Utlägg

Den första fliken du ser när du går in i fliken Utlägg, är Utlägg. Här kan du se alla skapade kvitton och milersättningar som ännu inte är tillagda i en reseräkning.

Det kan vara utkast du inte vill lägga till i en reseräkning än. Alla utlägg du kan skicka för godkännande är markerade automatiskt, men du kan avmarkera dem uppe i högra hörnet.

Du kan även avmarkera specifika utlägg genom att klicka på den blå bocken på utlägget.

iOS

Lägg till nytt kvitto:

Startsidan - klicka på Lägg till nytt kvitto
Ta ett foto eller ladda upp från telefonen (antingen via galleriknappen nere i vänstra hörnet eller dela direkt från fotot i galleriet)
Gör justeringar av den automatiskta beskärningen (valfritt) - välj Klar.
Välj utläggstyp och fyll i fältet för syfte. Annan information fylls i automatiskt via SmartScan. Om ingen information har fyllts i behöver du fylla i resterande fält manuellt.
Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här.
Om du vill lägga till kvittot direkt på en reseräkning, klicka på Lägg till i reseräkning. Vill du istället spara det till senare klickar du på Spara.
Beroende på vilket val du gör kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan.

Om du redan är på fliken Utlägg när du vill lägga till ett utlägg klickar du på Add new. På det sättet behöver du inte gå tillbaka till startsidan.

Det samma gäller för att skicka utlägg för godkännande, klicka bara på Skicka på denna fliken. Om du inte vill skicka alla på en gång, klicka på Avmarkera alla uppe i högra hörnet och välj mauellt ut de du önskar skicka innan du klickar på Skicka.

Lägg till körning:

Startsidan - klicka på Lägg till ny körning
Välj beräkna avstånd (och sök eller använd kartan) om du vill använda kartan för automatiskt beräkning av avståndet och får rutten fylld i automatiskt. Annars, skippa detta steg.
Välj datum, fordonstyp, avstånd och rutt om du inte valde steg 2.
Fyll i syftet med resan i fältet för syfte.
Lägg till vägtull vid behov.
Fäll ut “Övrigt”-fältet om du vill lägga till passagerare, tung last med mera.
Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här.
Om du vill lägga till milersättningen direkt i en reseräkning, välj Lägg till i reseräkning. Om du vill spara den till senare, välj Spara.
Beroende på vilket val du gjorde kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan.

Android

Lägg till nytt kvitto:

Startsidan - klicka på Lägg till nytt kvitto
Ta ett foto eller ladda upp från telefonen (antingen via galleriknappen nere i vänstra hörnet eller dela direkt från fotot i galleriet)
Gör justeringar av den automatiska beskärningen (valfritt) - klicka på den blå bocken.
Välj utläggstyp och fyll i fältet för syfte. Annan information fylls i automatiskt via SmartScan. Om ingen information har fyllts i behöver du fylla i resterande fält manuellt.
Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här.
Om du vill lägga till kvittot direkt på en reseräkning, klicka på Lägg till i reseräkning. Vill du istället spara det till senare klickar du på Spara.
Beroende på vilket val du gjorde kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan.

Om du redan är på fliken Utlägg när du vill lägga till ett nytt utlägg, klicka på plustecknet uppe i högra hörnet. På det sättet behöver du inte gå tillbaka till startsidan.

Om du inte vill kicka alla utlägg på en gång, avmarkera genom att klicka i Markera/ Avmarkera-knappen uppe i högra hörnet and markera de du vill skicka före du klickar på Skicka.

Lägg till körning:

Startsidan - klicka på Lägg till körning
Välj beräkna avstånd (och sök eller använd kartan) om du vill använda kartan för automatiskt beräkning av avståndet och får rutten fylld i automatiskt. Annars, skippa detta steg.
Välj datum, fordonstyp, avstånd och rutt om du inte valde steg 2.
Fyll i syftet med resan i fältet för syfte.
Lägg till vägtull vid behov.
Fäll ut “Övrigt”-fältet om du vill lägga till passagerare, tung last med mera.
Under kostnadsbärare kan du lägga till, ändra och radera kostnadsbärare. Om du har en standardkostnadsbärare kopplad till din användare, ser du det här.
Om du vill lägga till milersättningen direkt i en reseräkning, välj Lägg till i reseräkning. Om du vill spara den till senare, välj Spara.
Beroende på vilket val du gjorde kommer du se olika sidor. Valde du Spara kommer du till listan för Utlägg och valde du Lägg till i reseräkning kommer du till sidan där du kan skapa en ny reseräkning eller lägga till i befintlig. Läs mer om reseräkningar nedan.

Om du behöver lägga till traktmenten behöver du gå till Visma.net Expense på webben.

Läs mer om att ändra utlägg, radera utlägg och mer nedan.

Reseräkning

Nästa flik är Reseräkning. Här ser du alla skapade reseräkningar, både skickade och ej ännu skickade. I listan ser du en översikt över reseräkningarnas status.

Öppna en reseräkning genom att klicka på den, då ser du vilka utlägg den innehåller. Reseräkningar som ännnu inte är skickade kan redigeras i appen.

Klicka på reseräkningen du vill ändra. Vänligen notera att det ser olika ut beroende på om du använder iOS eller Android.

I iOS är det en Fler alternativ-knapp. I Android klickar du på den gröna plusknappen i botten. Du kan välja att radera, lägga till kvitton och milersättningar eller skicka för godkännande.

Det maximala antalet utlägg som kan läggas till en reseräkning är 20 stycken.

Det är inte möjligt att ta bort existerande utlägg i dagsläget, bara radera hela reseräkningen. Valet för radera är inte möjligt om reseräkningen är godkänd.

Om reseräkningen redan är skickad behöver du gå in på Visma.net Expense för att göra ändringar.

Sättet att arbeta i appen är: Skapa utlägg (kvitton och milersättningar) och lägg till dem i en reseräkning direkt via utlägget, inte under fliken Reseräkningar.

Fliken reseräkningar är endast till för att se och ändra, inga nya resäkningar kan läggas till här.

Lägg till ny reseräkning

För att skapa en ny reseräkning, i både iOS och Android, behöver du skapa utläggen först.

Som nämnt i avsnittet “Lägg till nytt kvitto” och “lägg till ny körning” kommer du få ett val för “Lägg till i reseräkning” när du sparar utlägget.

Detta är motsatsen till hur du gör i Visma.net Expense på webben. När du har sparat,eller skickat, reseräkningen hittar du den under Utlägg → Reseräkningar.

Radera eller redigera utlägg

Utlägg under fliken Utlägg

Det är möjligt att radera eller eller ändra ett skapat utlägg i appen.

För iOS: Gå till fliken Utlägg och svep åt vänster på det utlägg du vill radera. Om du vill redigera ett utlägg öppnar du det och gör de ändringar du önskar.

När du har gjort alla ändringar kan du spara det till senare via Spara-knappen eller lägga till det direkt i en reseräkning via knappen Fler alterantiv.

Via Fler alterantiv kan du även ladda ner bilden på utlägget.

Notera att du endast kan radera eller redigera ett utlägg som ligger under fliken Utlägg och ännu inte är tillagt i en reseräkning.

Det betyder att utlägget ännu inte är skickat.

För Android: Gå till fliken Utlägg och tryck och håll på det utlägg du vill radera. Nederst på sidan kommer det upp en knapp för Radera.

Om du vill redigera ett utlägg öppnar du det och gör de ändringar du önskar. När du har gjort alla ändringar kan du spara det till senare via “bocken” eller lägga till det direkt i en reseräkning.

Notera att du endast kan radera eller redigera ett utlägg som ligger under fliken Utlägg och ännu inte är tillagt i en reseräkning.

Det betyder att utlägget ännu inte är skickat.

Utlägg under fliken Reseräkningar

Om du behöver radera eller ändra ett utlägg under Reseräkningar behöver du radera hela reseräkningen först. Då blir utlägget redigerbart. När du har raderat reseräkningen kommer utlägget skickas tillbaka till fliken Utlägg och du kan då göra de ändringar du behöver genom att följa instruktionerna ovan.

För iOS: Gå till fliken Utlägg och klicka på fliken Reseräkningar Öppna reseräkningen du vill radera och klicka på Radera. Via Redigera har du även valet för att Lägg till kvitton och körningar och Skicka för godkännande.

Notera att raderafunktionen endast är möjlig om reseräkningen har status: Om status är Väntar på godkännande behöver du klicka på Återkalla godkännande när du har öppnat reseräkningen.

Om du väljer att återkalla godkännandet kommer statusen bli Återkallat och reseräkningen är öppet igen. Det betyder att reseräkningar med status Återkallad och Ej skickad i princip är detsamma.

Statusen Avvisad betyder att godkännaren har avvisat reseräkningen av någon anledning. Avvisandet är gjort manuellt av godkännaren och det finns en kommentar till statusen. Kommentaren visas när när du öppnar reseräkningen.

Om reseräkningen har status Godkänd är den på väg att bli utbetald eller redan utbetald. Du kan inte radera eller redigera godkända reseräkningar. Om det är något fel med en godkänd reseräkning behöver du kontakta din löneadministratör.

Länkar till resten av dokumentationen:

Startsidan

Lönebesked

Kalender