Bilersättningar
När du behöver registrera körda kilometer i arbetssamanhang klickar du på knappen Registrera ny på sidan Översikt för att skapa dina körningar.
Innan en bilersättning kan registreras måste den obligatoriska beskrivningen anges.
Huduvsyftet med det här avsnittet är att visa och lägga till detaljer som rä gemensamma för hela din reseräkning.
Den här delen öppnas som standard när en ny reseräkning skapas och är endast möjlig att stänga när alla obligatoriska fält har fyllts i. Följande fält är inkluderade i denna sektion:
| Fält | Beskrivning | Obligatorisk/Valfritt |
|---|---|---|
| Beskrivning av reseräkning | Namnet på reseräkningen, till exempel Konferens i Oslo | Obligatorisk |
| Kostnadsbärare | Om en kostnadsbärare är valt som tandard, visas den här. Om du kan ändra kostnadsbärare eller inte beror på företagsinställningarna som har ställts in av administratören i ditt företag. | Valfritt |
När Allmän information sparats, är det möjligt att börja registrera bilersättning. För att skapa en ny bilersättning, klicka på knappen Lägg till bilersättning.
GPS transaktioner
Om du har en GPS-integration med en extern GPS-leverantör låter knappen GPS / Employee app dig välja mellan att använda GPS-loggen eller att använda utkast från Visma Employee.
Genom att klicka på denna knapp öppnas en dialogruta där det går att välja antingen GPS eller Visma Employee. Om GPS-system väljs kommer en lista över alla importerade transaktioner från GPS-leverantören att finnas tillgänglig.
Följande funktioner är tillgängliga för GPS transaktioner:
- Importera transaktioner (en eller flera i samma process, använd rutan för att markera)
- Ta bort transaktioner
- Importera utlägg i samband med bilersättning (parkering, vägtull, färja)
- Importera ytterligare ersättningar (passagerare, bogserat fordon osv)
- Redigera tillagda transaktioner i kombination med manuell inmatning och/eller bilaga (lokala filer eller Visma Employee)
Visma Employee
Om du har skapat körningar i Visma Employee-appen kommer GPS / Employee app-knappen (eller Employee app-knappen om det inte finns någon integration med en extern GPS-leverantör) att låta dig välja körningar från appen.
Under fliken Visma Employee ser du en lista över skapade körningar i appen. Följande funktioner är tillgängliga för körningar från appen:
- Importera transaktioner (en eller flera i samma process, använd rutan för att markera)
- Ta bort transaktioner
- Redigera tillagda transaktioner i kombination med manuell inmatning och/eller filbilaga
Google maps
Du kan använda kartknappen för att beräkna körda kilometer. Genom att klicka på den här knappen öppnas ett popup-fönster där du kan ange din rutt för att få avståndet. Den angivna rutten kommer också synas på kartan.
Du kan justera rutten genom att dra- och släppfunktionen på kartan. Då läggs en kör via adress till som även kan tas bort. Det är även möjligt att lägga till flera destinationer genom att klicka på länken +Lägg till flera destinationer.
Alternativet för resturresa lägger till samma frånadress som en resturresa.
Klicka på Använd för att lägga till resvägen för den beräknade distansen på bilersättningen.
Kilomterformuläret för körningen innehåller följande fält
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Datum | Datum för körningen. Endast datum tre år tillbaka från dagens datum och 30 dagar framåt från dagens datum kan väljas. |
| Typ | Lista med giltiga kostnadstyper för Bilersättning, baserat på vad som angetts i Inställningar - Bilersättning. Standardtyp är Egen bil eller Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). |
| Körstäcka (km) | Sträckan som körs kommer att bestämma det belopp som beräknas eftersom det är baserat på den taxa som är registrerad i bilersättningen. Flera decimaler accepteras men avrundas till en decimal. Detta fält är obligatoriskt. |
| Resväg | Start- och slutdestination för bilersättningen och körd rutt. Detta fält är obligatoriskt. |
| Ärende | Anledningen till ärendet. Om resan är en del av en reseräkning fylls fältet automatiskt i med information från den första registrerade resan. Detta fält är obligatoriskt. |
| Passagerare | När du lägger till ett namn på en passagerare kommer fältet Km att visas. Fyll i hur många kilometer som passageraren åkte med. |
| Registreringsnummer | Fordonets registreringsnummer. |
| Startvärde mätarställning | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). |
| Slutvärde mätarställning | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). |
| Privat resa | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). |
| Drivmedelskostnad | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). |
Förmånsbil, fritt drivmedel (endast för Agda PS integration)
Om företaget har en integration med Agda PS, är det möjligt att registrera Förmånsbil, fritt drivmedel. Förmånsbilen måste ha skapats för användaren i Agda PS med ett registreringsnummer innan den är tillgänglig.
Följande fält kommer att vara tillgängliga när Förmånsbil, fritt drivmedel väljs:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Registreringsnummer | Registreringsnumret överförs från bilen som är kopplad till den anställda i Agda PS. Detta fält kan inte ändras. |
| Startvärde mätarställning | Fältet är låst när mätarställning har angetts in i Agda PS. Fältet är redigerbart när mätarinställningen inte har angetts i Agda PS. |
| Slutvärde mätarställning | Värdet matas in automatiskt baserat på värdet i fältet Körsträcka (km) (Mätarställningens startvärde + körsträckan (km)). Om ett värde matas in manuellt i detta fält kommer fältet Körsträcka (km) också att uppdateras. Värdet kan inte vara mindre är Mätarställningens startvärde. |
| Privat resa | Transaktioner markerade som privata används för att beräkna den skattepliktiga bränsleförmånen. |
| Drivmedelskostnad | Bränslekostnaden används för att beräkna den skattepliktiga bränsleförmånen. |
Tips
Användaren bör registrera på typen Förmånsbil, fritt drivmedel med ett senare datum eftersom det inte går att registrera på denna typ om det redan finns en registrering på denna typ med ett tidigare datum.
Övrig ersättning
Det finns olika rutor för andra ersättningar beroende på land och vilka typer av bilersättningar som är aktiverade på företaget.
Följande övriga ersättningar kan väljas:
- Tung last
När en annan ersättning väljs för en reseräkning med bilersättning måste antalet kilometer anges i motsvarande fält för att rätt beräkningar ska kunna göras.
Bifogade filer
Det är möjligt att välja bilagor till resan från antingen lokal fil eller mobilapplikationen Visma Employee. Vid användningen av Visma Employee importeras inga andra data än fil och filnamn.
Om en bilaga som har importerats från mobilappen har ett ifyllt syfte, kommer denna informationen att läggas till i syftesfältet.
Kostnadsfördelning
Det är möjligt att fördela traktamenten på olika kostnadsställen. Därefter kommer beloppet för bilersättningen att debiteras de valda kostnadsställena.
Det är också möjligt att dela upp olika kostnadsställen på olika procentsatser genom att ändra procentsatsen till mindre än 100%. När du klickar på länken + Kostnadsfördelning, läggs en ny rad till där ett annat kostnadsställe kan väljas. Summan för de olika kostnadsställena måste vara 100%.
Visa detaljer
Det är möjligt att se mer detaljerad information när du klickar på den tillagda körsträckan. Följande information kommer att visas:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Skattepliktig / Skattefri | Visa skattepliktigt och skattefritt belopp, inklusive valutan. |
| Rutt | Visa hela resvägen |
| Ytterligare utlägg | Synlig när minst ett extra utlägg har lagts till |
| Passagerare | Synligt när minst en passagerare har blivit tillagd. |
| Bilagor | Visas som en miniatyrversion om den har lagts till. |
| Bilinformation | Registreringsnummer, vägmätare start och slut. |
| Kostnadsbärare | Visa valda kostnadsbärare. |
| Prosjektdetaljer | Endast för ERP integration |
| Vidarebefodra fakturering för kund | Endast för ERP integration |
Redigera/radera skapad bilersättning
Det är möjligt att redigera eller ta bort en körning genom att använda åtgärdsknapparna. För att redigera en körsträcka, klicka på pennsymbolen. Popup-fönstret som visas innehåller all information om körningen som tidigare har sparats för den.
Det är också möjligt att kopiera den tillagda körningen genom att klicka på kopieringsikonen. Detta gör att informationen angiven i de olika fälten kopieras, förutom bilagor.
För att ta bort en körning, klicka papperskorgen. Om du har lagt till bilagor eller GPS-transaktioner kommer dessa att vara tillgängliga att använda igen.