Utlegg

Den første fanen du går inn på i Utlegg-fanen er Utlegg. Her kan du se alle kvitteringer og kilometere som er opprettet, men ennå ikke lagt til en reiseregning.

Det kan være utkast eller utlegg du ikke ønsker å legge til en reiseregning ennå. Alle Utlegg du kan sende til godkjenning er valgt automatisk, men du kan deselektere alle øverst til høyre.

Du kan også velge bort spesifikke utlegg manuelt ved å trykke på den blå merkeknappen på utlegget.

Merk

Hvis du ikke har denne fanen, vennligst kontakt din lønnsadministrator.

iOS

Legg til ny kvittering:

Startside - Klikk på Legg til ny kvittering
Ta et bilde eller hent et fra telefonens galleri (via galleriknappen nederst i venstre hjørne).
Gjør justeringer på den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Velg Ferdig.
Velg Utleggstype, og fyll inn Formål i formålsfeltet. Via SmartScan vil annen informasjon fylles inn automatisk. Hvis du ikke fikk all informasjon fylt inn må du legge til informasjonen manuelt.
Under kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har standard kostnadsbærere på brukeren din vil du se dem her.
Hvis du ønsker å legge kvitteringen til en reiseregning, klikk på Legg til på reiseregning. Hvis du vil lagre den til senere, klikk på Lagre.
Avhengig av valget over vil du se ulike visninger.
Hvis du velger Lagre vil du komme til Utleggsliste-siden, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du kunne lage en ny reiseregning eller legge kvitteringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger nedenfor.

Hvis du allerede er i Utlegg-fanen når du vil legge til en Utlegg, klikk på Legg til ny… På den måten trenger du ikke gå tilbake til startsiden.
Det samme gjelder for å sende Utlegg til godkjenning - bare klikk på Send i denne fanen. Hvis du ikke ønsker å sende alle på én gang, klikk på Deselect all-knappen øverst til høyre og velg manuelt de du ønsker før du klikker på Send.

Legg til kilometer:

Startside - Klikk på Legg til ny kilometer
Velg beregn avstand (og søk eller vis kart) hvis du vil bruke kartet til automatisk beregning av avstanden og få ruten fylt ut automatisk. Hvis ikke, hopp over dette trinnet.
Velg dato, kjøretøytype, avstand, og rute hvis du ikke gikk gjennom trinn 2.
Skriv formålet med turen i formålsfeltet.
Legg til bompenger om nødvendig.
Utvid “Annet” hvis du vil legge til passasjerer, tung last og mer.
Under kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har standard kostnadsbærere på brukeren din vil du se dem her.
Hvis du ønsker å legge kjøreboken direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre kilometeren til senere, velg Lagre.
Avhengig av valget du gjorde over vil du se ulike visninger.
Hvis du velger Lagre vil du komme til Utleggsliste-siden, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du kunne lage en ny reiseregning eller legge kjøreboken til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger nedenfor.

Android

Legg til ny kvittering:

Startside - Klikk på Registrer ny kvittering
Ta et bilde eller hent et fra telefonens galleri (via galleriknappen nederst i venstre hjørne).
Gjør justeringer på den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Klikk på den blå merkeknappen.
Fyll inn Formål i formålsfeltet. Via SmartScan vil annen informasjon fylles inn automatisk. Hvis du ikke fikk all informasjonen fylt inn (som Utleggstype), må du legge til informasjonen manuelt.
Under kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har standard kostnadsbærere på brukeren din vil du se dem her.
Hvis du ønsker å legge kvitteringen til en reiseregning, klikk på Legg til på reiseregning. Hvis du vil lagre det til senere, klikk på Lagre.
Avhengig av valget du gjorde over vil du se ulike visninger.
Hvis du velger Lagre vil du komme til Utleggsliste-siden, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du kunne lage en ny reiseregning eller legge kvitteringen til en eksisterende. Les mer om reiseregninger nedenfor.

Hvis du allerede er i Utlegg-fanen når du vil legge til et Utlegg, klikk på pluss-tegnet øverst til høyre. På den måten trenger du ikke gå tilbake til startsiden.
Hvis du ikke ønsker å sende alle på én gang, klikk på Velg / avvelg-knappen øverst til høyre og velg deretter de du ønsker før du klikker på Send.

Legg til kjørebok:

Startside - Klikk på Opprett kjørebok
Velg beregn avstand (og søk eller vis kart) hvis du vil bruke kartet for beregning av avstanden og få den fylt ut automatisk. Hvis ikke, hopp over dette steget.
Velg dato, kjøretøytype, avstand, og rute hvis du ikke gikk gjennom trinn 2.
Skriv formålet med turen i formålsfeltet.
Legg til bompenger om nødvendig.
Utvid “Annet” hvis du vil legge til passasjerer, tung last, og mer.
Under kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har standard kostnadsbærere på brukeren din vil du se dem her.
Hvis du ønsker å legge kjøreboken direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du vil lagre kjøreboken til senere, velg Lagre.
Avhengig av valget du tok over vil du se ulike visninger.
Hvis du velger Lagre vil du komme til Utleggsliste-siden, og hvis du velger Legg til på reiseregning kan du lage en ny reiseregning eller legge kjøreboken til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger nedenfor.

Bomkostnader

En mulighet for å få bomkostnadene beregnet automatisk er tilgjengelig når du har brukt “Beregn avstand” når du oppretter en kilometer. Du kan endre beløpet hvis nødvendig.
Du har også muligheten til å velge om det var under rushtid og om du bruker en Autopass. Hvis du ikke beregnet distansen, kan du fortsatt legge inn beløpet manuelt.

Hvis du ikke ønsker å få bomkostnadene beregnet automatisk kan du slå av dette når du klikker på “Beregn avstand”.
Appen vil huske innstillingene dine for dette, samt Autopass og rushtid, for neste kjørebok - men du kan alltid endre innstillingene hvis nødvendig.

Hvis du trenger å legge til Diett må du gå til Visma.net Expense på nettet.

Les mer om redigering av Utlegg, sletting av Utlegg og mer nedenfor.

Reiseregninger

Den neste fanen er Reiseregninger. Her ser du alle reiseregninger, både usendte og sendte. I listevisningen kan du se en oversikt over status.

Åpne en reiseregning ved å klikke på den, så ser du Utleggene og/eller kilometrene lagt til den spesifikke reiseregningen. Reiseregninger som ennå ikke er sendt, kan redigeres i appen.

Klikk på reiseregningen du vil redigere. Vær oppmerksom på at hvordan man redigerer en reiseregning ser ulikt ut i iOS og Android.

I iOS finnes det en Rediger-knapp og i Android klikker du på det grønne pluss-tegnet nederst. Du kan velge å slette, legge til flere kvitteringer og kilometere, og sende til godkjenning.

Det er ikke mulig å fjerne eksisterende kvitteringer, kun slette hele reiseregningen. Slettemuligheten er ikke tilgjengelig når reiseregningen er Godkjent.

Hvis reiseregningen allerede er sendt må du gjøre endringer i Visma.net Expense på nettet.

Måten å arbeide med Utlegg / kjørebøker i appen er: Opprett Utlegg (kvitteringer eller kilometere) og legg dem til en reiseregning direkte via Utlegg eller under Utlegg-fanen - ikke under reiseregnings-fanen.

Reiseregnings-fanen er kun for visning og redigering, ingen nye reiseregninger kan legges til der.

Legg til en ny reiseregning:

For å legge til en ny reiseregning, både i iOS og Android, må du først opprette Utleggene/kjørebøkene.

Som nevnt i seksjonene om “legg til en ny kvittering” og “legg til ny kilometer” vil du få valget om “Legg til på reiseregning” når du lagrer Utlegget/kjøreboken.

Dette er motsatt av hvordan du håndterer det i Visma.net Expense på nettet. Når du har lagret eller sendt, vil du finne en reiseregning under Utlegg-fanen → Reiseregning-knappen.

Slett eller rediger Utlegg

Utlegg under Utlegg-fanen

Det er mulig å slette eller redigere en opprettet Utlegg i appen

For iOS: Gå til Utlegg-fanen og sveip til venstre på Utleggene du vil slette. Hvis du vil redigere en Utlegg, åpne Utlegget og gjør de endringene du vil.
Når du har gjort alle nødvendige endringer kan du Lagre til senere igjen via Lagre-knappen eller legge den direkte til en reiseregning via Flere handlinger-knappen.

Via Flere handlinger-knappen kan du også laste ned bildet av Utlegget.

Merk at du kun kan slette eller redigere Utlegg som er under Utlegg-fanen og ikke lagt til en reiseregning.

Det betyr at de ikke er sendt.

For Android: Gå til Utlegg-fanen og trykk og hold på Utlegget du vil slette. Nederst på skjermen vil et alternativ for Slett Utlegg vises.
Hvis du vil redigere et Utlegg, åpne Utlegget og gjør de endringene du vil. Når du har gjort de nødvendige endringene kan du Lagre til senere via Lagre avmerket eller Legge det til en reiseregning via knappen.

Merk at du kun kan slette eller redigere Utlegg som er under Utlegg-fanen og ikke lagt til en reiseregning.

Det betyr at de ikke er sendt.

Utlegg under Reiseregning-fanen

Hvis du trenger å slette eller endre et Utlegg som er under Reiseregning, må du slette reiseregningen først og Utlegget vil være redigerbart igjen. Når du har slettet reiseregningen vil Utleggene bli sendt tilbake til Utlegg-fanen og du kan gjøre endringene du trenger ved å følge instruksjonene over.

For iOS: Gå til Utlegg-fanen og klikk på Reiseregning. Åpne reiseregningen du vil slette og velg Slett. Via Rediger har du også alternativene for å Legge til kvitteringer og kjørebøker eller Send til godkjenning.

Merk at slettemuligheten er kun tilgjengelig hvis reiseregningen har statusen: Ikke sendt, Avbrutt, eller Avvist. Hvis statusen er Avventer godkjenning må du klikke på Avbryt godkjenningsflyt når du har åpnet reiseregningen.

Hvis du velger å avbryte godkjenningsflyten, vil statusen bli Avbrutt og reiseregningen vil nå være åpnet igjen. Det betyr at reiseregninger med status Avbrutt og Ikke sendt i bunn og grunn er det samme.

Status Avvist betyr at godkjenneren har avvist reiseregningen av en eller annen grunn. Avvisningen gjøres manuelt av godkjenneren og det er en kommentar til den statusen. Kommentaren vises når du åpner reiseregningen.

Hvis reiseregningen har statusen Godkjent, er reiseregningen i ferd med å bli utbetalt eller allerede utbetalt. Du kan ikke slette eller redigere godkjente reiseregninger. Hvis det er noe galt med en godkjent reiseregning må du kontakte din lønnsadministrator.

Lenker til resten av dokumentasjonen:

Startside

Lønnsslipper

Kalender