Systemansvarig

Inställningar/Systeminställningar

Obs! Alla användare bör därför ha loggat ut ur Control Edge innan förändringar görs i systeminställningarna.

Upplägg av ny användare

Upplägg av ny användare sker från Control Edge - Användarportal dit systemansvarig har åtkomst.

Användarregistret

Välj Inställningar-Systeminställningar–Användare för att administrera ny eller befintliga användare.

För att underlätta administreringen av användarna kan mallar definieras där tanken är att användarna ska kopplas till mallar för enklare hantering vid upplägg och revidering av behörigheter och andra egenskaper kopplat till mallarna. Man slipper därigenom att registrera detaljer på varje användare. Det blir dessutom enklare att revidera befintliga behörigheter eftersom en ändring i mallen slår igenom på de användare som är kopplade till mallen.

Gällande privilegier finns det även möjlighet att använda sk privilegieroller som då bara hanterar behörigheter/privilegier, inte andra egenskaper på användarna. Dessa privilegieroller kan sedan då kopplas till mallar, eller direkt på användare, för att hantera behörigheter på ett och samma ställe. Uppdateras en privilegieroll så kommer användare kopplat till den också att uppdateras. Privilegieroller beskriv mer i nästa avsnitt.

Fliken Användarinformation Här kopplar man Standardaffärsenhet till användaren, dvs den affärsenhet som kommer att föreslås automatiskt vid registrering. Utöver det bockar man för vilka övriga affärsenheter som användaren ska ha tillgång till.

För och efternamn, samt e-post är obligatoriska uppgifter och måste registreras.
Om användaren ska kunna skicka e-fakturor så behöver även fältet Autoinvoice-nyckel vara ifyllt. (Kopiera samma nyckel som ligger på övriga användare).

Typ av användare ska anges för användaren som ska registreras.
Dvs om användaren är en sk. Controlanvändare (registrerare eller tittare), Integrationsanvändare eller Systemanvändare.

Fliken Privilegier Här anges vilka behörigheter/privilegier som användaren, eller mallarna, ska ha. Använder man inte funktionaliteten för privilegieroller, där man här i sådana fall hämtar upp den/de privilgieroller som ska kopplas till mallen eller direkt på användare, får man här ange behörigheter/privilegier per användare.

Behörighet sätts idag per olika arbetsflöden, delar av flöden, samt att man kan sätta behörighet till samtliga register, operationer samt inställningar. Här ges också behörigheter till rapporter.
Det går alltså att styra behörigheterna på ett väldigt detaljerat sätt.

Fliken Objekt och grupper Här kopplar man ev objekt och grupper till mallar, eller direkt på användare, så att dessa föreslås vid registrering av t ex verifikationer och fakturor.

Fliken Verifikations- och reskontraserier Här görs kopplingar kring verifikations- och reskontraserier som då ska föreslås vid registrering av t ex verifikationer och fakturor.Användaren behöver då inte välja detta manuellt.

Privilegieroller

Välj Inställningar-Systeminställningar-Privilegieroller för att administrera rollar.

Privilegieroller hanterar bara behörigheter/privilegier, inte andra egenskaper på användarna. Dessa olika roller, som byggs upp, kan då kopplas till mallar eller direkt på användarna om man inte använder mallar. Genom att arbeta med roller så kan man hantera och administrera behörigheter/privilegier på ett ställe som då när de sparas uppdaterar de användare som är kopplade till den/de.

Tips! Det är fullt möjligt, och även väldigt användbart, att koppla flera privilegieroller till användare och /eller mallar för att utnyttja denna funktionalitet på bästa sätt. Genom detta blir det enklare att administrera detaljer för vissa delar av programmet för vissas användare/mallar som man annars inte skulle uppnå.

Följande privilegier finns att lägga upp för en användare:

Inget Menyn/bakgrunden eller arbetsflödet visas inte för användaren Läs Användaren kan endast titta. Normal Användaren kan registrera men inte radera Admin Användaren har fullständiga behörigheter

Gör så här:

Klicka på Ny för att lägga upp en ny privilegieroll. Ange Privilegie-ID samt Namn för rollen.

Filtrera på de delar som ska omfattas av rollen för att lättare se de olika privilegierna. Filtrera t ex på Kategori(samma som Modul), Fönster eller Del.

Del är bla de olika tabbarna/delarna i arbetsflödena eller de unika registren, inställningarna eller operationerna. Mao, ska man sätta behörighet på ett specifikt register kan man i fältet Del ange namnet på registret.

Ska en användare ha behörighet till ett helt arbetsflöde är det enklast att markera den Del som heter Alla och sen välja om det ska vara Titta, Normal eller Admin. Genom detta blir samtliga delar/tabbar markerade med det privilegiet.

Ett privilegie sätts genom att, efter rad eller rader markerats, klicka på knappen Ändra privilegie. Välj det privilegie som ska vara och kontrollera att det ändras på raderna. Notera att det går att markera rader, som inte är efter varandra, genom att hålla nere Ctrl-knappen och sedan markera. Ska samtliga framfiltrerade rader väljas kan man klicka på knappen Välj alla.

Klicka på Spara.

Nu kan den skapade rollen kopplas till mallar, eller direkt på användare, i Inställningar-Systeminställningar- Användare.

Behörighetskoder

Välj Inställningar/Systeminställningar/Behörighetskoder

Det finns totalt 30 olika Behörighetskoder som kan kopplas till användare, och valda register, för att kunna ”filtrera” bort specifika delar från ett register som användaren inte får ta del av. T ex ett konto, en verifikationsserie, ett objekt o s v. Behörighetskoderna finns till de flesta register som Konto, Objekt, Kunder, Leverantörer, Grupper osv.

Vid upplägg av Behörighetskoder bör olika grupper av användare med samma behörighet definieras. Detta kan underlätta underhållet och spara antalet använda behörighetskoder.

Dessa grupper kan man koppla till olika sk användarmallar i Användarregistret ,för att enklare kunna generera användarna, men också för att förenkla administrationen kring dessa grupper/mallars behörigheter.

Man börjar med att namnge de behörighetskoder som ska användas, där de bör få namn enligt vad de avser att styra behörigheterna för. Tex kan man döpa en behörighetskod till KST om man avser att sätta behörighet så att specifika KST(objekt) inte visas för vissa användare.

Under Inställningar-Systeminställningar-Gruppera behörighetskoder kan man välja att gruppera samman flera behörighetskoder till en gemensam grupp för att lättare kunna tilldela samma typ av behörighetskoder för olika användare. Detta är alltså inte nödvändigt att använda men kan underlätta administreringen.

Nedan följer ett exempel på hur man gör för att som, i detta fall, ta bort ett specifikt KST för en grupp av användare.

Gör så här:

Välj Redovisning-Register-Objekt Klicka på knappen Fler åtgärder och Användarens behörighetskoder för att aktivera dem för aktuellt objekt.

Bocka ur Kontrollera inte behörighetskoder eftersom detta objekt nu ska kontrolleras enligt uppsatta behörigheter.

Markera den Behörighetskod som avses för detta register, i det här exemplet är det KST, alt så väljer man den grupp av behörighetskoder från fältet Gruppera behörighetskoder.

Klicka på Spara.

Spara sedan ändringen på aktuellt objekt.

Koppla behörighetskod till användare

Välj Inställningar-Systeminställningar-Användare för att motsvarande behörighetskod ska aktiveras för den/de användare, eller grupp/mall, av användare som inte ska se detta KST.

Klicka på knappen Fler åtgärder-Användarens behörighetskoder.

Bocka ur Kontrollera inte behörighetskoder eftersom detta objekt nu ska kontrolleras enligt uppsatta behörigheter

Avmarkera den Behörighetskod som avses för detta register, i det här exemplet är det KST, vilket kommer då medföra att användare kopplade till denna mall inte kommer få se specifika KST.

Att lägga detta i en mall medför att användare kopplade utifrån mallen automatiskt kommer få dessa behörigheter, men det går självklart lika bra att göra detta per användare.

Nu kommer inte KST, INKN, visas för dessa användare.

Klicka på Spara.

Kalender

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att aktivera eller uppdatera kalendern.

Kalendern aktiveras genom att den importeras manuellt för varje nytt år, där då helger samt övriga helgdagar automatiskt föreslås som icke bankdagar.

Man måste först dock aktivera kalendern i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar, genom att markera Aktivera bankdagar samt Bankdagar bakåt om Control Edge ska välja föregående bankdag.

Detta innebär att en faktura inte kommer att kunna förfalla eller betalas på en helgdag, utan nästa bankdag kommer att väljas automatiskt, utifrån Systeminställningarna.

Gör så här:

Markera aktuellt år i listan och klicka på knappen Importera Kalender.

En dialogruta visar nu de dagar som inte är bankdagar, förutom lördagar och söndagar då dessa automatiskt är markerade som inte bankdagar.

Dessa dagar går att editera gällande datum, samt att det även går att ta bort dessa genom att klicka på minus(-) knappen. Vill man lägga till någon dag klickar man på plus(+)knappen och anger namn och datum för dagen.

Klicka på OK.

Sambandsregler

Välj Inställningar-Systeminställningar-Sambandsregler för att registrera ny eller ändra befintliga regler.

Vid användning av sambandsregler kontrolleras samtliga verifikationsrader om man angivit tillåtna eller spärrade konteringskombinationer för Affärsenhet, Konto och Objekt.

I Control Edge kallas detta för sambandsregler och följande inställningar kan göras: • Intervall och en serie av värden kan anges för konto och objektsfälten. • Giltig konteringskombination kan kopplas till en affärsenhet. • Giltighetstid kan anges för både spärrade och tillåtna kombinationer. • För att förtydliga en spärrad kombination kan ett extra meddelande ges.

Godkänd/otillåten verifikationsrad En konteringsrad godkänns om den kan matchas i kombinationstabellen och ingen av träffarna är spärrad. En konteringsrad spärras om den inte kan matchas i tabellen eller om minst en träff är spärrad. Ev meddelande visas då för användaren.

OBS! Om man inte har lagt upp någon regel, sker ingen sambandskontroll. Finns det minst en regel så måste en fullständig regeltabell läggas upp för att manuella konteringar skall kunna ske.

Gör så här:

Klicka på Ny för att registrera en sambandsregel

Ange för vilka affärsenheter, konto och objekt som regeln ska omfattas av. Ska denna regel inte vara spärrad klickar man för Spärra sambandsregel.

Man kan också ange giltighetsdatum, samt ett eget förtydligande meddelande, för regeln.

Klicka på Spara*.*

För att redigera en befintlig sambandsregel markerar man den i listan och klickar på Redigera.

När man sparar regeln får man en fråga om man vill ta bort den ursprungliga regeln eller inte, dvs om man vill skriva över med de nya värdena eller då behålla den ursprungliga regeln.

För att ta bort en befintlig sambandsregel markerar men den i listan och klickar på Ta bort.

TIPS! Om man vill skriva ut sambandsreglerna kan man kopiera till Excel för att därifrån skriva ut dem.

Obligatoriska fält

Välj Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält för att ange vilka fält som är obligatoriska för att kunna spara en kund, leverantör, konto eller objekt.

Gör så här:

Markera de fält för respektive register som skall vara obligatorisk för att kunna spara och klicka på Uppdatera.

Kontrollen sker när man sparar och om något inte är ifyllt får man ett meddelande om vilket fält som inte är angivet.

Klicka på Spara.

När det gäller obligatoriska fält för Konto och Objekt så är det enbart använda Grupper som går att sätta som obligatoriska.

Register

Affärsenheter

Välj Inställningar-Affärsenheter för att registrera eller uppdatera information om det egna företaget.

• Från fliken Affärsenhets information hämtas uppgifter till standard fakturautskrifter gällande adresser, organisationsnummer, momsregistreringssummer . Adresserna måste stå i den ordning som anges för respektive adressfält för att det ska fungera för betalningstjänsten Visma .net Autopay.

• Från fliken Banker hämtas bankuppgifter för leverantörsbetalningar. Dessa uppgifter hämtas även till standard fakturautskrifter samt e-fakturering via utställartjänsten. Ett fält finns också för möjlighet att välja en valuta för att förbättra matchningsfunktionaliteten.

• Från fliken Affärsenhets information lägger man även Alternativ valuta som tillhör resp. affärsenhet.

  Alla transaktioner kommer då även att bokas i denna alternativa valuta och ska ses som en rapporteringsvaluta då det finns särskilda Balans-och resultaträkningar som kan visa detta.

Schemaläggare

Välj menyn Schemaläggare för att schemalägga uppgifter, så att de kommer utföras automatiskt vid en viss tidpunkt. De uppgifter som kan schemaläggas är nedan:

För att kunna schemalägga måste man som användare har Admin på privilegiet Scheduler.

Gör så här:

Klicka på Ny för att göra en ny schemaläggning.
Välj uppgift/jobb som ska schemaläggas.
Beroende på vilket val som görs kommer olika urval visas som är relevant för just det specifika jobbet.
Dock är uppgifterna för själva schemaläggningen densamma.

Schemainformation:

Datum: Ange startdatum för jobbet
Tid: Klockslag när jobbet ska starta
Återkommande: Ange periodicitet för jobbet
Intervall: Ange hur ofta jobbet ska utföras utifrån periodicitet. Intervall 2 innebär tex varannan dag eller månad.
Slutdatum: Ange eventuellt slutdatum för jobbet
Uppgiftsinformation:

Baserat på vilket jobb som ska utföras anger man olika filter för jobbet. Tex om jobbet gäller en specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie, periodiseringskonto mm.

Meddelandeinformation:

Ange medelandemottagare.
Dvs till den användare som ska få meddelande om att jobbet är utfört eller om det är något meddelande, eller felmeddelande.
Meddelandet presenteras på den angivna användarens Startsida, under Meddelanden, i Control Edge.

Arbeta med bokslut och årsrutiner

Checklista inför periodbokslut

• Alla intäkter och kostnader skall vara registrerade för aktuell period.

• Kontrollera att leverantörsfakturor för aktuell period finns med

• Att fakturering från försystem är klar och överförd till Control Edge.

• Lås eventuella verifikationsserier för fortsatt registrering för aktuell period.

• Att lönekostnader är registrerade.

• Avskrivningar - Välj Anläggning-Avskrivningar - Ange Bokföringsdatum och ev filter. - Klicka på Ladda - Klicka på Förhandsgranska för att kunna skriva ut Avskrivningslista - Klicka på Spara

• Periodiseringar - Välj Redovisning-Operationer-Utför periodiseringar - Ange Affärsenhet, T.o.m period, Verifikationsserie och aktuellt Bokföringsdatum. - Klicka på Utför

  Finns schemalagt jobb skapat för periodiseringarna ska mottagaren av meddelande kontrollera eventuella meddelanden på Startsidan.

• Automatkonteringar - Välj Redovisning-Operationer- Utför automatkonteringar - Markera de automatkonteringar som ska utföras - Ange Verifikationsserie, År, fr.o.m och T.o.m period samt Bokföringsdatum - Klicka på Utför

• Avstämningar
  Det finns diverse avstämningsflöden i Control Edge. Bla flödena Kontoavstämning, Bankkontoavstämning, Avstämning bokslut samt flödena Avstämning för avstämning av kund-och leverantörsreskontra mot huvudbok.

• Lås aktuell period

Lås perioder

___________________________________________________________________________

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att låsa, eller låsa upp, en period.

I Control Edge kan enskilda perioder på föregående och innevarande år låsas. Då en period låses går det inte att bokföra på den.

Att låsa perioder är dock inte så slutgiltigt som att låsa ett år eftersom det alltid går att låsa upp en period igen. Efter varje periodbokslut rekommenderas att perioden låses för att bokningar inte ska ske av misstag på en avstämd period. Man kan välja att låsa perioder mellan innevarande och föregående år, om det fortfarande är öppet.

Perioder med Lås-ikonen är perioder som är låsta.

Givetvis kan man fortfarande skriva ut rapporter från de låsta perioderna.

Gör så här:

Markera det år för vilken en period ska låsas och klicka på Redigera.

Markera den/de perioder som ska låsas i listan över perioder och klicka på Lås. Raden/raderna kommer nu få en ikon med ett lås för att markera att perioden är låst.

Har man behörighet kan man låsa upp en period genom att markera perioden och klicka på Lås upp.

Klicka på Spara.

Årsbokslut

När man har registrerat klart för exempelvis 2022 och vill påbörja redovisningen på 2023 måste man börja med att låsa räkenskapsåret 2021.

I Control Edge kan det maximalt finnas två år öppna samtidigt. Innan byte kan ske till det tredje året, dvs öppna ett nytt år, först föregående år avslutas.

Den här operationen är slutgiltig. Ett avslutat år kan aldrig låsas upp igen. Se därför alltid till att det finns en säkerhetskopia på databasen innan föregående år avslutas.

Man kan ha 2022 öppet för att registrera bokslutstransaktioner eller andra verifikationer, tills årsbokslutet är klart, men påbörja 2023 ändå.

Stegen i öppnande av nytt räkenskapsår är enligt nedan och hanteras från Systeminställningar-År och Perioder

1. Avsluta och lås föregående år. Året måste då vara avslutat och det beräknade resultatet bortbokat med en manuell verifikation. Kontrollera detta genom att ta ut en resultaträkning och se om det beräknade resultatet är noll.

2. Skapa det nya året Detta kan redan vara gjort sedan tidigare för att bla kunna registrera periodiseringar som sträcker sig framåt över år eller en skapad budget.

3. Byta till det nya året Nu kan man byta till det nya året så att detta år blir det innevarande året. Det gamla året , nu föregående år, kan man fortfarande boka på förutsatt att perioderna är öppna.

Lås föregående år

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att låsa år. Efter det att man låst föregående år kan man inte längre registrera på det, men fortfarande titta och ta ut rapporter.

Gör så här:

Markera året som ska låsa i listan över år och klicka på knappen Lås år 20XX. Säkerställ att bokning av årets resultat är bokfört eftersom denna operation inte går att ångra.

Klicka på OK

Skapa år

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att skapa nya år.

Control Edge föreslår nästa år och fördelning av perioderna per kalendermånad . Det går bra att skapa flera år framåt i tiden för upplägg av periodiseringar och budgetregistrering

Gör så här:

Klicka på Ny för att skapa ett nytt år. Kontrollera att rätt år föreslås i fältet Årets namn. Kontroller att rätt fördelning av bokföringsperioderna är rätt i fältet Fördelning, annars ändra. Control Edge föreslår fördelning per månad som standardfördelning.

Se till att bocken finns i Kopiera verifikationsserier från tidigare år så slipper man lägga upp alla serier på nytt.

Ändra ev periodens namn och datumintervall genom att markera respektive period och ändra.

Klicka på Spara.

Byt räkenskapsår

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att byta räkenskapsår för att kunna registrera på det nya året.

Angivet år blir nytt innevarande år och tidigare innevarande år blir föregående år. Kontot som föreslås vid byte av räkenskapsår är hämtat från kontoregistret och är det konto som har kopplat funktionen Årets resultat. Om fel konto föreslås bör först rätt konto kopplas till funktionen Årets resultat i kontoregistret innan operationen utförs.

Man kan fortfarande registrera verifikationer på det föregående året, så länge man inte har avslutat det. Den ingående balansen uppdateras omedelbart när en verifikation sparas på det föregående året.

Obs! Efter fastställt bokslut ska den avslutande bokningen på resultat- och balanskontona för Årets resultat göras manuellt.

Simulera Bokslutstransaktioner

Välj Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation för att skapa simuleringar vid bokslut genom simulerade verifikationer.

Efter simulering kan man få ut Balans- och Resultaträkning baserad på dessa verifikationer. Dessa finns i Utskriftscentralen under kategorin Redovisning-Bokslut-Balansräkningar och Resultaträkningar.

Gör så här:

Välj Ny verifikation för att skapa en simulerad verifikation. Ange Affärsenhet, den simulerade verifikationsserien samt bokföringsdatum för simulering.

Registrera verifikationen som vanligt, med den skillnaden att verifikationen sparas uppdateras inte huvudboken, eftersom verifikationsserien är för simulering. Simulerade verifikationsserier som är av kategori För simulering i Redovisning-Register-Verifikationsserier.

Klicka på Spara.

När simuleringarna är gjorda och ett antal simulerade bokslutstransaktioner är färdiga att tas i bruk, väljer man Redovisning-Verifikationer-Skapa verifikation och valet Kopiera verifikation. Filtrera fram den simulerade verifikationen och klicka på Kopiera verifikation. Välj därefter den ”riktiga” verifikationsserien för bokningar kring bokslut samt det önskade bokföringsdatumet.

När nu verifikationen sparas, så uppdateras huvudboken som vanligt och saldot kan ses från alla rapporter.

Klicka på Spara

Radera simulerade verifikationer

Välj Redovisning-Operationer-Flerverifikationshantering för att radera simulerad verifikationer som inte längre behövs.

Gör så här:

Ange År och Period samt verifikationsserie för att se de simulerade verifikationerna som finns. Markera aktuella verifikationer och klicka på Radera.

Räkna om saldo

Välj Redovisning-Operationer-Räkna om saldo

Att räkna om saldo är någonting som ska göras i nödfall och endast då man misstänker att det finns en misstämning mellan verifikationernas saldo och huvudbokens saldo för perioder eller ingående balans.

Den här operationen kan ta tid samtidigt som risken finns att arbetet blockeras för andra användare så undvik därför att utföra den när andra användare är inloggade i databasen.

Alla saldon raderas för att byggas upp igen m h a verifikationerna.

Gör så här:

1. Välj operationen Redovisning-Operationer-Räkna om saldo
2. Välj önskat År.
3. Ange om det är Ingående balans eller Årets saldo, d v s periodsaldo som ska räknas om.