Matching av kreditfakturor i Autopay
Bakgrund
Företag som har gått över till bankernas nya betalningstjänster baserade på ISO20022 har inte längre möjlighet att skicka sina kreditfakturor för bevakning och automatisk hantering/kvittning då det inte längre finns stöd för det i ISO-formatet.
En kreditfaktura som ska användas för kvittning måste överföras tillsammans med debetfakturor som överstiger kreditfakturans värde.
Dock tillåter vissa AutoPay-anslutna svenska banker att det sammanlagda värdet av kreditfakturor och debetfakturor som ska användas till kvittning blir 0 kr, på samma förfallodag, även kallat för 0-betalningar.
Här rekommenderar vi er att kontakta er bank för att ta reda på om de hanterar 0-betalningar för ISO-formatet.
De fakturor som ska kvittas mot varandra måste komma från samma leverantör och ha samma förfallodatum.
För att åstadkomma detta är det vanligt att förfallodatum justeras i ERP-systemet.
I Sverige innebär kvittning/matchning att man skickar all betalningsinformation till banken för vidareförmedling till betalningsmottagaren. Detta innebär att betalningsmottagaren även får information om vilken kreditfaktura som utnyttjas.
Kvittningshantering i AutoPay
För att underlätta arbetet med kvittningar finns det funktionalitet i AutoPay för att automatiskt räkna av en kreditfaktura mot debetfakturor inom en betalningsbatch.
Denna funktionalitet bygger på principen att man inte har en reell skuld till leverantören om man samtidigt har tagit emot en kreditfaktura och syftar till att ge kunden bästa möjliga likviditet.
Förutsättningen för kvittningshanteringen av kreditfaktura i AutoPay är att det finns debetfakturor från samma leverantör med högre belopp, eller då motsvarande belopp om banken tillåter 0-betalningar.
Nedan avsnitt beskriver hur denna funktionalitet fungerar samt rekommendationer för att effektivisera detta på bästa sätt.
Arbeta med betalningsförslaget i Control Edge
För att kunna använda sig av kvittningen av kreditfakturor, på bästa sätt, rekommenderar vi följande:
- Ladda fram leverantörsfakturor för betalning som inte har kreditsaldo, dvs där summan av kreditfakturornas belopp överstiger debetfakturornas.
Bocka då för “med kreditsaldo” “i fältet “Ta inte med leverantörer”.
- Ändra förfallodatum, för debetfakturorna eller kreditfakturorna som man vill skicka tillsammans för kvittning, genom att ändra deras kommande betalningsdag i kolumnen Bokföringsdatum.
- Control Edge kontrollerar sedan, när betalningarna skickas till Autopay, att samtliga fakturor som ska kvittas inte har ett negativt saldo per dag och leverantör. Skulle detta finnas får man en varning så det kan korrigeras.
Arbeta med attest av betalningar i Auotpay
I Autopay har man en grupperingsprincip som används vid hantering av olika förfallodatum samt för kvittning av debet- och kreditfakturor.
Scenario 1
- Autopay kommer att söka efter debet- och kreditfakturor med samma förfallodatum och gruppera dessa.
- Sortera dessa per belopp så att det uppgår till positivt belopp eller 0-betalning för de banker som accepterar det.
- Gruppen skickas till banken som en transaktion innehållandes alla referenser
Scenario 2
- Steg 2 går in om det finns en kredit som inte har samma förfallodatum som annan debet.
- Debet och kredit läggs ihop
- Sorteras på förfallodatum
- Autopay grupperar med att lägga till på tidigaste förfallodatum tills det uppgår till positivt belopp eller 0-betalning för de banker som accepterar det.
- Förfallodatum ändras till det senaste i gruppen
- Skickas som en transaktion till banken med alla referenser
Exempel på hur det kan se ut i Autopay enligt de två scenarier
Exempel 1:
Här kommer scenario 1 att användas eftersom det finns debet och kredit på samma förfallodatum vid uppladdningen och där debet täcker kredit på samma förfallodatum.
Kredit 1 (250101)
Kredit 2 (250102)
Kredit 3 (250103)
Kredit 4 (250103)
Debet 1 (250101)
Debet 2 (250102)
Debet 3 (250102)
Debet 4 (250103)
Resultat blir tre grupperingar som skickas till banken:
Grupp 1= Kredit 1 + Debet 1
Grupp 2 = Kredit 2 + Debet 2 + Debet 3
Grupp 3 = Kredit 3 + Kredit 4 + Debet 4
Exempel 2:
Här kommer scenario 2 användas eftersom kredit 4 inte har en debetfaktura med samma förfallodatum.
Kredit 1 (250101)
Kredit 2 (250102)
Kredit 3 (250103)
Kredit 4 (250104):
Debet 1 (250101)
Debet 2 (250102)
Debet 3 (250102)
Debet 4 (250103)
Resultatet kan då bli enligt nedan grupperingar som skickas till banken, under förutsättning att Kredit 4 då är till samma leverantör som Debet 2 och Debet 3 samt Kredit 2.
Här kommer då förfallodatum på alla fakturor i grupp 3 att ändras till 250104.
Grupp 1= Kredit 1 + Debet 1
Grupp 2 = Kredit 3 + Debet 4
Grupp 3 = Kredit 2 + Debet 2 + Debet 3 + Kredit 4