Inbox

I Inbox samlas kvitton från e-post, kreditkort, GPS-tur, utlägg i mobilappen eller körning i mobilappen. Du kan enkelt filtrera bilagorna efter datum eller typ, så att du snabbt hittar det du behöver.

E-postintegration låter dig skicka eller vidarebefordra kvitton och fakturor direkt till din personliga Expense-adress. Dokumenten blir automatiskt tillgängliga i din personliga Inbox, så att du snabbt kan använda dem när du registrerar utlägg.

Detta gör det enklare att samla alla kvitton på ett ställe, utan att behöva ladda upp filer manuellt.

Du kan vidarebefordra e-postmeddelanden som innehåller fakturor eller kvitton. När du gör detta bifogas dokumenten automatiskt som bilagor till ditt utlägg.

Kom igång med e-postintegration

Du kan aktivera e-post integrationen på två sätt:

Gå till Tilläggstjänster i menyn och välj e-post integration – Aktivera.
Öppna Inbox och tryck på Aktivera där.

När funktionen är aktiverad får du en personlig e-postadress.

Vill du ändra adressen? Klicka på pennsymbolen.
Vill du kopiera adressen? Använd kopieringsfunktionen.

Allt du vidarebefordrar till denna adress – kvitton, fakturor (PDF/JPG) – blir automatiskt tillgängligt i Visma.net Expense.

Så fungerar det:

Vidarebefordra kvitton eller fakturor till din personliga Expense-adress.
Kvitton från e-post, kreditkort, GPS-tur, utlägg och körning i mobilappen visas automatiskt i Inbox.
Välj de bilagor du önskar och lägg till dem i dina utlägg.

Bilagor i e-post

Du kan skicka in bilagor i JPG- eller PDF-format.

Hur du använder Inbox

Inbox hittar du i vyn för registrering av utlägg.

Välj de utgifter du vill lägga till i din reseräkning.

Lägg till filter

Du kan filtrera bilagor efter datum eller efter typ, till exempel om de kommer från e-post, kreditkort, GPS-resa, utlägg i mobilappen eller körning i mobilappen.

Filter efter datum

Du kan filtrera kvitton efter en viss period genom att ange ett från–till-datum. Då visas endast de kvitton som ligger inom den valda tidsperioden.

Till exempel, om du har varit på en resa och bara vill se kvitton från den, kan du ange resans datum som filter.

Filter efter datum	Beskrivning
Datum från	Du kan ange ett datum från och kvitton inom det valda från-datumet visas.
Datum till	Du kan ange ett datum till och kvitton inom det valda till-datumet visas.

Filter efter typ

Du kan filtrera efter typ. Följande alternativ är tillgängliga:

Filter efter typ	Beskrivning
E-post	Om du bockar i e-post får du upp en lista över bilagor som har skickats till Inbox från din e-post.
Kreditkort	Om du bockar i Kreditkort får du upp en lista över kvitton som kommer från kreditkortstransaktioner.
GPS-tur	Om du bockar i GPS-tur får du upp en lista över tillgängliga GPS-turer.
Utlägg mobil	Om du väljer Utlägg Mobil visas kvitton som har lagts in via Employee-appen.
Körjournal mobil	Om du väljer Körjournal Mobil visas körjournalposter som har lagts in via Employee-appen.

Du kan kombinera dina filter med datum och typ.

Om du väljer Rensa allt tas alla filter du har valt bort, och du kommer att se alla kvitton i Inbox.

I översikten har alla utlägg som ligger i Inbox en ikon som visar var utlägget kommer från.

Du kan redigera bilagorna som ligger i Inbox:

Klicka på de tre prickarna vid bilagan.
Du får då alternativen Redigera och Lägg till och Radera objekt.
Om du ser en röd triangel betyder det att vissa obligatoriska uppgifter saknas; utlägget måste granskas innan det kan skickas för godkännande.

Förhandsgranskning

När du klickar på pilen ned på ett utlägg kan du förhandsgranska bilagorna genom att klicka på själva bilagan.

Hur man registrerar utlägg från Inbox

När du öppnar Inbox visas sidan Välj utlägg du vill lägga till i reseräkningen.

Kryssa i ett eller flera bilagor som du vill lägga till, eller använd Välj alla för att inkludera alla bilagor.
Tryck på Lägg till valda.
Utlägget skapas och de valda bilagorna läggs automatiskt till.
Bilagor som har lagts till ett utlägg tas automatiskt bort från Inbox.

Slå samman inbox-utgifter till en utgift

Du kan slå samman flera inbox-utgifter till en utgift när de tillhör samma köp. Alla bilagor behålls på transaktionen.

Detta är användbart när du till exempel behöver bifoga ett kvitto till ett kreditkortsköp som saknar kvitto, eller när du vill knyta flera kvitton till en utgift.

Så här gör du

I inbox-urvalet bockar du för de utgifter som tillhör samma köp.
Klicka på Slå ihop.
I dialogen för sammanslagning går du igenom eventuella motstridiga data – till exempel datum, belopp, inköpsställe och momsbelopp – och väljer vilket värde som ska behållas i den sammanslagna utgiften.
Klicka på Slå ihop och lägg till.

Obs: Utgifterna slås samman till en utgift. När sammanslagningen är gjord kan den inte ångras.

Begränsningar

Du kan inte slå samman flera kreditkortsköp.
Du kan slå samman högst tre kvitton.

Översikt reseräkning

Nödvändig information

Utlägg som saknar nödvändig information eller obligatoriska uppgifter visas med en röd triangel.

Öppna utlägget genom att klicka på pennsymbolen för att se vilka fält som måste fyllas i. Fälten som saknar information är markerade med rött.
Redigera och fyll i de obligatoriska fälten och tryck på Spara. Utlägget flyttas då till Klar att skickas.

Ta bort utlägg

Om du tar bort ett utlägg från översiktssidan med papperskorgsymbolen läggs bilagan automatiskt tillbaka i Inbox.
För att ta bort ett utlägg permanent gör du detta direkt i Inbox genom att klicka på papperskorgensymbolen.

Klar att skickas

När ett utlägg ligger under Klar att skickas kan du skicka det vidare för godkännande.

Klicka på Skicka för godkännande.