Nyheter Expense

Visma jobber kontinuerlig med å forbedre standarden og øke funksjonaliteten som inngår i Visma.net Expense basert på tilbakemeldinger fra kunder. Derfor lanseres nye funksjonaliteter og forbedringer kontinuerlig.

Juli 2025

Utslippsrapportering

Det er gjort forbedringer i Expense for beregning av mer nøyaktig utslipp.

Utslippsrapport

Periodevalg: Du kan nå velge en egendefinert periode ved å angi start- og sluttdato.

Ansattfilter: Det er mulig å generere rapporten for én eller flere ansatte.

Innhold: Rapporten viser antall tilfeller, antall overnattinger og antall kilometer. I henhold til konfigurasjonen angitt for utleggstypen under innstillinger.

Endringer i utleggstyper

Utleggstyper har fått en ny fane “Utslipp”. Feltene “Beregn utslipp for denne typen” og “Utslippskategori” er nå flyttet til denne fanen. Når du krysser av for “Beregn utslipp for denne typen”, må du koble utleggstypen til en utslippskategori. Enkelte utslippskategorier krever ytterligere innstillinger for å sikre mer nøyaktig beregning. Disse er:

• Overnatting
• Drift av transportutstyr
• Transport Fly
• Transport Jernbane
• Transport Vei
• Transport Tjenester
• Transport Vann

Innstillinger per utslippskategori

Overnatting

Inkluder antall netter ved registrering av denne typen

Obligatoriske felter ved registrering:

• Antall overnattinger

Drift av transportutstyr

Inkluder kilometer og drivstofftype for transport. Obligatoriske felter ved registrering:

• Antall kilometer
• Drivstoff type

Transport Fly

Inkluder antall flytimer. Obligatorisk felt ved registreing:

• Total flytid

Antall flytimer konverteres automatisk til kilometer i utslippsrapporten.

Transport Jernbane / Transport Vei / Transport Tjenester / Transport Vann

Inkluder kilometer og drivstofftype for transport. Obligatoriske felter ved registrering:

• Antall kilometer

Drivstofftype (gjelder ikke “Transport – Vann”, der kun kilometer kreves).

Standard drivstofftype

Administrator kan angi en standard drivstofftype som automatisk vises for brukeren. Brukeren har likevel mulighet til å endre denne etter behov.

Bruker

Når en bruker registrerer utlegg, vil vedkommende måtte fylle ut de nødvendige feltene basert på valgt utslippskategori.

Utslippsrapportering

Rapporten “Utslippsrapportering” tar hensyn til de nye innstillingene i utslippskategoriene.

Overnatting: Antall netter registreres som antall tilfeller.

Drift av transportutstyr, Transport Jernbane, Transport Vei, Transport Tjenester:

Antall km skrives i kolonnen antall. CO₂e (kg) beregnes basert på antall kilometer og valgt drivstofftype.

Transport – Vann: Antall km skrives i kolonnen antall. CO₂e (kg) beregnes ut fra antall kilometer.

Transport – Fly: Antall km skrives i kolonnen antall. Flytimer konverteres til kilometer, som så brukes til å beregne CO₂e (kg).

Bruker du Utslipps rapportering i dag? Her er hva du må gjøre videre

Dersom du har tatt i bruk Clima-rapportering, må du gjøre følgende i oppsett på de utleggstypene hvor utslipp skal rapporteres dersom ønsker mer eksakt rapportering.

Tilleggsinformasjon per utslippskategori

For følgende utslippskategorier kan du legge inn ekstra informasjon for å sikre en mer nøyaktig beregning av utslipp.

• Overnatting
• Drift av transportutstyr
• Transport Fly
• Transport Jernbane
• Transport Vei
• Transport Tjenester
• Transport Vann

Utslippskategori finner du i kolonnevisningen i griden, vises ikke felte, kan du hente dem frem via tannhjulsmenyen.

Slik gjør du det:

1. Velg ønsket utleggstype
2. Gå til fanen “Utslipp”
3. Under “Utslippskategori” finner du tilleggsfeltene

Eksempler på felter og hva de betyr for brukeren

Inkluder antall overnattinger ved registrering av denne typen.

Resultat i Expense: Brukeren må oppgi antall netter for overnattingen.

Inkluder kilometerangivelse og drivstofftype for transport.

Resultat i Expense: Brukeren må oppgi antall kilometer samt type drivstoff brukt for kjøretøyet.

Type transport får du opp når du velger en utslippstype “Drift av transportutstyr, Transport Vei eller Transport Tjenester”.

• Buss
• Motorsykkel
• Privat bil
• Taxi

Inkluder antall flytimer

Resultat i Expense: Brukeren må registrere varighet på flyreisen i timer.

Inkluder kilometerangivelse

Resultat i Expense: Brukeren må oppgi reiselengde i kilometer.

Standard drivstofftype

Administrator kan angi en standard drivstofftype som automatisk vises for brukeren. Brukeren har likevel mulighet til å endre denne etter behov.

Tar du i bruk de nye feltene som er beskrevet over, vil brukeren måtte fylle ut de valgte feltene som er angitt på Utleggstype ved registrering.

Juni 2025

Egendefinert tekst på utleggstyper

Du kan legge inn en egendefinert veiledningstekst for hver enkelt utleggstype. Denne teksten hjelper brukeren med å forstå hvordan og når utleggstypen skal brukes, samt hvilke regler, begrensninger eller obligatoriske dokumenter som gjelder.

Slik legger du inn egendefinert tekst:

1. Velg den aktuelle utleggstypen.
2. Gå til fanen Egendefinert tekst.
3. Skriv inn ønsket veiledningstekst som skal vises til brukeren ved registrering.

Når brukeren velger denne utleggstypen, vil et spørsmålstegn vises ved siden av feltet ‘Type utlegg’. Ved å velge spørsmålstegn ikonet, får brukeren opp teksten du har skrevet inn.

April 2025

Det er gjort flere forbedringer og forenkling på hvordan du registrerer reiser med diett.

Registrering av kostnadsfordeling er nå flyttet til siden informasjon om reisen. De største endringene er hvordan du registrerer diett:

Du ser informasjon om ‘Dato og Land/by’ når du registrerer måltidsalternativer.

Måltidsalternativer

Du kan nå velge og registrere for alle datoer for reisen eller for periode av reisen.

Sett for alle datoer

Har reisen samme diett for alle dager kan du velge ‘Sett for alle datoer’. Frokost, lunsj, middag,overnattingstype og nattillegg blir satt for alle datoene i reisen.

Sett for en periode

Har du forskjellige dekning av diett, overnattingstyper og nattilegg velger du ‘Sett for periode’.

Det er lagt inn nye knapper hvor du velger ‘Måltid dekket ’eller ‘Inkludert i overnatting’.

Måltid dekket

Måltid ikke dekket

Informasjon om overnattingsted

Du kan nå legge til flere overnattingssteder, velg ‘+ Legg til flere’. Du kan velge ‘Fra dato’ på overnattingsted når du har flere.

Oppsumering av måltider

Nederst i skjermbildet får du nå en oppsummering av måltider, måltidsfradrag og diett beløp på reisen.

Detaljer om diett

Viser nå måltidsdetaljer for perioden, frokost, lunsj og middag for hele reisen. Viser nå alle diettyper for denne reisen, inkludert beløp og valuta.

Januar 2025

Nye satser for diett og kjøregodtgjørelse

Nye satser for 2025 er oppdatert i Visma.net Expense for alle land (Danmark, Finland, Norge og Sverige). Disse oppdateringene inkluderer nye satser for kjøregodtgjørelse, diett og nye utenlandssatser.

Oktober 2024

Obligatorisk frokost inkludert for overnatting

Det er nå mulig å sette feltet Frokost inkludert for utleggsstypen overnatting som obligatorisk.

Dette kan gjøres av firma administrator under menyen Innstillinger for reiseregning. Når denne innstillingen er aktivert, må brukerne legge til et beløp for frokost inkludert ved registrering av overnatting.

Juli/August 2024

Videresending av e-post til Expense

Som bruker vil du nå kunne videresende e-postene dine og importere dem som vedlegg til Visma.net Expense.

Du kan sette opp denne e-postfunksjonen direkte fra siden Tilleggstjenester, som også har blitt redesignet.

Favoritter for kjørelengder

Visma.net Expense kan nå lagre dine favorittruter og -steder for kjørelengder.

Denne funksjonen er designet for å forenkle registreringen av dine vanlige reiseruter.

Juni 2024

Integrasjon med Nordea First Card (via OpenCard)

Vi har inngått et samarbeid med Opencard for å bringe sanntids kredittkorttransaksjoner og digitale kvitteringer fra Nordea direkte inn i Expense.

Nå kan brukere se kredittkorttransaksjonene sine i sanntid og automatisk matche digitale kvitteringer, noe som effektiviserer prosessen med føring av utlegg.

Som administrator kan du aktivere integrasjonen i Expense. Denne funksjonen muliggjør onboarding for kunden selv. Det er opprettet en ny side i Expense for administratorer for å starte integrasjonsaktiveringen og administrere kortholdere.

Mai 2024

Obligatoriske vedlegg

Vi har introdusert en funksjonalitet som lar administratorer angi at vedlegg skal være obligatorisk for spesifikke utleggstyper. Denne endringen sikrer overholdelse av lover og forskrifter som krever dokumentasjon på utlegg. Manglende vedlegg er en vanlig årsak til avvisning av reiseregninger, og denne funksjonen hjelper både brukere og godkjennere ved å kreve obligatoriske vedlegg på forhånd.

Denne endringen inkluderer en ny kolonne i oversikten over utleggstyper, og de tilsvarende import/eksport-CSV-filene er oppdatert.

Brukere vil nå se obligatoriske indikatorer og motta feilmeldinger når de forsøker å opprette et utlegg som mangler nødvendige vedlegg.

April 2024

Forbedringer - klimarapportering

Flere forbedringer av klimarapporten er nå introdusert for å gi mer innsikt i beregningene i rapporten.

Vi har også innført flere muligheter for å velge hvilke utleggstyper som skal inkluderes i rapporten eller ikke.

Januar 2024

Bruke SmartScan på vedlegg

Vi har nå introdusert SmartScan-funksjonen for vedlegg i Expense.

Systemet vil automatisk skanne vedlegg og legge den tolkede informasjonen til utlegget, som blant annet beløp, dato og valuta.

Systemet vil også foreslå utleggstypen basert på vedlegget.