Försäljning

Inställningar

Systeminställningar/Reskontra och anläggning inställningar

Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-Reskontra och anläggning inställningar för att ange de inställningar som skall gälla för Control Edge Reskontra.

Differens kundreskontra Ange belopp för att få Control Edge att automatiskt boka bort differenser på reskontraposter vid betalning.

Respitdagar Ange hur många dagars respit som ges på kundreskontraposter innan påminnelser kan börja skapas.

Använd numeriskt ID för kunderna Bocka för om kunder ska numreras utifrån en löpnummerserie.
Startnummer föreslås till 1 om inget annat anges.

Faktureringsavgift, Expeditionsavg Ange standardvärdet för respektive avgift
och påminnelseavgift

Avrundning Markera den här rutan om fakturabelopp skall avrundas till närmaste heltal.

Bunta verifikationsrader Markera den här rutan om belopp och antal på verifikationsraderna
med samma kodsträng, grupper och valuta, skall summeras då
fakturor bokförs

Validera Fakturareferens Markeras om man vill kontrollera så att fältet Fakturareferens för en
faktura som skapas inte är tomt.

Tillåt delkreditering av faktura Aktiverar möjligheten att delkreditera en redan bokförd och
utskriven, men fortfarande obetald, faktura.
Räntedagar Ange hur många dagar som skall användas per år för att beräkna ränta.

Beräkna ränta för Välj om ränta ska kunna beräknas för endast fullt betalda eller även delbetalda.

Lägsta belopp per rad Belopp som är det lägsta beloppet för att inte spärra en ränterad till räntefakturan.

Lägsta belopp per kund Belopp som är det lägsta beloppet per kund för att en räntefaktura skall skapas.

Avgift på räntefakturor Standardvärdet för faktureringsavgift på räntefakturor.

Tillgodoränta Bockas i om man tillåter tillgodoränta, dvs dvs kunden har betalt in pengar för tidigt och man tillåter att betala ränta på pengarna.

Reskontraserier

Välj Försäljning-Register-Reskontraserier för att lägga upp olika nummerserier för leverantörsreskontran.

Reskontraserierna bör tillhöra en affärsenhet för att förhindra att fakturor bokas på fel reskontraserie i de olika bolagen samt att få en obruten nummerserie per bolag. Om flera personer arbetar med Kundreskontra och Fakturering samtidigt är det att rekommendera att de har sina egna reskontraserier, men även för fakturor från olika avdelningar eller försystem. Löpnumret blir unikt i förhållande till varje reskontraserie.

Reskontraserier kan kopplas till varje användare och arbetsmoment.
Reskontraserier används som sökbegrepp och är en del av fakturanumret som följer med ut på fakturan till kunden. Vidare används det vid olika sökningar samt vid t ex bokföring av fakturor, vilket gör det enkelt att endast bokföra inom en viss serie.

Dessa serier kopplas till resp användare under Inställningar-Systeminställningar-Användare så att programmet alltid föreslår rätt serie.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att lägga upp en reskontraserie.
Ange ett ID och namn för serien samt vilken affärsenhet som den ska användas för .

Välj typ Kundreskontra.
Nästa nummer föreslås automtatiskt till 1.
En serie kan max ha nio siffror.
Nytt nummer, tex vid årsskiften, kan ställas in genom att ange detta i fältet Nytt nummer samt från vilket datum detta ska gälla i fältet Ändra nummer.

Klicka på Spara.

Tips! Vid användning av flera reskontraserier, och inläsning av betalda fakturor via fil, är det bra att tänka på nummersättningen av dessa serier så att de inte överlappar varandra. Detta för att på bästa möjliga träffmarginal, lite beroende på hur informationen presenteras i filen, när Control Edge ska matcha fakturorna i filen mot obetalda fakturor i databasen. T ex en serie har nummer 100000, en annan 20000 osv.

Betalningsvillkor

Välj Inställningar-Betalningar-Betalningsvillkor för att lägga upp betalningsvillkor.

De olika betalningsvillkoren kopplas sedan till kunderna i Försäljning-Register -Kunder.

Här anges antal dagar som betalningsvillkoret består av, dagar innan dröjsmålsränta börja beräknas samt det betalningsvillkor för räntefakturor för kunder som har detta betalningsvillkor.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt betalningsvillkor.
Ange ett ID och namn för betalningsvillkoret.

Ange antal dagar som betalningsvillkoret innefattar i fältet Antal dagar. Ange i fältet Dagar för ränteberäkning hur många dagar från fakturadatum som måste passera innan ränta kan beräknas. Ange i fältet Dagar för räntefaktura hur många dagars kredit som gäller för räntefakturor för resp. betalningsvillkor.

Bocka i fältet Fri månad om att antalet kreditdagar alltid kommer att omfatta antal kvarvarande dagar i månaden + uppgifterna i fälten ovanför, räknat från fakturadatum.

Klicka på Spara.

Fakturatyper

Välj Försäljning-Register-Fakturatyper för att registrera fakturatyper.

En fakturatyp kan innehålla uppgifter som kommer att ersätta de uppgifter som finns normalt på kunden och i
systeminställningarna för en viss typ av fakturering som kräver detta. Detta underlättar faktureringsarbetet eftersom man då inte behöver ändra i kundregistret eller Systeminställningar.

Fakturatypen kopplas till en reskontraserie och används vid fakturering och även i det fortsatta reskontraarbetet.

På fakturatypen kan bla avvikande Vår referens, betalningsvillkor, ränterutiner, avgifter anges. Men även uppgifter om periodisering och minimibelopp för automatisk bortbokning av fakturor som max uppgår till
detta minimibelopp. Denna bortbokning sker automatiskt vid Fakturering-Bokför och ger fakturorna reskontratyper enligt
AF= Autofaktura samt AB= Automatisk betalning.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att registrera en ny fakturatyp.

Ange ett ID och Namn för fakturatypen. Fyll i de uppgifter som skall gälla t ex betalningsvillkor, referens, periodisering.

Klicka på Spara.

Klicka knappen Koppla resk.serie för att koppla den skapade fakturatypen till en reskontraserie

Klicka på Spara.

Notera! Flera reskontraserier kan kopplas till samma fakturatyp. Alla reskontraserier behöver inte vara kopplade till en fakturatyp.

Obligatoriska fält

Välj Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält för att ange de fält som ska vara obligatoriska vid registrering av kunder.

Man markerar vilka fält i i kundregistret som skall vara obligatoriska, dvs man kommer inte kunna spara en kund i Försäljning-Register-Kunder utan att dessa fält är ifyllda. Kontrollen av obligatoriska fält sker när man sparar kunden.

Gör så här:

Klicka på fliken Kund för att markera oblligatoriska fält.
Bocka för de fält som ska vara obligatoriska för Adress, Leveransadresser, Info, Inställningar samt Fakturering.

Klicka på Spara.

Kundregister

I detta avsnitt skall vi gå igenom hur man registrera kunder i kundregistret i Control Edge.

Registrera kundmall

Välj Försäljning-Register-Kunder för att registrera en kundmall.

För att underlätta registrering av kunder, samt markera vilka fält som bör fyllas i, kan man registrera en mall att använda vid upplägg av kunder. I mallen fyller man i de uppgifter som är standard för de flesta kunder.

Gör så här:

Ange ett ID och Namn för mallen
I fältet Typ anger man värdet Mall.

Markera de fält i flikarna som bör fyllas i genom att ange standardvärden i fälten eller liknande.
För t ex fälten betalningsvillkor, fordringskonto anger man standardvärden i mallen för att slippa ange dem varje gång.

Gå igenom samtliga flikar, särskilt då Fakturering och Inställningar. (se beskrivning under kundregistret).

Klicka på Spara.
När en mall ska användas hämtar man aktuell mall från fältet Typ, innan man påbörjar registrering, så att standardvärdena från mallen läses in.

Registrera en kund

Välj Försäljning-Register-Kunder för att registrera, ändra eller radera i kundregistret.

När man lägger upp en ny kund, kan du välja att basera den på en mall för att underlätta registreringen.
Använder man inte en mall måste samtliga uppgifter fyllas i för varje kund.

Vid inmatning sker kontroll mot inställningar av obligatoriska fält under Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält.

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera en ny kund.
Välj den önskade mallen i fältet Mall så informationen från mallen läses in.

Ange ett ID och skriv in kundens namn samt ersätt de från mallen markerade fälten med information för kunden. Har man automatiskt nytt ID klickar man på + tecken vid ruta för Kund-ID. Kan användas om inställningar gjorts i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar.

Fliken Kundinformation är för allmänna uppgifter såsom namn, adress, telefon.

Fliken Fakturering används för att registrera Betalningssätt , Betalningsvillkor, Ränterutin, Påminnelsekod, Artikelkonto, Prislistor, etc. Uppgifter om E-fakturering, samlingsfaktura etc.

Fliken Inställningar används för att registrera fordrings-och intäktskonto, valuta, språk, grupper och objekt mfl.

Fliken Kontakter används för att lägga in kontaktpersoner och om person är standardkontakt.

Fliken Anteckningar visar anteckningar som är kopplade till kunden.

Klicka på Spara.

Tips:
I kundregistret kan man ändra Adressradernas benämningar, så att det t ex står Box, Postnr och Ort istället för Adress1, Adress2 osv. Detta görs under Inställningar-Typer-Grupptyper och filtrera på Grupptyp-ID Caddress1 tom Caddress8. Markera de adressfält som ska ändras och klicka på Redigera för att byta namn.

Mer beskrivning om fliken Fakturering.
Denna flik används för olika kundspecifika inställningar kring fakturering.

Kundvillkor
Uppgifter om Betalningssätt, Betalningsvillkor, Kassarabatt, Ränterutin, Påminnelsekod.
Fälten Artikelkonto(1-6) och Prislista (1-8) refererar till vilket artikelkonto och prislista som ska hämtas från artikeln. T ex bör artikelkonto nr 1 bör vara inom Sverige, nr 2 inom EU och nr 3 Export. I fältet Kundrabatt.anges en generell rabatt i % för kunden.

Avgifter
Ange aktuella avgifter för kunden. Finns det generell avgifter registrerade Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar är det möjligt att undanta en kund från dessa. Antingen via annat belopp eller inga alls. Om t ex systemet har en generell påminnelseavgift på 100:- men aktuell kund ska ha en avgift på 50:- markeras det här genom att bocka för Påminnelseavgift och sätta beloppet till 50.-.

E-faktura

Markera fältet E-faktureras om kunden ska e-faktureras, d v s att det för kundens fakturor ska skapas filer istället som skickas till en fakturaväxel för utskrift. Här kan man bla ange en specifik mailadress dit kundens e-fakturor ska skickas via fakturaväxeln.
Denna typ av fakturor skapas och bokförs först men sedan, istället för att skriva ut dem så skapas en e-faktura fil under Försäljning-Fakturering-Skriv ut faktura.

Attribut
Olika egenskaper kan tilldelas kunder.
Tex om den ska samlingsfaktureras, spärras för påminnelser och/eller räntor. Samlingsfakturering innebär att alla preliminära fakturor läggs ihop till samma faktura, tills de bokförs nästa gång.

Kundöversikt

Välj Försäljning-Register-Kunder och markera aktuell kund.

Översikten består av två dialoger där Kundstatus visar en samlad kundinformation med ett urval av kundfält, statistik per månad för valt år och valuta, samt en andra dialog som visar obetalda fakturor.

Gör så här:

Markera aktuell kund och klicka på Redigera.
Klicka på knappen Fler Åtgärder och välj Kundstatus.

Fyll i aktuellt år i fältet År samt ev valuta i fältet Valuta.
Klicka på knappen Ladda för att få en sammanställning per månad.

För att se en sammanställning av obetalda fakturor klicka på knappen Fler Åtgärder och välj Obetalda fakturor.

Påminnelsekoder

Välj Försäljning-Register- Påminnelser för att registrera påminnelsekoder som ska kopplas till kunder.

Påminnelsekoder läggs upp för att kunna skicka påminnelse till kunder med förfallna fakturor.
För att en påminnelse ska kunna skapas i Försäljning-Påminnelser-Skapa påminnelser måste följande vara uppfyllt:

• En påminnelskod måste vara upplagd i Försäljning-Register- Påminnelser.
• Kunden ska vara kopplad till en påminnelsekod i Försäljning-Register-Kunder och fliken Fakturering.
• Inga påminnelser får inte vara i bockad på kunden.
• Om en faktura baseras på en Fakturatyp, som har en påminnelsekod kopplad, kommer denna ersätta kundens påminnelsekod.

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera en ny påminnelsekod. Ange ett Påminnelse-ID och ett Påminnelsekodnamn som talar om vad koden avser.

I fältet Dagar mellan påminnelser anges hur många dagar som måste passera innan nästa påminnelse kan skapas. Välj Antal påminnelser, dvs hur många påminnelser som ska kunna skickas innan vidare åtgärd tas.

I Efter sista påminnelsen anges vad som ska hända efter sista påminnelsen, t ex Repetition eller Inkasso.

Ange påminnelsetext från listan i fälten Påminnelsetext 1-4 för att ange den text som skall stå på respektive påminnelse. Välj befintlig text eller klicka på Ny.

Gör så här:

Klicka på Ny för att skapa en ny påminnelsetext
Ange ett Text-ID.
Ange Texttyp, Påminnelser
Välj Språk för koden.
I fältet Beskrivning anges själva påminnelsetexten.

Klicka på Spara.

Tips! Ska flera påminnelser skickas kan olika texter anges för de olika nivåerna alt kan samma text användas till samtliga påminnelser. Ett tips är att ange t ex P1 för påminnelsetext 1, P2 för den andra påminnelsetexten osv.

Ränterutiner

Välj Försäljning-Register- Ränterutiner för att registrera ränterutiner som ska kunna kopplas till kunder.

Ränterutiner läggs upp för att kunna beräkna ränta på försent inbetalda poster i kundreskontran.
Tillgodoränta kan beräknas på för tidigt inbetalda kundfakturor, dvs innan dess förfallodatum, och på så sätt kunna få en tillgodoränta.

För att en externränta eller internränta ska kunna skapas i Försäljning-Räntefakturering-Skapa Räntor måste följande vara uppfyllt:

• Räntan måste vara upplagd i Försäljning-Register- Ränterutiner.
• Kunden måste vara kopplad till en ränterutin i Försäljning-Register–Kunder under fliken Fakturering.
• Ingen extern ränta får inte vara ibockat på kunden
• Fakturans Reskontratyp måste denna ha Externränta/Internränta markerad i Inställningar-Reskontratyper. Som standard är både faktura och kredit markerade. Gäller dock inte typerna Aconto, Förskott m fl.
• Det ska finnas en ränterutinkod på reskontraposten i t ex Försäljning-Kundreskontra-Skapa reskontraposter/Öppna
• Internränta beräknas bara på interna eller koncern kunder/leverantörer, som är upplagda i Försäljning-Register-Kunder

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera en ny ränterutin.
Ange ett Ränterutins-ID

Fyll i räntesats och ev tillgodoränta
Välj eventuellt Basränta (normalt sett referensränta från Riksbanken) och ev Tillgodobas

Klicka på Spara.

Basränta

Välj Försäljning-Register-Basräntor för att lägga upp basränta, t ex då referensräntan.
Basräntan kopplas sedan till aktuell ränterutin under Försäljning-Register-Ränterutiner

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera ny basränta
Ange ett ID och klicka på Ny räntesats.
Ange Fr.o.m datum och procentsats.

Klicka på Spara

Signaturer

Välj Inställningar-Reskontra-Signaturer för att registrera signaturer för faktureringen. Signaturer nås även från fältet Handläggare i Försäljning-Fakturering-Skapa faktura.

För att en Signatur ska kunna väljas som handläggare, och även då som Vår referens på fakturor, ska signaturen vara av typen Ansvarig.

Här kan företagets kontaktpersoner läggas upp i ett register för att sedan anges vid fakturering.
Dessa kan man sedan välja till fältet Handläggare i kundregistret vilket medför att de sen föreslås Vår referens vid faktureringen under Försäljning-Fakturering-Skapa faktura.

På fliken Kontakter i kundregistret anges kontaktpersoner hos kunden. Genom att klicka på Ange som standardkontakt vid upplägget av en kontaktperson på själva kunden i kundregistret kommer denna föreslås som Er referens vid fakturering.

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera en ny signatur.

Ange Signatur-ID och Signaturnamn.
Ange även Adress och Telefon.

Bocka i Ansvarig.

Klicka på Spara.

Artikelregister

Välj Försäljning-Register -Artiklar för att registrera artiklar.

Innan artiklar läggs upp måste först artikelgrupper skapas under Inställningar-Systeminställningar-Grupper.
En artikel kan inte sparas utan att den tillhör en artikelgrupp. Under Inställningar-Systeminställningar-Grupper kan även olika enheter såsom timmar, st läggas upp.

Till artiklar kan artikelkonton, kontering på objekt samt pris och olika prislistor anges för att underlätta vid fakturering genom att få dessa uppgifter föreslagna när artikeln väljs.

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera en ny artikel.
Ange Artikel-ID och Artikelnamn.

Välj artikelgrupp och enhet (t ex st, tim, månad)

Ange Artikelkonto (ev 1 tom 6) där man anger förslag på intäktskonton. Vilka konton som anges var bör användas på samma sätt för alla artiklar, t ex Artikelkonto 1 är inhemskt, Artikelkonto 2 är handel med EU, Artikelkonto 3 är handel utanför EU. Artikelkontot kopplas sedan till kunden i Försäljning-Register–Kunder-Flik Fakturering så att rätt konto föreslås.

Ange Prislista enligt inhemsk valuta, vilket är den som också föreslås
Ändra till annan valuta, ange priser enligt den valutan, om artikeln ska kunna faktureras i utländska valutor.
Vilken prislista som väljs hämtas från kundens valuta under Försäljning-Register–Kunder-Flik Fakturering.

I fälten Artikelpris 1 tom 8 anges olika artikelpriser om det ska vara möjligt att fakturera olika priser för samma artikel för olika kunder. Vilket pris som hämtas beror på vilket Artikelpris(1 tom 8) som kunden är kopplat till i Försäljning-Register- Kunder-Flik Fakturering. Detta är även ett enklare sätt att hantera rabatter på.

Kolumn Nytt pris, ange nytt pris och datum fr o m när Nytt pris gäller fr o m.

Fälten för Verifikationsrad 1 tom 4, samt Artikel 1 tom 4 är extra fält som kan användas för att grupper artiklar.
Information som angivits i fälten för Verifikationsrad 1 tom 4 är information som kommer kopieras till verifikationsraden när fakturan bokförs. Fälten Artikel 1 tom 4 kan användas för att gruppera artiklar i samband med prisjustering. Artiklar med samma prisjusteringsgrupp kan då prisjusteras på ett enkelt och snabbt sätt via operationen Försäljning -Operationer-Prisjustera artiklar.

Markera för Avslutad i flik Artikeluppgifter om en artikel inte längre ska finnas till försäljning längre.

Klicka på Spara.

Notera!
Ska fakturor skickas på andra språk, t ex engelska, kan även översättning på artikelnamn registreras för aktuellt språk. Detta görs genom att klicka på språkikonen, till höger om fältet och där välja Ny och texttyp Artikeltext.
Ange översättningen på artikeln och klicka sedan på Spara.

Vid utskrift av faktura med sådan artikel kommer Control Edge matcha språket på artikeln mot angiven språkkod på kunden i Försäljning-Register-Kunder-Flik Inställningar, varpå rätt språk på artikeln erhålls.

Fakturering

I detta avsnitt ska vi gå igenom de arbetsflöden och funktioner som används för fakturering.
Faktureringen och kundreskontran är helintegrerade med Redovisningen.
Fakturor kan även importeras från ett försystem och överföras via Försäljning-Fakturering-Överför fakturaloggar vilket medför att påminnelser, inbetalningar och räntefakturering hanteras i Control Edge.
Flödet för fakturering ser ut som nedan.

De olika statusar som en faktura genomgår i flödet i Control Edge Fakturering är följande:

1. Skapad Fakturan är preliminär och all information i den går att ändra.

   En preliminär faktura går också att radera.

2. Bokförd Fakturan bokförs och reskontran och redovisning uppdateras.

   Inga ändringar tillåts.

3. Utskriven Vid utskrift uppdateras fakturan till att få status Utskriven.

   Fakturan kan skrivas ut igen via Försäljning-Sök-Kundfaktura.

När fakturan skapas i Försäljning-Fakturering-Skapa faktura och den sparas tilldelas den status Skapad.
Man kan förhandsgranska fakturan innan man sparar genom att trycka på knappen Förhandsgranska.

När fakturan sparas har den status Skapad och hamnar i Bokför fakturor, där man kontrollerar och har möjlighet att ändra uppgifter på fakturan innan den bokförs.
Fakturan får vid bokföringen status Bokförd, samt att då uppdateras kundreskontran och redovisning.
Det skapas en verifikation per faktura och konteringen hämtas från fakturaraderna, samt det kundfordringskonto som finns registrerat på kunden och då hämtas till fakturan.

När fakturan är bokförd hamnar den Skriv ut faktura och erhåller status Utskriven efter utskrift till papper eller
e-faktura.

Faktura med artikel

Välj Försäljning-Fakturering-Skapa faktura för att registrera en faktura med artikel.

Vid fakturering kan alla typer av rader kombineras. På en och samma faktura kan vissa rader vara med artiklar och andra utan. Det kan finnas blanka rader vid inmatningen och då blir det en blankrad vid fakturautskriften.

Gör så här:

Välj Ny faktura.
Välj Affärsenhet och man får då automatiskt förslag på reskontraserie.

Ange Kund eller sök upp kund via listan. Det går att registrera en ny kund genom att klicka på Ny.

Ange Fakturadatum, dagens datum föreslås.
Förfallodatum, kommer från betalningsvillkoret på kunden.
För att se fakturanummer/Löpnummer, tryck på plus(+) knappen på raden för att se numret direkt.

I formuläret anges artikelnumret i kolumnen Artikel.
Då erhålls de förvalda inställningar från Försäljning-Register -Artiklar såsom Fri text, Konto, Pris/enhet, Objekt 1 tom 8 samt Grupp 1 tom 4.
Genom att klicka på pilen i fältet Artikel kan man söka i artikelregistret, eller registrera ny artikel genom att klicka på Ny. Tryck på plus(+) knappen på raden skapa ny rad, eller Ctrl-Enter.
För att få en blankrad, för mellanrum eller bara skriva en text, välj Radtyp Blankrad.

Man kan förhandsgranska fakturan innan man sparar genom att trycka på knappen Förhandsgranska.

Klicka på Spara.

Kreditfaktura med tillfällig adress

Välj Försäljning-Fakturering-Skapa faktura för att registrera en kreditfaktura.

Det är beloppet som styr om det blir en kreditfaktura genom att ange minus(-) i fälten för Belopp eller Antal.
Kundens adress hämtas alltid från kundregistret när kunden läses in in.
Dock kan den ändras per faktura utan att behöva ändras i kundregistret. Detta görs i fliken Adress och objekt och gäller endast för den aktuella fakturan.

Gör så här:

Välj Ny faktura.
Välj Affärsenhet och man får då automatiskt förslag på reskontraserie.

Ange Kund eller sök upp kund via listan. Det går att registrera en ny kund genom att klicka på Ny.

Ange Fakturadatum, dagens datum föreslås.
Förfallodatum, kommer från betalningsvillkoret på kunden.
För att se fakturanummer/Löpnummer, tryck på plus (+) knappen på raden för att se numret direkt.

Ange artikel, om det ska användas, och sen minus (-) i fältet för Antal på raderna med artiklar.
Om inte artiklar används räcker det med att skriva minus framför beloppet.
Avgifter som t ex faktureringsavgift skall också anges med minus framför beloppet.
När fakturan sparas sätts reskontratypen K för Kredit automatiskt.

Kompletterande text skrivs i fältet Fakturatext.

Klicka på Spara.

Faktura utan artikel och fritext

Välj Försäljning-Fakturering-Skapa faktura för att registrera en faktura utan artikel.

För att boka en rad utan artikel skall beskrivningen av den aktuella raden skrivas i kolumnen Text.
Den kan maximalt innehåll 80 tecken per rad.
Konto från raden hämtas från kundregistret alt anges det vid registrering.
På varje rad ska minst fälten Text, Konto och Belopp (exkl) anges manuellt. Detta är de fält som behövs för att spara en rad som ska ge upphov till bokningar.
Det går bra att ange endast text på de rader som inte ska ge upphov till bokningar, men då måste Radtypen vara Blankrad.

Gör så här:

Välj Ny faktura.
Välj Affärsenhet och man får då automatiskt förslag på reskontraserie.
Ange Kund eller sök upp kund via listan. Det går att registrera en ny kund genom att klicka på Ny.

Ange Fakturadatum, dagens datum föreslås.
Förfallodatum, kommer från betalningsvillkoret på kunden.
För att se fakturanummer/Löpnummer, tryck på plus (+) knappen på raden för att se numret direkt.

Ange Radtyp Blankrad för att använda en tom rad som extra mellanrum eller som rad för att bara ange en fritext.

Klicka på Spara.

Faktura med valuta, utländsk faktura

Välj Försäljning-Fakturering-Skapa faktura för att registrera en utländsk faktura.

Fakturering kan ske med valuta, till utländska kunder eller inhemska kunder

Control Edge hanterar ett språkregister där språket anges på kunden i kundregistret.
När man sedan fakturerar en utländsk kund läser programmet texten för just den språkkoden, och på så sätt får man sina artikeltexter på rätt språk om dessa har översatt till olika språk i artikelregistret.
Även rapporter, i detta fall fakturalayouten, går att få utskriven enligt den språkkod som finns på kunden.
Observera att Control Edge i standard hanterar bara engelska och de nordiska språken.

Gör så här:

Välj Ny faktura.
Välj Affärsenhet och man får då automatiskt förslag på reskontraserie.

Ange Kund eller sök upp kund via listan. Det går att registrera en ny kund genom att klicka på Ny.

Ange Fakturadatum, dagens datum föreslås.
Förfallodatum, kommer från betalningsvillkoret på kunden.
För att se fakturanummer/Löpnummer, tryck på plus (+) knappen på raden för att se numret direkt.

Ange Valuta och kurs, välj aktuell valuta, kursen hämtas från valutaregistret.

När fakturering sker i valuta behöver man lägga beloppet i kolumnen Utl belopp (exkl).
Detta belopp räknas sedan om till bokföringsvalutan.

På kunder där man angett annan valuta än SEK och man har angett en prislista hämtas beloppet från respektive prislista och räknas om till aktuell kurs från Redovisning-Register-Valutor. Det är viktigt att ha ett uppdaterat valutaregister för att undvika kursdifferenser.
Klicka på Spara.

Faktura med delsummor

Välj Försäljning-Fakturering-Skapa faktura för att registrera en faktura med delsummor.

Normalt sett så kommer samtliga fakturarader med på den utskrivna fakturan, men det är också möjligt att skapa fakturor där bara vissa rader syns.
De radtyper som finns är Normal, Blankrad, Delsumma och Totalsumma.

Fakturarader som man inte vill visa hanteras med Radtyp Delsumma.
Samtliga rader med typen Delsumma summeras ihop i den radtyp som heter Totalsumma.
Beloppen på raden Totalsumma kommer automatiskt från raderna med Delsumma, så det är bara informationen i kolumnen Text, och eventuellt antal, som behöver kompletteras.

Det är bara rader med Totalsumma och Normal som skrivs ut på fakturor.
Fakturarader får automatiskt Radtyp Normal om inget annat anges i kolumnen Radtyp.

Gör så här:

Välj Ny faktura.
Välj Affärsenhet och man får då automatiskt förslag på reskontraserie.

Ange Kund eller sök upp kund via listan. Det går att registrera en ny kund genom att klicka på Ny.

Ange Fakturadatum, dagens datum föreslås.
Förfallodatum, kommer från betalningsvillkoret på kunden.
För att se fakturanummer/Löpnummer, tryck på plus (+) knappen på raden för att se numret direkt.

Ange Radtyp Delsumma samt ev artikel, konto, belopp och objekt.
Ska flera rader registreras anger man Delsumma igen på nästa rad och ev artikel, konto belopp och objekt.

Ange Radtyp Totalsumma för att få Control Edge att automatiskt summera raderna med radtypen Delsumma.
Ange text för raden med Totalsumma i fältet Text.

Klicka på Spara.

Periodisera faktura

Välj Försäljning-Fakturering-Skapa faktura för att periodisera en faktura.

Man kan periodisera fakturor direkt vid registreringen om så önskas.
Under fliken Inställningar anger man hur många perioder som intäkterna ska fördelas på, samt vilken startperiod som periodiseringen ska ha.
Periodiseringskonto kan också anges, även om det är valfritt, eftersom detta konto annars hämtas från kontot
kopplat till kontofunktionen Periodiseringar, Kund i Redovisning-Register-Konton

Periodiseringen läggs sedan upp i periodiseringsregistret, Redovisning-Register-Periodiserirng, när själva fakturan bokförs.
Själva periodiseringen utförs sedan, t ex i samband med bokslut, under Redovisning-Operationer-Periodisering.
Man kan kontrollera periodiseringens fördelning i Redovisning-Register-Periodisering.

Gör så här:

Välj Ny faktura.
Välj Affärsenhet och man får då automatiskt förslag på reskontraserie.

Ange Kund eller sök upp kund via listan. Det går att registrera en ny kund genom att klicka på Ny.

Ange Fakturadatum, dagens datum föreslås.
Förfallodatum, kommer från betalningsvillkoret på kunden.
För att se fakturanummer/Löpnummer, tryck på plus (+) knappen på raden för att se numret direkt.

Ange fakturarader antingen med eller utan artiklar samt konto, belopp och objekt.
Gå sedan till fliken Inställningar.

I fältet Relativ startperiod, anges startperiod för periodiseringen, där 0 = perioden då bokföringsdatum infaller,
1= perioden efter bokföringsmånad osv.

I fältet Antal perioder anges hur många perioder som periodiseringen ska omfatta.

I fältet Periodiseringskonto, anges aktuellt periodiseringskonto. Anges inget konto i fältet kommer fakturans periodisering då att bokföras på det konto kopplat till kontofunktionen Periodiseringar, Kund i
Redovisning-Register-Konton

Klicka på Spara.

Förhandsgranska/Kontrollera faktura

Välj Försäljning-Fakturering-Bokför faktura för att kontrollera skapade fakturor innan de bokförs.

När faktura har skapats hamnar den i Bokför Fakturor.

Efter att fakturor har skapats skall dessa förhandsgranskas/kontrolleras.
Denna kontroll skall ske innan fakturan bokförs och skrivs ut och skickas till kunden.

När väl fakturan har bokförts går det inte att ändra något på den. Att kontrollera fakturan är därför väldigt viktigt.

Gör så här:

Välj Bokför fakturor.
Markera den eller de fakturor som ska förhandsgranskas

Välj faktura alternativ räntefaktura i listan ovanför knappen Förhandsgranska.

Klicka på Förhandsgranska.
Man ser nu de fakturor man valt på skärmen och kan granska så att de ser korrekta ut.

Tips! Kom ihåg att varje faktura kan förhandsgranskas var för sig, innan de sparas, i Skapa faktura genom att klicka på knappen Förhandsgranska. Ska någonting då ändras gör man det innan fakturan sparas.

Ändra skapad faktura

Välj Försäljning-Fakturering-Bokför faktura eller Försäljning-Fakturering-Skapa faktura

Efter kontroll av fakturor behövs korrigeringar göras.

All information är ändringsbar, så länge fakturan har status Skapad, dvs innan det att den har bokförts.

Gör så här:

Välj Bokför fakturor
Markera den faktura som ska ändras.
Klicka på Redigera.

Control Edge öppnar nu upp fakturan i Skapa faktura så att ändringar kan göras.

Klicka på Spara.

Man kan även ändra en faktura från Skapa faktura.
I fältet Öppna faktura filtreras aktuell faktura fram.
Markera fakturan och Control Edge öppnar nu fakturan så att ändringar kan göras.

Klicka på Spara.

Bokför fakturor

Välj Försäljning-Fakturering-Bokför faktura för att bokföra fakturor.

Efter detaljgranskning av fakturor skall dessa bokföras och skickas till kund.
Samtidigt som bokföring sker av fakturor uppdateras Redovisning och Reskontra.

Gör så här:

Markera den eller de fakturor som ska bokföras.

Klicka på Bokför.
Välj Bokför alla eller Bokför valda.

Välj verifikationsserie.

Ange Bokföringsdatum, om det ska vara samma bokföringsdatum för samtliga fakturor, eller då avvika från fakturans fakturadatum.
Om bokföringsdatum ska vara samma som fakturadatum ska fältet lämnas blankt.

Klicka på Bokför.

Efter att fakturor bokförts kan inga ändringar göras och fakturorna får status Bokförda.

Skriv ut fakturor

Välj Försäljning-Fakturering-Skriv ut fakturor för att skriva ut fakturor.

Gör så här:

Markera den eller de fakturor som ska skrivas ut.

Klicka på Skriv ut.
Välj Skriv ut alla eller Skriv ut valda.

I fältet Fakturamall anges den fakturamall/layout fakturan ska ha.
Fyll i betalningssätt PG och BG.

Ange ev antal Fakturakopior.

I fältet Skriv ut till anges om man ska skriva ut till skärm, skrivare eller som rapportfil.

Markera Uppdatera status till utskriven, fungerar endast om man väljer skrivare eller rapportfil.
I samband med utskrift försvinner fakturan från flödet och får status Utskriven.

Markera Skriv ut fakturalista.

Kreditera eller kopiera bokförd faktura

Välj Försäljning-Fakturering-Skapa faktura.

En faktura som har gått iväg till en kund kan behöva krediteras helt och hållet. En ny faktura kan skapas med den gamla fakturan som bas och ändras enligt de nya förutsättningarna.
Samma sak gäller om man vill skapa en kopia av en redan bokförd faktura, dvs skapa en ny faktura med en redan bokförd och utskriven faktura som bas.

Vid kreditering eller kopiering, när fakturan sparas, hamnar den nya fakturan i Bokför Faktura.

Gör så här:

Klicka på Skapa faktura och välj Kreditera faktura alt Kopiera faktura.
En lista kommer upp med alla fakturor som har skapats.
Sök fram faktura som skall krediteras. Använd filtrraden för att göra sökningen mindre.

Markera löpnumret och tryck på Skapa faktura alt Skapa kopia
En kredit skapas med minustecken (-) i kolumnerna Antal och Belopp.

Välj Reskontraserie.

Ange Fakturadatum. Control Edge föreslår dagens datum

Klicka på Spara.

Delkreditera en bokförd faktura

Välj Försäljning-Sök-Kundfakturor-Kreditera fakturarader

En faktura som har gått iväg till en kund kan behöva krediteras helt och hållet, men det finns också möjlighet att delkreditera en bokförd faktura genom att stryka/kreditera vissa fakturarader. Fakturan måste även ha status Utskriven och vara obetald. En annan förutsättning är att den här typen av delkreditering måste tillåtas i Inställningar-Syteminställningar-Systeminställningar under fliken Reskontra och anläggningsinställningar.

Fakturan laddas fram, och markeras, i Sök-Kundfakturor. Därefter väljer man knappen Kreditera fakturarader.

Fakturans fakturarader visas nu och man där välja den, eller de, fakturarader som ska tas bort och strykas.
Dagens datum föreslås som bokföringsdatum för krediteringen samt att verifikationsserie måste anges.
Fakturans totalbelopp räknas om baserat på de strukna raderna.

Vid sparande kommer nu en DB-rad med delkrediteringen skapas i reskontran med texten DELKREDITERING i fältet Anteckning. Det kommer även skapas en tillhörande verifikation där bokföringen justeras för de krediterade raderna.

Gör så här:

Ladda fram fakturan som ska delkrediteras i Försäljning-Sök-Kundfakturor.
Klicka på knappen Kreditera fakturarader.

Styrk de rader som ska krediteras och kontrollera fakturan nya totalbelopp.

Ändra eventuellt bokföringsdatum.
Ange verifikationsserie för krediteringen.

Klicka på Spara

Avtalsfakturering

Avtalsfakturering innebär man i Control Edge skapar en typ av mall/avtal som sedan genererar fakturor.
Avtalen läggs upp i Försäljning-Fakturering-Avtalsfakturering-Skapa Avtal.
Varje avtal måste tillhöra ett Avtals-ID som kan liknas med Avtalstyp.
Dessa Avtals-ID läggs upp i Inställningar-Systeminställningar-Grupper.

Avtals-ID bör därför läggas upp så att alla avtal inom samma ID är av samma typ.
Alla avtal identifieras av ett Avtals-ID och ett Kund-ID samt Index, vilket betyder att en kund kan ha flera avtal inom samma Avtals-ID där då Index är det unika löpnumret.

Första gången ett avtal skall faktureras styrs av Startdatum. Startdatum är obligatoriskt. Man kan ange Slutdatum, om det finns avtal som bara löper en viss tid men ett avtal behöver inte ha ett slutdatum.
Att ange Första fakturadatum, dvs första datumet då en faktura kan skapas från avtalet. Första fakturadatum behöver inte anges. I sådana fall blir Första fakturadatum och Startdatum samma dag. En fakturastart kan sättas både före och efter avtalets startdatum.

Förhandsfakturering kan också anges på avtalet vilket innebär att man kan fakturera avtalet för första gången för samma period som står i Startdatum

Avtalsfakturor kan prisjusteras via Försäljning-Operationer-Justera priser avtalsfakturor.

Skapa avtal

Avtal skapas i Försäljning-Fakturering-Avtalsfakturering -Skapa avtal

Gör så här:

Välj Nytt avtal.
Välj Affärsenhet.
Ange Kund eller sök upp kund via listan.

Välj Avtalsgrupp, eller skapa ny grupp genom att klicka på Ny.
Ange Avtalsnamn.

Ange Startdatum. Startdatum är obligatoriskt.
Ange ev Slutdatum, om det finns avtal som bara löper en viss tid. Ett avtal behöver inte ha ett slutdatum.
Ange ev Första fakturadatum, dvs första datumet då en faktura kan skapas från avtalet, men behöver inte anges. I sådana fall blir Första fakturadatum och Startdatum samma dag. En fakturastart kan sättas både före och efter avtalets startdatum.

I fältet Intervall anges med vilket intervall som avtalsfakturerings ska ske.
Intervallet kan endast sättas i månader där 1 betyder att faktura erhålls varje månad, 3 varje kvartal osv.
I fliken Inställningar, fyll i uppgifter om periodisering etc. Eventuell förhandsfakturering.

I formuläret, fyll i artikelnr, antal, objekt för kontering.

Klicka på Spara.

Uppdatera avtalsfakturor

Välj Försäljning-Operationer-Uppdatera avtalsfakturor för att uppdatera kundinformation på avtalen.

Innan man skapar/genererar avtalsfakturor så kan det vara bra att köra operationen Uppdatera avtalsfakturor för att på så sätt kunna överföra eventuella ändringar i kundregistret över till avtalen och de blivande avtalsfakturorna.

Man markerar de uppgifter som ska uppdateras från kundregistret till avtalen och avtalsfakturorna och sedan de avtal som ska innefattas av uppdateringen.

Tips! Ha det som en rutin att göra denna uppdatering innan man skapar avtalsfakturor då ändringar i kundregistret automtiskt inte uppdaterar avtalsfakturorna.

Gör så här:

Filtrera fram och markera de avtal som ska uppdateras gällande förändringar i kundregistret.

I Fält till uppdatering för avtalsfakturering markeras de fält, t e x adresser, betalningssätt m fl som ska uppdateras till avtalet från kundregistret.

Klicka på Uppdatera.

Skapa avtalsfakturor

Välj Försäljning-Fakturering-Avtalsfakturering -Skapa avtalsfakturor för att generera avtalsfakturor.

Här presenteras de avtal som finns, samt när de senast fakturerades, varpå man kan filtrera för ett visst Avtals-ID. Avtal som tillfälligt inte ska användas kan inaktiveras genom att klicka på knappen Aktivera/Inaktivera. Ska avtalet sedan aktiveras klickar man på samma knapp.

Gör så här:

Markera det eller de avtal som man vill skapa fakturor för.
En faktura kommer att skapas per kund och avtal.

Klicka på Generera.

Välj Reskontraserie, Fakturadatum och ev Språk.

Lägg till Fakturatext.

Klicka på Generera och svara Ja på nedan fråga.

Fakturorna hamnar i Faktureringsflödet Bokför fakturor. Se Försäljning-Fakturering-Bokför Fakturor.

Ändra avtal

Välj Försäljning-Fakturering-Avtalsfakturering-Skapa Avtal för att ändra uppgifter för ett avtal.

Gör så här:

Välj Öppna/Redigera avtal, sök fram aktuellt avtal i listan

Registrera ändringarna.

Klicka på Spara.

Dessa ändringar kommer att börja gälla fr o m nästa gång man ska skapa avtalsfakturor.

Skapa om avtalsfaktura

Välj Försäljning-Fakturering-Avtalsfakturering-Skapa Avtal för att kunna skapa om en avtalsfaktura som redan skapats för en period.

Gör så här:

Välj Öppna/Redigera avtal, sök fram avtalet i listan

Välj flik Inställningar, ändra Senast utfört och Utfört t o m till datum innan aktuell period som man vill skapa om faktura för.

Klicka på Spara.

Gå sedan till Försäljning-Fakturering-Avtalsfakturering-Skapa Avtalsfakturor för att skapa om avtalsfakturor för perioden.

Prisjustera avtalsfakturor

Välj Försäljning-Operationer-Justera priser på avtalsfakturor för att prisjustera avtalsfakturor.

Avtalsfakturor kan prisjusteras upp/ned med ett fast belopp eller procentsats.

Gör så här:

Markera de avtal som skall prisjusteras eller välj alla.

I fältet Justering, anges om justeringen ska vara i Procent eller Fast belopp.

I fältet Artikel kan man välja att prisjustera för utvalda artiklar bara men som default föreslås alla.

Klicka på Utför.

Kundreskontra

Välj Försäljning-Kundreskontra-Skapa reskontra för att registrera kundfakturor manuellt.

Denna bokning genererar inte en faktura utan endast en reskontrapost med tillhörande verifikation.
Observera att momsbeloppet kommer att föreslås under förutsättning att försäljningskontot har en momskod kopplad till sig i Redovisning- Register-Konton och att momskoden har en momssats i Redovisning-Register-Momskoder.

Skapa kundreskontra manuellt

Välj Försäljning-Kundreskontra-Skapa reskontra för att registrera kundfakturor manuellt.

Systemet kommer att föreslå den verifikationsserie och reskontraserie som är kopplad till användaren.
Om inte löpnummer, verifikationsnummer eller buntnummer anges manuellt, kommer meddelande om aktuella nummer för reskontraposten när bokningen sparas. Anledningen till det är att då kan flera användare registrera på samma verifikations- och reskontraserie samtidigt utan att riskera att de tar verifikations-, eller löpnummer från varandra. En förutsättning för att detta ska fungera bra är att varje användare har en egen reskontraserie.

Gör så här:

Välj Ny reskontrapost.
Ange Affärsenhet, Kund, Reskontraserie samt Reskontratyp. F för debetfaktura och K för Kreditfaktrura.

Ange Bokföringsdatum och Fakturadatum.
Ange Belopp. Momsbelopp föreslås under förutsättning att försäljningskontot har en momskod kopplad till sig.
Ange Ursprungligt fakturanummer.

Om inte Verifikationsnr, Löpnr, eller Buntnr anges manuellt, kommer meddelande om aktuella nummer för reskontraposten när bokningen sparas.

Klicka på Skapa verifikation, en verifikation skapas i bokföringen och syns i formuläret.
Komplettera bokningen med objekt.

Klicka på Spara.

Skapa kundreskontra manuellt för kredit

Välj Försäljning-Kundreskontra-Skapa reskontra för att registrera en kreditpost.

Gör så här:

Välj Ny reskontrapost.
Ange Affärsenhet, Kund samt Reskontraserie.
Ange Reskontratyp till K, Kredit.

Ange Bokföringsdatum och Fakturadatum.
Ange Belopp. Momsbelopp föreslås under förutsättning att försäljningskontot har en momskod kopplad till sig.
Ange Ursprungligt fakturanummer.

Om inte Verifikationsnr, Löpnr, eller Buntnr anges manuellt, kommer meddelande om aktuella nummer för reskontraposten när bokningen sparas.

Klicka på Skapa verifikation, en verifikation skapas i bokföringen och syns i formuläret.
Komplettera bokningen med objekt.

Klicka på Spara.

Sök Kundreskontra

Välj Försäljning-Sök-Kundreskontra för att söka fram fakturor utifrån olika sökkriterier.

Genom att ange olika filter och parametrar får man fram de reskontraposter som matchar de filter som angivits.

Ytterligare filter, och Avancerade filter, kan nu anges i den s.k filterraden överst i formuläret för att minska resultatet ytterligare. Avancerade filter kommer man åt genom att klicka på Pil ner-ikonen för respektive kolumn. Det går att filtrera på samtliga kolumner som finns synliga.

Filter, som görs på filterraden, kan sparas via Förstoringsglas-ikonen upp till vänster.
Detta för att sedan lätt kunna ta fram samma filter igen och på så sätt underlätta arbetet.

Vill man flytta om ordningen bland kolumnerna görs detta genom att dra i kolumnhuvudet och släppa den där den ska vara. Vill man ta fram eller dölja kolumner, görs detta via Kugghjuls-ikonen uppe till höger, där man i listan markerar de kolumner som ska visas eller avmarkerar de som inte ska visas.

Gör så här:

Ange t ex filter på Affärsenhet, Kund, Bokföringsdatum och Status
Klicka på knappen Ladda för att läsa fram posterna.

Ytterligare filter kan nu anges i den s.k filterraden för att minska resultatet.
Avancerade filter kommer man åt genom att klicka på Pil ner-ikonen för respektive kolumn

Vill man se hur en faktura är konterad, markerar man fakturan, och därefter klickar på Öppna-ikonen i fältet Verifikationsnummer.
På samma sätt kan man även komma till kundregistret via kolumen Kund.

Viss reskontrainformation går att ändra härifrån, t ex förfallodatum, spärra för ränta eller ändra förfallodatum, genom att markera aktuell faktura och sedan klicka på knappen Redigera.

Klicka på Spara.

Export till Excel:
Det går enkelt att kopiera data till Excel genom att markera de rader som ska kopieras och klicka på knappen
Exportera till Excel, eller högerklicka och välja Export till Excel eller Export till Excel med rubrik.

Sök kundfaktura

Välj Försäljning-Sök-Kundfakturor för att söka fram fakturor utifrån olika sökkriterier.

Genom att ange olika filter och parametrar får man fram de kundfakturor som matchar de filter som angivits.

Ytterligare filter, och Avancerade filter, kan nu anges i den s.k filterraden överst i formuläret för att minska resultatet ytterligare. Avancerade filter kommer man åt genom att klicka på Pil ner-ikonen för respektive kolumn. Det går att filtrerar på samtliga kolumner som finns synliga.

Filter, som görs på filterraden, kan sparas via Förstoringsglas-ikonen upp till vänster.
Detta för att sedan lätt kunna ta fram samma filter igen och på så sätt underlätta arbetet.

Vill man flytta om ordningen bland kolumnerna görs detta genom att dra i kolumnhuvudet och släppa den där den ska vara.

Vill man ta fram eller dölja kolumner, görs detta via Kugghjuls-ikonen uppe till höger, där man i listan markerar de kolumner som ska visas eller avmarkerar de som inte ska visas.

Notera! Härifrån kan även utskrivna fakturor, med status Utskriven, skrivas ut på nytt om kunden vill ha ett original.

Gör så här:

Alla fakturor läses först fram.

Ange filter den s.k filterraden överst i formuläret för att minska resultatet.
Avancerade filter kommer man åt genom att klicka på Pil ner-ikonen för respektive kolumn.
Det går att filtrera på samtliga kolumner som finns synliga.

Ange t ex betalningsstatus, kund, fakturadatum, fakturanummer osv.

Faktura som har status Utskriven kan skrivas ut på nytt.
Markera aktuell faktura och klicka på Skriv ut alt klicka på Återskapa e-faktura fil.

Export till Excel:
Det går enkelt att kopiera data till Excel genom att markera de rader som ska kopieras och klicka på knappen
Exportera till Excel, eller högerklicka och välja Export till Excel eller Export till Excel med rubrik.

Påminnelser

Välj Försäljning-Påminnelser-Skapa påminnelser för att skapa förslag till påminnelser till kunder med förfallna fakturor.

Påminnelser har, precis som fakturorna, tre statusar Skapad, Godkänd och Utskriven som de måste gå igenom.
Innan nästa påminnelsekörning krävs det att samtliga skapade, eller godkända, påminnelseposter har behandlas för föregående körning innan man kan påbörja körningen.

Påminnelserna skapas i enlighet med de påminnelsekoder som kopplats till kunderna.
Påminnelsekoderna registreras i Försäljning-Register-Påminnelser och därefter kopplas de till kunderna i Försäljning-Register-Kunder.

Vid godkännande av påminnelseförslaget kan man välja att Beräkna ränta så kommer en upplupen ränta att beräknas på respektive post och skrivas ut på påminnelsen, Ingen räntepost kommer dock skapas.

Gör så här:

Välj Skapa påminnelser.

Fyll i Påminnelsedatum, t o m vilket datum påminnelser skall skapas.
Välj Affärsenhet och eventuellt kund eller reskontraserie

Tryck på Ladda.

De påminnelseposter som inte ska godkännas, markeras och sedan klickar man på minus(-) ikonen i slutet av varje rad.

Klicka på Spara.

Nu hamnar påminnelseposterna i Godkänn påminnelser för vidare kontroll och behandling.

Välj Godkänn påminnelser.

Samtliga påminnelseposter från Skapa påminnelser listas.
Ska alla godkännas klickar man enklast på knappen Välj alla, annars markeras enskilda påminnelser.
Använd Ctrl-knappen för att kunna markera flera om de inte är i ett intervall.

De påminnelser man inte vill godkänna och sen skriva ut raderas.
Markera aktuella påminnelser och klicka på knappen Radera.
Det finns två val:
Ta bort påminnelser – Påminnelsen tas bort från denna körning och kommer med vid nästa körning.
Ta bort påminnelser och lås- Påminnelse tas bort från körning och spärras samtidigt för påminnelser i reskontran.

Klicka på Godkänn för att godkänna och skriva ut.

Fyll i Datum för godkännande.
Klicka på Godkänn.

Välj Skriv ut påminnelser.

Klicka på Välj alla eller markera de som skall skrivas ut.
Klicka på Skriv ut, och välj Skriv ut alla eller Skriv ut valda.

Ange fakturamall för utskriften
Ange BG och PG
Ange till vilken Destination utskriften ska ske, t ex Skrivare.

Markera Uppdatera status till Utskriven så att påminnelserna får status Utskriven
Det går bara att uppdatera om utskrift sker till skrivare.

Klicka på Skriv ut.

Inkasso

Har inkasso kopplats för den/de använda påminnelsekoderna så kan det, för de faktuor som uppnått max antal påminnelser och nu istället Inkassostatus, ha hamnat inkassoposter under fliken Skapa inkassofil.

För dessa kan nu fil skapas, genom att ange sökväg till fil och fylla in NAV och kundnummer hos Inkassobolaget.
Klicka på knappen Skapa fil

Gå sedan till fliken Skriv ut inkassofil för att skriva ut rapport över de inkassoposter som skickats i filen.

Avstämning

Välj Rapportering-Utskriftscentral för att ta ut rapporter för avstämning mellan huvudbok och kundreskontran.

För att stämma av huvudboken mot reskontran kan man använda rapporterna Saldobalans och Kundreskontra, obetalda i Rapportering-Utskriftscentralen.
Tänk på att alla konton för leverantörsskulder skall tas med vid en avstämning.

Saldobalans (Redovisning-Dagliga rapporter)

Kundreskontra, obetalda (Kundreskontra-Avstämning)

Avstämning post för post

Välj Försäljning-Avstämning för att göra avstämning av kundreskontran mot huvudboken post för post.

Control Edge kommer jämföra och presentera, för vald affärsenhet och skuldkonton, de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som huvudboken.

Genom att klicka på Öppna-ikonen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer kan man se detaljer om fakturan och verifikationen för att vidare kunna analysera felet.

Det går att markera poster som avstämda, i kolumnen Avstämt, kommer inte gamla redan korrigerade fel fram. Det går att läsa fram de avstämda posterna igen genom att ta bort markeringen i Inkludera redan avstämda poster innan man klickar på Ladda.

Koppla om faktura till ny verifikation

Välj Försäljning-Sök-Kundreskontra för att koppla om en faktura till en ny och annan verifikation.

Detta är bra vid t ex ombokning i huvudboken relaterat till en faktura, som gjorts i ny verifikation, att då kunna
välja att koppla om en faktura till en annan verifikation.

Man söker alltså fram fakturan, markerar själva huvudposten, och klickar på Redigera.

Här finns nu uppgift aktuell, och kopplad verifikation, i fältet Kopplad verifikation och som då är möjligt att ändra
om man har rätt behörighet.

För att kunna göra detta krävs det att användaren har rättigheten Admin på Redigera kundreskontra.

Viktigt är, för den här typen av omkoppling, är att se till så att Ägartyp och Skapat av på den nya verifikationen är
korrekt så därför får man ett meddelande om detta när man sparar nya kopplingen.

Makulera fakturor

Välj Försäljning-Operationer-Makulera kundreskontraposter för att makulera fakturor.

Vid makulering kommer reskontraposten att finnas kvar i reskontran med en SB-post i, röd text, samt texten *MAKULERAD* i fältet Anteckningar.

Den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med makuleringen så att inte differens uppstår mellan reskontra och huvudbok.

Gör så här:

Välj filter genom att tex ange kund-ID, löpnummer eller bokföringsdatum

Markera den, eller de, fakturor som ska makuleras
Ange Bokföringsdatum för makuleringen

Klicka på Utför.

Radera fakturor

Välj Försäljnng-Operationer-Radera kundreskontraposter för att radera en faktura.

När man raderar en reskontrapost kommer reskontraposten att tas bort från reskontran och den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med att man raderar fakturan.

Tips
Se till att skriva ut en Löpnummerlista från Utskriftscentralen för de fakturor som ska raderas, innan man raderar, för att ha som underlag för de ”glapp” som blir i serien där dessa löpnummer/fakturanummer försvinner.

Vi rekommenderar att endast utföra denna operation om man kan göra det med samma bokföringsdatum som ursprunget.
Konsekvensen blir här att reskontraposten raderas och avstämning kan bli svår mellan huvudbok och reskontra om man inte raderar med samma bokföringsdatum.

Gör så här:

Välj filter genom att tex ange kund-ID, löpnummer eller bokföringsdatum

Markera den, eller de, fakturor som ska raderas
Ange Bokföringsdatum för raderingen

Klicka på Utför.

Rensa gamla och slutbetalda fakturor

Välj Försäljning-Operationer-Rensa gamla kundreskontraposter för att rensa och radera gamla och slutbetalda fakturor.

När man rensar gamla, och slutbetalda fakturor, så kommer dessa tas bort helt från reskontran.

Rekommendation är därför att ta en backup på databasen innan detta görs som kan sparas som en historik kopia och databas ifall man behöver titta på gamla uppgifter.

Gör så här:

Välj affärsenhet eller rensningen ska göras för samtliga.
I fältet Ta bort resk i t.o.m datum anges fram till vilket betaldatum som rensning ska ske.
Välj eventuell leverantör, eller samtliga.
Klicka på Ladda

Markera den, eller de, fakturor som ska rensas bort

Klicka på Utför.

Inbetalningar

Välj Försäljning- Registrera betalningar för att registrera kundfakturor som betalda.

Vid betalning uppdateras Reskontran med en betalningspost samt Redovisningen med ett betalningsverifikat.
Det blir en verifikation per betald faktura.

1. Inbetalningar via Visma Net Autopay

Återrapportering av kundfakturor sker automatiskt, om man inte i systeminställningarna
markerat Manuellt flöde.
Det innebär att fakturorna automatiskt blir betalda i reskontra och huvudbok, när banken
har utfört betalningarna och skickat informationen till Visma .net Autopay, och man får istället
jobba med avvikelsehantering för de fakturor som inte kan matchas.

Avvikelsehantering- Avvikelser, t ex om en faktura inte kan matchas pga för lite betalningsinformation,
presenteras på startsidan i Control Edge i rutan för Meddelande.

Klicka på länken på startsidan för att komma till den delen i betalningsflödet,
Försäljning-Registrera betalningar-Inbetalning via Autopay, där omatchade inbetalningar visas.

Här kan filter anges för affärsenhet och betaldatum innan man klickar på Ladda.
De poster som eventuellt inte blivit matchade kan man få mera information om genom att klicka på Öppna-ikonen,, längst ut till höger på raden.
När rätt löpnummer hittas anges detta i fältet Löpnummer. Fakturan läses in och matchas.
Klicka på Spara när alla fakturor är matchade.
Beloppet stäms av mot underlag från banken i kolumnen Belopp från fil.

Innan en faktura sparas, vid avvikelsehantering, kan en förhandgranskning göras av hur den kommer att
sparas i reskontra och huvudbok.
Markera posten och klicka på knappen Förhandsgranska.
Nu visas ett fönster med två flikar, Reskontra och Verifikation, där man kan se hur fakturan
kommer bokföras.

2. Bokföra Inbetalning som inte kommit via Autopay

Gör så här:

Välj Försäljning-registrera betalningar

Markera Inbetalning utan fil.
Ange Bokföringsdatum och Betalningssätt som gäller för inbetalningarna.

Ange ev ytterligare filter, t ex affärsenehet, förfallodatum eller kund samt ytterligare filter under Visa fler filter.

I fältet Buntsumma kan man ange summan av de betalningar som ska registreras. Detta belopp ska sedan stämma överens med Betalt belopp.

Klicka på Ladda.

Det går också att ange inbetalda fakturor direkt i kolumnen Löpnummer i formuläret om man så önskar.

Nu laddas de obetalda fakturorna fram som matchar de urval som angivits
De fakturor som felaktigt laddats fram tas bort genom minus(-) knappen längst ut på raden.
Ska en faktura läggas till klickar man på plus(+) knappen och anger fakturanumret i kolumnen Löpnummer.

Vid en delbetalning anger man i kolumnen Belopp det faktiska belopp som betalats in och resten hamnar då automatiskt i kolumnen Rest.

Kontrollera att beloppet stämmer med underlaget från banken.

Klicka på Spara

Tips:
Vill man se hur en faktura kommer bokföras i reskontran och huvudboken markerar man fakturan och klickar på knappen Förhandsgranska

Man kommer nu automatiskt till steget Skriv ut inbetalningsjournal.

Välj Destination, skrivare eller rapportfil, för Inbetalningsjournalen.

Bocka för Uppdatera reskontraposter till utskrivna. Detta görs automatiskt om Destination är skrivare eller rapportfil. Detta ser till att de inbetalda fakturorna får status Utskriven.
Klicka på Skriv ut.

Skapa meddelandefil

Efter registrerade inbetalningar kan man, om inkassorutin finns kopplad till reskontraposterna skapa meddelandefil att skicka till inkassobolaget.
Detta görs för att meddela att inbetalning skett till företaget istället för inkassobolaget.

Gör så här:

Gå till Skapa meddelandefil

Ange NAV nummer samt Vårt kundnummer som erhållits från Inkassobolaget.
Ange filens sökväg i fältet Sökväg för utgående fil samt markera fältet Inkludera reskontraserie i fakturanummer om detta ska inkulderas. Urval kan sedan göras på affärsenhet, betaldatum samt vilket betalningssätt som ev ska exkluderas bland de poster som laddas fram.

Det betalningssätt som vanligtvis exkluderas här är det betalningsätt som inkassobolaget skickar in sina betalningsfiler för. Dvs redovisar de fakturor som de fått in betalningar för och som då registreras som betalda i Control Edge.

______________________________________________________________________________________________________________________

Matchning Debet/Kredit fakturor

Välj Försäljning- Registrera betalningar för att matcha debet och kredit fakturor.
Markera Matcha Debet- och Kredit fakturor och bocka i För kunder för att få Control Edge att ladda fram de kunder som har minst en obetald kreditfaktura och minst en obetald debetfaktura att matcha mot varandra.

Markera Matcha Debet- och Kredit fakturor och bocka i Med saldo noll för att få Control Edge att ladda fram de kunder som har obetalda debet och kreditfakturor med samma belopp så att kundens totala reskontrasaldo är noll.

Tips! Använd ett eget betalningssätt, t ex MATCH, kopplat till ett avräkningskonto rekommenderas för detta

Gör så här:

Välj Registrera betalningar

Markera Inbetalning utan fil.
Ange Bokföringsdatum och Betalningssätt som gäller för inbetalningarna.

Ange ev ytterligare filter, t ex affärsenhet eller kund.

Klicka på Ladda.

Kontrollera fakturorna och gör ev korrigeringar.
Om man t ex läst fram med valet, För kunder, så kan man behöva justera beloppet för en debetfaktura att överensstämma med beloppet för en kreditfaktura för att på så sätt använda kreditfakturan att delbetala debetfakturan.

Innan man sparar ska man kontrollera så att Betalt belopp i huvudet är noll. Detta innebär att man har matchat lika mycket i debet som i kredit.
Klicka på Spara.

Räntefakturor

Välj Försäljning-Räntefakturering för att skapa förslag till räntefakturor.

Om Alla med betalning är markerat i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar kommer räntefakturor att skapas vid del- och slutbetalningar.
Inställningen Endast fullt betalda skapar ränteposter endast för slutbetalda fakturor.
I Systeminställningarna anger man även vilka beloppsgränser som skall gälla vid skapande av ränteposter och räntefakturor.

Gör så här:

Välj Skapa räntor.

Ange Räntedatum, dvs tom det datum som ränta ska beräknas. Dagens datum föreslås automatiskt.
Ange ev filter, t ex Affärsenhet eller Reskontraserie.

Klicka på Ladda

Ett förslag på ränteposter laddas nu fram. Dessa måste sparas för att skapas och kunna gå vidare i flödet för att sedan Godkännas. Ska någon räntepost inte tas med från förslag tas det bort via minus(-) knappen längst ut på aktuell rad.

Klicka på Spara.

Välj Godkänn räntor

Ränteposterna är nu skapade och ska godkännas.
Är det någon post som i detta läge ändå inte ska godkännas, markerar man fakturan och klickar på Radera.

Här finns det två val, Radera tillfälligt eller Radera permanent.
Tillfälligt betyder att den raderas och kan skapas om vid nästa räntekörning, medan permament betyder att posten raderas och spärras för ränta.

Markera de poster som ska godkännas och klicka på Godkänn.
Ange datum för Godkännande och klicka på OK.

Control Edge meddelar nu att räntefakturor har skapats samt att de finns i flödet Fakturering-Bokför fakturor och om detta flöde ska öppnas. Preliminära räntefakturor är nu skapade och dessa måste nu bokföras och skrivas ut enligt det vanliga flödet.