/expense/online-help section Lär dig mer om de olika modulerna i Visma.net Expense och hur du använder olika funktioner och arbetsflöden. 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Hjälp Lär dig mer om de olika modulerna i Visma.net Expense och hur du använder olika funktioner och arbetsflöden. Under **Nyheter** kan du läsa om de senaste funktionerna i Visma.net Expense. /expense/online-help/news page 2025-04-29T16:01:35+02:00 # Nyheter Expense Visma arbetar kontinuerligt med att förbättra standarden och öka funktionaliteten i Visma.net Expense, baserat på feedback från kunderna. Därför lanseras nya versioner med nya och förbättrade funktioner av programvaran med jämna mellanrum. ### April 2025 #### Traktamente Flera förbättringar och förenklingar har gjorts i hur du registrerar resor med traktamente. Registrering av kostnadsfördelning har nu flyttats till sidan Information om resan. De största förändringarna gäller hur du registrerar traktamente. Du ser nu information om 'Datum och plats' när du registrerar måltidsalternativ. #### Måltidsalternativ Du kan nu välja och registrera för alla datum under resan eller för en viss period av resan. #### Ställ in för alla datum Om resan har samma traktamente för alla dagar kan du välja 'Ställ in för alla datum'. Frukost, lunch, middag, boendetyp och nattillägg kommer då att sättas för alla datum i resan. #### Ange per period Om du har olika traktamente nivåer, boendetyper eller nattillägg väljer du 'Ange per period'. #### Sammanfattning av måltider I botten på sidan kommer du se en summering av resan. Här visas hur många frukostar, luncher och middagar som är beräknade, men även hur mycket som är beräknat i traktamente, hur många måltidsavdrag och det totala beloppet för traktamentet. #### Detaljer om traktamente Visar nu måltidsalternativ för perioden – frukost, lunch och middag – för hela resan. Visar också alla typer av traktamente för denna resa, inklusive belopp och valuta. ### Januari 2025 #### Nya belopp för traktamente och bilersättning Nya belopp för 2025 har uppdaterats i Visma.net Expense för alla länder (Danmark, Finland, Norge och Sverige). Dessa uppdateringar inkluderar nya belopp för bilersättning, traktamente och utlandstraktamente. ### Oktober 2024 #### Obligatorisk frukost inkluderad för logi Det är nu möjligt att sätta Frukost inkluderad som obligatorisk på logiutläggstyper. Detta kan göras av företagsadministratören under menyn **Inställningar för reseräkningar**. När denna inställning är aktiverad måste användaren lägga till ett belopp för frukost inkluderad när de registrerar ett utlägg för logi. ### Juli/Augusti 2024 #### Vidarebefordran av e-post till Expense Som användare kommer du nu att kunna vidarebefordra dina mejl och importera dem som bilagor till Visma.net Expense. Du kan ställa in den här e-postfunktionen direkt från sidan **Tilläggstjänster**, som också har fått en ny design. #### Favoriter för körsträcka Visma.net Expense kan nu spara dina favoritrutter och platser för körsträckor. Denna funktion är utformad för att förenkla registreringen av dina vanliga resvägar. ### Juni 2024 #### Integration till Nordea First Card (via OpenCard) Vi har samarbetat med Opencard för att överföra kreditkortstransaktioner i realtid och digitala kvitton från Nordea direkt till Expense. Nu kan användare se sina kreditkortstransaktioner i realtid och automatiskt matcha digitala kvitton, vilket effektiviserar utgiftshanteringsprocessen. Som administratör kan du aktivera integrationen i Expense. Denna funktion möjliggör onboarding för kunden själv. En ny sida har skapats i Expense för administratörer för att starta integrationsaktiveringen och hantera kortinnehavare. ### Maj 2024 #### Obligatoriska bilagor Vi har infört en funktionalitet som gör att administratörer kan specificera att bilagor ska vara obligatoriska för specifika utlägsstyper. Denna förändring säkerställer efterlevnad av lagar och förordningar som kräver dokumentation för utlägg. Saknade bilagor är en vanlig orsak till att resefakturor avvisas, och den här funktionen hjälper både användare och godkännare genom att kräva obligatoriska bilagor i förväg. Denna ändring inkluderar en ny kolumn i översikten över utläggstyper, och motsvarande import/export-CSV-filer har uppdaterats. Användare kommer nu att se obligatoriska indikatorer och få felmeddelanden när de försöker skapa en bilaga som saknar nödvändiga bilagor. ### April 2024 #### Förbättringar - klimatrapportering Flera förbättringar av klimatrapporten har nu införts för att ge mer inblick i beräkningarna i rapporten. Vi har även infört flera alternativ för att välja vilka utläggstyper som ska ingå i rapporten eller inte. ### Januari 2024 #### Använde SmartScan på bilagor Vi har nu introducerat SmartScan-funktionen för bilagor i Expense. Systemet kommer automatiskt att skanna bilagor och lägga till den tolkade informationen till bilagan, såsom belopp, datum och valuta. Systemet kommer också att föreslå utläggstyp baserat på bilagan. /expense/online-help/home section 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Översikt Sidan **Översikt** är startsidan för registrering av reseräkningar i Visma.net Expense och är den sida som laddas som standard efter att du loggat in. Målet med denna sida är att göra det möjligt att skapa nya reseräkningar och utlägg, samt att ge översikt och tillgång till alla befintliga reseräkningar/utlägg. För att registrera en ny reseräkning/utlägg från översiktsidan, klicka på knappen: - **Registrera ny** för att registrera en resa med traktamenten, bilersättning och/eller utlägg. Mer information om de olika typerna av reseräkningar och hur registrering går till finns här [Resa med traktamente](./travel_allowance), [Bilersättningar](./mileage), [Utleägg](./expenses). I översikten har alla registrerade reseräkningar/utlägg en ikon som visar vad reseräkningen/utlägget innehåller.  för resa med traktamente  för milersättning  för utlägg Om reseräkning innehåller mer än en typ, till exempel bilersättning och utlägg, visas en ikon för varje typ. Ikonerna visas med ett nummer under. Detta nummer visar hur många resor, resor med bilersättning respektive utlägg som du har registrerat i din reseräkning. Symbolerna  anger att din reseräkning innehåller två resor med bilersättning och tre utlägg. ## Hantering av reseräkningar Från översiktssidan är det möjligt att skicka en reseräkning för godkännande, avbryta godkännande och radera en reseräkning med hjälp av knappen längst till höger på reseräkningen. De tillgänliga alternativen beror på reseräkningens status ## Sortering och filtrering Befintliga reseräkningar kan filtreras och sorteras så att du enkelt kan hitta de reseräkningar du letar efter. Som standard visas alla statusar för alla reseräkningar. Standardsortering på sidan är "Senast uppdaterad" och den senast uppdaterade reseräkningen visas överst. När du sorterar efter datum är det datumet som används för sortering startdatumet för reseräkningens innehåll, oavsett om det är resor, milersättning eller utlägg. /expense/online-help/home/travel_allowance page 2025-04-29T16:01:35+02:00 # Resa med traktamente När du har varit på en resa och har rätt att få traktamente för detta klickar du på knappen **Registrera ny** från **startsidan** för att skapa din resa. Innan en reseräkning kan registreras måste den **obligatoriska beskrivningen** anges. Huvudsyftet med det här avsnittet är att visa och lägga till detaljer som är gemensamma för hela din reseräkning. Den här delen öppnas som standard när en ny reseräkning skapas och är endast möjlig att stänga när alla obligatoriska fält har fyllts i. Följande fält är inkluderade i denna sektion: | Fält | Beskrivning | Obligatorisk/Valfritt | |----|----|----| |Beskrivning av reseräkning | Namnet på reseräkningen, till exempel Konferens i Oslo. | Obligatorisk | |Kostnadsbärare | Om en kostnadsbärare är valt som standard, visas den här. Om du kan ändra kostnadsbärare eller inte beror på företagsinställningar som har ställts in av administratören i ditt företag. För mer information, se Inställningar för reseräkningar. | Valfritt | När **Allmän information** sparats, är det möjligt att starta registreringen av reseinformationen. För att skapa en ny reseräkning, klicka på knappen Fortsätt och Lägg till **ny traktamente**. **Notera!** Det är endast möjligt att skapa en reseräkning med traktamente när inställningarna för att tillåta traktamenten vid reseregistrering är aktiverade av administratören. Du hittar den här inställningen här (visas endast för administratörer): Inställningar för reseräkningar. ## Information om resa När du lägger till en ny reseräkning visas en popup där reseinformation kan anges. Alternativen som visas i fönstret beror på vilket land det gäller och vad som angetts i företagsinställningar. Delen för måltider och logi. | Fält | Beskrivning | |----|----| | Syfte | Syftet med resan. | | Datum och plats | Resedatum kan registreras genom att klicka på datumet i kalendern och ange klockslag. Klicka först på startdatumet för resan, ange starttid, klicka sedan på slutdatum och välj sluttid. Hemlandet väljs som standard. Om resan är till ett annat land, välj en annan destination i listan. | | Typ av resa | Beroende på företagsinställningar kan traktamenten eller inga traktamenten väljas för resan. Om en resa är en privat resa kommer inga traktamenten att beräknas | | Resor till flera platser | Vid klick på denna länk, visas en ny rad där information om den nya resan kan anges. | | Kostnadsbärare | Om en kostnadsbärare är valt som standard, visas den här. Om du kan ändra kostnadsbärare eller inte beror på företagsinställningar som har ställts in av administratören i ditt företag. För mer information, se Inställningar för reseräkningar. | | Nästa | När alla obligatoriska fält fyllts i kan resan sparas, välj Nästa och sidan sparas. Delen för Måltider och logi öppnas. | | Avbryt | Fönstret stängs utan att sparas. | ## Kostnadsfördelning Det är möjligt att fördela traktamenten på olika kostnadsställen. Därefter tilldelas traktamentebeloppen de valda kostnadsställena. Det är också möjligt att dela upp olika kostnadsställen på olika procentsatser genom att ändra procentsatsen till mindre än 100%. Om du själv vill fördela kan du välja Ersätt. När du valt Ersätt läggs en ny rad till där ett annat kostnadsställe kan väljas. Du kan sedan lägga till fler rader genom knappen + Kostnadsfördelning. Summan för de olika kostnadsställena måste vara 100%. ## Måltidsalternativ När information om resan har lagts till, öppnas sektionen för måltidsalternativ. För att säkerställa att all korrekt information samlas in, har detta avsnitt olika fält och knappar baserat på lagar och förordningar. Det som anges på denna sida, tillsammans med detaljerna från reseutlägget, avgör hur traktamentet beräknas. ### Delen måltidsalternativ innehåller följande fält | Fält | Beskrivning | |----|----| | Ställ in för alla datum | Välj 'Ställ in för alla datum' om du vill att måltiderna ska tillämpas för alla dagar inom resan. | | Ange per period | Välj 'Ange per period' om du vill att måltiderna ska ha olika värden inom en period/ resa. | | Frukost/Lunch/Middag | När **Ingår i logi, Ingår i biljett, Representation** eller **Betalt av företaget** väljs, kommer detta att resultera i ett avdrag av traktamentet. När **Betald av företag** väljs kommer detta att resultera i att en **Måltidsförmån** läggs till på reseräkningen. När **Ingår i biljett** eller **Betalt av mig** väljs, kommer detta inte att resultera i några avdrag. Avdraget belopp och måltidsförmån beror på typ av måltid.| | Logi | När **Privat logi** väljs kommer detta att resultera i ytterligare nattraktamente för perioden. För den första resdagen är detta fält inaktiverat.| | Nattraktamente |Om rutan markeras kommer nattraktamente att läggas till för de perioder som är valda. Om nattraktamente lagts till automatiskt på grund av den valda typen av logi - är det möjligt för användaren att avmarkera rutan. Rutan kan inte markeras om alternativet Hotell är valt som logi.| I botten på sidan kommer du se en summering av resan. Här visas hur många frukostar, luncher och middagar som är beräknade, men även hur mycket som är beräknat i traktamente, hur många måltidsavdrag och det totala beloppet för traktamentet. ## Visa detaljer Det är möjligt att se mer detaljerad information genom att klicka på den reseräkning/ utlägg du har lagt till. Följande information kommer att visas: | Fält | Beskrivning | |----|----| | Skattepliktig / Skattefri | Visa skattepliktigt och skattefritt belopp, inklusive valutan. | | Traktamentedetaljer | Visa start och slutdatum för resan. Alla typer av traktamenten för detta utlägg, inklusive belopp och valuta. | | Kostnadsbärare | Visa valda kostnadsbärare. | | Prosjektdetaljer | Endast för ERP integration. | | Vidarebefordra fakturering för kund | Endast för ERP integration. | ## Redigera/ta bort en registrerad resa Det är möjligt att redigera eller ta bort ett reseutlägg genom att använda åtgärdsknapparna. För att redigera en reseräkning, klicka på pennsymbolen. Popup-fönstret som visas kommer att innehålla alla detaljer om reseräkningen som tidigare sparats för detta utlägg. För att radera ett utlägg, klicka på papperskorgen. Om en resa tas bort, kommer även de traktamenten som tillhör resan att tas bort. Ingen bilersättning eller utlägg kommer att tas bort. Du kommer att få en varning som informerar dig om detta vid radering. ## Flera resor i samma reseräkning I samma reseräkning är det möjligt att registrera flera resor. När en reseräkning har sparats kan du registrera en ny genom att klicka på knappen Lägg till **ny**. Resor kan inte överlappa varandra då Visma.net Expense validerar på datum och tid. [Bilersättningar](../mileage) [Utlägg](../expenses) /expense/online-help/home/mileage page 2025-01-21T08:40:40+01:00 # Bilersättningar När du behöver registrera körda kilometer i arbetssamanhang klickar du på knappen **Registrera ny** på sidan Översikt för att skapa dina körningar. Innan en bilersättning kan registreras måste den obligatoriska beskrivningen anges. Huduvsyftet med det här avsnittet är att visa och lägga till detaljer som rä gemensamma för hela din reseräkning. Den här delen öppnas som standard när en ny reseräkning skapas och är endast möjlig att stänga när alla obligatoriska fält har fyllts i. Följande fält är inkluderade i denna sektion: | Fält | Beskrivning | Obligatorisk/Valfritt | |----|----|----| |Beskrivning av reseräkning | Namnet på reseräkningen, till exempel Konferens i Oslo | Obligatorisk | |Kostnadsbärare | Om en kostnadsbärare är valt som tandard, visas den här. Om du kan ändra kostnadsbärare eller inte beror på företagsinställningarna som har ställts in av administratören i ditt företag. | Valfritt | När **Allmän information** sparats, är det möjligt att börja registrera bilersättning. För att skapa en ny bilersättning, klicka på knappen **Lägg till bilersättning**. ### GPS transaktioner Om du har en GPS-integration med en extern GPS-leverantör låter knappen GPS / Employee app dig välja mellan att använda GPS-loggen eller att använda utkast från Visma Employee. Genom att klicka på denna knapp öppnas en dialogruta där det går att välja antingen GPS eller Visma Employee. Om GPS-system väljs kommer en lista över alla importerade transaktioner från GPS-leverantören att finnas tillgänglig. Följande funktioner är tillgängliga för GPS transaktioner: - Importera transaktioner (en eller flera i samma process, använd rutan för att markera) - Ta bort transaktioner - Importera utlägg i samband med bilersättning (parkering, vägtull, färja) - Importera ytterligare ersättningar (passagerare, bogserat fordon osv) - Redigera tillagda transaktioner i kombination med manuell inmatning och/eller bilaga (lokala filer eller Visma Employee) ### Visma Employee Om du har skapat körningar i Visma Employee-appen kommer GPS / Employee app-knappen (eller Employee app-knappen om det inte finns någon integration med en extern GPS-leverantör) att låta dig välja körningar från appen. Under fliken Visma Employee ser du en lista över skapade körningar i appen. Följande funktioner är tillgängliga för körningar från appen: - Importera transaktioner (en eller flera i samma process, använd rutan för att markera) - Ta bort transaktioner - Redigera tillagda transaktioner i kombination med manuell inmatning och/eller filbilaga ### Google maps Du kan använda kartknappen för att beräkna körda kilometer. Genom att klicka på den här knappen öppnas ett popup-fönster där du kan ange din rutt för att få avståndet. Den angivna rutten kommer också synas på kartan. Du kan justera rutten genom att dra- och släppfunktionen på kartan. Då läggs en kör via adress till som även kan tas bort. Det är även möjligt att lägga till flera destinationer genom att klicka på länken **+Lägg till flera destinationer**. Alternativet för resturresa lägger till samma frånadress som en resturresa. Klicka på **Använd** för att lägga till resvägen för den beräknade distansen på bilersättningen. #### Kilomterformuläret för körningen innehåller följande fält | Fält | Beskrivning | |----|----| | Datum | Datum för körningen. Endast datum tre år tillbaka från dagens datum och 30 dagar framåt från dagens datum kan väljas. | | Typ | Lista med giltiga kostnadstyper för Bilersättning, baserat på vad som angetts i Inställningar - Bilersättning. Standardtyp är Egen bil eller Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). | | Körstäcka (km) | Sträckan som körs kommer att bestämma det belopp som beräknas eftersom det är baserat på den taxa som är registrerad i bilersättningen. Flera decimaler accepteras men avrundas till en decimal. Detta fält är obligatoriskt. | | Resväg | Start- och slutdestination för bilersättningen och körd rutt. Detta fält är obligatoriskt. | | Ärende | Anledningen till ärendet. Om resan är en del av en reseräkning fylls fältet automatiskt i med information från den första registrerade resan. Detta fält är obligatoriskt.| | Passagerare | När du lägger till ett namn på en passagerare kommer fältet Km att visas. Fyll i hur många kilometer som passageraren åkte med. | | Registreringsnummer | Fordonets registreringsnummer. | | Startvärde mätarställning | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). | | Slutvärde mätarställning | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). | | Privat resa | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). | | Drivmedelskostnad | Endast för Förmånsbil, fritt drivmedel (Agda PS integration). | #### Förmånsbil, fritt drivmedel (endast för Agda PS integration) Om företaget har en integration med Agda PS, är det möjligt att registrera **Förmånsbil, fritt drivmedel**. Förmånsbilen måste ha skapats för användaren i Agda PS med ett registreringsnummer innan den är tillgänglig. Följande fält kommer att vara tillgängliga när **Förmånsbil, fritt drivmedel** väljs: | Fält | Beskrivning | |----|----| | Registreringsnummer | Registreringsnumret överförs från bilen som är kopplad till den anställda i Agda PS. Detta fält kan inte ändras. | | Startvärde mätarställning | Fältet är låst när mätarställning har angetts in i Agda PS. Fältet är redigerbart när mätarinställningen inte har angetts i Agda PS. | | Slutvärde mätarställning | Värdet matas in automatiskt baserat på värdet i fältet Körsträcka (km) (Mätarställningens startvärde + körsträckan (km)). Om ett värde matas in manuellt i detta fält kommer fältet Körsträcka (km) också att uppdateras. Värdet kan inte vara mindre är Mätarställningens startvärde. | | Privat resa | Transaktioner markerade som privata används för att beräkna den skattepliktiga bränsleförmånen. | | Drivmedelskostnad | Bränslekostnaden används för att beräkna den skattepliktiga bränsleförmånen. | #### Tips Användaren bör registrera på typen **Förmånsbil, fritt drivmedel** med ett senare datum eftersom det inte går att registrera på denna typ om det redan finns en registrering på denna typ med ett tidigare datum. ### Övrig ersättning Det finns olika rutor för andra ersättningar beroende på land och vilka typer av bilersättningar som är aktiverade på företaget. Följande övriga ersättningar kan väljas: - Tung last När en annan ersättning väljs för en reseräkning med bilersättning måste antalet kilometer anges i motsvarande fält för att rätt beräkningar ska kunna göras. ## Bifogade filer Det är möjligt att välja bilagor till resan från antingen lokal fil eller mobilapplikationen Visma Employee. Vid användningen av Visma Employee importeras inga andra data än fil och filnamn. Om en bilaga som har importerats från mobilappen har ett ifyllt syfte, kommer denna informationen att läggas till i syftesfältet. ## Kostnadsfördelning Det är möjligt att fördela traktamenten på olika kostnadsställen. Därefter kommer beloppet för bilersättningen att debiteras de valda kostnadsställena. Det är också möjligt att dela upp olika kostnadsställen på olika procentsatser genom att ändra procentsatsen till mindre än 100%. När du klickar på länken **+ Kostnadsfördelning**, läggs en ny rad till där ett annat kostnadsställe kan väljas. Summan för de olika kostnadsställena måste vara 100%. ## Visa detaljer Det är möjligt att se mer detaljerad information när du klickar på den tillagda körsträckan. Följande information kommer att visas: | Fält | Beskrivning | |----|----| | Skattepliktig / Skattefri | Visa skattepliktigt och skattefritt belopp, inklusive valutan. | | Rutt | Visa hela resvägen | | Ytterligare utlägg | Synlig när minst ett extra utlägg har lagts till | | Passagerare | Synligt när minst en passagerare har blivit tillagd. | | Bilagor | Visas som en miniatyrversion om den har lagts till. | | Bilinformation | Registreringsnummer, vägmätare start och slut. | | Kostnadsbärare | Visa valda kostnadsbärare. | | Prosjektdetaljer | Endast för ERP integration | | Vidarebefodra fakturering för kund | Endast för ERP integration | ## Redigera/radera skapad bilersättning Det är möjligt att redigera eller ta bort en körning genom att använda åtgärdsknapparna. För att redigera en körsträcka, klicka på pennsymbolen. Popup-fönstret som visas innehåller all information om körningen som tidigare har sparats för den. Det är också möjligt att kopiera den tillagda körningen genom att klicka på kopieringsikonen. Detta gör att informationen angiven i de olika fälten kopieras, förutom bilagor. För att ta bort en körning, klicka papperskorgen. Om du har lagt till bilagor eller GPS-transaktioner kommer dessa att vara tillgängliga att använda igen. [Resa med traktamente](../travel_allowance) [Utlägg](../expenses) /expense/online-help/home/expenses page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Utlägg När du behöver registrera dina utlägg för att få en återbetalning eller för att registrera utlägg som betalats av ditt företag, klicka på knappen **Registrera ny** på översiktssidan. Innan ett utlägg kan registreras, måste den obligatoriska allmänan informationen om reseräkningen anges. Huduvsyftet med det här avsnittet är att visa och lägga till detaljer som rä gemensamma för hela din reseräkning. Den här delen öppnas som standard när en ny reseräkning skapas och är endast möjlig att stänga när alla obligatoriska fält har fyllts i. Följande fält är inkluderade i denna sektion: | Fält | Beskrivning | Obligatorisk/Valfritt | |----|----|----| |Beskrivning av reseräkning | Namnet på reseräkningen, till exempel Konferens i Oslo | Obligatorisk | |Kostnadsbärare | Om en kostnadsbärare är valt som tandard, visas den här. Om du kan ändra kostnadsbärare eller inte beror på företagsinställningarna som har ställts in av administratören i ditt företag. | Valfritt | När **Allmän information** sparats, är det möjligt att påbörja registrering av utlägg. För att skapa ett nytt utlägg, klicka på knappen **Lägg till utlägg**. ### Kreditkortstransaktioner Knappen Kreditkortstransaktioner är endast synlig om användaren har tillgängliga kreditkortstransaktioner. Siffran på knappen visar hur många kreditkortstransaktioner som är tillgängliga och som kan användas för att lägga till som utlägg i reseräkningen. Vid klick på denna knapp öppnas ett fönster med en lista över tillgängliga kreditkortstransaktioner. Fönstret innehåller följande: | Fält | Beskrivning | |----|----| | Kryssruta | För att välja mer än en transaktion. Kryssrutan i rubriken kan användas för att markera alla. | | Datum | Transaktionsdatumet. | | Inköpsställe | Var inköpet gjordes. | | Belopp | Beloppet i valutan i det land där inköpet gjordes. | | Lokalt belopp | Beloppet i företagets standardvaluta. | #### Dessutom finns dessa knappar tillgängliga | Knapp | Beskrivning | |----|----| | Radera valda | Tar bort valda transaktioner. Transaktionerna kommer inte längre att vara tillgängliga i listan. | | Lägg till | Lägger till de valda transaktionerna på reseräkningen. | | Avbryt | Kommer att avbryta processen och stänga fönstret. | När de valda kreditkortstransaktionerna har lagts till reseräkningen måste Utläggstyp och alla andra uppgifter fyllas i. Utläggstyp kan väljas i förväg till en av de utläggstyper som företaget har aktiverat, om kreditkortstransaktion identifieras med hjälp av den så kallade MCC-mappningen. Den förvalda Utläggstypen kan ändras. När alla uppgifter har angetts, klicka på Lägg till för att spara utlägget i reseräkningen eller Nästa om flera transaktioner har lagts till. ### Dela transaktioner När en kreditkortstransaktion har lagts till, går det att dela transaktionen i två eller flera delar. När du klickar på Dela, kommer sidan att uppdateras med möjligheten att lägga till följande information till den del som har separerats från den ursprungliga transaktionen. - Typ - Belopp - Varav moms - Ändra kostnadsställen Informationen kommer att visas för att informera om hur mycket som är kvar av det ursprungliga beloppet för att hjälpa dig att ange belopp. Det är inte möjligt att lägga till belopp som totalt överstiger det ursprungliga transaktionsbeloppet. En varning kommer då att visas. När alla uppgifter har fyllts i och validerats kommer utläggen att läggas till när du klickar på knappen **Lägg till**. Transaktioner som läggs till i reseräkningen är inte längre tillgängliga i listan. Men om de tillagda utläggen med kreditkortstransaktionen tas bort eller hela reseräkningen tas bort, kommer kreditkortstransaktionen att vara tillgänglig att välja i fönstret igen. ### Kreditkortsföretag Visma.net Expense stöder följande kreditkortsföretag: - American Express Card - Danske Bank Corporate Mastercard - Nordea FirstCard - SEB Eurocard & Diners - Volvo Finans Mastercard #### Kredittkorttransaksjoner i sanntid fra Nordea First Card Hvis du bruker et kredittkort fra Nordea og firmaet har satt opp en integrasjon for å bruke disse i sanntid, er det mulig å få kredittkorttransaksjonene dine synlige i Expense rett etter at kjøpet er gjennomført. Disse transaksjonene kan brukes umiddelbart og reiseregningen kan også sendes til godkjenning. En reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner vil først gå til en spesifikk status (Venter på kredittkortgodkjenning) før den sendes fullstendig til godkjenning. Dette er fordi det kan skje at en transaksjon blir endret før banken godkjenner transaksjonen på sin side. Men du trenger ikke å gjøre noe mer på Expense sin side, reiseregningen sendes automatisk til godkjenning når Expense mottar den godkjente meldingen fra banken. Dersom det skulle skje at transaksjonen endres etter at du har sendt den til godkjenning, vil reiseregningen bli returnert til Åpen status og en e-post vil bli sendt til deg. Transaksjonen med det nye beløpet vil automatisk oppdateres i Expense, men du må kontrollere dette før du sender reiseregningen til godkjenning på nytt. ### Bifogade filer Genom att klicka på knappen Bifoga fil öppnas en dialog där användaren kan välja bilagor med hjälp av en lokal fil (dra och släpp eller välj fil) eller genom att använda ett kvitto från mobilappen **Visma Employee**. Bilagor från mobilappen är endast tillgängliga när appen används och kvitton finns tillgängliga. Om detaljer har lagts till på kvittot i mobilappen kommer dessa automatiskt att fyllas i på utlägget när bilagan läggs till. Det är också möjligt att ta bort bilagor från dialogrutan genom att välja bilaga och klicka på Ta bort. Om lokala filer har lagts till i dialogrutan, men inte till utlägget, är det möjligt att spara bilagorna för senare användning. En dialogruta visas när du stänger popup-fönstret där du kan välja att antingen behålla de uppladdade filerna eller ta bort dem. Det är möjligt att lägga till flera filer till samma utläggstransaktion men det finns en gräns på maximalt **50** filer (bilagor) per reseräkning. Observera att det kan vara obligatoriskt att lägga till en bilaga för vissa utlägg. Detta baseras på inställningarna för de olika typerna som bestämts av företagsadministratören. #### Förifyllnad av data När du lägger till en bilaga till ditt utlägg kommer programmet scanna dokumentet och fylla i datan som hittas åt dig. Datan som kan förifyllas är: - Datum för inköpet - Belopp - Valuta - Moms - Utläggstyp #### Utläggsformuläret innehåller följande fält | Fält | Beskrivning | |----|----| | Datum | Datum för utlägget. Endast datum tre år tillbaka från dagens datum och 30 dagar framåt från dagens datum kan väljas. Standarddatum är idag om ingen resa har lagts till. Om det finns en resa är standarddatumet den första dagen för den resan. | | Typ | Utläggstyp, t.ex. Hotell, Tågbiljett eller Kontorsutrustning. Vilka utläggstyper som visas i listan beror på vad som angetts i Företagsinställningarna. | | Valuta | Företagets lokala valuta är som standard vald. Det är möjligt att välja en annan valuta genom att bläddra eller söka i fältet. När du väljer en annan valuta aktiveras fälten Lokalt belopp och Växelkurs. Växelkurser läggs till automatiskt baserat på datumet och kan ändras om de inte motsvarar den faktiska kursen. | | Belopp | Utläggets belopp. | | Lokalt belopp | Aktiveras när en annan valuta än den lokala valutan väljs. Som standard baseras Belopp och Växelkurs på det valda datumet. | | Växelkurs | Aktiveras när en annan valuta än den lokala valutan väljs. Fylls i automatiskt baserat på växelkurserna i databasen. | | Varav moms | Synligt eller redigerbart beroende på företagsinställningarna. | | Syfft | Syftet med utlägget. Om en bilaga som hämtats från en mobilapp innehåller information om syftet fylls fältet automatiskt i med denna information, detta åsidosätter alla detaljer om syftet från själva resan. Om du har angett syftet manuellt innan du importera från mobilappen, kommer den manuella inmatningen inte att skrivas över med informationen från mobilappen. | | Utrikes utlägg | Välj detta om utlägget gäller inköp som gjorts utomlands eller om det gäller biljetter/övernattning på en destination utomlands. Markeras automatiskt om en annan valuta än standard valutan väljs. | | Betalt av företaget | Denna kryssruta är endast synlig om den har aktiverats i Företagsinställningarna. När denna kryssruta är markerat kommer ingen utbetalning att göras till användaren. | ### Övriga fält Vissa utläggstyper kan kräva mer information och baserat på den valda utläggsstypen kan olika fält visas. | Typ | Fält/beskrivning | |----|----| | Logi | Frukost inkluderad | | Representation | Namn på deltagare, Företagsnamn, Antal deltagare, Dricks inkluderad med. | ## Visa detaljer Det är möjligt att se mer detaljerad information när du klivkar på det registrerade utlägget. Följande information kommer att visas: | Fält | Beskrivning | |----|----| | Utlägg utomlands | Indikerar att utlägget är utomlands | | Lokalt belopp | Visar beloppet i lokal valuta | | Företagsbelopp | Syns endast när utlägg registreras som betalt av företaget | | Representation | Visar fält för representation när typ Representation är vald. | | Boende inkl frukost | Visar belopp för boende och frukost | | Kostnadsfördelning | Symbol som visar om transaktioner har delats upp (för kreditkortstransaktioner) | | Kostnadsbärare | Visa valda kostnadsbärare. | | Projektdetaljer | Endast för ERP integration | | Vidarebefodra fakturering för kund | Endast för ERP integration | | Bilagor | Visas som en miniatyrversion om den har lagts till. | ## Rediger/kopiera/ta bort skapat utlägg Det är möjligt att redigera eller ta bort ett utlägg genom att använda åtgärdsknapparna. För att redigera ett utlägg, klicka på pennsymbolen. Popup-fönstret som visas kommer att innehålla all information om utlägget som tidigare har sparats för det. Det är också möjligt att kopiera det extra utlägget genom att klicka på kopieringsikonen. Detta gör att informationen angiven i de olika fälten kopieras, förutom bilagor. För att ta bort ett utlägg klickar du på papperskorgen. Om du har lagt till bilagor eller kreditkortstransaktioner kommer dessa att vara tillgängliga att använda igen. [Resa med traktamente](../travel_allowance) [Bilersättningar](../mileage) /expense/online-help/home/claim_summary page Se en sammanfattning av en reseräkning och hantera reseräkningar. 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Sammanfattning och åtgärder för reseräkningen Se en sammanfattning av en reseräkning och hantera reseräkningar. ### Sammanfatning På höger sida av reseräkningen hittar du en sammanställning av alla dina registreringar. Du kommer se det totala beloppet, fördelat mellan skattepliktiga och skattefria beloppet. Om ett utlägg har markerats som Betald av företag kommer beloppet för denna att visas. Om det finns några förmåner registrerade i reseräkningen (som bränsleförmån och måltisdförmån) kommer detta också att visas här. Det är också möjligt att lägga till en kommentar. Den här kommentaren kommer att vara synlig för godkännaren som tar emot reseräkningen. Det är också möjligt att ladda upp generella dokument. ### Hantering av reseräkningar Det finns olika åtgärder som kan vidtas för reseräkningen. - **Skicka för godkännande** - Denna åtgärd skickar reseräkningen till godkännaren och du kommer tillbaka till översiktssidan. - **Återkalla godkännande** - Denna knapp är endast tillgänglig om reseräkningen har skickats för godkännande, och kommer avbryta godkännandet och öppna reseräkningen för redigering igen. - **Spara till senare** - Detta sparar reseräkningen och du kommer tillbaka till översiktssidan. Detta kan endast göras när reseräkningen är i redigeringsläge (inte skickad för godkännande eller är godkänd). - **Ta bort reseräkning** - Denna åtgärd tar bort hela reseräkningen. Detta kan endast göras om reseräkningen är i redigeringsläge (inte skickad för godkännande eller godkänts). /expense/online-help/additional_services section 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Tilläggstjänster Sidan Tilläggstjänster ger användaren med rollen Expense Regular User en översikt över tjänster som kan länkas till Visma.net Expense för import av data. #### Följande tilläggstjänster kan visas här - E-post-integration - Visma Employee app - Kreditkortsinköp - GPS-integrationer ##### E-post-integration Om du vill använda kvitton och fakturor du fått till din mejlkorg kan du skicka dem direkt till Expense genom att aktivera denna tjänst. Klicka på Aktivera och skapa en mejladress du kan använda för att vidarebefordra till. Systemet ger dig ett förslag baserat på ditt användarnamn. Klicka på Spara när detta är färdigt. Du kan nu skicka mejl från din mejlkorg till denna adress och mejlet kommer vara tillgängligt som bilaga. ##### Visma Employee app I mobilappen Visma Employee kan du ta bilder av kvitton och registrera milersättningar på språng. Du kan även skicka reseräkningar för godkännande direkt från appen, eller spara dem till senare. ##### Kreditkortsinköp Om du använder ett företagskreditkort är det möjligt att få in korttransaktionerna i Expense, beroende på bank. Vänligen kontakta din löneadministratör för mer information om detta. ##### GPS-integrationer Om du använder ett GPS-spårar-system är det möjligt att få dina milersättningar importerade till Expense (beroende på vilket system du använder). Vänligen kontakta din löneadministratör för mer information om detta. Om du redan har en integration med ett GPS-system kommer namnet på tillverkaren synas. Du kan även ta bort integrationen från den här vyn. /expense/online-help/reports section 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Rapporter Sidan **Rapporter** är tillgänglig för alla användare men innehållet skiljer sig åt baserat på vilken roll användaren har (Visma.net Expense Company Administrator eller Visma.net Regular User). Under rapportmenyn kan användaren se information om rapporterna och hur de kan användas. #### För användare med rollen Visma.net Expense Regular User är följande rapporter tillgängliga - Körjournal #### För användare med rollen Visma.net Expense Company Administrator är följande rapporter tillgängliga - Betalningsinformation - Payroll - Bokföring - Skatt - Utlägg - Klimat Rapporter som presenteras på den här sidan är beroende av det arbetsflöde som företaget valt eller vilken integration som används. /expense/online-help/reports/payments page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Betalningar Under menyn **Betalningar** är det möjligt för administratörerna att skapa och visa betalningsrapporter och skicka betalningar via Visma.net AutoPay om Visma.net AutoPay är uppsatt och aktiverad. Betalningsrapporter kan användas i följande scenarier: När arbetsflödet för AutoPay används: - Godkända reseräkningar kan skickas till Visma.net AutoPay för betalning. ### Bankutbetalning Under **Bankutbetalning** är det möjligt att betala ut reseräkningar till de anställdas bankkonton. När du öppnar sidan visas en tabell med alla tillgängliga reseräkningar. Som standard, visas alla godkända reseräkningar för alla anställda inom ett standard datumintervall (de senaste 3 månaderna). Alla godkända reseräkningar är markerade, men det är möjligt att avmarkera de reseräkningar som inte behövs. Företagets standard IBAN är förvalt och betalningsdatumet sätts till dagens datum. Det är inte möjligt att markera reseräkningar där den anställdes kontonummer saknas. ### Skicka till Visma.net AutoPay När du använder AutoPay skickas de valda reseräkningarna till Visma.net AutoPay när du klickar på knappen **Betalning via AutoPay**. Knappen är inte tillgänglig om företagets IBAN nummer saknas. Ett fönster öppnas sedan med information om hur många reseräkningar som markerats, betalningsdatum, företagets IBAN nummer och beloppet. Användaren kan sedan välja att skicka reseräkningen till Visma.net AutoPay för betalning eller avbryta. Reseräkningarna kommer sedan att hanteras av användaren i Visma.net AutoPay. När filen har betalts i Visma.net AutoPay, kommer de markerade reseräkningarna att tas bort från denna lista och vara tillgängliga under menyn **Betalningsrapporter**. ### Betalningsrapporter **Betalningsrapporter** ger en översikt över alla skapade **Betalningsrapporter** från menyn **Bankutbetalning**. ### Hantering av betalningar via AutoPay Listan med betalningsfiler som skickats till Visma.net AutoPay visas med följande information: - Betalningsdatumet för hela betalningsfilen, som angavs under Bankutbetalningar när reseräkningarna skickades till Visma.net AutoPay. - Beloppet för reseräkningarna som inkluderats i betalningsrapporten. - Företagets IBAN varifrån utbetalningen debiterades. - Betalningsmetod AutoPay - Betalningsreferens från AutoPay - PDF ikon: För att ladda ner betalningsrapporten Vid klick på betalningsrapporten, utvidgas tabellen med detaljerad information så som Anställds namn, Reseräkning, Godkännandedatum och Belopp. Statusen på reseräkningen är också synlig, men en användare kan inte ändra detta från Visma.net Expense. /expense/online-help/reports/payroll page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Lön Under menyn **Lön** är det möjligt för administratören att skapa och se lönekörningsfiler. Löneöverföringar används för att: - Skapa betalningar i ett separat lönesystem utan en integration. - Vid användning av arbetsflöde Autopay och Payroll, överförs skattefria/skattepliktiga traktamenten till lönesystemet för rapportering till skattemyndigheter. ### Skapa lönefil Under **Skapa lönefil** är det möjligt att skapa och ladda ner lönefiler. När du öppnar sidan visas en tabell med alla tillgängliga reseräkningar. Som standard, visas alla godkända reseräkningar för alla anställda inom ett standard datumintervall (de senaste 3 månaderna). Det är även möjligt att sortera på olika statusar. Alla godkända reseräkningar är förvalda men det är möjligt att avmarkera de reseräkningar som inte behövs. När reseräkningar har valts är det möjligt att klicka på knappen **Skapa lönerapport**. Ett fönster med följande fält öppnas: - Filformat - välj mellan följande: - CSV-fil - filnamn payrollTransfer.csv - Överföringsdatum - datumet som väljs kommer att visas i lönefilen som överföringsdatum - **Ändra status till I lönekörning** - genom att markera den här rutan, sätts status på de reseräkningar som inkluderas i rapporten eller i filen som **I lönekörning**. Efter statusändringen kan reseräkningarna hittas under **Lönekörningsfiler**. Reseräkningar med status **Betald** eller **Bokad**, kan inte ändra status varpå rutan inte kan markeras. Användaren kan klicka på **Ladda ner** för att ladda ner filen i valt format eller klicka på **Avbryt**. När filerna har laddats ner, kommer de valda reseräkningarna att tas bort från listan och vara tillgängliga under **Lönekörningsfiler** - under förutsättning att statusen har ändrats under processen. ### Lönekörningsfiler Sidan **Lönekörningsfiler** ger en översikt över alla skapade **Lönekörningsfiler** på sidan **Skapa lönefil**. När menyn öppnas, visas alla skapade lönekörningsfiler inom det valda datumintervallets från och till datum, oavsett vilken status de har. Översikten visar vilket datum de skapades, reseräkningens belopp samt om det finns något att hantera. Vid klick på lönekörningsfilen utökas tabellen med mer detaljerad information så som Anställds namn, Reseräkning, Överföringsdatum och Belopp. Klicka på knappen **Markera alla** som betalda eller klicka på **Markera som betald** för varje enskild reseräkning. Klicka på knappen **OK** för att bekräfta statusändringen och de valda reseräkningarna markeras som **Betald** och inga ytterligare åtgärder kan vidtas när denna status har satts. Denna status visas även för den vanliga användaren på min översikt. Det är också möjligt att ta bort reseräkningar. Klicka på knappen **Avbryt alla** eller markera kolumnen **Avbryt** manuellt för varje reseräkning. Klicka på knappen **Ta bort reseräkning** för att bekräfta denna statusändring och de valda reseräkningarna markeras som **Återkallad**. Efter denna åtgärd är reseräkningarna ännu en gång tillgängliga för att väljas och skapas till lönefil. /expense/online-help/reports/bookkeeping page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Bokföring Under menyn **Bokföring** är det möjligt för administratören att skapa bokföringsrapporter för import till ett redovisningssystem. Alla reseräkningar måsta ha statusen **Betald** för att en bokföringsrapport ska kunna skapas. ### Skapa bokföringsrapport Under **Skapa bokföringsrapport** är det möjligt att skapa och ladda ner en bokföringsrapport. När sidan öppnas visar skärmen * - en tabell med en översikt över tillgängliga reseräkningar. Som standard visas alla **Betalda** reseräkningar för alla anställda inom ett standard datumintervall (de senaste 3 månaderna). Det är även möjligt att sortera på olika statusar. Alla **Betalda** reseräkningar som visas är förvalda men det är möjligt att avmarkera de reseräkningar som inte behövs. När reseräkningar valts är det möjligt att klicka på knappen **Skapa bokföringsrapport**. Ett fönster visas med följande fält: - Filformat - välj mellan följande: - Rapport - kommer att resultera i en sammanfattning i PDF-format. - CSV-fil - filnamn bokföring.csv - Bokföringsdatum - det datum som väljs visas i bokföringsrapporten som bokföringsdatum. - Markering av rutan **Ändra status till Överförd till bokföring** - denna inställning ändrar statusen på reseräkningarna i rapporten/filen till **Överförd till bokföring**. Efter statusändringen kan reseräkningarna hittas under menyn **Bokföringsrapporter**. Reseräkningar som har status **Godkänd** eller **Bokad**, kan statusen inte ändras, kryssrutan för dessa reseräkningar går därför inte att markera. Kryssrutan går heller inte att markera om företaget använder ett arbetsflöde med integration till ERP. Klicka på knappen **Ladda ner** för att ladda ner bokföringsrapporten i valt format eller klicka på **Avbryt**. När filen har laddats ner och status har uppdaterats kommer de valda reseräkningarna att tas bort från listan och bli tillgängliga under menyn **Bokföringsrapporter** - förutsatt att statusen ändrats under processen. ### Bokföringsrapporter Under **Bokföringsrapporter** presenteras en översikt av alla skapade **Bokföringsrapporter** under menyn **Skapa bokföringsrapport**. När menyn öppnas, kommer alla skapade bokföringsrapporter för valt datumurval att visas, oavsett vilken status de har. Översikten visar vilket datum de skapades, reseräkningens belopp samt om det finns något att hantera. Vid klick på en specifik bokföringsfil, visas detaljerad information om Anställds namn, Reseräkning, Utbetalningsdatum och Belopp. Klicka på knappen **Markera alla som bokförda** eller markera kolumnen **Markera som bokförd** manuellt för varje reseräkning. Klicka på knappen **Markera som bokförd** för att bekräfta statusändringen och de valda reseräkningarna markeras som Bokad och inga ytterligare åtgärder kan vidtas när denna status har ställts in. Det är också möjligt att ta bort reseräkningar. Klicka på knappen **Avbryt alla** eller markera kolumnen Avbryt manuellt för varje reseräkning. Klicka på knappen Ta bort reseräkning för att bekräfta statusändringen och vald reseräkningar markeras som avbrutna. Efter detta kommer reseräkningarna igen att vara tillgängliga att väljas och överföras till bokföring. /expense/online-help/reports/claim page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Utlägg (rapporter) ## Data extrakt **Data extrakt** ger de med administratörsroll behörighet till att se alla registrerade reseräkningar, oavsett status. Data extrakt kan användas för att kontrollera status på reseräkningar och transaktionsdetaljer Rapporten kan filtreras på datum och sedan laddas ned till en excel / csv fil där administratören kan göra ytterligare filtrering Det är endast möjligt att välja datumintervall för högst ett år åt gången När ett datumintervall har valts måste användaren klicka på knappen ladda ner för att ladda ner filen ## Körjournal (administratör) Rapporten **Körjournal** innehåller de körningar som de anställda har gjort baserat på vad som är registrerat under **Bilersättning**. Rapporten innehåller alla bilersättningar oberoende av de enskilda reseräkningarnas status. Företagsadministratören har rätt att skapa rapporten för alla företagets anställda. Följande urval kan göras: - Anställd - som standard är alla anställda valda - Period (från-/tilldatum) När ett kriterium har valts måste administratören klicka på knappen ladda ner fil Filen laddas ned i csv format ## Körjournal (enskild användare) Rapporten **Körjournal** gör det möjligt för den anställde att få en överblick över registrerade bilersättningar under en speciell period. Rapporten innehåller alla bilersättningar oberoende av de enskilda reseräkningarnas status. Den enskilde användaren kan bara skriva ut körjournalen för sina egna registrerade bilersättningar. Användaren kan välja period för bilersättning när rapporten skrivs ut. När ett kriterium har valts måste användaren klicka på knappen ladda ner fil Filen laddas ned i csv format. ## Nedladdning av reseräkning Med rapporten är det möjligt för administratören att ladda ner alla godkända reseräkningar inklusive bilagor i PDF-format Rapporten kan användas vid off-boarding eller om det finns behov av att ladda ner reseräkningar för alla eller specifika anställda. Följande finns i rapporten: | Fält/knapp | Beskrivning | |----|----| | Anställda | Vill du ta ut rapporten på endast en specifik anställd så kan du välja det här. Endast aktiva anställda visas. Om du väljer alla anställda så laddas alla reseräkningar ned, inklusive inaktiva. | | Datum (Från och Till) | Välj ett Från och Till datum Både fälten behöver vara ifyllda. Filtrering är baserad på godkännandedatum. Det är bara möjligt att välja ett datumintervall för maximalt ett år åt gången. | | Skapa knapp | Detta kommer att generera en förfrågan om nedladdning | När en nedladdning begärs kommer den att synas på sidan där du kan se: - en ikon som visar status på förfrågan - datum för när förfrågan gjordes - datumperiod för förfrågan - namnet på den anställde, om det valdes en specifik anställd Beroende på antalet reseräknignar i förfrågan kan det ta lite tid innan nedladdningen är klar Sidan uppdateras automatiskt när nedladdningen är klar. När nedladdningen är klar kommer statusen att ändras och du kommer dessutom att se; - antalet nedladdade filer - om filen innehåller många reseräkningar kan den delas upp i flera filer Gränsen för 1 fil är 1 GB. - när de nedladdade filerna tas bort från sidan - efter 7 dagar kommer filerna att tas bort från sidan. Så om du inte kan ladda ner filerna inom denna period måste en ny förfrågan göras. De nedladdade filerna kommer att vara tillgängliga att se i en lista Om det finns flera filer kan du välja att ladda ner alla valda filer eller välja specifika filer. Filnamnet innehåller: - namnet "ClaimReports" - företagets organisationsnummer - datum och tid för när filförfrågan gjordes - namnet på användaren som gjorde filförfrågan - ett extra nummer för att separera filerna om det finns flera Nedladdningen kommer att innehålla zip-filer med alla godkända reseräkningar inklusive bilagor i PDF-format. /expense/online-help/reports/climate page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Klimatrapport ## Aktivera klimatrapportering Om du har skapat egna utläggstyper i ditt företag måste du göra konfigurationer innan du kan använda klimatrapporten. När du klickar på knappen Aktivera måste du länka alla utläggstyper till en utsläppskategori för alla medarbetargrupper. Detta måste göras för att kunna beräkna utsläppen mer exakt. Läs mer om utsläppskategorier [her.](../../../faq/whataremcc) Välj en utsläppskategori från listan för varje utläggstyp. Om du inte kan hitta rätt grupp, välj den som ligger närmast utläggstypen. Aktivera-knappen blir tillgänglig när alla utläggstyper är länkade till en utsläppskategori. **Notera!** Alla standardutläggstyper kopplas automatiskt till en utsläppskategori, så om du inte har några självskapade utläggstyper kommer du inte att se detta steg. ## Klimatrapporten Klimatrapporten ger alla med administratörsbehörighet en översikt över koldioxidutsläpp av godkända utgifter registreade i Visma.net Expense. Rapporten kan filtreras på följande perioder: - Senaste 7 dagarna - Senaste 30 dagarna - Hittills denna månad - Hittills i år - Förgående år Det är möjligt att filtrera rapporten baserat på Typ av kostnadsställe och Kostnadsbärare. Rapporten visar alltid totala utsläpp högst upp på sidan i en sammanfattning. I själva rapporten visas utsläppen separat per typ. Både sammanfattningen och rapporten visar alltid utsläppen för aktuell period och förgående period. - Aktuell period är den valda perioden i datumfiltret. - Förgående period är exakt samma tisperiod, men före det valda filtret. - Senaste 7 dagarna: 7 dagar före dagens datum - Senaste 30dagarna: 30 dagar före dagens datum - Denna månad till datum: Från början av månaden till aktuellt datum - I år hittills: Från början av detta år till nuvarande datum - Förra året: Året före innevarande år. Rapporten kan laddas ner i .csv-format. [Hur beräknar Expense utsläpp?](../../../faq/calculateemissions) [Är klimatrapporten uppdaterad?](../../../faq/climatedate) /expense/online-help/settings section 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Inställningar Sidan **Inställningar** är tillgänglig för användare med rollen Visma.net Expense Company Administrator. Syftet är att underhålla de olika inställningarna i Visma.net Expense. Vid klick på menyn **Inställningar**, visas en startsida. Startsidan innehåller en kortfattad beskrivning av vad som kan underhållas här. Följande menyer är tillgängliga: - **Kostnadstyper** - Traktamente - Utlandstraktamente - Bilersättning - Utlägg - Övrigt - **Företagsinställningar** - Bokföringskonton - Lönearter - Momshantering - Inställningar för reseräkningar - Arbetsflöde - Inaktivera registrering av resa/utlägg - Företagets bankkonton - **Kostnadsställen** - **Anställda och grupper** - Anställda - Grupper - **Integrationer** /expense/online-help/settings/company_configuration_wizard page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Startguide för företagskonfiguration Vid upprättandet av ett nytt företag kommer en startguide att presenteras för företagets administratör som en hjälp för att kunna göra de första inställningarna för det företaget. Startguiden hjälper administratören att välja de viktigaste inställningarna för att företaget ska kunna arbeta med Visma.net Expense. Administratören kan antingen välja standardinställningar eller göra egna anpassningar. Följande steg är tillgängliga: #### Välkommen Steget Välkommen innehåller endast en förklarande text för att informera administratören om anledningen till startguiden. #### Arbetsflöde I det här steget kan företagsadministratören välja vilka arbetsflöden som ska användas och därefter vilket flöde en reseräkning ska ha från början till slut. Följ denna länk för att läsa mer om [Arbeidsflöde](../company_configuration). #### Inställningar för reseräkningar På denna sida kan företagets administratör slå på och stänga av funktionalitet för användaren som ska vara standard vid registrering av reseräkningar. Följ denna länk för att läsa mer om [Inställningar för reseräkningar](../company_configuration). #### Klimatrapportering I detta steget är det möjligt att aktivera funktionen för klimatrappotering. Detta kommer att lägga till en rapport där det kommer att vara möjligt att se beräknade koldioxidutsläpp från resor och utläggsaktiviteter. Alla val som gjorts i denna startguide kan senare ändras under [Inställningar](../company_configuration). /expense/online-help/settings/types page 2025-02-12T14:48:51+01:00 # Kostnadstyper Under menyn **Kostnadstyper** kan administratören se, uppdatera och skapa olika typer som ska användas till utlägg, bilersättning eller beräkna traktamenten i reseräkningar. - Traktamenten - Utlandstraktamente - Bilersättningar - Utlägg - Annan ### Traktamenten Visma.net Expense tillhandahåller de officiella **Traktamenten** och respektive officiella belopp. Dessa belopp är specifika för varje land och uppdateras av Visma.net Expense enligt gällande regler. De officiella **Traktamenten** används reseregistrering och beräkningar. Några **Traktamenten** kan avaktiveras eller uppdateras av företagsadministratören. Varje typ av traktamente, både inrikes och utrikes, kan kopplas till lönearter och konton. Typerna har en uppsättning av skattefria och skattepliktiga lönearter samt en uppsättning skattefria och skattepliktiga konton. Typerna för utrikes traktamente är kopplade till menyn för konfiguration av utlandstraktamente. Det är möjligt att sätta upp företagsspecifika belopp för specifika datumintervall på alla befintliga typer som åsidosätter de officiella beloppen. #### Följ stegen nedan för att definiera företagsbelopp för olika typer av traktamente 1. Välj den relevanta typen av traktamente genom att klicka på den. Oavsett om det officiella beloppet är aktivt eller ett företagsbelopp redan finns definierat kan du lägga till eller uppdatera företagsbeloppet. 2. Klicka på knappen **Nytt belopp**. 3. Fyll i Giltig från datum. Fältet Giltigt till kan lämnas tomt eller fyllas i om beloppet är tidsbegränsat. 4. I fältet Företagsbelopp, lägg till företagsbeloppet för denna typ. 5. Klicka på knappen **Spara** för att spara och stänga dialogen eller klicka på  för att spara raden. För att avbryta registreringen, klicka på . Det nya företagsbeloppet för typen av traktamente används vid registrering av en ny resa med den här typen inom det angivna datumintervallet. Det nya företagsbeloppet används även för att beräkna beloppet som ska betalas för denna typ av traktamente. Om företagsbeloppet är högre än det officiella beloppet kommer skillnaden att beskattas. Ändringarna som görs på typerna påverkar inte de tidigare registrerade eller godkända reseräkningarna. När en reseräkning som använder den här typen av traktamente redigeras kommer beräkningarna att uppdateras. ### Utlandstraktamente Visma.net Expense tillhandahåller de officiella beloppen för utlandstraktamente. Dessa belopp är specifika för varje land och uppdateras av Visma.net Expense enligt gällande regler. Utlandstraktamentena och deras respektive belopp används vid registrering av utlandsresor och beräkningar. Typerna för utlandstraktamente kan inte avaktiveras. Det är möjligt att sätta upp företagsspecifika belopp för specifika datumintervall på alla befintliga typer som åsidosätter de officiella beloppen. #### För att definiera företagsbelopp för utlandstraktamente 1. Välj den relevanta destinationen genom att klicka på den. Oavsett om det officiella beloppet är aktivt eller ett företagsbelopp redan finns definierat kan du lägga till eller uppdatera företagsbeloppet. 2. Klicka på knappen Nytt belopp. 3. Fyll i Giltig från datum. Fältet Giltigt till kan lämnas tomt eller fyllas i om beloppet är tidsbegränsat. 4. I fältet Företagsbelopp, lägg till företagsbeloppet för denna typ. 5. Klicka på knappen **Spara** för att spara och stänga dialogen eller klicka på  för att spara raden. För att avbryta registreringen, klicka på . Företagsbeloppet används sedan vid registrering av nya utlandsresor med den specifika destinationen utomlands inom det angivna datumintervallet. Ändringarna för destinationer utomlands påverkar inte de tidigare registrerade reseräkningarna eller godkända reseräkningar. När en reseräkning som använder denna specifika destination redigeras, kommer beräkningarna att uppdateras. ### Bilersättningar Visma.net Expense tillhandahåller som standard alla officiella bilersättningar och deras officiella belopp. De officiella bilersättningstyperna använder de officiella skattefria beloppen, och Visma.net Expense håller dessa belopp uppdaterade. Varje företag kan registrera egna belopp för typerna. När ett företagsbelopp registrerats, kommer detta belopp att användas som betalningsbelopp per kilometer när den anställde registrerar en reseräkning med denna bilersättningstyp. Om beloppet är högre än det officiella beloppet, beräknar Visma.net Expense det betalbara beloppet och använder sedan det lagstadgade skattefria beloppet för att dela upp det i ett skattefritt respektive skattepliktigt belopp. Företagsadministratören har möjlighet att skapa nya typer av bilersättning. Till exempel **Cykel**. #### För att skapa en ny bilersättningstyp Klicka på knappen **Lägg till bilersättning** och ange följande: 1. Namn - detta kommer att visas när en bilersättning registreras. 2. Aktiv - den aktiva eller inaktiva statusen för bilersättningen. Standardvärdet är Aktiv. 3. Klicka på Nytt belopp för att fylla i företagsbeloppet, samt Giltigt från och Giltigt till datum. Beloppet kommer att användas i beräkningar och eftersom detta är en ny företagstyp och inte har någon officiell skattefri skattesats, så kommer den att beskattas. 4. Under fliken Lön/bokföring kan du välja de skattefria och skattepliktiga konton och/eller skattefria och skattepliktiga lönearter för den valda bilersättningstypen. Dessa konton/lönearter kommer att överföras till lönesystemet eller till ett redovisningssystem. 5. Klicka på Spara för att spara den nya bilersättningen. 6. Det är även möjligt att ta bort oanvända Bilersättningar som har skapats av administratören. När du väljer en specialgjorda Bilersättningstyp kommer knappen Ta bort att visas. Alla **Bilersättningstyper**, både standard och specialgjorda, kan uppdateras. Till exempel, lägg till ett nytt företagsbelopp som ska användas istället för de officiella beloppet, ändra eller lägg till konton/lönearter eller inaktivera/aktivera en bilersättningstyp. De viktigaste bilersättningstyperna kan ha flera andra typer kopplade för att säkerställa att det är möjligt att registrera alla berättigade traktamenten. Exempel på andra typer är **Passagerare, Tung last, Skogsvägar med mera**. ### Utlägg Visma.net Expense tillhandahåller en standardlista över landspecifika utläggstyper som kan användas för registrering av utlägg. Listan över standardutläggstyper är relaterade till olika utläggskategorier som logi, tågbiljetter, måltider och andra utlägg som kontorsutrustning och telefon. Företagsadministratören kan skapa nya typer om det behövs, eller avaktivera några av standardtyperna som inte ska vara tillgängliga för registrering av utlägg. #### För att skapa en ny utläggstyp Klicka på knappen **Lägg till** och ange följande: 1. Namn - detta kommer att visas vid registrering av utlägg. 2. Utsläppskategori - för beräkning av CO2 utsläpp (endast när klimatrapportering är aktiverad) 3. Aktiv - den aktiva eller inaktiva statusen för utlägget, standardvärdet är Aktiv. 4. Bilaga obligatorisk - ska användas om du vill att bilagor ska vara obligatoriskt för detta utlägg. 5. Fast pris - när du väljer **Fast pris** och ett **Enhetspris**, kommer användaren att behöva ange antal istället för belopp. 6. Under fliken **Lön/bokföring** kan du välja de Inrikes/Utrikes konton och/eller Inrikes/Utrikes lönearter för vald utläggstyp. Dessa konton/lönearter kommer att överföras till lönesystemet eller till ett redovisningssystem. 7. Klicka på **Spara** för att spara det nya utlägget. Det är även möjligt att ta bort oanvända **Utlägg** som har skapats av administratören. När du väljer ett specialgjort **Utlägg** kommer knappen **Ta bort** att visas. Alla **Utläggstyper**, både standard och specialgjorda, kan uppdateras. Till exempel ändra eller lägga till konton/lönearter eller inaktivera/aktivera en utläggstyp. #### Utläggstyper för klimatrappotering När klimatrapporteringen har aktiverats ska en utsläppskategori kopplas till alla utläggstyper. En utsläppskategori används för att uppskatta det beräknade koldioxidutsläpp baserat på genomsnittlig data. Alla standardutläggstyper kopplas automatiskt till en utsläppskategori och dessa kan inte ändras. Alla egenskapade utläggstyper måste vara länkade till en utsläppskategori från en lista. #### Representationstyp Enligt reglerna för representation som trädde i kraft 1 januari 2017 är det möjligt att dra av hela momsbeloppet upp till 300 SEK per person exklusive moms Om representationen överstiger 300 SEK per person exklusive moms är det möjligt att istället använda sig av ett schablonavdrag (fast belopp) för momsen. Det är endast momsen som är avdragsgill Administratören behöver sätta upp två olika representationstyper (eventuellt fler om företaget särskiljer på intern och extern representation), en för representation på upptill 300 SEK per person och en för representation som överstiger 300 SEK per person Enda skillnaden mellan dessa två är det belopp som anges i rutan för fast momsbelopp På typen med max 300 SEK per person blir värdet 75 SEK (maximalt belopp som kan dras vid 25% moms) På typen som överstiger 300 SEK per person, anges värdet 46 SEK. Värdet i rutan för avdragsgillt belopp ska vara 0 I rutan för avdragsgillt belopp ska det vara 0 kr. Det är viktigt att den anställde väljer rätt typ av representation exklusive moms och anger ett korrekt momsbelopp, samma som på kvittot, vid registrering av representationen. #### Momshantering Typerna har en uppsättning momskoder för Inrikes och Utrikes för att beräkna rätt momsbelopp. Momskoder kan kopplas till olika typerna under flik **Lön/bokföring**. Momskoderna läggs upp under menyn **Momshantering**. #### Exportera och importera fil för utläggstyper Med denna funktion är det möjligt att exportera och importera **Utläggstyper**. Knapparna **Importera fil** och **Exportera fil** finns längst ned till höger på sidan **Utläggstyper**. Vid klick på knappen **Exportera fil**, exporteras en fil som innehåller de befintliga utläggstyperna och dess relaterade konton, lönearter och momskoder (endast för Finland och Sverige) i .csv-format, oavsett status (aktiv/inaktiv). Filen innehåller korrekta rubriker och kolumner baserat på land/företag och innehållet presenteras på användarens standardspråk. När du klickar på knappen **Importera fil** är det möjligt att välja den .csv-fil som ska importeras. Filen måste innehålla följande struktur: | Kolumnnamn | Obligatorisk / Redigerbar | Kommentar | |----|----|----| | Kod | Ja / Nej | Om detta fält är tomt kommer Visma.net Expense att betrakta detta som en ny typ som ska skapas | | Namn | Ja / Nej | Endast redigerbar för företagsspecifika utläggstyper | | Aktiv | Ja / Ja |   | | Kreditkonto inrikes | Nej / Ja |   | | Debetkonto inrikes | Nej / Ja |   | | Kreditkonto utrikes | Nej / Ja |   | | Debetkonto utrikes | Nej / Ja |   | | Löneart inrikes | Nej / Ja |   | | Löneart utrikes | Nej / Ja |   | | Momskod inrikes | Nej / Ja | | | Momskod utrikes | Nej / Ja | | #### Exempel Code;Name;Active;Domestic Account Credit;Domestic Account Debit;Abroad Account Credit;Abroad Account Debit;Domestic Paycode;Abroad Paycode ;Overtime meal;TRUE;;;;;300;300 Fil exempel: [Expense types](./ExpenseTypesExample.csv) ### Annan Denna sida ska användas för att visa och uppdatera specialtyper som inte omfattas av de andra typerna. #### Betalt av företaget Företagsadministratören kan aktivera och använda typen **Betalt av företaget**. När den här typen är aktiverad kan användare markera rutan **Betalt av företaget** vid registrering av utlägg. Detta innebär att beloppet inte kommer att betalas ut till den anställde, men det kan fortfarande inkluderas i löne-/bokföringsöverföring. Det är också möjligt att aktivera detta alternativ för att endast användas på gruppnivå. #### Kostförmån/Drivmedelsförmån Om en måltid betalas av företaget måste arbetstagaren beskattas för denna förmån. För att denna typ ska kunna användas och beräknas måste företagsadministratören först aktivera typen **Måltidsförmån**. Under fliken **Lön/bokföring** måste de konton och lönearter som ska användas för rapportering av dessa förmåner läggas till. Genom att aktivera typen **Drivmedelsförmån**, kan förmånerna beräknas automatiskt när privat körning sker på typen **Förmånsbil, fritt drivmedel**. Under fliken **Lön/bokföring** måste de konton och lönearter som ska användas för rapportering av drivmedelsförmån läggas till. /expense/online-help/settings/company_configuration page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Företagsinställningar **Företagsinställningar** under huvudmenyn **Inställningar** innehåller följande undermenyer: - Bokföringskonton - Lönearter - Momshantering - Inställningar för reseräkningar - Arbetsflöde - Kostnadsbärare - Inaktivera registrering av resa/utlägg - Företagets bankkonton Menyn kan variera beroende på land, integrationer och företagets arbetsflöde. ### Bokföringskonton **Bokföringskonton** kan användas av företag för att skicka data från Visma.net Expense till ett ERP system. De kan skapas och/eller redigeras av företagsadministratören eller importeras från antingen ett lönesystem eller ett ERP-system om en integration är gjord. Syftet är att koppla korrekta debet- och kreditkonton till kostnadstyperna (utlägg, traktamente och bilersättning) i Visma.net Expense. När de är kopplade kan dessa extraheras för manuella eller automatiska uppdateringar i ett redovisningssystem och/eller lönesystem. #### För att skapa ett nytt Bokföringskonto Klicka på knappen **Lägg till konto** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på kontot. 2. Nummer - det unika numret för kontot. 3. Rutan Aktiv - indikerar om **Bokföringskontot** är aktivt eller inaktivt. 4. Klicka på **Spara** för att spara ditt nya konto. Det er også mulig å slette kontoen når den er opprettet i Visma.net Expense. Om det inte går att ta bort ett **Bokföringskonto** i Visma.net Expense, innebär detta att företaget har en integration till ett löne- eller bokföringssystem. Bokföringskontot ska då hanteras/underhållas i löne- eller bokföringssystemet. ### Lönearter **Lönearterna** används främst av företag som behöver överföra data från Visma.net Expense till sitt lönesystem. De kan skapas och/eller redigeras manuellt av företagsadministratören eller importeras från lönesystemet om en finns en integration. Syftet är att koppla korrekta lönearter till kostnadstyperna (utlägg, traktamente och bilersättning) i Visma.net Expense. När dessa är kopplade kan transaktionerna extraheras för manuella eller automatiska uppdateringar i lönesystemet. Detta kan göras antingen för att betala ut beloppet på reseräkningen eller för rapportering via ett lönesystem till skattemyndigheterna eller båda. #### Följ stegen nedan om du vill lägga till en ny löneart manuellt Klicka på knappen Lägg till löneart och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på lönearten 2. Löneart - löneartens unika nummer 3. Rutan Aktiv - indikerar om lönearten är aktiv eller inaktiv 4. Klicka på knappen **Spara** för att spara den nya lönearten Det är även möjligt att ta bort en löneart om den skapats manuellt i Visma.net Expense. Om det inte går att skapa eller redigera **Lönearter** i Visma.net Expense betyder detta att företaget är integrerat med ett lönesystem. Lönearter måste sedan underhållas/hanteras i det integrerade systemet. ### Momshantering Företagsadministratören kan definiera de momssatser som behövs för företaget i den här menyn. #### För att skapa en ny momssats Klicka på knappen **Lägg till moms** och fyll i följande fält: 1. Namn - namnet på **Momssatsen** 2. Kod - den unika koden för **Momssatsen** 3. Procent - välj ett av standardvärdena eller ange en **Egen momssats** 4. Rutan Aktiv - indikerar om **Momssatsen** är aktiv eller inaktiv 5. Debetkonto - bokföringskontot där debiteringsbeloppet ska bokas 6. Kreditkonto - bokföringskontot där kreditbeloppet ska bokas 7. Löneart - lönearten för var momsbeloppet ska bokas (för lön) 8. Klicka på knappen **Spara** för att spara den nya **Momssatsen**. Registrerade och aktiva **Momssatser** kan kopplas till kostnadstyper. Vid registrering av reseräkning av ett utlägg med en kopplad **Momssats**, kommer momsen att beräknas baserat på den procentsats som anges på koden. De beräknade beloppen, inklusive kontona, visas i reseräkningen och kommer att inkluderas när transaktioner skickas till ett ERP-system, antingen baserat på manuellt utkörda filer eller via en integration. Momsbeloppet beräknas och bokas alltid separat så länge som de olika utläggen har kopplade momssatser samt att bokföringskontona och lönearterna är kopplade till de olika typerna av utlägg och momssatserna. ### Inställningar för reseräkningar På den här sidan kan företagsadministratören aktivera eller inaktivera olika funktioner för användaren. När du lägger till ett nytt företag kan företagsadministratören välja standardalternativet för inställningar för reseräkningar och senare ändra dessa på den här sidan. Följande inställningar är tillgängliga (dessa är beroende av land): #### Kostnadsställen Det möjligt att välja om kostnadsställena ska vara synliga eller inte, samt om de ska vara redigerbara eller inte för anställda vid registrering av reseräkning. Det är också möjligt att tillåta anställda att fördela reseräkningen på olika kostnadsställen genom att aktivera eller avaktivera funktionen Tillåt anställda att fördela kostnaden mellan olika kostnadsställen vid registrering av reseräkning. För varje alternativ visas en hjälptext för att hjälpa administratören att göra rätt val för företaget. #### Traktamenten Det är det möjligt att välja om traktamenten ska beräknas eller inte, samt om de ska vara redigerbara eller inte för de anställda när de registrerar sina resor. För varje alternativ visas en hjälptext för att hjälpa administratören att göra rätt val för företaget. #### Momshantering Momshantering är endast tillgänglig för svenska och finska företag och alternativen varierar beroende på land. Det finns två uppsättningar av momshantering för utlägg, inrikes och utrikes. Inställningarna och påverkan på utläggen är desamma för både inrikes och utrikes. Observera att inställningarna kan skilja sig mellan inrikes moms och utrikes moms och det som avgör vilken inställning som ska träda i kraft beror på om den anställde har markerat rutan Utrikes utlägg eller inte vid registrering av utlägget. #### Kundfakturering Inställningarna för kundfakturering är endast tillgängliga för företag som har ett flöde som inkluderar en ERP integration. Följande alternativ är tillgängliga: - När rutan Tillåt fakturering till kund vid registrering av reseräkning inte är markerad kan de anställda inte fakturera en reseräkning - När rutan Tillåt fakturering till kund vid registrering av reseräkning är markerad kan anställda kan fakturera en fordran (eller en transaktion) till en utvald kund. #### Frukostinställningar Den här inställningen gör det möjligt att bestämma om frukost som ingår för övernattningar ska vara obligatorisk eller inte för användare. ### Arbetsflöde På den här sidan kan företagsadministratören välja vilka arbetsflöden som ska användas och därefter vilket flöde en reseräkning har från början till slut. #### Företagets arbetsflöde Följande arbetsflöden är tillgängliga: | Arbetsflöde | Resultat | Land | |----|----|----| | Betalning i lönesystem, manuell bokföring | En lönefil kan genereras för att hantera godkända reseräkningar. Dessutom kan en bokföringsfil genereras för referens eller för import till ett ekonomisystem. Lönearter och bokföringskonton måste anges för att stödja detta arbetssätt. | NO, SE, DK | | Betalning i lönesystem, bokföring via ERP- integration | När reseräkningarna är godkända kommer de att finnas tillgängliga för automatisk överföring till ekonomisystemet för vidarefakturering och/eller bokföring. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Lönearter och bokföringskonton måste anges för att stödja detta arbetssätt. | NO, SE, DK | | Betalning i AutoPay, ERP integration för bokföring, rapportering via lönesystem | Överföring till utbetalning av reseräkningar via AutoPay kan genereras. Betalda reseräkningar finns tillgängliga för automatisk överföring till ett ekonomisystem för vidarefakturering och/eller för bokföring. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Bankkonto, bokföringskonton och lönearter måste anges för att stödja detta arbetssätt. | NO, SE | | Betalning via AutoPay, manuell bokföring, rapportering via lönesystem | Överföring till utbetalning av reseräkningar via AutoPay kan genereras. Betalda reseräkningar kan inkluderas i de bokföringsfiler som kan genereras för referens eller import till ett ekonomisystem. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Bankkonto måste anges samt bokföringskonton och lönearter krävs för detta arbetssätt. | NO, SE | ### Ändring av arbetsflöde Det är möjligt att ändra arbetsflödet från ett till ett annat som är giltigt för landet. Som regel är det inte möjligt att ändra om inte alla reseräkningar har statusen **Inte skickad/Avvisad/Återkallad/För godkännande/Godkänd** eller en senare status i nuvarande flöde - **Betald/Bokförd**. Om det inte finns några reseräkningar i flödet mellan **Godkänd** och den sista statusen i flödet, kommer de andra alternativen att inaktiveras och en varning visas. ### Kostnadsställen Kostnadsställen är utformade för att ge kunderna möjlighet att registrera kostnader på olika enheter utan att behöva lägga upp flera företag. Genom att använda kostnadsställen kan kostnader registreras och rapporteras till exempelvis olika projekt, kostnadsenheter, avdelningar och så vidare. Kostnadsställenas uppsättning består av två olika områden: - Typ för kostnadsställe - Kostnadsställe ### Typ för kostnadsställe En typ av kostnadsställe kan vara en **Avdelning** eller **Projekt**, alla olika avdelningar och projekt kommer att listas under respektive typ av kostnadsställe. Typer av kostnadsställen kan importeras från andra system som är integrerade med Visma.net Expense eller skapas manuellt. #### För att lägga till en typ för kostnadsställen manuellt Klicka på knappen **Lägg till typ** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på typen för kostnadsstället 2. Nivå - indikerar vilken nivå typen för kostnadsstället har 3. Rutan **Tillåt att kostnadsställen från ny typ för kostnadsställen används vid registrering av ny reseräkning**: indikerar om typen för kostnadsställen ska kunna används vid registrering av ny reseräkning eller ej. 4. Klicka **Spara** för att spara den nya typen av kostnadsställe. Det är inte möjligt att lägga till, redigera eller ta bort typer av kostnadsställen om företaget har en integration med ett annat lönesystem/ERP-system. #### Kostnadsställen När en typ för kostnadsställe har skapats kan nya kostnadsställen skapas relaterade till varje typ. Det finns ingen gräns för hur många kostnadsställen som kan läggas till för varje typ. Kostnadsställen kan importeras från andra system integrerade med Visma.net Expense eller skapas manuellt. #### För att manuellt lägga till ett kostnadsställe Klicka på knappen **Lägg till** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på kostnadsstället 2. Kod - koden för kostnadsstället 3. Giltig från - det datum från vilket kostnadsstället är giltigt 4. Giltig till - det datum som kostnadsstället är giltigt till (inkluderar det angivna datumet) 5. Rutan Aktiv - indikerar om kostnadsstället är aktivt eller inaktivt 6. Klicka på **Spara** för att spara det nya kostnadsstället Det är inte möjligt att lägga till, redigera eller ta bort kostnadsställen om företaget har en integration med ett annat lönesystem/ERP-system. ### Inaktivera registrering av reseräkningar Det är möjligt för administratören att stänga av registrering av reseräkningar på företagsnivå. När kryssrutan för att inaktivera skapandet av reseräkningar är ikryssad måste ett fr.o.m-datum väljas. Efter det valda datumet är det inte längre möjligt för anställda att registrera reseräkningar och skicka dem för godkännande. De anställda kommer fortfarande ha tillgång till att logga in och se historik. Du kan aktivera registreringen av reseräkningar igen senare om så behövs. När kryssrutan inte är ikryssad kan alla anställda registrera reseräkningar. ### Företagets bankkonton **Företagets bankkonton** används för att generera betalningsfiler i rapporteringen och kan registreras och/eller uppdateras av företagsadministratören. När du klickar på knappen **Lägg till** eller väljer ett befintligt bankkonto öppnas ett fönster med följande fält: | Fält | Beskrivning | |----|----| | Standard bankkonto | Ruta för att ange vilket bankkonto som är standard. | | Kontonummer | Om bankkontot anges först uppdateras IBAN och BIC automatiskt. Uppdateras automatiskt om IBAN anges först. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay. | | BIC | Fylls i automatiskt när antingen bankkontot eller IBAN anges. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay.| | IBAN | Om du anges detta först, kommer bankkonto och BIC att uppdateras automatiskt. Uppdateras automatiskt om bankkontot anges först. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay. | | Bankavtal ID | En alfanumerisk post. | | Giltig från | Används för att avgöra om det angivna bankkontot är tillgängligt för betalningsfilerna. | | Giltigt till | Används för att avgöra om det angivna bankkontot är tillgängligt för betalningsfilerna. | /expense/online-help/settings/employees_and_groups page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Anställda och grupper Menyn **Anställda och grupper** under **Inställningar** innehåller följande två undermenyer: - Anställda - Grupper ## Anställda En Visma.net Expense användare måste ha en anställd för att få åtkomst och kunna registrera reseräkningar. Information om den anställde kan importeras från ett lönesystem, genom en importfil (.csv) eller registreras manuellt. För att lägga till anställda manuellt, klicka på knappen **Lägg till anställda** och fyll i följande om den anställde på fliken **Generell**: | Fält | Beskrivning | Obligatorisk ja/nej | |----|----|----| | Kryssrutan Aktiv | Aktivera/Inaktivera anställdas åtkomst |   | | Anställningsnummer | Anställningsnumret som används i lönesystemet | Ja | | Förnamn | Den anställdes tilltalsnamn | Ja | | Mellannamn | Den anställdes mellannamn | Nej | | Efternamn | Den anställdes efternamn | Ja | | E-postadress | Den anställdes e-postadress | Ja | | Företagsgrupp | Tillgänglig när en företagsgrupp eller fler har skapats under menyn Inställningar - Anställda och grupper - Grupper | Nej | | Adress 1 | Den anställdes gatuadress | Nej | | Adress 2 | Den anställdes postboxadress | Nej | | Postnummer | Den anställdes postnummer | Nej | | Stad | Den anställdes postort | Nej | | Land | Landet där den anställde bor | Nej | Det finns även en andra flik för den anställde som heter **Tilläggsinformation** där du kan fylla i följande: | Fält | Beskrivning | Obligatorisk ja/nej | |----|----|----| | Bankkonto | Kontonummer för den anställde, används endast när du betalar via bank eller använder AutoPay | Ja om arbetsflöde = AutoPay är valt | | IBAN | Det internationella kontonumret. Fylls automatiskt om bankkontot anges. | Ja om arbetsflöde = AutoPay är valt | | BIC | Identifikationskoden för det angivna bankkontonumret. | Nej | | Standard kostnadsställen | Välj standard kostnadsställe(n) som den anställde tillhör. Det kostnadsställe som anges i inställningen på den anställde kommer att användas som standard vid registrering av reseräkning, detta kan även användas för att bestämma vem som ska godkänna reseräkningen. | Nej | ### Importera anställda från fil Import av anställda tillåter företagsadministratören att importera data om anställda från en CSV-fil. Filen måste innehålla obligatorisk data enligt ett specificerat format. Följ följande steg för att importera data om anställda: 1. Klicka på knappen Importera fil: 2. Sök upp den CSV fil som ska importeras (eller dra och släpp filen i fönstret som visas). 3. Importen börjar när filen har valts. En förloppsindikator visar den andel procent av posterna som har avslutats. 4. Resultatet presenteras när importen är klar. Den visar hur många poster som har importerats korrekt. Om några poster inte kunde importeras, visas radens id och orsaken. De anställde är nu tillgänglig i listan över anställda. #### CSV-filens filformat Kolumndata måste separeras med semikolon (;) | Kolumnnamn | Beskrivning | Datatyp/format | Obligatorisk (J/N) | |----|----|----|----| | Kod | Det unika anställningsnumret | Alfanumeriskt | J | | Aktiv | Indikerar om den anställde är aktiv eller ej | Boolean (TRUE/FALSE) | Ej tillämpligt | | Visma.net e-postadress | Det unika ID som används i Visma.net. | E-postadressformat | J | | Förnamn | Den anställdes förnamn | Alfanumeriskt | J | | Mellannamn | Den anställdes mellannamn | Alfanumeriskt | N | | Efternamn | Den anställdes efternamn | Alfanumeriskt | J | | Adress 1 | Adressfält 1 | Alfanumeriskt | N | | Adress 2 | Adressfält 2 | Alfanumeriskt | N | | Postnummer | Fält för postnummer | Alfanumeriskt | N | | Stad | Stadsfält| Alfanumeriskt | N | | Land | Landsfält | Alfanumeriskt | N | | Bankkonto | Kontonummer | Alfanumeriskt | N | | IBAN | IBAN-nummer | Alfanumeriskt | N | | BIC | BIC-kod | Alfanumeriskt | N | | Nivå på typ av kostnadsställe | I följande rader kommer koder för kostnadsställen att läggas till för den angivna typen av kostnadsställe. Rubrik innehåller typer för kostnadsställe (1; 2) medan rader innehåller kostnadsställenummer | Numeriskt/Alfanumeriskt | N | #### Fil exempel - [Employee import NO/DK](./EmployeeImportNO_DK.csv) - [Employee import FI](./EmployeeImportFI.csv) - [Employee import SE](./EmployeeImportSE.csv) ### Ta bort anställd Det är möjligt att ta bort en anställd även om den anställde har registrerade reseräkningar. Detta är enligt GDPR-regler. När en anställd markeras i tabellen, visas knappen Ta bort. Detta gäller även företag med integration till andra system, men borttagning av anställd ska då göras från det integrerade systemet. ### Grupper Företagsadministratören kan skapa grupper av anställda där varje företagsgrupp kan ha sina egna inställningar. Till exempel kan en företagsgrupp ha en annan skattesats för typen bil eller att endast en företagsgrupp ska få traktamente vid registrering av resor. #### För att lägga till en ny grupp Klicka på knappen **Lägg till grupp** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på gruppen 2. Kod - koden/numret för gruppen 3. Kryssrutan Aktiv - indikerar om gruppen är aktiv eller inaktiv 4. Klicka på **Spara** för att spara den nya gruppen När företagsgruppen är skapad, kan den läggas till på de anställda. 1. Gå till **Inställningar - Anställda och grupper - Anställda** och välj en anställd i tabellen. 2. På fliken **Generell** och fältet **Företagsgrupp**, välj korrekt företagsgrupp för den anställde. 3. Klicka på **Spara** för att spara ändringarna. När företagsgruppen har lagts till på de anställda, kan specifika inställningar anges för företagsgruppen. #### Exempel 1 - Olika belopp på bilersättningar av typen Egen bil för en viss företagsgrupp För att lägga till ett annat belopp för en specifik företagsgrupp: 1. Gå till **Inställningar - Kostnadstyper - Bilersättning** 2. Klicka filtret för den specifika företagsgruppen - visas ovanför listan av typer 3. Välj typen **Egen bil** 4. Lägg till ett nytt **Företagsbelopp** och spara raden genom att klicka på den gröna markeringen. 5. Spara genom att klicka på knappen **Spara**. De anställda som är kopplade till den här företagsgruppen får nu det tillagda beloppet när de registrerar bilersättning för denna typ i reseräkningen. #### Exempel 2 - Tillåt beräkning av traktamente för en viss företagsgrupp För att ändra inställningen för att tillåta beräkning av traktamente: 1. Gå till **Inställningar - Företagsinställningar - Inställningar för reseräkningar** 2. Klicka på filtret för den specifika företagsgruppen 3. Kryssrutorna för beräkning av traktamente kan därefter avmarkeras. De anställda som är kopplade till denna företagsgrupp kommer därför inte att få något traktamente när de registrerar resor i reseräkningen. /expense/online-help/settings/integrations page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Integrationer Sidan **Integrationer** ger en översikt över tillgängliga integrationer som du kan använda tillsamans med Expense. Vissa integrationer kan aktiveras direkt från denna sida. - Nordea First Card (via OpenCard) ### Integration till Nordea First Card (via OpenCard) Om du använder en befintlig integration med Nordea First Card kan du också börja få kreditkortstransaktionerna i realtid. Detta innebär att direkt efter att du har gjort ett köp med ditt kreditkort kommer det att finnas tillgängligt att använda direkt i Expense. I menyn **Lägg till integration** i vänstra menyn hittar du information om integrationen och priser genom att klicka på **Info och priser**. När du är redo att köra igång klickar du på knappen **Uppstart**. Följande fält behöver fyllas i: | Fält | Beskrivning |----|---- | Företagsnamn | Namn på företaget. Detta fylls i automatiskt. | Organisationsnummer | Organisationsnummer på företaget. Detta fylls i automatiskt. | E-post faktura | E-post som skal benyttes som mottaker for faktura. | Fakturareferens | Valfritt fält att ange fakturareferens. | Kort med företagsansvar (faktura skickas till företaget) | Automatiskt ikryssad men kan kryssas ur om ej används. | Kort med privatansvar (faktura skickas till anställd). | Automatiskt ikryssad men kan kryssas ur om ej används. | Transaction Processing agreement (TPS) | Här fyller du i vilka personer (e-postadresser) som ska skriva under avtalet (TPA). Flera e-postadresser kan anges, separerade med komma. | Signatursökning | Detta kommer att öppna en modal med föreslagna behöriga personer i företaget som kan vara undertecknare. | Skicka | När alla fält är ifyllda, kommer Skicka-knappen vara klickbar. När integrationen har aktiverats skickas avtalet (TPA) till de behöriga personer som angavs i installationen. Avtalet (TPA) måste undertecknas innan transaktionerna kan skickas till Expense. #### Kortinnehavare Du kan, redan nu under väntan på signering, lägga till kortinnehavare. Alla anställda som har ett Nordea företagskort och vill ta emot transaktioner till Expense måste läggas till här. För att lägga till en anställd, klicka i rullistan under kolumnen AnställdID. Välj sedan anställd från listan. Det är endast möjligt att lägga till en anställda i taget. Den anställda är då tillagd i listan och ett avtal (PDPC) skickas till den e-post som den anställda godkänner. Följande kolumner visas i listan: | Kolumn | Beskrivning |----|---- | Anställd-ID | Anställd-ID som registrerats i Expense. | Förnamn | Anställds förnamn. | Efternamn | Anställds efternamn. | E-postadress | Anställds e-postadress. | Status | Status för PDPC-avtalet, om anställd har signerat detta eller ej. | Åtgärder | Skicka om: Skicka om inbjudan där anställd kan aktivera ett kort. Radera: Inaktiverar integrationen för denna specifika anställd. När företagets TPA är signerat kommer integrationens status ändras till aktiv. När de anställda har aktiverats som kortinnehavare kommer de börja få in sina transaktioner i Expense. **Notera!** Användare får in transaktioner i realtid och reseräkningar som inkluderar dessa typer av transaktioner kan skickas för godkännande. Det kan dock hända att transaktionen ändras av banken innan klargöring från banken. För att undvika missmatchningar av beloppet skickas reseräkningen med status "on hold" och först när Expense får klargjord transaktion av banken (normalt inom några dagar) skickas reseräkningen fullt ut för godkännande. /expense/online-help/settings/se_rules page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Svenska regler ## Flexibla regler och specialtraktamenten För svenska företag är det möjligt för företagsadministratören att skapa egna typer av traktamenten som kan användas när anställda registrerar sina resor. Dessa typer/regler kan skilja sig från statliga bestämmelser och är utformade för att betala ut traktamenten när resenärer normalt inte är berättigade till det, eller för att stödja interna avtal inom ett företag. Det finns två typer av företagsgenererade regler/typer som kan sättas upp: ### Flexibla regler - Skapas för att betalas ut utöver de standard traktamenten som fastställts av regeringen - Är alltid skattepliktiga ### Specialtraktamente - Skapad för att betalas ut istället för de standardtraktamente som regeringen fastställt. - Kan ha en skattepliktig/skattefri uppdelning De skapade traktamentstyperna kommer att tillämpas när användare registrerar reseräkningar. Transaktionerna som skickas för lönekörning eller bokföring inkluderar dessa. Traktamentstyperna kan skapas på företagsnivå och/eller på grupp nivå. ### Flexibla regler #### Skapa Flexibla regler 1. Gå till Inställningar - Kostnadstyper - Traktamente. 2. Klicka på knappen Skapa traktamente. 3. Det finns 3 flikar för att lägga till information Generell, Lön/bokföring och Regler. 4. Generell a. Lägg till det önskade namnet - kommer att visas för användaren i den högra sidopanelen och på sidan Översikt. b. Möjligt att ange om typen ska vara aktiv eller inaktiv. c. Lägg till beloppen för typen - som kommer att beräknas utifrån reglerna. Både skattefria och skattepliktiga belopp kan ges för traktamentstypen. 5. Lön/bokföring a. Välj de lönearter och konton som ska användas i lönefiler och bokföringsrapporter när denna traktamentstyp används. 6. Regler a. Sätt upp reglerna för typen - som kommer att diktera hur och när traktamentet läggs till. b. Specialtraktamente - Nej - eftersom detta är en Flexibel regel. c. Välj regeltyp - Baserat på standardreglerna i Sverige med fokus på endagsresa eller flerdagars resa. d. Utlöses av - Välj om regeln ska utlösas av antalet dagar eller resta timmar. e. Varaktighet - Resdagens tidsintervall för när beräkningen ska börja och sluta. f. Kompensation - Välj Per dag om regeln ska gälla för ska ett datumintervall, välj Per timme om denna regel ska gälla inom timintervallet. g. Gäller utlandet - När denna ruta är markerad gäller beloppen resor utomlands och ett fält för att lägga till land visas. Om länder läggs till gäller regeln för de utvalda länderna, om inte, gäller den för alla utlandsresor. h. Kostavdrag - Välj om beräkningar ska göras per procent eller med ett specifikt belopp. Ange korrekt procent/belopp. Om rutan Gäller utlandet är markerad, är endast procent tillgängligt. 7. När reglerna har satts upp klicka på Spara för att spara den Flexibla regeln. Den nya traktamentstypen sparas nu och den kommer att tillämpas när anställda som är kopplade till detta företag eller grupp registrerar reseräkningar enligt reglerna. ### Specialtraktamente Dessa kan användas om företaget har lokala regler och traktamenten för specifika typer av resor, som utbildning, konferenser med mera. **Specialtraktamentet** kommer, när den väljs i fönstret **Lägg till ny resa**, att ersätta standardreglerna eftersom den anställde aktivt valde denna ersättning istället. För att specialtraktamenten ska fungera måste uppställningen återspegla standardreglerna och innehålla en start, en mitt och ett slut på en resa. Detta för att säkerställa att hela registreringen inkluderas i beräkningen av traktamentet. Specialtraktamenten kan skapas med andra tidsperioder än de vanliga traktamenten, vilket gör det möjligt för företag att sätta upp reglerna så att de matchar avtalen. #### Skapa Specialtraktamenten 1. Gå till Inställningar - Kostnadstyper - Traktamente. 2. Klicka på knappen Skapa traktamente. 3. Det finns 3 flikar för att lägga till information Generell, Lön/bokföring och Regler. 4. Generell a. Lägg till det önskade namnet - kommer att visas för användaren i fönstret Lägg till ny resa, i högra panelen och på sidan Översikt. b. Möjligt att ange om traktamentet ska vara aktivt eller inaktivt. c. Lägg till beloppen för typen - som kommer att beräknas utifrån reglerna. Både skattefria och skattepliktiga belopp kan ges för traktamentstypen. 5. Lön/bokföring a. Välj de lönearter och konton som ska användas i lönefiler och bokföringsrapporter när denna traktamentstyp används. 6. Regler a. Sätt upp reglerna för typen - som kommer att diktera hur och när traktamentet läggs till. b. Specialtraktamente - Ja c. När Specialtraktamente = Ja - öppnas ett nytt urval vid namn Nivå, här finns möjlighet att göra två val - Huvudregel eller Knutet till. d. Huvudregel = Regelns visningsnamn (synligt för slutanvändare) e. Knutet till = alla traktamentstyper som ska användas för att stödja beräkningen f. Välj regeltyp - Baserat på standardreglerna i Sverige med fokus på endagsresa eller flerdagars resa. g. Utlöses av - Välj om regeln ska utlösas av varaktighet - timmar eller varaktighet - dagar. h. Varaktighet - Resdagens tidsintervall för när beräkningen ska börja och sluta. i. Kompensation - Välj Per dag om regeln ska gälla för ska ett datumintervall, välj Per timme om denna regel ska gälla inom timintervallet. j. Gäller utlandet - När denna ruta är markerad gäller beloppen resor utomlands och ett fält för att lägga till land visas. Om länder läggs till gäller regeln för de utvalda länderna, om inte, gäller den för alla utlandsresor. k. Kostavdrag - Välj om beräkningar ska göras per procent eller med ett specifikt belopp. Ange korrekt procent/belopp. Om kryssrutan Gäller utlandet är markerad, är endast procent tillgängligt. 7. När alla regler har lagts till klicka på Spara för att spara Specialtraktamentet. Glöm inte att skapa en regel för starten av resan, en för mitten och en för slutet av resan. Den nya traktamentstypen sparas nu och kommer att vara tillgänglig när anställda som är kopplade till detta företag eller denna grupp registrerar en reseräkning. /expense/online-help/visma-employee section 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Visma Employee (mobile app) Appen **Visma Employee** är en app som ger dig som Expense-användare möjlighet att skapa kvitton och milersättningar. Den är automatiskt synkroniserad med Visma.net Expense och kommer ge dig notiser när dina utlägg är godkända (eller ej godkända). Om du har fler roller än Expense-användare kan du även se dina lönebesked och lägga till tid och frånvaro i appen. Om du funderar på om appen passar dig - kontakta din löneadministratör. Varför vänta med att registrera alla dina utlägg tills du sitter vid datorn igen? Lägg till dem i appen och skicka dem direkt för godkännande. För kvitton tillåter appen dig att ta foton direkt i appen, ladda upp dem från fotogalleriet eller dela dem från andra appar på telefonen. Ladda ner appen i Appstore (iOS) eller Google play store (Android) Använd din vanliga Expense-användare för att logga in i appen. På följande sidor kan du läsa om varje funktion i appen och hur du jobbar med appen på enklaste sätt. /expense/online-help/visma-employee/settings page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Inställningar I **Inställningar** hittar du all information om appen, och saker du kan ändra. Det finns olika inställningar om du har en Android- eller iOS-enhet. #### Android - Överst på sidan hittar du information om appen och OS-versionen samt mailadressen du är inloggad med. - Du kan välja mellan olika lägen i appen, som mörkt läge och du kan även välja språk. Observera att vissa mallar i appen kommer från språket du använder i Visma.net (t.ex. utlägg och körsträcka). - Det är möjligt att öppna appen med en PIN-kod. Om du aktiverar det alternativet måste du logga in på appen med en PIN-kod. - I Android kan du slå på och av meddelanden och även aktivera och inaktivera specifika meddelanden. - En viktig del av inställningarna i Android är "Tillåt skärmdumpar". Om brytaren är avstängd måste du slå på den innan du kan ta en skärmdump/skärmdump i appen. - Eftersom Visma tycker att miljön är viktig har vi en del i utsläppssammanställningen. När du öppnar detta kan du se en sammanfattning av alla dina utgifter, med ett snyggt diagram och procentsatser för varje utgiftskategori. Observera att detta är tillgängligt om din löneadministratör har aktiverat detta i inställningarna i Visma.net Expense. - Du kan även se vår tillgänglighetsbeskrivning i inställningarna. #### iOS - Överst på sidan hittar du information om appen och OS-versionen samt mailadressen du är inloggad med. - Du kan välja mellan olika lägen i appen, som mörkt läge och du kan även välja språk. Observera att vissa mallar i appen kommer från språket du använder i Visma.net (t.ex. utlägg och körsträcka). - Det är möjligt att logga in i appen med FaceID. Om du aktiverar det alternativet måste du logga in på appen med FaceID. - Eftersom Visma tycker att miljön är viktig har vi en del i utsläppssammanställningen. När du öppnar detta kan du se en sammanfattning av alla dina utgifter, med ett snyggt diagram och procentsatser för varje utgiftskategori. Observera att detta är tillgängligt om din löneadministratör har aktiverat detta i inställningarna i Visma.net Expense. - Du kan även se vår tillgänglighetsbeskrivning i inställningarna. /expense/online-help/visma-employee/startpage page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Startsidan På **Startsidan** finner du den viktigaste informationen; nya notiser och möjligheten att skapa nya händelser utan att behöva byta flik. Startsidan ger dig en enkel översikt och tillgång, och anpassar sig efter din roll. Om du bara har tilgång till lönebesked kommer startsidan se annorlunda ut mot en annan med en annan roll. Det är din löneadministratör som ger dig roller för appen. Om du är användare i fler än ett företag kan du byta företag på startsidan. Klicka på företagsnamnet överst på sidan och välj ett annat företag i listan. Notera att detta endast är tillgängligt om du är upplagt i de olika företagen med samma e-postadress. Om du är användare i fler företag men inte kan se dem i listan, vänligen kontakta din löneadministratör och be dem ändra e-postadressen så du har samma i alla företag. ## Notifieringskort/ Startsidekort Notifieringskorten på startsidan visar den senaste informationen. Exempel på information är om du har ett nytt lönebesked, om din semesterförfrågan blivit godkänd, om du precis skickat reseräkningar för godkännande med mera. Vilka notifieringar som visas beror på vilken roll du har. För att visa alla notifieringar - svep till vänster och ett nytt kort visas. När du klickar på varje kort tas du till ett specifikt ställe i appen där du kan se, och ibland redigera, information. ## Stämpla in, Stämpla ut Om din användare har rollen för Time, och betalningsregler, kan du stämpla in och ut direkt i appen. Det är så lätt som det ser ut - klicka på Stämpla in när du vill stämpla in ditt skift och klicka på Stämpla ut när du lämnar. Knappen Stämpla ut är endast tillgänglig efter att du har stämplat in. Information om tiden du stämplade in och hur länge ditt skift har varat är tillgänglig efter att du stämplat in. Ett meddelande kommer visas om du glömt stämpla ut och behöver gå tillbaka och ändra något (t.ex om du glömde stämpla ut igår och försöker stämpla in idag). ## Snabbfunktioner För att skapa nya utlägg, kalenderevent eller visa löneöversikt kan du använda snabbfunktionerna. Dessa har samma funktion som "Lägg till ny" i de andra flikarna. Beroende på vilken roll du har kommer du ha olika snabbfunktioner. **Lägg till körning**: Du kan använda kartan för automatisk uträkning av avstånd eller lägga till kilometer manuellt. Läs mer om fliken [Utlägg](../expense) **Lägg till nytt kvitto**: Du kan använda kameran för att ta ett foto eller ladda upp det från telefonen. Läs mer om fliken [Utlägg](../expense) **Registrera tid eller frånvaro**: Lägg till ny händelse i kalendern för arbetade timmar, övertid, semester, sjukdom med mera. Läs mer om fliken [Kalender](../calendar) **Employee-assistenten**: På samma knapp som Registrera tid och frånvaro hittar du vår Employee-assistent. Assistenten kan hjälpa dig med tids- & frånvaroregistreringar och informera om dina balanser (så som antal semesterdagar, flextid, sjukfrånvaro med mera). Klicka på bot-ikonen för att köra igång. Du kan använda både text och tal. **Översikt lön**: Denna funktion tar dig till sidan där du kan exportera alla lönebesked och visa årsbesked (om det är publicerat av din löneadministratör. Om du exporterar alla lönebesked får du en PDF som du kan maila eller skriva ut (om du har en skrivare kopplad till din mobil). Läs mer om fliken [Lönebesked](../payslip) /expense/online-help/visma-employee/expense page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Utlägg Den första fliken du ser när du går in i fliken Utlägg, är Utlägg. Här kan du se alla skapade kvitton och milersättningar som ännu inte är tillagda i en reseräkning. Det kan vara utkast du inte vill lägga till i en reseräkning än. Alla utlägg du kan skicka för godkännande är markerade automatiskt, men du kan avmarkera dem uppe i högra hörnet. Du kan även avmarkera specifika utlägg genom att klicka på den blå bocken på utlägget. ### iOS **Lägg till nytt kvitto**: 1. Startsidan - klicka på Lägg till nytt kvitto 2. Ta ett foto eller ladda upp från telefonen (antingen via galleriknappen nere i vänstra hörnet eller dela direkt från fotot i galleriet) 3. Gör justeringar av den automatiskta beskärningen (valfritt) - välj Klar. 4. Välj utläggstyp och fyll i fältet för syfte. Annan information fylls i automatiskt via SmartScan. Om ingen information har fyllts i behöver du fylla i resterande fält manuellt. 5. Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här. 6. Om du vill lägga till kvittot direkt på en reseräkning, klicka på Lägg till i reseräkning. Vill du istället spara det till senare klickar du på Spara. 7. Beroende på vilket val du gör kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan. Om du redan är på fliken Utlägg när du vill lägga till ett utlägg klickar du på Add new. På det sättet behöver du inte gå tillbaka till startsidan. Det samma gäller för att skicka utlägg för godkännande, klicka bara på Skicka på denna fliken. Om du inte vill skicka alla på en gång, klicka på Avmarkera alla uppe i högra hörnet och välj mauellt ut de du önskar skicka innan du klickar på Skicka. **Lägg till körning**: 1. Startsidan - klicka på Lägg till ny körning 2. Välj beräkna avstånd (och sök eller använd kartan) om du vill använda kartan för automatiskt beräkning av avståndet och får rutten fylld i automatiskt. Annars, skippa detta steg. 3. Välj datum, fordonstyp, avstånd och rutt om du inte valde steg 2. 4. Fyll i syftet med resan i fältet för syfte. 5. Lägg till vägtull vid behov. 6. Fäll ut "Övrigt"-fältet om du vill lägga till passagerare, tung last med mera. 7. Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här. 8. Om du vill lägga till milersättningen direkt i en reseräkning, välj Lägg till i reseräkning. Om du vill spara den till senare, välj Spara. 9. Beroende på vilket val du gjorde kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan. ### Android **Lägg till nytt kvitto**: 1. Startsidan - klicka på Lägg till nytt kvitto 2. Ta ett foto eller ladda upp från telefonen (antingen via galleriknappen nere i vänstra hörnet eller dela direkt från fotot i galleriet) 3. Gör justeringar av den automatiska beskärningen (valfritt) - klicka på den blå bocken. 4. Välj utläggstyp och fyll i fältet för syfte. Annan information fylls i automatiskt via SmartScan. Om ingen information har fyllts i behöver du fylla i resterande fält manuellt. 5. Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här. 6. Om du vill lägga till kvittot direkt på en reseräkning, klicka på Lägg till i reseräkning. Vill du istället spara det till senare klickar du på Spara. 7. Beroende på vilket val du gjorde kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan. Om du redan är på fliken Utlägg när du vill lägga till ett nytt utlägg, klicka på plustecknet uppe i högra hörnet. På det sättet behöver du inte gå tillbaka till startsidan. Om du inte vill kicka alla utlägg på en gång, avmarkera genom att klicka i Markera/ Avmarkera-knappen uppe i högra hörnet and markera de du vill skicka före du klickar på Skicka. **Lägg till körning**: 1. Startsidan - klicka på Lägg till körning 2. Välj beräkna avstånd (och sök eller använd kartan) om du vill använda kartan för automatiskt beräkning av avståndet och får rutten fylld i automatiskt. Annars, skippa detta steg. 3. Välj datum, fordonstyp, avstånd och rutt om du inte valde steg 2. 4. Fyll i syftet med resan i fältet för syfte. 5. Lägg till vägtull vid behov. 6. Fäll ut "Övrigt"-fältet om du vill lägga till passagerare, tung last med mera. 7. Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här. 8. Om du vill lägga till milersättningen direkt i en reseräkning, välj Lägg till i reseräkning. Om du vill spara den till senare, välj Spara. 9. Beroende på vilket val du gjorde kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan. Om du behöver lägga till traktmenten behöver du gå till Visma.net Expense på webben. Läs mer om att ändra utlägg, radera utlägg och mer nedan. ## Reseräkning Nästa flik är Reseräkning. Här ser du alla skapade reseräkningar, både skickade och ej ännu skickade. I listan ser du en översikt över reseräkningarnas status. Öppna en reseräkning genom att klicka på den, då ser du vilka utlägg den innehåller. Reseräkningar som ännnu inte är skickade kan redigeras i appen. Klicka på reseräkningen du vill ändra. Vänligen notera att det ser olika ut beroende på om du använder iOS eller Android. I iOS är det en Fler alternativ-knapp. I Android klickar du på den gröna plusknappen i botten. Du kan välja att radera, lägga till kvitton och milersättningar eller skicka för godkännande. Det maximala antalet utlägg som kan läggas till en reseräkning är 20 stycken. Det är inte möjligt att ta bort existerande utlägg i dagsläget, bara radera hela reseräkningen. Valet för radera är inte möjligt om reseräkningen är godkänd. Om reseräkningen redan är skickad behöver du gå in på Visma.net Expense för att göra ändringar. Sättet att arbeta i appen är: Skapa utlägg (kvitton och milersättningar) och lägg till dem i en reseräkning direkt via utlägget, inte under fliken Reseräkningar. Fliken reseräkningar är endast till för att se och ändra, inga nya resäkningar kan läggas till här. ### Lägg till ny reseräkning För att skapa en ny reseräkning, i både iOS och Android, behöver du skapa utläggen först. Som nämnt i avsnittet "Lägg till nytt kvitto" och "lägg till ny körning" kommer du få ett val för "Lägg till i reseräkning" när du sparar utlägget. Detta är motsatsen till hur du gör i Visma.net Expense på webben. När du har sparat,eller skickat, reseräkningen hittar du den under Utlägg → Reseräkningar. ## Radera eller redigera utlägg ### Utlägg under fliken Utlägg Det är möjligt att radera eller eller ändra ett skapat utlägg i appen. **För iOS**: Gå till fliken Utlägg och svep åt vänster på det utlägg du vill radera. Om du vill redigera ett utlägg öppnar du det och gör de ändringar du önskar. När du har gjort alla ändringar kan du spara det till senare via Spara-knappen eller lägga till det direkt i en reseräkning via knappen Fler alterantiv. Via Fler alterantiv kan du även ladda ner bilden på utlägget. Notera att du endast kan radera eller redigera ett utlägg som ligger under fliken Utlägg och ännu inte är tillagt i en reseräkning. Det betyder att utlägget ännu inte är skickat. **För Android**: Gå till fliken Utlägg och tryck och håll på det utlägg du vill radera. Nederst på sidan kommer det upp en knapp för Radera. Om du vill redigera ett utlägg öppnar du det och gör de ändringar du önskar. När du har gjort alla ändringar kan du spara det till senare via "bocken" eller lägga till det direkt i en reseräkning. Notera att du endast kan radera eller redigera ett utlägg som ligger under fliken Utlägg och ännu inte är tillagt i en reseräkning. Det betyder att utlägget ännu inte är skickat. ### Utlägg under fliken Reseräkningar Om du behöver radera eller ändra ett utlägg under Reseräkningar behöver du radera hela reseräkningen först. Då blir utlägget redigerbart. När du har raderat reseräkningen kommer utlägget skickas tillbaka till fliken Utlägg och du kan då göra de ändringar du behöver genom att följa instruktionerna ovan. **För iOS**: Gå till fliken Utlägg och klicka på fliken Reseräkningar Öppna reseräkningen du vill radera och klicka på Radera. Via Redigera har du även valet för att Lägg till kvitton och körningar och Skicka för godkännande. Notera att raderafunktionen endast är möjlig om reseräkningen har status: Om status är Väntar på godkännande behöver du klicka på Återkalla godkännande när du har öppnat reseräkningen. Om du väljer att återkalla godkännandet kommer statusen bli Återkallat och reseräkningen är öppet igen. Det betyder att reseräkningar med status Återkallad och Ej skickad i princip är detsamma. Statusen Avvisad betyder att godkännaren har avvisat reseräkningen av någon anledning. Avvisandet är gjort manuellt av godkännaren och det finns en kommentar till statusen. Kommentaren visas när när du öppnar reseräkningen. Om reseräkningen har status Godkänd är den på väg att bli utbetald eller redan utbetald. Du kan inte radera eller redigera godkända reseräkningar. Om det är något fel med en godkänd reseräkning behöver du kontakta din löneadministratör. Länkar till resten av dokumentationen: [Startsidan](../startpage) [Lönebesked](../payslip) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/calendar page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Kalender Under fliken **Kalender** kan du lägga till, se, ändra och radera händelser. Listan innehåller alla dina registrerade kalenderhändelser, alltså både närvaro och frånvaro. Om du kan stämpla in-/ stämpla ut som användare kommer dessa händelser också visas här. ## Lägg till ny händelse **iOS**: För att lägga till en ny händelse klickar du på den gröna knappen "Lägg till" längst ner på sidan. Välj typ av händelse, t.ex Arbetad tid, fyll sedan i datum, start- & sluttid (och resultatenhet vid behov). Klicka på Spara när du är klar. Du kan välja "Från-till" eller "timmar" när du registrerar tid. Väljer du "timmar" istället för instruktionen ovan fyller du inte i start- & sluttid, endast antal timmar du jobbade. För vissa händelsetyper är det obligatoriskt att lägga till kommentar. Du ser då "obligatoriskt" i kommentarsfältet. Det betyder att du inte kan spara händelsen utan en kommentar. Detta är en inställning som kommer från löneprogrammet och det är din löneadministratör som är ansvarig för denna inställning. **Android:** För att lägga till en ny händelser klickar du på den gröna knappen "Registrera händelse" längst ner på sidan. Välj typ av händelse, t.ex Arbetad tid, fyll sedan i datum, start- & sluttid (och resultatenhet vid behov). Klicka på Spara när du är klar. Du kan välja "Från-till" eller "timmar" när du registrerar tid. Väljer du "timmar" istället för instruktionen ovan fyller du inte i start- & sluttid, endast antal timmar du jobbade. För vissa händelsetyper är det obligatoriskt att lägga till kommentar. Du ser då "obligatoriskt" i kommentarsfältet. Det betyder att du inte kan spara händelsen utan en kommentar. Detta är en inställning som kommer från löneprogrammet och det är din löneadministratör som är ansvarig för denna inställning. ## Ändra eller radera en händelse **iOS:** Om du vill redigera eller radera en händelse går du till fliken Kalender och öppnar händelsen. Klicka på Redigera och gör de ändringar du önskar, klicka sedan på Spara. För att radera en händelse klickar du istället på Radera på samma sida. **Android:** Om du vill redigera eller radera en händelse går du till fliken Kalender och öppnar händelsen. Klicka på pennan uppe i högra hörnet och gör de ändringar du önskar. När du är klar klickar du på Spara ändringar. För att radera en händelse klickar du istället på papperskorgen uppe i högra hörnet. ## Balanser / Visa översikt Uppe i högra hörnet av Kalenderlistan hittar du en knapp för Visa översikt. Här ser du dina semesterdagar, flextid, övertid och registrerade sjukdagar. Länkar till resten av dokumentationen: [Lönebesked](../payslip) [Utlägg](../expense) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/payslip page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Lönebesked Under fliken **Lönebesked** ser du alla dina publicerade lönebesked. Du kan även exportera alla lönebesked som PDF. Denna PDF är utskriftsvänlig (om du har en skrivare kopplad till din mobilenhet) och du kan även mejla den till dig själv genom e-postapparna på din enhet. För att öppna ett lönebesked, klicka på det önskade lönebeskedet och du ser information direkt på skärmen. Du kan även klicka på Visa PDF från lönebeskedet för att visa hela det specifika lönebeskedet. Om det saknas information på lönebeskedet behöver du kontakta din löneadministratör om att lägga till mer information från löneprogrammet. Mallen för lönebesked sätts i varje företag i löneprogrammet. Om du är användare i flera företag (registrerad med samma e-postadress) kan du se lönebesked från alla företag i det företaget du nu är inloggad i. Filtrera genom att klicka på filter-knappen uppe i högra hörnet. Om du inte kan hitta ett specifikt lönebesked (eller något alls) - vänligen kontakta din löneadministratör så den personen kan publicera det. Om det inte finns några publicerade lönebesked får du ett meddelande om "Dina lönebesked kommer visas här". På denna fliken kan du endast visa information, det är inte möjligt att lägga till något. Länkar till resten av dokumentationen: [Startsidan](../startpage) [Utlägg](../expense) [Kalender](../calendar) /expense/online-help/visma-employee/vismanet-payslip page 2025-02-06T12:33:31+01:00 # Visma.net Payslip (på webben) I **Visma.net Payslip** kan du se alla lönebesked och årsbesked. Om du inte använder Employee-appen är detta ett bra alternativ. Om du inte ser några lönebesked eller årsbesked här behöver du kontakta din löneadministratör. Den personen är ansvarig för att skicka dem från lönesystemet. I menyn till vänster hittar du den enkla menyn. Du kan enkelt byta mellan år och månader, beroende på vilket lönebesked du vill se. När du öppnar ett lönebesked ser du all information direkt på webben, till exempel belopp, utbetalningsdatum och balanser. Du kan även ladda ner en PDF i den här vyn. Om du vill ladda ner en PDF med alla lönebesked - klicka på **Exportera alla lönebesked** i vänstermenyn. För att se årsbesked klickar du uppe i den blå menyraden på toppen av sidan. Årsbesked skickas en gång om året och innehåller en summering av årets alla belopp. Dessa skickas också av din löneadministratör, så ser du inga här behöver du kontakta den personen.