Svenska regler
Flexibla regler och specialtraktamenten
För svenska företag är det möjligt för företagsadministratören att skapa egna typer av traktamenten som kan användas när anställda registrerar sina resor. Dessa typer/regler kan skilja sig från statliga bestämmelser och är utformade för att betala ut traktamenten när resenärer normalt inte är berättigade till det, eller för att stödja interna avtal inom ett företag. Det finns två typer av företagsgenererade regler/typer som kan sättas upp:
Flexibla regler
- Skapas för att betalas ut utöver de standard traktamenten som fastställts av regeringen
- Är alltid skattepliktiga
Specialtraktamente
- Skapad för att betalas ut istället för de standardtraktamente som regeringen fastställt.
- Kan ha en skattepliktig/skattefri uppdelning
De skapade traktamentstyperna kommer att tillämpas när användare registrerar reseräkningar. Transaktionerna som skickas för lönekörning eller bokföring inkluderar dessa. Traktamentstyperna kan skapas på företagsnivå och/eller på grupp nivå.
Flexibla regler
Skapa Flexibla regler
- Gå till Inställningar - Kostnadstyper - Traktamente.
- Klicka på knappen Skapa traktamente.
- Det finns 3 flikar för att lägga till information Generell, Lön/bokföring och Regler.
- Generell a. Lägg till det önskade namnet - kommer att visas för användaren i den högra sidopanelen och på sidan Översikt. b. Möjligt att ange om typen ska vara aktiv eller inaktiv. c. Lägg till beloppen för typen - som kommer att beräknas utifrån reglerna. Både skattefria och skattepliktiga belopp kan ges för traktamentstypen.
- Lön/bokföring a. Välj de lönearter och konton som ska användas i lönefiler och bokföringsrapporter när denna traktamentstyp används.
- Regler a. Sätt upp reglerna för typen - som kommer att diktera hur och när traktamentet läggs till. b. Specialtraktamente - Nej - eftersom detta är en Flexibel regel. c. Välj regeltyp - Baserat på standardreglerna i Sverige med fokus på endagsresa eller flerdagars resa. d. Utlöses av - Välj om regeln ska utlösas av antalet dagar eller resta timmar. e. Varaktighet - Resdagens tidsintervall för när beräkningen ska börja och sluta. f. Kompensation - Välj Per dag om regeln ska gälla för ska ett datumintervall, välj Per timme om denna regel ska gälla inom timintervallet. g. Gäller utlandet - När denna ruta är markerad gäller beloppen resor utomlands och ett fält för att lägga till land visas. Om länder läggs till gäller regeln för de utvalda länderna, om inte, gäller den för alla utlandsresor. h. Kostavdrag - Välj om beräkningar ska göras per procent eller med ett specifikt belopp. Ange korrekt procent/belopp. Om rutan Gäller utlandet är markerad, är endast procent tillgängligt.
- När reglerna har satts upp klicka på Spara för att spara den Flexibla regeln.
Den nya traktamentstypen sparas nu och den kommer att tillämpas när anställda som är kopplade till detta företag eller grupp registrerar reseräkningar enligt reglerna.
Specialtraktamente
Dessa kan användas om företaget har lokala regler och traktamenten för specifika typer av resor, som utbildning, konferenser med mera. Specialtraktamentet kommer, när den väljs i fönstret Lägg till ny resa, att ersätta standardreglerna eftersom den anställde aktivt valde denna ersättning istället.
För att specialtraktamenten ska fungera måste uppställningen återspegla standardreglerna och innehålla en start, en mitt och ett slut på en resa. Detta för att säkerställa att hela registreringen inkluderas i beräkningen av traktamentet. Specialtraktamenten kan skapas med andra tidsperioder än de vanliga traktamenten, vilket gör det möjligt för företag att sätta upp reglerna så att de matchar avtalen.
Skapa Specialtraktamenten
- Gå till Inställningar - Kostnadstyper - Traktamente.
- Klicka på knappen Skapa traktamente.
- Det finns 3 flikar för att lägga till information Generell, Lön/bokföring och Regler.
- Generell a. Lägg till det önskade namnet - kommer att visas för användaren i fönstret Lägg till ny resa, i högra panelen och på sidan Översikt. b. Möjligt att ange om traktamentet ska vara aktivt eller inaktivt. c. Lägg till beloppen för typen - som kommer att beräknas utifrån reglerna. Både skattefria och skattepliktiga belopp kan ges för traktamentstypen.
- Lön/bokföring a. Välj de lönearter och konton som ska användas i lönefiler och bokföringsrapporter när denna traktamentstyp används.
- Regler a. Sätt upp reglerna för typen - som kommer att diktera hur och när traktamentet läggs till. b. Specialtraktamente - Ja c. När Specialtraktamente = Ja - öppnas ett nytt urval vid namn Nivå, här finns möjlighet att göra två val - Huvudregel eller Knutet till. d. Huvudregel = Regelns visningsnamn (synligt för slutanvändare) e. Knutet till = alla traktamentstyper som ska användas för att stödja beräkningen f. Välj regeltyp - Baserat på standardreglerna i Sverige med fokus på endagsresa eller flerdagars resa. g. Utlöses av - Välj om regeln ska utlösas av varaktighet - timmar eller varaktighet - dagar. h. Varaktighet - Resdagens tidsintervall för när beräkningen ska börja och sluta. i. Kompensation - Välj Per dag om regeln ska gälla för ska ett datumintervall, välj Per timme om denna regel ska gälla inom timintervallet. j. Gäller utlandet - När denna ruta är markerad gäller beloppen resor utomlands och ett fält för att lägga till land visas. Om länder läggs till gäller regeln för de utvalda länderna, om inte, gäller den för alla utlandsresor. k. Kostavdrag - Välj om beräkningar ska göras per procent eller med ett specifikt belopp. Ange korrekt procent/belopp. Om kryssrutan Gäller utlandet är markerad, är endast procent tillgängligt.
- När alla regler har lagts till klicka på Spara för att spara Specialtraktamentet. Glöm inte att skapa en regel för starten av resan, en för mitten och en för slutet av resan.
Den nya traktamentstypen sparas nu och kommer att vara tillgänglig när anställda som är kopplade till detta företag eller denna grupp registrerar en reseräkning.