Ärenden

Digital attest av verifikationer och leverantörer

Med funktionen Ärenden kan man förenkla och säkra hanteringen av attest av verifikationer och leverantörer.

Visma Home - User Admin

De användare som ska ha behörighet att attestera verifikationer och/eller leverantörer behöver finnas upplagda i User Admin och ska ha åtkomst till Control Edge Web.

När användaren har fått tillgång till Control Edge Web behöver man även specificera vilka databaser som användaren ska attestbehörighet i.

Systemanvändare

Kontrollera att prod-sql-control-XXX har åtkomst till samtliga affärsenheter i fliken Användarinformation.

Ärenden - verifikationer

Förberedelser

Innan man kan skicka en verifikation på attest behövs följande förberedelser göras.

Systemanvändare

Kontrollera att prod-sql-control-XXX har åtkomst till samtliga affärsenheter i fliken Användarinformation.

Användare - flik Ärenden

Gå till Inställningar - Systeminställningar - Användare och gå in på attestanten som du vill ge attestbehörighet till. Gå sedan till fliken som heter “Ärenden”.

Under “Verifikationer” markerar du de affärsenheter som användaren ska ha behörighet att attestera verifikationer för. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en verifikation ska skickas på attest.

I nedan exempel har användaren Anna.Sjöström behörighet till att attestera i affärsenhet AB4 och kommer då att dyka upp som valbar attestant när en verifikation ska skickas på attest i affärsenhet AB4.

Användare - flik Privilegier

Användare som hanterar verifikationer som skickas på attest behöver “Admin” på privilegiet Attest av verifikation för att kunna följa status på verifikationen och sedan kunna bokföra när verifikationen är attesterad.

Systemanvändare behöver ha “Admin” på privilegiet Uppgifter.

Med detta privilegiet får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, till exempel om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.

Redovisning/Register/Verifikationsserie

Lägga upp en verifikationsserie avsedd för Approval för respektive affärsenhet. Glöm inte att markera “Använd till Approval”.

Skicka verifikationer till attest

När ovan angivna förberedelser är klara kan man börja att skicka verifikationer för attest.

Verifikationer skapas i flödet Skapa verifikation. Välj verifikationsserien som är avsedd för attest och välj attestant i rullisten. Registrera sedan verifikationen precis som vanligt.

Det går bra att bifoga bilagor till verifikationen. (Max 10MB/bilaga).

Spara därefter verifikationen.

Du kan alltid följa verifikationens status i fliken Attest av verifikation.

Attestera ett ärende - verifikation

Attestanten loggar in i Visma Home (opens in a new tab) och klickar på Control Edge ikonen.

Gå in under Ärenden - Attest

Klicka på pennan längst ute till höger för att öppna verifikationen och se detaljer.

Eventuella bilagor syns i fältet till höger. Där finns även en knapp för att ladda ner bilagorna.

Attestanten kan nu välja att godkänna, avvisa, skicka tillbaka eller vidarebefordra verifikationen. Eventuell kommentar kan anges för respektive åtgärd.

Eventuell kommentar är synlig i fliken Attest verifikation så att ekonomiavdelningen kan korrigera felet och skicka ut på attest igen alternativt radera hela verifikationen.

När en verifikation har blivit godkänd ändras status till godkänd i fliken Attest verifikation.

Verifikationer som har status godkänd kan bokföras.

Markera raden och klicka Bokför.

Välj den ordinarie verifikationsserien och klicka Bokför.

Om du lämnar fältet bokföringsdatum blankt så hämtas bokföringsdatum från respektive verifikation.

Verifikationen har nu bokförts i huvudboken.

För att slippa onödiga manuella moment rekommenderar vi att sätta upp en schemahändelse för automatisk bokföring av godkända verifikationer vid en viss tidpunkt.

I Utskriftscentralen finns rapporten Verifikationsgodkännare.

I den rapporten kan man se vem som attesterat en bokföringsorder.

Ärenden - leverantörer

Förberedelser

Innan man kan skicka en leverantör på attest behövs följande förberedelser.

Inställningar/Systeminställningar/Visma Approval- inställningar

• Kontrollera att “Godkänn leverantörer” är ibockat.
• Ange valfri Standard affärsenhet för Approval. (Tänk på att samtliga attestanter av leverantörer behöver ha åtkomst till denna affärsenhet).

Användare - flik Ärenden

Gå till Inställningar - Systeminställningar - Användare och gå in på attestanten som du vill ge attestbehörighet till.

Gå sedan till fliken som heter “Ärenden”. Under “Leverantörer” markera “Är godkännare”. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en leverantör ska skickas på attest.

Skicka leverantör till attest

När förberedelserna är klara kan man skicka leverantörer för attest. En ny leverantör kommer alltid att skickas på attest. Innan leverantören är godkänd kommer den att finnas synlig under “Visa Preliminära” i leverantörsregistret.

Om förändring av kontonummer görs på en befintlig leverantör så kommer leverantören att skickas för attest på nytt.

Det är även möjligt att lägga till fler förändringar som ska kräva attest. Detta styrs av vilka fält som är markerade i Obligatoriska fält.

I nedan exempel är det inställt att förändring av antingen Moms reg nr, Org nr eller Landskod kommer kräva att leverantören skickas på attest.

En ruta dyker upp när man klickar på Spara. Ange då attestant.

Om man vill kan man även ange en kommentar och bifoga en bilaga ex. kopia på leverantörsfakturan. (Max 10MB/bilaga).

Innan attestanten har godkänt leverantören är den preliminär i Control Edge och kan ej användas. För att se vilka leverantörer som är preliminära så finns det en knapp i leverantörsregistret som heter Visa preliminära.

Ny leverantör på attest: Går inte att bokföra några fakturor innan den är attesterad.

Befintlig leverantör på attest: Spärrad för betalningar men går att bokföra nya fakturor.

Attestera ett ärende - leverantör

Attestanten loggar in i Visma Home (opens in a new tab) och klickar på Control Edge ikonen.

Gå in under Ärenden - Attest

Klicka på pennan längst ute till höger för att öppna ärendet.

Eventuella bilagor syns i fältet till höger. Där finns även en knapp för att ladda ner bilagorna.

Attestanten kan nu välja att attestera, avvisa, skicka tillbaka eller vidarebefordra leverantören.

Om leverantören godkänns blir den aktiv och kan börja användas.

Om den avvisas ligger leverantören kvar som preliminär. Korrigera och skicka ut på attest igen alternativt ta bort den preliminära leverantören.