Utlägg

Den första fliken du kommer in på i Utläggsfliken är Utlägg. Här kan du se alla skapade kvitton och milersättningar som inte har lagts till i en reseräkning än.

Det kan vara ett utkast eller utlägg du inte vill lägga till i en reseräkning ännu. Alla utlägg du kan skicka för godkännande väljs automatiskt, men du kan avmarkera alla i det övre högra hörnet.

Du kan också avmarkera specifika utlägg manuellt genom att trycka på den blå bock-knappen på utlägget.

Obs

Om du inte har denna flik, vänligen kontakta din löneadministratör.

iOS

Lägg till ett nytt kvitto:

Startsidansida - Klicka på Lägg till nytt kvitto
Ta ett foto eller hämta ett från telefonens galleri (via galleri-knappen längst ner till vänster).
Gör justeringar i den automatiska beskärningen (valfritt) → Välj Klar.
Välj Utläggstyp, och fyll i Syfte i syftesfältet. Via SmartScan fylls mycket information automatiskt. Om du inte fick all information ifylld måste du lägga till informationen manuellt.
Under Kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och ta bort kostnadsbärare. Om du har standardkostnadsbärare på din användare kommer du att se dem här.
Om du vill lägga till kvittot i en reseräkning, klicka på Lägg till i reseräkning. Om du vill spara det för senare, klicka på Spara.
Beroende på valet du gjorde ovan kommer du att se olika vyer.
Om du väljer Spara kommer du att nå Utläggssidan, och om du väljer Lägg till i reseräkning kommer du att kunna skapa en ny reseräkning eller lägga till kvittot till en befintlig reseräkning. Läs mer om reseräkningar nedan.

Om du redan är i Utläggsfliken när du vill lägga till ett utlägg, klicka på Lägg till ny… På så sätt behöver du inte gå tillbaka till startsidan.
Samma sak gäller för att skicka utlägg för godkännande - klicka bara på Skicka i denna flik. Om du inte vill skicka alla på en gång klickar du på Avmarkera alla-knappen i det övre högra hörnet och väljer manuellt de du vill innan du klickar på Skicka.

Lägg till milersättning:

Startsidan - Klicka på Lägg till ny milersättning
Välj beräkna avstånd (och sök eller visa karta) om du vill använda kartan för automatisk beräkning av avståndet och få rutten ifylld automatiskt. Annars hoppa över detta steg.
Välj datum, fordonstyp, avstånd och rutt om du inte gick igenom steg 2.
Skriv syftet med resan i syftesfältet.
Lägg till vägtullar om det behövs.
Expandera “Övrigt” om du vill lägga till passagerare, tung last och mer.
Under Kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och ta bort kostnadsbärare. Om du har standardkostnadsbärare på din användare kommer du att se dem här.
Om du vill lägga till milersättningen direkt till en reseräkning, välj Lägg till i reseräkning. Om du vill spara milersättningen för senare, välj Spara.
Beroende på valet du gjorde ovan kommer du att se olika vyer.
Om du väljer Spara kommer du att nå Utläggssidan, och om du väljer Lägg till i reseräkning kommer du att kunna skapa en ny reseräkning eller lägga till milersättningen till en befintlig reseräkning. Läs mer om reseräkningar nedan.

Android

Lägg till ett nytt kvitto:

Startsida - Klicka på Registrera nytt kvitto
Ta ett foto eller hämta ett från telefonens galleri (via galleri-knappen längst ner till vänster).
Gör justeringar i den automatiska beskärningen (valfritt) → Klicka på den blå bock-knappen.
Fyll i Syfte i syftesfältet. Via SmartScan fylls mycket information i automatiskt. Om du inte fick all information (såsom Utläggstyp) ifylld måste du lägga till informationen manuellt.
Under Kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och ta bort kostnadsbärare. Om du har standardkostnadsbärare på din användare kommer du att se dem här.
Om du vill lägga till kvittot i en reseräkning, klicka på Lägg till i reseräkning. Om du vill spara det för senare, klicka på Spara.
Beroende på valet du gjorde ovan kommer du att se olika vyer.
Om du väljer Spara kommer du att nå Utläggssidan, och om du väljer Lägg till i reseräkning kommer du att kunna skapa en ny reseräkning eller lägga till kvittot till en befintlig reseräkning. Läs mer om reseräkningar nedan.

Om du redan är i Utläggsfliken när du vill lägga till ett utlägg, klicka på plustecknet i det övre högra hörnet. På så sätt behöver du inte gå tillbaka till startsidan.
Om du inte vill skicka alla på en gång, klicka på Markera / Avmarkera-knappen i det övre högra hörnet och välj sedan de du vill innan du klickar på Skicka.

Lägg till milersättning:

Startsida - Klicka på Lägg till ny milersättning
Välj beräkna avstånd (och sök eller visa karta) om du vill använda kartan för automatisk beräkning av avståndet och få rutten ifylld automatiskt. Annars hoppa över detta steg.
Välj datum, fordonstyp, avstånd och rutt om du inte gick igenom steg 2.
Skriv syftet med resan i syftesfältet.
Lägg till vägtullar om det behövs.
Expandera “Övrigt” om du vill lägga till passagerare, tung last och mer.
Under Kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och ta bort kostnadsbärare. Om du har standardkostnadsbärare på din användare kommer du att se dem här.
Om du vill lägga till milersättningen direkt till en reseräkning, välj Lägg till i reseräkning. Om du vill spara milersättningen för senare, välj Spara.
Beroende på valet du gjorde ovan kommer du att se olika vyer.
Om du väljer Spara kommer du att nå Utläggssidan, och om du väljer Lägg till i reseräkning kommer du att kunna skapa en ny reseräkning eller lägga till milersättningen till en befintlig reseräkning. Läs mer om reseräkningar nedan.

Vägtullar

En möjlighet att få vägtullarna beräknade automatiskt är tillgänglig när du har använt “Beräkna avstånd” när du skapar en milersättning. Du kan ändra beloppet om det behövs.
Du har också möjlighet att välja om det var under rusningstid och om du använder en Autopass. Om du inte beräknade avstånd kan du ändå lägga till vägavgiftsbeloppet manuellt.

Om du inte vill ha vägavgiftsbeloppet beräknat automatiskt kan du stänga av växelknappen när du klickar på “Beräkna avstånd”.
Appen kommer att komma ihåg dina inställningar för det, och Autopass och rusningstid, för nästa milersättning - men du kan alltid ändra inställningarna om det behövs.

Om du behöver lägga till traktamenten måste du gå till Visma.net Expense på webben.

Läs mer om redigera utlägg, ta bort utlägg och mer nedan.

Reseräkningar

Nästa flik är Reseräkningar. Här ser du alla skapade reseräkningar, både ej skickade och skickade. I listvyn kan du se en översikt över reseräkningarnas status.

Öppna en reseräkning genom att klicka på den så ser du utläggen och/eller milersättningarna som lagts till i den specifika reseräkningen. Reseräkningar som ännu inte skickats kan redigeras i appen.

Klicka på reseräkningen du vill redigera. Observera att hur du redigerar en reseräkning ser olika ut i iOS och Android.

I iOS finns en Redigeringsknapp och i Android klickar du på det gröna plustecknet vid knappen. Du kan välja att ta bort, lägga till fler kvitton och milersättningar och skicka för godkännande.

Det är inte möjligt att ta bort befintliga kvitton, bara ta bort hela reseräkningen. Ta bort alternativet är inte tillgängligt när reseräkningen är Godkänd.

Om reseräkningen redan är skickad och godkänd av löneadministratören måste du kontakta din löneadministratör.

Sättet att arbeta med utlägg / milersättningar i appen är: Skapa utlägg (kvitton eller milersättningar) och lägg till dem i en reseräkning direkt via utlägget eller under utläggsfliken - inte under reseräkningsfliken.

Reseräkningsfliken är endast för visning och redigering, inga nya reseräkningar kan läggas till där.

Lägg till en ny reseräkning:

För att lägga till en ny reseräkning, i både iOS och Android, måste du först skapa utläggen/ milersättningarna.

Som nämnts i avsnitten om “lägg till ett nytt kvitto” och “lägg till ny milersättning” får du valet att “Lägg till i reseräkning” när du sparar utlägget/ milersättningen.

Detta är motsatsen till hur du hanterar det i Visma.net Expense på webben. När du har sparat eller skickat kommer du att hitta en reseräkning under Utgiftsfliken → Knappen Reseräkningar.

Ta bort eller redigera utlägg

Utlägg under Utläggsfliken

Det är möjligt att radera eller redigera ett skapat utlägg i appen

För iOS: Gå till Utläggsfliken och svep vänster på det utlägg du vill ta bort. Om du vill redigera ett utlägg, öppna utlägget och gör de ändringar du vill.
När du har gjort alla nödvändiga ändringar kan du Spara det för senare igen via Spara-knappen eller lägga det direkt till en reseräkning via knappen Fler åtgärder.

Via Fler åtgärder-knappen kan du också ladda ner bilden av utlägget.

Observera att du bara kan ta bort eller redigera utlägg som finns under Utläggsfliken och inte har lagts till i en reseräkning. Det betyder att de inte är skickade.

För Android: Gå till Utläggsfliken och håll ner utgiften du vill ta bort. I botten av skärmen kommer ett alternativ för Ta bort utlägg att visas.
Om du vill redigera ett utlägg, öppna utlägget och gör de ändringar du vill. När du har gjort de nödvändiga ändringarna kan du Spara till senare via Spara-bocken eller Lägga till i reseräkning via knappen.

Observera att du bara kan ta bort eller redigera utlägg som finns under Utläggsfliken och inte har lagts till i en reseräkning.

Det betyder att de inte är skickade.

Utlägg under Reseräkningsfliken

Om du behöver ta bort eller ändra ett utlägg som finns under Reseräkningar, måste du ta bort reseräkningen först och utläggen kommer då att bli redigerbara igen. När du har tagit bort reseräkningen skickas utläggen tillbaka till Utläggsfliken och du kan göra de ändringar du behöver genom att följa anvisningarna ovan.

För iOS: Gå till Utläggsfliken och klicka på Reseräkningar. Öppna reseräkningen du vill radera och välj Radera. Via Redigera har du också alternativen att Lägga till kvitton och kjörningar eller Skicka för godkännande.

Observera att raderingsfunktionen endast är tillgänglig om reseräkningen har statusen: Ej skickad, Återkallad eller Avvisad. Om statusen är Väntar på godkännande måste du klicka på Återkalla godkännande när du har öppnat reseräkningen.

Om du väljer att återkalla godkännandet kommer statusen att vara Återkallad och reseräkningen kommer nu att vara öppen igen. Det betyder att ansökningar med status Aterkallad och Ej skickad i princip är demsamma.

Statusen Avvisad betyder att godkännaren har avvisat reseräkningen av någon anledning. Avvisandet görs manuellt av godkännaren och det finns en kommentar till den statusen. Kommentaren visas när du öppnar ansökan.

Om reseräkningen har statusen Godkänd, är den på väg att betalas ut eller är redan utbetald. Du kan inte radera eller redigera godkända reseräkningar. Om något är fel med en godkänd reseräkning måste du kontakta din löneadministratör.

Länkar till resten av dokumentationen:

Startsida

Lönespecifikationer

Kalender