Resa med traktamente
När du har varit på en resa och har rätt att få traktamente för detta klickar du på knappen Registrera ny från startsidan för att skapa din resa.
Innan en reseräkning kan registreras måste den obligatoriska beskrivningen anges. Huduvsyftet med det här avsnittet är att visa och lägga till detaljer som rä gemensamma för hela din reseräkning.
Den här delen öppnas som standard när en ny reseräkning skapas och är endast möjlig att stänga när alla obligatoriska fält har fyllts i. Följande fält är inkluderade i denna sektion:
| Fält | Beskrivning | Obligatorisk/Valfritt |
|---|---|---|
| Beskrivning av reseräkning | Namnet på reseräkningen, till exempel Konferens i Oslo | Obligatorisk |
| Kostnadsbärare | Om en kostnadsbärare är valt som tandard, visas den här. Om du kan ändra kostnadsbärare eller inte beror på företagsinställningarna som har ställts in av administratören i ditt företag. | Valfritt |
När Allmän information sparats, är det möjligt att starta registreringen av reseinformationen. För att skapa en ny reseräkning, klicka på knappen Skapa traktamente.
Notera! Det är endast möjligt att skapa en reseräkning med traktamente när inställningarna för att tillåta traktamenten vid reseregistrering är aktiverade av administratören.
Information om resa
När du lägger till en ny reseräkning visas en popup där reseinformation kan anges. Alternativen som visas i fönstret beror på vilket det land det gäller och vad som angetts i företagsinställningarna. Delen för måltider och logi.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Ärende | Syftet med resan. |
| Datum/tid | Resedatum kan registreras genom att klicka på datumet i kalendern och ange klockslag. Klicka först på startdatumet för resan, ange starttid, klicka sedan på slutdatum och välj sluttid. |
| Plats | Hemlandet väljs som standard. Om resan är till ett annat land, välj en annan destination i listan. |
| Typ av resa | Beroende på företagsinställningarna kan traktamenten eller inga traktamenten väljas för resan. Om en resa är en privat resa kommer inga traktamenten att beräknas |
| Resor till flera platser | Vid klick på denna länk, visas en ny rad där information om den nya resan kan anges. |
| Spara och nästa | När alla obligatoriska fält fyllts i kan resan sparas. Delen för Måltider och logi öppnas. |
| Avbryt | Fönstret stängs utan att sparas. |
Måltider och logi
När informationom resan har lagts till, öppnas sektionen för måltider och logi.
För att säkerställa att all korrekt information samlas in, har detta avsnitt olika fält och knappar baserat på lagar och förordningar.
Det som anges på denna sidan, tillsammans med detaljerna från reseutlägget, avgör hur traktamentet beräknas.
Delen Måltider och logi innehåller följande fält
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Frukost/Lunch/Middag | När Ingår i logi, Ingår i biljett, Representation eller Betalt av företaget väljs, kommer detta att resultera i ett avdrag av traktamentet. När Betald av företag väljs kommer detta att resultera i att en Måltidsförmån läggs till på reseräkningen. När Ingår i biljett eller Betalt av mig väljs, kommer detta inte att resultera i några avdrag. Avdraget belopp och måltidsförmån beror på typ av måltid. |
| Logi | När Privat logi väljs kommer detta att resultera i ytterligare nattraktamente för perioden. För den första resdagen är detta fält inaktiverat. |
| Nattraktamente | Om rutan markeras kommer nattraktamenen att läggas till för de perioder som är valda. Om nattraktamente lagts till automatiskt på grund av den valda typen av logi - är det möjligt för användaren att avmarkera rutan. Rutan kan inte markeras om alternativet Hotell är valt som logi. |
Kostnadsfördelning
Det är möjligt att fördela traktamenten på olika kostnadsställen. Därefter tilldelas traktamentsbeloppen de valda kostnadsställena.
Det är också möjligt att dela upp olika kostnadsställen på olika procentsatser genom att ändra procentsatsen till mindre än 100%. Vid klick på länken + Kostnadsfördelning, läggs en ny rad till där ett annat kostnadsställe kan väljas. Summan för de olika kostnadsställena måste vara 100%.
Visa detaljer
Det är möjligt att se mer detaljerad information genom att klicka på den reseräkningen/utlägg du har lagt till Följande information kommer att visas:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Skattepliktig / Skattefri | Visa skattepliktigt och skattefritt belopp, inklusive valutan. |
| Traktamentedetaljer | Visa start och slutdatum för resan Alla typer av traktamenten för detta utlägg, inklusive belopp och valuta. |
| Kostnadsbärare | Visa valda kostnadsbärare |
| Prosjektdetaljer | Endast för ERP integration |
| Vidarebefodra fakturering för kund | Endast för ERP integration |
Redigera/ta bort en registrerad resa
Det är möjligt att redigera eller ta bort ett reseutlägg genom att använda åtgärdsknapparna. För att redigera en reseräkning, klicka på pennsymbolen. Popup-fönstret som visas kommer att innehålla alla detaljer om reseräkningen som tidigare sparats för detta utlägg.
För att radera ett uttlägg, klicka på papperskorgen. Om en resa tas bort, kommer även de traktamenten som tillhör resan att tas bort. Ingen bilersättning eller utlägg kommer att tas bort. Du kommer att få en varning som informera dig om detta vid radering.
Flera resor i samma reseräkning
I samma reseräkning är det möjligt att registrera flera resor. När en reseräkning har sparats kan du registrera en ny genom att klicka på knappen Registrera ny. Resor kan inte överlappa varandra då Visma.net Expense validerar på datum och tid.