Utlägg (rapporter)
Transaktions extrakt
Transaktions extrakt ger alla med administratörsrollen tillgång till en översikt över alla godkända registrerade reseräkningar. Transaktions extrakt kan användas för att kontrollera status på reseräkningar och transaktionsdetaljer.
Filtrering kan göras på anställd samt transaktionsdatum eller godkännandedatum, därefter laddas ned till en Excel/CSV-fil där administratören kan göra ytterligare filtrering.
Det är endast möjligt att välja datumintervall för högst ett år åt gången.
När ett datumintervall har valts måste användaren klicka på knappen Skapa.
Genererade filer sparas och är tillgängliga för nedladdning i 7 dagar innan de raderas.
Körjournal (administratör)
Rapporten Körjournal innehåller de körningar som de anställda har gjort baserat på vad som är registrerat under Bilersättning. Rapporten innehåller alla bilersättningar oberoende av de enskilda reseräkningarnas status.
Företagsadministratören har rätt att skapa rapporten för alla företagets anställda. Följande urval kan göras:
- Anställd - som standard är alla anställda valda
- Period (från-/tilldatum)
När ett kriterium har valts måste administratören klicka på knappen ladda ner fil
Filen laddas ned i csv format
Körjournal (enskild användare)
Rapporten Körjournal gör det möjligt för den anställde att få en överblick över registrerade bilersättningar under en speciell period. Rapporten innehåller alla bilersättningar oberoende av de enskilda reseräkningarnas status.
Den enskilde användaren kan bara skriva ut körjournalen för sina egna registrerade bilersättningar. Användaren kan välja period för bilersättning när rapporten skrivs ut.
När ett kriterium har valts måste användaren klicka på knappen ladda ner fil
Filen laddas ned i csv format.
Nedladdning av reseräkning
Med rapporten är det möjligt för administratören att ladda ner alla godkända reseräkningar inklusive bilagor i PDF-format
Rapporten kan användas vid off-boarding eller om det finns behov av att ladda ner reseräkningar för alla eller specifika anställda.
Följande finns i rapporten:
| Fält/knapp | Beskrivning |
|---|---|
| Anställda | Vill du ta ut rapporten på endast en specifik anställd så kan du välja det här. Endast aktiva anställda visas. Om du väljer alla anställda så laddas alla reseräkningar ned, inklusive inaktiva. |
| Datum (Från och Till) | Välj ett Från och Till datum Både fälten behöver vara ifyllda. Filtrering är baserad på godkännandedatum. Det är bara möjligt att välja ett datumintervall för maximalt ett år åt gången. |
| Skapa knapp | Detta kommer att generera en förfrågan om nedladdning |
När en nedladdning begärs kommer den att synas på sidan där du kan se:
- en ikon som visar status på förfrågan
- datum för när förfrågan gjordes
- datumperiod för förfrågan
- namnet på den anställde, om det valdes en specifik anställd
Beroende på antalet reseräknignar i förfrågan kan det ta lite tid innan nedladdningen är klar Sidan uppdateras automatiskt när nedladdningen är klar.
När nedladdningen är klar kommer statusen att ändras och du kommer dessutom att se;
- antalet nedladdade filer
- om filen innehåller många reseräkningar kan den delas upp i flera filer Gränsen för 1 fil är 1 GB.
- när de nedladdade filerna tas bort från sidan
- efter 7 dagar kommer filerna att tas bort från sidan. Så om du inte kan ladda ner filerna inom denna period måste en ny förfrågan göras.
De nedladdade filerna kommer att vara tillgängliga att se i en lista Om det finns flera filer kan du välja att ladda ner alla valda filer eller välja specifika filer.
Filnamnet innehåller:
- namnet “ClaimReports”
- företagets organisationsnummer
- datum och tid för när filförfrågan gjordes
- namnet på användaren som gjorde filförfrågan
- ett extra nummer för att separera filerna om det finns flera
Nedladdningen kommer att innehålla zip-filer med alla godkända reseräkningar inklusive bilagor i PDF-format.