Integrasjoner
Siden Integrasjoner gir en oversikt over tilgjengelige integrasjoner du kan bruke sammen med Expense. Noen integrasjoner kan aktiveres direkte fra denne siden.
Tilgjengelige integrasjoner som kan aktiveres fra Expense er:
- Nordea First Card (via OpenCard)
Integrasjon med Nordea First Card (via OpenCard)
Hvis du bruker en eksisterende integrasjon med Nordea First Card, kan du også begynne å få kredittkorttransaksjonene i sanntid. Dette betyr at et kjøp med kredittkortet ditt, vil kunne være tilgjengelig for bruk med en gang i Expense.
Under Legg til integrasjon i menyen til venstre kan du finne mer informasjon om integrasjonen samt prisene, ved å klikke på knappen “Info og priser”. Når du er klar til å komme i gang, klikker du på knappen “Oppsett”.
Følgende felt må fylles ut:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Firmanavn | Navnet på firmaet. Dette fylles automatisk ut. |
| Org.nummer | Firmaets organisasjonsnummer. Dette fylles automatisk ut. |
| E-post for faktura | E-post som skal benyttes som mottaker for faktura. |
| Fakturareferanse | Valgfritt felt for referanse på faktura. |
| Kort med firmaansvar (faktura sendes til firmaet) | Automatisk valgt, men kan tas bort hvis ikke i bruk |
| Kort med privat ansvar (faktura sendes til kortinnehaver) | Automatisk valgt, men kan tas bort hvis ikke i bruk |
| Transaksjonsbehandlingsavtalen (TPA) | Her skal du fylle ut hvilke personer (e-postadresser) som skal signere avtalen (TPA). Flere e-postadresser kan angis, atskilt med komma. |
| Underskriftsoppslag | Dette vil åpne en dialog med forslag til autoriserte personer som kan være signatorer. |
| Send | Når alle felter er utfylt vil knappen Send bli tilgjengelig. |
Når integrasjonen er aktivert, sendes avtalen (TPA) til de autoriserte personene som ble oppgitt i oppsettet. Avtalen (TPA) må signeres før transaksjonene kan sendes til Expense.
Kortholdere
Du kan allerede nå, når du venter på signering, begynne å legge til kortholdere. Alle ansatte som har Nordea firmakort og ønsker å motta transaksjonene i Expense, må legges til her.
For å legge til en ansatt, klikk i nedtrekkslisten under kolonnen Ansatt ID. Velg deretter den ansatte fra listen. Det er kun mulig å legge til én ansatt om gangen.
Den ansatte legges deretter til på listen og en avtale (PDPC) sendes til e-postadressen som den ansatte må godta.
Følgende kolonner vises i listen:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
| Ansatt ID | Ansatt ID som registrert i Expense |
| Fornavn | Ansattes fornavn |
| Etternavn | Ansattes etternavn |
| Epostadresse | Ansattes epostadresse |
| Status | Status på PDPC avtalen, om den ansatte har signert eller ikke |
| Actions | Inviter på nytt: Sender invitasjonen til den ansatte på nytt. Slett: Deaktiverer integrasjonen til den valgte ansatte |
Når selskapets TPA er signert vil integrasjonsstatusen endres til Integrasjon aktiv. Når de ansatte er aktivert som kortholdere, vil de begynne å motta transaksjoner i Expense.
Merk! Brukere får transaksjonene i sanntid og en reiseregning som inkluderer denne typen transaksjoner kan sendes til godkjenning. Det kan imidlertid skje at en transaksjon endres ved avregning i banken. For å unngå mismatch av beløp, sendes reiseregninger deretter til en “på vent”-status, og først når Expense får den klarerte transaksjonen fra banken (normalt innen noen få dager) sendes reiseregningen fullt ut til godkjenning.