Utlegg
Den første fanen du ser når du går inn på fanen Utlegg, er Utlegg Her kan du se alle opprettede kvitteringer og kjøringer som ikke er lagt til i en reiseregning ennå.
Det kan være utkast eller kvitteringer du ikke ønsker å legge til en reiseregning ennå. Alle utlegg du kan sende til godkjenning er markert automatisk, men du kan oppheve alle i øvre høyre hjørne.
Du kan også oppheve spesifikke utlegg manuelt ved å klikke på den blå huken ved utlegget.
iOS
Legg til ny kvittering:
- Startsiden - klikk på Legg til ny kvittering
- Ta et bilde eller last opp et fra telefonens galleri (via knappen for galleri i det nedre venstre hjørne).
- Gjør justeringer av den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Velg Ferdig
- Velg Utleggstype, og fyll ut Formål i feltet for formål. Annen informasjon vil fylles ut via SmartScan automatisk. Hvis ikke all informasjon blir utfylt, må du legge inn dette manuelt.
- Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her.
- Hvis du ønsker å legge til en kvittering til en reiseregning, klikker du på Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre den til senere, klikker du på Lagre.
- Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kvitteringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under.
Hvis du allerede er på fanen Utlegg når du vil legge til et utlegg, klikker du på Legg til ny kvittering.
På denne måten trenger du ikke å gå tilbake til startsiden. Det samme gjelder for å sende utlegg til godkjenning - bare klikk på Send utlegg i denne fanen.
Opprett kjørebok:
- Startsiden - klikk på Opprett kjørebok
- Velg beregn avstand (og søk eller se kart) hvis du ønsker å benytte kartet for automatisk berergning av avstand og få reiseruten utfylt automatisk. Hvis ikke, hopp over dette trinnet.
- Velg dato, kjøretøy, kjørelengde og reiserute hvis du ikke valgte steg 2.
- Skriv formålet med turen i feltet for formål.
- Legg til bompenger ved behov.
- Utvid “Annen” hvis du ønsker å legge til passasjerer, tung last og mer.
- Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her.
- Hvis du ønsker å legge til kjøringen direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre kjøringen til senere, velg Lagre.
- Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kjøringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under.
Android
Legg til ny kvittering:
- Startsiden - klikk på Registrer ny kvittering.
- Ta et bilde eller last opp et fra telefonens galleri (via knappen for galleri i det nedre venstre hjørne).
- Gjør justeringer av den automatiske beskjæringen (valgfritt) → Klikk på den blå knappen med huke.
- Velg Utleggstype, og fyll ut Formål i feltet for formål. Annen informasjon vil fylles ut via SmartScan automatisk. Hvis ikke all informasjon blir utfylt, må du legge inn dette manuelt.
- Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her.
- Hvis du ønsker å legge til en kvittering til en reiseregning, klikker du på Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre den til senere, klikker du på Lagre.
- Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kvitteringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under.
Hvis du allerede er på fanen Utlegg når du vil legge til et utlegg, klikker du på pluss ikonet i øvre høyre hjørne. På denne måten trenger du ikke å gå tilbake til startsiden.
Hvis du ikke ønsker å sende alle på en gang, klikker du på knappen for å oppheve alle i øvre høyre hjørne og manuelt velger de du ønsker før du klikker på Send.
Opprett kjørebok:
- Startsiden - klikk på Opprett kjørebok.
- Velg beregn avstand (og søk eller se kart) hvis du ønsker å benytte kartet for automatisk berergning av avstand og få reiseruten utfylt automatisk. Hvis ikke, hopp over dette trinnet.
- Velg dato, kjøretøy, kjørelengde og reiserute hvis du ikke valgte steg 2.
- Skriv formålet med turen i feltet for formål.
- Legg til bompenger ved behov.
- Utvid “Annen” hvis du ønsker å legge til passasjerer, tung last og mer.
- Under Kostnadsbærere kan du legge til, endre og slette kostnadsbærere. Hvis du har en standard kostnadsbærer knyttet til din bruker, vil du se denne her.
- Hvis du ønsker å legge til kjøringen direkte til en reiseregning, velg Legg til på reiseregning. Hvis du ønsker å lagre kjøringen til senere, velg Lagre.
- Avhengig av valget ovenfor vil du se forskjellige visninger. Hvis du velger Lagre vil du komme til listen for Utlegg, og hvis du velger Legg til på reiseregning vil du nå kunne opprette en ny reiseregning eller legge til kjøringen til en eksisterende reiseregning. Les mer om reiseregninger under.
Bompenger
Muligheten for å få bompenger kalkulert automatisk er tilgjengelig når du har benyttet “Beregn avstand” ved opprettelse av kjøring. Du kan endre beløpet ved behov.
Du kan også velge om kjøreturen var i rushtiden eller om du bruker Autopass. Hvis du ikke har beregnet avstand, kan du fortsatt legge til bompenger manuelt.
Hvis du ikke ønsker at bompenger skal bli beregnet automatisk, kan du skru av dette når du klikker på “Beregn avstand”.
Appen vil huske dine innstillinger, om du har valgt Autopass og rushtid, for neste kjøretur - men du kan alltid endre disse innstilingene ved behov.
Hvis du trenger å legge til diett må du gå til Visma.net Expense på nettet.
Les mer om endre utlegg, slette utlegg og mer under.
Reiseregning
Neste fane er Reiseregning. Her kan du se alle opprettede reiseregninger, både sendte og ikke sendte. I listevisningen kan du se en oversikt over alle statusene på reiseregningene.
Åpne en reiseregning ved å klikke på den, og du vil se alle utlegg og/eller kjøringer som er lagt til i den spesifikke reiseregningen. Reiseregninger som ikke er sendt kan redigeres i appen.
Klikk på den reiseregningen du ønsker å endre. Vennligst merk at hvordan du endrer ser forskjellig ut i iOS og Android.
I iOS er det en Slett knapp og i Android klikker du på det grønne pluss symbolet i bunn. Du kan velge å slette, legge til flere kvitteringer og kjøringer og sende til godkjenning.
Maksimalt antall utlegg som kan legges til en reiseregning er 20.
Det er ikke mulig å ta bort eksisterende kvitteringer, kun slette hele reiseregningen. Alternativet for sletting er ikke tilgjengelig når reiseregningen er Godkjent.
Hvis reiseregninger allerede er sendt må du gjøre endringer i Visma.net Expense på nettet.
Måten å jobbe med utlegg/kjøring i apper er: Opprette utlegg (kvitteringer eller kjøringer) og legge de til en reiseregning direkte via utlegget eller under fanen for utlegg - ikke under fanen for reiseregning.
Fanen for reiseregning er kun for å se og endre, ingen nye reiseregninger kan opprettes her.
Legg til ny reiseregning
For å legge til en ny reiseregning, i både iOS og Android, må du først opprette utlegg/kjøring.
Som nevnt i avsnittet om “Legg til ny kvittering” og “Opprett kjørebok” får du valget “Legg til på reiseregning” når du lagrer utlegget/kjøringen.
Dette er motsatt av slik det gjøres i Visma.net Expense på nettet. Når du har lagret eller sendt, vil du finne reiseregningen under fanen Utlegg → Reiseregning.
Slette eller endre utlegg
Utlegg under fanen Utlegg
Det er mulig å slette eller endre et opprettet utlegg i appen.
For iOS: Gå til fanen Utlegg og sveip til venstre på det utlegget du ønsker å slette. Hvis du ønsker å endre et utlegg, åpner du utlegget og gjør de endringene du ønsker.
Når du har gjort alle endringer kan du Lagre til senere ved å velge Lagre knappen eller legge den direkte til på en reiseregning via knappen Flere valg.
Via knappen Flere valg kan du også laste ned bildet av kvitteringen.
Merk at du kan bare slette eller endre utlegg somer under fanen Utlegg og som ikke er lagt til en reiseregning. Dette betyr at de ikke er sendt.
For Android: Gå til fanen Utlegg og trykk og hold på den reiseregningen du ønsker å slette. Nederst på siden vil det synes et alternativ for sletting.
Hvis du ønsker å endre et utlegg, åpner du utlegget og gjør de endringene du ønsker. Når du har gjort alle endringer kan du Lagre til senere ved å velge huken for Lagre eller legge den direkte til på en reiseregning via knappen på siden.
Merk at du kan bare slette eller endre utlegg somer under fanen Utlegg og som ikke er lagt til en reiseregning. Dette betyr at de ikke er sendt.
Utlegg under fanen Reiseregninger
Hvis du trenger å slette eller endre et utlegg som er under Reiseregninger, må du slette reiseregningen først før utlegget vil være redigerbart igjen.
Når du har slettet reiseregningen vil utlegg bli sendt tilbake til fanen Utlegg og du kan gjøre endringer ved å følge instruksene ovenfor.
For iOS: Gå til fanen Utlegg og klikk på Reiseregninger. Åpne reiseregningen du ønsker å slette og velg Slett. Via Endre har du også alternativer for å Legge til kvitteringer og kjøringer og Sende til godkjenning.
Merk at funksjonen for å slette kun er tilgjengelig hvis reiseregningen har status: Hvis status er Avventer godkjenning, må du klikke på Avbryt godkjenning når du har åpnet reiseregningen.
Hvis du ønsker å avbryte godkjenningen, vil status endres til Tilbakekalt og reiseregningen vil nå være åpen igjen. Dette betyr at reiseregninger med status Tilbakekalt og Ikke sendt i utgangspunktet er det samme.
Status Avvist betyr at godkjenner har avvist reiseregningen av en eller annen grunn. Avvisningen er gjort manuelt av en godkjenner og det er en kommentar til denne statusen. Kommentaren vises når du åpner reiseregningen.
Hvis reiseregningen har status Godkjent, er reiseregningen på vei til å bli utbetalt eller er allerede utbetalt. Du kan ikke slette eller endre godkjente reiseregninger. Hvis det er noe feil med en godkjent reiseregning må du kontakte din lønnsadministrator.
Linker til resten av dokumentasjonen: