Kostnadstyper

Under menyn Kostnadstyper kan administratören se, uppdatera och skapa olika typer som ska användas till utlägg, bilersättning eller beräkna traktamenten i reseräkningar.

• Traktamenten
• Utlandstraktamente
• Bilersättningar
• Utlägg
• Annan

Traktamenten

Visma.net Expense tillhandahåller de officiella Traktamenten och respektive officiella belopp. Dessa belopp är specifika för varje land och uppdateras av Visma.net Expense enligt gällande regler.

De officiella Traktamenten används reseregistrering och beräkningar. Några Traktamenten kan avaktiveras eller uppdateras av företagsadministratören.

Varje typ av traktamente, både inrikes och utrikes, kan kopplas till lönearter och konton. Typerna har en uppsättning av skattefria och skattepliktiga lönearter samt en uppsättning skattefria och skattepliktiga konton.

Typerna för utrikes traktamente är kopplade till menyn för konfiguration av utlandstraktamente.

Det är möjligt att sätta upp företagsspecifika belopp för specifika datumintervall på alla befintliga typer som åsidosätter de officiella beloppen.

Följ stegen nedan för att definiera företagsbelopp för olika typer av traktamente

1. Välj den relevanta typen av traktamente genom att klicka på den. Oavsett om det officiella beloppet är aktivt eller ett företagsbelopp redan finns definierat kan du lägga till eller uppdatera företagsbeloppet. a. Klicka på knappen Nytt belopp b. Fyll i Giltig från datum. Fältet Giltigt till kan lämnas tomt eller fyllas i om beloppet är tidsbegränsat. c. I fältet Företagsbelopp, lägg till företagsbeloppet för denna typ.
2. Klicka på knappen Spara för att spara och stänga dialogen eller klicka på för att spara raden. För att avbryta registreringen, klicka på .

Det nya företagsbeloppet för typen av traktamente används vid registrering av en ny resa med den här typen inom det angivna datumintervallet. Det nya företagsbeloppet används även för att beräkna beloppet som ska betalas för denna typ av traktamente. Om företagsbeloppet är högre än det officiella beloppet kommer skillnaden att beskattas.

Ändringarna som görs på typerna påverkar inte de tidigare registrerade eller godkända reseräkningarna. När en reseräkning som använder den här typen av traktamente redigeras kommer beräkningarna att uppdateras.

Utlandstraktamente

Visma.net Expense tillhandahåller de officiella beloppen för utlandstraktamente. Dessa belopp är specifika för varje land och uppdateras av Visma.net Expense enligt gällande regler.

Utlandstraktamentena och deras respektive belopp används vid registrering av utlandsresor och beräkningar. Typerna för utlandstraktamente kan inte avaktiveras.

Det är möjligt att sätta upp företagsspecifika belopp för specifika datumintervall på alla befintliga typer som åsidosätter de officiella beloppen.

För att definiera företagsbelopp för utlandstraktamente

1. Välj den relevanta destinationen genom att klicka på den. Oavsett om det officiella beloppet är aktivt eller ett företagsbelopp redan finns definierat kan du lägga till eller uppdatera företagsbeloppet. a. Klicka på knappen Nytt belopp b. Fyll i Giltig från datum. Fältet Giltigt till kan lämnas tomt eller fyllas i om beloppet är tidsbegränsat. c. I fältet Företagsbelopp, lägg till företagsbeloppet för denna typ 2.Klicka på knappen Spara för att spara och stänga dialogen eller klicka på för att spara raden. För att avbryta registreringen, klicka på .

Företagsbeloppet används sedan vid registrering av nya utlandsresor med den specifika destinationen utomlands inom det angivna datumintervallet.

Ändringarna för destinationer utomlands påverkar inte de tidigare registrerade reseräkningarna eller godkända reseräkningar. När en reseräkning som använder denna specifika destination redigeras, kommer beräkningarna att uppdateras.

Bilersättningar

Visma.net Expense tillhandahåller som standard alla officiella bilersättningar och deras officiella belopp.

De officiella bilersättningstyperna använder de officiella skattefria beloppen, och Visma.net Expense håller dessa belopp uppdaterade. Varje företag kan registrera egna belopp för typerna.

När ett företagsbelopp registrerats, kommer detta belopp att användas som betalningsbelopp per kilometer när den anställde registrerar en reseräkning med denna bilersättningstyp.

Om beloppet är högre än det officiella beloppet, beräknar Visma.net Expense det betalbara beloppet och använder sedan det lagstadgade skattefria beloppet för att dela upp det i ett skattefritt respektive skattepliktigt belopp.

Företagsadministratören har möjlighet att skapa nya typer av bilersättning. Till exempel Cykel.

För att skapa en ny bilersättningstyp

1. Klicka på knappen Lägg till bilersättning och ange följande: a. Namn - detta kommer att visas när en bilersättning registreras. b. Aktiv - den aktiva eller inaktiva statusen för bilersättningen. Standardvärdet är Aktiv. c. Klicka på Nytt belopp för att fylla i företagsbeloppet, samt Giltigt från och Giltigt till datum. Beloppet kommer att användas i beräkningar och eftersom detta är en ny företagstyp och inte har någon officiell skattefri skattesats, så kommer den att beskattas. d. Under fliken Lön/bokföring kan du välja de skattefria och skattepliktiga konton och/eller skattefria och skattepliktiga lönearter för den valda bilersättningstypen. Dessa konton/lönearter kommer att överföras till lönesystemet eller till ett redovisningssystem. e. Klicka på Spara för att spara den nya bilersättningen. f. Det är även möjligt att ta bort oanvända Bilersättningar som har skapats av administratören. När du väljer en specialgjorda Bilersättningstyp kommer knappen Ta bort att visas.

Alla Bilersättningstyper, både standard och specialgjorda, kan uppdateras. Till exempel, lägg till ett nytt företagsbelopp som ska användas istället för de officiella beloppet, ändra eller lägg till konton/lönearter eller inaktivera/aktivera en bilersättningstyp.

De viktigaste bilersättningstyperna kan ha flera andra typer kopplade för att säkerställa att det är möjligt att registrera alla berättigade traktamenten. Exempel på andra typer är Passagerare, Tung last, Skogsvägar med mera.

Utlägg

Visma.net Expense tillhandahåller en standardlista över landspecifika utläggstyper som kan användas för registrering av utlägg.

Listan över standardutläggstyper är relaterade till olika utläggskategorier som logi, tågbiljetter, måltider och andra utlägg som kontorsutrustning och telefon.

Företagsadministratören kan skapa nya typer om det behövs, eller avaktivera några av standardtyperna som inte ska vara tillgängliga för registrering av utlägg.

För att skapa en ny utläggstyp

1. Klicka på knappen Lägg till och ange följande: a. Namn - detta kommer att visas vid registrering av utlägg. b. Utsläppskategori - för beräkning av CO2 utsläpp (endast när klimatrapportering är aktiverad) c. Aktiv - den aktiva eller inaktiva statusen för utlägget, standardvärdet är Aktiv. d. Bilaga obligatorisk - ska användas om du vill att bilagor ska vara obligatoriskt för detta utlägg. e. Fast pris - när du väljer Fast pris och ett Enhetspris, kommer användaren att behöva ange antal istället för belopp. f. Under fliken Lön/bokföring kan du välja de Inrikes/Utrikes konton och/eller Inrikes/Utrikes lönearter för vald utläggstyp. Dessa konton/lönearter kommer att överföras till lönesystemet eller till ett redovisningssystem. g. Klicka på Spara för att spara det nya utlägget.

Det är även möjligt att ta bort oanvända Utlägg som har skapats av administratören. När du väljer ett specialgjort Utlägg kommer knappen Ta bort att visas.

Alla Utläggstyper, både standard och specialgjorda, kan uppdateras. Till exempel ändra eller lägga till konton/lönearter eller inaktivera/aktivera en utläggstyp.

Utläggstyper för klimatrappotering

När klimatrapporteringen har aktiverats ska en utsläppskategori kopplas till alla utläggstyper. En utsläppskategori används för att uppskatta det beräknade koldioxidutsläpp baserat på genomsnittlig data.

Alla standardutläggstyper kopplas automatiskt till en utsläppskategori och dessa kan inte ändras. Alla egenskapade utläggstyper måste vara länkade till en utsläppskategori från en lista.

Representationstyp

Enligt reglerna för representation som trädde i kraft 1 januari 2017 är det möjligt att dra av hela momsbeloppet upp till 300 SEK per person exklusive moms Om representationen överstiger 300 SEK per person exklusive moms är det möjligt att istället använda sig av ett schablonavdrag (fast belopp) för momsen. Det är endast momsen som är avdragsgill

Administratören behöver sätta upp två olika representationstyper (eventuellt fler om företaget särskiljer på intern och extern representation), en för representation på upptill 300 SEK per person och en för representation som överstiger 300 SEK per person

Enda skillnaden mellan dessa två är det belopp som anges i rutan för fast momsbelopp På typen med max 300 SEK per person blir värdet 75 SEK (maximalt belopp som kan dras vid 25% moms) På typen som överstiger 300 SEK per person, anges värdet 46 SEK. Värdet i rutan för avdragsgillt belopp ska vara 0 I rutan för avdragsgillt belopp ska det vara 0 kr.

Det är viktigt att den anställde väljer rätt typ av representation exklusive moms och anger ett korrekt momsbelopp, samma som på kvittot, vid registrering av representationen.

Momshantering

Typerna har en uppsättning momskoder för Inrikes och Utrikes för att beräkna rätt momsbelopp. Momskoder kan kopplas till olika typerna under flik Lön/bokföring. Momskoderna läggs upp under menyn Momshantering.

Exportera och importera fil för utläggstyper

Med denna funktion är det möjligt att exportera och importera Utläggstyper. Knapparna Importera fil och Exportera fil finns längst ned till höger på sidan Utläggstyper.

Vid klick på knappen Exportera fil, exporteras en fil som innehåller de befintliga utläggstyperna och dess relaterade konton, lönearter och momskoder (endast för Finland och Sverige) i .csv-format, oavsett status (aktiv/inaktiv). Filen innehåller korrekta rubriker och kolumner baserat på land/företag och innehållet presenteras på användarens standardspråk.

När du klickar på knappen Importera fil är det möjligt att välja den .csv-fil som ska importeras. Filen måste innehålla följande struktur:

Kolumnnamn	Obligatorisk / Redigerbar	Kommentar
Kod	Ja / Nej	Om detta fält är tomt kommer Visma.net Expense att betrakta detta som en ny typ som ska skapas
Namn	Ja / Nej	Endast redigerbar för företagsspecifika utläggstyper
Aktiv	Ja / Ja
Kreditkonto inrikes	Nej / Ja
Debetkonto inrikes	Nej / Ja
Kreditkonto utrikes	Nej / Ja
Debetkonto utrikes	Nej / Ja
Löneart inrikes	Nej / Ja
Löneart utrikes	Nej / Ja
Momskod inrikes	Nej / Ja
Momskod utrikes	Nej / Ja

Exempel

Code;Name;Active;Domestic Account Credit;Domestic Account Debit;Abroad Account Credit;Abroad Account Debit;Domestic Paycode;Abroad Paycode

;Overtime meal;TRUE;;;;;300;300

Fil exempel: Expense types

Annan

Denna sida ska användas för att visa och uppdatera specialtyper som inte omfattas av de andra typerna.

Betalt av företaget

Företagsadministratören kan aktivera och använda typen Betalt av företaget. När den här typen är aktiverad kan användare markera rutan Betalt av företaget vid registrering av utlägg. Detta innebär att beloppet inte kommer att betalas ut till den anställde, men det kan fortfarande inkluderas i löne-/bokföringsöverföring.

Det är också möjligt att aktivera detta alternativ för att endast användas på gruppnivå.

Kostförmån/Drivmedelsförmån

Om en måltid betalas av företaget måste arbetstagaren beskattas för denna förmån. För att denna typ ska kunna användas och beräknas måste företagsadministratören först aktivera typen Måltidsförmån. Under fliken Lön/bokföring måste de konton och lönearter som ska användas för rapportering av dessa förmåner läggas till.

Genom att aktivera typen Drivmedelsförmån, kan förmånerna beräknas automatiskt när privat körning sker på typen Förmånsbil, fritt drivmedel. Under fliken Lön/bokföring måste de konton och lönearter som ska användas för rapportering av drivmedelsförmån läggas till.