Anställda och grupper
Menyn Anställda och grupper under Inställningar innehåller följande två undermenyer:
- Anställda
- Grupper
Anställda
En Visma.net Expense användare måste ha en anställd för att få åtkomst och kunna registrera reseräkningar. Information om den anställde kan importeras från ett lönesystem, genom en importfil (.csv) eller registreras manuellt.
För att lägga till anställda manuellt, klicka på knappen Lägg till anställda och fyll i följande om den anställde på fliken Generell:
| Fält | Beskrivning | Obligatorisk ja/nej |
|---|---|---|
| Kryssrutan Aktiv | Aktivera/Inaktivera anställdas åtkomst | |
| Anställningsnummer | Anställningsnumret som används i lönesystemet | Ja |
| Förnamn | Den anställdes tilltalsnamn | Ja |
| Mellannamn | Den anställdes mellannamn | Nej |
| Efternamn | Den anställdes efternamn | Ja |
| E-postadress | Den anställdes e-postadress | Ja |
| Företagsgrupp | Tillgänglig när en företagsgrupp eller fler har skapats under menyn Inställningar - Anställda och grupper - Grupper | Nej |
| Adress 1 | Den anställdes gatuadress | Nej |
| Adress 2 | Den anställdes postboxadress | Nej |
| Postnummer | Den anställdes postnummer | Nej |
| Stad | Den anställdes postort | Nej |
| Land | Landet där den anställde bor | Nej |
Det finns även en andra flik för den anställde som heter Tilläggsinformation där du kan fylla i följande:
| Fält | Beskrivning | Obligatorisk ja/nej |
|---|---|---|
| Bankkonto | Kontonummer för den anställde, används endast när du betalar via bank eller använder AutoPay | Ja om arbetsflöde = AutoPay är valt |
| IBAN | Det internationella kontonumret. Fylls automatiskt om bankkontot anges. | Ja om arbetsflöde = AutoPay är valt |
| BIC | Identifikationskoden för det angivna bankkontonumret. | Nej |
| Standard kostnadsställen | Välj standard kostnadsställe(n) som den anställde tillhör. Det kostnadsställe som anges i inställningen på den anställde kommer att användas som standard vid registrering av reseräkning, detta kan även användas för att bestämma vem som ska godkänna reseräkningen. | Nej |
Importera anställda från fil
Import av anställda tillåter företagsadministratören att importera data om anställda från en CSV-fil. Filen måste innehålla obligatorisk data enligt ett specificerat format.
Följ följande steg för att importera data om anställda:
- Klicka på knappen Importera fil:
- Sök upp den CSV fil som ska importeras (eller dra och släpp filen i fönstret som visas).
- Importen börjar när filen har valts. En förloppsindikator visar den andel procent av posterna som har avslutats.
- Resultatet presenteras när importen är klar. Den visar hur många poster som har importerats korrekt. Om några poster inte kunde importeras, visas radens id och orsaken.
De anställde är nu tillgänglig i listan över anställda.
CSV-filens filformat
Kolumndata måste separeras med semikolon (;)
| Kolumnnamn | Beskrivning | Datatyp/format | Obligatorisk (J/N) |
|---|---|---|---|
| Kod | Det unika anställningsnumret | Alfanumeriskt | J |
| Aktiv | Indikerar om den anställde är aktiv eller ej | Boolean (TRUE/FALSE) | Ej tillämpligt |
| Visma.net e-postadress | Det unika ID som används i Visma.net. | E-postadressformat | J |
| Förnamn | Den anställdes förnamn | Alfanumeriskt | J |
| Mellannamn | Den anställdes mellannamn | Alfanumeriskt | N |
| Efternamn | Den anställdes efternamn | Alfanumeriskt | J |
| Adress 1 | Adressfält 1 | Alfanumeriskt | N |
| Adress 2 | Adressfält 2 | Alfanumeriskt | N |
| Postnummer | Fält för postnummer | Alfanumeriskt | N |
| Stad | Stadsfält | Alfanumeriskt | N |
| Land | Landsfält | Alfanumeriskt | N |
| Bankkonto | Kontonummer | Alfanumeriskt | N |
| IBAN | IBAN-nummer | Alfanumeriskt | N |
| BIC | BIC-kod | Alfanumeriskt | N |
| Nivå på typ av kostnadsställe | I följande rader kommer koder för kostnadsställen att läggas till för den angivna typen av kostnadsställe. Rubrik innehåller typer för kostnadsställe (1; 2) medan rader innehåller kostnadsställenummer | Numeriskt/Alfanumeriskt | N |
Fil exempel
Ta bort anställd
Det är möjligt att ta bort en anställd även om den anställde har registrerade reseräkningar. Detta är enligt GDPR-regler. När en anställd markeras i tabellen, visas knappen Ta bort.
Detta gäller även företag med integration till andra system, men borttagning av anställd ska då göras från det integrerade systemet.
Grupper
Företagsadministratören kan skapa grupper av anställda där varje företagsgrupp kan ha sina egna inställningar. Till exempel kan en företagsgrupp ha en annan skattesats för typen bil eller att endast en företagsgrupp ska få traktamente vid registrering av resor.
För att lägga till en ny grupp
Klicka på knappen Lägg till grupp och fyll i följande information:
- Namn - namnet på gruppen
- Kod - koden/numret för gruppen
- Kryssrutan Aktiv - indikerar om gruppen är aktiv eller inaktiv
- Klicka på Spara för att spara den nya gruppen
När företagsgruppen är skapad, kan den läggas till på de anställda.
- Gå till Inställningar - Anställda och grupper - Anställda och välj en anställd i tabellen.
- På fliken Generell och fältet Företagsgrupp, välj korrekt företagsgrupp för den anställde.
- Klicka på Spara för att spara ändringarna.
När företagsgruppen har lagts till på de anställda, kan specifika inställningar anges för företagsgruppen.
Exempel 1 - Olika belopp på bilersättningar av typen Egen bil för en viss företagsgrupp
För att lägga till ett annat belopp för en specifik företagsgrupp:
- Gå till Inställningar - Kostnadstyper - Bilersättning
- Klicka filtret för den specifika företagsgruppen - visas ovanför listan av typer
- Välj typen Egen bil
- Lägg till ett nytt Företagsbelopp och spara raden genom att klicka på den gröna markeringen.
- Spara genom att klicka på knappen Spara.
De anställda som är kopplade till den här företagsgruppen får nu det tillagda beloppet när de registrerar bilersättning för denna typ i reseräkningen.
Exempel 2 - Tillåt beräkning av traktamente för en viss företagsgrupp
För att ändra inställningen för att tillåta beräkning av traktamente:
- Gå till Inställningar - Företagsinställningar - Inställningar för reseräkningar
- Klicka på filtret för den specifika företagsgruppen
- Kryssrutorna för beräkning av traktamente kan därefter avmarkeras.
De anställda som är kopplade till denna företagsgrupp kommer därför inte att få något traktamente när de registrerar resor i reseräkningen.