Budget

Budget

Systeminställningar/Allmänna systeminställningar

Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-Allmänna systeminställningar för att ange hur budgeten ska registreras.

Sätt vilken värdefaktor alla saldobaserade budgetar skall multipliceras med. Om t ex värdefaktor 1000 används innebär det att om 1 matas in när budget registreras kommer 1 att betyda 1000, 10 betyder 10 000 o s v. Mao kommer det inmatade värdet multipliceras med värdefaktorn när det sparas i databasen.

Fördelningsnycklar

Välj Budget-Register-Fördelningsnycklar för att ange aktuella fördelningsnycklar.

För att fördela budgetvärden kan fördelningsnycklar användas. Fördelningsnycklar är en mall som visar med hur många procent ett årsbaserat budgetbelopp ska fördelas på de olika perioderna.

När man skapar fördelning per period anger man en procentsats i varje period som gäller för just denna fördelningsnyckel. Det som fördelas ska alltid vara 100%.

Man kan också skapa en fördelningsnyckel genom att hämta verkliga värden som underlag, från en given kodsträng, och sedan konvertera om det till en procentuell fördelning per period. Man kan specificera att hämta kodsträngen från år, affärsenhet, konto, objekt, antal, belopp och valuta.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att lägga upp en ny fördelningsnyckel. Ange ID samt fördelningsnyckelnamn.

Ange procentuell fördelning per period. Det som fördelas ska alltid vara 100% så för att uppnå detta kan man klicka på knappen Utjämna till 100% så att det totalt blir detta.

Knappen Hämta verkliga värden används för att skapa en fördelningsnyckel baserad på föregående års utfall t ex. Ange vilken kodsträng som är aktuell, t ex urval på år, affärsenhet, konto, objekt, belopp, valuta och antal som ska ligga till grund för den nya fördelningsnyckeln och klicka sedan på knappen Läs. Klicka på Utjämna till 100% för att få det till en procentuell fördelning för perioderna.

Klicka på Spara.

Budgettyper

Välj Budget-Register-Budgettyper för att lägga upp olika budgettyperna som ska användas.

Det finns två olika budgettyper i Control Edge , Årsbudget eller Periodbudget.

Ska budgetsiffrorna fördelas per period utifrån fördelningsnycklar, och endast totalsumman för året ska anges, skall Kategori vara Budget för period. Denna budgettyp kan också användas för att budgetera specifika periodvärden, dvs man anger belopp period för period. Till denna budgettyp kan man koppla en standard fördelningsnyckel, som då föreslås per budgetrad, men den går självklart att ändra för vissa rader om så önskas.

Ska budgetsiffrorna inte fördelas per period utifrån fördelningsnycklar, utan endast en totalsumman för året ska sparas, skall Kategori vara Budget för år.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att lägga upp en ny budgettyp. Ange ID samt Budgettypnamn.

Ange Kategori, dvs Budget per år eller Budget per period I fältet År, samt Giltigt from och till period, anges ett specifikt budgetår om budgettypen kopplas till detta. Ska inget år kopplas kan alltså budgettypen användas för samtliga år eftersom det vid budgetering då anges år istället.

Fälten Sökbegrepp används för att vid framläsning av budget i Budget-Års-/Periodbudget ska kunna söka på grupper kopplat till objekttyper. Dessa sökbegrepp anges på respektive budgettyp.

Klicka på Spara.

Tips! Ska en budgettyp kopplas till ett specifikt år kan det vara av vikt att ange ID med en årsiffra, tex PROG14, för Prognos 2014. Ska inget år kopplas kan alltså typen anges för samtliga år varpå man då får ange år vid budgetering.

Registrera Års-/periodbudget

Välj Budget-Års-/Periodbudget för att registrera en Års-eller Periodbudget

Här registreras de budgetvärden, för vald Affärsenhet, Budgettyp samt År, för aktuella konto och objektskombinationer. Budget går också att registrera på bara antal, inte belopp, förutsatt att konton tillåter registrering av antal. Beloppen ska registreras enligt den gällande värdefaktor som angivits under Inställningar-Systeminställningar- Systeminställningar. Denna värdefaktor visas också i bakgrunden i fältet Värdefaktor.

Det går självklart också bra att kopiera in budgetvärden från Excel, utifrån ett då uppsatt Excelark, som innehåller samma kolumner som registreringsvyn i Control Edge.

Gör så här:

Klicka på Ny för att lägga upp en ny budget.

Ange vilken Affärsenhet och Budgettyp som skall användas. Välj År, om inte detta redan är angivet på budgettypen.

Registrera budgetraderna gällande konto, objekt och belopp samt fördelningsnyckel. Det går självklart att ange en standard fördelningsnyckel som kan kopplas till budgettypen.

Klicka på knappen Validera inte konto-/objektsregler om man vid sparande av budget inte vill att Control Edge ska kontrollera att angivna budgetrader följer uppsatta regler för konto och objekt.

Klicka på Spara

Notera! Om man väljer att skapa en ny budget, men det finns tidigare registrerade budgetvärden för den affärsenhet, budgettyp samt år som man först väljer innan man kan börja registrera, kommer nedan meddelande upp. Svarar man Ja på detta meddelande kommer Control Edge öppna upp bakgrunden för att redigera budget, medans svarar man Nej så kommer bakgrunden för att skapa ny budget öppnas. Självklart kommer de rader man då anger att läggas till de redan befintliga och sparade budgetvärdena.

Redigera Års-/periodbudget

Välj Budget-Års-/Periodbudget för att redigera en redan registrerad budget.

Här kan man ta bort budgetrader och värden eller ersätta/lägga till budgetrader och värden. Det går också att indexera upp redan registrerade budgetvärden genom att ladda fram budgetrader, och där markera aktuella rader, och klicka på knappen Indexering och ange procentsats för indexering.

Gör så här:

Markera aktuell budget i listan och klicka på knappen Redigera för att redigera en redan registrerad budget.

Filtrera på t ex konto och/eller objekt för det som ska redigeras och klicka sedan på Ladda.

Ska budgetrader tas bort markerar man dem och klicka på minus(-) knappen. Ska en budgetrad tas bort helt för ett konto och objekt markeras samtliga rader, inklusive årstotalen, och sedan klicka på minus(-) knappen.

Ska budgetraderna redigeras, t ex öka på årstotal för ett konto och objekt eller bara ändra belopp för en specifik period, markeras raderna och det korrekta beloppet anges. När man sparar så ersätts de gamla beloppen med de nya.

Klicka på Spara.

Tips! Ska samtliga budgetrader för en registrerad budget tas bort görs det enklast genom att markera budgeten i listan och klicka på knappen Radera budgetposter. Det går dock självklart att radera delar av en budget genom att ange t ex intervall av konton, eller objekt.

Skapa fördelningsnyckel

Knappen Skapa fördelningsnyckel används för att utifrån markerade periodernas belopp skapa en fördelningsnyckel i % baserat på dessa belopp. Registret för fördelningsnycklar öppnas där beloppen för de markerade perioderna är ifyllda.

Ange ID samt namn för fördelningsnyckeln samt klicka på Utjämna till 100% för att få beloppen angivet i %.

Klicka på Spara.

Detta kan vara användbart om man budgeterar per period, dvs att man inte använder fördelningsnyckel och en årstotal, utan istället anger olika periodvärden per period. Man kan då markera dessa rader och då skapa en fördelningsnyckel som går att använda för liknande fördelningar för att då slippa att ange periodbeloppen igen.

Indexering

Det går att indexera upp redan registrerade budgetvärden genom att ladda fram budgetraderna, och där markera aktuella rader, och klicka på knappen Indexering. Ange vad som ska indexeras, belopp eller antal, samt med vilken procentsats indexering ska ske.

Klicka på knappen Indexvärde för att utföra indexering på raderna.

Klicka på Spara.

Kopiera budget

Välj Budget-Års- /Periodbudget för att kopiera budget.

Här kan man kopiera en budget, t ex prognos, till en ny verklig budget. Man kan kopiera hela budgeten eller delar av den, t ex för angivna perioder, konton eller objekt. Vid kopiering går det också att justera/indexera upp den med ett angivet Indexvärde i %.

Det går även, om man vill, att kopiera från verkliga värden för valfritt år och period, till valfritt år och period för en angiven budgettyp. I samband med det går det också att justera/indexera upp budgeten med ett angivet Indexvärde i %.

Gör så här:

Markera budgeten som ska kopieras och klicka på Kopiera budgetposter.

Ange i Kopiera från vilken affärsenhet, budgettyp samt år och period som ska kopieras. Ska inte hela budgeten kopieras anges aktuella konton och objekt i Budgetposter att ta med i kopia.

I Kopiera till anger man den affärsenhet, budgettyp samt år och period dit angiven budget ska kopieras.

Markeras Validera konto-/objektsregler får man konto-/objektsregler validerade vid kopiering enligt samma regelverk som när man registrerar budget manuellt Klicka på Kopiera.

Visa budget

Välj Budget-Sök-Års/Periodbudget för att få fram de budgetar och budgetvärden som registrerats. Man kan också jämföra budget och verkligt utfall genom att markera för Visa utfall tidigare år.

Gör så här:

Ange Affärsenehet, Budgettyp samt År och Period och klicka på Ladda.

För att göra ytterligare filtreringar, och på så sätt minimera resultatet, kan man här filtrera vidare på t ex Konto, objekt, belopp eller specifik period.

Budgetrapporter

Välj Rapportering-Utskriftscentral för att skriva ut t ex Resultaträkningar med budgetjämförelse eller registrerade budgetsaldon.

Dessa budgetrapporter finns under Rapportering-Utskriftscentral-Budget-Resultaträkningar.