Administratören ställer in fullmakter under Inställningar → Anställda och grupper → Fullmakter, väljer fullmaktshavare, fullmaktsnivå och orsak, och kan bifoga dokumentation. Den anställde får en samtyckesförfrågan via e-post och måste godkänna den innan fullmaktshavaren får åtkomst. Godkännandet kan göras antingen från e-postmeddelandet eller direkt i Expense, på översiktssidan.
Samtycke kan också registreras som redan inhämtat utanför systemet.
Fullmaktshavaren väljer den aktuella anställda i listrutan Mina utlägg högst upp på översiktssidan. Godkännare ser att en reseräkning har skickats in på en anställds vägnar.
Administratören får full spårbarhet under Rapporter → Logg för tilldelning av fullmaktshavarrollen: vem som gav fullmakten, vem den gavs till, vilken fullmaktsnivå som ställdes in, och när den anställde godkände, avvisade eller tog bort den.
Registrering på andras vägnar är endast tillgänglig på webben.