/expense/online-help/settings section 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Inställningar Sidan **Inställningar** är tillgänglig för användare med rollen Visma.net Expense Company Administrator. Syftet är att underhålla de olika inställningarna i Visma.net Expense. Vid klick på menyn **Inställningar**, visas en startsida. Startsidan innehåller en kortfattad beskrivning av vad som kan underhållas här. Följande menyer är tillgängliga: - **Kostnadstyper** - Traktamente - Utlandstraktamente - Bilersättning - Utlägg - Övrigt - **Företagsinställningar** - Bokföringskonton - Lönearter - Momshantering - Inställningar för reseräkningar - Arbetsflöde - Inaktivera registrering av resa/utlägg - Företagets bankkonton - **Kostnadsställen** - **Anställda och grupper** - Anställda - Grupper - **Integrationer** /expense/online-help/settings/company_configuration_wizard page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Startguide för företagskonfiguration Vid upprättandet av ett nytt företag kommer en startguide att presenteras för företagets administratör som en hjälp för att kunna göra de första inställningarna för det företaget. Startguiden hjälper administratören att välja de viktigaste inställningarna för att företaget ska kunna arbeta med Visma.net Expense. Administratören kan antingen välja standardinställningar eller göra egna anpassningar. Följande steg är tillgängliga: #### Välkommen Steget Välkommen innehåller endast en förklarande text för att informera administratören om anledningen till startguiden. #### Arbetsflöde I det här steget kan företagsadministratören välja vilka arbetsflöden som ska användas och därefter vilket flöde en reseräkning ska ha från början till slut. Följ denna länk för att läsa mer om [Arbeidsflöde](../company_configuration). #### Inställningar för reseräkningar På denna sida kan företagets administratör slå på och stänga av funktionalitet för användaren som ska vara standard vid registrering av reseräkningar. Följ denna länk för att läsa mer om [Inställningar för reseräkningar](../company_configuration). #### Klimatrapportering I detta steget är det möjligt att aktivera funktionen för klimatrappotering. Detta kommer att lägga till en rapport där det kommer att vara möjligt att se beräknade koldioxidutsläpp från resor och utläggsaktiviteter. Alla val som gjorts i denna startguide kan senare ändras under [Inställningar](../company_configuration). /expense/online-help/settings/types page 2025-02-12T14:48:51+01:00 # Kostnadstyper Under menyn **Kostnadstyper** kan administratören se, uppdatera och skapa olika typer som ska användas till utlägg, bilersättning eller beräkna traktamenten i reseräkningar. - Traktamenten - Utlandstraktamente - Bilersättningar - Utlägg - Annan ### Traktamenten Visma.net Expense tillhandahåller de officiella **Traktamenten** och respektive officiella belopp. Dessa belopp är specifika för varje land och uppdateras av Visma.net Expense enligt gällande regler. De officiella **Traktamenten** används reseregistrering och beräkningar. Några **Traktamenten** kan avaktiveras eller uppdateras av företagsadministratören. Varje typ av traktamente, både inrikes och utrikes, kan kopplas till lönearter och konton. Typerna har en uppsättning av skattefria och skattepliktiga lönearter samt en uppsättning skattefria och skattepliktiga konton. Typerna för utrikes traktamente är kopplade till menyn för konfiguration av utlandstraktamente. Det är möjligt att sätta upp företagsspecifika belopp för specifika datumintervall på alla befintliga typer som åsidosätter de officiella beloppen. #### Följ stegen nedan för att definiera företagsbelopp för olika typer av traktamente 1. Välj den relevanta typen av traktamente genom att klicka på den. Oavsett om det officiella beloppet är aktivt eller ett företagsbelopp redan finns definierat kan du lägga till eller uppdatera företagsbeloppet. 2. Klicka på knappen **Nytt belopp**. 3. Fyll i Giltig från datum. Fältet Giltigt till kan lämnas tomt eller fyllas i om beloppet är tidsbegränsat. 4. I fältet Företagsbelopp, lägg till företagsbeloppet för denna typ. 5. Klicka på knappen **Spara** för att spara och stänga dialogen eller klicka på  för att spara raden. För att avbryta registreringen, klicka på . Det nya företagsbeloppet för typen av traktamente används vid registrering av en ny resa med den här typen inom det angivna datumintervallet. Det nya företagsbeloppet används även för att beräkna beloppet som ska betalas för denna typ av traktamente. Om företagsbeloppet är högre än det officiella beloppet kommer skillnaden att beskattas. Ändringarna som görs på typerna påverkar inte de tidigare registrerade eller godkända reseräkningarna. När en reseräkning som använder den här typen av traktamente redigeras kommer beräkningarna att uppdateras. ### Utlandstraktamente Visma.net Expense tillhandahåller de officiella beloppen för utlandstraktamente. Dessa belopp är specifika för varje land och uppdateras av Visma.net Expense enligt gällande regler. Utlandstraktamentena och deras respektive belopp används vid registrering av utlandsresor och beräkningar. Typerna för utlandstraktamente kan inte avaktiveras. Det är möjligt att sätta upp företagsspecifika belopp för specifika datumintervall på alla befintliga typer som åsidosätter de officiella beloppen. #### För att definiera företagsbelopp för utlandstraktamente 1. Välj den relevanta destinationen genom att klicka på den. Oavsett om det officiella beloppet är aktivt eller ett företagsbelopp redan finns definierat kan du lägga till eller uppdatera företagsbeloppet. 2. Klicka på knappen Nytt belopp. 3. Fyll i Giltig från datum. Fältet Giltigt till kan lämnas tomt eller fyllas i om beloppet är tidsbegränsat. 4. I fältet Företagsbelopp, lägg till företagsbeloppet för denna typ. 5. Klicka på knappen **Spara** för att spara och stänga dialogen eller klicka på  för att spara raden. För att avbryta registreringen, klicka på . Företagsbeloppet används sedan vid registrering av nya utlandsresor med den specifika destinationen utomlands inom det angivna datumintervallet. Ändringarna för destinationer utomlands påverkar inte de tidigare registrerade reseräkningarna eller godkända reseräkningar. När en reseräkning som använder denna specifika destination redigeras, kommer beräkningarna att uppdateras. ### Bilersättningar Visma.net Expense tillhandahåller som standard alla officiella bilersättningar och deras officiella belopp. De officiella bilersättningstyperna använder de officiella skattefria beloppen, och Visma.net Expense håller dessa belopp uppdaterade. Varje företag kan registrera egna belopp för typerna. När ett företagsbelopp registrerats, kommer detta belopp att användas som betalningsbelopp per kilometer när den anställde registrerar en reseräkning med denna bilersättningstyp. Om beloppet är högre än det officiella beloppet, beräknar Visma.net Expense det betalbara beloppet och använder sedan det lagstadgade skattefria beloppet för att dela upp det i ett skattefritt respektive skattepliktigt belopp. Företagsadministratören har möjlighet att skapa nya typer av bilersättning. Till exempel **Cykel**. #### För att skapa en ny bilersättningstyp Klicka på knappen **Lägg till bilersättning** och ange följande: 1. Namn - detta kommer att visas när en bilersättning registreras. 2. Aktiv - den aktiva eller inaktiva statusen för bilersättningen. Standardvärdet är Aktiv. 3. Klicka på Nytt belopp för att fylla i företagsbeloppet, samt Giltigt från och Giltigt till datum. Beloppet kommer att användas i beräkningar och eftersom detta är en ny företagstyp och inte har någon officiell skattefri skattesats, så kommer den att beskattas. 4. Under fliken Lön/bokföring kan du välja de skattefria och skattepliktiga konton och/eller skattefria och skattepliktiga lönearter för den valda bilersättningstypen. Dessa konton/lönearter kommer att överföras till lönesystemet eller till ett redovisningssystem. 5. Klicka på Spara för att spara den nya bilersättningen. 6. Det är även möjligt att ta bort oanvända Bilersättningar som har skapats av administratören. När du väljer en specialgjorda Bilersättningstyp kommer knappen Ta bort att visas. Alla **Bilersättningstyper**, både standard och specialgjorda, kan uppdateras. Till exempel, lägg till ett nytt företagsbelopp som ska användas istället för de officiella beloppet, ändra eller lägg till konton/lönearter eller inaktivera/aktivera en bilersättningstyp. De viktigaste bilersättningstyperna kan ha flera andra typer kopplade för att säkerställa att det är möjligt att registrera alla berättigade traktamenten. Exempel på andra typer är **Passagerare, Tung last, Skogsvägar med mera**. ### Utlägg Visma.net Expense tillhandahåller en standardlista över landspecifika utläggstyper som kan användas för registrering av utlägg. Listan över standardutläggstyper är relaterade till olika utläggskategorier som logi, tågbiljetter, måltider och andra utlägg som kontorsutrustning och telefon. Företagsadministratören kan skapa nya typer om det behövs, eller avaktivera några av standardtyperna som inte ska vara tillgängliga för registrering av utlägg. #### För att skapa en ny utläggstyp Klicka på knappen **Lägg till** och ange följande: 1. Namn - detta kommer att visas vid registrering av utlägg. 2. Utsläppskategori - för beräkning av CO2 utsläpp (endast när klimatrapportering är aktiverad) 3. Aktiv - den aktiva eller inaktiva statusen för utlägget, standardvärdet är Aktiv. 4. Bilaga obligatorisk - ska användas om du vill att bilagor ska vara obligatoriskt för detta utlägg. 5. Fast pris - när du väljer **Fast pris** och ett **Enhetspris**, kommer användaren att behöva ange antal istället för belopp. 6. Under fliken **Lön/bokföring** kan du välja de Inrikes/Utrikes konton och/eller Inrikes/Utrikes lönearter för vald utläggstyp. Dessa konton/lönearter kommer att överföras till lönesystemet eller till ett redovisningssystem. 7. Klicka på **Spara** för att spara det nya utlägget. Det är även möjligt att ta bort oanvända **Utlägg** som har skapats av administratören. När du väljer ett specialgjort **Utlägg** kommer knappen **Ta bort** att visas. Alla **Utläggstyper**, både standard och specialgjorda, kan uppdateras. Till exempel ändra eller lägga till konton/lönearter eller inaktivera/aktivera en utläggstyp. #### Utläggstyper för klimatrappotering När klimatrapporteringen har aktiverats ska en utsläppskategori kopplas till alla utläggstyper. En utsläppskategori används för att uppskatta det beräknade koldioxidutsläpp baserat på genomsnittlig data. Alla standardutläggstyper kopplas automatiskt till en utsläppskategori och dessa kan inte ändras. Alla egenskapade utläggstyper måste vara länkade till en utsläppskategori från en lista. #### Representationstyp Enligt reglerna för representation som trädde i kraft 1 januari 2017 är det möjligt att dra av hela momsbeloppet upp till 300 SEK per person exklusive moms Om representationen överstiger 300 SEK per person exklusive moms är det möjligt att istället använda sig av ett schablonavdrag (fast belopp) för momsen. Det är endast momsen som är avdragsgill Administratören behöver sätta upp två olika representationstyper (eventuellt fler om företaget särskiljer på intern och extern representation), en för representation på upptill 300 SEK per person och en för representation som överstiger 300 SEK per person Enda skillnaden mellan dessa två är det belopp som anges i rutan för fast momsbelopp På typen med max 300 SEK per person blir värdet 75 SEK (maximalt belopp som kan dras vid 25% moms) På typen som överstiger 300 SEK per person, anges värdet 46 SEK. Värdet i rutan för avdragsgillt belopp ska vara 0 I rutan för avdragsgillt belopp ska det vara 0 kr. Det är viktigt att den anställde väljer rätt typ av representation exklusive moms och anger ett korrekt momsbelopp, samma som på kvittot, vid registrering av representationen. #### Momshantering Typerna har en uppsättning momskoder för Inrikes och Utrikes för att beräkna rätt momsbelopp. Momskoder kan kopplas till olika typerna under flik **Lön/bokföring**. Momskoderna läggs upp under menyn **Momshantering**. #### Exportera och importera fil för utläggstyper Med denna funktion är det möjligt att exportera och importera **Utläggstyper**. Knapparna **Importera fil** och **Exportera fil** finns längst ned till höger på sidan **Utläggstyper**. Vid klick på knappen **Exportera fil**, exporteras en fil som innehåller de befintliga utläggstyperna och dess relaterade konton, lönearter och momskoder (endast för Finland och Sverige) i .csv-format, oavsett status (aktiv/inaktiv). Filen innehåller korrekta rubriker och kolumner baserat på land/företag och innehållet presenteras på användarens standardspråk. När du klickar på knappen **Importera fil** är det möjligt att välja den .csv-fil som ska importeras. Filen måste innehålla följande struktur: | Kolumnnamn | Obligatorisk / Redigerbar | Kommentar | |----|----|----| | Kod | Ja / Nej | Om detta fält är tomt kommer Visma.net Expense att betrakta detta som en ny typ som ska skapas | | Namn | Ja / Nej | Endast redigerbar för företagsspecifika utläggstyper | | Aktiv | Ja / Ja |   | | Kreditkonto inrikes | Nej / Ja |   | | Debetkonto inrikes | Nej / Ja |   | | Kreditkonto utrikes | Nej / Ja |   | | Debetkonto utrikes | Nej / Ja |   | | Löneart inrikes | Nej / Ja |   | | Löneart utrikes | Nej / Ja |   | | Momskod inrikes | Nej / Ja | | | Momskod utrikes | Nej / Ja | | #### Exempel Code;Name;Active;Domestic Account Credit;Domestic Account Debit;Abroad Account Credit;Abroad Account Debit;Domestic Paycode;Abroad Paycode ;Overtime meal;TRUE;;;;;300;300 Fil exempel: [Expense types](./ExpenseTypesExample.csv) ### Annan Denna sida ska användas för att visa och uppdatera specialtyper som inte omfattas av de andra typerna. #### Betalt av företaget Företagsadministratören kan aktivera och använda typen **Betalt av företaget**. När den här typen är aktiverad kan användare markera rutan **Betalt av företaget** vid registrering av utlägg. Detta innebär att beloppet inte kommer att betalas ut till den anställde, men det kan fortfarande inkluderas i löne-/bokföringsöverföring. Det är också möjligt att aktivera detta alternativ för att endast användas på gruppnivå. #### Kostförmån/Drivmedelsförmån Om en måltid betalas av företaget måste arbetstagaren beskattas för denna förmån. För att denna typ ska kunna användas och beräknas måste företagsadministratören först aktivera typen **Måltidsförmån**. Under fliken **Lön/bokföring** måste de konton och lönearter som ska användas för rapportering av dessa förmåner läggas till. Genom att aktivera typen **Drivmedelsförmån**, kan förmånerna beräknas automatiskt när privat körning sker på typen **Förmånsbil, fritt drivmedel**. Under fliken **Lön/bokföring** måste de konton och lönearter som ska användas för rapportering av drivmedelsförmån läggas till. /expense/online-help/settings/company_configuration page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Företagsinställningar **Företagsinställningar** under huvudmenyn **Inställningar** innehåller följande undermenyer: - Bokföringskonton - Lönearter - Momshantering - Inställningar för reseräkningar - Arbetsflöde - Kostnadsbärare - Inaktivera registrering av resa/utlägg - Företagets bankkonton Menyn kan variera beroende på land, integrationer och företagets arbetsflöde. ### Bokföringskonton **Bokföringskonton** kan användas av företag för att skicka data från Visma.net Expense till ett ERP system. De kan skapas och/eller redigeras av företagsadministratören eller importeras från antingen ett lönesystem eller ett ERP-system om en integration är gjord. Syftet är att koppla korrekta debet- och kreditkonton till kostnadstyperna (utlägg, traktamente och bilersättning) i Visma.net Expense. När de är kopplade kan dessa extraheras för manuella eller automatiska uppdateringar i ett redovisningssystem och/eller lönesystem. #### För att skapa ett nytt Bokföringskonto Klicka på knappen **Lägg till konto** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på kontot. 2. Nummer - det unika numret för kontot. 3. Rutan Aktiv - indikerar om **Bokföringskontot** är aktivt eller inaktivt. 4. Klicka på **Spara** för att spara ditt nya konto. Det er også mulig å slette kontoen når den er opprettet i Visma.net Expense. Om det inte går att ta bort ett **Bokföringskonto** i Visma.net Expense, innebär detta att företaget har en integration till ett löne- eller bokföringssystem. Bokföringskontot ska då hanteras/underhållas i löne- eller bokföringssystemet. ### Lönearter **Lönearterna** används främst av företag som behöver överföra data från Visma.net Expense till sitt lönesystem. De kan skapas och/eller redigeras manuellt av företagsadministratören eller importeras från lönesystemet om en finns en integration. Syftet är att koppla korrekta lönearter till kostnadstyperna (utlägg, traktamente och bilersättning) i Visma.net Expense. När dessa är kopplade kan transaktionerna extraheras för manuella eller automatiska uppdateringar i lönesystemet. Detta kan göras antingen för att betala ut beloppet på reseräkningen eller för rapportering via ett lönesystem till skattemyndigheterna eller båda. #### Följ stegen nedan om du vill lägga till en ny löneart manuellt Klicka på knappen Lägg till löneart och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på lönearten 2. Löneart - löneartens unika nummer 3. Rutan Aktiv - indikerar om lönearten är aktiv eller inaktiv 4. Klicka på knappen **Spara** för att spara den nya lönearten Det är även möjligt att ta bort en löneart om den skapats manuellt i Visma.net Expense. Om det inte går att skapa eller redigera **Lönearter** i Visma.net Expense betyder detta att företaget är integrerat med ett lönesystem. Lönearter måste sedan underhållas/hanteras i det integrerade systemet. ### Momshantering Företagsadministratören kan definiera de momssatser som behövs för företaget i den här menyn. #### För att skapa en ny momssats Klicka på knappen **Lägg till moms** och fyll i följande fält: 1. Namn - namnet på **Momssatsen** 2. Kod - den unika koden för **Momssatsen** 3. Procent - välj ett av standardvärdena eller ange en **Egen momssats** 4. Rutan Aktiv - indikerar om **Momssatsen** är aktiv eller inaktiv 5. Debetkonto - bokföringskontot där debiteringsbeloppet ska bokas 6. Kreditkonto - bokföringskontot där kreditbeloppet ska bokas 7. Löneart - lönearten för var momsbeloppet ska bokas (för lön) 8. Klicka på knappen **Spara** för att spara den nya **Momssatsen**. Registrerade och aktiva **Momssatser** kan kopplas till kostnadstyper. Vid registrering av reseräkning av ett utlägg med en kopplad **Momssats**, kommer momsen att beräknas baserat på den procentsats som anges på koden. De beräknade beloppen, inklusive kontona, visas i reseräkningen och kommer att inkluderas när transaktioner skickas till ett ERP-system, antingen baserat på manuellt utkörda filer eller via en integration. Momsbeloppet beräknas och bokas alltid separat så länge som de olika utläggen har kopplade momssatser samt att bokföringskontona och lönearterna är kopplade till de olika typerna av utlägg och momssatserna. ### Inställningar för reseräkningar På den här sidan kan företagsadministratören aktivera eller inaktivera olika funktioner för användaren. När du lägger till ett nytt företag kan företagsadministratören välja standardalternativet för inställningar för reseräkningar och senare ändra dessa på den här sidan. Följande inställningar är tillgängliga (dessa är beroende av land): #### Kostnadsställen Det möjligt att välja om kostnadsställena ska vara synliga eller inte, samt om de ska vara redigerbara eller inte för anställda vid registrering av reseräkning. Det är också möjligt att tillåta anställda att fördela reseräkningen på olika kostnadsställen genom att aktivera eller avaktivera funktionen Tillåt anställda att fördela kostnaden mellan olika kostnadsställen vid registrering av reseräkning. För varje alternativ visas en hjälptext för att hjälpa administratören att göra rätt val för företaget. #### Traktamenten Det är det möjligt att välja om traktamenten ska beräknas eller inte, samt om de ska vara redigerbara eller inte för de anställda när de registrerar sina resor. För varje alternativ visas en hjälptext för att hjälpa administratören att göra rätt val för företaget. #### Momshantering Momshantering är endast tillgänglig för svenska och finska företag och alternativen varierar beroende på land. Det finns två uppsättningar av momshantering för utlägg, inrikes och utrikes. Inställningarna och påverkan på utläggen är desamma för både inrikes och utrikes. Observera att inställningarna kan skilja sig mellan inrikes moms och utrikes moms och det som avgör vilken inställning som ska träda i kraft beror på om den anställde har markerat rutan Utrikes utlägg eller inte vid registrering av utlägget. #### Kundfakturering Inställningarna för kundfakturering är endast tillgängliga för företag som har ett flöde som inkluderar en ERP integration. Följande alternativ är tillgängliga: - När rutan Tillåt fakturering till kund vid registrering av reseräkning inte är markerad kan de anställda inte fakturera en reseräkning - När rutan Tillåt fakturering till kund vid registrering av reseräkning är markerad kan anställda kan fakturera en fordran (eller en transaktion) till en utvald kund. #### Frukostinställningar Den här inställningen gör det möjligt att bestämma om frukost som ingår för övernattningar ska vara obligatorisk eller inte för användare. ### Arbetsflöde På den här sidan kan företagsadministratören välja vilka arbetsflöden som ska användas och därefter vilket flöde en reseräkning har från början till slut. #### Företagets arbetsflöde Följande arbetsflöden är tillgängliga: | Arbetsflöde | Resultat | Land | |----|----|----| | Betalning i lönesystem, manuell bokföring | En lönefil kan genereras för att hantera godkända reseräkningar. Dessutom kan en bokföringsfil genereras för referens eller för import till ett ekonomisystem. Lönearter och bokföringskonton måste anges för att stödja detta arbetssätt. | NO, SE, DK | | Betalning i lönesystem, bokföring via ERP- integration | När reseräkningarna är godkända kommer de att finnas tillgängliga för automatisk överföring till ekonomisystemet för vidarefakturering och/eller bokföring. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Lönearter och bokföringskonton måste anges för att stödja detta arbetssätt. | NO, SE, DK | | Betalning i AutoPay, ERP integration för bokföring, rapportering via lönesystem | Överföring till utbetalning av reseräkningar via AutoPay kan genereras. Betalda reseräkningar finns tillgängliga för automatisk överföring till ett ekonomisystem för vidarefakturering och/eller för bokföring. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Bankkonto, bokföringskonton och lönearter måste anges för att stödja detta arbetssätt. | NO, SE | | Betalning via AutoPay, manuell bokföring, rapportering via lönesystem | Överföring till utbetalning av reseräkningar via AutoPay kan genereras. Betalda reseräkningar kan inkluderas i de bokföringsfiler som kan genereras för referens eller import till ett ekonomisystem. En lönefil kan genereras för överföring till ett lönesystem. Bankkonto måste anges samt bokföringskonton och lönearter krävs för detta arbetssätt. | NO, SE | ### Ändring av arbetsflöde Det är möjligt att ändra arbetsflödet från ett till ett annat som är giltigt för landet. Som regel är det inte möjligt att ändra om inte alla reseräkningar har statusen **Inte skickad/Avvisad/Återkallad/För godkännande/Godkänd** eller en senare status i nuvarande flöde - **Betald/Bokförd**. Om det inte finns några reseräkningar i flödet mellan **Godkänd** och den sista statusen i flödet, kommer de andra alternativen att inaktiveras och en varning visas. ### Kostnadsställen Kostnadsställen är utformade för att ge kunderna möjlighet att registrera kostnader på olika enheter utan att behöva lägga upp flera företag. Genom att använda kostnadsställen kan kostnader registreras och rapporteras till exempelvis olika projekt, kostnadsenheter, avdelningar och så vidare. Kostnadsställenas uppsättning består av två olika områden: - Typ för kostnadsställe - Kostnadsställe ### Typ för kostnadsställe En typ av kostnadsställe kan vara en **Avdelning** eller **Projekt**, alla olika avdelningar och projekt kommer att listas under respektive typ av kostnadsställe. Typer av kostnadsställen kan importeras från andra system som är integrerade med Visma.net Expense eller skapas manuellt. #### För att lägga till en typ för kostnadsställen manuellt Klicka på knappen **Lägg till typ** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på typen för kostnadsstället 2. Nivå - indikerar vilken nivå typen för kostnadsstället har 3. Rutan **Tillåt att kostnadsställen från ny typ för kostnadsställen används vid registrering av ny reseräkning**: indikerar om typen för kostnadsställen ska kunna används vid registrering av ny reseräkning eller ej. 4. Klicka **Spara** för att spara den nya typen av kostnadsställe. Det är inte möjligt att lägga till, redigera eller ta bort typer av kostnadsställen om företaget har en integration med ett annat lönesystem/ERP-system. #### Kostnadsställen När en typ för kostnadsställe har skapats kan nya kostnadsställen skapas relaterade till varje typ. Det finns ingen gräns för hur många kostnadsställen som kan läggas till för varje typ. Kostnadsställen kan importeras från andra system integrerade med Visma.net Expense eller skapas manuellt. #### För att manuellt lägga till ett kostnadsställe Klicka på knappen **Lägg till** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på kostnadsstället 2. Kod - koden för kostnadsstället 3. Giltig från - det datum från vilket kostnadsstället är giltigt 4. Giltig till - det datum som kostnadsstället är giltigt till (inkluderar det angivna datumet) 5. Rutan Aktiv - indikerar om kostnadsstället är aktivt eller inaktivt 6. Klicka på **Spara** för att spara det nya kostnadsstället Det är inte möjligt att lägga till, redigera eller ta bort kostnadsställen om företaget har en integration med ett annat lönesystem/ERP-system. ### Inaktivera registrering av reseräkningar Det är möjligt för administratören att stänga av registrering av reseräkningar på företagsnivå. När kryssrutan för att inaktivera skapandet av reseräkningar är ikryssad måste ett fr.o.m-datum väljas. Efter det valda datumet är det inte längre möjligt för anställda att registrera reseräkningar och skicka dem för godkännande. De anställda kommer fortfarande ha tillgång till att logga in och se historik. Du kan aktivera registreringen av reseräkningar igen senare om så behövs. När kryssrutan inte är ikryssad kan alla anställda registrera reseräkningar. ### Företagets bankkonton **Företagets bankkonton** används för att generera betalningsfiler i rapporteringen och kan registreras och/eller uppdateras av företagsadministratören. När du klickar på knappen **Lägg till** eller väljer ett befintligt bankkonto öppnas ett fönster med följande fält: | Fält | Beskrivning | |----|----| | Standard bankkonto | Ruta för att ange vilket bankkonto som är standard. | | Kontonummer | Om bankkontot anges först uppdateras IBAN och BIC automatiskt. Uppdateras automatiskt om IBAN anges först. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay. | | BIC | Fylls i automatiskt när antingen bankkontot eller IBAN anges. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay.| | IBAN | Om du anges detta först, kommer bankkonto och BIC att uppdateras automatiskt. Uppdateras automatiskt om bankkontot anges först. Den automatiska uppdateringen baseras på en integration med AutoPay. | | Bankavtal ID | En alfanumerisk post. | | Giltig från | Används för att avgöra om det angivna bankkontot är tillgängligt för betalningsfilerna. | | Giltigt till | Används för att avgöra om det angivna bankkontot är tillgängligt för betalningsfilerna. | /expense/online-help/settings/employees_and_groups page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Anställda och grupper Menyn **Anställda och grupper** under **Inställningar** innehåller följande två undermenyer: - Anställda - Grupper ## Anställda En Visma.net Expense användare måste ha en anställd för att få åtkomst och kunna registrera reseräkningar. Information om den anställde kan importeras från ett lönesystem, genom en importfil (.csv) eller registreras manuellt. För att lägga till anställda manuellt, klicka på knappen **Lägg till anställda** och fyll i följande om den anställde på fliken **Generell**: | Fält | Beskrivning | Obligatorisk ja/nej | |----|----|----| | Kryssrutan Aktiv | Aktivera/Inaktivera anställdas åtkomst |   | | Anställningsnummer | Anställningsnumret som används i lönesystemet | Ja | | Förnamn | Den anställdes tilltalsnamn | Ja | | Mellannamn | Den anställdes mellannamn | Nej | | Efternamn | Den anställdes efternamn | Ja | | E-postadress | Den anställdes e-postadress | Ja | | Företagsgrupp | Tillgänglig när en företagsgrupp eller fler har skapats under menyn Inställningar - Anställda och grupper - Grupper | Nej | | Adress 1 | Den anställdes gatuadress | Nej | | Adress 2 | Den anställdes postboxadress | Nej | | Postnummer | Den anställdes postnummer | Nej | | Stad | Den anställdes postort | Nej | | Land | Landet där den anställde bor | Nej | Det finns även en andra flik för den anställde som heter **Tilläggsinformation** där du kan fylla i följande: | Fält | Beskrivning | Obligatorisk ja/nej | |----|----|----| | Bankkonto | Kontonummer för den anställde, används endast när du betalar via bank eller använder AutoPay | Ja om arbetsflöde = AutoPay är valt | | IBAN | Det internationella kontonumret. Fylls automatiskt om bankkontot anges. | Ja om arbetsflöde = AutoPay är valt | | BIC | Identifikationskoden för det angivna bankkontonumret. | Nej | | Standard kostnadsställen | Välj standard kostnadsställe(n) som den anställde tillhör. Det kostnadsställe som anges i inställningen på den anställde kommer att användas som standard vid registrering av reseräkning, detta kan även användas för att bestämma vem som ska godkänna reseräkningen. | Nej | ### Importera anställda från fil Import av anställda tillåter företagsadministratören att importera data om anställda från en CSV-fil. Filen måste innehålla obligatorisk data enligt ett specificerat format. Följ följande steg för att importera data om anställda: 1. Klicka på knappen Importera fil: 2. Sök upp den CSV fil som ska importeras (eller dra och släpp filen i fönstret som visas). 3. Importen börjar när filen har valts. En förloppsindikator visar den andel procent av posterna som har avslutats. 4. Resultatet presenteras när importen är klar. Den visar hur många poster som har importerats korrekt. Om några poster inte kunde importeras, visas radens id och orsaken. De anställde är nu tillgänglig i listan över anställda. #### CSV-filens filformat Kolumndata måste separeras med semikolon (;) | Kolumnnamn | Beskrivning | Datatyp/format | Obligatorisk (J/N) | |----|----|----|----| | Kod | Det unika anställningsnumret | Alfanumeriskt | J | | Aktiv | Indikerar om den anställde är aktiv eller ej | Boolean (TRUE/FALSE) | Ej tillämpligt | | Visma.net e-postadress | Det unika ID som används i Visma.net. | E-postadressformat | J | | Förnamn | Den anställdes förnamn | Alfanumeriskt | J | | Mellannamn | Den anställdes mellannamn | Alfanumeriskt | N | | Efternamn | Den anställdes efternamn | Alfanumeriskt | J | | Adress 1 | Adressfält 1 | Alfanumeriskt | N | | Adress 2 | Adressfält 2 | Alfanumeriskt | N | | Postnummer | Fält för postnummer | Alfanumeriskt | N | | Stad | Stadsfält| Alfanumeriskt | N | | Land | Landsfält | Alfanumeriskt | N | | Bankkonto | Kontonummer | Alfanumeriskt | N | | IBAN | IBAN-nummer | Alfanumeriskt | N | | BIC | BIC-kod | Alfanumeriskt | N | | Nivå på typ av kostnadsställe | I följande rader kommer koder för kostnadsställen att läggas till för den angivna typen av kostnadsställe. Rubrik innehåller typer för kostnadsställe (1; 2) medan rader innehåller kostnadsställenummer | Numeriskt/Alfanumeriskt | N | #### Fil exempel - [Employee import NO/DK](./EmployeeImportNO_DK.csv) - [Employee import FI](./EmployeeImportFI.csv) - [Employee import SE](./EmployeeImportSE.csv) ### Ta bort anställd Det är möjligt att ta bort en anställd även om den anställde har registrerade reseräkningar. Detta är enligt GDPR-regler. När en anställd markeras i tabellen, visas knappen Ta bort. Detta gäller även företag med integration till andra system, men borttagning av anställd ska då göras från det integrerade systemet. ### Grupper Företagsadministratören kan skapa grupper av anställda där varje företagsgrupp kan ha sina egna inställningar. Till exempel kan en företagsgrupp ha en annan skattesats för typen bil eller att endast en företagsgrupp ska få traktamente vid registrering av resor. #### För att lägga till en ny grupp Klicka på knappen **Lägg till grupp** och fyll i följande information: 1. Namn - namnet på gruppen 2. Kod - koden/numret för gruppen 3. Kryssrutan Aktiv - indikerar om gruppen är aktiv eller inaktiv 4. Klicka på **Spara** för att spara den nya gruppen När företagsgruppen är skapad, kan den läggas till på de anställda. 1. Gå till **Inställningar - Anställda och grupper - Anställda** och välj en anställd i tabellen. 2. På fliken **Generell** och fältet **Företagsgrupp**, välj korrekt företagsgrupp för den anställde. 3. Klicka på **Spara** för att spara ändringarna. När företagsgruppen har lagts till på de anställda, kan specifika inställningar anges för företagsgruppen. #### Exempel 1 - Olika belopp på bilersättningar av typen Egen bil för en viss företagsgrupp För att lägga till ett annat belopp för en specifik företagsgrupp: 1. Gå till **Inställningar - Kostnadstyper - Bilersättning** 2. Klicka filtret för den specifika företagsgruppen - visas ovanför listan av typer 3. Välj typen **Egen bil** 4. Lägg till ett nytt **Företagsbelopp** och spara raden genom att klicka på den gröna markeringen. 5. Spara genom att klicka på knappen **Spara**. De anställda som är kopplade till den här företagsgruppen får nu det tillagda beloppet när de registrerar bilersättning för denna typ i reseräkningen. #### Exempel 2 - Tillåt beräkning av traktamente för en viss företagsgrupp För att ändra inställningen för att tillåta beräkning av traktamente: 1. Gå till **Inställningar - Företagsinställningar - Inställningar för reseräkningar** 2. Klicka på filtret för den specifika företagsgruppen 3. Kryssrutorna för beräkning av traktamente kan därefter avmarkeras. De anställda som är kopplade till denna företagsgrupp kommer därför inte att få något traktamente när de registrerar resor i reseräkningen. /expense/online-help/settings/integrations page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Integrationer Sidan **Integrationer** ger en översikt över tillgängliga integrationer som du kan använda tillsamans med Expense. Vissa integrationer kan aktiveras direkt från denna sida. - Nordea First Card (via OpenCard) ### Integration till Nordea First Card (via OpenCard) Om du använder en befintlig integration med Nordea First Card kan du också börja få kreditkortstransaktionerna i realtid. Detta innebär att direkt efter att du har gjort ett köp med ditt kreditkort kommer det att finnas tillgängligt att använda direkt i Expense. I menyn **Lägg till integration** i vänstra menyn hittar du information om integrationen och priser genom att klicka på **Info och priser**. När du är redo att köra igång klickar du på knappen **Uppstart**. Följande fält behöver fyllas i: | Fält | Beskrivning |----|---- | Företagsnamn | Namn på företaget. Detta fylls i automatiskt. | Organisationsnummer | Organisationsnummer på företaget. Detta fylls i automatiskt. | E-post faktura | E-post som skal benyttes som mottaker for faktura. | Fakturareferens | Valfritt fält att ange fakturareferens. | Kort med företagsansvar (faktura skickas till företaget) | Automatiskt ikryssad men kan kryssas ur om ej används. | Kort med privatansvar (faktura skickas till anställd). | Automatiskt ikryssad men kan kryssas ur om ej används. | Transaction Processing agreement (TPS) | Här fyller du i vilka personer (e-postadresser) som ska skriva under avtalet (TPA). Flera e-postadresser kan anges, separerade med komma. | Signatursökning | Detta kommer att öppna en modal med föreslagna behöriga personer i företaget som kan vara undertecknare. | Skicka | När alla fält är ifyllda, kommer Skicka-knappen vara klickbar. När integrationen har aktiverats skickas avtalet (TPA) till de behöriga personer som angavs i installationen. Avtalet (TPA) måste undertecknas innan transaktionerna kan skickas till Expense. #### Kortinnehavare Du kan, redan nu under väntan på signering, lägga till kortinnehavare. Alla anställda som har ett Nordea företagskort och vill ta emot transaktioner till Expense måste läggas till här. För att lägga till en anställd, klicka i rullistan under kolumnen AnställdID. Välj sedan anställd från listan. Det är endast möjligt att lägga till en anställda i taget. Den anställda är då tillagd i listan och ett avtal (PDPC) skickas till den e-post som den anställda godkänner. Följande kolumner visas i listan: | Kolumn | Beskrivning |----|---- | Anställd-ID | Anställd-ID som registrerats i Expense. | Förnamn | Anställds förnamn. | Efternamn | Anställds efternamn. | E-postadress | Anställds e-postadress. | Status | Status för PDPC-avtalet, om anställd har signerat detta eller ej. | Åtgärder | Skicka om: Skicka om inbjudan där anställd kan aktivera ett kort. Radera: Inaktiverar integrationen för denna specifika anställd. När företagets TPA är signerat kommer integrationens status ändras till aktiv. När de anställda har aktiverats som kortinnehavare kommer de börja få in sina transaktioner i Expense. **Notera!** Användare får in transaktioner i realtid och reseräkningar som inkluderar dessa typer av transaktioner kan skickas för godkännande. Det kan dock hända att transaktionen ändras av banken innan klargöring från banken. För att undvika missmatchningar av beloppet skickas reseräkningen med status "on hold" och först när Expense får klargjord transaktion av banken (normalt inom några dagar) skickas reseräkningen fullt ut för godkännande. /expense/online-help/settings/se_rules page 2024-12-17T10:19:41+01:00 # Svenska regler ## Flexibla regler och specialtraktamenten För svenska företag är det möjligt för företagsadministratören att skapa egna typer av traktamenten som kan användas när anställda registrerar sina resor. Dessa typer/regler kan skilja sig från statliga bestämmelser och är utformade för att betala ut traktamenten när resenärer normalt inte är berättigade till det, eller för att stödja interna avtal inom ett företag. Det finns två typer av företagsgenererade regler/typer som kan sättas upp: ### Flexibla regler - Skapas för att betalas ut utöver de standard traktamenten som fastställts av regeringen - Är alltid skattepliktiga ### Specialtraktamente - Skapad för att betalas ut istället för de standardtraktamente som regeringen fastställt. - Kan ha en skattepliktig/skattefri uppdelning De skapade traktamentstyperna kommer att tillämpas när användare registrerar reseräkningar. Transaktionerna som skickas för lönekörning eller bokföring inkluderar dessa. Traktamentstyperna kan skapas på företagsnivå och/eller på grupp nivå. ### Flexibla regler #### Skapa Flexibla regler 1. Gå till Inställningar - Kostnadstyper - Traktamente. 2. Klicka på knappen Skapa traktamente. 3. Det finns 3 flikar för att lägga till information Generell, Lön/bokföring och Regler. 4. Generell a. Lägg till det önskade namnet - kommer att visas för användaren i den högra sidopanelen och på sidan Översikt. b. Möjligt att ange om typen ska vara aktiv eller inaktiv. c. Lägg till beloppen för typen - som kommer att beräknas utifrån reglerna. Både skattefria och skattepliktiga belopp kan ges för traktamentstypen. 5. Lön/bokföring a. Välj de lönearter och konton som ska användas i lönefiler och bokföringsrapporter när denna traktamentstyp används. 6. Regler a. Sätt upp reglerna för typen - som kommer att diktera hur och när traktamentet läggs till. b. Specialtraktamente - Nej - eftersom detta är en Flexibel regel. c. Välj regeltyp - Baserat på standardreglerna i Sverige med fokus på endagsresa eller flerdagars resa. d. Utlöses av - Välj om regeln ska utlösas av antalet dagar eller resta timmar. e. Varaktighet - Resdagens tidsintervall för när beräkningen ska börja och sluta. f. Kompensation - Välj Per dag om regeln ska gälla för ska ett datumintervall, välj Per timme om denna regel ska gälla inom timintervallet. g. Gäller utlandet - När denna ruta är markerad gäller beloppen resor utomlands och ett fält för att lägga till land visas. Om länder läggs till gäller regeln för de utvalda länderna, om inte, gäller den för alla utlandsresor. h. Kostavdrag - Välj om beräkningar ska göras per procent eller med ett specifikt belopp. Ange korrekt procent/belopp. Om rutan Gäller utlandet är markerad, är endast procent tillgängligt. 7. När reglerna har satts upp klicka på Spara för att spara den Flexibla regeln. Den nya traktamentstypen sparas nu och den kommer att tillämpas när anställda som är kopplade till detta företag eller grupp registrerar reseräkningar enligt reglerna. ### Specialtraktamente Dessa kan användas om företaget har lokala regler och traktamenten för specifika typer av resor, som utbildning, konferenser med mera. **Specialtraktamentet** kommer, när den väljs i fönstret **Lägg till ny resa**, att ersätta standardreglerna eftersom den anställde aktivt valde denna ersättning istället. För att specialtraktamenten ska fungera måste uppställningen återspegla standardreglerna och innehålla en start, en mitt och ett slut på en resa. Detta för att säkerställa att hela registreringen inkluderas i beräkningen av traktamentet. Specialtraktamenten kan skapas med andra tidsperioder än de vanliga traktamenten, vilket gör det möjligt för företag att sätta upp reglerna så att de matchar avtalen. #### Skapa Specialtraktamenten 1. Gå till Inställningar - Kostnadstyper - Traktamente. 2. Klicka på knappen Skapa traktamente. 3. Det finns 3 flikar för att lägga till information Generell, Lön/bokföring och Regler. 4. Generell a. Lägg till det önskade namnet - kommer att visas för användaren i fönstret Lägg till ny resa, i högra panelen och på sidan Översikt. b. Möjligt att ange om traktamentet ska vara aktivt eller inaktivt. c. Lägg till beloppen för typen - som kommer att beräknas utifrån reglerna. Både skattefria och skattepliktiga belopp kan ges för traktamentstypen. 5. Lön/bokföring a. Välj de lönearter och konton som ska användas i lönefiler och bokföringsrapporter när denna traktamentstyp används. 6. Regler a. Sätt upp reglerna för typen - som kommer att diktera hur och när traktamentet läggs till. b. Specialtraktamente - Ja c. När Specialtraktamente = Ja - öppnas ett nytt urval vid namn Nivå, här finns möjlighet att göra två val - Huvudregel eller Knutet till. d. Huvudregel = Regelns visningsnamn (synligt för slutanvändare) e. Knutet till = alla traktamentstyper som ska användas för att stödja beräkningen f. Välj regeltyp - Baserat på standardreglerna i Sverige med fokus på endagsresa eller flerdagars resa. g. Utlöses av - Välj om regeln ska utlösas av varaktighet - timmar eller varaktighet - dagar. h. Varaktighet - Resdagens tidsintervall för när beräkningen ska börja och sluta. i. Kompensation - Välj Per dag om regeln ska gälla för ska ett datumintervall, välj Per timme om denna regel ska gälla inom timintervallet. j. Gäller utlandet - När denna ruta är markerad gäller beloppen resor utomlands och ett fält för att lägga till land visas. Om länder läggs till gäller regeln för de utvalda länderna, om inte, gäller den för alla utlandsresor. k. Kostavdrag - Välj om beräkningar ska göras per procent eller med ett specifikt belopp. Ange korrekt procent/belopp. Om kryssrutan Gäller utlandet är markerad, är endast procent tillgängligt. 7. När alla regler har lagts till klicka på Spara för att spara Specialtraktamentet. Glöm inte att skapa en regel för starten av resan, en för mitten och en för slutet av resan. Den nya traktamentstypen sparas nu och kommer att vara tillgänglig när anställda som är kopplade till detta företag eller denna grupp registrerar en reseräkning.