Redovisning
Inställningar
Systeminställningar/Allmänna systeminställningar
Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar för att ange de inställningar som skall gälla för Control Edge Redovisning.
I Systeminställningarna anges generella inställningar som ska gälla för hela databasen och alla affärsenheter. Tex anger man hur många objekttyper man vill arbeta med i databasen samt antal decimaler för belopp, (valuta) kurser och antal.
Man kan utöka antalet objektstyper, upp till 8 typer, vid behov.
Man kan även välja en standardaffärsenhet som kommer att föreslås vid registrering av t ex verifikationer.
Fria kontogrupperingar Möjlighet att själv, när ett konto registreras, sätta vilken kontotyp, kontoklass och kontogrupp ett konto har.
Är inte detta markerat föreslår Control Edge detta, vilket är att rekommendera.
Automatkonteringar Markera om det ska vara möjligt att utföra automatkonteringar i systemet
Automatsaldering Markera om verifikat automatiskt skall salderas under inmatning
Redigera verifikationer Markera om det ska gå att redigera befintliga verifikationer i systemet
Fritt datum Kunna ha olika datum i verifikationens huvud mot dess rader
Lås perioder när nya år Markera om perioder ska bli låsta per automatik när nya år skapas. skapas
Kopiera texter Text från verifikationshuvudet automatiskt skall kopieras till raderna.
Automatiskt buntnummer Använd automatisk framtagning av nästa buntnummer.
Buntnummer erhålls när man sparar verifikationen eller klickar på +-knappen
till höger om fältet för buntnummer. Om rutan ej markeras behålls det
buntnummer som finns på användaren till dess att ett annat buntnummer sätts.
Buntnummer kan alltid anges manuellt till önskat värde.
Visa antal år i Öppna/ Antal år som ska visas i listan över verifikationer att se, eller redigera, i redigera Redovisning-Verifikationer-Ny verifikation
Även för kopiera/vänd Antal år som ska visas i listan över verifikationer att kopiera eller vända i
verifikation Redovisning-Verifikationer-Kopiera verifikation och Vänd verifikation
Inaktivera Alltid i objekts- Om valet Alltid, i en objektsrelation, ska gå att ändra eller inte utifrån det objekt
relation som föreslås utifrån relationen.
Visma Approval inställningar
Godkänn leverantörer Här markeras de register som, för aktuell version, som ska attesteras/godkännas
innan de kan börja användas.
I dagsläget hanteras enbart leverantörer.
När en post läggs upp blir den först preliminär och när den godkänns av den tilldelade användaren i Visma Approval som den kan börja användas.
Standard affärsenhet Här anges den affärsenhet som ska anges som standard när man ska registrera manuella bokföringsordrar för attest via Visma Approval.
Standardvaluta Här anges den valuta som ska presenteras som basvaluta på bokföringsordrar i
Visma Approval.
Approval -inställningar
Under Inställningar-Systeminställningar-Approval-inställningar ställs parametrar in baserat på en objekttyp och på beloppsintervall.
- 0 som övre gräns (slut) innebär att det inte finns något maximalt belopp som gräns.
- Om det finns överlappande intervall måste användaren välja en godkännare i listan när du skapar verifikationen
- Objektet innebär att det valda objektet måste finnas på minst en verifikationsrad.
- Om det finns fler objekt och belopp som matchar villkoren visas alla godkännare och användaren måste välja en.
När verifikationen har skapats och rätt godkännare har angetts av systemet eller av användaren följer man den vanliga Approvalrutinen.
Kontotyper
Under Inställningar-Typer-Kontotyper styrs hur kontona kommer att grupperas.
Observera att dessa sätts automatiskt av Control Edge och ska normalt sett aldrig ändras.
Objekttyper
Välj Inställningar-Typer-Objekttyper för att namnge de objekttyper som ska ingå i kodsträngen.
Du kan välja att ange att objektet skall uppföra sig som ett projekt, dvs kunna balanseras samt behålla sitt saldo över år.
Saldering betyder att de olika saldona byggs upp i kombination med konton och de objektstyper som har detta markerat.
Gör så här:
Markera objekttypen (t ex Proj), och klicka på Redigera, för att ändra namn eller egenskaper. Ändras namnet så kommer det nya visas i kolumnen Objekttypnamn.
Skriv över med önskat namn (t ex Projekt). Bocka för aktuella attribut för Objekttypen. Klicka på Spara*.*
Grupptyper
Välj Inställningar-Typer-Grupptyper för att ändra benämningarna på diverse grupper.
Grupper fyller flera olika funktioner i systemet och används bl a för konton, objekt, affärsenheter, texter, verifikationer, fakturor, kunder, leverantörer etc.
Gör så här:
Markera den grupptyp (t ex OBJ1-3) som du vill sätta ett eget namn på och klicka på Redigera.
Ställ markören i fältet för Grupptypnamn och ändra till önskat namn.
Observera att det är Grupptypnamn och inte Grupptyp-ID som ska ändras!
Lås grupper av den här typen betyder att man låser grupptypen så att det inte går att radera tillhörande grupper, som läggs upp i Inställningar-Systeminställningar-Grupper, så länge låset är aktiverat.
Klicka på Spara
Momskoder
Välj Redovisning-Register-Momskoder för att lägga upp samt ändra inställningar på de momskoder som skall användas.
I Control Edge finns en Momsrapport anpassad efter hur moms ska redovisas till skatteverket.
För att denna ska fungera korrekt måste standardvärdena för momskoderna användas.
Beskrivning av momskoderna kan erhållas från Control Edge konsult. Momssatserna samt momskonto måste dock kopplas till momskoderna.
Momskoderna kopplas sedan till kontoplanen i Redovisning-Register-Konton. Vid kontering föreslås det aktuella kontots momskod, momssats etc.
Momskod kan vid behov ändras på verifikationsrader i Redovisning, Reskontra och Fakturering så att man erhåller olika momskoder på samma konto. Det går att markera konton som momskonto och koppla momskod på det för att underlätta hantering av flera momskonton på samma momssats t ex Utgående moms 25%.
Momsrapportens funktionalitet
En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna måste vara upplagda enligt standarduppsättning nedan och kopplade till aktuella konton.
Momsrapporten styrs av momskoder och momskonton. Momskoderna är fördefinierade på momsrapporten.
Nedan följer vilka momskoder som hamnar var i momsrapporten.
Summan av de konton som har en nedanstående momskod kopplad till sig i Redovisning-Register-Konton hamnar på respektive rad som momskoden tillhör i momsrapporten
Momskod 0 Kommer inte med på momsrapporten
Momskod 1 Utgående moms fsg 25%(Skattepl.oms. inom landet.)
Momskod 2 Utgående moms fsg 12% (Skattepl.oms. inom landet.)
Momskod 3 Utgående moms fsg 6% (Skattepl.oms. inom landet.)
Momskod 4 Utg moms inköp 6%
Momskod 5 Utg moms inköp 12%
Momskod 6 Utg moms inköp 25%
Momskod 7 Värde varulev t. EG
Momskod 8 Värde varuförv f. EG
Momskod 9 Exportomsättning
Momskod 10 Ingående moms
Momskod 11 Ingående moms EG
Momskod 12 Skattefri omsättning
Momskod 13 Ink tjänster f. EG
Momskod 14 Oms marg.beskattning
Momskod 15 Beskunderlag margbeskattning
Momskod 16 Utg moms uthyrn verksamhetslokal
Momskod 17 Ing moms uthyrning verksamhetslokal
Momskod 18 Momspl uttag fastighet
Momskod 19 Överf varor EG
Momskod 20 Trepartsförvärv
Momskod 21 Exp varor utanför EG
Momskod 22 Ink varor från EG
Momskod 23 Övr ink av tjänster
Momskod 24 Ink varor i Sverige
Momskod 25 Ink tjänst i Sverige
Momskod 26 Trepartsförsäljning
Momskod 27 Fsg tj skattsk EG
Momskod 28 Fsg tj utomlands
Momskod 29 Fsg skattsk Sverige
Momskod 30 Utg moms imp v 25%
Momskod 31 Utg moms imp v 12%
Momskod 32 Utg moms imp v 6%
Momskod 33 Ingående moms import
Verifikationsserier
Välj Redovisning-Register-Verifikationsserier för att lägga upp de verifikationsserier som behövs.
Serierna kan ställas in för att bara användas av en användare samt för olika funktioner (verkliga verifikationer eller simulering) Har man flera affärsenheter i databasen bör varje verifikationsserie även tillhöra en affärsenhet och man måste således ange en uppsättning verifikationsserier per affärsenhet. Verifikationsserierna är även knutna till ett år.
Som standard börjar en verifikationsserie på nummer 1. Vill man att nummerserien ska starta på t ex 10001 ska detta anges i fältet för Nästa nummer.
Man kan också välja att endast en användare ska kunna använda serien och samtidigt koppla rätt användare till den.
En, eller flera, serier går också att låsa t o m en period. Detta gör man genom att markera den/de serier som ska låsas och sedan klicka på knappen Lås.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att lägga upp en ny verifikationsserie.
Ange ett Verifikationsserie-ID och namn på den nya verifikationsserien.
Välj vilken affärsenhet och vilket år serien ska tillhöra samt vilken Användning serien ska ha.
Klicka på Spara
Sambandsregler
Välj Inställningar-Systeminställningar-Sambandsregler för att lägga upp tillåtna och spärrade kombinationer av affärsenheter, konto och objekt.
När en verifikation ska sparas kontrolleras raderna mot de kombinationer man lagt upp i Sambandsregler.
Följande inställningar kan göras:
- Intervall och en serie av värden kan anges för konto och objektsfälten.
- Giltig konteringskombination kan kopplas till en affärsenhet.
- Giltighetstid kan anges för både spärrade och tillåtna kombinationer.
- För att förtydliga en spärrad kombination kan ett extra meddelande ges.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att lägga upp en ny sambandsregel.
Ange vilka affärsenheter, konton och objektskombinationer som ska omfattas av regeln samt om den är spärrad eller inte.
Ett eget meddelande bör anges för regeln för att förtydliga för användaren.
Genom att markera en regel och sedan klicka på Redigera kan en befintlig regel kan redigeras/ändras.
En eller flera regler kan låsas, eller låsas upp, genom att markera regler och sedan klicka på knapparna Lås eller Lås upp.
Klicka på Spara
Notera! Finns ingen regel sker ingen kontroll. Minst en inlagd regel initierar funktionen.
Ska sambandsregler användas bör man initialt tillåta samtliga kombinationer av affärsenhet, konto och objekt.
Obligatoriska fält
Välj Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält för att markera de fält som är obligatoriska för konto och objekt för att kunna spara dessa.
När ett konto eller objekt ska sparas kontrolleras dessa mot de fält som är markerade som obligatoriska.
Gör så här:
Markera de fält som är obligatoriska för konto och objekt
Klicka på Spara
Loggning av register
Välj Inställningar-Systeminställningar-Loggning för att sätta upp de register och fält som ska loggas vid förändringar i t ex register för leverantörer, kunder, användare, konton osv.
När en förändring sker kommer detta då loggas och lagra utifrån vem som gör vad och när.
Denna rapport finns under Inställningar-Systeminställningar-Loggningsrapport.
Observera att loggning påbörjas först efter det att fält markerats och alla ändringar efter det loggas.
För att underlätta att komma igång finns några färdigdefinierade loggningsmallar under fliken Loggningsmallar, för de vanligaste registren att logga, som t ex leverantör, kund, konton mfl.
Man får själv välja, och markera, vilka fält som ska loggas för dessa färdigdefinierade mallar.
Dock är det möjligt att logga valfria tabeller och fält, gällande loggtyperna Infoga, Uppdatera och Ta bort. Detta sätts upp under fliken Logga Administration.
Gör så här för Loggningsmallar:
Välj den mall som ska loggas.
Markera de fält som ska loggas genom att markera dessa fält.
Klicka på Spara
Gör så här för Logga Adminstration:
Välj i första fältet den loggtyp som ska loggas, dvs Infoga, Uppdatera eller Ta bort.
Välj sedan aktuell tabell och därefter det fält som ska loggas gällande då vald loggtyp.
Klicka på Lägg till för att addera den till loggningslistan nedanför.
Välj sedan nästa fält som ska loggas, samt loggtyp, för antingen samma tabell eller ny och välj Lägg till osv.
Klicka på Spara
Loggningsrapport
Välj Inställningar-Systeminställningar-Loggningsrapport för att ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp.
Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten.
Rapporten visar tabell, kolumn,loggtyp, gammalt värde, nytt värde, datum samt användare.
Resultatet visas i griden nedanför efter det att man laddat fram.
Gör så här:
Gör urval på t ex tabell, kolumn, loggtyp, datum eller användare för att få fram vad som loggats.
Klicka på Ladda.
Lokala inställningar
Lokala inställningar görs på den egna datorn. Inställningarna kan således variera från arbetsplats till arbetsplats.
Arbetsyta
Välj Inställningar-Lokala inställningar-Arbetsyta för att ange hur arbetsytorna skall fungera.
I gruppboxen Validering kan man ställa in att dagen datums automatiskt ska föreslås i flödet Redovisning-Verifikationer och fliken Skapa verifikation, samt hur inhemskt och utländskt belopp ska förhålla sig till varandra och aktuell kurs.
Här är Föredra ändring av belopp före kurs att rekommendera.
Automatiskt datum för gruppboxarna för Redovisning, Försäljning samt Inköp är för att få förslag på dagens datum i angivna bakgrunder.
Dockningsplatser
Det går att skapa egna sk Dockningsplatser, vilket betyder att man själv kan koppla samman och gruppera, flera öppna fönster och bakgrunder till ett arbetsflöde så att de finns samlade för lätt åtkomst.
Kanske kan det vara i samband med periodbokslut, utifrån de rutiner och steg man jobbar utifrån, som man kan ta olika bakgrunder och delar till ett nytt flöde.
Gör så här:
Välj Dockningsplatser från Hotbaren.
De bakgrunder som är öppna kommer nu presenteras där det går att markera de bakgrunder som tillfälligt ska kopplas samman i ett arbetsflöde.
Klicka på OK
Startsidan - Widgets
Startsidan kan anpassa per användare enligt egna önskemål med, sk widgets.
De widgets som man kan lägga till, eller ändra, är enga länkar , dokument och mappar, checklista samt
Snabbval (senast öppnade bakgrunder)
Dessa widgets placeras vart man önskar på startsidan genom att sätta den i editeringsläge.
Därefter kan man välja att lägga till en widget och placera ut den på Startsidan samt välja storlek genom att dra i fönstret i ena hörnet.
Gör så här:
Gå till Startsidan och klicka på Ctrl + E för att sätta den i editeringsläge.
Klicka på Lägg till widget och välj widget från listan och klicka OK.
Placera ut vald widget och ändra ev storlek genom att dra i den i något hörn.
Klicka på Spara.
Startsidan – Skicka meddelanden
Man kan också skicka meddelandet mellan användare i samma databas genom att klicka på ikonen för meddelanden.
Klicka på meddelande ikonen på menyn. Ange ditt meddelande och till vem du ska skicka det till.
Klicka på Skicka.
Meddelandet dyker nu upp på användarens Startsida under widget för Meddelanden.
När man läst meddelandet klickar man på röda krysset till höger om det så att det försvinner.
Register
Under menyn Register bygger man upp de register som man behöver för modulen Redovisning. Gemensamt för alla register är fliken Anteckningar. Anteckningarna som man kan göra i de olika registren, och modulerna, sparas i ett gemensamt register som finns under Inställningar-Systeminställningar-Anteckningar.
Momskoder – upplägg
Välj Redovisning-Register-Momskoder för att lägga upp momskoder.
Här kopplas momskonto, avräkningskonto och momssats till respektive momskod.
Control Edge kan räkna ut hur mycket som ska redovisas genom att gå till Rapportering-Utskriftscentral och ta ut rapporten, Momsrapport.
Momskonto Ange konto för ingående respektive utgående moms för momskoden.
Om ett konto är kopplad till en momskod och används i reskontran, erhålls en kontering på detta momskonto automatiskt.
Avräkningskonto Det konto som ingående och utgående moms ska avräknas mot.
Dock sker inte detta med automatik i Control Edge.
Momssats 1. Här anges den momssats som ska gälla. Momssatsen anges i procent.
Momskontona måste också vara markerade som momskonto i kontoregistret för att saldot ska hämtas till momsrapporten. Se separat dokumentation för beskrivning av momsrapport.
Valutor
Välj Redovisning-Register-Valutor för att registrera eller uppdatera aktuella valutor**.**
För att kunna använda valuta i Control Edge måste valutafunktionen vara aktiverad i Systeminställningarna.
I valutaregistret lägger man upp de valutor och kurser man behöver.
Det är möjligt att lägga in ny kurs från ett visst datum och Control Edge läser då fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta.
Klicka på knappen Redigera för att uppdatera en befintlig valuta.
Ange ValutaID och valutanamn.
Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs.
Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs.
Klicka på Spara
Grupper
Välj Inställningar-Systeminställningar-Grupper för att registrera de olika grupperna.
Grupperna kopplas sedan till respektive register för att skapa möjlighet att gruppera information utifrån dessa grupper.
T ex så kan sk SRU koder registreras här under Kategori Redovisning och den Grupptyp som aktiverats för SRU kod.
Ett annat exempel är grupper/undergrupper som kopplas till de olika objekten för att gruppera dessa.
Dessa finner man under Kategori Objekt och de Grupptyper som aktiverats för detta.
Ett exempel på användningsområde för grupper skulle kunna vara att en objektstyp (t ex Kostnadsställe) ska grupperas enligt Funktion. Man skapar då ett gruppregister över de funktioner som finns och sedan kopplas dessa grupper (funktion) till de olika kostnadsställena i Redovisning-Register-Objekt. Denna gruppering kan sedan användas för att ta fram t ex en resultaträkning grupperad efter funktion.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att registrera en ny grupp.
Skriv in ett Grupp-ID för den nya gruppen samt ett Gruppnamn
Välj sedan Kategori för gruppen, t ex Objekt om det är en grupp som ska kopplas till objekten eller Redovisning om det är en grupp kopplat till konto, samt Grupptyp.
Grupptyp talar om vilken av valbara grupptyper som den ska tillhöra, objekt 1-3, Distrikt.
Konton
Välj Redovisning-Register-Konton för att t ex lägga upp nya konton eller redigera befintliga konton.
Registret består av två flikar, Information och Anteckningar.
Fliken Inställningar är viktigt att man går igenom noga när man lägger upp ett nytt konto
Man kan märka kontona med en grupp, t ex SRU-kod som det sedan är möjligt att ta ut en rapport med urval på grupp. Dessa grupper/SRU-koder registreras under Inställningar-Systeminställningar-Grupper och kategori Redovisning
Momskod kopplas till de konton där moms ska räknas ut alt summera transaktionsrader med denna momskod.
Momskoderna är sedan kopplade till den Momsrapport som finns i Control Edges Utskriftscentral.
Kontot ska också kopplas till de olika objekttyperna, dvs om det för kontot är Alltid, Valfritt eller Aldrig som gäller för att ange de olika objekttyperna.
På kontot anger man även vilka funktioner som de ska kunna användas för så som kundreskontra, leverantörsreskontra, manuella bokningar, momskonto etc.
Detta genererar i varningar om man då t ex gör en manuell bokning för ett konto som inte är markerat för detta.
Markeras Investeringskonto så kommer bokningar på detta konto summeras upp och vara tillgängligt för aktivering av anläggning i flödet Anläggning-Aktivera anläggning
Används valutaomvärdering så markeras detta för aktuella konton, samt kopplar vinst-och förlustkonton och motkonto, för valutaomvärderingen.
Själva valutaomvärderingen utförs, och bokförs, under Redovisning-Valutaomvärdering.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt konto.
Ange kontonummer och kontonamn samt ev momskod om kontot ska kopplas till momsrapporten.
Koppla kontot till de olika objekten genom att sätta Aldrig, Valfritt eller Alltid för de olika objekttyperna i gruppboxen Valuta, antal och objekt
Ska t ex SRU kod anges så kopplas detta under gruppboxen Grupper.
Man kan även ange ett startdatum för att tidigast kunna använda sig av ett konto.Klicka på Spara
Kontokoppling
Välj Inställningar-Systeminställningar-Kontokopplingar för att administrera hur konto och objekt samt valuta ska användas i kombination med varandra.
De val som finns tillgängliga är Aldrig, Valfritt samt Alltid. Väljer man t ex att sätta Alltid på objekt KST på konto 1118 så kan verifikationsrader med konto 1118 inte sparas utan att ett kostnadsställe har angetts.
Samma koppling kan även göras direkt via Redovisning-Register-Konton men då på ett konto i taget. Kontokoppling ger en mer överskådlig bild över kopplingarna i kontoregistret.
Gör så här:
Filtrera på en Objekttyp (t ex Kst) och ange den nuvarande koppling, t ex Valfri, för att få fram de konton som just har valfritt på Kst.
Markera de konton du vill ändra samt ange vilken objekttyp som ska ändras, i det här fallet KST.
Välj vad dessa konton ska ändras till i gruppboxen Grundinformation för kontokopplingar genom att sätta ett nytt värde, t ex Alltid, i fältet Ändra valda konton till för den objekttyp som valts i fältet Ändra objekttyp.
Klicka på Spara för att spara förändringarna.
Objekt
Välj Redovisning-Register-Objekt för att lägga upp nya objekt eller ändra inställningar på befintliga objekt.
Det går inte att ta bort objekt som har använts eftersom det är en del av kodsträngen men det går att avsluta ett objekt per ett visst datum vilket innebär att bokningar på objektet inte längre är möjligt efter detta datum.
Man kan även ange ett startdatum för att tidigast kunna använda sig av ett objekt.
Precis som på konto har man möjlighet att lägga grupper, egenskaper, på objekt.
Är objektet ett projekt (se inställningen Objekttyper) kan man välja att balansera bokningen direkt eller balansera kostnaden/intäkten vid en speciell tidpunkt. Dessa bokningar ska sedan resultatföras via en Operation.
Har man fler företag i databasen kan man koppla objekten till en, några valda, eller samtliga affärsenheter. Detta görs i fältet Affärsenhet där då blankt betyder att objektet kan användas för samtliga affärsenheter.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt objekt.
Ange objektID och objektnamn samt vilken typ som objektet ska tillhöra.
Använder man grupper för objekt så ska man koppla objektet till de olika grupperna i gruppboxen Grupper.
Dessa grupper går att sätta som obligatoriska fält under Inställningar–Systeminställningar-Obligatoriska fält vilket innebär att det inte går att spara ett objekt om dessa grupper inte är kopplade på objektet.
Man kan även ange ett startdatum för då man tidigast ska kunna använda sig av ett objekt.
Klicka på Spara
Bokför i Control Edge
Anpassa formulären efter behov
Välj flödet Verifikationer från modulen Redovisning och tex fliken Skapa verifikation
Eftersom olika användare har olika behov av information är det lämpligt att anpassa formulären efter användarens egna informationsbehov.
Detta gör man genom att klicka på kugghjulet uppe i det högra hörnet på registrerings bilden.
Här kan man nu välja att autojustera kolumner så att all data visas samt att då markera, eller avmarkera, de kolumner som ska visas eller inte visas.
Klicka på den önskade kolumnen och sätt en bock om kolumnen skall visas.
I formuläret har du också möjlighet att välja i vilken ordning kolumnerna ska komma. Genom markera kolumn huvudet, samtidigt som du klickar och håller ner vänster musknapp, så kan man flytta kolumnen till den önskade positionen. Släpp därefter vänster musknapp.
Dessa ändringar, vilka kolumner som ska visas, ändra kolumn position eller bredd sparas genom att klicka på Kugghjulet och där välja Spara nuvarande layout.
Layouten läggs till i listan över sparade layouter som man sen kan välja genom att markera den.
Ska en särskild layout vara den förvalda layouten, användarens standardlayout, när aktuell bakgrund öppnas markerar man detta genom att välja den sparade layouten och klicka på den gröna bocken till höger så att man även får en markering till höger om namnet på layouten.
Skapa verifikation
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att skapa en ny verifikation.
Dagens datum föreslås som bokföringsdatum, om det är markerat att det ska visas i de Lokala inställningarna.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation
Fälten affärsenhet och verifikationsserie kommer ny fyllas i automatiskt utifrån de kopplingar som finns på den inloggade användaren.
Detta är förslag och går att ändra genom att skriva in namnet på affärsenheten eller serien i fältet eller välja från listan i samma fält.
Om flera användare arbetar i samtidigt i en verifikationsserie rekommenderas inte att verifikationsnumret klickas fram, utan att detta sätts av systemet när verifikationen sparas.
Fältet Fritext används för att ange en beskrivande text angående vad verifikationen avser. Denna text kopieras ner till verifikationsraderna om detta är inställt i Inställningar- Systeminställningar-Systeminställningar.
För att bifoga en bilaga till verifikationshuvudet tryck på ikonen 
och välj fil för bilagan.
Väl nere i formuläret (konteringsraderna) börjar man kontera. Klicka på Spara när verifikationen balanserar.
Periodisera i en verifikation
Ikonen 
i fältet Debet eller Kredit gör att du kan periodisera kostnad/intäkt för den aktuella raden genom att dubbelklicka på ikonen för att öppna upp periodiseringsregistret och registrera periodiseringen.
När periodiseringen sparas, och man återgår till konteringsbilden, byter Control Edge ut kostnads/intäktskontot mot periodiseringen periodiseringskonto.
Det går också att periodisera flera rader på samma gång, under förutsättning samma intervall gäller för samtliga rader. Då markeras checkboxen “periodisera” på respektive verifikationsrad. För att markera alla rader eller avmarkera kan man använda knapparna längst ner på sidan. Då verifikationen sparas får man upp en ruta att välja periodiseringskonto i och fördela periodiseringen i. Efter det sparas verifikationen och periodiseringarna bokas enligt inställningarna.
Skapa verifikation för attest
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att skapa en ny verifikation som ska attesteras av någon annan innan den kan bokföras och uppdatera huvudboken.
Denna funktion aktiveras via en molntjänst, Visma .Net Approval, som hanterar attest av olika typer av dokument.
Den angivna attestanten kommer, när verifikationen sparats och skickats iväg för attest, få ett mail för inloggning och attest av verifikationen.
Innan verifikationen är attesterad så är den preliminär, precis som en simulerad verifikation, och finns alltså inte i huvudboken.
Attest av verifikation.
På fliken attest av verifikation kan man följa flödet av de verifikationer som skickats för attest, om de t ex kommit tillbaka som Godkända eller Avvisade. Avvisar en attestant en verifikation måste ett meddelande registreras av attestanten så att den som registrerat verifikationen kan göra korrigering. Efter det kan verifikationen skickas iväg på attest igen.
På fliken hanteras och bokförs godkända verifikationer. För att korrigera en avvisad verifikation dubbelklickar man på verifikationsnumret och slussas till fliken “skapa verifikation”.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation
Välj verifikationsserien som är avsedd för attest.
Välj som ska attestera verifikationen i fältet Attestant.
Markera Skicka direkt om verifikationen skickas ut för attest samtidigt som den sparas. Om inte får man göra detta från fliken Attest av verifikation och knappen Skicka.
Registrera därefter verifikationen som vanligt.
Ska bilaga bifogas till verifikationen, så att attestanten kan se ett underlag till det som ska attesteras, kan detta bifogas genom att klicka på ikonen i övre delen av verifikationen. En siffra inom parentes bredvid ikonen indikerar på hur många bilagor det finns.
Det går också att bifoga en bilaga till en specifik verifikationsrad. Klicka på 
på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna.
Finns det en bilaga kopplat ser man det genom Öppna-ikonen med förstoringsglaset. Det går att bifoga flera bilagor.
Klicka på Spara för att skicka verifikationen för attest.
Bild från Visma .Net Approval hur det ser ut för en användare som loggat in via webbläsare för att behandla sina verifikationer.
Bokför godkända verifikat med schemaläggaren
Under Schemaläggare kan inställningar göras för att automatiskt bokföra verifikationer som är skickade och godkända via Visma Approval.
Välj affärsenhet , Approval-verifikationsserien för de bokade och godkända, verifikationsserien för den slutliga bokningen av den godkända verifikationen och datum för bokning. Det kan antingen vara verifikationens datum eller det datum då schemaläggningen körs.
Ställ också in datum, ett intervall, repetitivitet och slutdatum. Det fungerar på samma sätt som andra schemalagda uppgifter.
Redigera verifikation
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att redigera en befintlig verifikation
En verifikation kan bara redigeras om man via en Systeminställning tillåter detta förfarande samt att perioden som verifikationen tillhör är öppen. Det går dock att lägga till eller ta bort en bilaga på ev verifikation även då perioden är låst.
När man redigerar en verifikation skapas ingen ny verifikation utan den behåller samma verifikationsnummer.
Den strukna raden kommer finnas kvar på verifikationen även om dess belopp inte längre räknas med i huvudboken.
Observera att man endast kan ändra konteringsinformation samt fritext på verifikationen.
Gör så här:
Välj den verifikation som ska redigeras genom att i fältet Öppna/redigera verifikation ange t ex verifikationsserie och verifikationsnummer. Klicka på pilen i fältet för att öppna upp sökdialogen med filterrad för att ange sökkriterier för verifikationen eller börja skriva i fältet så öppnas dialogen även upp.
Stryk den eller de felaktiga raderna genom att klicka på minus(-) knappen längst till höger på konteringsraden.
När man stryker en rad balanserar inte verifikationen längre och man måste komplettera med en ny rad.
Detta görs genom att klicka på plus(+)knappen på den sista raden.
En ny rad kommer nu läggas till där man nu anger den rätta konteringen.
Notera att den nya, och den strukna, konteringsraden får en märkning i kolumnen Fri text med datumet för ändringen och användarens användar-ID så att man lätt kan se rättelserna. Observera också om det finns värden i kolumnerna “ägartyp” och “skapat av” på den strukna raden måste de tas hänsyn till. Värdena i kolumnen kopplar raden till respektive reskontra eller anläggningsmodul. På en manuell verifikation ska fälten vara tomma eller ev periodisering om det gjorts.
Klicka på Spara
Redigerade verifikationer kan skrivas ut i en sk Ändringsjournal från Utskriftscentralen.
Rapporten finns under Redovisning-Dagliga rapporter
Kopiera verifikation
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att kopiera en befintlig verifikation
Detta kan göras för att enkelt skapa en exakt likadan verifikation som en redan befintlig.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Kopiera verifikation.
En lista över tillgängliga verifikationer kommer nu öppnas och man får här ange sökkriterier för den verifikation som ska kopieras, t ex verifikationsserie och verifikationsnummer.
Markera verifikationen och klicka sedan på knappen Skapa kopia.
Verifikationen kommer nu läsas fram och det som nu ev måste ändras är ett nytt bokföringsdatum och verifikationstext för att beskriva verifikationen.
Klicka på Spara.
Vända verifikation
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att vända en befintlig verifikation
Detta kan göras om t ex hela verifikationen är felaktig, eller om datum eller affärsenhet är fel, eftersom det då är enklare att vända hela verifikationen.
Här gör man ingen rättelse i en befintlig verifikation utan skapar en ny.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Vänd verifikation.
En lista över tillgängliga verifikationer kommer nu öppnas och man får här ange sökkriterier för den verifikation som ska vändas, t ex verifikationsserie och verifikationsnummer.
Markera verifikationen och klicka sedan på knappen Vänd verifikation.
Verifikationen kommer nu läsas fram med omvänt tecken och det som nu ev måste ändras är ett nytt bokföringsdatum och verifikationstext för att beskriva vändningen.
Klicka på Spara.
Vända verifikation automatiskt
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att skapa en verifikation som också sedan ska vändas automatiskt i nästa månad.
Detta kan vara t ex användbart om man har registrerar särskilda bokslutsverifikationer i slutet av en månad, i avsedd verifikationsserie, som sedan då ska vändas nästa månad.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation
Fälten affärsenhet och verifikationsserie kommer ny fyllas i automatiskt utifrån de kopplingar som finns på den inloggade användaren.
Detta är förslag och går att ändra genom att skriva in namnet på affärsenheten eller serien i fältet, eller välja från listan i respektive fält.
Om flera användare arbetar i samtidigt i en verifikationsserie rekommenderas inte att verifikationsnumret klickas fram, utan att detta sätts av systemet när verifikationen sparas.
Fältet Fritext används för att ange en beskrivande text angående vad verifikationen avser. Denna text kopieras ner till verifikationsraderna om detta är inställt i Inställningar- Systeminställningar-Systeminställningar.
Bocka för Vänd automatiskt verifikatet.
Control Edge kommer då ange samma affärsenhet som ursprungsverifikationen
Bokföringsdatum för den vändande verifikationen föreslås till första dagen i efterföljande månad.
Ange verifikationsserie för den vändande verifikationen.
Väl nere i formuläret (konteringsraderna) börjar man kontera.
Klicka på Spara när verifikationen balanserar.
Control Edge kommer då skapa verifikationen samt den vändande verifikationen.
Är perioden för den vändande verifikationen inte öppen kan man bocka för Skapa som en verifikationslogg för att då låta den vändande verifikationen skapas som en verifikationslogg.
Loggen hamnar då under fliken Överför verifikationsloggar och när perioden är öppen kan man överföra loggarna.
Vända flera verifikationer
Välj Redovisning-Operationer-Flerverifikationshantering för att vända flera verifikationer samtidigt eller kopiera flera verifikationer samtidigt.
Detta kan vara t ex användbart om man har registrerat särskilda bokslutsverifikationer i slutet av en månad, i avsedd verifikationsserie, som sedan då ska vändas nästa månad.
Gör så här:
Sök fram aktuella verifikationer genom att göra urval på t ex affärsenhet, år, bokföringsdatum, verifikationsserie.
Markera de verifikationer du vill vända, eller kopiera, och välj sedan uppgifter för de nya verifikationerna under
Grunduppgifter för bokföring gällande affärsenhet, verifikationsserie, bokföringsdatum samt fritext.
Bocka även i Vända verifikation om de markerade verifikationerna ska vändas.
Klicka på knappen Utför.
Koppla verifikation till annan verifikation
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att koppla en verifikation till en annan verifikation.
Detta är användbart vid t ex ombokningar att då koppla den nya verifikationen till ursprungsverifikationen för att förhindra att man gör det dubbelt av misstag.
Det går också att koppla en redan befintlig verifikation till en annan genom att öppna upp den verifikation som ska kopplas under Öppna/Redigera verifikation.
Används funktionen Vänd automatiskt verifikat, sid 33, när man skapar en ny verifikation så sker denna koppling automatiskt.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Ny verifikation
Fälten affärsenhet och verifikationsserie kommer ny fyllas i automatiskt utifrån de kopplingar som finns på den inloggade användaren.
Detta är förslag och går att ändra genom att skriva in namnet på affärsenheten eller serien i fältet, eller välja från listan i respektive fält.
Fältet Fritext används för att ange en beskrivande text angående vad verifikationen avser. Denna text kopieras ner till verifikationsraderna om detta är inställt i Inställningar- Systeminställningar-Systeminställningar.
Bocka för Koppla verifikat.
Fält för att hämta upp den verifikation som ska kopplas visas och urval kan göras för att ta fram aktuell verifikation.
Väl nere i formuläret (konteringsraderna) börjar man kontera.
Klicka på Spara när verifikationen balanserar.
Control Edge kommer då skapa verifikationen samt samt skapa koppling till vald verifikation.
Vid verifikationsanalys, för de verifikationer som har kopplingar, visas texten Verifikationskopplingar samt en ikon upp i verifikationshuvudet som talar om att det finns kopplingar. I redovisning-sök finns en kryssruta för att visa en kolumn med kopplingar.
’
Klicka på Öppna-ikonen för att se vilken koppling som finns.
Kopplingen visar antingen till, eller från, kopplad verifikation beroende på från vilket håll man tittar.
Radera simulerade verifikationer
Välj Redovisning-Operationer-Flerverifikationshantering för att kunna radera simulerade verifikationer som inte längre behövs.
Simulerade verifikationer kan användas för att simulera särskilda bokningar inför t ex ett bokslut och därefter kunna ta ut avsedda Balans- och Resultaträkningar där dessa bokningar kan tas hänsyn till.
Detta då simulerade verifikationer inte sparas ner i huvudboken utan läggs i ett register vid sidan av.
Simulerade verifikationer kan sedan, om de ska användas som riktiga verifikationer, kopieras till en verifikationsserie som är av typen Används till verifikationer i registret för verifikationer.
Detta görs från Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation genom att välja valet Kopiera verifikation.
Den simulerade verifikationen hämtas fram för att kunna byta verifikationsserie innan man sparar.
Observera att det endast är simulerade verifikationer, som är av typen Används till simuleringsverifikat i registret för verifikationer, som kan raderas.
Gör så här:
Sök fram aktuella verifikationer genom att göra urval på t ex affärsenhet, år, bokföringsdatum och verifikationsserien för simulering.
Markera de verifikationer du vill radera
Klicka på Radera
Spara och skriv ut verifikation automatiskt
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att skapa och skriva ut verifikationen automatiskt.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny verifikation och välj där Skapa verifikation, eller då Kopiera/Vänd.
Kontera verifikationen i formuläret (konteringsraderna) om det är en ny verifikation, eller kontrollera att det man kopierat eller vänt är korrekt, samt korrekt bokföringsdatum.
Klicka på Spara och skriv ut.
Ett pdf-dokument öppnas upp och man kan därifrån klicka på Skrivar-ikonen för utskrift till standardskrivare.
Lägg upp konto eller objekt i verifikationsregistreringen
Om du anger ett konto, eller objekt, som inte finns när du registrerar en verifikation kan du skapa detta direkt i verifikationsregistreringen, om du har behörighet.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny… i kontolistan från kontofältet för att registrera det nya kontot.
Ange kontonummer och kontonamn samt övriga egenskaper som kontot ska ha.
Klicka på Spara.
Man kommer nu tillbaka till verifikationsregisteringen där det nya kontot nu automatiskt är valt i konto fältet.
Automatkonteringar
Välj Redovisning-Register-Automatkonteringar för att registrera en automatkontering.
Det finns tre kategorier av automatkonteringar, Transaktionsbaserad, Saldobaserad och Saldobaserad med IB.
Antingen skall konteringen initieras av den föregående verifikationsraden direkt i verifikationsregistreringen och tillhör då kategori Transaktionsbaserad, eller av ett ackumulerat saldo och tillhör då antingen kategori Saldobaserad eller Saldobaserad med IB. Dessa två kategorier utförs då via en operation under Redovisning-Operationer-Utför automatkonteringar där det ackumulerade saldot hämtas.
Transaktionsbaserad automatkontering
Transaktionsbaserad automatkontering kan utlösas av antingen konto eller objekt.
I fältet Typ i listan över aktuella automatkonteringar kan man se vilken objektstyp som automatkonteringen är kopplad till.
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att lägga upp en ny transaktionsbaserad automatkontering.
För att lägga upp en transaktionsbaserad automatkontering döper man den till det kontonummer eller objektnummer som man vill skall aktivera automatkonteringen, sätter ett namn på den och väljer kategori Transaktionsbaserad och att den ska användas för Verkliga verifikationer.
Vill man att den registrerade raden ska skrivas över när automatkonteringen utförs ska man sätta en bock i fältet
Skriv över utlösande rad.
På raderna anger man sen själva beräkningen och bokningen som ska göras vid aktiveringen av automatkonteringen.
Klicka på Spara.
Utför transaktionsbaserad automatkontering
Transaktionsbaserade automatkonteringar utförs genom att ange automatkonteringens ID, som då är ett konto eller ett objekt, i fälten Konto eller Objekt när man registrerar en verifikation eller faktura*.*
När verifikationsraden lämnas, där angivet konto har en automatkontering kopplad, kommer Control Edge att fråga om automatkonteringen ska utföras. Automatkonteringen aktiveras och nya rader läggs till verifikationen.
Saldobaserad automatkontering
Gör så här:
Klicka på knappen Ny för att lägga upp en ny saldobaserad automatkontering.
Ange här att kategori Saldobaserad eller Saldobaserad IB om IB för saldobasen ska räknas in samt att den ska användas för Verkliga verifikationer
Fältet Används för affärsenhet kan lämnas blankt om automatkonteringen ska kunna användas för flera affärsenheter.
Saldobasen, dvs det saldo som automatkonteringen ska hämta när den utförs, anges under Saldobas där då konton specificeras och då eventuellt i kombination med olika objekt.
Ange därefter de konteringsrader som ska gälla för automatkonteringen, dvs de konteringsrader som verifikationen som skapas ska innehålla.
Är det en procentsats som ska fördelas på olika rader anger man det i fältet Belopp. Detta tolkas automatiskt som procent om man inte bockar i fältet Fast belopp.
Observera att en saldobaserad automatkontering kommer skapa nya verifikationer när den utförs vilket gör att de procentsatser som anges för radernas fördelningar måste gå jämt upp så att verifikationen kan balansera.
Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket betyder att exakt varje konteringskombination erhåller en unik ny konteringsrad i den verifikation som skapas när automatkonteringen utförs. Genom detta är det inte nödvändigt att specificera varje enskild kombination av objekt för ett konto i Saldobasen
Klicka på Spara.
OBS! Automatkonteringar går att utföra flera gånger. Man får då en varningstext som säger att de redan är utförda. Detta är för att man kan behöva vända den gamla automatkonteringen om man utför en gång till.
Utför saldobaserad automatkontering
Saldobaserade automatkonteringar utförs via Redovisning-Operationer-Utför automatkonteringar.
Gör så här:
Markera den/de automatkonteringar som ska utföras.
Under Utför automatkontering anger man kriterier för de verifikationer som ska skapas av automatkonteringar såsom verifikationsserie, fritext och bokföringsdatum..
Välj periodintervall i fälten from period och tom period varifrån automatkonteringen ska hämta saldot
Klicka på Utför
Projektredovisning
Välj Register-Redovisning-Objekt för att gå in på ett objekt och markera Balanserat och ev även Balanseras direkt.
Är ett objekt markerat att det ska balanseras kommer det konto, angivet för aktuellt projekt, att balanseras till ett valt balanskonto kopplat till kontofunktionerna, Projektbalansering inkomster eller Projektbalansering utgifter.
Dessa funktioner kopplas till respektive konto i kontoregistret, Redovisning-Register-Konto
Balansering kan ske via en Operation, Operationer-Redovisning-Balansera objekt, eller då att det sker direkt vid bokning när man sparar verifikationen, om man har markerat Balanseras direkt.
Gör så här:
Välj objektet som ska balanseras från listan i Redovisning-Register-Objekt och klicka på Redigera.
Klicka på Ny om objektet inte redan finns.
Markera fältet Balanseras.
Ska balansering ske direkt när verifikationen sparas, och inte då via en Operation vid ett och samma tillfälle för flera verifikationer, markeras även Balansera direkt.
Genom detta kommer det från början angivna kontot för raden, med det objekt som är markerat för balansering, att bytas ut mot ett balanskonto som är kopplat till kontofunktionerna, Projektbalansering inkomster eller Projektbalansering utgifter i kontoregistret.
Klicka på Spara.
Resultatföra objekt
Välj Redovisning-Operationer-Resultatför objekt för att resultatföra ett objekt.
När ett objekt/projektet är färdigt ska det resultatföras, dvs bokas till sitt rätta kostnads eller intäktskonto, från det tillfälliga balanskontot.
Denna operation skapar nya verifikationer där balanskontot motkonteras och det verkliga resultatkontot konteras. I övrigt behålls konteringen som den såg ut tidigare förutom med avseende på år, datum, period och verifikationsserie.
Det går inte att resultatföra objekt på perioder, eller år, som är låsta. Innan ett år låses måste alla objekt resultatföras. Om det inte görs innan året låses, går det inte att resultatföra projekten sedan.
Med andra ord kan inte ett objekt balanseras över mer än 2 år.
Det är möjligt och också lämpligt att låsa perioder när en period är avstämd, men det innebär att om projekt ska resultatföras, måste alla perioder låsas upp först, för att sedan låsas igen, efter resultatföring.
Anledningen till detta är inte att det skapas verifikationer på de låsta perioder - det sker på den angivna perioden när man reslutatför - utan det är ett “osynligt” fält på verifikationsraderna som uppdateras, så att det är möjligt att resultatföra ett projekt flera gånger under dess aktiva tid.
Gör så här:
Läs fram de objekt som ska resultatföras genom att välja t ex objekttyp och sedan markera aktuella objekt som ska resultatföras.
I fältet Resultatför objekt anges för vilken affärsenhet, period, bokföringsdatum för resultatföringen samt verifikationsserie för de verifikationer som kommer skapas av denna operation.
Klicka på Utför.
Valutaomvärdering
Välj Redovisning-Valutaomvärdering för att valutaomvärdera konton.
Vid en valutaomvärdering summeras ackumulerat saldo i basvalutan och aktuell valuta per konto, valuta och använda objektstyper.
Differensen mellan ackumulerat belopp mot (valuta * kurs) blir omvärderingsdifferensen som då ska bokföras som en orealiserad vinst/förlust
Kursen för omvärderingen hämtas från Redovisning-Register-Valutor och är den sista aktuella kursen för vald period.
Eftersom omvärderingen baseras på ackumulerade saldon kan omvärderingen köras flera gånger varje månad om så önskas. Endast eventuella förändringar i saldo, alternativt valutakurser, kommer att påverka en repetitiv omvärdering.
Resultatet av omvärderingen kan förhandsgranskas direkt på skärmen innan man sparar och bokför omvärderingen.
Resultatet som presenteras i bakgrunden kommer, när omvärderingen sparas, skapas som verifikationsloggar och man får en fråga om man vill gå till Redovisning-Verifikationer-Överför verifikationsloggar för att överföra dem till huvudboken.
Parametersättning för valutaomvärderingen sker på två ställen:
Under Inställningar-Systeminställningar-Valutaomvärdering anges vilken verifikationsserie som varje valutaomvärdering per affärsenhet ska bokas på, och om någon valuta ska exkluderas från omvärdering, samt lägsta belopp för omvärdering. Omvärderingsdifferenser lägre än detta belopp kommer inte bokas.
I Redovisning-Register-Konton markeras respektive konton som ska omvärderas, samt vilket vinst/förlust och motkonto, som omvärderingen ska bokas på.
Man kan med andra ord ha olika vinst/förlust samt motkonton för de olika konton som omvärderas.
Gör så här:
Ange den eller de Affärsenheter som ska omvärderas samt År och Tom period
Klicka på Ladda
Kontrollera resultatet.
Observera att samtliga rader kommer omvärderas, även om man gjort filtreringar i filterraden. Denna är enbart till för att söka specifika rader i resultatet inte att exkludera rader i omvärderingen genom att filtrera.
Ange Affärsenhet samt Bokföringsdatum, och ev Fritext.
Klicka på Spara.
Resultatet som presenteras kommer, när omvärderingen sparas, skapas som verifikationsloggar och man får en fråga om man vill gå till Redovisning-Verifikationer-Överför verifikationsloggar för att överföra loggarna till huvudboken.
Svara Ja på meddelandet och överför sedan loggen på vanligt sätt.
Avstämning
Det finns flera sätt att göra avstämningar i Control Edge. Nedan presenteras de vanligaste.
Export till Excel
I alla bakgrunder kan rader och kolumner exporteras till ett Excelark med rubriker och korrekt format.
Gör så här:
Markera det område som ska exporteras och välj att högerklicka för att där välja Export till Excel eller
Export till Excel med rubrik.
Man kan även välja Kopiera, med eller utan rubrik, som då inte ska till Excel.
Saldokontroll
Saldokontroll kan t ex göras från Kontoanalysen eller från kontoregistret.
Kontoanalys
Gör så här:
Välj Redovisning-Sök-Kontoanalys
Fyll i t ex Affärsenhet, konto och period
Vill man även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, så klicka för Ladda även raderade rader
Klicka på Ladda
Kontoregistret
Gör så här:
Välj Redovisning-Register-Konton och markera aktuellt konto och klicka på Redigera
Välj knappen Fler Åtgärder och Översikt för att få fram periodsaldo för kontot och aktuellt år.
Klicka på Ladda.
Verifikationskontroll
Verifikationskontroll kan t ex göras från Kontanalysen eller sökdialogen för Verifikationsrader
Det går bra att läsa fram verifikationer för flera affärsenheter samtidigt eller för en affärsenhet i taget. Ett konto måste dock alltid anges vid Kontoanalys.
Kontoanalys (verifikationer)
Gör så här:
Välj Redovisning-Sök-Kontoanalys
Fyll i t ex Affärsenhet, konto och period
Vill man göra urval på objekt klickar man på Visa fler filter där databasens olika objekttyper kan väljas.
För att ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, så klicka för Ladda även raderade rader
Klicka på Ladda
Vidare kan man lägga ytterligare filter för att minimera resultatet, och antal rader, genom att i den översta sk filterraden ange olika kriterier.
Här kan man sen klicka på Öppna-ikonen i fältet Verifikationsnummer för att se hela verifikationen.
Verifikationsrader
Gör så här:
Välj Redovisning-Sök-Verifikationsrader
Fyll i t ex Affärsenhet, konto, bokföringsdatum och verifikationsserie
Vill man även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, så klicka för Ladda även raderade rader
Klicka på Ladda
Vidare kan man lägga ytterligare filter för att minimera resultatet, och antal rader, genom att i den översta sk filterraden ange olika kriterier.
Här kan man sen klicka på Öppna-ikonen i fältet Verifikationsnummer för att se hela verifikationen.
Det går lätt att sortera informationen genom att klicka på kolumnrubriken på den kolumn man vill sortera efter. Man kan också markera vissa belopp och högerklicka, för att få fram en summering på valda belopp.
Kontoavstämning
Välj Redovisning-Avstämning för att stämma av ett konto i Kontoavstämningen.
Här kan man ta fram verifikationsrader som ska stämmas av och sedan även markera dessa som avstämda. Vid nästa framläsning är det möjligt att utesluta redan avstämda rader.
Gör så här:
Ange urvalskriterier på konto och till-och från period.
Vill man även ta med strukna rader, dvs redigerade verifikationer, så klicka för Ladda även raderade rader
Ska sorteringen vara efter absolutbelopp kan även detta markeras så att lika belopp i debet och kredit kommer efter varandra.
Klicka på Ladda
Utöver det kan man lägga ytterligare filter för att minimera resultatet, och antal rader, genom att i den översta sk filterraden ange olika kriterier.
Efter genomgång kan de rader som anses avstämda bockas för i kolumnen Avstämd. För att lätt kunna följa avstämningen uppdateras beloppen nere i fönstret då en rad bockas för som avstämd.
Vill man inte markera rad för rad kan man, precis som vanligt Windows kommando, hålla nere CTRL eller SHIFT och sedan markera hela raden för de som ska markeras som avstämda.
Klicka därefter på knappen Markera alla eller Markera valda så blir samtliga valda rader markerade med en bock.
Klicka på Spara
Behöver man avsluta, för att sedan fortsätta vid senare tillfälle, laddar man fram kontot och perioden igen men då också klicka för **Ladda även redan avstämda rader**.
Bankkontoavstämning
Välj **Redovisning-Bankkontoavstämning** för att stämma av bankkontot mot bankens elektroniska kontoutdrag.
Möjligheten att hämta bankens kontoutdrag ingår i betalningstjänsten Visma Autopay, men man behöver kontakta banken för att aktivera det elektroniska kontoutdraget så att Visma Autopay kan hämta detta.
De poster som nu kan matchas, utifrån olika kriterier som t ex datum, belopp, löpnummer, kommer nu automatiskt att markeras som avstämda i kolumnen Avstämt samt att dessa rader blåmarkeras.
Övriga poster, som då inte kan matchas förblir omarkerade.
I detta läge kan man nu välja att spara undan de poster som automatiskt blivit avstämda så att de försvinner från listan och man bara har kvar avvikelser, dvs de som inte matchar varandra.
Gör så här:
Ange affärsenhet som ska stämmas av.
Välj sedan aktuellt likvidkonto samt transaktionstyp, utgående, inkommande eller båda.
Ange bokföringsdatum för avstämningen.
Klicka därefter på Ladda.
Möjlighet finns nu att kontrollera de automatiskt avstämda raderna.
Klicka därefter på Spara för att spara undan de matchade raderna.
Markera nu, de ej avstämda raderna, som avstämda efter erforderliga kontroller och avstämningar för dessas rader tills samtliga rader är avstämda.
Möjlighet finns att ladda fram matchade, och sparade rader, om man blir tvungen att avbryta flödet för att fortsätta vid senare tillfälle.
Detta görs genom att markera Inkludera redan avstämda poster innan man klickar på Ladda.
Avstämning bokslut
Välj **Redovisning-Avstämning bokslut** för att stämma av balanskontona vid bokslut.
Detta flöde listar alla balanskonton där man kan ange det belopp som man stämt av samt bifoga anteckningar, samt bilaga, till avstämningen för detta konto, period och bolag.
För varje balanskonto visas Årets IB, Periodens IB, Periodens saldo samt UB Period för aktuell period. Det är kontots UB som jämförs mot avstämt belopp som anges i kolumnen Avstämt belopp.
Vid eventuell differens så specificeras det automatiskt i kolumnen Differens. Det är till den differensen som man då kan ange en anteckning, samt bifoga bilaga. Detta görs i kolumnen Anteckningar genom att klicka på ikonen i fältet. Anteckningar sparas per affärsenhet och konto och det går i anteckningen att koppla bilagor till avstämningen.
Ett konto kan vara avstämt trots en differens. Det kan finns en differens av historiska skäl, men just den valda perioden är avstämd. UB och avstämt belopp kan därför skilja sig åt och ändå är kontot avstämt. På samma vis kan ett konto ha 0 i differens men ändå inte vara avstämt
Man ser också vem som senast stämt av, eller gjort en uppdatering, för kontot i kolumnen *Utfört av.* Det går att ladda fram stängda konton, avstämda konton samt konton med nollsaldon.
Rapporten “Avstämning Bokslut” under Månadsrapporter i rapportcentralen kan tas ut för att visa alla anteckningar. Med checkboxen ibockad visas alla anteckningar från alla perioder.
Gör så här:
Ange affärsenhet och period som ska stämmas av.
Klicka på Ladda
Ange avstämt belopp i kolumnen Avstämt belopp samt bifoga eventuella anteckningar och bilagor.
Klickar man på pilen i kolumnen UB Period anges automatiskt UB beloppet i kolumnen Avstämt belopp och kontot blir automatiskt markerat som låst i kolumnen Låst.
Konton som blir låsta kan manuellt låsas upp genom att ta bort bocken eller då tvärtom, låsa kontot trots differens.
Klicka på Spara när avstämning är klar.
Internmatching
Välj Redovisning-Internmatching för att betala interna kund-och leverantörsfakturor mot varandra.
Vid internfakturering finns nu möjlighet att i en och samma betalningsbakgrund betala av interna fakturor mot varandra från kund och leverantörsreskontran och få dem slutbetalda.’
Själva flödet fungerar precis likadant som övriga betalningsflöde för försäljning och inköp, men med en skillnad att man ha möjlighet att man kan ange olika filter för kund- och leverantörsreskontran när poster att betala ska laddas fram.
Förutsättningarna är att kunderna och leverantörerna har fältet Kategori satt till Intern i registret samt att det finns ett betalningssätt som har Typ satt till Intern i registret för betalningssätt.
Betalningssätt registreras under Inställningar-Betalningar-Betalningssätt.
Gör så här:
Se till att interna kunder och leverantörer tillhör kategori Intern samt ett betalningssätt av typen Intern.
Ange betaldatum i fältet Betaldatum
Ange eventuella filter, t ex affärsenhet och förfallodatum.
De filter som anges för antingen kund, eller leverantör, kopieras till den andra sidan så att filtren blir samma för både kund- och leverantörsreskontraposterna.
Klicka på Ladda
Kontrollera beloppen i fälten Att betala att de är korrekt.
Klicka på Spara
Skulle de poster som ska betalas inte stämma, dvs att det inte blir samma betalt belopp för kundfakturorna som leverantörsfakturorna så får man ett kontrollmeddelande när man försöker spara.
Likviditetsanalys
Välj Redovisning-Sök-Likviditetsanalys
I likviditetsanalysen kan poster från kund- samt leverantörsreskontran läsas fram för att ge en bild av kommande in- och utbetalningar. Övriga in- och utbetalningar, t ex löner, momsredovisning kan anges manuellt för att få en bättre likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp per valt datumintervall.
Ett IB-värde kan anges vid framläsning för att följa hur balansen kommer förändras på tänkt konto.
Detta saldo ser man längst ner till höger i fönstret.
Vid framläsning anges också om förfallna fakturor,
Utöver detta kan man välja att exkludera antingen kund-eller leverantörsreskontra, ankomstregistrerade, spärrade eller förfallna poster.
De förfallna posterna, innan angivet datumintervall, presenteras på den första raden utan datum.
Gör så här:
Gör urval på datum, affärsenhet samt hur många dagar i intervall som ska summeras per rad när resultatet visas.
Ange IB-värde, för tänkt konto, för att få en mer exakt koll på balansen.
Välj sedan om något ska exkluderas, t ex kundreskontraposter, förfallna eller spärrade.
Klicka på Ladda
Ska extra poster läggas till, för att få en mer exakt analys, för t ex löner och moms så klickar man på knappen Likviditetsposter.
Välj där namn på posten samt affärsenhet och datum.
Välj vilken typ av övrig in- eller utbetalningspost det är samt ett belopp.
Under Återkommande kan man välja om posten ska återkomma veckovis eller månadsvis.
Genom detta läggs poster upp automatiskt med valt intervall.
Klicka på Spara.
Klicka på Ladda igen för att få med de tillagda posterna.
Rapporter
Välj Rapportering-Utskriftscentral för att starta Utskriftscentralen.
Här finns alla standardrapporter och de eventuella specialrapporter som man arbetar med.
Vissa rapporter har drill down funktionalitet, dvs där man kan klicka på ett saldo i rapporten och komma ner till transaktionsnivå.
Dessa rapporter är Saldobalans, Balansräkningarna, Resultaträkningar som finns under Redovisning-Redovisning-Resultaträkningar-Kostnadsslag.
Belopp som är understrukna i rapporten har underliggande transaktioner att visa.
Redovisa moms
Välj Rapportering-Utskriftscentral för att starta Utskriftscentralen.
Välj mappen Redovisning-Månadsrapport för att låta Control Edge räkna ut hur mycket moms som ska redovisas.
Själva momsbokningen gör man sedan som en verifikation i Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation.
Tips! Som hjälp vid momsavstämning finns en rapport, som heter Momsavstämning, vilken listar de transaktioner som har momskod men där det bokförda momsbeloppet inte stämmer gentemot använd momskod och belopp som momsen beräknats utifrån.
Rapporten finns under Redovisning-Månadsrapport i Utskriftscentralen.
Lås verifikationsserier
Välj Redovisning-Register-Verifikationserier för att låsa flera verifikationsserier samtidigt eller bara en specifik verifikationsserie.
Verifikationsserierna låses t .o.m en viss period Låset kan lätt tas bort igen av den som är behörig.
Gör så här:
Filtrera fram de verifikationsserier som ska låsas genom att i filterraden lägga filter på t ex År och affärsenhet.
Markera de verifikationsserier som ska låsas och klicka sedan på knappen Lås.
Ange tom vilken period som ska låsas.
Klicka på OK
Man kan se i kolumnen Låst till tom vilken period som serierna är låsta.
Lås perioder
Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-År och perioder för att låsa de perioder man har stämt av och inte längre ska bokföra på.
Givetvis kan man skriva ut rapporter från de låsta perioderna.
Man kan också låsa upp perioderna efter att de har blivit låsta för de användare som har behörighet.
Låsning av perioder bör göras både framåt och bakåt i tiden. Detta för att undvika bokningar på fel period.
Gör så här:
Markera det År i listan som du vill låsa perioder för och klicka på Redigera.
Markera perioden som ska låsas genom att markera perioden i listan och klicka på knappen Lås.
Man får nu en fråga för att säkerställa att ev automatkonteringar och periodiseringar för aktuell period är utförda innan perioden låses.
Klicka Ja på frågan för att fortsätta och låsa vald period.
Klicka på Spara.
Control Edge kommer nu markera perioden som låst samt sätta en ikon, i form av ett hänglås, i kolumnen Lås.
Årsbokslut
När man har registrerat klart för innevarande år och vill påbörja redovisningen för nästa år, även om bokslutet inte är klart, måste man börja med att låsa räkenskapsåret för föregående år om man inte redan gjort detta när bokslutet blev godkänt.
Man kan ha innevarande år öppet för att registrera bokslutstransaktioner, eller andra verifikationer, men påbörja nästa år ändå.
I Control Edge kan man bara ha två aktiva år öppna för bokföring, dvs innevarande och föregående år.
Stegen i öppnande av ett nytt räkenskapsår är enligt nedan:
Avsluta och lås föregående år. Detta görs i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-År och perioder.
Det året måste då vara färdigt och det beräknade resultatet bortbokat med en manuell verifikation. Kontrollera detta genom att ta ut en resultaträkning och se om det beräknade resultatet är noll. Är det beräknade resultatet noll kan man gå vidare till nästa steg.Skapa nya året i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-År och perioder om det inte redan är skapat
Gå till Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-År och perioder för att aktivera så att detta år blir det innevarande året.
Det år som man låste, dvs det som nu blivit föregående år man fortfarande boka på för de perioder och verifikationsserier som är öppna
Avsluta föregående år
Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-År och perioder för att låsa det föregående året.
Efter det att man låst året kan man inte längre registrera på det, men fortfarande titta och ta ut rapporter.
Gör så här:
Markera det år som ska låsas och klicka på knappen Lås år 20XX. Där XX står för det år som är det föregående.
Control Edge känner av vilket år som är det föregående året och skriver då ut detta på knappen
t ex Lås år 2012.
Det i dagsläget innevarande året markeras med en *, asterisk, i listan för år.
Klicka på knappen Lås år 20XX
Byt räkenskapsår
Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-År och perioder för att byta innevarande år.
Notera! Innan man kan byta räkenskapsår måste man se till att räkenskapsåret finns skapat genom att då kontrollera att året finns i listan över skapade år.
Gör så här:
Kontrollera först att året som man ska byta till finns i listan för år.
Klicka på knappen Ny om året inte finns.
Control Edge föreslår nästa år men man måste ange fördelning på perioderna i fältet Fördelning.
Se också till att bocken finns i rutan Kopiera verifikationsserier från tidigare år så slipper man lägga upp alla verifikationsserier på nytt.
Klicka på OK*.*
Välj Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar-År och perioder för att byta till det nya räkenskapsåret**.**
Markera året och klicka på knappen Byt år.
Klicka på OK.
I samband med att man byter år kommer även Control Edge att boka upp Årets resultat, som IB för det nya året, på det konto som är kopplat som funktionskonto för funktionen Årets resultat i Redovisning-Register-Konto
Detta konto föreslås konto för Årets saldo.
Observera att resultatet för föregående år sedan måste bokas manuellt efter att man bytt år och bokslutet för det året är klart.
Det görs som en vanlig verifikation i Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation
Simulera bokslutstransaktioner
Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation och välj en verifikationsserie som är av typen
Använd för simuleringsverifikat.
Man kan skapa sådana här verifikationer för att göra simuleringar vid bokslut.
Man registrerar verifikationen som vanligt, men när verifikationen sparas uppdateras inte huvudboken utan läggs i ett register vid sidan av.
Det finns speciella rapporter som tar med simulerade verifikationer. Dessa finns i Utskriftscentralen i kategorin Redovisning-Bokslut-Balansräkningar och Resultaträkningar.
När man sedan simulerat klart kan man välja att skapa den slutliga bokslutstransaktionen på en verifikationsserie av kategorin För verifikationer, för att resultatet ska visas på alla rapporter.
Detta gör man enklast genom att använda funktionen Kopiera verifikation från arbetsflödet
Redovisning-Verifikationer-Skap verifikation
När en simulerad verifikation inte längre behövs kan den raderas och detta görs under Redovisning-Operationer-Flerverifikationshantering.