Förståelse av Arbetsflöde
Vad är ett Arbetsflöde
Ett arbetsflöde beskriver hela processen en reseräkning går igenom i din organisation från inskickande och godkännande till utbetalning och bokföring. Genom att välja rätt arbetsflöde säkerställer du att reseräkningen hanteras korrekt och följer företagets rutiner, system och krav.
Viktigt
Valet av arbetsflöde avgör vilka funktioner och inställningssidor som är tillgängliga i Expense. Välj noggrant baserat på dina löne, ERP och betalsystem.
Tillgängliga Arbetsflöden
Olika arbetsflöden är tillgängliga beroende på land och integrerade system. Använd alternativen nedan för ditt företag. (Tillgängligt för Norge, Sverige, Danmark).
Betalning i lönesystem, bokföring via ERP-integration
Reseräkningarna betalas via lön, medan bokföring och vidarefakturering hanteras automatiskt genom integrationen med ditt ERP system.
Reseräkningsflöde
Godkänd → Överförd till ERP → Överförd till Lön → Betald & Bokförd
Krav för inställning
- Aktiv ERP-integration (Visma.net, Visma Business eller Visma Global)
- Huvudbokskonton är tillagda på utläggstyper
- Lönearter (rekommenderad)
- Integration med lönesystem
Vad Händer - Steg för Steg
- Godkännande av reseräkning
- Överföring till ERP-system
- Behandling i ERP
- Överföring till Lön
- Behandling i Lönesystem
- Betalning till Anställda
Betalning i lönesystem, manuell bokföring
Reseräkningarna betalas genom ditt lönesystem, med bokföringsfiler genererade för manuell import eller referens i ditt bokföringssystem.
Reseräkningsflöde
Godkänd → Överförd till Lön → Betald → Överförd till Bokföring → Bokförd
Krav för inställning
- Lönearter (obligatorisk Lön, Agda)
- Huvudbokskonton (rekommenderad)
- Moms (obligatorisk Agda)
Vad Händer - Steg för Steg
- Godkännande av reseräkning
- Import till lönesystem
- Behandling i Lönesystem
- Markerad som betald
- Generera bokföringsfil
- Import till bokföringssystem
Betalning i AutoPay, ERP integration för bokföring, rapportering via lönesystem
Arbetsflöde med användning av AutoPay för betalningar, ERP för bokföring, och lönesystem endast för skatterapportering.
Reseräkningsflöde
Godkänd → Överförd till Betalning → Betald (AutoPay) → Överförd till ERP → Bokförd
Krav för inställning
- Anställdas bankkonton (obligatorisk)
- Aktiv ERP-integration
- Huvudbokskonton är tillagda på utläggstyper
- Lönearter (rekommenderad för rapporteringsbara typer)
Vad Händer - Steg för Steg
- Godkännande av reseräkning
- Överföring till ERP-system
- Behandling i ERP
- Överföring till Lön
- Behandling i Lönesystem
- Betalning till Anställda
Viktigt
- Reseräkningarna måste ha både “Betald” och “Bokförd” status för att vara fullföljda. Ordningen spelar ingen roll.
- Huvudbokskonto: Vid godkännande säkerställer systemet att alla utläggstyper är korrekt kopplade till huvudbokskonton för att undvika fel senare.
- Agda Integration: För Agda måste alla utläggstyper ha lönearter och momskod innan överföring.
- Automatisk Vidarefakturering: Utlägg med kundkoder blir automatiskt vidarefakturerade till kunder i ERP systemet.
Betalning via AutoPay, manuell bokföring, rapportering via lönesystem
Lämpligt för företag som använder AutoPay för betalningar, men inte har ERP integration. Bokföringsfiler genereras för manuell hantering.
Reseräkningsflöde
Godkänd → Överförd till Betalning → Betald (AutoPay) → Överförd till Bokföring → Bokförd
Krav för inställning
- Anställdas bankkonton (obligatorisk)
- Huvudbokskonton (rekommenderad)
- Lönearter (rekommenderad för rapporteringsbara typer)
Vad Händer - Steg för Steg
- Godkännande av reseräkning
- Överförd till Betalning
- Betald (Status från AutoPay)
- Överförd till Bokföring
- Bokförd
- Skatterapportering via Lön
Viktigt: Anställda utan giltiga bankkonton kan inte få sin reseräkning betald genom AutoPay. Se till att alla anställdas bankkonton är registrerade innan behandling av betalningar.