Utlägg
När du behöver registrera dina utlägg för att få en återbetalning eller för att registrera utlägg som betalats av ditt företag, klicka på knappen Registrera ny på översiktssidan.
Innan ett utlägg kan registreras, måste den obligatoriska allmänan informationen om reseräkningen anges.
Huduvsyftet med det här avsnittet är att visa och lägga till detaljer som rä gemensamma för hela din reseräkning.
Den här delen öppnas som standard när en ny reseräkning skapas och är endast möjlig att stänga när alla obligatoriska fält har fyllts i. Följande fält är inkluderade i denna sektion:
| Fält | Beskrivning | Obligatorisk/Valfritt |
|---|---|---|
| Beskrivning av reseräkning | Namnet på reseräkningen, till exempel Konferens i Oslo | Obligatorisk |
| Kostnadsbärare | Om en kostnadsbärare är valt som tandard, visas den här. Om du kan ändra kostnadsbärare eller inte beror på företagsinställningarna som har ställts in av administratören i ditt företag. | Valfritt |
När Allmän information sparats, är det möjligt att påbörja registrering av utlägg. För att skapa ett nytt utlägg, klicka på knappen Lägg till utlägg.
Kreditkortstransaktioner
Knappen Kreditkortstransaktioner är endast synlig om användaren har tillgängliga kreditkortstransaktioner. Siffran på knappen visar hur många kreditkortstransaktioner som är tillgängliga och som kan användas för att lägga till som utlägg i reseräkningen.
Vid klick på denna knapp öppnas ett fönster med en lista över tillgängliga kreditkortstransaktioner. Fönstret innehåller följande:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Kryssruta | För att välja mer än en transaktion. Kryssrutan i rubriken kan användas för att markera alla. |
| Datum | Transaktionsdatumet. |
| Inköpsställe | Var inköpet gjordes. |
| Belopp | Beloppet i valutan i det land där inköpet gjordes. |
| Lokalt belopp | Beloppet i företagets standardvaluta. |
Dessutom finns dessa knappar tillgängliga
| Knapp | Beskrivning |
|---|---|
| Radera valda | Tar bort valda transaktioner. Transaktionerna kommer inte längre att vara tillgängliga i listan. |
| Lägg till | Lägger till de valda transaktionerna på reseräkningen. |
| Avbryt | Kommer att avbryta processen och stänga fönstret. |
När de valda kreditkortstransaktionerna har lagts till reseräkningen måste Utläggstyp och alla andra uppgifter fyllas i. Utläggstyp kan väljas i förväg till en av de utläggstyper som företaget har aktiverat, om kreditkortstransaktion identifieras med hjälp av den så kallade MCC-mappningen. Den förvalda Utläggstypen kan ändras.
När alla uppgifter har angetts, klicka på Lägg till för att spara utlägget i reseräkningen eller Nästa om flera transaktioner har lagts till.
Dela transaktioner
När en kreditkortstransaktion har lagts till, går det att dela transaktionen i två eller flera delar. När du klickar på Dela, kommer sidan att uppdateras med möjligheten att lägga till följande information till den del som har separerats från den ursprungliga transaktionen.
- Typ
- Belopp
- Varav moms
- Ändra kostnadsställen
Informationen kommer att visas för att informera om hur mycket som är kvar av det ursprungliga beloppet för att hjälpa dig att ange belopp.
Det är inte möjligt att lägga till belopp som totalt överstiger det ursprungliga transaktionsbeloppet. En varning kommer då att visas.
När alla uppgifter har fyllts i och validerats kommer utläggen att läggas till när du klickar på knappen Lägg till.
Transaktioner som läggs till i reseräkningen är inte längre tillgängliga i listan. Men om de tillagda utläggen med kreditkortstransaktionen tas bort eller hela reseräkningen tas bort, kommer kreditkortstransaktionen att vara tillgänglig att välja i fönstret igen.
Kreditkortsföretag
Visma.net Expense stöder följande kreditkortsföretag:
- American Express Card
- Danske Bank Corporate Mastercard
- Nordea FirstCard
- SEB Eurocard & Diners
- Volvo Finans Mastercard
Kredittkorttransaksjoner i sanntid fra Nordea First Card
Hvis du bruker et kredittkort fra Nordea og firmaet har satt opp en integrasjon for å bruke disse i sanntid, er det mulig å få kredittkorttransaksjonene dine synlige i Expense rett etter at kjøpet er gjennomført.
Disse transaksjonene kan brukes umiddelbart og reiseregningen kan også sendes til godkjenning.
En reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner vil først gå til en spesifikk status (Venter på kredittkortgodkjenning) før den sendes fullstendig til godkjenning. Dette er fordi det kan skje at en transaksjon blir endret før banken godkjenner transaksjonen på sin side. Men du trenger ikke å gjøre noe mer på Expense sin side, reiseregningen sendes automatisk til godkjenning når Expense mottar den godkjente meldingen fra banken.
Dersom det skulle skje at transaksjonen endres etter at du har sendt den til godkjenning, vil reiseregningen bli returnert til Åpen status og en e-post vil bli sendt til deg. Transaksjonen med det nye beløpet vil automatisk oppdateres i Expense, men du må kontrollere dette før du sender reiseregningen til godkjenning på nytt.
Bifogade filer
Genom att klicka på knappen Bifoga fil öppnas en dialog där användaren kan välja bilagor med hjälp av en lokal fil (dra och släpp eller välj fil) eller genom att använda ett kvitto från mobilappen Visma Employee.
Bilagor från mobilappen är endast tillgängliga när appen används och kvitton finns tillgängliga.
Om detaljer har lagts till på kvittot i mobilappen kommer dessa automatiskt att fyllas i på utlägget när bilagan läggs till.
Det är också möjligt att ta bort bilagor från dialogrutan genom att välja bilaga och klicka på Ta bort.
Om lokala filer har lagts till i dialogrutan, men inte till utlägget, är det möjligt att spara bilagorna för senare användning.
En dialogruta visas när du stänger popup-fönstret där du kan välja att antingen behålla de uppladdade filerna eller ta bort dem.
Det är möjligt att lägga till flera filer till samma utläggstransaktion men det finns en gräns på maximalt 50 filer (bilagor) per reseräkning.
Observera att det kan vara obligatoriskt att lägga till en bilaga för vissa utlägg. Detta baseras på inställningarna för de olika typerna som bestämts av företagsadministratören.
Förifyllnad av data
När du lägger till en bilaga till ditt utlägg kommer programmet scanna dokumentet och fylla i datan som hittas åt dig.
Datan som kan förifyllas är:
- Datum för inköpet
- Belopp
- Valuta
- Moms
- Utläggstyp
Utläggsformuläret innehåller följande fält
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Datum | Datum för utlägget. Endast datum tre år tillbaka från dagens datum och 30 dagar framåt från dagens datum kan väljas. Standarddatum är idag om ingen resa har lagts till. Om det finns en resa är standarddatumet den första dagen för den resan. |
| Typ | Utläggstyp, t.ex. Hotell, Tågbiljett eller Kontorsutrustning. Vilka utläggstyper som visas i listan beror på vad som angetts i Företagsinställningarna. |
| Valuta | Företagets lokala valuta är som standard vald. Det är möjligt att välja en annan valuta genom att bläddra eller söka i fältet. När du väljer en annan valuta aktiveras fälten Lokalt belopp och Växelkurs. Växelkurser läggs till automatiskt baserat på datumet och kan ändras om de inte motsvarar den faktiska kursen. |
| Belopp | Utläggets belopp. |
| Lokalt belopp | Aktiveras när en annan valuta än den lokala valutan väljs. Som standard baseras Belopp och Växelkurs på det valda datumet. |
| Växelkurs | Aktiveras när en annan valuta än den lokala valutan väljs. Fylls i automatiskt baserat på växelkurserna i databasen. |
| Varav moms | Synligt eller redigerbart beroende på företagsinställningarna. |
| Syfft | Syftet med utlägget. Om en bilaga som hämtats från en mobilapp innehåller information om syftet fylls fältet automatiskt i med denna information, detta åsidosätter alla detaljer om syftet från själva resan. Om du har angett syftet manuellt innan du importera från mobilappen, kommer den manuella inmatningen inte att skrivas över med informationen från mobilappen. |
| Utrikes utlägg | Välj detta om utlägget gäller inköp som gjorts utomlands eller om det gäller biljetter/övernattning på en destination utomlands. Markeras automatiskt om en annan valuta än standard valutan väljs. |
| Betalt av företaget | Denna kryssruta är endast synlig om den har aktiverats i Företagsinställningarna. När denna kryssruta är markerat kommer ingen utbetalning att göras till användaren. |
Övriga fält
Vissa utläggstyper kan kräva mer information och baserat på den valda utläggsstypen kan olika fält visas.
| Typ | Fält/beskrivning |
|---|---|
| Logi | Frukost inkluderad |
| Representation | Namn på deltagare, Företagsnamn, Antal deltagare, Dricks inkluderad med. |
Visa detaljer
Det är möjligt att se mer detaljerad information när du klivkar på det registrerade utlägget. Följande information kommer att visas:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Utlägg utomlands | Indikerar att utlägget är utomlands |
| Lokalt belopp | Visar beloppet i lokal valuta |
| Företagsbelopp | Syns endast när utlägg registreras som betalt av företaget |
| Representation | Visar fält för representation när typ Representation är vald. |
| Boende inkl frukost | Visar belopp för boende och frukost |
| Kostnadsfördelning | Symbol som visar om transaktioner har delats upp (för kreditkortstransaktioner) |
| Kostnadsbärare | Visa valda kostnadsbärare. |
| Projektdetaljer | Endast för ERP integration |
| Vidarebefodra fakturering för kund | Endast för ERP integration |
| Bilagor | Visas som en miniatyrversion om den har lagts till. |
Rediger/kopiera/ta bort skapat utlägg
Det är möjligt att redigera eller ta bort ett utlägg genom att använda åtgärdsknapparna. För att redigera ett utlägg, klicka på pennsymbolen. Popup-fönstret som visas kommer att innehålla all information om utlägget som tidigare har sparats för det.
Det är också möjligt att kopiera det extra utlägget genom att klicka på kopieringsikonen. Detta gör att informationen angiven i de olika fälten kopieras, förutom bilagor.
För att ta bort ett utlägg klickar du på papperskorgen. Om du har lagt till bilagor eller kreditkortstransaktioner kommer dessa att vara tillgängliga att använda igen.