlign: Velg funksjonen “Delutligne”.
3. Ny gruppe: De valgte postene flyttes til en egen gruppe merket “Delutlignede poster”.

---

Historikk for delutlignede poster

Under gruppen “Delutlignede poster” får du full oversikt over historikken knyttet til disse transaksjonene. Du kan se historikken som strekker seg bakover i tid, ikke bare i den perioden du står i:

• Tidligere år: Historikk fra regnskapsår før inneværende år.
• Dette år frem til periodestart: Historikk fra 1. januar i inneværende år og frem til perioden du nå jobber med.
• Denne periode: Alle transaksjoner registrert i den aktuelle perioden du avstemmer.

---

Automatisk og manuell utligning i modulen

Dette avsnittet forklarer hvordan systemets automatikk fungerer, og hvordan du selv tar kontroll over utligningsprosessene.

---

Automatiske delutligninger

Som standardinnstilling vil Periode & År automatisk forsøke å delutligne poster i inneværende periode, forutsatt at det allerede finnes lignende delutligninger fra tidligere perioder.

Prioriterte utligningsregler for delutligning

Systemet følger en viss prioritet når automatisk delutligning aktiveres:

Prioritet	Regel	Beskrivelse
1	Like beløp og lik motkonto	Poster med samme beløp og motkonto som en delutligning fra forrige periode vil forsøkes delutlignet i inneværende periode.
2	Like beløp D/K, lik motkonto OG 100% lik beskrivelse	Hvis det er flere like beløp og motkontoer enn antall måneder i perioden, søker systemet i tillegg etter 100% match i beskrivelsen fra tidligere delutligninger.

Etter manuell behandling

Når du har behandlet en delutligning manuelt, vil systemet automatisk forsøke å kjøre delutligningsautomatikken på nytt for å fange opp eventuelle nye, matchende poster.

Håndtering av import

• Tidligere automatiske delutligninger blir ikke opphevet ved ny import.
• Kun poster som ikke er delutlignet vil forsøkes automatisk delutlignet etter en dataimport.

Ikon for automatisk utført delutligning

Automatiske delutligninger vises med et eget ikon bak transaksjonen:

---

Fullstendige utligninger

Fullstendig utligning brukes når to eller flere poster går nøyaktig i null (f.eks. en debet og en kreditpost med samme beløp).

Manuell fullstendig utligning

• Når du markerer poster som går i null, aktiveres valget “Utligne”.
• Når du velger dette, flyttes postene til gruppen “Utlignede poster”.

Automatiske fullstendige utligninger

Som standardinnstilling foretar Periode & År også automatisk fullstendige utligninger.

Prioritet	Regel	Beskrivelse
1	Like beløp D/K og motkonto (Resultat)	Poster med likt debet/kredit-beløp og som har en resultatkonto som motkonto, krysses mot hverandre, forutsatt at antallet debet- og kreditposter er likt.
2	Like beløp D/K	Poster med likt debet/kredit-beløp krysses mot hverandre, forutsatt at antallet debet- og kreditposter er likt.

Dynamisk oppdatering av utligninger

• Tidligere automatiske fullstendige utligninger blir ikke opphevet ved ny import.
• Delutligning som blir fullstendig: Systemet ser etter nye poster med samme konto og beløp. Hvis en ny post knyttes til en delutligning slik at totalen går i null, endres statusen fra Delutlignet til Fullstendig Utlignet.
• Utligning av restbeløp: Systemet ser også etter poster som samsvarer med restbeløpet på en delutligning for å fullføre utligningen.

Ikon for automatisk utført fullstendig utligning

Automatiske fullstendige utligninger vises med et eget ikon bak transaksjonen:

---

Deaktivering og korrigering

Deaktivering av automatikk

Begge de automatiske utligningsfunksjonene kan deaktiveres:

1. Bruk vippebryter i arbeidsbildet.
2. Hvis du opphever en delutligning som systemet har utført automatisk, vil funksjonen automatisk deaktiveres. Du må da manuelt aktivere den igjen.

Korrigering av feilaktige utligninger

Dersom du feilaktig har utlignet eller delutlignet poster, kan du enkelt korrigere dette:

• Trykk på den røde “X” i kolonnen “Opphev” bak posten for å oppheve utligningen/delutligningen.

---

Sluttspesifikasjon og rapportering

Spesifikasjon av konto

Når alle utligninger og delutligninger er utført, vil du stå igjen med den endelige spesifikasjonen av kontoen ved periodeslutt.

Denne spesifikasjonen består av:

• Alle poster som ikke er utlignet eller delutlignet mot andre poster.
• Resterende saldo på delutlignede poster som ikke er fullt utlignet.

Sammendrag

Sammendraget på avstemmingen viser:

• Avstemmingsbeløp
• Utgående balanse
• Avstemmingsdifferanse (Denne skal kun oppstå hvis inngående balanse ikke er riktig spesifisert med egenopprettede linjer).

Kopiering av data til neste periode

Dette valget styrer om avstemmingen skal videreføres.

• Standardvalg (“Ja, med oppdaterte data”): Systemet kopierer med seg åpne poster og grupperte delutligninger til neste periode. Nye bevegelser på konto legges i tillegg til i den nye perioden.
• Alternativ (“Nei, ikke kopier”): Velg dette hvis du ikke ønsker å fortsette avstemmingen i neste periode.

Generering av rapport

Du kan generere en rapport for avstemmingen under Rapporter/Dokumentasjon - Balanseavstemming.

Rapporten vil vise:

• Sammendrag av avstemmingen i perioden.
• Eventuelle åpne poster.
• Spesifikasjon av utligninger og delutligninger for aktuell periode.