Företagsinställningar

Företagsinställningar under huvudmenyn Inställningar innehåller följande undermenyer:

  • Bokföringskonton
  • Lönearter
  • Momshantering
  • Inställningar för reseräkningar
  • Arbetsflöde
  • Kostnadsbärare
  • Inaktivera registrering av resa/utlägg
  • Företagets bankkonton

Menyn kan variera beroende på land, integrationer och företagets arbetsflöde.

Bokföringskonton

Bokföringskonton kan användas av företag för att skicka data från Visma.net Expense till ett ERP system. De kan skapas och/eller redigeras av företagsadministratören eller importeras från antingen ett lönesystem eller ett ERP-system om en integration är gjord.

Syftet är att koppla korrekta debet- och kreditkonton till kostnadstyperna (utlägg, traktamente och bilersättning) i Visma.net Expense. När de är kopplade kan dessa extraheras för manuella eller automatiska uppdateringar i ett redovisningssystem och/eller lönesystem.

För att skapa ett nytt Bokföringskonto

Klicka på knappen Lägg till konto och fyll i följande information:

  1. Namn - namnet på kontot.
  2. Nummer - det unika numret för kontot.
  3. Rutan Aktiv - indikerar om Bokföringskontot är aktivt eller inaktivt.
  4. Klicka på Spara för att spara ditt nya konto.

Det er også mulig å slette kontoen når den er opprettet i Visma.net Expense.

Om det inte går att ta bort ett Bokföringskonto i Visma.net Expense, innebär detta att företaget har en integration till ett löne- eller bokföringssystem. Bokföringskontot ska då hanteras/underhållas i löne- eller bokföringssystemet.

Lönearter

Lönearterna används främst av företag som behöver överföra data från Visma.net Expense till sitt lönesystem. De kan skapas och/eller redigeras manuellt av företagsadministratören eller importeras från lönesystemet om en finns en integration. Syftet är att koppla korrekta lönearter till kostnadstyperna (utlägg, traktamente och bilersättning) i Visma.net Expense. När dessa är kopplade kan transaktionerna extraheras för manuella eller automatiska uppdateringar i lönesystemet. Detta kan göras antingen för att betala ut beloppet på reseräkningen eller för rapportering via ett lönesystem till skattemyndigheterna eller båda.

Följ stegen nedan om du vill lägga till en ny löneart manuellt

Klicka på knappen Lägg till löneart och fyll i följande information:

  1. Namn - namnet på lönearten
  2. Löneart - löneartens unika nummer
  3. Rutan Aktiv - indikerar om lönearten är aktiv eller inaktiv
  4. Klicka på knappen Spara för att spara den nya lönearten

Det är även möjligt att ta bort en löneart om den skapats manuellt i Visma.net Expense.

Om det inte går att skapa eller redigera Lönearter i Visma.net Expense betyder detta att företaget är integrerat med ett lönesystem. Lönearter måste sedan underhållas/hanteras i det integrerade systemet.

Momshantering

Företagsadministratören kan definiera de momssatser som behövs för företaget i den här menyn.

För att skapa en ny momssats

Klicka på knappen Lägg till moms och fyll i följande fält:

  1. Namn - namnet på Momssatsen
  2. Kod - den unika koden för Momssatsen
  3. Procent - välj ett av standardvärdena eller ange en Egen momssats
  4. Rutan Aktiv - indikerar om Momssatsen är aktiv eller inaktiv
  5. Debetkonto - bokföringskontot där debiteringsbeloppet ska bokas
  6. Kreditkonto - bokföringskontot där kreditbeloppet ska bokas
  7. Löneart - lönearten för var momsbeloppet ska bokas (för lön)
  8. Klicka på knappen Spara för att spara den nya Momssatsen.

Registrerade och aktiva Momssatser kan kopplas till kostnadstyper. Vid registrering av reseräkning av ett utlägg med en kopplad Momssats, kommer momsen att beräknas baserat på den procentsats som anges på koden. De beräknade beloppen, inklusive kontona, visas i reseräkningen och kommer att inkluderas när transaktioner skickas till ett ERP-system, antingen baserat på manuellt utkörda filer eller via en integration.

Momsbeloppet beräknas och bokas alltid separat så länge som de olika utläggen har kopplade momssatser samt att bokföringskontona och lönearterna är kopplade till de olika typerna av utlägg och momssatserna.

Inställningar för reseräkningar

På den här sidan kan företagsadministratören aktivera eller inaktivera olika funktioner för användaren.

När du lägger till ett nytt företag kan företagsadministratören välja standardalternativet för inställningar för reseräkningar och senare ändra dessa på den här sidan.

Följande inställningar är tillgängliga (dessa är beroende av land):

Kostnadsställen

Det möjligt att välja om kostnadsställena ska vara synliga eller inte, samt om de ska vara redigerbara eller inte för anställda vid registrering av reseräkning. Det är också möjligt att tillåta anställda att fördela reseräkningen på olika kostnadsställen genom att aktivera eller avaktivera funktionen Tillåt anställda att fördela kostnaden mellan olika kostnadsställen vid registrering av reseräkning.

För varje alternativ visas en hjälptext för att hjälpa administratören att göra rätt val för företaget.

Traktamenten

Det är det möjligt att välja om traktamenten ska beräknas eller inte, samt om de ska vara redigerbara eller inte för de anställda när de registrerar sina resor.

För varje alternativ visas en hjälptext för att hjälpa administratören att göra rätt val för företaget.

Momshantering

Momshantering är endast tillgänglig för svenska och finska företag och alternativen varierar beroende på land.

Det finns två uppsättningar av momshantering för utlägg, inrikes och utrikes. Inställningarna och påverkan på utläggen är desamma för både inrikes och utrikes.

Observera att inställningarna kan skilja sig mellan inrikes moms och utrikes moms och det som avgör vilken inställning som ska träda i kraft beror på om den anställde har markerat rutan Utrikes utlägg eller inte vid registrering av utlägget.

Kundfakturering

Inställningarna för kundfakturering är endast tillgängliga för företag som har ett flöde som inkluderar en ERP integration.

Följande alternativ är tillgängliga:

  • När rutan Tillåt fakturering till kund vid registrering av reseräkning inte är markerad kan de anställda inte fakturera en reseräkning
  • När rutan Tillåt fakturering till kund vid registrering av reseräkning är markerad kan anställda kan fakturera en fordran (eller en transaktion) till en utvald kund.

Frukostinställningar

Den här inställningen gör det möjligt att bestämma om frukost som ingår för övernattningar ska vara obligatorisk eller inte för användare.

Arbetsflöde

På den här sidan kan företagsadministratören välja vilka arbetsflöden som ska användas och därefter vilket flöde en reseräkning har från början till slut.

Företagets arbetsflöde

Följande arbetsflöden är tillgängliga:

Arbetsflöde Resultat Land
Betalning i lönesystem, manuell bokföring En lönefil kan genereras för att hantera godkända reseräkningar. Dessutom kan en bokföringsfil genereras för referens eller för import till ett ekonomisystem. Lönearter och bokföringskonton måste anges för att stödja detta arbetssätt. NO, SE, DK
Betalning i lönesystem, bokföring via ERP- integration När reseräkningarna är godkända kommer de att finnas tillgängliga för automatisk överföring till ekonomisystemet för vidarefakturering och/eller bokföring. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Lönearter och bokföringskonton måste anges för att stödja detta arbetssätt. NO, SE, DK
Betalning i AutoPay, ERP integration för bokföring, rapportering via lönesystem Överföring till utbetalning av reseräkningar via AutoPay kan genereras. Betalda reseräkningar finns tillgängliga för automatisk överföring till ett ekonomisystem för vidarefakturering och/eller för bokföring. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Bankkonto, bokföringskonton och lönearter måste anges för att stödja detta arbetssätt. NO, SE
Betalning via AutoPay, manuell bokföring, rapportering via lönesystem Överföring till utbetalning av reseräkningar via AutoPay kan genereras. Betalda reseräkningar kan inkluderas i de bokföringsfiler som kan genereras för referens eller import till ett ekonomisystem. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Bankkonto måste anges samt bokföringskonton och lönearter krävs för detta arbetssätt. NO, SE

Ändring av arbetsflöde

Det är möjligt att ändra arbetsflödet från ett till ett annat som är giltigt för landet.

Som regel är det inte möjligt att ändra om inte alla reseräkningar har statusen Inte skickad/Avvisad/Återkallad/För godkännande/Godkänd eller en senare status i nuvarande flöde - Betald/Bokförd.

Om det inte finns några reseräkningar i flödet mellan Godkänd och den sista statusen i flödet, kommer de andra alternativen att inaktiveras och en varning visas.

Kostnadsställen

Kostnadsställen är utformade för att ge kunderna möjlighet att registrera kostnader på olika enheter utan att behöva lägga upp flera företag.

Genom att använda kostnadsställen kan kostnader registreras och rapporteras till exempelvis olika projekt, kostnadsenheter, avdelningar och så vidare.

Kostnadsställenas uppsättning består av två olika områden:

  • Typ för kostnadsställe
  • Kostnadsställe

Typ för kostnadsställe

En typ av kostnadsställe kan vara en Avdelning eller Projekt, alla olika avdelningar och projekt kommer att listas under respektive typ av kostnadsställe.

Typer av kostnadsställen kan importeras från andra system som är integrerade med Visma.net Expense eller skapas manuellt.

För att lägga till en typ för kostnadsställen manuellt

Klicka på knappen Lägg till typ och fyll i följande information:

  1. Namn - namnet på typen för kostnadsstället
  2. Nivå - indikerar vilken nivå typen för kostnadsstället har
  3. Rutan Tillåt att kostnadsställen från ny typ för kostnadsställen används vid registrering av ny reseräkning: indikerar om typen för kostnadsställen ska kunna används vid registrering av ny reseräkning eller ej.
  4. Klicka Spara för att spara den nya typen av kostnadsställe.

Det är inte möjligt att lägga till, redigera eller ta bort typer av kostnadsställen om företaget har en integration med ett annat lönesystem/ERP-system.

Kostnadsställen

När en typ för kostnadsställe har skapats kan nya kostnadsställen skapas relaterade till varje typ.

Det finns ingen gräns för hur många kostnadsställen som kan läggas till för varje typ.

Kostnadsställen kan importeras från andra system integrerade med Visma.net Expense eller skapas manuellt.

För att manuellt lägga till ett kostnadsställe

Klicka på knappen Lägg till och fyll i följande information:

  1. Namn - namnet på kostnadsstället
  2. Kod - koden för kostnadsstället
  3. Giltig från - det datum från vilket kostnadsstället är giltigt
  4. Giltig till - det datum som kostnadsstället är giltigt till (inkluderar det angivna datumet)
  5. Rutan Aktiv - indikerar om kostnadsstället är aktivt eller inaktivt
  6. Klicka på Spara för att spara det nya kostnadsstället

Det är inte möjligt att lägga till, redigera eller ta bort kostnadsställen om företaget har en integration med ett annat lönesystem/ERP-system.

Inaktivera registrering av reseräkningar

Det är möjligt för administratören att stänga av registrering av reseräkningar på företagsnivå.

När kryssrutan för att inaktivera skapandet av reseräkningar är ikryssad måste ett fr.o.m-datum väljas. Efter det valda datumet är det inte längre möjligt för anställda att registrera reseräkningar och skicka dem för godkännande. De anställda kommer fortfarande ha tillgång till att logga in och se historik.

Du kan aktivera registreringen av reseräkningar igen senare om så behövs.

När kryssrutan inte är ikryssad kan alla anställda registrera reseräkningar.

Företagets bankkonton

Företagets bankkonton används för att generera betalningsfiler i rapporteringen och kan registreras och/eller uppdateras av företagsadministratören.

När du klickar på knappen Lägg till eller väljer ett befintligt bankkonto öppnas ett fönster med följande fält:

Fält Beskrivning
Standard bankkonto Ruta för att ange vilket bankkonto som är standard.
Kontonummer Om bankkontot anges först uppdateras IBAN och BIC automatiskt. Uppdateras automatiskt om IBAN anges först. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay.
BIC Fylls i automatiskt när antingen bankkontot eller IBAN anges. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay.
IBAN Om du anges detta först, kommer bankkonto och BIC att uppdateras automatiskt. Uppdateras automatiskt om bankkontot anges först. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay.
Bankavtal ID En alfanumerisk post.
Giltig från Används för att avgöra om det angivna bankkontot är tillgängligt för betalningsfilerna.
Giltigt till Används för att avgöra om det angivna bankkontot är tillgängligt för betalningsfilerna.
Senast ändrad 17.12.2024