/expense/faq/for_admins section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Inställningar (Administratör) Är du systemansvarig? Här hittar du teknisk vägledning för konfiguration och underhåll, svar relaterade till rapporter, samt landsspecifik information och regelverk för ditt företag. Här hittar du mer om: - **Företagsinställningar** - **Kostnadstyper** - **Anställda och grupper** - **Betalningar** - **Lön** - **Bokföring** - **Utsläppsrapportering** - **Landsspecifikt** /expense/faq/for_admins/company_setup section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Företagsinställningar Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om företagsinställningar. /expense/faq/for_admins/company_setup/change_workflow page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Jag kan inte ändra arbetsflödet, vad kan vara anledningen? Om du inte kan ändra arbetsflödet betyder det att där finns reseräkningar som ligger emellan två statusar. Generellt går det inte att ändra om inte alla utlägg har statusen Öppen/avvisad/återkallad/väntar på godkännande/godkänd eller utbetald/bokförd. Om det finns reseräkningar mellan status Godkänd och sista statusen i flödet (betald eller bokförd, beroende på ert nuvarande arbetsflöde) behöver du markera dom som utbetalda eller bokförda. /expense/faq/for_admins/types section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Kostnadstyper Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om kostnadstyper. /expense/faq/for_admins/employees_and_groups section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Anställda och grupper Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om anställda och grupper. /expense/faq/for_admins/employees_and_groups/bulk_update_employee page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hur kan jag massuppdatering anställda? ## Vad är en massuppdatering? En funktion som låter dig uppdatera specifika data för många anställda samtidigt, så att du slipper göra det manuellt för varje individ. ### Hur väljer jag vilka som ska uppdateras? Du börjar i listan över anställda. Använd sök- och filterfunktionerna och kryssa i rutorna bredvid de anställds du vill ändra. Du kan också välja **alla**. ### Vilka fält kan jag ändra? Tillgängliga fält varierar beroende på företagstyp och integrationer, men inkluderar vanligtvis: - **Grupper:** Välj från en lista (endast en grupp i taget kan uppdateras). - **Kostnadsbärare:** Välj aktiva kostnadsbärare (endast möjligt om Expense står som ägare). /expense/faq/for_admins/employees_and_groups/different_rate page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hur kan jag ställa in så att en del anställda får en annan ersättning vid milersättning? Som Company administrator kan du sätta upp olika grupper i Visma.net Expense. Dessa grupper kan ha olika inställningar och belopp. För att definiera olika ersättningar för olika grupper behöver du först skapa en grupp. 1. Gå till menyn **Inställningar**. 2. Klicka på **Anställda och grupper** och sedan **Grupper** till vänster. 3. Klicka på **Lägg till grupp**. 4. Ange en unik kod för gruppen du vill skapa och sedan ett gruppnamn. 5. Tryck Spara. När företagsgruppen är skapad kan du koppla de anställda till gruppen. 1. Klicka på **Anställda** i den vänstra menyn. 2. Välj en anställd. 3. På fliken **Generell** väljer du rätt företagsgrupp i drop down listan. 4. Tryck **Spara**. Upprepa detta för de anställda som ska vara knutna till gruppen. Du kan nu definiera den anpassade bilersättningen för den specifika gruppen. 1. Gå till **Kostnadstyper** till vänster och välj **Bilersättning**. 2. Överst på sidan väljer du den specifika grupp som du vill ställa in en ny ersättning för. 3. Klicka på den fordonstyp, tex egen bil, och sedan på **Nytt belopp**. 4. Välj ett giltigt från datum och ett giltigt till datum (frivilligt) och lägg till den nya ersättningen i kolumnen **Företagsbelopp**. 5. Spara den nya bilersättningen genom att klicka på godkänn symbolen till höger, och sedan **Spara**. Inställningarna för bilersättningen är nu sparade och gäller endast för den grupp du valt. En anställd kan endast tillhöra en grupp åt gången /expense/faq/for_admins/reports section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Rapporter Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om rapporter. /expense/faq/for_admins/reports/payment section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Betalningar Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om betalningar. /expense/faq/for_admins/reports/payment/mark_payrollfile_paid page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hur markerar jag lönefilen som Betald? (för företag som inte är integrerade med ett lönesystem) Om du vill markera en reseräkning som Betald, måste du först ändra status till **Överförd till lön**. - Gå till fliken **Rapporter > Lön > Skapa lönefil** och välj den/de reseäkningar du vill ändra status på. - Sedan klickar du på knappen **Skapa lönerapport**. - Välj vilket format du vill ladda ner filen till. - De valbara alternativen är CSV-fil och Visma Nova (Finskt affärssystem). - Därefter bestämmer du överföringsdatum och markerar kryssrutan **Överförd till lön**. - Kryssrutan är endast tillgänglig när reseräkningarna har status **Godkänd**. När statusen är ändrad kommer reseräkningarna att synas i **Lönekörningsfiler**. Här kommer du att se alla skapade lönefiler inom de valda datumintervallet. - Klicka på knappen **Markera alla** som betalda eller markera varje reseräkning som betald var för sig. - När statusen bekräftas och de valda reseräkningarna markeras som Betalda kan inga andra ändringar göras. - Denna status visas också för den anställde på reseräkningen under Min översikt. /expense/faq/for_admins/reports/payroll section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Lön Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om lön. /expense/faq/for_admins/reports/payroll/payrollfile_format page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Vilket format kan jag ladda ner lönefilen till och vad innehåller den? Lönekörningsfilen kan laddas ned i två olika format, CSV-fil eller Visma Nova. CSV filen innehåller: | Kolumn | Kommentar | | ---- | ---- | | Employee | Anställningsnummer | | Claim ID | Reseräkningsnummer | | Description | Beskriving på reseräkningen | | TransferDate | Datum när överföringsfilen skapades | | PayCode | Löneart för korrekt hantering i lönesystemet | | Quantity | Antal traktamente (samma som finns i reseräkning) | | UnitPrice | àPris | | TotalValue | Antal * Pris | | DebitAccount | Debetkonto på typen | | DebitAmount | Debet belopp | | CostUnit 1-x | Ange i respektive konstadnadsställe | | TransactionDate | Transaktionsdatum i Expense oavsett om det är en reseräkning, ett utlägg eller körjournal. | /expense/faq/for_admins/reports/bookkeeping section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Bokföring Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om bokföring. /expense/faq/for_admins/reports/bookkeeping/bookkeepingfile_format page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # I vilket format kan jag ladda ner bokföringsfilen och vad innehåller den? Bokföringsfilen kan laddas ner i tre olika format; Rapport (pdf), CSV-fil och Visma Nova. CSV filen innehåller (kolumnnamn på engelska): | Kolumn | Kommentar | | ---- | ---- | | Employee | Anställningsnummer | | Claim ID | Reseräkningsnummer | | Description | Beskriving på reseräkningen | | BookkeepingDate | Datum när överföringsfilen skapades | | TransactionDate | Transaktionsdatum i Expense oavsett om det är en reseräkning, ett utlägg eller körjournal. | | Type | Traktamente, körjournal, utlägg | | Purpose | Syfte på transaktionen | | Account | Kontonummer | | VATCode | Moms kod | | Debit | Totalt debetbelopp | | Credit | Totalt kreditbelopp | | Currency | Lokal valuta | | Taxable | 1=skattepliktig, 0=skattefri | | CostUnit 1-x | Ange i respektive konstadnadsställe | /expense/faq/for_admins/reports/bookkeeping/mark_bookkeeping_booked page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hur markerar jag bokföringsfilen som Bokförd? (för företag som inte är integrerade med ett affärssystem) Om du vill markera en reseräkning som Bokförd så behöver du först ändra statusen till Överförd till bokföring. - Gå till menyn **Rapporter > Skapa bokföringrapport** och välj en eller flera resräkningar som du vill ändra status på. - Sedan klickar du på knappen **Skapa bokföringsrapport**. - Välj vilket format du vill ladda ner filen till. - Alternativen som finns är CSV fil eller Visma Nova (Finskt affärssystem) - Därefter bestämmer du överföringsdatum och markerar kryssrutan **Överförs till bokföring**. - Observera att den här kryssrutan endast är tillgänglig när reseräkningarna har status **Betald**. Efter att du har ändrat status kommer reseräkningarna att synas i menyn **Bokföringsrapporter**. På den här sidan ser du alla skapade bokföringsrapporter inom det valda datumintervallet. - Klicka på knappen **Markera alla** som bokförda eller markera varje reseräkning som bokförd, var för sig. - Klicka på OK-knappen för att bekräfta statusändringen och de valda reseräkningarna markeras som bokförda och inga ytterligare åtgärder kan vidtas när denna status har valts. - Denna status visas inte för den enskilde användaren på Min översikt, användaren kommer fortfarande att se reseräkningen med status Betald. /expense/faq/for_admins/reports/emission_report section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Utsläppsrapportering Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om utsläppsrapportering. /expense/faq/for_admins/reports/emission_report/calculateemissions page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Hur beräknar Expense utsläpp? Utsläppen beräknad med: [Ducky.eco](https://www.ducky.eco/) /expense/faq/for_admins/reports/emission_report/climatedate page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Är klimatrapporten uppdaterad? Ja, klimatrapporten genereras du realtid när du öppnar sidan. /expense/faq/for_admins/reports/emission_report/emission_categories_used_for page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Vad används utsläppskategorier till? Utsläppskategorier används för att klassificera typen av varor och tjänster. Detta är ett sätt att kategorisera varor och tjänster på ett generiskt sätt över världen. Dessa utsläppskategorier tillåter oss att använda en stor databas med information om utsläpp att basera våra beräkningar på. Om du är administratör och behöver koppla en utsläppskategori till en egenskapad utläggstyp, se till att välja en utsläppskategori med en titel som ligger så nära utläggstypen som möjligt som du vill koppla den till. /expense/faq/for_admins/country_specific section 2026-05-11T13:56:21+02:00 # Landsspecifikt Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om landsspecifika regler. /expense/faq/for_admins/country_specific/sweden/how_do_you_set_up page 2026-05-11T13:56:21+02:00 # De nya reglerna för representation och hur du sätter upp dessa? Enligt de nya reglerna kring representation som trädde i kraft den 1 januari 2017 så är det möjligt att lyfta all moms på belopp upp till och med 300 kr/person exkl moms. Om representation sker för mer än 300 kr/person exkl moms så använder du dig av ett schablonbelopp. Det är bara momsen som numera är avdragsgill. Du behöver sätta upp två olika representationstyper (eventuelltföretaget särskiljer på intern och extern representation), en för kvitto på max 300 kr/person och en för kvitto över 300 kr/person. Den enda skillnaden på dessa är beloppet som du anger i rutan för Avdragsgill moms schablon. På typen för max 300 kr/person ska det vara 75 kr (högsta beloppet som går att dra vid 25% moms) och på typen för över 300 kr/person använder du schablonbeloppet 46 kr. I rutan för Avdragsgillt belopp ska det vara 0 kr. Det är viktigt att den anställde väljer rätt representationstyp exklusive moms samt att de anger rätt momsbelopp från kvittot vid registreringen av sin representation.