Invoice Manager

Invoice Manager

Inledning

I detta dokument förkortar vi Invoice Manager till Edge IM.

Edge IM konverterar alla importerade fakturor till PDF

Alla fakturor (bildfakturor, XML-fakturor osv) konverteras till PDF-format.

Edge IM har en egen inbyggd bildvisare. Detta innebär att presentationen av fakturabilderna (hur fakturabilden ser ut) inte varierar beroende på vilken webbläsare som används.

Vilka webbläsare är webbgränssnittet för Edge IM kompatibelt med?

Webbgränssnittet för Edge IM fungerar i följande webbläsare:

• Internet Explorer 11
• Microsoft Edge IM
• Firefox (Mozilla Firefox)
• Google Chrome
• Apple Safari

I detta kompendium är alla övningar utförda i webbläsaren Google Chrome.

Kortkommandon

Tabellen nedan innehåller de kortkommandon som stöds i Edge IM.

Allmänna funktioner

Övning - Starta webbgränssnittet för Edge IM

1. Starta din webbläsare och ange sökvägen till Edge IM. Skriv in ditt användarnamn och ditt lösenord.
2. Klicka på knappen ”Log in”.

Om ditt företag använder AD login (Windows login) kan det vara så att du automatiskt loggas in i Edge IM och behöver då inte ange några uppgifter innan.

Användarna behöver ange en extra säkerhetskod vid inloggning, genererad från antingen Google- eller Microsoft-Authenticator.

Startsida

Startsidan finns tillgänglig via menyn. Användaren kan välja om Startsida ska presenteras som förvald första sida när applikationen startar. Startsidan kan väljas i menyn via Användarinställningar/Generella inställningar/förvald modul.

Informationen presenteras i diagram, cirkeldiagram, och text som innehåller följande:

• Mina aktiva fakturor i systemet användaren ser enbart de enheter för gruppköer och personliga köer som användaren har rättigheter till. T ex Ankomstregistrering, Sakgranskning Attest, Överskriden tid, Utredning etc. Notera: Steget Kopia är exkluderat.

Övriga detaljer på Startsidan är informationsfönster och statistik gäller för samtliga enheter.

• Antalet importerade XML- och PDF-fakturor som importeras idag. (alltid dagens datum).

• Antal importerade fakturor som är kopplade till rutinen återkommande faktura

• Vilka fem fakturamallar som används mest

• Totalt antal fakturor som matchas för mot fakturamall

• Totalt antal fakturor som misslyckas som tillhör en fakturamall

• Hur många fakturamallar som inte används de senaste 90 dagarna

• Antal förfallna fakturor

• Dagens systemimport av fakturor, lyckade/misslyckade

• Dagens systemimport per fakturatyp, XML format och andra format

• Meddelande från systemadministratören. Kan skrivas in av systemadministratören via Invoice Manager Administrator

• Licensens utgångsdatum

• Genomsnittlig tid för faktura import till definitivbokning

• Genomsnittlig tid för faktura preliminärbokning till definitivbokning

• Externa länkar till alla bolag och Svensk Handel Varningslistan och Visma Community

Inställningar

Inställningar finner du när du klickar på den inloggade användarens namn högst upp åt höger när du loggat in..

Generella inställningar

Bland ”Generella inställningar” kan du välja att du ska landa i vyn ”Fakturor” eller i vyn ”Rapporter” (osv…) när du loggar in i webbgränssnittet.

Här inne väljer du även det språk som webbgränssnittet ska ha.

Övning – Ställa in språk

Genom att klicka på ”Inställningar” öppnas en dialogruta

1. På fliken ”Användarinställningar” bland ”Generella inställningar” välj något av följande språk: Svenska, Engelska, Danska, Norska eller Finska.
2. Klicka ”Spara” för att spara.
3. Språket i EDGE IM har nu ändrats.

Fakturainställningar

Här väljer du ”Fokusfält” när du loggar in, alltså var markören skall ställa sig när du öppnar en ny faktura. Möjliga fokusfält är Referens, Bokföringsdatum eller Konteringslistan.

”Dagar innan utgång notifikation” innebär att ett utropstecken dyker upp vid fakturornas förfallodatum de antal dagar i förväg som du har valt i ”Dagar innan utgång notifikation”.

Här inne väljer du också om fakturavyerna och fakturasökningsvyn ”Sök faktura” ska visas i läget ”Utökad” eller ”Normal”.

Skicka Mall Attestant Epost inställningen om påslagen gör att ett mail skickas till användaren varje gång en mall för återkommande faktura ändras där användaren är attestant.

Övning – Fokus vid öppning

Genom att klicka på ”Inställningar” öppnas en dialogruta.

1. Välj i rullgardinslistan för ”Fokusfält” var fokus skall vara när en ny faktura öppnas*.*
2. Klicka på ”Spara” för att spara din ändring

Återställ listor

Här återställer du kolumnernas positioner och ordning.

Övning – Återställa kolumnlistor

1. Genom att klicka på ”Inloggad användare” öppnas en dialogruta.
2. På fliken ”Användarinställningar” bland ”Återställ listor” klicka på knappen ”Återställ” bredvid texten ”Listor i fakturamodulen”.
   
3. Klicka på ”OK” på det meddelande som talar om att alla listor har återställts.

Hantera ersättare (lägga upp vikarie i webbgränssnittet)

Här inne kan varje användare på egen hand lägga upp en vikarie, t ex när användaren går på semester. För att lägga till en ny ersättare trycker du på knappen “Lägg till” och för att redigera eller ta bort en ersättare trycker man på pennan respektive papperskorgen.

Övning - Lägg till en vikarie/ersättare:

Genom att klicka på fliken ”Hantera ersättare” visas en dialogruta där det finns möjlighet att lägga till, ta bort, redigera samt se vilka vikarier/ersättare som finns upplagda för användaren.

1. Tryck på knappen ”Lägg till”
2. Välj för vilken enhet vikarie skall läggas till i rutan ”Enhets-id”.
3. Välj tidsintervall i rutorna ”Datum från” och ”Datum till”.
4. Välj vem som skall vara vikarie i rutan ”Ersättare”. Tryck på listikonen för att få fram tillgängliga ersättare. Markera den ersättare man vill ha genom att klicka en gång på namnet.
5. Tryck på knappen ”Lägg till”.
6. Fönstret stängs ner och vikarierna är inlagda.

Övning – Lägga till flera vikarier på en gång

1. Tryck på knappen ”Lägg till”
2. Välj för vilken enhet vikarie skall läggas till i rutan ”Enhets-id”.
3. Välj tidsintervall i rutorna ”Datum från” och ”Datum till”.
4. Välj vem som skall vara vikarie i rutan ”Ersättare”, se ovan.
5. Tryck på knappen ”Lägg till”.
6. Tryck på knappen ”Lägg till” en gång till för att lägga till nästa vikarie.
7. Sök fram rätt person med hjälp av listikonen.
8. Välj mellan vilka datum personen ska vara ersättare.
9. Tryck ”Lägg till” för att lägga in ytterligare vikarier.
10. Fönstret stängs ner och vikarierna är inlagda.

Observera att det endast är nya fakturor som skickas vidare till vikarien. Fakturor som ligger i den personliga kön måste vidarebefordras om någon annan ska åtgärda dem. Tänk på att vikarien måste ha samma rättigheter och behörigheter som den användare som hen ersätter. Vikarien ärver däremot attestbeloppen för fakturarad och total med automatik under den satta perioden. Endast ekonomiavdelningen kan tilldela attesträtt till vikarier!

Supportpanelen

Övning - Använd Supportpanelen

Genom att klicka på frågetecknet så öppnas Supportpanelen till EDGE IM.

Här kan du komma åt Skriven hjälp, utbildningsfilmer och Visma Community. Du får även upp information om hur du kan kontakta supporten.

Logga ut

Klicka på användarnamnet eller användar-id längst upp åt höger. Klicka på alternativet ”Logga ut”.

Fakturalistan

Det första fönstret som presenteras efter inloggning är ”Fakturalistan ” med den personliga kön. “Mina fakturor” “Gruppköer” och “Sök faktura”

”Menyn” består av: Startsida, Fakturor, Rapporter, Hjälp och användarinställningar.

Användaren har här möjlighet att välja vilken enhet som användaren ska jobba med. Väljer användaren en specifik enhet så visar ”Fakturalistan” endast fakturor för den enhet som är vald.

I ”Fakturalistan” visas de övningsfakturor som ligger i den personliga kön. Fakturorna visas radvis vilka är uppdelade i olika kolumner:

”Info”: Notisikoner visar om det finns meddelanden kopplade till fakturan.

”Steg”: Anger vilken steg fakturan befinner sig i fakturaprocessen. Andra personliga köer som finns är bl.a. Sakgranskning, Sakgranskning bevakning, Attest, Kopia.

”Faktura ID”: Ett unikt internt ID-nummer som skapas av Edge IM.

”Enhets”: Visar vilken juridisk enhet fakturan tillhör.

”Lev. namn”: Visar leverantörens namn.

”Fakturanummer”: Visar fakturanummer.

”Förfallodatum”: Datum när fakturan förfaller till betalning.

”Belopp”: Visar fakturabelopp.

“Utländskt belopp” Visar fakturans valutabelopp

“Valuta” Visar fakturans valuta

”Bokföringsdatum”: Visar fakturans bokföringsdatum.

”Tidsgräns”: När ett faktura påbörjas i Edge IM startas en tidsgräns för hur lång tid fakturaprocessen får ta från steget ”Ankomstregistrering” till ”Definitvbokning”. Beräkning gör systemet utifrån fakturadatum i förhållande till förfallodatum via uppsatta tidsgränser.

”Adresseringsreferens”: Visar den referens som hör till fakturan.

“Konteringsreferens” Visar den referens som hör till fakturan.

”Leveranskontrollerad”: Visar om fakturan har blivit leveranskontrollerad av en användare (rättigheten ”Godkänna” ger möjlighet till att leveransgodkänna en faktura).

“Order ID” Visar ordernummer om det finns med på fakturan.

Notisikonerna som visas i fakturalistan

Visas när fakturan har en eller flera användarmeddelanden. Ställ dig med muspekaren över ikonen för att läsa det senaste meddelandet (som någon användare har skrivit)

Fakturan är låst av någon användare. Ställ muspekaren över hänglåset för att se vilken användare som har fakturan öppen/vilken användare som har låst fakturan

Fakturan har ett (eller flera) systemmeddelanden under fliken ”Systemlogg”. Ställ dig med muspekare över ikonen för att läsa senaste systemmeddelandet.

Fakturan är på väg att förfalla eller har redan förfallit.

Fakturan är markerad för bevakning

Vyn ”Gruppköer”

Det första fönstret som presenteras efter inloggning är ”Fakturalistan ” med den personliga kön. “Mina fakturor” “Gruppköer” och “Sök faktura”

Användaren har möjlighet att välja vilken enhet som användaren ska jobba med. Väljer användaren en specifik enhet så visar ”Fakturalistan” endast fakturor för den enhet som är vald.

Fakturorna visas radvis vilka är uppdelade i olika kolumner:

”Info”: Notisikon visar om det finns meddelanden kopplade till fakturan.

”Steg”: Anger vilken steg fakturan befinner sig i fakturaprocessen.

”Faktura ID”: Ett unikt internt ID-nummer som skapas av Edge IM.

”Enhets ID”: Visar vilken juridisk enhet fakturan tillhör.

”Lev. namn”: Visar leverantörens namn.

”Fakturanummer”: Visar fakturanummer.

”Förfallodatum”: Datum när fakturan förfaller till betalning.

”Belopp”: Visar fakturans belopp.

“Utländskt belopp” Visar fakturans valutabelopp

“Valuta” Visar fakturans valuta

”Bokföringsdatum”: Visar fakturans bokföringsdatum.

”Tidsgräns”: När ett faktura påbörjas i Edge IM startas en tidsgräns för hur lång tid fakturaprocessen får ta från steget ”Ankomstregistrering” till ”Definitvbokning”. Beräkning gör systemet utifrån fakturadatum i förhållande till förfallodatum via uppsatta tidsgränser.

”Adresseringsreferens”: Visar den referensvärde som hör till fakturan.

“Konteringsreferens”: Visar den referensvärde som hör till fakturan.

”Leveranskontroll sign”: Visar om fakturan har blivit leveranskontrollerad av en användare (rättigheten ”Godkänna” ger möjlighet till att leveransgodkänna en faktura).

“Order ID” Ordernummer visas om detta är tolkat och inläst på fakturan

I kolumnen ”Steg” kan användaren välja ifall användaren vill se alla gruppköer eller endast se alla fakturor i till exempel gruppkön ”Utredning”. Man ser också antalet fakturor som ligger i respektive kö på siffran inom parenteserna.

Övning - Sortering av kön

Genom att klicka på respektive kolumns rubrik i ”Fakturalistan” kan listan sorteras i stigande respektive fallande ordning. En pil visas till höger i kolumnrubriken för att indikera aktiv sortering (pil upp = stigande sortering, pil ned = fallande sortering).

Övning - Ändra kolumnordning och ändra kolumnbredd

”Fakturalistan” går att anpassa per användare så att kolumnordning, storlek och sortering passar.

Observera att kolumnerna ”Information” och ”Steg” inte går att flytta eller ändra i storlek.

För att ändra kolumnordning:

1. Håll ned vänster musknapp på rubriken för den kolumn du vill flytta.
2. Dra rubriken till önskad position mellan två andra kolumner
3. Släpp musknappen för att placera kolumnen på sitt nya ställe.
   Observera att det inte går att lägga någon kolumn framför kolumnen ”Steg” och framför kolumnen ”Information”.

I nedan bildexempel har kolumnen ”Konteringsreferens” flyttats och lagts direkt efter kolumnen ”Steg”.

För att ändra kolumnbredd:

1. Håll ned vänster musknapp på skiljelinjen mellan två kolumnrubriker.
2. När markören ändrar skepnad till en svart pil med två ändar, dra markören till höger eller vänster för att ändra till önskad kolumnbredd.

Kolumnväljare

”Kolumnväljare” finner du längst ned till vänster. I ”Kolumnväljare” kan du välja vilka kolumner du vill se och vilka kolumner du vill dölja.

Rensa filterfält

Till vänster om ”Kolumnväljare” finns ”Rensa filterfält”. Klickar du på ”Rensa filterfält” så rensas det du valt i de olika filtren Steg, Faktura-ID, Enhet & Lev.namn.

Fakturafönstret har två visningslägen ”Normal” och ”Utökad”

”Fakturafönstret” öppnas automatiskt när man klickar på en faktura i ”Fakturalistan”.

Det finns två visningslägen för fakturafönstret – ”Normal” och ”Utökad”. Detta kan även ställas in av användaren under användarinställningar.

Nedan syns ett fakturafönster i läget ”Normal”. Du kan växla mellan visningsläge genom att klicka på knapparna “Normal” och “Utökad”.

”Fakturafönstret” som öppnas består av två delar:

• Den vänstra delen visar fakturainformation. Här finns också de funktioner som behövs för fakturans vidare bearbetning i fakturaflödet. Status om var fakturan befinner sig i flödet visas högst upp och styr vilka funktioner som är tillgängliga.

• Den högra delen innehåller fakturabilderna, som är konverterade till PDF-format. Bilden visas oberoende av fakturans statusläge.
  Den högra delen kan du stänga eller ändra storlek på om du vill att den vänstra delen ska sträcka sig hela vägen från vänster till höger. Du minimerar fakturabilden genom att klicka på de två pilarna som finns i högra hörnet ovanför bilden och ändrar storlek på bilden genom att hålla inne vänster musknapp på den blå listen mellan bilden och fakturainformationen.

  

Nedan syns ett fakturafönster i läget ”Utökad”.

”Fakturafönstret” som öppnas består av två delar:

• Den vänstra delen visar fakturainformation. Här finns också de funktioner som behövs för fakturans vidare bearbetning i fakturaflödet. Status om var fakturan befinner sig i flödet visas högst upp och styr vilka funktioner som är tillgängliga.

• Den högra delen innehåller fakturabilderna, som är konverterade till PDF-format. Bilden visas oberoende av fakturans statusläge.
  Den högra delen kan du stänga eller ändra storlek på om du vill att den vänstra delen ska sträcka sig hela vägen från vänster till höger. Du minimerar fakturabilden genom att klicka på de två pilarna som finns i högra hörnet ovanför bilden och ändrar storlek på bilden genom att hålla inne vänster musknapp på den blå listen mellan bilden och fakturainformationen.

Bläddra från fakturabild till fakturabild på en flersidig faktura

Om en faktura har flera fakturabilder så kan du bläddra till nästa fakturabild genom att scrolla direkt på bilden eller välja scrollbaren till höger (inramat med rött på bilden nedan.) Du kan även klicka på ikonen i vänster topp för att visa samtliga sidor för att se hur många sidor fakturan innehåller. Antalet sidor visas även mitt på sidan.

Få upp fakturabilderna i en egen flik i webbläsaren

För att se fakturan i ett eget fönster kan du klicka på den mellersta ikonen i botten av fakturavyn.

Använder du ”Google Chrome” som webbläsare så kan du dra över denna flik till din andra datorskärm om du har två datorskärmar kopplade till din dator.

Förminska, förstora, spara fakturabilden & skriva ut fakturabilden

För att spara fakturabilden (i PDF-format) lokalt på din dator, kan du välja att ställa dig med din muspekare i mitten av fakturabilden och klicka med höger musknapp och välja ”Spara som…” i menyn som visas eller klicka på ikonen .

Du kan klicka på skrivarikonen (som syns under fakturabilden) för att skriva ut fakturabilden samt all fakturainformationen inklusive konteringar.

Du även skicka fakturabilden via mail till den adress som är angiven på ditt användarkonto i Edge IM genom att klicka på mail ikonen .

Du kan också välja att använda dig av fakturabildsmenyn (se nedan) som du hittar överst i fakturafönstret. Här hittar du ett antal olika ikoner som var och en representerar olika funktioner.

Faktura- och leverantörsinformation är uppdelad på ett antal flikar

Första fliken ”Detaljer” i läget ”Utökad”.

Här visas information om fakturan fakturanummer, OCR nummer, belopp, moms, moms SEK, Utländskt belopp, valutakurs, referens, datum, leverantörsuppgifter samt om hur fakturan konterats automtatiskt eller manuellt.

Klickar du på länken ”Visa alla detaljer”, visas ännu mer information om fakturan.
Information som t ex. fakturans ”Verifikatnr/Löpnr”, om fakturan är preliminärbokad eller def.bokad, vilket ”Faktura ID (som systemet sätter) betaldatum etc.

Leverantörsdetaljer

Klicka på knappen ”Leverantörsdetaljer”
om du vill se mer information (organisation/moms/GLN nummer, betalningsvilkor, betaldatum etc). Dessa värden hämtas från ekonomisystemets leverantörsregister.

För att värdet “Standardbank” skall visas måste checkboxen “Standardbank” vara ibockad i Control Edge.

Klicka på länken ”Göm alla detaljer” om du vill dölja fakturans detaljinformation.

Fliken ”Meddelande”

Användare har möjlighet att lämna meddelanden till den eller de som skall ta emot fakturan i nästa steg i lev.fakturaflödet.

Senaste meddelandet visas ovanför flikarna oavsett vilken flik du befinner dig på.

Det går att släcka ner meddelandet ovanför flikarna genom att klick på

Övning - Skriv meddelande

1. Klicka på knappen ”Lägg till”(som finns under fliken ”Meddelande”).
2. Nedan ruta dyker upp.
3. Skriv in ditt meddelande och klicka på knappen ”Lägg till”.
4. Datum, klockslag och användarens signatur fylls i av systemet.

Fliken ”Bilagor”

Användaren har möjlighet att bifoga dokument till importerade fakturan. Klicka på ikonen pennan för att redigera det som står i kolumnen ”Beskrivning”. Klicka på ikonen papperskorgen för att ta bort bilaga

Övning - Bifoga en bilaga

1. Tryck på knappen ”Lägg till” och sedan på knappen ”Bläddra” (”Browse”).

2. Leta upp dokumentet och tryck på knappen ”Öppna”.

3. Skriv en dokumentbeskrivning (som i exemplet nedan) och klicka på knappen ”Lägg till”.

   

4. Avsluta med att klicka på knappen ”Spara” (som finns längst ned till vänster) innan du stänger fakturan eller skickar fakturan vidare i flödet.

Fliken ”Systemlogg”

Under denna flik visas eventuella systemmeddelanden och felmeddelanden.

T ex. om en faktura inte går att skicka vidare i flödet, så kan man få information om vad det bilagorär på fakturan som orsakar problemet.

Fliken ”Flöde”

Här visas historiken för fakturan, dvs. fakturans färdväg i arbetsflödet.

Knappen ”Övriga åtgärder” – Vidarebefordra, till Utredning…

Längst ned till vänster i fakturavyn finns det en knapp som heter ”Övriga åtgärder”. Klicka på den: - om du vill ”Vidarebefordra” fakturan från t ex en sakgranskare till en annan sakgranskare
- om du vill skicka fakturan till ”Utredning”
- om du vill skicka en kopia av fakturan till en annan användare
- om du vill leveranskontrollera fakturan så får du klicka på ”Leveranskontroll” (användaren måste ha rättigheten ”Godkänna” för att kunna utföra ”Leveranskontroll”).

- om du vill prova att matcha fakturan mot en återkommande fakturamall efter att t.ex. ha ändrat fakturanummer så kan du klicka på “Återmatchning”

Kontering, Sakgranskning och Attest

I steget ”Sakgranskning” utförs i huvudsak kontering och sakgranskning, dvs. kontroll/godkännande av att alla varor/tjänster som fakturan avser har utförts eller levererats. Efter sakgranskning skall fakturan skickas för ”Attest”.

Kontera faktura i steget sakgranskning

Handläggaren kan redigera befintliga konteringsrader, ta bort konteringsrader samt skapa nya konteringsrader.

När handläggaren får en faktura i sin personliga kö för sakgranskning kan den vara förkonterad på ett preliminärkonto samt eventuell moms. Förkonteringen är utförd av systemet. Handläggarens uppgift är att justera konteringen inför definitivbokningen.

Övning - Redigera befintlig konteringsrad

1. Markera fältet på raden som du vill ändra, t ex ”Konto”.
2. Fyll i konto och tryck på <TAB> för att förflyttas ett steg till höger på raden. När du lämnar fältet sker en kontroll av att den valda kombinationen av konton och objekt i konteringsraden är giltig mot uppsatt ekonomimodell. Är kontot eller objektet inte giltigt ändras rutans färg till röd.
3. Tryck på knappen ”Spara” om du inte ska skicka fakturan vidare i flödet och ska gå ut ur fakturan. Klicka på knappen ”Skicka…” för att skicka fakturan vidare i flödet (t ex till en attestant). Om fakturan ska till en annan sakgranskare så får du klicka på knappen ”Övriga åtgärder” (som finns längst ned till vänster) och välja ”Vidarebefordra”.

Notera att ”Kontsign” ändras från ”SYSTEM” till användarens användarnamn.

Övning - Sök i konteringsrutan

På fliken ”Detaljer” i konteringsrutan finns det möjlighet för handläggaren att i kolumnerna för ”Konto” och objekt 1-8 att öppna ett sökfönster för att enklare kunna leta upp vilket konto/objekt som skall användas på konteringsraden.

Sök ett konto/objekt i konteringsrutan:

1. Klicka med vänster musknapp i kolumnen för t ex ”Konto” så att kontofältet blir aktivt och klicka sedan på listikonen som ser ut såhär:

2. När du har klickat på , öppnas en ny dialogruta med en lista som presenterar samtliga valbara konton/objekt.

Konton/objekt kan sökas fram på antingen konto-/objektnummer i fältet ”Id” eller namn i fältet ”Namn/Beskrivning”. Skriver du t ex in ”40” i fältet ”Id” och klickar på knappen ”Sök” så får du fram alla konton som börjar på ”40” (se exempel på bilden nedan).

1. Markera det konto (i sökresultatet) som du vill kontera på och klicka på knappen ”Välj”.

Med hjälp av dynamisk sökning i konto- och objektfälten kan man enkelt välja rätt Konto/objekt. Ange två tecken (i ex. nedan har det skrivits in ”40”) så visas en lista med de konton/objekt som börjar på dessa två tecken. Du kan söka fram ett specifikt konto/objekt genom att skriv hela id:et eller delar av id:et i fältet ”Id”. Du kan också söka på kontots/objektets namn genom att skriva hela eller delar av namnet i fältet ”Namn/Beskrivning” och sedan klicka på knappen ”Sök”

Övning - Skapa ny konteringsrad

1. Klicka på knappen ”Lägg till rad…”. Om ”Återstående belopp” inte är noll, läggs en ny rad till i konteringsfältet med resterande belopp att kontera.
2. Fyll i konto och tryck på <TAB> för att förflyttas ett steg till höger på raden. När man lämnar fältet sker en kontroll av att den valda kombinationen av konton och objekt i konteringsraden är giltig mot uppsatt ekonomimodell. Är kontot eller objektet inte giltigt ändras rutans färg till röd.
3. Fyll i eventuella objekt och tryck på <TAB> på tangentbordet för att förflyttas ännu ett steg till höger på raden.
4. Ändra eventuellt belopp.
5. I kolumnen ”Fritext” finns möjlighet att lägga till en textrad förutsatt att handläggaren tilldelats rättigheten ”Fritext”.
6. För att lägga till ytterligare en konteringsrad, upprepa steg 1-5.
7. Tryck på knappen ”Spara”. Klicka på knappen ”Skicka” om fakturan ska vidare i flödet. Klicka på knappen ”Övriga åtgärder” och välj ”Vidarebefordra” om fakturan t ex ska skickas från en sakgranskare till en annan sakgranskare.

Övning – Kopiera kontering från tidigare faktura

Genom att klicka på knappen ”Sök & Kopiera…” har användaren möjlighet att kopiera Konteringen från en tidigare faktura från olika leverantörer. Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera kontering” som sätts i Invoice Manager Admninistrator. Det är preliminär- och definitivbokade fakturor som visas i listan samt fakturor från innevarande och föregående år.

1. Klicka på knappen ”Sök & Kopiera”.
2. Fönstret ”Kopiera kontering” öppnas med sökresultat utifrån de sökrättigheter användaren har och den enhet användaren arbetar i (se bildexemplet nedan).

1. Välj ”Datum från” och ”Datum till” och klicka på ”Sök” för att få fram leverantörens tidigare konterade fakturor. Om du vill få fram en annan leverantör än den leverantör som dyker upp fönstret ”Kopiera kontering”, så får du skriva leverantörens id eller delar av leverantörens namn i fältet ”Id” (om du använder Google Chrome) och klicka på ”Sök”, alternativt klicka på ikonen (ikonen som heter ”Klicka för att öppna sökdialogen”) och söka fram den leverantör du avser kopiera konteringsrader från.

2. Markera en faktura (med vänster musknapp) för att se hur den markerade fakturan var konterad. Konteringen visas i den nedre rutan.

3. Klicka på knappen för att titta på fakturans fakturabild.

4. I nedersta fältet med kolumner ser du hur den markerade fakturan var konterad.

5. Klicka på knappen ”Kopiera kontering” för att få samma kontering på den nuvarande fakturan som du arbetar med.

6. En varningsruta visas. Klicka på “Ja”

Kopiera från Excel

Du kan kopiera till och från Excel i EDGE IM genom att klicka på knappen ”Kopiera Excel”. Möjligheten att använda Denna funktion styrs av rättigheten ”Kopiera Excel” som sätts i Invoice Manager Administrator.

En ny dialogruta öppnar sig och den kontering som finns i konteringsgridden visas.

Här kan du välja att kopiera befintlig kontering till Excel genom att markera raderna med musknappen och trycka <ctrl> + c och sedan klistra in det i Excel. Alternativt kan du klistra in konteringar som du har sparat i Excel genom att markera den översta vänstra rutan och klicka <ctrl> + v.

Övning - Ta bort konteringsrad

1. I kolumnen längst åt vänster (kolumnen till vänster om kolumnen ”Sakgranska” på bilden ovan) kan du välja vilka rader på fakturan du vill ta bort.
2. Sätt en bock för den raden du ämnar att ta bort och klicka sedan på knappen ”Ta bort rad…” som finns längst ned i vyn.
3. Vill du ta bort alla rader så sätter du en bock i rutan högst upp i kolumnen till vänster om kolumnen ”Sakgranska” och klicka sedan på knappen ”Ta bort rad…”
4. Bekräfta borttagningen genom att klicka på ”Ja” i frågerutan som dyker upp efter det att du har klickat på knappen ”Ta bort rad…”.

Periodisera

För varje konteringsrad som skapas finns det möjlighet att periodisera denna under förutsättning att användaren tilldelats rättigheter för detta.

Beloppet som periodiseras fördelas jämt baserat på start och slutdatum i de månader som periodiseringen skapas för. Om man till exempel väljer att periodisera en konteringsrad med beloppet 1000 kronor från den 16 september till den 31 oktober så kommer beloppet fördelas enligt bilden nedan.

Om man vill att beloppet ska delas jämnt över hela månader så anger man den första dagen i den första månaden och den sista dagen i den avslutande månaden.

Övning - Periodisera en konteringsrad i taget

1. Klicka på ikonen som ser ut som en penna på den rad som du tänker periodisera.

1. I periodiseringsrutan som dyker upp, väljer du ett periodiseringskonto och fyller i ”Datum från.”, ”Datum till” och klickar på knappen ”Lägg till”. Nu kommer du att se periodiseringen nedanför knappen ”Lägg till” (se bilden nedan).
2. Du kan ändra belopp manuellt i kolumnen ”Belopp” om du tycker att det ska vara annat belopp på en eller flera rader. Men tänkt på att ”Återstående belopp” måste bli 0,00

1. Knappen ”Rensa” används om man vill börja om (i ovan vy).
2. När du är klar/nöjd, klickar du på knappen ”Spara”.

När du har klickat på knappen ”Spara”, kommer du tillbaka till fakturavyn.
Vill du kontrollera periodiseringen du nyss gjort, klicka på ikonen som ser ut såhär på den rad som du just har periodiserat.

Periodisera flera konteringsrader på en gång

1. I kolumnen till vänster om kolumnen ”Sakgranska” sätter du en bock för de rader som du vill periodisera (i exemplet nedan har det satts en bock för alla rader förutom på momsraden).

1. Klicka sedan på knappen ”Periodisering…” för att börja periodisera.
2. I periodiseringsrutan som dyker upp väljer du först periodiseringskonto.
3. Ange tidsintervallet för periodiseringen genom att fylla i ”Datum från.” och ”Datum till” och klicka på knappen ”Lägg till”. Systemet informerar dig nu om att ”Periodisering har skapats”. Eftersom det periodiseringar på flera rader visas dessa i detta fönster.

1. Klicka på knappen ”Spara”.
2. Nu kan du kontrollera de periodiserade raderna i kolumnen ”Period” genom att klicka på pennikonen (som ser ut såhär: ) för att se så periodiseringen har utförts enligt dina önskemål.

Fastighetsmoms & projektmoms

Edge IM stödjer momshantering för fastighetsbolag genom att man med hjälp av olika fördefinierade parametrar kan fördela det tolkade momsbeloppet. Schablon hämtas antingen från fastighetsobjektet eller från projektobjektet. I övrigt är det samma hantering.

Man kan göra momsfördelning på alla rader (på en gång), automatiskt med hjälp av fördefinierade parametrar eller momsfördela en rad genom att markera aktuell rad och klicka på knappen .

Om momsen inte ska fördelas på alla konteringsrader så finns alternativet ”Fördela totala momsbeloppet på valda rader”. På detta sätt kan man fördela fakturans totala moms på utvalda rader utan att få ett resterande belopp kvar.

Nettobelopp på ny rad

”Nettobelopp på ny rad” visas alltid när fastighetsmomsfunktionen är påslagen. Klicka på knappen ”Momsfördelning” när du har bestämt dig för vilka rader du ska momsfördela. Om du momsfördelar samtliga rader på en faktura, så måste ”Återstående belopp” vara ”0,00” för momsfördelningen ska fungera

Sätt en bock i ”Välj alla rader” för att markera samtliga konteringsrader.

Om du inte vill momsfördela alla rader på en gång så sätter du en bock för de rader som du ämnar momsfördela (se bilden nedan).

Följande felmeddelande dyker upp ifall inte alla rader har momsfördelats så att på ett sätt så att ”Återstående belopp” blir ”0,00”.

Övning – momsfördela en rad

I denna övning är fakturan konterad på prel. konto 4999 när fakturan importerats till Edge IM.

1. Skriv in det konto som fakturan ska konteras på.

1. Klicka på TAB-tangenten för att komma till nästa objekt i konteringssträngen. I detta exempel är det objektet ”Kst”.

1. Fyll i det fastighetsobjekt eller projektobjekt som du avser att ha med på raden som du ska momsfördela. Fortsätt att tabba dig åt höger och fylla i eller söka upp de objekt du vill ha med på denna konteringsrad.
2. När du har konterat de rader du vill ha med så sätter du en bock i början av raden och klicka på knappen ”Momsfördelning…” för att utföra momsfördelning på raden i fråga.
3. Rutan ”Moms” visas och i den väljer du antingen ”Schablon”, ”100%” eller ”0%”. Om momsen endast ska fördelas på utvalda rader så behöver även rutan ”Fördela det totala momsbeloppet på vald rad” bockas i. Klicka på knappen ”Ok” och kontrollera så att ”Återstående belopp” är ”0,00” innan du skickar den momsfördelade fakturan vidare i flödet.

Övning – Momsfördela alla rader

1. Kontera upp de antal rader som fakturan ska ha och ska momsfördelas.
2. Markera alla rader/välj alla rader genom att sätta en bock i rutan ”Välj alla rader”

1. När du valt alla rader, klicka på knappen ”Momsfördelning…”.
2. I rutan ”Moms” väljer du antingen ”Schablon” eller ”100%” eller ”0%”.

I detta exempel har ”Schablon” valts

1. När momsfördelningen är utförd och inga fler rader ska konteras, är det viktigt att se efter så det står ”0,00” i ”Återstående belopp”.
2. Glöm inte att sakgranska alla rader ifall det är du som ska sakgranska fakturan innan du skickar fakturan vidare i flödet (genom att klicka på knappen ”Skicka”).

Övning – momsfördela nettobelopp och bruttobelopp på samma faktura

Fakturor med flera rader där endast en eller två (eller fler) konteringsrader ska momsfördelas. Resterande rader ska inte momsfördelas.

1. Kontera de rader du avser att momsfördela först.
2. När du har konterat de rader som du avser att momsfördela, får du bocka i bocken ”Välj alla rader” och sedan klicka på knappen ”Momsfördelning…”.

1. Ta bort bocken i rutan ”Nettobelopp på ny rad” för att kontera upp resterande belopp (inklusive momsbeloppet) och klicka sedan på knappen ”Lägg till rad”.
2. Kontera nu upp dina kostnadsrader. Kontera till dess att det står ”0,00” i ”Återstående belopp”.

Notera kolumnen “VatPercentage”. Här visas schablonvärdet i procent som fördelningen baseras på.

Övning - Periodisering i samband med fastighetsmoms eller projektmoms

Notera: Periodisering måste utföras före momsfördelning.

Periodisering kan göras per rad eller på samtliga rader samtidigt. (se periodiseringsövningarna ”Övning – Skapa periodisering” tidigare i detta kursdokument).

I detta nedan exempel periodiseras samtliga rader samtidigt och sedan momsfördelas samtliga rader samtidigt.

1. Kontera raderna som ska momsfördelas.
2. Efter det att du valt ”Konto”, ”Kst”, ”Ansvar” osv så får du sätta en bock i ”Välj alla rader” för att markera samtliga rader på fakturan.’

1. När samtliga rader är markerade, klicka på knappen ”Periodisering…”.
2. Rutan ”Periodisering” dyker upp.
   Skriv in periodiseringskontot i fältet ”Periodisering” eller sök upp kontot genom att klicka på ikonen
   Skriv in ”Datum från” och ”Datum till” eller välj fram datumen genom att klicka på ikonen
3. Klicka på knappen ”Lägg till”. Texten dyker upp med meddelandet ”Periodisering har skapats”.
4. Klicka på knappen ”Spara” för att slutföra periodiseringen.
5. När du har periodiserat alla rader, får du markera alla rader genom att bocka i rutan ”Välj alla rader”. Klicka sedan på knappen ”Momsfördelning…”.

1. Nedan syns en vy över periodiserade och momsfördelade rader

1. Vill du kontrollera en periodiserad rad (se hur beloppen är fördelade per period), får du klicka på ikonen som ser ut som en penna/ikonen som ser ut såhär:

Omvänd betalningsskyldighet

Omvänd betalningsskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska redovisa och betala momsen. Det vill säga att fakturor som rör byggtjänster inte innehåller moms och att köparen både bokför den ingående och utgående momsen. Edge IM hanterar omvänd betalningsskyldighet via en funktion som hanterar en fiktiv beräkning av momsbeloppet på fakturan. Detta görs för att kunna skapa förutsättningar för den ingående momsberäkningen samt skapa konteringsrad med ett utgående momskonto som motbokar den ingående momsen.

Notera: Omvänd betalningsskyldighet fungerar endast ifall momsbelopp är 0 i fakturahuvudet.

Övning - Omvänd betalningsskyldighet

I enhetsparametrar i Invoice Manager Administrator ska man ange att Omvänd betalningsskyldighet ska användas. En ny knapp ”Omvänd betalningsskyldighet” visas i ”Fakturafönstret”.

Kontera fakturan

1. Öppna fakturan från ”Fakturalistan” och försäkra dig om att fakturan har belopp noll i fältet ”Moms”.
2. Kontera upp de rader som ska omfattas av omvänd betalningsskyldighet och markera varje rad för sig eller klicka på ”Välj alla rader”.

1. Klicka på knappen ”Omvänd betalningsskyldighet”.
2. Nu dyker rutan ”Omvänd betalningsskyldighet” upp och i den väljer du antal procent för ”Fördelning omvänd betalningsskyldighet” och klicka på OK.

1. Raderna tar ut varandra och påverkar inte fältet ”Återstående belopp”.

EU-moms

Vid köp av tjänst från ett EU-land eller köp av tjänst från land utanför EU gäller omvänd betalningsskyldighet. Detta innebär att köparen ska redovisa både den ingående och utgående momsen. Det innebär också att respektive köp ska kostnadskonteras med en unik momskod för att rätt information ska fångas upp av momsrapporten.

Notera: EU-moms fungerar endast ifall momsbelopp är 0 i fakturahuvudet.

Övning – EU-moms

1. Öppna fakturan från ”Fakturalistan” och försäkra dig om att fakturan har belopp noll i fältet ”Moms”.
2. Kontera upp de rader som ska omfattas av omvänd betalningsskyldighet och markera varje rad för sig eller klicka på ”Välj alla rader”.

1. Klicka på knappen ”Momsfördelning…”.

2. Nu dyker rutan ”Omvänd betalningsskyldighet” upp och i den väljer du antal procent för ”Fördelning omvänd betalningsskyldighet” och klicka på OK.

3. Raderna tar ut varandra och påverkar inte fältet ”Återstående belopp”.

För de konton som inte är kopplade med momskod i affärssystemet visas ingen momskod. Momskoden kan då väljas manuellt genom att dubbelklicka i fältet i kolumnen ”Momskod” och välja en momskod.

Konteringsmallar

När man befinner sig i konteringsdelen av fakturafönstret kan man med hjälp av att klicka på knappen få upp en dialogruta där det finns möjlighet att välja och skapa nya konteringsmallar. Konteringsmallar är till för att underlätta vid vanligt förekommande konteringar. En konteringsmall kan vara antingen personlig (nås endast av användaren som skapat den) eller en systemmall (nås av alla användare). En konteringsmall kan skapas på två sätt, från:

• en egen fördelning (dvs. att användaren själv fyller i konteringsmallens rader) eller
• en lagd kontering (dvs. att mallens konteringsrader sparas med en relation mellan konterat radbelopp och fakturabeloppet).

Mallarna kan skapas antingen med bruttokontering eller med nettokontering. Markera rutan “Inkludera momsrad” om nettobeloppet ska konteras på mallen och specifik konteringsrad ska anges som moms. Markera rutan “Använd bruttobelopp” om bruttobeloppet ska konteras på mallen

Om “Inkludera momsrad” är markerad kräver systemet att en av konteringsraderna är markerad som momsrad. Denna presenteras med 0.x procent fördelning och på denna rad kommer hela fakturhuvudets moms att konteras.

Om ”Använd bruttobelopp” är markerad kommer hela fakturans bruttobelopp att konteras enligt den angivna konteringen och procentfördelning.

Om ingen av de två rutorna markeras kommer mallen skapas som nettokontering men inget krav på att en av konteringsraderna markeras som momsrad. Efter att mallen används på en faktura kommer det då finnas kvar ett restbelopp att kontera som motsvarar momsen på fakturan.

Övning - Skapa en konteringsmall

1. När du står i konteringsdelen av fakturafönstret, klicka
   på knappen .
2. Fönstret ”Konteringsmallar” öppnas.
3. Klicka på knappen ”Lägg till mall”.
4. Ge mallen ett namn i fältet ”Mallnamn” längst upp till vänster (se bilden nedan).

Markera kryssrutan ”Delad” om konteringsmallen ska vara publik och kunna användas av alla Edge IM-användare.

1. Välj om mallen ska skapas manuellt genom att klicka på knappen ”Lägg till rad” eller utifrån gjord genom att klicka på knappen ”Kopiera från kontering”.
2. Klicka du på knappen ”Kopiera från faktura”, kommer konteringsraderna i mallen att se ut som fakturan du kopierar raderna från. Klicka på knappen ”Spara” om du är nöjd de kopierade konteringsraderna.

Övning – Skapa en manuell mall (”Lägg till rad” manuellt)

1. Klicka på knappen .
2. Fönstret ”Konteringsmallar” öppnas.
3. Klicka på knappen ”Lägg till mall”.
4. Ge mallen ett namn i fältet ”Mallnamn” längst upp till vänster (se bilden nedan).

1. Om mallen ska kunna användas av alla användare som kan kontera fakturor i Edge IM, så får du sätta en bock i rutan ”Delad”. Är det en mall som endast du ska använda, så bockar du ej i rutan ”Delad” (då blir mallen privat).
2. Välj sedan om mallen ska vara en nettomall eller en bruttomall. Detta gör du genom att antingen kryssa i rutan för ”Inkludera momsrad” om det ska vara nettokontering eller ”Använd bruttokontering” om det ska vara brutto.
3. Om du inte vill att mallen ska skapas utifrån konteringsraderna som finns på fakturan du jobbar med, kan du skapa en mall som du konterar upp manuellt genom att klicka på knappen ”Lägg till”.
4. Lägg till nya rader genom att klicka på knappen ”Lägg till”.
5. Kontera raderna med de konton och objekt du vill ha. Viktigt att du anger
   antal procent (varje rad ska utgöra i mallen) i kolumnen ”Procent”.
6. Har du valt ”Inkludera momsrad” för mallen ska du även kontera momsraden och kryssa i rutan i kolumnen ”Momsrad”.
7. Återstående procent måste vara 0 (noll) om du ska kunna spara mallen (se bild nedan).
8. När du har lagt till de rader du vill ha och ”Återstående procent” är 0 (noll), klickar på knappen ”Spara” för att spara mallen.

Övning - Välj konteringsmall

1. När du står i konteringsdelen av fakturafönstret, klicka på knappen ”Mallar…”.
2. Fönstret ”Konteringsmallar” öppnas.
3. Välj konteringsmall genom att markera mallen och tryck på knappen ”Kopiera kontering” (se bilden med förklaringstext ovan).
4. Om fakturan redan innehåller en eller flera konterade rader (innan du väljer/valde att använda dig av en mall), så dyker nedan fråga upp. Klicka på knappen ”Ja” om du vill skriva över de rader som fakturan redan har.

Sakgranska faktura i steget sakgranskning

Vid sakgranskning skall handläggaren kontrollera att tolkade fakturauppgifter är korrekta, att priset är korrekt, att samtliga varor och tjänster är levererade, eventuellt kontera samt godkänna densamma. Sakgranskning sker per konteringsrad. Man kan välja att sakgranska en kontering i taget eller alla på en gång.

Övning - Sakgranska en konteringsrad i taget

1. Markera kryssrutan i kolumnen ”Sakgranska” för den konteringsrad som skall godkännas.
2. Sakgranskningssignaturen i kolumnen ”Saksign” ändras till den inloggade handläggarens signatur.
3. För att godkänna ytterligare en konteringsrad upprepa punkt 1.

1. Se till att det står ”0.00” för ”Återstående belopp” längst ned till höger i vyn och klicka på knappen för att t ex skicka fakturan till en attestant.

Övning - Sakgranska samtliga konteringsrader på en gång

1. Klicka någonstans i kolumnrubriken i kolumnen ”Sakgransa”
2. Kryssrutorna i kolumnen ”Sakgranska” markeras för samtliga konteringsrader.
3. Sakgranskningssignaturen på samtliga rader i kolumnen ”Saksign” ändras till den inloggade handläggarens signatur.
4. Se till att det står ”0.00” för ”Återstående belopp” längst ned till höger i vyn och klicka på knappen för att t ex skicka fakturan till en attestant.

Skicka faktura för attest

För handläggare som inte har attesträtt, eller i de fall då beloppet överstiger handläggarens attesträtt, skall fakturan skickas till en handläggare som har attesträtt. För att kunna skicka en faktura från steget ”Sakgranskning” till ”Attest” krävs att hela fakturabeloppet är konterat och att samtliga konteringsrader är sakgranskade.

Om förattest är påslagen via enhetsparametern UsePreAttest i Invoice Manager Administrator, kan fakturan skickas vidare till en handläggare som inte har attesträtt på aktuellt fakturabelopp. Angiven chef i Invoice Manager Administrator hämtas per automatik som vald användare.

För fakturor som skickats för sakgranskning till flera mottagare samtidigt, gäller kravet att samtliga konteringsrader är sakgranskade för den handläggare som öppnar och behandlar fakturan sist. Fakturan når inte attestanten förrän samtliga rader är sakgranskade.

Övning - Skicka faktura för attest

1. Klicka på knappen ”Skicka” som finns längst ned till vänster.
2. Fönstret ”Välj användare” öppnas.

1. Mottagare (närmsta chef) föreslås automatiskt till höger i ”Vald användare” och valbara (dvs. giltiga) attestanter finns listade till vänster, bland ”Tillgängliga användare”. Om du inte är nöjd med den mottagare som finns i ”Vald användare” – får du klicka på användaren så att användaren flyttas från ”Vald användare” till ”Tillgängliga användare”. Klicka på en användare/attestant bland ”Tillgängliga användare” om du vill att attestanten i fråga hamnar i ”Vald användare” (på höger sida).
2. Kontrollera att det är rätt mottagare som står i den högra rutan ”Vald användare”.
3. Det är valfritt att skriva ett meddelande, men om du vill skriva ett meddelande till attestanten så gör du det här
4. Tryck på knappen ”OK” för att skicka fakturan.

Vidarebefordra faktura till annan sakgranskare

Funktionen ”Vidarebefordra” kan användas i några olika sammanhang. Dels:

• om handläggaren inte vill godkänna pris och leverans, alternativt om fakturan har kommit till fel person.
• om ytterligare handläggare skall kontera och sakgranska en del av fakturan och personen saknas som mottagare på fakturan.
• eller om handläggaren vill skicka fakturan till någon som inte har attesträtt.

Notera att man kan vidarebefordra till flera handläggare i taget!

Övning - Vidarebefordra en faktura till annan sakgranskare:

1. Sakgranska endast en rad på fakturan.
2. Klicka på knappen ”Övriga åtgärder” (som finns längst ned till vänster i fakturavyn) och välj sedan på ”Vidarebefordra”.

1. Fönstret ”Välj användare” öppnas. Till vänster, i listan för ”Tillgängliga användare” visas giltiga sakgranskare.

1. Klicka på den eller de användare som fakturan skall vidarebefordras till i listan för ”Tillgängliga användare”.
2. Användaren/användarna du klickar på flyttas från ”Tillgängliga användare” till listan ”Vald användare”.
3. När du är nöjd med den användaren/de användare som finns på höger sida i listan för ”Vald användare”, måste du skriva in ett meddelande där det står ”Skriv meddelande här” annars kommer du inte kunna klicka på knappen ”Skicka”.
   Detta meddelande kommer de mottagande användare sedan kunna läsa när de öppnar fakturan du vidarebefordrat till dem.
4. När du har skrivit klart ditt meddelande, klicka på knappen ”Skicka”.

Attest i steget sakgranskning

Handläggare med attesträtt har möjlighet att attestera fakturan redan i sakgranskningssteget. Detta är under förutsättning att Edge IM konfigurerats så att attest kan ske i sakgranskningssteget. Annars får fakturan skickas för attest till annan handläggare.

Attest sker per konteringsrad av redan sakgranskade rader. Handläggaren kan välja att attestera en kontering i taget eller alla på en gång.

Om sakgranskaren (som kan attestera i steget ”Sakgranskning”) attesterar alla rader så kommer fakturan att skickas för definitivbokning när sakgranskaren klickar på knappen ”Skicka”.

Om sakgranskaren väljer att inte attestera alla rader och klickar på knappen ”Skicka”, så får sakgranskaren välja en annan användare/mottagare som kan attestera resterande rader som inte är attesterade på fakturan.

Skicka faktura för attest från steget sakgranskning

För fakturor som skickats för attest till flera mottagare samtidigt, gäller kravet att samtliga konteringsrader är attesterade för den handläggare som öppnar och behandlar fakturan sist. När hela fakturan attesterats skall den skickas för definitivbokning.

Övning - Skicka fakturan för attest från steget ”Sakgranskning”

1. Se till att alla rader är attesterade.
2. Klicka på knappen ”Skicka”.
3. Om alla rader på fakturan är attesterade, så kommer fakturan att skickas vidare för betalning, dvs. definitivbokförs i ekonomisystemet.

Attest i steget attest

Om en annan handläggare har konterat och sakgranskat fakturan och skickat den vidare för attest sker attesten i steget ”Attest”. Attest sker per konteringsrad. Handläggaren kan välja att attestera en kontering i taget eller alla på en gång.

Om attestanten saknar attesträtt på aktuellt fakturabelopp finns möjlighet att förattestera fakturan innan den vidarebefordras till högre chef, se avsnitt Förattest.

Övning - Attestera en konteringsrad i taget

1. Markera kryssrutan i kolumnen ”Attest” för den konteringsrad som skall attesteras.
2. Attestsignaturen i kolumnen ”Attestsign” ändras till den inloggade handläggarens signatur.
3. För att godkänna ytterligare en konteringsrad upprepa punkt 1.

Övning - Attestera samtliga konteringsrader på en gång

1. Klicka någonstans i kolumnrubriken i kolumnen ”Attest”.
2. Kryssrutorna i kolumnen ”Attest” markeras för samtliga konteringsrader.
3. Attestsignaturen på samtliga rader i kolumnen ”Attest” ändras till den inloggade handläggarens signatur.

Ingen attesträtt på en konteringsrad

Om en handläggare inte har attesträtt på någon av konteringsraderna är dessa gråmarkerade och kan inte bockas i. Fakturan kan då behöva Vidarebefordras till annan handläggare för attestering, se övning – Vidarebefordra för attest.

Skicka faktura för betalning från steget attest

För fakturor som skickats för attest till flera mottagare samtidigt, gäller kravet att samtliga konteringsrader är attesterade för den handläggare som öppnar och behandlar fakturan sist. När hela fakturan attesterats skall den skickas vidare till betalning.

Övning - Skicka fakturan för betalning:

1. När alla rader är attesterade, klicka på knappen ”Skicka” som finns längst ned.
2. Fakturan skickas vidare för betalning, dvs. definitivbokförs i ekonomisystemet och är där klar för betalning.

Förattestera faktura i steget Attest

Funktionen Förattest innebär att användare som ej är attestbehörig i atteststeget, kan signera en eller flera konteringsrader och sedan vidarebefordra fakturan till giltig attestant. Funktionen finns endast i steget Attest.

Notera att förutsättning för att kunna förattestera fakturan är att funktionen är påslagen samt att förattestanten är chef för användaren som den adresserat fakturan till i atteststeget.

Övning – Skicka faktura för förattest

1. Klicka på knappen ”Skicka” som finns längst ned till vänster i Sakgranskningsteget.
2. En ny dialogruta öppnas, som heter ”Välj användare”.
3. Mottagare (”Chef faktura”) föreslås automatiskt till höger.
4. Kontrollera att det är rätt mottagare som står i den högra rutan.

1. Tryck på knappen ”Skicka” för att skicka fakturan.

Övning – Förattestera faktura

När förattestanten öppnar fakturan i atteststeget, visas ett meddelande (se bilden nedan) om att attestanten ej är attestbehörig. Däremot kan attestanten förattestera fakturan för att sedan vidarebefordra den till giltig attestant.

1. När ovan informationsruta dyker upp, klicka på knappen ”Stäng”
2. Markera kryssrutan i kolumnen ”Förattest” för den konteringsrad eller konteringsrader som skall förattesteras. Klicka på kolumnrubriken ”Förattest” om alla rader ska förattestera på en gång.
3. Förattestsignaturen i kolumnen ”Förattestsign” ändras till den inloggade handläggarens signatur.
4. Om användaren har viss attesträtt kan vanlig attest utföras på den/de konteringsrader i samband med att fakturan förattesteras. Attestsignatur fylls i.
5. Markera kryssrutan i kolumnen ”Attest” för den konteringsrad eller konteringsrader som attestanten får attestera.
6. Attestsignaturen i kolumnen ”Attestsign” ändras till den inloggade handläggarens signatur

1. Klicka på knappen ”Övriga åtgärder” och välj sedan ”Vidarebefordra…”.
2. En dialogruta som heter ”Välj användare” öppnas upp. I det fönstret väljer man mottagare. Valbara (dvs. giltiga) attestanter finns listade till vänster i listan för ”Tillgängliga användare”.
3. Klicka på användaren som fakturan skall vidarebefordras till i listan för ”Tillgängliga användare”.
4. Användaren flyttas över till höger sida, till listan för ”Valda användare”.
5. Du måste skriva ett meddelande i fältet ”Skriv meddelande här” för att kunna klicka på knappen ”Skicka”.
6. I fältet ”Skriv meddelande här” fyller du i anledningen till att fakturan vidarebefordras. Din signatur och tidpunkten när fakturan skickas fylls i med automatik.
7. Klicka på knappen ”Skicka” för att genomföra vidarebefordringen.

Attestera flera fakturor samtidigt - Buntattest

Attestera flera fakturor samtidigt kallar vi för ”Buntattest” i detta dokument och i kommande övningar.

I steget ”Attest” finns även möjligheten att attestera flera fakturor samtidigt - göra en s.k. ”Buntattest” - genom att klicka på knappen ”Attestera flera”:

Förattest kan ej utföras genom att klicka på knappen ”Attestera flera”.

Övning – Attestera flera

1. Klicka på knappen ”Attestera flera” i ärendefönstret.
2. En ny dialogruta för buntattest öppnas.

1. Markera en faktura i listan uppe till vänster.
   Nere till vänster visas den markerade fakturans konteringsrader och till höger den inskannade fakturabilden.
2. Kontrollera fakturan.
3. Sätt en bock i kryssrutan på raden längst till vänster (i kolumnen ”Attestera”).
4. För att kontrollera och godkänna fler fakturor upprepa steg 1-5.
5. När du har markerat för de fakturor som du avser att buntattestera, klicka på knappen ”Skicka” för att skicka fakturorna i fråga till betalning.
6. Fakturorna definitivbokas i ekonomisystemet.

Notera: att om någon av de markerade fakturorna inte godkänns för attest mot attestreglementet kommer den att finnas kvar i listan när övriga fakturor har skickats vidare.

Skicka en faktura åter till sakgranskning

Om det vid attesteringen skulle visa sig att det blivit något fel vid sakgranskningen kan handläggaren skicka tillbaka fakturan till ”Sakgranskning”.

Övning - Skicka tillbaka fakturan till sakgranskaren

1. Tryck på ”Åter sak”, som ligger under rubrik ”Övriga åtgärder” längst ned till vänster, flik ”Detaljer” på öppnad faktura.
2. En ny dialogruta öppnas, där mottagare kan väljas. Den som sakgranskat fakturan föreslås automatiskt till höger och övriga valbara mottagare för sakgranskning, presenteras till vänster.
3. Vill man skicka fakturan till en annan handläggare än den som är förvald, klicka en gång på föreslagen mottagare i listan ”Valda användare”, så att denne flyttas till listan ”Tillgängliga användare”. Klicka därefter en gång på användaren, som fakturan skall skickas till, i listan för ”Tillgängliga användare” så flyttas denne till listan ”Valda användare”.
4. En röd asterisk (*) visas till vänster om rutan ”Meddelande”. Detta innebär att ett meddelande krävs för aktiviteten ”Åter sak”. Här skriver man förslagsvis ett meddelande om anledningen till att fakturan skickats åter. Meddelandet kompletteras automatiskt med avsändarens signatur, datum och tidpunkten för när fakturan skickas.
5. När meddelandet skrivits, aktiveras knappen ”Skicka”.

Vidarebefordra en faktura för attest

Funktionen används t ex när handläggaren inte kan attestera hela fakturan utan bara några rader eller om handläggaren inte har attesträtt på fakturabeloppet och förattesterar fakturan och måste vidarebefordra fakturan för attest till någon annan attestant.

Övning - Vidarebefordra faktura för attest

1. Tryck på knappen ”Vidarebefordra”, som ligger under rubrik ”Övriga åtgärder” längst ned till vänster, flik ”Detaljer” på öppnad faktura.
2. En dialogruta öppnas, där mottagare kan väljas. Mottagare (närmsta chef) föreslås automatiskt till höger i listan ”Valda användare” (om denne har attesträtt) och övriga valbara mottagare (dvs. behöriga) attestanter presenteras i listan ”Tillgängliga användare” till vänster.
3. Vill man vidarebefordra fakturan till en annan handläggare än den som är förvald, klicka bort närmsta chef från listan ”Valda användare” med ett enkelklick. Klicka därefter på användaren, som fakturan skall vidarebefordras till, i listan för ”Tillgängliga användare” så flyttas denne till listan ”Valda användare”.
4. En röd asterisk (*) visas till vänster om rutan ”Meddelande”. Detta innebär att ett meddelande krävs för aktiviteten ”Vidarebefordra”. Här skriver man förslagsvis ett meddelande om anledningen till att fakturan vidarebefordrats. Meddelandet kompletteras automatiskt med avsändarens signatur, datum och tidpunkten för när fakturan vidarebefordras.
5. När meddelandet skrivits, aktiveras knappen ”Skicka”.

Övriga funktioner

Fakturakopia

En faktura kan vid behov skickas för kännedom till en handläggare som varken ska sakgranska eller attestera fakturan men ändå vill ta del av den i flödet, till exempel för vidarefakturering. En fakturakopia som skickats, hanteras i en separat kö hos handläggaren.

Övning – Skicka fakturakopia

1. Tryck på ”Kopia” under rubriken ”Övriga åtgärder”.

1. Välj rätt enhet där användaren som ska ta emot fakturan finns.

1. Välj den eller de användare som ska ta emot fakturakopian.
2. Klicka på ”Skicka*”.*

1. Fakturan skickas iväg till valda användare men finns fortfarande kvar öppen hos den ursprungliga handläggaren för redigering.

Övning – Hantera fakturakopia

1. Öppna fakturan i kön ”Kopia”
2. Fakturan går ej att redigera i detta steg, dock finns möjlighet att bifoga dokument eller skriva ett meddelande. Om fakturan ska ligga kvar i kön för kännedom så använda ”Avbryt” eller ”Spara” för att stänga ner fakturan.
3. Om fakturan ska tas bort ifrån kön, tryck ”Ta bort kopia” under rubrik ”Övriga åtgärder”.

Bevakning

När handläggaren själv skall utreda en faktura, t ex om handläggaren anser den vara felaktig och måste kontakta leverantören används funktionen ”Bevaka”. Notera att uppsatta tidsgränser för ”Sakgranskning” eller ”Attest” fortfarande gäller trots att fakturan har satts på bevakning. Denna inställning kan ändras via en enhetsparameter i Invoice Manager Administrator.

Övning - Lägg faktura för bevakning

1. Tryck på ”Bevaka” under rubriken ”Övriga åtgärder”.

1. Fakturan stannar i den egna kön och förses med en särskild ikon i fakturalistan.

1. Vill man frikoppla fakturan från status ”Bevaka”, tryck på ”Bevaka ej”, under rubrik ”Övriga åtgärder”.

Utredning

När man inte vet hur en faktura ska handläggas, om den behöver annulleras eller om någon fakturauppgift är feltolkad skall fakturan skickas till utredning (en gruppkö som ekonomiavdelningen hanterar). I denna kö finns inga tidsgränser varför fakturan kan förvaras här tills man vet hur den skall handläggas. Notera att ingen mottagare väljs när man skickar en faktura till ”Utredning” då detta är en gruppkö

Övning - Skicka faktura till utredning

1. Tryck på ”Utredning” under rubrik ”Övriga åtgärder”.

1. En ny dialogruta öppnas.

1. I meddelanderutan skrivs anledningen till att fakturan skickas till utredning. Din signatur och tidpunkten för när fakturan skickas, bifogas fakturan med automatik.
2. Knapp ”Skicka” blir upplyst först efter det att meddelande skrivits.

Invänta kredit

Systemet stödjer markering och bevakning av fakturor som skall krediteras. När en faktura som inte skall betalas erhålls, skall man markera kryssrutan ”Invänta kredit”. Detta under förutsättning att handläggaren tilldelats rättigheter för det. Detta skall göras både för debet- och kreditfakturan. Fakturan ska hanteras genom hela flödet (kontering/ sakgranskning och attest) men hamnar, efter attest, i gruppkön ”Invänta kredit”. Detta är en kö som ekonomiavdelningen bevakar. När både debet- och kreditfakturan landat här och kontering/datum stämts av, skickas båda för definitivbokning.

Övning – Invänta kredit

1. Kontera, sakgranska och attestera fakturan (om man har attesträtt). Markera kryssrutan ”Invänta kredit”, för att markera den för krediteringsbevakning, och skicka fakturan vidare i flödet.

1. När rutan markerats, öppnas ett meddelandefönster.

1. När meddelande skrivits, är det möjligt att trycka på ”Lägg till” och därefter ”Skicka”.

Kopia till anläggning

När en faktura för inventarier erhålles, skall dessa markeras med ”Kopia anläggning”, alternativt att man via parametrar arbetar med ”flaggade” anläggningskonton). En kopia av den definitivbokade fakturan, kommer då att skickas till en särskild kö som hanteras av ekonomiavdelningen alternativt den som är inventarieansvarig på företaget.

Övning - Kopia till anläggning

1. Kontera, sakgranska och attestera fakturan (om man har attesträtt). Markera kryssrutan ”Kopia till anl.”, för att markera den som en anläggning, och skicka fakturan vidare i flödet.

Arbetar man med ”flaggade” anläggningskonton, känner systemet av detta och man bockar då inte i rutan ”Kopia anläggning”.

Leveranskontroll

I steget Sakgranskning kan en faktura leveranskontrolleras av sakgranskaren utan att denna behöver lägga några konteringsrader på fakturan. I och med att handläggaren leveranskontrollerar fakturan, kan den endast vidarebefordras dvs. skickas till en annan handläggare inom samma steg för vidare hantering.

Övning – Leveranskontrollera en faktura

1. Öppna en faktura i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Leveranskontroll” som finns längst ned till vänster.

1. Fönstret ”Välj användare” öppnas där man väljer vilka användare som fakturan ska skickas till.

1. När mottagare valts klicka på knappen ”Skicka”.
2. När fakturan vidarebefordras fylls handläggarens signatur i med automatik vid fältet Leveranskontroll signatur och skuggas ut.

Fakturatyp

I stegen Ankomstregistrering och Sakgranskningssteget kan användare med rättigheter märka fakturan med viss fakturatyp. Om fakturan redan är vald kan användare med rättigheter ändra fakturan.

Notera att sätta fakturatyp på en faktura måste användaren tilldelats rättigheter till detta i Invoice Manager Admninistrator.

Övning - Fakturakategori

1. Markera en faktura i ”Fakturalistan”.
2. ”Fakturafönstret” öppnas.
3. Välj fakturatyp genom att välja en typ i listan.

Sökfunktion

Sökfunktionen nås från menylistan längst upp till vänster – ”Sök faktura”. När du valt Sök faktura finns det två val av sökning Normal och Utökad. Normal visar mindre urval att söka på, detta för att göra det enkelt för slutanvändarna. Där visas sökvalen Enhet, Leverantör, fakturadatum och fakturabelopp. Utökad visas alla urval som finns sökbara. En användare kan endast återsöka fakturor, för vilka man tilldelats Rättighet och eventuellt Behörighet att se.

1. Övning – Sök efter faktura
2. Tryck på ”Sök Faktura” i övre menylistan.

1. Fönstret ”Sök faktura” öppnas upp.
2. Om man i ärendefönstret valt att arbeta med en specifik enhet eller om det endast finns en enhet upplagd, så visas denna samt dess objekt med automatik i sökfönstret.

1. Ange sökvillkor. Sökvillkoren går att kombinera på valfritt sätt. För att kunna söka på användar-ID eller konton och objekt måste först enhet väljas uppe till vänster i rullistan.
2. När samtliga sökvillkor är ifyllda tryck på knappen ”Sök”. För att rensa sökvillkor tryck på knapp ”Rensa”.
3. Hittas några poster som uppfyller sökkriterierna presenteras dessa i en lista under sökvillkoren.

Notera att i sökfönstret kan man använda sig av s.k. ”wildcards” (*). Detta tecken motsvarar ett obestämt antal bokstäver, vilka som helst t ex vid sökning på alla leverantörer vars namn börjar på ”A”, skriver man ”A*”. När det gäller ”Konto” och Objekt kan man antingen: ange ett specifikt kontonummer/objekt id, t ex 1910, använda sig av s.k. ”wildcards, t ex 191*, eller ange ett kontointervall, t ex 1910-1919.

1. Genom att klicka på en av de framsökta fakturorna öppnas fakturan i ett nytt fönster där man kan titta på och skriva ut fakturabild och fakturainformation. Sökresultatet (radinformationen) kan exporteras till Microsoft Excel via ”Export” nere till vänster i bild.
2. När man fyllt i sökvillkor, lyser ”Spara” upp till höger om ”Sparade sökfilter”.

För att söka fakturor via ”Sparade sökfilter”, klicka på pilen och välj ett sparat sökfilter. Klicka därefter ”Ladda” för att få fram sökresultat i fakturalistan. För att ta bort ett sparat sökfilter, tryck ”Radera”.

1. Genom att klicka på ”Kolumnväljare” längst ned till vänster, kan man välja att dölja alternativt visa kolumner i fakturalistan.

1. En ny dialogruta visas.
   Alla blåmarkerade kolumner kommer att visas i fakturalistan.
   Val görs med CTRL + enkelklick på aktuell kolumnrubrik. För att spara, tryck ”OK”.

Komplettering av meddelanden och bifogade dokument kan göras på framsökta fakturor.

Vid sökning på sekretessfaktura visas information om att det finns sekretessfaktura. Endast sökrättighet med 7 (alla fakturor inklusive sekretessfakturor) kan klicka på fakturan. Det går inte heller att öppna denna faktura om man saknar sökrättighet 7.

Ladda ner fakturabild

I sökfunktionen är det möjligt att ladda ner fakturabilderna från ett sökresultat. Klicka sedan på knappen “Ladda ner”. Nu skapas en zip fil som innehåller samtliga fakturabilder från ditt sökresultat.

Ankomstregistrering
Fakturor adresseras som standard till gruppkön Ankomstregistrering. Ekonomihandläggaren bevakar de inkomna fakturorna, kontrollerar juridisk enhet, belopp och övriga inlästa fält. Om fakturor hamnat i fel enhet kan man här byta Enhets-ID eller via administrationsverktyget Invoice Manager Administrator. Detta går endast att göra när fakturan ligger i gruppkön Ankomstregistrering. Har fakturan kommit längre i flödet måste fakturan startas om.

Steget ankomstregistrering exkluderas med en inställning i enhetsparameterar. Då skickas fakturan direkt ut till handläggaren som kan konterar, sakgranskar samt attesterar alternativt skickar den vidare för attest. Kravet för att det ska fungera är att det finns en giltig referens på fakturan. Om giltig referens saknas skickas fakturan till steget ”Ankomstregistrering”.

Övning - Makulera faktura

Fakturor med status ”Ankomstregistrering” har ännu inte preliminärregistrerats i ekonomisystemet. Därför kan fakturor som av misstag kommit in i systemet eller fakturor som måste skannas om helt tas bort ur EDGE IM. Detta sker med hjälp av funktionen ”Makulera” som du finner under ”Övriga åtgärder”.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Klicka på knappen ”Övriga åtgärder” och välj sedan ”Makulera”.
3. En ny dialogruta öppnas.

1. I rutan ”Lägg till meddelande” fyller man i anledningen till att fakturan skall makuleras.
2. Tryck på knappen ”Skicka”.
3. Fakturan har nu makulerats.
4. Fakturan är fortfarande sökbar.

Notera att systemet kräver att ett meddelande fylls i innan en faktura kan makuleras samt att makulerade fakturor fortfarande är sökbara i EDGE IM.

Övning - Ändra fakturauppgifter

I ankomstregistreringen finns möjlighet att ändra följande fakturauppgifter som visas på fliken Detaljer: ”Enhets-ID”, ”Fakturanummer”, ”Referens”, ”Order ID”, ”Fakturabelopp”, ”Moms”,
”Valuta”, “Valutakurs”, ”Leverantörs”, ”Betalningssätt”, ”Bank ID”, ”OCR-nr”, ”Fakturakategori”, ”Ankomstdatum”, ”Fakturadatum”, ”Förfallodatum”, ”Bokföringsdatum” samt ”Konteringsraderna”.

Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.

Ändra fakturabelopp

För att kunna ändra faktura- och/eller momsbeloppet får inga konteringsrader finnas på fakturan.

1. Ta bort befintliga konteringsrader, se övning - ta bort konteringsrad.
2. Ställ markören i beloppsfältet man vill ändra.
3. Skriv in korrekt belopp.
4. Tryck på <TAB> eller klicka med musmarkören i annat fält för att systemet ska uppdatera fakturabeloppet.
5. Tryck på knappen ”Spara” om man vill gå ur fakturan innan man skickar den vidare i flödet.

Ange svensk moms på eurofaktura

För fakturor där en svensk leverantör fakturor i euro så finns möjlighet att ange momsen på fakturan i svenska kronor även om valutan på fakturan är satt till euro. För att kunna ändra faktura- och/eller momsbeloppet får inga konteringsrader finnas på fakturan.

1. Ta bort alla befintliga konteringsrader, se övning – ta bort konteringsrader.
2. Ställ markören i rutan Moms (SEK).
3. Skriv in momsbeloppet i svenska kronor
4. Tryck på <TAB> eller klicka med musmarkören i annat fält för att systemet ska uppdatera.
5. Tryck på knappen ”Spara” om man vill gå ur fakturan innan man skickar den vidare i flödet.

Ändra valutakurs

Aktuell valutakurs visas alltid. I vanliga fall hämtas valutakursen från affärssystemet. Du kan även ange en fast valutakurs vid manuell faktura. Detta förutsätter en inställning i enhetsparametrar (FixedExchangeRate). Det finns även möjlighet att ändra valutakurs i ankomstregistrering dvs sätta en egen valutakurs. Utländskt belopp justeras om kursen ändras.

Ändra Leverantör

1. Ställ markören i fältet ”Leverantör”.
2. Samtliga leverantörer listas i en rullgardinslista. Du kan söka genom att skriva namn eller leverantörs-id i listan.
3. Tryck på <TAB> eller klicka med musmarkören i annat fält för att systemet ska uppdatera leverantörsinformationen.
4. Det går också att trycka på listikonen till höger om leverantörsfältet för att få fram en sökfunktion. Sök fram rätt leverantör på id eller namn/beskrivning. Markera framsökt rad och tryck ”Välj”.
5. Kontrollera nu alla uppgifter rörande leverantören på fakturan.
6. Tryck på knappen ”Spara” om du vill gå ur fakturan innan du skickar den vidare i flödet.

Ändra Enhet

1. Ställ markören i fältet ”Enhet”.
2. Samtliga enheter listas i en rullgardinslista. Du kan söka genom att skriva namn eller enhets-id i listan.
3. Tryck på <TAB> eller klicka med musmarkören i annat fält för att systemet ska uppdatera enhetsinformationen.
4. Det går också att trycka på listikonen till höger om enhetsfältet för att få fram en sökfunktion. Sök fram rätt enhet på id eller namn/beskrivning. Markera framsökt rad och tryck ”Välj”.
5. Kontrollera nu alla uppgifter rörande leverantören på fakturan.
6. Tryck på knappen ”Spara” om man vill gå ur fakturan innan man skickar den vidare i flödet.

Vid byte av ”Enhets-id” blankas fälten ”Leverantör” (inkl. namn etc.), ”Bank id” och samtliga konteringsrader.

Ankomstregistrering - Felhantering

Om något går fel vid import hamnar fakturorna i kön Ankomstregistrering med en ikon som visar att det finns ett systemmeddelande på fakturan.

Felmeddelanden finns att läsa under fliken ”Systemlogg”. Ställ dig med muspekare över ikonen för att läsa senaste systemmeddelandet.

Vid import utförs bl. a. följande kontroller:

• Fakturadatum mer än 1 år (+/- 12 månader) från dagens datum.
• Förfallodatum mer än 1 år (+/- 12 månader) från dagens datum.
• Momsbeloppet är större än totala fakturabeloppet.
• Kontrolleras ursprungligt fakturanummer så att det är unikt för leverantören.

Kontera faktura i steget ankomstregistrering

När handläggaren får en faktura i ankomstregistreringskön kan den vara förkonterad av systemet. Det finns ett flertal förkonteringsalternativ, bl.a. kontering baserad på: leverantörens standardkonton, fakturareferensens konteringsförslag, affärsenhetens generella konton, endast momskontering etc.

Ekonomihandläggaren kan redigera befintliga konteringsrader, ta bort konteringsrader samt skapa nya konteringsrader.

Kontering, se avsnitt Kontera faktura i steget sakgranskning.

Övning - Skicka faktura till sakgranskning (eller attest)

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Skicka” som finns längst ned till vänster i fönstret.
3. En dialogruta där mottagare väljs öppnas.

Har man tolkat och kopplat referenser till en eller flera mottagare kommer dessa att föreslås när man väljer att skicka fakturan vidare i flödet.

Genom att välja ”Id”, ”Namn” eller ”Grupp” (i sökdelen av fönstret) och skriva in hela eller en del av sökordet i fältet kan användare sökas fram.

1. Klicka på användaren som fakturan skall vidarebefordras till i listan för ”Tillgängliga användare”.
2. Användaren flyttas över till listan ”Valda användare”.
3. För att ta bort en mottagare i ”Valda användare”, klicka på raden i listan.
4. När samtliga mottagare valts tryck på knappen ”skicka”.

Vid ”Spara” och ”Skicka” faktura från ankomstregistreringen utförs som standard en kontroll av att konteringsraderna uppfyller reglerna för sambandskontroller.

(För att kunna skicka vidare fakturan för attest redan från ankomstregistreringen måste följande två villkor vara uppfyllda: Hela fakturans belopp måste vara konterat, dvs. ”Återstående belopp” = 0, samt att alla konteringsrader är sakgranskade.)

Leverantörsregistrering

Fakturor där leverantören inte finns med i ekonomisystemets leverantörsregister hamnar i gruppkön ”Leverantörsregistrering”. Gruppkön fungerar som en ”att göra lista” och leverantörsuppgifterna registreras alltid direkt i ekonomisystemets leverantörsregister.

Eftersom leverantören ännu ej är registrerad kan inte leverantörens namn visas i listan. I detta steg går det att ändra enhet, ändra/fylla i referens samt modifiera samtliga datum.

Fakturor kan även hamna här då leverantören blivit inaktiverad i ekonomisystemet. För att få fakturan framåt i flödet får leverantören aktiveras igen eller så kan fakturan makuleras (se övning – makulera faktura.) Om en annan aktiv leverantör redan finns i ekonomisystemet kan denne sökas fram via listikonen eller skriva delar av namnet alt. Leverantörsid i Leverantörsfältet.

Övning - Registrera leverantör

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Fakturan visas.
3. Registrera leverantören i ekonomisystemet med hjälp av informationen som finns på fakturan. En ny leverantör skapas med ett unikt leverantörs-id.
4. Fyll i leverantörsid eller leverantörsnamn i leverantörsfältet under ”Detaljer” fliken och tryck på <TAB> eller klicka med muspekaren i ett annat fält för att uppdatera informationen.
5. Skicka fakturan vidare i flödet genom att trycka på knappen ”Skicka” längst ned till vänster. Fakturan skickas därefter till gruppkön ”Ankomstregistrering”.

Flera fakturor från samma nya leverantör skannats vid samma tillfälle

Om flera fakturor har skannats vid ett och samma tillfälle och dessa tillhör en leverantör som inte finns i leverantörsregistret kan man via Systeminställningen BatchSuppRegInvoices välja vad som ska inträffa.

• Om ej ibockad - innebär att samtliga fakturor från samma leverantör visas i kön ”Leverantörsregistrering”.
• Om ibockad - innebär att en av fakturorna visas i kön ”Leverantörsregistrering” och övriga fakturor visas inte.

När leverantören är upplagd i leverantörsregistret och fakturan i kön ”Leverantörsregistrering” är skickad vidare, kommer systemet att genomföra en automatisk kontroll av de andra fakturorna (de som inte visas) och skicka dessa vidare när leverantörsuppgifterna finns i leverantörsregistret.

Notera att först när leverantören är registrerad i leverantörsregistret kan fakturan skickas vidare i arbetsflödet.

Det kan inträffa att fakturan som finns i kön ”Leverantörsregistrering” makuleras (av misstag eller avsiktligt) utan att leverantören registrerats i leverantörsregistret. Om det sker så makuleras ej de andra fakturor (de som inte visades) från samma leverantör utan nästa på tur dyker upp i ”Leverantörsregistreringen”.

Validera kontering

Steget ”Validera kontering” ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest”. Funktionen utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare som är upplagd i systemet som en medlem av rollen ”Validering kontering” innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.

I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur), radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Övning - Validera kontering

Funktionen innebär att konteringen av en faktura kontrolleras.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Nere till vänster visas den markerade fakturans konteringsrader och till höger den inskannade fakturabilden.

1. Kontrollera vem som har utfört konteringen.
2. Verifiera att konteringen är korrekt utförd, i annat fall ändra konteringen. Notera att om en ny konteringsrad skapas måste den sakgranskas av ekonomihandläggaren eller skickas ”Åter sak” (se övning – Åter till sakgranskning) innan fakturan skickas vidare för ”Attest”.
3. När konteringen är korrekt, skicka fakturan vidare till ”Attest” genom att trycka på knappen ”Skicka”.
4. En ny dialogruta öppnas.

EDGE IM föreslår den handläggare som fakturan är adresserad till om denne har attestbehörighet på eventuell ny kontering. Annars får en ny attestant väljas från tillgängliga användare.

Övning - Åter till sakgranskning

I steget ”Validera kontering” kan man välja att skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare. Det är användaren/användarna från sakgranskningssteget som blir valda som default.

1. I gruppkön ”Validera kontering” markera en faktura i ”Fakturalistan”.
2. ”Fakturafönstret” öppnas.
3. Klicka på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Åter sak”.

1. Fönstret ”Välj användare” visas. EDGE IM föreslår den handläggare som tidigare sakgranskat fakturan.

1. Välj valfri mottagare och klicka på knappen ”Skicka”.

Validera objekt

Steget ”Validera objekt” ligger mellan stegen ”Sakgranskning” och ”Attest”. Syftet är att ge ekonomihandläggare möjlighet att kontrollera fakturor utifrån deras kontering på ett visst objekt. Om fakturan vid skickande från ”Sakgranskning” till ”Attest” har ett värde i det aktuella objektet, medför detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering objekt”. Det finns också möjlighet att styra samtliga periodiserade fakturor till gruppkön ”Validering objekt”. Detta görs via enhetsparametern ValidatePeriodics i Invoice Manager Administrator.

I gruppkön ”Validera objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur), radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attestt”).

Övning - Validera objekt

Funktionen innebär att kontering av en faktura kontrolleras.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Nere till vänster visas den markerade fakturans konteringsrader och till höger den inskannade fakturabilden.
3. Kontrollera vilket objekt som fått fakturan att hamna i gruppkön.
4. Verifiera att konteringen är korrekt utförd, i annat fall ändra konteringen. Notera att om en ny konteringsrad skapas måste den sakgranskas av ekonomihandläggaren eller skickas ”Åter sak” (se övning – Åter till sakgranskning) innan fakturan skickas vidare för ”Attest”.
5. När konteringen är korrekt, skicka fakturan vidare till ”Attest” genom att trycka på knappen ”Skicka”.
6. En ny dialogruta öppnas.
7. EDGE IM föreslår den handläggare som fakturan är adresserad till om denne har attestbehörighet på den nya konteringen. Annars får en ny attestant väljas från listan med tillgängliga användare.

1. Välj valfri mottagare och klicka på knappen ”Skicka”.

Övning - Åter till sakgranskning (Validera objekt)

I steget ”Validera objekt” kan man välja att skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare. Det är användaren/användarna från sakgranskningssteget som blir valda som default.

1. I gruppkön ”Validera objekt” markera en faktura i ”Fakturalistan”.
2. ”Fakturafönstret” öppnas.
3. Klicka på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Åter sak”.

1. Fönstret ”Välj användare” visas. Edge IM föreslår den handläggare som tidigare sakgranskat fakturan.

1. Välj valfri användare och klicka på knappen ”Skicka”.

Utredning (grupp-kö)

Uppstår frågor kring en faktura kan handläggaren skicka den till utredning (notera att systemet kräver att handläggaren skriver ett meddelande innan ärendet skickas till utredning). I denna kö finns inga tidsgränser varför fakturan kan förvaras här tills man vet hur den skall handläggas. Ekonomiavdelningen som bevakar gruppkön kan välja mellan att antingen: Skicka tillbaka fakturan till ”Sakgranskning” eller ”Attest”, annullera fakturan alternativt annullera och starta om fakturan.

Övning - Skicka tillbaka faktura till sakgranskningssteget

Det går att returnera fakturan till det steg det skickades från.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Åter sak” som finns längst ned till vänster.

1. En dialogruta öppnas där tidigare sakgranskare förslås som mottagare, men möjlighet att välja någon annan finns.

1. Fakturan skickas tillbaka till kön ”Sakgranskning”.

Övning - Annullera faktura

Ekonomihandläggaren kan välja att annullera fakturan. Fakturan annulleras både i EDGE IM och i ekonomisystemet, dvs. att skapad ankomstbokning automatiskt vänds bort i ekonomisystemet och att fakturan tas bort från flödet.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Annullera” som finns längst ned till vänster.

1. En ny dialogruta öppnas.

1. I rutan ”Lägg till meddelande” fyller man i anledningen till att fakturan skall annulleras (signatur och tidpunkten när fakturan annulleras fylls i med automatik).
2. Tryck på knappen ”Skicka”. Fönstret stängs och fakturan annulleras.

Notera att systemet kräver att användaren skapar ett meddelande innan ärendet annulleras.

Övning - Starta om faktura

Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i ekonomisystemet och att fakturan startas om på nytt i systemet utan att behöva skannas igen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skapas där orsak till omstarten anges.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Starta om” som finns längst ned till vänster.

En ny dialogruta öppnas.

1. I rutan ”Lägg till meddelande” fyller man i anledningen till att fakturan skall annulleras och startas om (signatur och tidpunkten när fakturan annulleras fylls i med automatik). Tryck på knappen ”Skicka”.
2. Fönstret stängs och fakturan annulleras.
3. Fakturan skickas tillbaka till kön ”Ankomstregistrering”, samtliga konteringsrader, verifikationsinformation samt löpnummer, preliminärbokningsdatum, definitivbokningsdatum och annulleringsdatum tas bort, meddelandet kvarstår dock på fakturan.

Notera att systemet kräver att användaren skapar ett meddelande innan ärendet annulleras och startas om.

Överskriden tid

Stegen Sakgranskning och Attest är belagda med tidsgränser (tidsgränsen är framräknat utifrån fakturadatum och förfallodatum och förutbestämd procentsats för respektive steg). Tidsgränsen är skapad för att fakturorna inte skall bli liggande hos handläggaren. När tidsgränsen passeras skickas en kopia på fakturan till handläggarens chef. Originalet och kopian ligger kvar hos respektive person så många dagar som är specifiserat i enhetsparametern ExpireDays innan fakturan skickas till gruppkön ”Överskriden Tid”. Ekonomiavdelningen kan välja mellan att antingen: skicka fakturan till en handläggare, eller skicka fakturan till utredning. (Funktion för att skicka ut flera fakturor samtidigt kan göras i Invoice Manager Administrator)

Detta förutsätter att enhetsparametern UseExpire används.

Övning - Skicka faktura till handläggare

Ekonomiavdelningen kan öppna fakturorna och returnera dem till steget de kom från, dvs. ”Sakgranskning” eller ”Attest”, till antingen: samma handläggare på nytt, eller en helt annan mottagare.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.

1. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Åter till sak” alternativt ”Åter till attest” som finns längst ned till vänster. Vilket steg som är aktivt beror på vilket steg fakturan befann sig innan den hamnade i överskriden tid.

1. En dialogruta där mottagare väljes öppnas.

1. Handläggaren som fakturan kom från, föreslås automatiskt som mottagare när man väljer att skicka fakturan vidare i flödet.
2. Vill man skicka fakturan till en annan handläggare: Ta bort handläggaren från listan ”Valda användare” genom att klicka en gång på den. Klicka på användaren som fakturan skall vidarebefordras till i listan för ”Tillgängliga användare”.
3. Användaren flyttas över till listan ”Valda användare”.
4. Tryck på knappen ”OK” för att skicka fakturan.

Övning - Skicka faktura till utredning (Överskriden tid)

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Utredning” som finns längst ned till vänster.

1. En ny dialogruta öppnas.

1. I rutan ”Lägg till meddelande” fyller man i anledningen till att fakturan skall skickas till utredning. Din signatur och tidpunkten när fakturan skickas till utredning fylls i med automatik.
2. Tryck på knappen ”Skicka”.
3. Fönstret stängs och fakturan skickas till utredning.

Notera att systemet kräver att användaren skapar ett meddelande innan ärendet skickas till utredning.

Finns fakturan även hos andra användare, s.k. ”parallellhantering”, när handläggaren skickar den till ”Utredning” tas den även bort från deras köer.

Invänta kredit (grupp-kö)

EDGE IM stödjer markering och bevakning av debetfakturor som skall krediteras. Syftet med funktionen är att möjliggöra att fakturan läggs i en gruppkö för att invänta kreditfakturan. Handläggaren inväntar kreditfakturan och hanterar den på samma sätt som debetfakturan.

Övning - Att arbeta med invänta kredit

I stegen innan fakturan skickas för betalning kan användaren genom att markera kryssrutan ”Invänta kredit” markera den för krediteringsbevakning. Fakturor markerade för att krediteras handläggs ”som vanliga fakturor” genom arbetsflödet, dvs. konteras, sakgranskas och attesteras.

När attesteraren skickat fakturan vidare för definitivbokning läggs den istället i kön ”Invänta kredit”.

Kreditfakturan skickas genom arbetsflödet på samma sätt som fakturan som skulle krediteras, dvs. kryssrutan ”Invänta kredit” skall markeras.

Via enhetsparametern AwaitCreditFromImport styrs om fakturor med negativt belopp automatiskt skall markeras med Invänta kredit.

När kreditfakturan inkommer skickar ekonomiavdelningen debet- och kreditfakturan vidare för definitivbokning genom att:

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. I detta steg är det möjligt att ändra på förfallodatum, bokföringsdatum eller ändra fakturans betalningssätt.
3. Tryck på knappen ”Skicka” längst ned till vänster för både debet- och kreditfakturan.

Notera att någon definitivbokning inte sker förrän ekonomiavdelningen öppnar fakturan och skickar den vidare. Det sker inte någon automatisk matchning mellan debet- och kreditfakturan.

Följande går att göra med fakturor i steget Invänta kredit:

• Skicka fakturan ”Åter attest” (endast giltiga attestanter visas i mottagarlistan).
• Skicka fakturan vidare till betalning (definitivbokning).
• Skicka fakturan direkt till ”Utredning”.

Utanordning

Syftet med steget ”Utanordning” är att snabbt få en överblick av samtliga fakturor som hanterats i systemet innan de definitivbokas. Om EDGE IM parametersätts att använda steget ”Utanordning” innebär detta att fakturorna, när de skickas från ”Attest”, hamnar i gruppkön innan de definitivbokas. Det finns möjlighet att endast fakturor över ett visst angivet belopp skall gå till steget ”Utanordning” och att alla övriga fakturor skall gå direkt till ”Definitivbokning”. Det finns även en inställning på leverantören i Invoice Manager Admninistrator där man markerar om fakturor från aktuell leverantör aldrig ska skickas till steget ”Utanordning”.

Följande går att gör med fakturor i steget ”Utanordning”: utanordning av en faktura i taget (dvs. skicka vidare för definitivbokning), utanordning av flera fakturor i bunt (dvs. skicka vidare för definitivbokning), skicka tillbaka faktura till atteststeget samt möjlighet att kontera om, periodisera samt ändra fritext i redan konterade rader. Observera att man inte kan lägga till ny rad eller justera saksignatur, attestsignatur eller belopp. Behövs ytterligare justeringar göras i konteringen får fakturan skickas åter till atteststeget.

Övning - Utanordning av en faktura i taget

Funktionen innebär att en faktura i taget skickas till definitivbokning.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. ”Fakturafönstret” öppnas. Nere till vänster visas den markerade fakturans konteringsrader och till höger den inskannade fakturabilden.
3. Kontrollera fakturan.
4. Tryck på knappen ”Skicka” för att skicka fakturan till betalning.
5. Fakturan definitivbokas i ekonomisystemet
6. Man återkommer till kölistan för ”Utanordning”. Upprepa punkt 1-5 om man utanordna ännu en faktura.

Övning - Utanordning flera fakturor

Funktionen ”Utanordna flera” används för att förenkla handläggningen av ett större antal fakturor vid stora fakturavolymer. Genom denna funktion kan flera fakturor handläggas på ett snabbare och rationellare sätt.

1. Tryck på knappen ”Utanordna flera” i ärendefönstret.

1. En ny dialogruta för utanordna flera öppnas.

1. Markera en faktura i listan uppe till vänster.
2. Nere till vänster visas den markerade fakturans konteringsrader och till höger den inskannade fakturabilden.

Kontrollera fakturan.

Markera kryssrutan på raden längst till vänster i ”Fakturalistan”.

För att kontrollera och utanordna fler fakturor upprepa steg 1-4. Istället för att med muspekaren markera en annan faktura är det möjligt att använda kortkommando pil upp/pil ned samt mellanslag för att markera kryssrutan.

Tryck på knappen ”Skicka” för att skicka de fakturor som har en markering på fakturaraderna i kryssrutan ”Utanordning” till betalning. Fakturorna definitivbokas i ekonomisystemet.

Övning - Skicka tillbaka faktura till atteststeget

Funktionen innebär att fakturan returneras till ”Attest” för åtgärd av handläggare. Adressat måste anges.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” ”Åter attest” som finns längst ned till vänster.

1. En ny dialogruta öppnas.

1. EDGE IM föreslår den handläggare som haft fakturan i atteststeget senast.
2. I meddelanderutan fyller man i anledningen till att fakturan skall returneras. Detta är obligatoriskt.
3. Tryck på knappen ”Skicka”.
4. Fakturan skickas tillbaka till attestanten.

Övning – Kontera om befintliga rader

Funktionen innebär att de konterade raderna på fakturan som är sakgranskade och attesterade kan korrigeras. Notera att endast konteringssignatur ändras, sakgranskningssignatur och attestsignatur kvarstår.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Markera fältet på raden som man vill ändra, t ex ”Konto”.
3. Fyll i konto och tryck på <TAB> för att förflyttas ett steg till höger på raden. När man lämnar fältet sker en kontroll av att den valda kombinationen av konton och objekt i konteringsraden är giltig mot uppsatt ekonomimodell. Är kontot eller objektet inte giltigt ändras rutans färg till röd.
4. Tryck på knappen ”Spara” eller ”Skicka”.

Notera att ”Kontsign” ändras till aktuell handläggares användarnamn.

Kopia anläggning

Vid definitivbokningen av fakturor till ekonomisystemet kontrolleras i EDGE IM om fakturan är flaggad som inventarier/anläggning (”Kopia anläggning”), eller om ett inventariekonto använts på någon av fakturans konteringsrader.

Via enhetsparametern CreateAssets i Invoice Manager Administrator kan man styra om preliminära anläggningar ska skapas i ekonomisystemet Control Edge när fakturan definitivbokas.

Ekonomihandläggaren bevakar gruppkön och kompletterar de preliminära anläggningarna som skapats, alternativt registrerar anläggningen manuellt i Control Edge.

Övning – Komplettera/registrera anläggning

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.

1. Anläggningsfakturan visas.
2. Komplettera/registrera anläggningen i ekonomisystemet (se manualen till ekonomisystemet).
3. När anläggningen är registrerad i ekonomisystemet trycker man på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Ta bort kopia” längst ned till vänster i fönstret.

1. Fakturan försvinner från gruppkön ”Kopia anläggning”.

Manuell definitivbokning

Edge IM definitivbokar med automatik fakturan i ekonomisystemet efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett felmeddelande (se fliken ”Systemlogg”) som beskriver varför definitivbokningen ej kunnat utföras. I ”Manuell definitivbokning” finns det möjlighet att korrigera felet och därefter skicka tillbaka fakturan för automatisk definitivbokning.

Följande går att göra i steget ”Manuell definitivbokning”: Annullera fakturan, starta om fakturan, skicka fakturan till definitivbokning, skicka tillbaka fakturan till atteststeget, ändra kontering, periodisering och fritext av konterade rader samt avsluta faktura.

Övning - Annullera faktura (Manuell definitivbokning)

Fakturan annulleras både i Edge IM och i ekonomisystemet, dvs. att skapad ankomstbokning automatiskt vänds bort i ekonomisystemet och att fakturan tas bort från flödet. Fakturan kommer att vara sökbar i Edge IM med statusen annullerad.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Annullera” som finns längst ned till vänster.

1. En ny dialogruta öppnas.

1. I rutan ”Lägg till meddelande” fyller man i anledningen till att fakturan skall annulleras.
2. Tryck på knappen ”Skicka”.
3. Fakturan annulleras.

Notera att systemet kräver att användaren skapar ett meddelande innan ärendet annulleras.

Övning - Starta om fakturan

Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i ekonomisystemet och att fakturan startas om på nytt i systemet utan att behöva skannas igen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skapas där orsak till omstarten anges.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Starta om”.

1. En ny dialogruta öppnas.

1. I rutan ”Lägg till meddelande” fyller man i anledningen till att fakturan skall startas om..
2. Tryck på knappen ”Skicka”.
3. Fakturan startas om.
4. Fakturan skickas tillbaka till kön ”Ankomstregistrering” och samtliga konteringsrader tas bort, meddelandet kvarstår dock på fakturan.

Notera att systemet kräver att användaren skapar ett meddelande innan ärendet annulleras och startas om.

Övning - Skicka fakturan vidare till definitivbokning

Funktionen innebär att fakturan skickas till definitivbokning på nytt.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Skicka”.
3. Fakturan skickas till automatisk definitivbokning.

Övning - Skicka tillbaka fakturan till atteststeget

Funktionen innebär att fakturan returneras till ”Attest” för åtgärd av handläggare. Adressat måste anges. Edge IM föreslår den handläggare som haft fakturan i atteststeget senast.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Åter till attest” som finns längst ned till vänster.

1. En dialogruta öppnas där tidigare attestant förslås som mottagare, men möjlighet att välja någon annan finns.

1. I meddelanderutan fyller man i anledningen till att fakturan skall tillbaka till attestanten. Notera att detta är obligatoriskt.
2. Tryck på knappen ”Skicka”.
3. Fakturan skickas tillbaka till ”Attest”.

Övning – Kontera om befintliga konteringsrader

Funktionen innebär att de konterade raderna på fakturan som är sakgranskade och attesterade kan korrigeras. Notera att endast konteringssignatur ändras, sakgranskningssignatur och attestsignatur kvarstår.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Markera fältet på raden som man vill ändra, t ex ”Konto”.
3. Fyll i konto och tryck på <TAB> för att förflyttas ett steg till höger på raden. När man lämnar fältet sker en kontroll av att den valda kombinationen av konton och objekt i konteringsraden är giltig mot uppsatt ekonomimodell. Är kontot eller objektet inte giltigt ändras rutans färg till röd.
4. Tryck på knappen ”Skicka” för att skicka fakturan för definitivbokning .

Notera att ”Kontsign” ändras till aktuell handläggares användarnamn.

Övning - Avsluta faktura

Funktionen innebär att fakturan avslutas i Edge IM utan att någon annullering utförs. Notera att detta skall normalt aldrig behöva göras för en faktura. Endast i de fall då en faktura av någon orsak har blivit manuellt definitivbokad i ekonomisystemet skall denna åtgärd vidtas, eftersom det då inte går att vare sig annullera eller definitivboka fakturan.

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Tryck på knappen ”Övriga åtgärder” och sedan ”Avsluta faktura” som finns längst ned till vänster.

1. En ny dialogruta öppnas.

1. I rutan ”Lägg till meddelande” fyller man i anledningen till att fakturan skall avslutas (signatur och tidpunkt när fakturan skickas fylls i med automatik).
2. Tryck på knappen ”Skicka”.
3. Fakturan avslutas och får status ”Avslutad”.

Notera att systemet kräver att användaren skapar ett meddelande innan ärendet avslutas.

Sekretessfaktura

En faktura kan markeras som ”Sekretessfaktura” i steget ankomstregistrering om användaren har rollrättigheten “Sekretess” och är kopplad till egendefinerad sekretessgrupp. För att kunna få träff på en faktura som är har markeringen sekretessfaktura måste användaren tillhöra en sekretessgrupp.

Markeras kryssrutan ”Sekretessfaktura” måste användaren även ange en sekretessgrupp. Användaren har endast möjlighet att välja sekretessgrupper som denne själv tillhör.

Övning - Att arbeta med ”Sekretessfaktura”

1. Öppna fakturan i ”Fakturafönstret” genom att klicka på den i ”Fakturalistan”.
2. Markera kryssrutan ”Sekretessfaktura” och välj sekretessgrupp genom att välja en grupp i listan till höger om kryssrutan ”Sekretessfaktura”.

Notera att vid sökning av fakturor filtreras fakturor märkta som sekretessfakturor bort om användaren själv inte tillhör en sekretessgrupp.

Introduktion till avtalsmodulen

I Edge IM finns modulen Avtal. Modulen är en bevakningsmodul där du kan bevaka och få full kontroll på företagets samtliga avtal.

Modulen med funktioner styrs av rättigheter via Invoice Manager Administrator.

Invoice Manager Administrator

Systeminställningar - gäller för samtliga enheter

Följande systeminställningar avser avtalsmodulen och dess funktioner. System/systeminställningar

AgreementExpirationWarningLimit

Antal dagar före avtalets slutdatum som avtalet ska anses vara utgående. Utgående avtal visas i listan ”Utgående avtal” i webbapplikationen. Standardvärde = 90 dagar som kan ändras.

DaysAgreementNewUpdated

Anger dagar efter datum för skapande/uppdatering som ett avtal ska anses som nytt eller ändrat. Nya/ändrade avtal visas i listan ”Nya/Ändrade avtal” i webbapplikationen. Standardtvärde = 30 dagar som kan ändras.

Rättigheter för avtalsmodulen

Följande rättigheter avser avtalsmodulen och dess funktioner.

Man kan skapa flera roller som kopplas till användarna. Kan te x vara administratörerna som administrerar och bevakar avtalen och avtalsägare som skall få e-postnotifiering och kunna söka på avtalen.

Enheter/Enhets-ID/Rättigheter

Rättigheter för avtal

Sök Avtal

Ger rättighet att söka efter avtal

0 - Inga sökbehörigheter, 1 - Alla avtal utom sekretessavtal, 2 - Alla avtal inkl. sekretessavtal

Ändra/Skapa radera Avtal

Anger rättighet att ändra/skapa/radera avtal

0- Titta, 1- Redigera, 2- Skapa, 3- Radera

Bifoga dokument

Ger rättighet att bifoga dokument

0 - Titta, 1 - Lägga till, 2 - Ta bort

Sekretess

1 - Ger rättighet att sekretessmarkera ett avtal

Rättigheter Invoice Manager Administrator/Generella register

Avtalstyper

Ger rättighet att administrera Avtalstyper under Generella register

0-Inga, 1-Titta, 2-Redigera, 3-Skapa, 4-Radera

Rättigheter för i meny Rättigheter

Registrera rättigheter för Avtalsfunktionen

Ger rättighet att sätta rättigheter för Avtalsfunktioner

0 - Inga, 1 – Sätt

Rättigheter för Operationer

Ta bort Avtal

Ger rättighet till Ta bort avtal i Operationer

0 - Inga, 1 – Radera

Skapa en roll för att administrera avtal

Börja med att skapa en roll som skall användas för att administrera avtal i Edge IM. Vi kallar denna roll för Avtal administratör Rättighet. Ge rollen samtliga rättigheter som ovan för avtal och tilldela den till den person/roll som skall administrera avtal.

Aktivera leverantörer för avtal

Leverantörer som skall användas i avtalsmodulen måste aktiveras.

Enheter/Enhets-ID/Leverantörer

Aktivera leverantören i avtalsmodulen genom att bocka i fältet Tillgänglig för avtal som ligger under fliken Extra Info.

Leverantörsgrupper för avtalsmodulen

För att kunna arbeta med avtalsmodulen måste användaren tillhöra en eller flera roller som är kopplade till leverantörsgrupper. På så sätt får användaren behörighet till leverantörer (för registrering och sökning av avtal)

Enheter/Enhets-ID/Leverantörsgrupper

Ett nytt fönster kommer att öppnar sig. Här klickar du på ”Ny…” för att skapa en ny leverantörsgrupp. Skapa egendefinierade grupp/grupper. Finns inte behov av grupper kan man markera att samtliga aktiva leverantörer i Edge IM skall ingå i gruppen.

Avtalstyper

Avtalstyperna är fria och läggs upp och administreras i Edge IM.

Användare med rättigheter i Invoice Manager Administrator kan skapa, redigera och radera avtalstyper.

Generella register /Avtalstyper

Avtalstyp: ID sätts per automatik när man sparar en avtalstyp. Det är avtalstypens namn som visas i Edge IM

Operationer – Ta bort avtal

Ett avtal kan endast tas bort/raderas via Edge IM.

Borttag/Radering sker i två steg.

1. Avtalet måste ha status Makulerat för att kunna radera avtalet i Edge IM. Status på avtalet ändras via webbgränssnittet.

2. Avtalet kan därefter tas bort/raderas under Operationer. Sök fram avtalet som skall tas bort/raderas

Operationer/Ta bort avtal

Edge IM

Registrera - Nytt Avtal

Efter att avtalet scannats in är det dags för registrering i Edge IM.

* Fälten är obligatoriska för att kunna skapa avtalet. När samtliga obligatoriska fält är ifyllda aktiveras knappen Spara.

Avtal- Generell information

*Enhet: Enhets-id och namn på företag väljs eller visas valt företag som valts.

*Namn: Namn på avtalet

Nummer: Fritt fält för avtalsnummer som kan vara alfanumeriskt.

*Leverantör: Lev-id och leverantörsnamn läses från leverantörsregistret som är aktiverade via Invoice Manager Administrator för respektive enhet. Styrning av åtkomst till leverantörer görs enligt leverantörsgrupperna.

*Status:, finns tre val Aktivt, Inaktivt och Makulerat.

*Avtalstyp: Fria avtalstyper som registrerats i Invoice Manager Administrator väljs vi drop down.

Kontakt leverantör: Fritt fält för leverantörens kontaktperson.

*Avtalsägare: Den som hanterar avtalet (kan välja på samtliga EDGE IM användare i enheten som är behöriga till vald leverantör

*Startdatum: När avtalet börjar gälla, välj datum via kalenderikonen.

*Slutdatum: När avtalet slutar att gälla, välj datum via kalenderikonen.

Giltigt t.om: Fritt datumfält. När avtalet upphör att gälla om avtalet skiljer som från slutdatum, vanligt förekommande vi användning av ramavtal.

Avtal- Generell information – Påminnelsehantering och uppsägningstid

Avtalstecknare: Fritt fält den juridiska person som tecknat avtalet (behöver inte vara användare i Edge IM).

Påminnelse till: E-postadress till den Edge IM användaren som administrerar avtalet och behöver info om när det ska uppdateras/sägas upp etc.

Påminnelse e-post: E-postadress som kan vara till enskild användare eller till en grupp e-post adress. (Kan vara en fördel att påminnelserna går ut till flera administratörer)

Uppsägningstid: Lägg in antal månader på uppsägningstiden

Löptid: Period som avtalet förlängs om inte uppsägning sker. Har man ingen löptid kan man markera att det är ett löpande avtal.

Notera ! Systemet justerar inte start- slut datum med automatik.

Påminnelse: Antalet månader innan sista uppsägningsdag som påminnelser skickas.

Sista uppsägningsdag: Automatisk beräkning för sista dag för uppsägning

Ändrad: Datum när senaste ändring är gjord

Avtals ID: Avtals id som systemet sätter när avtalet skapades

Beskrivning: Fritt fält för att lägga egna kommentarer och beskrivningar

Avtal- Generell information – Konto och koddelar

Man kan även koppla konto och koddelar till avtalet- Välj aktuella konton och koddelar och välj spara.

Bilagor

Under fliken Bilagor bifogas avtalsdokumenten (inskannade avtalet). Antal bifogade dokument räknas upp per automatik.

Meddelanden

Under fliken Meddelanden kan man lägga noteringar om avtalet. Dessa lagras med datum och klockslag samt vem som gjort noteringen. Antal meddelanden räknas upp per automatik.

Sekretessmärkning – Avtal

Via webbgränssnittet finns möjlighet att sekretessmärka ett avtal.

Användaren måste ha särskild rättighet att göra detta.

Visa – Nya/ändrade avtal

De avtal som är nyupplagda respektive ändrade visas i Menyn under Nya/ändrade avtal.

Vilka avtal som visas i listan styrs av användarens behörigheter till leverantörsgrupper.

Avtalen visas i listan under en begränsad tid. Antal dagar som ett avtal betraktas som nytt/ändrat och därmed visas i listan styrs via systeminställning i Invoice Manager Administrator (antal dagar beräknas från dagens datum jämfört med datum för registrering/ändring av avtalet, standardvärde 30 dagar).

Navigering mellan avtal

När du är inne på ett avtal kan du navigera till nästa avtal genom att använda pilknapparna som är mitt på sidan. (se bild)

Påminnelse e-post - när avtal på väg att löpa ut

Påminnelse via e-post om att avtalet är på väg att löpa ut skickas ut till användaren som är registrerad i fältet “Påminnelse till “ och grupp e-post adress som är registrerad i fältet “Påminnelse e-post”

Sista uppsägningsdag i kombination med antal månader i fältet påminnelse styr när e-post notifiering skickas ut.

E-post notifiering skickas samtidigt som övriga schemalagda tjänster utförs. Vill man stänga av e-postnotifiering får man ändra antal dagar för notifiering till 0.

Sök – Avtal

De flesta fält som är registrerade på avtalet är sökbara. I sökresultatet presenteras samtliga fält som finns i systemet. I sökresultatet kan du klicka på vald rad för att öppna avtalet. Det finns även möjlighet att exportera sökresultatet till Excel.

Notera! Sökrättigheter för avtal styrs via rättigheter i Edge IM (Sök avtal) i kombination med den behörighet som användaren har till leverantörer via roll/roller kopplade till enhetens leverantörsgrupper.

Sökning av sekretessmärkt avtal

För att kunna söka fram sekretessmärkt avtal krävs sökrättighet för detta.

Export till Excel

Sökresultatet kan exporteras till Excel för vidare bearbetning.

Sökfunktionen innehåller så pass mycket avtalsdata vilket innebär att behov av standardrapporter för datauttag minimerats.

Uppdatera/Ändra – Avtal

Ändring av avtal görs via sökfunktionen. Användaren måste ha rättigheter för att ändra befintligt avtal.

1. Sök fram avtalet och öppna det.
2. Ändra vald data.
3. Spara om avtalet.

Om man ändrar och väljer Avbryt får man info om att avtalet är ändrat, och fråga om man vill spara avtalet?