Fullmakter

Fullmaktsfunktionen gör det möjligt för en fullmaktshavare att skapa resor och utlägg på en annan anställds vägnar. Det är administratören som ger fullmakten och som bestämmer fullmaktsnivån — om fullmaktshavaren kan skicka reseräkningen direkt för godkännande, eller om den ska gå till granskning hos den anställde, som därefter själv skickar den för godkännande.

Den anställde måste samtycka innan fullmaktshavaren får åtkomst, om inte administratören bekräftar att samtycke redan har inhämtats utanför systemet.

Bra att veta

Både fullmaktshavaren och den anställde måste vara registrerade som anställda i Expense med rollen som vanlig användare (Expense Regular User).
En fullmaktshavare kan ha fullmakt för flera anställda, flera anställdagrupper och flera organisationsenheter (organisationsenheter endast för eHRM-integration).
Registrering på andras vägnar görs endast på webben, inte i mobilappen.

Fullmakter

Gå till Inställningar → Anställda och grupper → Fullmakter. Här ställer administratören in kopplingarna mellan fullmaktshavare och anställda, och får en översikt över alla beviljade fullmakter.

Anställda

Fliken visar alla anställda som är registrerade i Expense, så att du kan bedöma vem som ska ha en fullmaktshavare. Du kan bevilja fullmakt till en anställd i taget, eller till flera samtidigt med massuppdatering.

Använd sökfunktionen för att hitta de anställda du vill ändra. Du kan söka på grupp, namn på anställd och organisationsenhet (organisationsenheter endast för eHRM-integration).

Filtrera eller sök fram en anställd eller en grupp anställda i listan.
Markera den eller de anställda, eller klicka på en enskild anställd.
Välj Bevilja fullmakter. Fönstret Bevilja fullmakter öppnas.

Bevilja fullmakter

I fönstret väljer du vilka fullmakter fullmaktshavaren ska ha på den anställdes vägnar.

Välj den användare som ska vara fullmaktshavare.
Välj fullmaktsnivå:
- Skapa resor och utlägg – fullmaktshavaren kan registrera, men den anställde måste själv skicka för godkännande.
- Skapa resor och utlägg OCH skicka för godkännande – fullmaktshavaren kan både registrera och skicka för godkännande.
Välj orsak till fullmakt:
- Administrativa orsaker
- Begränsade digitala färdigheter eller begränsad utrustning
- Särskilda behov eller funktionsnedsättning
- Språkproblem i programvaran
- Den anställdes sjukdom eller ledighet
- Registrering efter att anställningen har avslutats
- Övrigt – orsaken förklaras i bifogat dokument
Välj hur den anställde ska godkänna fullmakten:
- Kräver godkännande från den anställde – en samtyckesförfrågan skickas via e-post till den anställde när du sparar.
- Aktivera direkt (auktorisation finns på plats) – väljs endast när samtycke redan har inhämtats utanför systemet. Du måste då bekräfta: ”Jag bekräftar att det finns giltig grund för att registrera resor och utlägg på den/de anställdas vägnar. De anställda har informerats om registreringen samt om sina rättigheter enligt gällande regelverk.”
Ladda eventuellt upp en bilaga, till exempel ett e-postmeddelande eller ett dokument som bekräftar att fullmaktshavaren har rätt att registrera.
Bilagor kan endast läggas till när du beviljar fullmakt till en enskild anställd. Vid massuppdatering är fältet inaktiverat. Du kan lägga till bilagor i efterhand genom att klicka på den anställde under Tilldelade fullmakter och välja Ladda upp fil(er).
Spara.
- Har du valt Kräver godkännande från den anställde skickas samtyckesmeddelandet automatiskt, och fullmakten får status Väntar under Tilldelade fullmakter. Statusen ändras till Godkänd när den anställde har godkänt förfrågan i e-postmeddelandet.
- Har du valt Aktivera direkt (auktorisation finns på plats) får fullmakten status Godkänd omedelbart.

Samtyckeslänken är giltig i 24 timmar

Länken i samtyckes-e-postmeddelandet är giltig i 24 timmar från att den skickas. Godkänner inte den anställde inom denna tidsfrist upphör länken att gälla, och fullmakten blir kvar med status Utgången. Öppnar den anställde en utgången länk får hen ett meddelande om att länken inte längre är giltig.

Den anställde kan fortfarande godkänna fullmakten direkt i Expense. Högst upp på översiktssidan visas meddelandet Åtgärd krävs, godkänn fullmakter, och genom att klicka på Granska förfrågan öppnas dialogrutan där förfrågan kan godkännas eller avvisas. Den här vägen är inte tidsbegränsad.

Som administratör kan du också skicka en ny förfrågan. Klicka på den anställde under Tilldelade fullmakter och välj Skicka förfrågan om godkännande på nytt. Länken kan bara skickas till en anställd i taget, så vid massuppdatering måste varje enskild anställd följas upp separat.

Tilldelade fullmakter

Översikten visar alla anställda som har beviljats en fullmaktshavare, med status Godkänd, Avvisad, Väntar eller Utgången.

Du kan söka och filtrera på:

Anställd eller grupp
Fullmaktshavare
Fullmaktsnivå
Orsak till fullmakt
Status

Byta fullmaktshavare

Vem som är fullmaktshavare kan inte ändras i en befintlig fullmakt. Ska fullmaktshavaren bytas ut måste du ta bort fullmakten och skapa en ny med den nya personen.

Ta bort en fullmakt

Välj papperskorgsikonen och bekräfta borttagningen i varningen som visas. När fullmakten tas bort får både fullmaktshavaren och den anställde e-post om det.

För den anställde: samtycke

När en fullmaktshavare har ställts in med fullmakt att skapa och administrera reseräkningar på den anställdes vägnar gäller fullmakten först när den anställde har godkänt den.

Fullmaktshavaren får åtkomst till den anställdes data, och därför krävs samtycke innan åtkomsten aktiveras. Samtycket omfattar:

Inbox – kvitton som du har lagt in via Visma Employee-appen eller vidarebefordrat via e-post till Expense
Kreditkort – översikt över kreditkortsköp, om du använder ett integrerat kreditkort
GPS-data – dina GPS-registrerade resor, om du använder en GPS-baserad ruttlogg
Historik – alla reseutgifter som har registrerats tidigare

Beroende på fullmaktsnivån kan fullmaktshavaren antingen registrera och skicka reseräkningar för godkännande på den anställdes vägnar, eller bara förbereda dem, så att den anställde själv måste skicka in dem.

Godkänna eller avvisa

Den anställde kan hantera förfrågan på två sätt:

I Expense. Högst upp på översiktssidan visas meddelandet Åtgärd krävs, godkänn fullmakter. Klicka på Granska förfrågan för att öppna dialogrutan Godkänn åtkomst till registrering av reseutgifter.
Via e-post. Klicka på Hantera förfrågan i e-postmeddelandet. Länken är giltig i 24 timmar.

I båda fallen väljer den anställde Godkänn förfrågan eller Avvisa förfrågan.

Har länken i e-postmeddelandet gått ut kan förfrågan fortfarande hanteras från översiktssidan i Expense, eller så kan administratören skicka en ny förfrågan.

För fullmaktshavaren

Du kan registrera på en anställds vägnar när administratören har gett dig fullmakt och den anställde har godkänt den. När godkännandet är på plats får du ett e-postmeddelande om att du har fått rollen som fullmaktshavare och kan registrera reseräkningar på den anställdes vägnar.

Välj vem du ska registrera utlägg och resor för

När du har fått rollen som fullmaktshavare visas listrutan Mina utlägg högst upp på din översiktssida. Här väljer du vilken anställd du ska registrera för.

När du har valt en anställd ser du den personens översiktssida, och du registrerar utlägg och reseräkningar på samma sätt som du gör för dig själv.

Fullmaktsnivå

Vad du kan göra beror på vad administratören har ställt in:

Skapa resor och utlägg – du kan registrera, men inte skicka in. Under sammanfattningen av reseräkningen får du alternativet Skicka för granskning, och den anställde måste själv skicka den för godkännande.
Skapa resor och utlägg OCH skicka för godkännande – du kan både registrera och skicka reseräkningen för godkännande på vanligt sätt.

Den anställdes startsida

Startsidan visar status för alla reseräkningar och utlägg, både de du har skapat själv och de som en fullmaktshavare har registrerat på dina vägnar. På de sistnämnda visas namnet på den fullmaktshavare som skickade dem för godkännande.

För godkännaren

Som godkännare ser du vem som har skickat reseräkningen för godkännande, och att signaturen är gjord på den anställdes vägnar.

Logg för tilldelning av fullmaktshavarrollen

Du hittar rapporten under Rapporter → Logg för tilldelning av fullmaktshavarrollen.

Loggen visar historiken över beviljade fullmakter och ger dig som administratör full spårbarhet: vem som gav fullmakten, vem den gavs till, vilken fullmaktsnivå som ställdes in, och när den anställde godkände, avvisade eller tog bort den.

Du kan filtrera på fullmaktshavare, anställd och datumperiod, och exportera loggen till CSV.