Inköp

Inställningar

Systeminställningar/Reskontra och anläggning inställningar

Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-Reskontra och anläggning inställningar för att ange de inställningar som skall gälla för Control Edge Reskontra.

Differens leverantörsreskontra Ange belopp för att få Control Edge att automatiskt boka bort differenser för reskontraposter vid betalning.

Respitdagar Ange hur många dagars respit som ges på kundreskontraposter innan påminnelser kan börja skapas.

Använd numeriskt ID för leverantör Bocka för om leverantörer ska numreras utifrån en löpnummerserie. Startnummer föreslås till 1 om inget annat anges Det vanligaste är dock att man använder leverantörens bank- eller plusgiro som ID och då ska ingen bock finnas här

Använd bankdagar Bocka för om bankdagar användas, dvs att Control ska kontrollera förfallodatum mot kalender för att förhindra att förfallodatum infaller på en helgdag.

Bankdagar bakåt Markeras detta kommer Control Edge föreslå första icke helgdag före ursprungligt förfallodatum.

Använd betalningsförslag För att kunna skapa poster med status Betalningsförslag, innan betalningsposter kan skapas, som ett extra kontrollsteg i betalningsflödet.

Urspr. fakturanummer/affärsenhet Markeras detta kommer Control Edge att kontrollera användning av samma ursprungliga fakturanummer på en leverantör per affärsenhet.

Fast kurs Markeras denna ruta får man vid nyupplägg av en kund/leverantör en bock i Fast kurs för betalningar under fliken Betalningar. Detta val markeras om Du vill att kursen normalt sett skall vara fast vid betalning av kund/leverantörsreskontraposter. Normalt ska detta fält inte vara markerat eftersom det medför att inga kursdifferenser beräknas i kund/leverantörseskontran.

Det kan vara bra att under fliken Allmänna systeminställningar aktivera kontroll av bl. a Bankkonto och Leverantörs-ID för att kontrollera alla bank- och plusgironummer vid uppläggning av ny leverantör.

Kalender

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att aktivera kalendern.

Om man i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar markerat Använd bankdagar kommer leverantörsfakturor ej att bokas med förfallodatum på en dag som är markerad som helgdag i kalendern. Har Bankdagar bakåt markerats i Systeminställningarna så kommer förfallodatum läggas till dagen innan den helgdagen, annars hamnar förfallodatum på dagen efter den dagen.

Gör så här:

Markera aktuellt år i listan över upplagda år för vilken kalender ska importeras. Klicka på knappen Importera kalender.

Control Edge importerar nu kalender där lördagar och söndagar automatiskt blir helgdagar. Utöver detta listas de övriga helgdagarna, t ex nyårsafton, nyårsdagen osv. Dessa kan tas bort genom att klicka på minus(-) knappen på raden. Ska en helgdag läggas till klickar man på sista plus(+) knappen för att på så sätt kunna ange datum och namn för helgdagen. Klicka på OK för att spara kalendern

Reskontraserier

Välj Inköp-Register-Reskontraserier för att lägga upp olika nummerserier för leverantörsreskontran.

Reskontraserierna bör tillhöra en affärsenhet för att förhindra att fakturor bokas på fel reskontraserie i de olika bolagen samt att få en obruten nummerserie per bolag.

Flera reskontraserier ger möjlighet åt flera användare att registrera samtidigt utan att ta nummer från varandra. På så vis kan t ex två användare ankomstregistrera i var sin reskontra- och verifikationsserie utan att störa varandra i nummerserierna. Dessa serier kopplas till respektive användare under Inställningar-Systeminställningar-Användare så att programmet alltid föreslår rätt serie.

Gör så här: Klicka på knappen Ny för att lägga upp en reskontraserie. Ange ett ID och namn för serien samt vilken affärsenhet som den ska användas för .

Nästa nummer föreslås automtaiskt till 1. Nytt nummer, tex vid årsskiften, kan ställas in genom att ange detta i fältet Nytt nummer samt från vilket datum detta ska gälla i fältet Ändra nummer.

Klicka på Spara.

Betalningsvillkor

Välj Inställningar-Betalningar-Betalningsvillkor för att lägga upp betalningsvillkor

De olika betalningsvillkoren kopplas sedan till leverantörerna i Inköp-Register -Leverantörer.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt betalningsvillkor. Ange ett ID och namn för betalningsvillkoret. Ange antal dagar som betalningsvillkoret innefattar i fältet Antal dagar. Övriga fält används för modulen Försäljning.

Klicka på Spara.

I Control Edge kan används betalningstjänsten Visma .Net Autopay. Denna betalningstjänst kan automatisera

Betalningssätt Visma .Net Autopay

Under Inställningar-Betalningar-Betalningssätt finns det betalningssätt**, VOP**, Visma Outgoing Payments, som används för betalningstjänsten Visma .Net Autopay.

Denna betalningstjänst automatiserar betalningar både gällande skapa betalningar och återrapportering. Denna betalningstjänst är därför kopplat till ett särskilt betalningssätt ,VOP*,* och den tjänsten måste aktiveras separat. Aktivering av tjänsten, samt parametersättning, beskrivs i särskild dokumentation.

Betalningssättet VOP läggs upp i samband med aktivering av betalningstjänsten. Koppling av betalningsrutin, eller parametrar, är inte aktuellt för betalningssättet VOP eftersom detta finns inbyggt i tjänsten.

De parametrar som däremot behövs anges under Inställningar-Betalningar-Autopay.

Gör så här:

Välj Inställningar-Betalningar-Autopay.

Koppla de adressfält som gäller för affärsenheterna, leverantörerna samt bank så att samtliga adresser följer med betalningsposterna. Adressfältet ska motsvara de adressfält som används på affärsenhet, leverantör och bank, det finns alltså ingen mall hur dessa ska fyllas i,

Banktyp för Plusgirobetalningar Här kan man ange banktypen, t ex BG, som används för bankgirobetalningar så att man inte behöver ändra till VOP på samtliga leverantörer med bankgiro.

Banktyp för Bankgirobetalningar Här kan man ange banktypen, t ex BG, som används för bankgirobetalningar så att man inte behöver ändra till VOP på samtliga leverantörer med bankgiro.

Banktyp för Kontoinsättningar Kontoinsättningar måste ha en egen banktyp, t ex BBAN, så finns inte detta måste det läggas upp och kopplas till de leverantörer som har bankkonto.

Standardvaluta Alla betalningar måste ha valutakod, så för inhemska om valuta inte används kan man sätta en standardvaluta.

Manuellt flöde Bocka för om återrapportering inte ska ske automatiskt utan manuellt.

Banktyper

Välj Inställningar-Systeminställningar-Grupper för att lägga upp olika banktyper för leverantörsutbetalningar.

Banktyperna kopplas sedan till de olika betalningsvägar, betalningssätt, som klienten och leverantören ska kunna använda i Inställningar-Affärsenheter respektive Inköp-Register-Leverantörer vid hantering av betalningar via fil. En bra tumregel är att man här ska lägga samma banktyper som för de betalningssätt som man ska skicka betalningsfiler för. Dvs, för de betalningssätt som har en betalningsrutin kopplad bör motsvarande banktyp läggas upp.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att lägga till en banktyp.

Ange ett ID och namn för banktypen. Kategori ska vara Kunder/Leverantörer Grupptyp ska vara Banktyp.

Klicka på Spara.

Signaturer

Välj Inställningar-Reskontra-Signaturer för att lägga upp olika signaturer.

Detta är definitioner av personer som på något sätt är involverade i arbetet med Försäljnings- eller Inköpsmodulen såsom t ex de som är handläggare eller attestskyldiga av leverantörsfakturor o.s.v. Dessa personer behöver inte vara användare av Control Edge.

Signaturerna läggs upp med olika behörigheter/typer som attestanter, handläggare, kreditansvariga och anläggningsansvariga. Dessa kan sedan kopplas till leverantörerna i Inköp-Register-Leverantörer eller direkt på leverantörsfakturorna som ansvarig attestant**.** Detta görs då under Inköp-Leverantörsreskontra och flikarna Ankomtregistrering eller Defintivbokning.

Gör så här:

Klicka på knappen Ny för att lägga upp en ny signatur.

Ange ett ID samt namn för signaturen. Bocka för i fältet Typ vilka behörigheter signaturen ska ha. För att anges som attestant på en leverantörsfaktura ska typen Attest väljas.

Klicka på Spara.

Obligatoriska fält

Välj Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält för att ange de fält som ska vara obligatoriska vid registrering av leverantörer.

Man markerar vilka fält i leverantörsregistret som skall vara obligatoriska, dvs man kommer inte kunna spara en leverantör i Inköp-Register-Leverantörer utan att dessa fält är ifyllda. Kontrollen av obligatoriska fält sker när man sparar leverantören.

Gör så här:

Klicka på fliken Leverantör för att markera obligatoriska fält. Bocka för de fält som ska vara obligatoriska för Adress, Inställningar samt Info.

Klicka på Spara.

Leverantörsregister

I detta avsnitt skall vi gå igenom hur man registrera leverantörer i leverantörsregistret i Control Edge.

Registrera Leverantörsmall

Välj Inköp-Register-Leverantörer för att registrera en leverantörsmall.

För att underlätta registrering av leverantörer, samt markera vilka fält som bör fyllas i, kan man registrera en mall att använda vid upplägg av leverantörer. I mallen fyller man i de uppgifter som är standard för de flesta leverantörer.

Gör så här:

Ange ett ID och Namn för mallen. I fältet Typ anger man värdet Mall.

Markera de fält som bör fyllas igenom att ange standardvärden i fälten eller liknande. För t ex fälten betalningssätt, skuldkonto anger man standardvärden i mallen för att slippa ange dem varje gång.

Gå igenom samtliga flikar, särskilt då Leverantörsinformation, Betalningar och Inställningar.

Klicka på Spara.

När en mall ska användas hämtar man aktuell mall från fältet Typ, innan man påbörjar registrering, så att standardvärdena från mallen läses in.

Registrera Leverantör

Välj Inköp-Register-Leverantörer för att för att registrera eller uppdatera leverantör.

När man lägger upp en ny leverantör, kan du välja att basera den på en mall för att underlätta registreringen. Använder man inte en mall måste samtliga uppgifter fyllas i för varje leverantör.

Vid inmatning sker kontroll mot inställningar av obligatoriska fält under Inställningar-Systeminställningar- Obligatoriska fält.

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera en ny leverantör. Välj den önskade mallen i fältet Mall så informationen från mallen läses in.

Ange ett ID och skriv in leverantörens namn samt ersätt de från mallen markerade fälten med information för leverantören. Fliken Leverantörsinformation är för allmänna uppgifter såsom namn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer,antal anställda, GLN samt adress och telefon.

Fliken Banker används för att registrera leverantörens kontoinformation, t ex bank-eller plusgirokonto.

Fliken Betalningar används för att registrera betalningssätt , betalningsvillkor och attestant t ex.

Fliken Inställningar används för att registrera skuld-och kostnadskonto, valuta och objekt tex .
Klicka på Spara.

Tips! I leverantörsregistret kan man ändra Adressradernas benämningar, så att det t ex står Box, Postnr och Ort istället för Adress1, Adress2 osv. Detta görs under Inställningar-Typer-Grupptyper och filtrera på Grupptyp-ID Saddress1 tom Saddress8. Markera de adressfält som ska ändras och klicka på Redigera för att byta namn

Attestera/Godkänna ny leverantör

Välj Inköp-Register-Leverantörer för att för att registrera en ny leverantör för attest innan den används.

Detta betyder att leverantören först är preliminär när den sparas, och kan inte användas, tills tilldelad attestant har attesterat den via tjänsten Visma .net Approval.

För detta krävs en tilläggslicens för Visma .net Approval, samt att man därefter markerat under Inställningar- Systeminställningar-Systeminställningar vilket register som ska godkännas/attesteras. Detta markeras under Godkänn register med Visma Approval.

För övrigt registreras leverantören på vanligt sätt, se avsnitt Registrera Leverantör. Observera dock att för att få med bankinformation till Visma. Net Approval så måste aktuell bank markeras som Standardbank på leverantören under fliken Banker. När man sparar leverantören kommer en ruta upp där man får ange attestant samt ev kommentar/meddelande till attestanten.

När man klickar på Skicka så sparas och sänds leverantören elektroniskt till attestanten för godkännande. Attestanten får ett mail om nytt ärende och loggar därefter in i tjänsten Visma .net Approval för att godkänna.

Inne i Visma .net Approval ser attestanten de ärenden som ligger för behandling. För att hantera ett ärende klickar man på en rad och information om leverantören visas. Efter granskning klickar man antingen på Godkänn eller Avvisa.

Eventuell kommentar kan registreras. Meddelande är tvingande om man avvisar. Klicka på Utför

De leverantörer som skickats för attest, och då är preliminära, visas under Inköp-Register-Leverantörer och knappen Visa preliminära.

De leverantörer som godkänns försvinner automatiskt härifrån och blir aktiva. De som avvisas stannar kvar här med status Avvisad och måste redigeras innan den kan skickas ut igen för attest och godkännande. Till hjälp är, vad som ska ändras, ser man då i kolumnen Kommentar eftersom detta är tvingande om man avvisar.

Gör så här:

Välj Inköp-Register-Leverantörer för att för att registrera en leverantör. Registrera leverantören som vanligt enligt avsnittet Registrera leverantör.

OBS! För att få med bankinformation till Visma. Net Approval så måste aktuell bank markeras som Standardbank på leverantören under fliken Banker.

Klicka på Spara. Man får nu välja den anvädare som ska attestera leverantören. Skriv eventuell kommentar till attestanten.

Klicka på Skicka.

Attestera/Godkänna leverantörsförändringar

Välj Inköp-Register-Leverantörer för att för att ändra en uppgift på en redan befintlig leverantör.

Använder man funktionen, Attest av leverantör, så innefattar det både upplägg av nya leverantörer men även leverantörsförändringar.

De fält som kräver attest vid ändring är samma fält som man satt upp som obligatoriska fält för registrering av leverantörer, under Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält.

När ändringarna har registrerats kommer leverantören få status preliminär, vilket förhindrar att man t ex kan registrera nya fakturor, tills den har attesterats av tilldelad attestant .
När man klickar på Skicka så sparas och sänds leverantören elektroniskt till attestanten för godkännande. Attestanten får ett mail om nytt ärende och loggar därefter in i tjänsten Visma .net Approval för att godkänna.

Inne i Visma .net Approval ser attestanten de ärenden som ligger för behandling. För att hantera ett ärende klickar man på en rad och information om leverantören visas. Efter granskning klickar man antingen på Godkänn eller Avvisa.

Eventuell kommentar kan registreras. Meddelande är tvingande om man avvisar. Klicka på Utför

De leverantörer som skickats för attest, och då är preliminära, visas under Inköp-Register-Leverantörer och knappen Visa preliminära. De leverantörer som godkänns försvinner automatiskt härifrån och blir aktiva. De som avvisas stannar kvar här med status Avvisad och måste redigeras innan den kan skickas ut igen för attest och godkännande.

Gör så här:

Välj Inköp-Register-Leverantörer för att för att registrera en leverantör. Registrera leverantören som vanligt enligt avsnittet Registrera leverantör.

OBS! För att få med bankinformation till Visma. Net Approval så måste aktuell bank markeras som Standardbank på leverantören under fliken Banker.

Klicka på Spara. Man får nu välja den anvädare som ska attestera leverantören. Skriv eventuell kommentar till attestanten.

Klicka på Skicka.

Leverantörsöversikt

Välj Inköp-Register-Leverantörer och markera aktuell leverantör.

Översikten är två dialoger där den ena visar en samlad leverantörsinformation med ett urval av leverantörsfält, statistik per månad för valt år och valuta, samt en andra dialog som visas obetalda fakturor.

Gör så här:

Markera aktuell leverantör och klicka på Redigera. Klicka på knappen Fler Åtgärder och välj Leverantörsstatistik.

Fyll i aktuellt år i fältet År samt eventuell valuta i fältet Valuta. Klicka på knappen Ladda för att få en sammanställning per månad.

För att se en sammanställning av obetalda fakturor klicka på knappen Fler Åtgärder och välj Obetalda fakturor

Leverantörsfakturaflödet

Se separat dokumentation för Control Edge Invoice Manager.

Avstämning och kontroll

Sök i leverantörsreskontran

Välj Inköp-Sök-Leverantörsreskontra för att söka i leverantörsreskontran direkt på skärmen.

Genom att ange olika filter och parametrar får man fram de reskontraposter som matchar de filter man har angivit.

Gör så här:

Ange t ex filter på affärsenhet, Leverantör , Bokföringsdatum och Status Klicka på knappen Ladda för att läsa fram posterna.

Ytterligare filter, och avancerade filter, kan nu anges i den s.k filterrader överst i formuläret för att minska resultatet ytterligare. Avancerade filter kommer man åt genom att klicka på Pil ner-ikonen för respektive kolumn. Det går att filterar på samtliga kolumner som finns synliga.

Viss reskontrainformation går att ändra härifrån, t ex spärra en faktura för betalning eller ändra förfallodatum, genom att markera en faktura och sedan klicka på knappen Redigera.

Klicka på Spara

Vill man se hur en faktura är konterad, markerar man fakturan, och därefter klickar på Öppna-ikonen i fältet Verifikationsnummer.

Vill man flytta om ordningen bland kolumnerna gör man detta genom att dra i kolumnhuvudet och släppa den där den ska vara. Dölja, och ta fram kolumner ,gör man via Kugghjuls-ikonen uppe till höger.

Filter, som skapas på filterraden, kan sparas via Förstoringsglas-ikonen upp till vänster. Detta för att sedan lätt kunna ta fram samma filter igen och på så sätt underlätta arbetet.

Koppla om faktura till ny verifikation

Välj Inköp**-Sök-Leverantörsreskontra** för att koppla om en faktura till en ny och annan verifikation.

Detta är bra vid t ex ombokning i huvudboken relaterat till en faktura, som gjorts i ny verifikation, att då kunna välja att koppla om en faktura till en annan verifikation.

Man söker alltså fram fakturan, markerar själva huvudposten, och klickar på Redigera.

Här finns nu uppgift aktuell, och kopplad verifikation, i fältet Kopplad verifikation och som då är möjligt att ändra om man har rätt behörighet.

För att kunna göra detta krävs det att användaren har rättigheten Admin på Redigera leverantörsreskontra.

Viktigt är, för den här typen av omkoppling, är att se till så att Ägartyp och Skapat av på den nya verifikationen är korrekt så därför får man ett meddelande om detta när man sparar nya kopplingen.

Makulera fakturor

Välj Inköp-Operationer-Makulera lev.reskontraposter för att makulera definitivbokade fakturor.

Vid makulering kommer reskontraposten att finnas kvar i reskontran med en SB-post i, röd text, samt texten *MAKULERAD* i fältet Anteckningar.

Den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med makuleringen så att inte differens uppstår mellan reskontra och huvudbok.

Gör så här:

Markera den, eller de, fakturor som ska makuleras Ange Bokföringsdatumet för makuleringen

Klicka på Utför.

Radera fakturor

Välj Inköp-Operationer-Radera lev.reskontraposter för att radera ankomstregistrerade och definitivbokade fakturor.

När man raderar en reskontrapost kommer reskontraposten att tas bort från reskontran och den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med att man raderar fakturan.

Tips Se till att skriva ut en Löpnummerlista från Utskriftscentralen för de fakturor som ska raderas, innan man raderar, för att ha som underlag för de ”glapp” som blir i serien där dessa löpnummer/fakturanummer försvinner.

Vi rekommenderar att endast utföra denna operation om man kan göra det med samma bokföringsdatum som ursprunget. Konsekvensen blir här att reskontraposten raderas och avstämning kan bli svår mellan huvudbok och reskontra om man inte raderar med samma bokföringsdatum.

Gör så här:

Välj status på fakturorna, Ankomstregistrerade, Definitivbokade eller Båda Klicka på Ladda

Markera den, eller de, fakturor som ska raderas Ange Bokföringsdatumet för raderingen

Klicka på Utför.

Rensa gamla och slutbetalda fakturor

Välj Inköp-Operationer-Rensa gamla leverantörsreskontraposter för att rensa och radera gamla och slutbetalda fakturor*.*

När man rensar gamla, och slutbetalda fakturor, så kommer dessa tas bort helt från reskontran. Rekommendation är därför att ta en backup på databasen innan detta görs som kan sparas som en historik kopia och databas ifall man behöver titta på gamla uppgifter.

Gör så här:

Välj affärsenhet eller rensningen ska göras för samtliga. I fältet Ta bort resk i t.o.m datum anges fram till vilket betaldatum som rensning ska ske. Välj eventuell leverantör, eller samtliga. Klicka på Ladda

Markera den, eller de, fakturor som ska rensas bort

Klicka på Utför.

Avstämning

Välj Rapportering-Utskriftscentral för att ta ut rapporter för avstämning.

För att stämma av huvudboken mot reskontran kan man använda rapporterna Saldobalans och Leverantörsreskontra, obetalda i Rapportering-Utskriftscentralen. Tänk på att alla konton för leverantörsskulder skall tas med vid en avstämning.

**Saldobalans (**Redovisning-Dagliga rapporter)

Leverantörsreskontra, obetalda (Leverantörsreskontra-Avstämning)

Avstämning post för post

Välj Inköp-Avstämning för att göra avstämning av leverantörsreskontra mot huvudboken post för post.

Control Edge kommer jämföra och presentera, för vald affärsenhet och skuldkonton, de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som huvudboken.

Genom att klicka på Öppna-ikonen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer kan man se detaljer om fakturan och verifikationen för att vidare kunna analysera felet.

Det går att markera poster som avstämda, i kolumnen Avstämt, kommer inte gamla redan korrigerade fel fram. Det går att läsa fram de avstämda posterna igen genom att ta bort markeringen i Inkludera redan avstämda poster innan man klickar på Ladda.

Utbetalningar

Utbetalningar via Visma Net Autopay

Välj Inköp-Skapa betalningar för att skapa betalningsposter och skicka betalning.

Flödet Skapa betalningar följer 3, eller 4 steg, från att ta fram fakturor som ska betalas ända till att skicka betalningen. Stegen är Betalningsförslag, Förbered betalning, Skapa betalningar och Skriv ut Betalningsorder.

Det första steget, Betalningsförslag, är bara synligt om man använder funktionen Använd betalningsförslag under Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar. Om betalningsförslag används börjar man med att skapa ett betalningsförslag i steget Betalningsförslag. Detta betalningsförslag skrivs också ut i samma steg, som en rapport för vidare kontroll, när man sparar betalningsförslaget.

Om man inte använder funktionen Använd betalningsförslag så är detta steg inte synligt i flödet , utan då börjar man med steget Förbered betalning. Denna beskrivning utgår dock ifrån att denna funktion används, dvs att samtliga steg är synliga i flödet.

1. Skapa betalningsförslag

Välj fliken Betalningsförslag Ange Betaldatum, dvs när fakturorna tidigast kan betalas, samt om det ska vara Efter eller Exakt.

Efter betyder att fakturor som förfaller före detta datum får bokföringsdatum och betaldatum på det angivna betaldatumet, medan fakturor som förfaller fr.o.m detta datum får bokföringsdatum och betaldatum på sitt förfallodatum. Exakt betyder att alla fakturor oavsett förfallodatum betalas denna dag.

I fältet Vårt betalningssätt anges VOP, Visma Outgoing Payments, som är kopplat till betalningstjänsten Visma .Net Autopay.

Ange t ex urval på Affärsenhet samt intervall av Förfallodatum för att inte få med samtliga fakturor. Välj visa fler filter och markera matcha banker så fylls dessa i automatiskt enligt inställningar för bankmatch i systeminställningar. Klicka på Ladda.

Ska någon faktura inte betalas tas den bort genom att klicka på minus(-)knappen på den aktuella raden. Ska någon faktura delbetalas anges beloppet som ska betalas i fältet Belopp så att det blir ett belopp i kolumnen Restbelopp. Ett av summafälten Autopay att betala är för att lättare kunna se totalsumman i Visma .Net Autopay när dessa ska signeras eftersom Autopay summerar beloppen för utländskt och inhemskt.

Klicka på Spara för att spara betalningsförslaget. Notera beloppet för förslaget, samt ange Destination för utskrift av Betalningsförslaget. I detta steget har det skapats nya rader i reskontran med reskontratyp DB och status betalningsförslag. Dessa går att söka fram i inköp-sök.

Vill man automatiskt gå vidare till nästa steg Förbered betalning, om användaren har behörighet, svarar man Ja på meddelandet som nu kommer upp. Ska betalningsförslag skrivas ut, bocka för Skriv ut betalningsförslag, samt om förslaget ska grupperas på leverantör.

2. Förbered betalning

Välj fliken Förbered betalning för att ange vilka fakturor som ska betalas utifrån betalningsförslaget.

Kommer man från fliken Betalningsförslag, via att man vid utskrift av betalningsförslaget, valt att fortsätta och gå vidare till detta steg så är redan en del uppgifter ifyllda i fälten från första steget. Tex betaldatum och intervall av förfallodatum.

I fältet Vårt betalningssätt anges återigen betalningssättet för hur vi ska betala dessa fakturor. I fältet Status anges Betalningsförslag eftersom man ska ladda fram poster som nu har status Betalningsförslag som de fick i det tidigare och första steget. Även här är rekommenderat att man har matcha banker markerat under visa fler filter.

Ska någon faktura inte betalas tas den bort genom att klicka på minus(-)knappen på den aktuella raden. Denna faktura kommer då ”börja om ” i flödet, dvs komma med på nästa betalningsförslag.

Ska någon faktura delbetalas anges beloppet som ska betalas i fältet Belopp, eller Utländsk belopp, så att det blir ett belopp i kolumnen Restbelopp. För utländsk valuta ska alltid utländskt belopp ändras vid delbetalning.

Klicka på Spara för att spara betalningsposterna. DB-raderna har nu uppdaterats från status betalningsförslag till status automatbetalning.
Vill man automatiskt gå vidare till nästa steg Skapa betalning, om användaren har behörighet, svarar man Ja på frågan Fortsätt och skapa betalning?

Raderna med status automatbetalning har nu uppdaterats till Att Återrapportera i leverantörsreskontran*.* Till dessa *DB-*rader med status -Att Återrapportera finns ingen betalningsverifikation kopplad då fakturan ännu inte i praktiken är betald i Control Edge utan bara skickad för betalning.

3. Skapa betalning

Välj fliken Skapa betalning för att skapa en betalning för de betalningsposter som skapades i steget Förbered betalning.

Kommer man från fliken Förbered betalning, och valt att fortsätta och gå vidare till detta steg, är en del uppgifter förifyllda i fälten från förra steget. Tex affärsenhet och intervall av betaldatum.

I fältet Vårt betalningssätt anges återigen betalningssättet för hur fakturorna ska betalas.

Klicka på knappen Ladda. Om några ändringar görs i urvalet kontrollera att beloppet stämmer mot beloppet i det tidigare steget.

Välj Skapa betalning om beloppet stämmer, annars Avbryt för att felsöka. Dialogruta visas nu med det belopp som skapats för betalning som skickas till Visma Net Autopay. Markera “fortsätt” och skriv ut betalningsorder för att gå vidare till nästa steg för utskrift. Betalningsposterna skickas nu upp till Autopay för godkännande. Ett meddelande om att det finns betalningar att godkänna skickas ut.

4. Betalningsorder

Välj fliken Skriv ut betalningsorder för att skriva ut de poster som skapade i filen i steget Skapa fil/betalning.

Kommer man från fliken Skapa betalning, och valt att fortsätta och gå vidare till detta steg, så är redan de flesta fälten ifyllda och posterna laddas fram automatiskt.

Ange Destination för utskrift av betalningsordern Fältet Uppdatera reskontraposter till Utskriven bockas automatiskt i om destination ändras till skrivare eller rapportfil.

Att posterna ska uppdateras till Utskriven är nödvändigt för att förhindra att de kommer med på nästa Betalningsorder igen.

5. Signera betalningar i Visma .Net Autopay

Nästa steg är att nu logga in i Visma .Net Autopay för att signera och godkänna de betalposter som precis skapades i de tidigare stegen. Här visas nu de betalningsbuntar som ligger för godkännande, och signering, innan Visma .Net Autopay kan vidarebefordra dem till banken.

Klicka på Godkänn på den bunt som ska godkännas samt kontrollera dess belopp. Bunten öppnas och man ser detaljer kring vilka fakturor den innehåller. Klicka igen på Godkänn efter kontroll av betalposter.

Ange lösenord och fyll i en sexsiffrig kod som hämtas från Authenticator, klicka sedan på OK. Ska flera signera i förening, kommer nu bunten gå vidare för godkännande och signering av nästa användare.

Återrapportera betalda fakturor

1. Manuell återrapportering utan fil

För poster som av någon anledning betalats manuellt och inte skickats via Autopay utan måste slutbetalas då återrapporteringen inte kommer automatiskt via Autopay.

Gör så här:

Välj Inköp-registrera betalningar. Välj inte skickad med fil eller Autopay och Har ingen fil. Klicka på Nästa

I fältet Betaldatum anges betaldatumet enligt betalningsunderlaget från banken.
I fältet Vårt betalningssätt anges för vilken betalningsrutin som betalningen gäller.

I fältet Bokföringsdatum anger man samma datum som i fältet Betaldatum så att Control Edge kan matcha fakturor som ligger för återrapportering med detta datum. Använd det datum som betalningen är utförd på enligt bankunderlaget.

I fältet Betalningssätt för fakturor anges det betalsätt som inkluderas i betalningsrutinen. Detta motsvaras oftast av samma betalningssätt som angivits som Vårt betalningssätt. Vidare kan övriga filter anges, t ex Affärsenhet och Leverantör. Fler filter kan anges under Visa fler filter.

Klicka på Ladda

De poster som nu läses fram bör stämma med beskedet. Om det inte stämmer kan man här göra justeringar, lägga till eller stryka fakturor, samt justera fakturabelopp innan man sparar. Det går att skriva in löpnummer på rad 1 för en mer exakt träff och enstaka fakturor.

• Ska en faktura inte betalas stryker man den fakturan genom att klicka på minus (-) knappen till höger.
• Ska en faktura betalas delvis, t ex en kreditfaktura som inte dragits fullt ut, anger man beloppet som ska betalas i fältet Belopp. Ett restbelopp visas då i fältet Restbelopp.
• För utländska fakturor i annan valuta ska utländskt belopp ändras vid delbetalning, ej inhemskt. För valutadifferens ändras inhemskt belopp eller valutakursen. Säkerställ så att dessa följs åt.
• Ska en faktura läggas till, t ex en kreditfaktura som blivit dragen annan dag än först angiven till banken, klickar man på plus(+) knappen för att lägga till en ny rad. Därefter anges aktuellt löpnummer i fältet Löpnummer. Kontrollera att beloppet är rätt

När slutsumman stämmer kan man spara posterna och skriva ut betalordern vilket även är möjligt att göra utskriftscentralen utöver fliken betalorder i betalningsflödet.

Tips: Vill man se hur en faktura kommer bokföras i reskontran och huvudboken markerar man fakturan och klickar på knappen Förhandsgranska

____________________________________________________________________________

2. Återrapportering via Visma .Net Autopay

Återrapportering via Visma .Net Autopay kan ske på två sätt:

• Automatisk återrapportering

Fakturorna återrapporteras automatiskt som betalda via betalningstjänsten. Dvs inga manuella operationer behövs göras av användarna, utan alla fakturor som blivit betalda av banken blir återrapporterade i Control Edge helt automatiskt. Skulle det vara så att någon post inte blivit uppdaterad till betald (som är betald i Autopay) kan man använda sig av operationen “Uppdatera Autopay status” (Inköp-Operationer-Uppdatera Autopay status).

Det enda som måste hanteras manuellt är sk avvikelser, dvs om någon faktura av någon anledning inte blivit betald. T ex har en betalning blivit avvisad av banken kan man felsöka i inköp-sök i kolumnerna autopaystatus och autopaymeddelande. Sedan hanteras dessa poster via Inköp-Registrera betalningar-Via Autopay.

I fältet Autopay status läser man då fram dessa poster. Det finns 5 olika statusar för fel som man då får välja: Avbruten, Fel, Avbruten av bank, Nekad av bank och Betald i Autopay fel i Control Edge

• Manuell återapportering

  Vid manuell återrapportering gör man egentligen på samma sätt som återrapportering i avsnitt 1 ovan, men med den skillnaden att detta görs i bakgrunden Inköp-Registrera betalningar-Via Autopay.

  I fältet Autopay status läser man då fram de poster som har status Betald. Ange eventuella avgifter i fälten för avgifter

  Klicka på Spara.

Radera betalningsrad

Välj Inköp-Sök-Leverantörsreskontra för att kunna radera en betalningsrad ligger som återrapportering.

Att behöva göra detta kan bero på att en faktura har skickats iväg för betalning men att det i efterhand visats att den inte ska betalas av olika anledningar. Om betalningen nått banken måste den först makuleras där och därefter sen raderas i reskontran för att få samma status i Control Edge.

Gör så här:

Ange filter, t ex Leverantör och Löpnummer för att ta fram betalningsraden som ska raderas. Klicka på Ladda.

Markera den rad som har status Att återrapportera Klicka på knappen Radera betalningsrad

Klicka Ja för att bekräfta.

Betalningsraden för återrapportering är nu borttagen och ska inte fakturan betalas kan man klicka på knappen Redigera och spärra fakturan tillfälligt.

Om spärren inte sätts kommer fakturan komma med nästa gång utbetalningsfil skapas.

Utbetalningar via Visma .Net Autopay, utland

Följande inställningar måste göras både för leverantörsregistret, och betalningssätt, för att kunna skicka utlandsbetalningar via betalningstjänsten Visma .Net Autopay*.*

Först och främst måste det finnas ett avtal med aktuell bank samt licens i Control Edge gällande valuta och utbetalningar via fil .

Betalningssätt

För att skicka betalningar via Visma .Net Autopay används betalningssättet VOP, Visma Outgoing Payments. Detta betalningssätt läggs upp automatiskt vid installation och parametersättning av Visma .Net Autopay under Inställningar-Betalningar-Betalningssätt.

Inställningar kopplat till Visma .Net Autopay och VOP finns istället under Inställningar-Betalningar-Autopay.

Nedan följer register och vad som är viktigt att det finns kopplat på affärsenheter och leverantörer.

Affärsenhet

Välj Inställningar-Affärsenheter för att registrera information för affärsenheterna och Visma .Net Autopay.

Betalningssättet VOP måste finnas på affärsenheten under fliken Banker med kontonummer, dvs IBAN numret, samt Swiftadress.

Betalningskonto anges för Visma .Net Autopay på affärsenheten istället för som tidigare själva betalningssättet. Detta för att man numera då kan ha olika betalningskonton, som då är kopplade till olika konton, men att samma betalningssätt VOP ska användas för alla affärsenheter.

På fliken Affärsenhet information finns två fält, Landskod samt Autopay signeringsnyckel som ska anges. Parametersättning av Visma .Net Autopay, för Control Edge, beskrivs i separat dokumentation

Valutor

Valutor som är aktuella läggs upp i Redovisning-Register-Valutor.

Grupper

Uppgifter gällande Riksbankskod, Banktyp, Avgiftskod, Betalningsform samt Landskod registreras i registret för Grupper under Inställningar-Systeminställningar-Grupper*.*

Klicka på knappen Ny för att lägga upp dessa grupper.

Riksbankskod registreras under Kategori Kunder/Leverantörer och Grupptyp Riksbankskod Banktyp registreras under Kategori Kunder/Leverantörer och Grupptyp Banktyp Avgiftskod registreras under Kategori Reskontra och Grupptyp Avgiftskod Betalningsmetod registreras under Kategori Reskontra och Grupptyp Betalningsmetod Landskod registreras under Kategori Allmänna och Grupptyp Landskod

Uppgifterna kopplas sedan till varje leverantör som sedan tas med i filen för utlandsbetalningar. Aktuella koder för Avgiftskoder för SEPA betalningar erhålles från kundens bank.

Nedan följer 4 exempel på inställningar i Leverantörsregistret:

På varje leverantör i Inköp-Register-Leverantörer, under fliken Banker måste också bankspecifik information anges.

Adresser är väldigt viktigt att de är korrekt ifyllda, dvs att det finns adresser på de rader som är parametersatta enligt Visma .Net Autopay under Inställningar-Betalningar-Autopay.

Adresser

Under Leverantörsinformation registreras adresserna, samt övrig information, enligt angivna fält i parametersättningen för Visma .Net Autopay.

Banker

Under Banker anges leverantörens bankinformation

Klicka på Ny bank Ange Bank-ID och Banktyp till samma som betalningssättet. Ange Kontonummer och Bankens namn samt även Swiftadress och Clearingnummer

|### Betalningar | |Under Betalningar anges bla Betalningssätt, Betalningsvillkor, Riksbankskod, Betalningsmetod samt Avgiftskod. | | | |### Leverantörsinställningar | |Under Inställningar anges, Under Inställningar anges, förutom skuld-och kostnadskonto, även valuta, landskod och ev *landstatus (*inom eller utanför EU).