Bokföring

Under menyn Bokföring är det möjligt för administratören att skapa bokföringsrapporter för import till ett redovisningssystem. Alla reseräkningar måsta ha statusen Betald för att en bokföringsrapport ska kunna skapas.

Skapa bokföringsrapport

Under Skapa bokföringsrapport är det möjligt att skapa och ladda ner en bokföringsrapport. När sidan öppnas visar skärmen * - en tabell med en översikt över tillgängliga reseräkningar.

Som standard visas alla Betalda reseräkningar för alla anställda inom ett standard datumintervall (de senaste 3 månaderna). Det är även möjligt att sortera på olika statusar.

Alla Betalda reseräkningar som visas är förvalda men det är möjligt att avmarkera de reseräkningar som inte behövs.

När reseräkningar valts är det möjligt att klicka på knappen Skapa bokföringsrapport. Ett fönster visas med följande fält:

• Filformat - välj mellan följande:
• Rapport - kommer att resultera i en sammanfattning i PDF-format.
• CSV-fil - filnamn bokföring.csv
• Bokföringsdatum - det datum som väljs visas i bokföringsrapporten som bokföringsdatum.
• Markering av rutan Ändra status till Överförd till bokföring - denna inställning ändrar statusen på reseräkningarna i rapporten/filen till Överförd till bokföring. Efter statusändringen kan reseräkningarna hittas under menyn Bokföringsrapporter. Reseräkningar som har status Godkänd eller Bokad, kan statusen inte ändras, kryssrutan för dessa reseräkningar går därför inte att markera. Kryssrutan går heller inte att markera om företaget använder ett arbetsflöde med integration till ERP.

Klicka på knappen Ladda ner för att ladda ner bokföringsrapporten i valt format eller klicka på Avbryt. När filen har laddats ner och status har uppdaterats kommer de valda reseräkningarna att tas bort från listan och bli tillgängliga under menyn Bokföringsrapporter - förutsatt att statusen ändrats under processen.

Bokföringsrapporter

Under Bokföringsrapporter presenteras en översikt av alla skapade Bokföringsrapporter under menyn Skapa bokföringsrapport.

När menyn öppnas, kommer alla skapade bokföringsrapporter för valt datumurval att visas, oavsett vilken status de har.

Översikten visar vilket datum de skapades, reseräkningens belopp samt om det finns något att hantera.

Vid klick på en specifik bokföringsfil, visas detaljerad information om Anställds namn, Reseräkning, Utbetalningsdatum och Belopp.

Klicka på knappen Markera alla som bokförda eller markera kolumnen Markera som bokförd manuellt för varje reseräkning. Klicka på knappen Markera som bokförd för att bekräfta statusändringen och de valda reseräkningarna markeras som Bokad och inga ytterligare åtgärder kan vidtas när denna status har ställts in.

Det är också möjligt att ta bort reseräkningar. Klicka på knappen Avbryt alla eller markera kolumnen Avbryt manuellt för varje reseräkning. Klicka på knappen Ta bort reseräkning för att bekräfta statusändringen och vald reseräkningar markeras som avbrutna. Efter detta kommer reseräkningarna igen att vara tillgängliga att väljas och överföras till bokföring.